Microsoft 365: todo lo que necesita saber
Microsoft 365 es la suite que por fin lleva las aplicaciones empresariales a la nube, garantizando que sus datos estén totalmente protegidos.
Sus características le permiten automatizar los procesos de trabajo y crear una nueva generación de documentos digitales, flujos de comunicación y formas de interactuar con sus equipos.
Descubramos qué incluye Microsoft 365 y qué ha cambiado con respecto a las herramientas y suscripciones de Office.
Lo que encontrará en este artículo
Microsoft 365: qué es, cuánto cuesta y cómo funciona
Microsoft 365 representa la evolución de Office 365 en la nube.
Aunque sea común pensar así, este cambio no es un mero restyling del paquete Office, sino que constituye una auténtica revolución en el trabajo, la colaboración y la comunicación digital.
De hecho, Microsoft 365 está diseñado como un sistema para mejorar la productividad de las personas y las empresas a través de servicios inteligentes en la nube, estándares de seguridad avanzados y aplicaciones innovadoras que se actualizan constantemente.
Hablando de estas últimas, la suite se convierte en el centro de las aplicaciones Office 365, de terceros, Microsoft Power Platform y Microsoft Viva.
Pero antes de entrar en los detalles de la amplia gama de funciones y ventajas que componen la oferta de Microsoft 365, veamos qué aporta este cambio al mundo de las licencias de Microsoft.
Microsoft Licensing:
cómo cambian las licencias de Office 365 a Microsoft 365
En primer lugar, hagamos hincapié en que las licencias de Office 365 se convierten automáticamente en licencias de Microsoft 365. Por lo tanto, no hay de qué preocuparse.
Para aclarar mejor la transición que ha tenido lugar recientemente, le ofrecemos el siguiente diagrama:
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Office 365 Personal |
= |
Microsoft 365 Personal |
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Office 365 Home |
Microsoft 365 Family |
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Office 365 Business Essentials |
Microsoft 365 Business Basic |
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Office 365 Business Premium |
Microsoft 365 Business Standard |
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Microsoft 365 Business |
Microsoft 365 Business Premium |
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Office 365 Business |
Microsoft 365 Apps for business |
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Office 365 ProPlus |
Microsoft 365 Apps for enterprise |
Los siguientes planes de Office 365, sin embargo, no cambian:
- Office 365 E1.
- Office 365 E3.
- Office 365 E5.
A esto se añade el hecho de que las aplicaciones individuales de Office 365 pueden adquirirse con las licencias de Office 2021.
Además, el coste de la suscripción a Office 365 no cambia al cambiar a Microsoft 365. De hecho, como se ha mencionado anteriormente, cada licencia se actualiza automáticamente, cambiando su nombre y poniendo a su disposición nuevas funciones.
A continuación, enumeramos los precios actuales para adquirir una licencia de Microsoft*:
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Microsoft 365 Personal |
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Microsoft 365 Family |
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Microsoft 365 Business Basic |
5,10 euros por usuario/mes (suscripción anual con renovación automática) |
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Microsoft 365 Business Standard |
10,50 euros por usuario/mes (suscripción anual con renovación automática) |
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Microsoft 365 Business Premium |
18,60 euros por usuario/mes (suscripción anual con renovación automática) |
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Microsoft 365 Apps for business |
8,80 euros por usuario/mes (suscripción anual con renovación automática) |
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Microsoft 365 Apps for enterprise |
12,80 euros por usuario/mes (suscripción anual con renovación automática) |
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Office 365 E1 |
8,40 euros por usuario/mes (suscripción anual con renovación automática) |
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Office 365 E3 |
22,60 euros por usuario/mes (suscripción anual con renovación automática) |
|
Office 365 E5 |
37,40 euros por usuario/mes (suscripción anual con renovación automática) |
*Actualizado a diciembre de 2022
Ahora que hemos visto los distintos planes disponibles para comparar licencias y costes de suscripción entre Office 365 y Microsoft 365, merece la pena dedicar unas palabras al funcionamiento de la nueva suite.
¿Qué es intranet.ai?
intranet.ai es la intranet empresarial lista para su uso, diseñada para reducir costos y tiempos de implementación, creando así un entorno de trabajo digital altamente colaborativo y moderno:
- Precio inicial de 3.650 €/año para una intranet completa
- 50+ aplicaciones, que incluyen búsqueda avanzada, gestión de documentos, noticias, notificaciones push a través de Teams, perfil personal y preguntas frecuentes
- Integración al 100% con SharePoint Online y Microsoft 365
Para qué sirve Microsoft 365
El universo Microsoft 365 quiere dar un gran impulso al trabajo a distancia.
