Aplicaciones de empresas y trabajo a distancia

Cada vez son más las organizaciones que buscan optimizar los procesos internos a través de la transformación digital y recurriendo, en específico, a aplicaciones y software diseñados para mejorar la comunicación, la colaboración, la experiencia y la productividad en la empresa.

El trabajo a distancia es un concepto que no se limita simplemente al trabajo remoto. De hecho, se trata de un cambio radical basado en la adopción de las tecnologías adecuadas para apoyar las actividades diarias de los trabajadores, en cualquier momento y en cualquier lugar donde se encuentren.

Por este motivo, está creciendo vertiginosamente el número de aplicaciones de empresas desarrolladas para respaldar el nuevo paradigma del trabajo ágil. Aplicaciones que se centran principalmente en dos grandes áreas: la colaboración en tiempo real y el groupware, es decir, la facilitación de actividades comunes. En este artículo, veremos las 10 aplicaciones empresariales más utilizadas y profundizaremos en cómo integrarlas para crear su propio entorno de trabajo digital.

¿El secreto? Tener una intranet empresarial inteligente.

 

1. Slack

Slack es una de las aplicaciones empresariales más utilizadas, ya que proporciona una plataforma de mensajería instantánea diseñada específicamente para facilitar la comunicación dentro de entornos de trabajo o comunidades. Su interfaz, intuitiva y fácil de usar, permite gestionar conversaciones de manera fluida, adaptándose a diferentes estilos de trabajo y fomentando la colaboración entre equipos.

Además, la plataforma se destaca por su integración nativa con diversas herramientas de productividad, como Skype para comunicaciones de voz y video, Google Drive para compartir archivos y Twitter para el monitoreo de interacciones en redes sociales.

Slack no se limita a la mensajería de texto: también admite videollamadas, accesibles tanto desde dispositivos Mac y Windows como a través del navegador Chrome.

¿Los costos?

• 6,67 dólares por usuario/mes para la versión Standard.
• 12,50 dólares por usuario/mes para la versión Plus.

Cabe destacar que también está disponible una versión gratuita, que, sin embargo, no incluye funciones importantes como el almacenamiento ilimitado para llamadas y mensajes.

 

2. Facebook Workplace (en cierre)

Meta Workplace, o Facebook Workplace, es una plataforma diseñada para mejorar la comunicación interna, aprovechando características similares a las de la red social de la que toma su nombre.

Fue el primer paso de Meta hacia el mercado del software empresarial, con el objetivo de competir con las soluciones de Microsoft y Slack. Entre sus funcionalidades más apreciadas, encontramos el chat, las videollamadas, los grupos e incluso la posibilidad de crear una sencilla intranet empresarial.

A pesar de haber logrado involucrar a aproximadamente 7 millones de usuarios, Workplace nunca alcanzó la visibilidad necesaria para competir realmente con sus principales rivales. Esta dificultad llevó a Meta a centrar su atención en proyectos más prometedores (como el metaverso y la inteligencia artificial), abandonando así la inversión en Workplace.

La plataforma seguirá disponible hasta el 31 de agosto de 2025. Después de esa fecha, ya no será posible enviar nuevos mensajes, sino solo acceder y descargar los anteriores. A partir del 1 de junio de 2026, todos los datos serán eliminados, marcando el fin definitivo del servicio.

En consecuencia, las empresas que actualmente utilizan Meta Workplace tienen un año para encontrar una solución alternativa con la que gestionar la comunicación interna.

Curiosamente, muchas de estas empresas ya han optado por migrar a Microsoft 365 y, en particular, a Microsoft Viva.

Esta última ha conquistado en poco tiempo gran parte del mercado que Meta Workplace intentó alcanzar durante años, ofreciendo no solo herramientas específicas para la comunicación, sino también soluciones avanzadas para mejorar la experiencia del empleado.

 

3. Cisco Spark

Cisco Spark ofrece un servicio de mensajería completo, que permite a los usuarios comunicarse a través de diferentes canales: video, voz y texto. Una de las funcionalidades clave de Spark es la posibilidad de compartir contenidos durante las conversaciones, organizándolos en salas virtuales dedicadas a proyectos o equipos específicos.

