Portal de Office 365: contenido y relación con la intranet
Desde la comunicación hasta la automatización de los procesos internos, las oportunidades que ofrece un portal de Office 365 a las empresas tienen un valor incalculable para aumentar la productividad y mejorar la experiencia del empleado.
En este artículo, veremos las funcionalidades más importantes que caracterizan el portal de Office 365 (ahora Microsoft 365) y cómo la intranet de empresa de SharePoint Online es la mejor solución para agruparlas, dando lugar a la creación de un entorno de trabajo moderno.
¿Qué es el portal de Office 365?
Office 365 Portal, ahora parte de la suite de Microsoft 365, representa una de las plataformas de trabajo digital más utilizadas en el mundo. A través del portal, los usuarios pueden acceder a una amplia gama de soluciones en la nube como Outlook, Calendar, Excel, Word, PowerPoint y OneDrive, lo que les permite trabajar desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento.
Sin embargo, el portal de Office 365 no se limita a proporcionar aplicaciones para la productividad individual: también ofrece herramientas avanzadas para la colaboración, como Microsoft Teams y SharePoint Online, a través de las cuales es posible mejorar la comunicación interna y la gestión del conocimiento.
Portal de Office 365: visión general de la aplicación móvil
Cómo acceder al portal de Office 365
El portal de Office 365 es el punto de acceso principal para utilizar las aplicaciones y servicios incluidos en el ecosistema de Microsoft 365 y en sus diferentes planes de suscripción.
Para acceder al portal, es necesario seguir estos pasos:
- Conectarse al sitio www.office.com.
- Seleccionar "Iniciar sesión" e ingresar la dirección de Microsoft junto con la contraseña correspondiente.
- Elegir una de las aplicaciones disponibles para comenzar a utilizarla.
Una vez que haya iniciado sesión, verá que el portal se caracteriza por una interfaz extremadamente intuitiva, a través de la cual podrá realizar acciones de inmediato, como gestionar sus documentos en Word, colaborar con sus colegas en Teams, actualizar los datos de una hoja de Excel, crear una presentación en PowerPoint o enviar un mensaje a través de Outlook.
Los nuevos usuarios también tienen acceso a un período de prueba gratuita de hasta 30 días para explorar las funcionalidades de Office sin ningún compromiso económico inicial. Al finalizar la prueba, podrán elegir uno de los planes de Microsoft que incluyen las aplicaciones de Office.
Para las empresas, algunos planes de suscripción interesantes podrían ser:
- Microsoft 365 Business Basic, que incluye las versiones web y móvil de Word, Excel, PowerPoint y Outlook, además de servicios como Teams, Exchange, OneDrive y SharePoint.
- Microsoft 365 Business Standard, que ofrece, además de las funcionalidades de Business Basic, las versiones de escritorio de las aplicaciones de Office.
- Microsoft 365 Business Premium, que incluye todas las funcionalidades de Business Standard junto con características adicionales de seguridad y gestión de dispositivos empresariales.
Office 365 Portal: aplicaciones destacadas
Una vez que usted acceda al portal de Office 365, las aplicaciones que utiliza con mayor frecuencia aparecerán en primer plano, junto con los documentos más recientes que haya creado en ellas.
Además de facilitar la colaboración en tiempo real con su equipo, el portal permite trabajar de manera autónoma, compartir archivos de forma segura y almacenar datos en la nube de Microsoft, eliminando los riesgos de pérdida de información.
Veamos ahora cuáles son las principales aplicaciones de Office 365 (ahora incluidas en el entorno de Microsoft 365) que apoyan a los usuarios en sus actividades y que pueden accederse directamente desde la página principal del portal.
Microsoft Outlook
Outlook es el software de referencia dentro de Office 365 para la gestión del correo electrónico y del calendario. Comencemos diciendo que la privacidad y la protección de los datos compartidos por correo son una prioridad absoluta, por lo que la herramienta incluye sistemas de seguridad específicos para proteger las comunicaciones contra phishing, virus y malware.
Las funciones de búsqueda permiten encontrar rápidamente mensajes, contactos y documentos, mientras que el calendario integrado facilita la planificación de reuniones empresariales, permitiendo visualizar en tiempo real la disponibilidad de los colegas.
