Microsoft Lists: Hva det er og 6 viktige funksjoner for å organisere dataene dine

Microsoft Lists er en del av Microsoft 365-pakken og er designet for å forenkle håndtering av informasjon og bedriftsprosjekter. Det tilbyr derfor en allsidig plattform som gjør det mulig for organisasjoner å følge opp data og aktiviteter i fellesskap, med full utnyttelse av Microsoft-økosystemet.

I denne artikkelen utforsker vi funksjonene i Microsoft Lists og analyserer hvordan listene skiller seg fra tradisjonelle SharePoint Online-lister. Vi ser også på tilgangsmetodene og integrasjonene med verktøy som SharePoint, Teams, Planner og Microsofts Power Platform, for å forstå hvordan Lists kan bidra til å øke produktivitet og samarbeid ved å tilby et sentralt miljø for å håndtere oppgaver, data og ressurser.

Microsoft Lists, utviklingen av SharePoint-lister

Innenfor Microsoft 365-økosystemet tilbyr Lists en løsning for prosjekt- og oppgavestyring, med funksjoner som forenkler informasjonsdeling og styrker samarbeidet, både i Microsoft Teams-grupper og i bedriftsintranettet basert på SharePoint.

Målet er å hjelpe team med å koordinere aktivitetene sine mer effektivt og med bedre kontroll over informasjonen som deles på tvers av de ulike plattformene som utgjør den digitale arbeidsplassen. Det er altså en applikasjon som har som mål å utvide bruksområdet for SharePoint Online-lister.

Med Microsoft Lists kan du opprette tilpassede lister for å støtte:

• sporing av delte ressurser
• organisering av bedriftsarrangementer
• lagerstyring
• koordinering av interne teamaktiviteter

Lister kan deretter forbedres ved å legge til kolonner, integrere rullegardinmenyer og tilpasse oppgavevisningen. Dette betyr at hvert teammedlem kan få tilgang til og administrere informasjonen som er relevant for eget arbeid, samtidig som de holder oversikt over oppgavene som er tildelt kolleger og prosjektets samlede fremdrift.

Hvorfor bør en bedrift velge Microsoft Lists? For det første fordi det gir et allsidig og sentralisert system for å organisere arbeidet til team og avdelinger. I tillegg fordi det gjør det mulig å holde oversikt over daglige aktiviteter, dele oppdateringer i sanntid og sikre at hver oppgave er tydelig og forståelig for alle teammedlemmer.

Slik får du tilgang til Microsoft Lists

Det er ganske enkelt å få tilgang til Microsoft Lists-appen i Microsoft 365-miljøet.

Når du er logget inn på Microsoft 365 med jobbkontoen din, kan du nå Lists fra startskjermen ved å velge Apper-ikonet (de ni prikkene øverst til venstre) og søke etter Lists i listen, eller ved å skrive inn navnet på appen i søkefeltet for å gå direkte til startsiden til Lists, der de nyeste listene og forhåndsdefinerte malene vises for å opprette nye lister basert på teamets eller prosjektets behov.

For å bruke Microsoft Lists uten begrensninger er det viktig å ha de riktige tillatelsene i SharePoint, siden Lists er avhengig av denne plattformen for lagring og administrasjon av data.

Hvert teammedlem må ha Lese- eller Rediger-tillatelser på SharePoint-nettstedet der listene er lagret. Disse tillatelsene gjør det mulig å vise, endre og samarbeide om delte lister, noe som gjør det enkelt å følge oppdateringer og spore fremdriften i aktivitetene. Administratorer kan konfigurere tillatelser i SharePoint-innstillingene og tildele dem basert på hver brukers rolle.

Når det gjelder lisenser, er Microsoft Lists inkludert i flere Microsoft 365-planer.

Microsoft 365 Business Standard- og Business Premium-lisensene gir tilgang til Lists som en del av produktivitetspakken, mens Office 365 E3- og E5-planene for store organisasjoner sikrer full tilgang til Lists, inkludert bruk i SharePoint og Microsoft Teams.

Også brukere med en Microsoft 365 F3-lisens kan få tilgang til Lists-appen, riktignok med noen begrensninger sammenlignet med E3- og E5-versjonene.

Til slutt er det viktig å merke seg at Microsoft Lists ikke er tilgjengelig som en frittstående app. Det finnes derfor ikke et eget abonnement for denne applikasjonen; man må kjøpe en av de ovennevnte Microsoft-lisensene.

Microsoft Lists vs SharePoint-lister: hva er forskjellen?