En la versión gratuita, Spark pone a disposición funcionalidades como las llamadas en la aplicación. Los usuarios tienen hasta 5 GB de espacio para compartir archivos, con la opción adicional de integrar hasta diez aplicaciones de terceros para mejorar el intercambio de información y documentos con los compañeros de trabajo.

La versión Premium, por otro lado, está disponible a partir de 12 dólares por usuario/mes, ofreciendo funcionalidades adicionales y una mayor flexibilidad para la colaboración entre equipos empresariales.

 

4. Confluence

Entre las apps más populares para la colaboración interna, Confluence de Atlassian se destaca como una poderosa plataforma para la gestión de documentos y el compartir conocimientos. Confluence permite a los equipos crear, organizar y colaborar en páginas de documentación en tiempo real, integrando también otras herramientas de Atlassian, como Jira para mejorar las actividades de gestión de proyectos.

Ofrece una amplia gama de funciones, incluyendo la posibilidad de comentar directamente en las páginas, hacer un seguimiento de los cambios a través del versionado y gestionar la estructura de los contenidos con espacios de trabajo dedicados a equipos o proyectos. Gracias a plantillas predefinidas, los equipos pueden crear rápidamente nuevas páginas y borradores de documentos.

Además, Confluence soporta el envío de notificaciones personalizadas y la creación de tablas dinámicas para mejorar la organización y distribución de la información dentro de la organización.

Disponible en versión gratuita y de pago, Confluence es una herramienta versátil para centralizar los recursos empresariales de manera colaborativa. Sin embargo, muchas empresas están considerando la migración hacia SharePoint para aprovechar la integración con el ecosistema de Microsoft 365.

SharePoint ofrece una plataforma no solo para la gestión documental, sino también para la creación del intranet empresarial, la colaboración en tiempo real a través de herramientas como Microsoft Teams y una gestión granular del acceso a los contenidos para garantizar la máxima seguridad.

Además, gracias a la integración con Power Automate y Power Apps, SharePoint permite automatizar los flujos de trabajo y crear soluciones personalizadas para satisfacer necesidades más complejas que Confluence.

 

5. Asana

Para la gestión de tareas, una de las aplicaciones de empresas más utilizadas es Asana. Esta plataforma permite crear listas dinámicas y colaborativas, a través de las cuales organizar y seguir las tareas de un equipo.

Además de gestionar tareas y recordatorios, Asana permite integrar objetivos, lluvia de ideas y comentarios directos para facilitar la colaboración. Las herramientas de planificación visual, como las líneas de tiempo y los diagramas de Gantt, permiten tener una visión global del progreso de los proyectos individuales.

La compartición entre los miembros del equipo es sencilla y puede extenderse también a colaboradores externos. Gracias a las integraciones con otras aplicaciones, entre las que se incluyen Slack y Microsoft Teams, Asana se adapta fácilmente a las necesidades específicas de una organización para gestionar la comunicación y colaboración entre equipos y departamentos.

La versión gratuita ofrece funcionalidades básicas suficientes para apoyar el trabajo de pequeños equipos, mientras que los planes de pago comienzan desde 10,99 € al mes, ofreciendo herramientas avanzadas como informes personalizados, flujos de trabajo automatizados y seguridad adicional para las empresas de gran tamaño.

 

6. Astrid

Astrid es un asistente digital basado en inteligencia artificial, diseñado para mejorar las capacidades de comunicación de los usuarios.

La plataforma ofrece un servicio de coaching personalizado, con especial atención al desarrollo de las habilidades comunicativas de los equipos empresariales que trabajan estrechamente con los clientes. A través de funcionalidades como el reconocimiento de voz, Astrid logra proporcionar retroalimentación en tiempo real sobre pronunciación, tono y claridad del discurso, ayudando a los miembros del equipo de Ventas, por ejemplo, a transmitir mayor seguridad y confianza.