Ejemplo de calendario en Office 365 Outlook
Gracias a la introducción de Copilot, es posible gestionar los correos electrónicos de manera más eficiente con el apoyo de la inteligencia artificial en la redacción, modificación y síntesis de mensajes en su bandeja de entrada personal.
Generar un resumen del correo en Outlook con Copilot
Outlook se integra perfectamente con las demás aplicaciones de Microsoft 365. Por ejemplo, es posible asignar tareas utilizando Microsoft To Do, colaborar en documentos compartidos con Word, mencionar los contactos de la libreta de direcciones directamente en los correos electrónicos o gestionar proyectos con Planner, todo sin salir de la plataforma.
La experiencia del usuario se enriquece aún más con los temas dinámicos, una nueva función, impulsada por inteligencia artificial, que permite personalizar en detalle la interfaz de la aplicación.
Integración de Office 365 Outlook con Word
Microsoft Word
Todo el mundo conoce Word como el software ideal para la escritura. Sin embargo, también en este caso hay mucho más por descubrir. Gracias a sus funciones avanzadas, no se limita a ser una herramienta para crear documentos, sino que ofrece un soporte completo para la productividad.
Con Copilot en Word, por ejemplo, es posible perfeccionar los documentos, transformando las ideas en contenidos bien estructurados a partir de un simple prompt compartido con la IA de Microsoft.
Crear un borrador de un documento con Copilot en Word
Para quienes buscan apoyo en la escritura, Microsoft Editor se encarga de revisar la ortografía, la gramática, el estilo y la puntuación, garantizando textos impecables y profesionales.
Puntuación del Editor en un documento de Office 365 Word
Las plantillas personalizables en Microsoft Word también simplifican la creación de documentos: currículums, cartas y reportes, por mencionar algunos, pueden elaborarse rápidamente con un diseño pensado para estructurar información, textos y gráficos de la manera más adecuada para el objetivo que se desea alcanzar.
Búsqueda de plantillas en Office 365 Word
Con la función de colaboración en tiempo real, varios usuarios pueden modificar, comentar y sugerir cambios en los contenidos de un documento, manteniendo siempre al equipo alineado sobre el autor, la fecha y la información relacionada con cada contribución.
Colaborar con los colegas en un documento de Word
Microsoft PowerPoint
PowerPoint es el famoso diseñador de la suite Office 365, diseñado para crear presentaciones atractivas de manera sencilla. Todo comienza con una idea, y PowerPoint le ayuda a darle forma.
Gracias a la reciente integración de Copilot, es posible transformar pequeños conceptos en presentaciones completas: textos y gráficos seleccionados por la inteligencia artificial para construir su discurso, con diapositivas diseñadas para mantener la atención del público durante toda su duración.
Y no olvidemos a Designer, el asistente tradicional de PowerPoint que sigue ofreciendo los diseños más originales y elegantes para resaltar los contenidos de cada diapositiva.
Crear una presentación con Copilot en Office 365 PowerPoint
PowerPoint también ofrece una amplia gama de plantillas personalizables, diseñadas para adaptarse a cualquier contexto: empresarial, académico o creativo. La tinta digital, además, le permite añadir un toque personal con dibujos y anotaciones hechas directamente en las diapositivas.
Búsqueda o creación de plantillas en PowerPoint
Pero no basta con crear una presentación; hay que conquistar al público. Aquí es donde entra en juego la función Cameo, que permite añadir videos pregrabados en los que el ponente explica el contenido de cada diapositiva. Además, el Entrenador para el ponente ofrece sugerencias valiosas para perfeccionar el discurso, mejorar el ritmo y elegir las palabras adecuadas para crear un vínculo con el público desde la primera diapositiva.
Métricas y consejos proporcionados por el Coach de PowerPoint
Microsoft Excel
Microsoft Excel es una herramienta imprescindible para quienes trabajan con datos. Su capacidad para gestionar grandes volúmenes de información y transformarlos en análisis visuales, útiles para tomar decisiones sólidas en poco tiempo, es lo que lo distingue.