Microsoft Lists og SharePoint-lister deler samme grunnlag, men har betydelige forskjeller som gjør dem til to distinkte verktøy i Microsoft 365-økosystemet.

Kort sagt: Mens begge applikasjonene lar deg organisere og følge opp informasjon gjennom strukturerte lister, skiller Microsoft Lists seg ut med et mer brukervennlig grensesnitt, optimalisert for samarbeid og allsidig bruk også i Teams.

La oss utforske de viktigste forskjellene mellom de to systemene i tabellen nedenfor.

Forskjeller mellom Microsoft Lists og SharePoint-lister

Slik bruker du Microsoft Lists, med eksempler

Som nevnt tidligere er Microsoft Lists et allsidig Microsoft 365-verktøy for å administrere aktivitetene til et team eller en bedriftsavdeling.

Innenfor applikasjonen kan brukere få tilgang til favorittlister, nylige lister, de som er opprettet individuelt, eller de som er delt via en Microsoft Teams-gruppe, og få et fullstendig overblikk over informasjonen som trengs for å følge opp prosjektene de er involvert i.

La oss se nærmere på hva som er mulig i Microsoft Lists-applikasjonen. Når du oppretter en ny liste, tilbyr Microsoft Lists til å begynne med fire standardvisninger:

• Rutenett: en brukervennlig struktur basert på tilpassbare rader og kolonner.
• Liste: en visning som ligner rutenettet, men uten mulighet for direkte redigering.
• Galleri: ideelt for lister som inneholder bilder.
• Kalender: perfekt for å fremheve datoer og frister knyttet til spesifikke oppgaver.

I tillegg til disse visningsalternativene kan du i Lists konfigurere formatering og regler for å fremheve status på oppgaver. Du kan for eksempel angi fargen på elementer for å markere ulike statuser: oransje for “Under vurdering” og grønn for “Godkjent”, for å nevne noen få.

Bruk av Microsoft Lists-maler

Microsoft Lists tilbyr et bredt utvalg av ferdige maler som er designet for å forenkle opprettelsen av lister for sporing av spesifikke aktiviteter. Disse malene inneholder kolonner, formatering og datastrukturer som allerede er satt opp for å håndtere den mest relevante informasjonen for oppgavene som overvåkes. Her er noen av de viktigste tilgjengelige malene.

Asset manager lar deg spore ressursene som er involvert i et prosjekt, inkludert status (f.eks. tilgjengelig, i bruk, under reparasjon), eier, anskaffelsesdato og gjeldende plassering.

Content scheduler er den ideelle malen for å administrere publisering av nyheter og annen intern kommunikasjon, med alternativer for å filtrere innhold som snart utløper, og sende automatiske varsler for arkivering av utkast.

Employee onboarding støtter onboardingprosessen for nye ansatte ved å veilede nyansatte gjennom relevante kontakter og ressurser, og sikre at alle nødvendige aktiviteter fullføres innen fastsatte frister.

Event itinerary hjelper deg med å organisere detaljene for et arrangement på ett sted, med mulighet til å se aktiviteter i kalenderformat for et tidsbasert overblikk.

Issue tracker lar deg overvåke rapporter, tildele prioriteter og sende varsler til teammedlemmer ved oppdateringer, noe som fremskynder problemløsning.

Recruitment tracker brukes til å administrere rekrutteringsprosessen til HR-teamet, ved å spore tilbakemeldinger om kandidater og status på søknader.

Travel requests forenkler administrasjonen av tjenestereiser ved å spore reiseforespørsler, budsjetter og nødvendige godkjenninger.

Work progress tracker hjelper med å overvåke prioriteter og fremdriften i aktiviteter, noe som forenkler administrasjonen av prosjekter og tjenester.

Som nevnt følger hver mal med en forhåndsdefinert struktur, et skjemaoppsett og formateringsalternativer for en tydelig visning av de viktigste dataene for hver oppgave.

I tillegg tilbyr Microsoft Lists en forhåndsvisning av malen, med et eksempel basert på testdata for å veilede brukerne i valget av modellen som best passer deres behov.

Opprette og lagre en liste

Hvis det ikke finnes en nyttig mal, er det alltid mulig å opprette en ny liste fra bunnen av eller basert på eksisterende lister, samtidig som både struktur og formatering bevares.

Et annet alternativ er å importere data fra Excel-tabeller for å generere komplette lister på noen sekunder.

Når en liste er klar, kan den lagres i:

• SharePoint: listen lagres på et nettsted, noe som muliggjør et mer strukturert samarbeid.
• OneDrive for Business: ideelt for å opprette og ha personlige lister lett tilgjengelig.