Además de ser una herramienta de aprendizaje para mejorar el inglés, Astrid es utilizado por las empresas también para realizar una evaluación de los candidatos para las posiciones abiertas y para ofrecer sesiones de coaching personalizadas a las personas internas de la organización.

 

7. Dropbox para Equipos

Dropbox para Equipos está diseñado para permitir a los usuarios acceder y compartir archivos desde cualquier dispositivo, facilitando la colaboración. La aplicación asegura que todos puedan trabajar siempre con las versiones más actualizadas y sincronizadas de los documentos, evitando el riesgo de trabajar con datos obsoletos.

La versión empresarial, en comparación con la gratuita, ofrece un mayor espacio de almacenamiento, junto con mejores sistemas de seguridad como la encriptación de extremo a extremo y la gestión avanzada de las claves de acceso a la información empresarial.

Es importante destacar que Dropbox para Equipos se integra con soluciones externas para la colaboración y gestión de documentos, entre las que se destacan, por supuesto, las aplicaciones de Microsoft 365.

 

Las mejores aplicaciones empresariales son Microsoft

El 75% de las organizaciones a nivel internacional mejora la experiencia del empleado y la productividad gracias a la adopción del entorno de trabajo digital basado en las aplicaciones Microsoft 365 y, en particular, en la intranet de empresa de SharePoint Online.

SharePoint es, de hecho, el punto de partida, permitiendo el desarrollo de la intranet que reúne todo lo que las personas en la empresa necesitan: aplicaciones de trabajo, comunicaciones, documentos, servicios, formularios, contenidos formativos, noticias y actualizaciones.

Los contenidos y las funcionalidades de la intranet pueden ampliarse con la integración de las principales plataformas de Microsoft, desde Teams, para simplificar la colaboración, hasta Planner, para la gestión de proyectos, y Yammer (ahora Viva Engage), para crear comunidades empresariales dedicadas a iniciativas, departamentos, proyectos y temas de sector.

A continuación, veremos tres de las aplicaciones Microsoft 365 más utilizadas que se pueden integrar en la intranet SharePoint para enriquecer el entorno de trabajo digital de la empresa.

 

8. Microsoft Teams

Teams es la aplicación empresarial reina de la comunicación. A través de canales dedicados, chats y espacios colaborativos, Teams ayuda a los colegas a colaborar en proyectos, compartir ideas, coordinar el trabajo del equipo y mantener actualizado al público empresarial con notificaciones personalizadas y eventos en vivo, que pueden albergar hasta 10.000 participantes.

Funcionalidades de vanguardia como Breakout Rooms y Together simulan salas donde gestionar reuniones, sesiones de lluvia de ideas y formaciones como si estuvieran en la oficina.

La intranet de SharePoint Online se integra de manera nativa con la aplicación de Microsoft Teams para proporcionar un centro centralizado donde todas las personas en la empresa pueden acceder a documentos, recursos e información compartida sin necesidad de salir del ecosistema de Teams. Esta sinergia permite combinar las funcionalidades de gestión documental de SharePoint con las funcionalidades de colaboración en tiempo real de Microsoft Teams, simplificando el trabajo y la coordinación de todos los departamentos de la empresa.

Además, con la solución de intranet.ai, es posible aprovechar la integración entre Teams y la intranet de SharePoint para promover las noticias, actualizaciones e iniciativas empresariales más recientes a través de un sistema automático para el envío de notificaciones push personalizadas.

Los usuarios podrán recibir una notificación en Teams cada vez que se publique un nuevo contenido en la intranet, con un enlace para acceder directamente a la publicación.

 

Notificaciones push a través de Teams para el intranet SharePoint de intranet.ai

9. Yammer (ahora Viva Engage)

Yammer, hoy parte de la suite de Microsoft Viva con el nombre de Viva Engage, es la plataforma de social networking por excelencia dentro del ecosistema Microsoft 365. Las empresas utilizan Yammer para facilitar la comunicación interna, fomentar el intercambio de ideas y promover la colaboración entre equipos y departamentos, independientemente de su ubicación.