Entre sus puntos fuertes destacan los gráficos, que permiten representar los datos de manera clara y atractiva. La función de predicción añade un nivel adicional de análisis, permitiendo identificar tendencias futuras basadas en datos históricos.
Análisis basado en gráficos en Office 365 Excel
Gracias a la integración con OneDrive y SharePoint, varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en un mismo archivo, con actualizaciones visibles en tiempo real. Esto elimina las largas cadenas de correos electrónicos intercambiados entre colegas y garantiza que todos tengan acceso a la versión más actualizada del documento.
La introducción de datos también presenta una innovación importante: Excel permite importar información directamente desde una foto, transformando una imagen en una tabla. Una funcionalidad basada en tecnología OCR que resulta especialmente útil para quienes aún trabajan frecuentemente con documentos en papel.
Importar datos en Office 365 Excel a través de la cámara
Para quienes necesitan organizar los proyectos de la empresa, Excel ofrece herramientas como las Tablas dinámicas y Power Query, que permiten analizar grandes volúmenes de datos y generar informes detallados.
En combinación con funciones como SUMA, SI y BUSCARV, estas herramientas facilitan una gestión más personalizada de la información. Además, gracias a Power Pivot, es posible crear modelos de datos complejos y analizar las relaciones entre tablas de diferentes fuentes.
Crear una Tabla Dinámica con Copilot en Excel
Microsoft OneDrive
¿Dónde se almacenan los datos que circulan en Office 365 Portal?
La respuesta es OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube personal de Microsoft 365. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los datos presentes en el portal de Office 365 también pueden almacenarse en otros servicios, como SharePoint para documentos compartidos o Exchange para correos electrónicos.
OneDrive permite compartir archivos, fotos y carpetas de documentos, eliminando la necesidad de utilizar archivos adjuntos de correo electrónico de gran tamaño o unidades externas. Además, ofrece la posibilidad de:
- acceder a los archivos sin ocupar espacio en el dispositivo gracias a la funcionalidad "Archivos a petición";
- digitalizar y almacenar documentos, notas, recibos y mucho más directamente desde su teléfono inteligente;
- modificar y compartir archivos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar;
- garantizar la seguridad de los datos mediante cifrado avanzado y autenticación multifactor;
- monitorear los cambios realizados en los documentos en tiempo real, manteniendo acceso a versiones anteriores para futuras consultas.
Almacenar y sincronizar archivos con Office 365 OneDrive
La evolución del portal de Office 365: la intranet
Las organizaciones necesitan cada vez más un entorno digital capaz de integrar herramientas, comunicaciones y recursos en una única plataforma, brindando soporte a los empleados en sus actividades diarias, sin importar dónde se encuentren. La intranet de empresa de SharePoint Online responde precisamente a esta necesidad, transformando el tradicional portal de Office 365 en un espacio dinámico e interactivo.
No se trata solo de reunir las aplicaciones de Microsoft, sino de crear un ecosistema capaz de impulsar la colaboración, simplificar el acceso a la información y conectar a las personas.
Con una solución inteligente, todos los contenidos de la organización se contextualizan en un entorno unificado, diseñado para optimizar los procesos internos y fomentar la participación de cada usuario.
Veamos por qué esta solución inteligente es la intranet.
Portal de Office 365: ¿por qué cambiar a una intranet empresarial?
¿Qué es intranet.ai?
intranet.ai es la intranet corporativa lista para usar diseñada para reducir los costes y el tiempo de implantación, y crear un entorno de trabajo digital moderno y colaborativo:
- Desde 3.650 €/año para una intranet completa
- 50+ aplicaciones, incluidas búsqueda avanzada, sistema de gestión de documentos, notificaciones push a través de Teams, organigrama, perfil del personal y páginas de preguntas frecuentes
- Integrada con SharePoint Online y Microsoft 365
Qué ofrece la intranet de SharePoint Online
La intranet de empresa es una red privada accesible exclusivamente para las personas dentro de una organización. Esta plataforma tiene la capacidad de centralizar las comunicaciones, noticias, documentos y servicios esenciales para los trabajadores.
La intranet, en comparación con Office 365 Portal (ahora Microsoft 365), ofrece la ventaja de proporcionar una experiencia de trabajo más estructurada y personalizada, gracias a la integración de todas las aplicaciones que componen la suite.