Håndtering av tillatelser

Lister som opprettes i Microsoft Lists, kan deles på både team- og individnivå, noe som gir tilgang til informasjon selv for personer utenfor organisasjonen. Du kan gi rediger- eller skrivebeskyttede tillatelser, og til og med angi et passord for tilgang til individuelle elementer, hvis du ikke ønsker å dele hele listen.

Hvis tillatelsene ikke tilpasses, er det viktig å huske at Microsoft Lists’ tillatelser er basert på SharePoints. De arver derfor automatisk tilgangsinnstillingene som er konfigurert for det overordnede nettstedet.

Aktivere eller deaktivere Microsoft Lists

Microsoft Lists er som standard aktivert for alle brukere med tilgang til Microsoft Teams, men kan deaktiveres på organisasjonsnivå via Teams-administrasjonssenteret.

Lists-integrasjoner: SharePoint, Planner og Teams

Microsoft Lists integreres nativt med andre Microsoft 365-applikasjoner, inkludert SharePoint, Teams og Planner, for å gi brukerne mulighet til å organisere, vise og samarbeide om forretningsinformasjonen som betyr mest for prosjektene deres, alt innenfor ett samlet digitalt arbeidsområde.

Hver integrasjon er utformet for å lette samarbeidet og forbedre teamets produktivitet: SharePoint gjør det mulig å strukturere data direkte i sine nettsteder, Teams gir umiddelbar tilgang til informasjon i grupper og kanaler, mens Planner legger til et ekstra planleggingslag som støtte for prosjektstyringsaktiviteter.

I tillegg kan Microsoft Lists’ funksjoner, takket være integrasjonen med Microsoft Power Platform og Microsoft Viva, utvides med automatiseringer, tilpassede apper og rask tilgang til bedriftsintranettet fra Teams-appen. En synergi som gjør Lists til en nøkkelkomponent i Microsoft 365-økosystemet, og som hjelper bedrifter med å sentralisere informasjon, effektivisere arbeidsflyter og koordinere team og avdelinger som er spredt, eller der medlemmene jobber eksternt.

Integrasjon av Microsoft Lists med SharePoint

Integrasjonen av Microsoft Lists med SharePoint Online gjør det mulig for bedrifter å sentralisere og strukturere data innenfor nettsteder som intranettet og ekstranettet. Hver liste som opprettes i Microsoft Lists, kan vises på startsiden til det tilknyttede SharePoint-nettstedet, noe som gjør det enklere for team eller prosjektmedlemmer å få tilgang til relevante data.

Denne integrasjonen er spesielt nyttig når du trenger å følge opp informasjon som må oppdateres ofte eller være tilgjengelig for flere brukere, som for eksempel kontaktlister, oppgaver eller lagerbeholdninger.

Lister kan bygges inn på hvilken som helst SharePoint-side som en weblodel. På denne måten kan hvert bedriftsnettsted være vert for spesifikke lister for pågående prosjekter, spore tilknyttede KPI-er eller overvåke frister, alt gjennom et intuitivt grensesnitt som er visuelt integrert i nettstedet.

Til slutt gjør integrasjonen med Power Automate det mulig å opprette automatiserte arbeidsflyter for å administrere data i Lists på et SharePoint-nettsted på en intelligent måte. For eksempel:

• Automatiske varsler: varsler i sanntid kan konfigureres for å informere teammedlemmer om oppdateringer i delte lister, som fullføring av en prosjektfase eller endring av status på en oppgave.
• Fristhåndtering: en Power Automate-flyt kan brukes til å sende automatiske påminnelser til prosjektledere når en frist nærmer seg, noe som hjelper teamet med å holde tidsplanen.

Integrasjon av Microsoft Lists med Teams

Microsoft Lists integreres med Microsoft Teams og gir bedriftsteam ett verktøy for å administrere og oppdatere data innenfor grupper og kanaler. Ved å legge til Lists som en fane i en kanal kan brukere se og redigere listedata direkte uten å bytte plattform.

Hver bruker med tilgang til kanalen kan samhandle med listene i sanntid, noe som bidrar til at delt informasjon alltid holdes oppdatert.

Det er også mulig å sette opp tilpassede varsler for å varsle kanalmedlemmer hver gang en liste endres. Du kan for eksempel konfigurere varsler for nye tillegg eller statusendringer i en oppgaveliste, slik at alle teammedlemmer holdes kontinuerlig informert om prosjektets fremdrift.

Takket være integrasjonen med Power Automate kan du også automatisere repetitive oppgaver, som å sende påminnelser om kommende frister.