Yammer permite, de hecho, crear comunidades empresariales donde gestionar la comunicación global o dirigida según roles, ubicaciones, departamentos, intereses comunes y temáticas del sector. Los diferentes flujos de comunicación se enriquecen con funcionalidades como notificaciones personalizables, reacciones, encuestas, Q&A y eventos en vivo.

Cada usuario tiene así la oportunidad de hacer oír su voz y participar activamente en las discusiones con los colegas, tal vez comentando las últimas noticias publicadas en la intranet.

La intranet de SharePoint Online se integra de hecho con Yammer para mostrar las conversaciones de las comunidades en cualquier página en la que se inserte la web part dedicada. Pero no solo eso: a través de la web part Communities, las publicaciones realizadas dentro de Yammer (que, recordemos, se ha evolucionado a Viva Engage) pueden visualizarse en secciones específicas de la intranet, permitiendo a los usuarios interactuar directamente sin salir del entorno de trabajo digital de SharePoint.

 

10. Microsoft Planner

Microsoft Planner es la herramienta de gestión de proyectos de Microsoft 365, diseñada para ayudar a los equipos a organizar, asignar y supervisar sus actividades. Con una interfaz intuitiva y accesible desde Microsoft Teams, Planner permite dividir los proyectos en tareas específicas, asignarlas a los miembros del equipo y hacer un seguimiento de su progreso a través de indicadores y gráficos detallados.

Entre las principales funcionalidades de Planner, destacamos:

• Tableros: cada proyecto se representa como un tablero con tareas organizadas en contenedores personalizables, permitiendo dividir el trabajo por fase, categoría o prioridad.
  
  
• Asignación: cada tarea puede ser asignada a uno o más miembros del equipo, con la posibilidad de agregar notas, archivos adjuntos y comentarios.
  
  
• Fechas de vencimiento: es posible establecer fechas de vencimiento y recordatorios, de manera que siempre se tenga una visión clara de los plazos y las tareas a completar con mayor prioridad.
  
  
• Informes: los diagramas de Gantt y los gráficos de estado son la forma en que Planner ofrece una visión general de las actividades completadas, en curso o retrasadas, ayudando a los equipos a monitorear el progreso de los proyectos en tiempo real.
  
  

Último aspecto a destacar: como todas las aplicaciones de Microsoft 365, Planner también se integra perfectamente con la intranet SharePoint. Con la web part específica, los tableros de los proyectos individuales pueden visualizarse directamente en SharePoint, para mantener bajo control el estado de las actividades dentro, por ejemplo, del área dedicada a las comunicaciones, los documentos y, gracias a esta integración, los proyectos de su departamento.

 

BONUS: Microsoft To-Do

Microsoft To Do es la aplicación empresarial que ayuda a gestionar las tareas de manera sencilla, rápida e intuitiva. A diferencia de Microsoft Planner, que, como hemos visto, está diseñado para la gestión de proyectos de equipo y la asignación de tareas colaborativas, Microsoft To Do se centra en la gestión de las tareas personales, constituyendo una solución ideal para organizar sus jornadas laborales y mejorar sus habilidades en la gestión del tiempo, las tareas y las prioridades.

Lo que distingue a To Do es su capacidad para proporcionar una vista centralizada de todas las tareas, permitiendo al usuario agregar tareas desde diferentes fuentes, como Outlook, Planner y OneNote. Dentro de una única interfaz, el usuario puede crear listas de tareas, desglosar las tareas más complejas en sub-tareas y agregar notas para cada elemento. La funcionalidad Mi día también ayuda a organizar las tareas del día, planificándolas según la prioridad.

Aplicaciones empresariales para los procesos internos

Hemos visto cómo son suficientes 10 aplicaciones para digitalizar los procesos de cualquier organización, desde la gestión de actividades y documentos hasta la comunicación entre equipos y colegas.

El impacto que las tecnologías, más o menos recientes, tienen sobre la productividad y el bienestar de los trabajadores es tal que el número de aplicaciones disponibles en el ámbito de la transformación digital sigue aumentando, en respuesta a una demanda aún mayor por parte de las empresas.