En pocas palabras, cuando un usuario accede a la intranet, entra en un ecosistema digital rico en información, documentos y herramientas, diseñado para simplificar las actividades diarias y la colaboración con los colegas.
Ejemplo de una intranet de SharePoint creada con intranet.ai
SharePoint: el portal de comunicación
SharePoint Online, parte de la suite de Microsoft 365, ha sido diseñado para conectar a las personas y mejorar los procesos colaborativos. Disponible en la nube, es la plataforma base sobre la que construir las intranets modernas de las empresas.
Sus principales funcionalidades incluyen:
- Crear sitios empresariales intuitivos, flexibles y dinámicos.
- Permitir el envío de comunicaciones dirigidas a grupos específicos.
- Almacenar y organizar la información en archivos digitales inteligentes.
- Ofrecer sitios verticales dedicados a equipos, departamentos o iniciativas empresariales.
- Administrar permisos y simplificar la gestión de solicitudes como vacaciones y soporte técnico.
- Integrar aplicaciones de Microsoft 365, de terceros o propietarias de la empresa para enriquecer la comunicación y optimizar los procesos internos.
Portal de Office 365: ¿realmente se necesita SharePoint?
Gestión documental
El verdadero punto fuerte de SharePoint reside en la gestión centralizada y colaborativa de los documentos. Gracias a las listas y bibliotecas, es posible reemplazar los sistemas de archivos tradicionales con una plataforma moderna que:
- Permite la coautoría en tiempo real.
- Facilita la clasificación de archivos con metadatos inteligentes.
- Automatiza la organización y extracción de datos con Microsoft Syntex.
- Proporciona funcionalidades de versionado automático para rastrear cada modificación.
- Permite una gestión granular de los accesos a archivos individuales o colecciones completas.
Gestión documental en el panel informativo de empresa de SharePoint de intranet.ai
El reflejo digital de la empresa
Dentro de la intranet, cada departamento puede encontrar un espacio dedicado a sus comunicaciones, recursos, noticias y páginas de información detallada.
En estas áreas, se pueden incluir herramientas para crear:
- Blogs, boletines informativos y anuncios personalizados.
- Paneles interactivos para monitorear el desempeño del departamento.
- Páginas que facilitan el acceso a información y contactos relevantes.
Áreas departamentales en la intranet SharePoint de intranet.ai
Integración con Microsoft Teams
Teams es el núcleo de la colaboración empresarial moderna, ya que ofrece una plataforma unificada para gestionar tareas, compartir contenido y almacenar información, con los siguientes beneficios:
- Integración con Planner y Loop para la gestión de tareas.
- Canales compartidos para colaborar fácilmente con equipos externos.
- Notificaciones inteligentes para difundir las noticias de la intranet.
- Almacenamiento centralizado de documentos, con modificaciones registradas en tiempo real y accesibles para todos los miembros del equipo.
Gracias a la integración con Viva Engage, además, Teams amplía sus funcionalidades con nuevas herramientas para fomentar el compromiso, comenzando por las comunidades empresariales, que permiten a los usuarios compartir ideas, opiniones, preguntas y experiencias sobre temas de interés para sus colegas y para toda la organización.
Difundir las noticias de la intranet en Teams con las notificaciones push de intranet.ai
Integración con Yammer (ahora Viva Engage)
Actualmente conocido como Viva Engage, esta aplicación:
- Funciona como una red social empresarial donde puede hacer preguntas, compartir conocimientos e iniciar discusiones sobre temas de interés común.
- Incluye nuevas funcionalidades como Storylines y Leadership Corner, diseñadas para conectar al público empresarial con la dirección.
- Soporta las campañas de comunicación interna para promover las iniciativas de la empresa, fomentando la participación activa de todo el personal.
- Sustituye los correos electrónicos por un sistema de comunicación similar al de las redes sociales más populares, basado en la publicación de publicaciones, "Me gusta" y comentarios.
Integración de Yammer (ahora Viva Engage) en SharePoint Online
¿Quiere una intranet completa y lista para usar?
intranet.ai es la solución basada en SharePoint Online para simplificar la comunicación interna y digitalizar los procesos empresariales con una inversión mínima de tiempo y dinero.