Integrasjon av Microsoft Lists med Planner

Microsoft Lists og Planner kan samarbeide synergisk og tilby en komplett løsning for administrasjon av bedriftsprosjekter. Takket være denne integrasjonen kan Lists berike listene sine ved å inkludere direkte lenker til Planner-tavler, noe som gjør det enklere å få tilgang til pågående oppgaver.

Brukere kan dermed bruke ett grensesnitt til å sentralisere informasjon og se frister, tildelte oppgaver og fremdriften i delte aktiviteter. På denne måten har hvert teammedlem en helhetlig oversikt over prosjektene som skal gjennomføres, sammen med verktøyene og dataene som trengs for å koordinere arbeidet med kollegene.

I tillegg kan det med Power Automate opprettes arbeidsflyter for å automatisk synkronisere oppgaver mellom Planner og Lists. Hver gang det for eksempel opprettes en ny oppgave i Planner, kan Power Automate oppdatere den tilsvarende listen i Microsoft Lists, noe som sikrer at informasjonen alltid er samstemt.

Utvidelse med Power Platform og Viva

I tillegg til Power Automate kan Microsoft Lists dra nytte av native integrasjon med andre Power Platform-applikasjoner, som Power Apps og Power BI, for å utvide funksjonene sine.

Med Power Apps er det mulig å bygge tilpassede applikasjoner basert på dataene i Lists, og skape skreddersydde grensesnitt for spesifikke forretningsprosesser. En app kan for eksempel la salgsteam oppdatere kundedata lagret i en delt liste direkte fra en mobil enhet, noe som gjør prosessen mer umiddelbar.

Power BI kan derimot brukes til å analysere dataene i Microsoft Lists og gjøre dem om til dynamiske rapporter og dashbord. Denne integrasjonen gjør det mulig å skape dyptgående oversikter over forretningsinformasjon, nyttig for ytelsesovervåking og strategisk beslutningstaking, samtidig som informasjonen holdes sentralisert og oppdatert.

Til slutt integreres Lists med Microsoft Viva Connections, for å inkludere lister direkte i SharePoint-intranettets dashbord. Viktige lister kan fremheves på startsiden til SharePoint-intranettet, noe som gjør det enklere for ansatte å få tilgang til nyttig informasjon, som lister med onboarding- eller opplæringsressurser.

De 6 nye funksjonene i Microsoft Lists

Microsoft Lists tilbyr verktøy og forhåndsdefinerte maler for å møte ulike forretningsbehov, spesielt når det gjelder prosjektstyring.

Fra ressursstyring til planlegging av innhold på sosiale medier, tilbyr Lists en sentralisert plattform for å holde oversikt over delt informasjon og forbedre samarbeidet mellom team- eller avdelingsmedlemmer.

Nedenfor er en kort oversikt over de seks nøkkelfunksjonene som kjennetegner Microsoft Lists, og deres innvirkning på den daglige administrasjonen av forretningsprosesser.

1. Planlegging av innhold på sosiale medier

Microsoft Lists tilbyr malen Content Scheduler, designet for å gjøre planleggingen og administrasjonen av innhold på bedriftens sosiale kanaler enklere. Med denne malen kan du opprette en detaljert liste som inneholder all informasjonen som trengs for å organisere organisasjonens redaksjonelle kalender i ett miljø.

Denne malen lar deg blant annet:

• Administrere mediefiler: du kan legge til bilder og videoer i en liste, slik at de kan gjennomgås og godkjennes før publisering.
• Spore frister: Lists lar deg legge til og vise forfallsdatoer for hvert planlagte innholdselement, slik at du alltid holder oversikt over publiseringskalenderen.
• Planlegge publiseringer: brukere kan angi dato og klokkeslett for publisering av hvert innlegg, noe som optimaliserer innholdets synlighet og sikrer en jevn kommunikasjonsflyt.
• Legge til notater og fremdriftsstatuser: du kan inkludere beskrivelser, tagger og fremdriftsstatuser for å spore forberedelsen av hvert innhold.

2. Opprette en elektronisk adgangslogg

Med en dedikert liste lar Microsoft Lists deg lagre informasjon om besøkende til organisasjonens nettsteder, kontorer eller anlegg, inkludert et bilde av deres ID, kontaktinformasjon og andre relevante data for å spore hver person.