A pesar de que existen plataformas con características notables, algunas de las cuales se muestran en este artículo, no podemos dejar de detenernos en el inmenso potencial que hace que las aplicaciones del ecosistema Microsoft 365 sean diferentes a todas las competidoras aspirantes.

Un potencial que encuentra su máxima expresión en las innumerables e posibles integraciones entre las aplicaciones de la suite, de las que se puede obtener la sinergia necesaria para digitalizar, optimizar y automatizar el complejo conjunto de procesos empresariales.

Para mayor claridad y para concluir nuestra panorámica, a continuación, presentamos las aplicaciones de empresas diseñadas por Microsoft para apoyar el crecimiento de una organización.

 

Aplicaciones empresariales de Microsoft para los procesos internos

 

Área de mejora	Aplicación empresarial de Microsoft	Descripción
Gestión de los procesos internos	SharePoint	Plataforma central del entorno de trabajo digital de Microsoft 365, diseñada para la gestión avanzada de documentos, la coordinación de equipos mediante sitios de colaboración y la creación de la intranet de empresa para gestionar la comunicación interna y centralizar los recursos, servicios y documentos útiles para las actividades diarias.
	Microsoft Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI)	Suite de aplicaciones integrables con Microsoft 365 para la automatización de flujos de trabajo, la creación de aplicaciones personalizadas sin escribir código y el análisis de datos empresariales mediante paneles interactivos.
	Dynamics 365	Solución ERP y CRM para la gestión de operaciones empresariales, recursos y relaciones con clientes.
	Microsoft Viva Goals	Herramienta para alinear los objetivos estratégicos, que ayuda a los equipos a planificar y rastrear sus resultados mediante la metodología OKR.
Comunicación	Microsoft Teams	Centro de comunicación y colaboración que integra chat, videollamadas, planificador para la gestión de tareas de equipo y compartición de archivos sincronizada con OneDrive y los sitios SharePoint asociados a los grupos o canales de Teams.
	Yammer (ahora Viva Engage)	Plataforma de redes sociales para fortalecer la relación entre colegas, y entre equipos y la dirección, a través de la creación de comunidades empresariales dedicadas a temas e intereses comunes.
	Microsoft Viva Connections	Centraliza la comunicación interna, proporcionando un acceso rápido a la intranet SharePoint y los recursos empresariales dentro de Microsoft Teams.
Gestión del personal	Microsoft Viva Learning	Permite crear trayectorias de formación personalizadas para el desarrollo profesional de los equipos y los usuarios individuales, otorgando autonomía en la gestión de momentos de formación y proporcionando herramientas para el monitoreo de los progresos.
	Microsoft Viva Insights	Proporciona datos y recomendaciones sobre productividad, bienestar y participación del público empresarial, ayudando también a mejorar las capacidades personales de gestión del tiempo y estrés.
	Microsoft Planner y To Do	Herramientas para la gestión y organización de las actividades del equipo y personales, con integraciones entre Teams y Outlook para una gestión más eficaz del tiempo.

El papel de la intranet en la mejora de los procesos empresariales

La transformación digital no se limita a implementar una serie de tecnologías en las organizaciones. Para ser verdaderamente eficaz, requiere la adopción de una plataforma integrada que permita aprovechar al máximo estas nuevas tecnologías. Aquí es donde la intranet de empresa juega un papel fundamental.

Una intranet moderna, como la basada en SharePoint Online, actúa como el centro neurálgico para la gestión de procesos, comunicaciones y recursos.

Gracias a su capacidad para integrar herramientas como Microsoft Teams, Planner, Yammer (ahora Viva Engage) y Power Platform en un único espacio digital, la intranet facilita la colaboración entre los equipos, la automatización de flujos de trabajo y el acceso inmediato a documentos e información, sin perder tiempo buscando o enviando correos electrónicos a los colegas.