- 50+ funcionalidades para la comunicación y la experiencia de los empleados
- Diseño de marca, personalizable hasta el último detalle
- Integración total con Microsoft 365 y Viva
Giuseppe Marchi
MVP de Microsoft para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.
Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a construir su espacio de trabajo digital en la nube de Microsoft, curando la experiencia de las personas.
Organiza eventos mensuales en línea para poner al día a los clientes sobre las novedades de Microsoft 365 y ayudarles a sacar el máximo partido de su espacio de trabajo digital.
FAQ sobre el portal de Office 365
¿Qué es el portal de Office 365?
El portal de Office 365, ahora parte de Microsoft 365, es una plataforma digital que ofrece aplicaciones en la nube como Outlook, Calendar, Excel, Word, PowerPoint y OneDrive, permitiendo a los usuarios acceder a sus datos y herramientas de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento.
¿Cómo puedo acceder al portal de Office 365?
Para acceder al portal, visite www.office.com y seleccione "Iniciar sesión". Ingrese su dirección de correo electrónico de Microsoft y la contraseña asociada. Una vez dentro, podrá utilizar las aplicaciones disponibles.
¿Qué aplicaciones están disponibles en el portal de Office 365?
Las aplicaciones disponibles incluyen Outlook para la gestión del correo electrónico y el calendario, Word para documentos, Excel para hojas de cálculo, PowerPoint para presentaciones y OneDrive para almacenamiento en la nube, todas integradas para mejorar la productividad y la colaboración.
¿Qué es la intranet de SharePoint y cómo se integra con Office 365?
La intranet de SharePoint es una red empresarial privada para compartir información, colaborar y gestionar documentos. Se integra con Office 365 para centralizar aplicaciones y funcionalidades, mejorando la comunicación interna y la eficiencia.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar una intranet basada en SharePoint?
Una intranet basada en SharePoint mejora la organización de la información, facilita la colaboración entre empleados y centraliza los recursos empresariales. Además, proporciona un entorno de trabajo unificado al integrar las aplicaciones de Office 365.
¿Es posible probar el portal de Office 365 de forma gratuita?
Sí, Microsoft ofrece un período de prueba gratuito de 30 días para el portal de Office 365. Posteriormente, hay suscripciones disponibles a partir de 7 euros al mes.
¿Cómo puedo personalizar mi intranet en SharePoint?
La personalización de la intranet en SharePoint incluye la creación de sitios y páginas personalizadas, la adición de web parts específicas y el uso de temas y diseños corporativos. También es posible integrar aplicaciones de terceros para ampliar sus funcionalidades.
¿Cuáles son las diferencias entre Office 365 y Microsoft 365?
Microsoft 365 incluye todas las aplicaciones de Office 365 y agrega tecnologías avanzadas basadas en inteligencia artificial, herramientas de colaboración y plataformas para la automatización de procesos internos.
¿Cómo puedo integrar Outlook con SharePoint?
Outlook se integra con SharePoint conectando bibliotecas documentales, sincronizando calendarios y guardando correos electrónicos directamente en SharePoint, mejorando la gestión de documentos y la colaboración entre equipos.
¿Cuáles son los requisitos para implementar una intranet con intranet.ai?
Para implementar una intranet con intranet.ai, se necesita una suscripción a Microsoft 365 con licencias como SharePoint Online, Microsoft Teams, Power Apps y Power Automate. También es necesario un App Catalog global en SharePoint Online o una suscripción a Azure para la instalación en modo self-hosted.
Siga leyendo
SharePoint gestor documental: ¿cómo usarlo?
Profundizamos en cómo crear un sistema de gestión documental con SharePoint Online, gracias a sus funcionalidades e integraciones.
Project management con Microsoft 365: apps y mejores prácticas
Veamos cómo usar Microsoft 365 para gestionar los proyectos en la empresa, desde la intranet SharePoint hasta las aplicaciones de Project, Planner y Loop.
Knowledge management: ejemplos y mejores prácticas en la empresa
¿Qué se entiende por knowledge management? Veamos qué es y cómo implementarla con ejemplos, mejores prácticas y el mejor software: la intranet.