For å sikre maksimal sikkerhet tilbys også følgende funksjoner:

• Automatiske varsler til personalet: du kan sette opp et automatisk varsel til resepsjonen eller hovedinngangen når en besøkende er i ferd med å dra. Dette gjør det mulig å gjennomføre en rask sjekk, som å verifisere kjøretøyet, og forbedrer sikkerheten ved inn- og utpasseringer.
• Datalagring for fremtidige besøk: informasjon kan lagres i loggen, slik at man slipper å samle inn de samme dataene ved senere besøk. Dette reduserer innsjekkingstiden og forenkler ankomstprosessen for tilbakevendende besøkende.
• Skybasert tilgang: siden loggen er en del av Microsoft 365, er den tilgjengelig når som helst og hvor som helst, noe som gjør fjernadministrasjon enklere og muliggjør kontinuerlige dataoppdateringer uten fysiske begrensninger.

3. Sporing av kundehenvendelser

Microsoft Lists kan omdannes til et fleksibelt CRM-system, nyttig for å spore kundehenvendelser og håndtere supportforespørsler på en enkel, men effektiv måte. Med malen “Customer Support” kan du organisere og følge opp hver forespørsel gjennom funksjoner som:

• Tildeling av en supportagent: hver sak kan tildeles en ansvarlig agent for å fremskynde mottak av forespørsler og løsningstider.
• Problembeskrivelse: brukere kan legge til en beskrivelse, slik at nyttig informasjon deles med supportagenten, og at individuelle forespørsler dokumenteres grundig for å forbedre løsningen av lignende problemer i fremtiden.
• Prioritet og status: hver sak kan merkes med et prioritetsnivå (høy, middels, lav) og en fremdriftsstatus (åpen, pågår, løst), slik at supportteamets medlemmer alltid er samstemt om hvem som håndterer innkommende forespørsler, og hvilke fremskritt som er gjort.
• Overvåking og varsler: varselregler kan konfigureres til å automatisk oppdatere teammedlemmer når en sak tildeles eller lukkes.

4. Prosjektstyring

Selvfølgelig tilbyr Lists en mal designet for å organisere, spore og koordinere aktivitetene som deles av et prosjektteam. Med denne malen kan du:

• Legge til oppgaver og frister: hver oppgave kan spores i én liste, med tilpassbare felt for å beskrive hvert trinn som kreves for fullføring, tildele ansvarlige personer og sette forventede start- og sluttdatoer.
• Sette opp tilpassede varsler: Lists lar deg sende automatiske varsler til teammedlemmer hver gang en oppgave merkes som "fullført", "forsinket" eller "blokkert". Når en oppgave for eksempel markeres som problematisk, kan et varsel sendes til prosjektlederen for raskt å håndtere kritiske saker.
• Se hele tidslinjen: takket være kalendervisningen kan du visuelt overvåke prosjektet ved å fremheve viktige milepæler, frister og avhengigheter mellom oppgaver, slik at du umiddelbart ser om prosjektet er på rett spor.

5. Styring av bedriftsressurser

Microsoft Lists forenkler styringen av bedriftsressurser takket være en dedikert mal, ideell for å spore enheter, verktøy og materialer som stilles til rådighet for personalet. Med denne listen kan du holde oversikt over alle tildelte ressurser, deres status, leveringsdato og andre relevante detaljer, som ansvarlig person og forventet returdato.

Lists lar deg også legge til ekstra felt for å spore detaljer som serienummer på enheter, garantiens utløpsdato eller vedlikeholdsstatus. I tillegg kan du konfigurere automatiske varsler: når en enhet for eksempel nærmer seg vedlikeholds- eller returdatoen, kan en påminnelse automatisk sendes til den ansvarlige personen for å kontrollere at enheten faktisk er returnert eller vedlikeholdt.

6. Onboarding

Malen for onboardingprosessen fra Microsoft Lists forenkler håndteringen av oppgaver som trengs for å introdusere nytt personell, både internt og eksternt, og sikrer at hvert trinn i prosessen fullføres koordinert og til rett tid.

Blant de andre funksjonene som er integrert i malen, kan brukere konfigurere automatiske varsler for å informere involverte parter når en onboardingoppgave er fullført, slik at de raskt kan gå videre til neste trinn.

Du kan for eksempel legge til en regel som sender en e-post til HR-avdelingen når elementet “Konfidensialitetsavtale” merkes som “signert”, noe som signaliserer at det nå er på tide å gå videre med tildeling av skytilgang.

I tillegg lar Lists deg inkludere alle relevante detaljer for hvert trinn i prosessen, som dokumenter som skal signeres, tilganger som skal konfigureres, og møter som skal planlegges, noe som gir et klart og fullstendig bilde av hele onboardingreisen.