La intranet transforma un conjunto de aplicaciones en un ecosistema perfectamente orquestado, optimizando no solo las operaciones diarias, sino también la forma en que las personas se comunican, colaboran y crecen dentro de la empresa.

 

Acceso rápido a las aplicaciones empresariales en la intranet SharePoint de intranet.ai

 

La capacidad de una intranet para integrar herramientas para la gestión de proyectos, la comunicación interna y el seguimiento del rendimiento empresarial, por nombrar algunos ejemplos, permite a las organizaciones incrementar la productividad, reduciendo al mismo tiempo las ineficiencias operativas y los riesgos para la seguridad de los datos.

Además, una intranet bien estructurada mejora la participación en las comunicaciones e iniciativas empresariales gracias a:

• Noticias y comunicaciones con un diseño moderno, que captan la atención y hacen que la información sea más accesible.
  
  
• Foros y espacios de discusión interactivos, que fomentan el intercambio de ideas y el problem-solving colectivo.
  
  
• Eventos y encuestas internas, que permiten recopilar feedback en tiempo real e involucrar a los compañeros en las decisiones empresariales.
  
  

Y mucho más, incluidas las web parts desarrolladas por nuestros expertos en SharePoint y Microsoft para crear nuevas experiencias de gamificación en la intranet.

 

Comunicaciones modernas y encuestas rápidas en el la intranet SharePoint de intranet.ai

 

Aún muchas empresas subestiman el valor de la gamificación, pero nuestra experiencia confirma que es fundamental poner a disposición de los usuarios también funcionalidades más "divertidas", a través de las cuales puedan poner a prueba sus conocimientos, compartir una idea para una futura iniciativa o incluso solo expresar su estado de ánimo del día.

 

Comunicar su estado de ánimo en la intranet SharePoint de intranet.ai

 

Las funcionalidades diseñadas para la gamificación y, por lo tanto, para el compromiso laboral, son precisamente las que permiten transformar la intranet (ya un centro neurálgico para la digitalización de los procesos internos) en una de las herramientas más eficientes y efectivas para fortalecer la comunidad empresarial, obteniendo, a cambio, una mayor tasa de adopción por parte de todos los compañeros.

FAQ sobre las aplicaciones de empresa

¿Qué son las aplicaciones de empresa?

Las aplicaciones de empresa son programas diseñados para mejorar la eficiencia, la colaboración y la gestión de los procesos dentro de una empresa.

¿Cuáles son las aplicaciones de empresa más utilizadas?

Las más utilizadas incluyen Slack, Microsoft Teams, Yammer, Asana y Dropbox for Teams.

¿Cómo mejoran la productividad las aplicaciones de empresa?

Ofrecen herramientas de colaboración en tiempo real, facilitando la comunicación y optimizando los procesos laborales.

¿Cuál es el papel de las aplicaciones de empresa en la transformación digital?

Las aplicaciones de empresa son fundamentales para implementar un entorno de trabajo digital, mejorando la eficiencia operativa y facilitando el trabajo a distancia.

¿Cómo se integran las aplicaciones de empresa con una intranet?

Se pueden integrar para centralizar las funcionalidades y mejorar la colaboración entre los empleados.

¿Qué ventajas ofrecen las aplicaciones de empresa de Microsoft 365?

Ofrecen herramientas potentes e interconectadas para la colaboración, gestión de proyectos y mejora de la eficiencia organizacional.

¿Cuáles son los costos de las principales aplicaciones de empresa?

Los costos varían: Slack desde 6,67$/mes, Microsoft 365 desde 4,20€/mes, con otras aplicaciones como Asana y Dropbox que ofrecen versiones gratuitas o de pago.

¿Las aplicaciones de empresa soportan el trabajo a distancia?

Sí, aplicaciones como Microsoft Teams y Slack son esenciales para el trabajo a distancia, mejorando la comunicación y la gestión de proyectos.

¿Cuál es el papel de las aplicaciones de empresa en el entorno de trabajo digital?

Constituyen el núcleo del entorno de trabajo digital, mejorando la colaboración, el intercambio de conocimientos y la gestión de las actividades de manera digital.