Por ello, para lograr este objetivo, Microsoft se ha centrado en trasladar las tareas del software tradicional in situ a la nube.
Detalle de la página de inicio de Microsoft 365
Migrar a la nube conlleva una serie de ventajas para los profesionales individuales, así como para las pequeñas y grandes empresas.
De hecho, con Microsoft 365 ahora es posible:
- Acceder a los contenidos desde cualquier lugar y dispositivo.
- Editar archivos al mismo tiempo que otros colegas y asociados.
- Gestionar las identidades de inquilinos y empresas de forma más sencilla y segura.
En cuanto a esta última característica, el nuevo universo de Microsoft permite a los miembros de una organización compartir y cooperar sobre información sensible con los más altos niveles de seguridad digital.
De este modo, sustituye la cantidad de tiempo y recursos invertidos en proteger el software local por un sistema de seguridad inteligente capaz de extenderse por toda la organización, sea cual sea su tamaño, y ya habilitado dentro de Microsoft Cloud.
Así pues, el sistema de seguridad de Microsoft 365 consta de:
- Autenticación de usuario multi-factor.
- Cifrado de todos los archivos almacenados o en movimiento.
- Ajustes ad hoc contra el phishing y el malware.
- Correo electrónico con filtros antispam y protección antivirus.
- Múltiples niveles de autorización para permitir la visualización, edición o creación de archivos.
El resultado es una protección completa y automática que se actualiza continuamente para cumplir con las principales normativas y los últimos estándares relacionados con la ciberseguridad y la privacidad de los datos en línea.
De este modo, los particulares y las empresas pueden centrarse únicamente en sus propias actividades, que están respaldadas por todas las herramientas que componen la oferta de Microsoft 365 y, lo que es más importante, por su profunda integración.
Qué incluye Microsoft 365
La suite Microsoft 365 incluye todo lo que antes se incluía en Office 365.
Así que volverá a encontrar los buenos y viejos Word, Excel, PowerPoint y Outlook, por nombrar algunos. Pero también encontrará las innovadoras soluciones Microsoft Power Platform y Microsoft Viva.
En concreto, Power Platform engloba las aplicaciones desarrolladas por Microsoft con el objetivo de automatizar los procesos empresariales. Por ejemplo, iniciar un flujo de aprobación cada vez que se crea un documento de proyecto.
La novedad es que las tareas y procesos repetitivos pueden automatizarse en modo low-code. Esto significa que no necesitará grandes conocimientos informáticos ni habilidades de escritura de código para digitalizar su negocio.
En concreto, Power Platform consta de:
- Power Automate.
La aplicación para automatizar las actividades y procesos empresariales.
Entre sus innumerables funciones, destacamos la posibilidad de enviar recordatorios automáticos para recordar plazos importantes, mover datos corporativos entre sistemas según un calendario, o automatizar el procesamiento de datos de Excel en un ordenador local.
Detalle de un flujo automatizado con Power Automate
- Power Apps.
La plataforma para desarrollar aplicaciones personalizadas con diseño responsivo.
- Power BI.
La colección de servicios de software, aplicaciones y conectores para transformar fuentes de datos no relacionadas en un informe coherente, gráficamente atractivo e interactivo.
Creación de un informe con Power BI
Viva, por su parte, es la suite que contiene apps personales adicionales para Microsoft Teams.
Estas apps constituyen módulos reales destinados a aumentar el compromiso y la colaboración entre los distintos equipos. A continuación, se las presentamos brevemente:
- Viva Connections.
La aplicación permite a todos los usuarios descubrir las últimas noticias de la empresa, las comunicaciones y conversaciones más candentes del momento y herramientas y recursos útiles a través de accesos rápidos personalizables en Teams.
¿Un ejemplo? Puede introducir un acceso rápido a su intranet de SharePoint y acceder a todo su contenido sin salir de Microsoft Teams.
- Viva Engage.
La aplicación permite crear una comunidad corporativa, dando a los usuarios la posibilidad de conectar con todos los miembros de su empresa.
En un solo espacio, con la comunicación en tiempo real típica de Teams, todos podrán compartir ideas, hacer preguntas y participar en debates relacionados con eventos en directo y seminarios webs corporativos.
Detalle de la pantalla de Viva Connections
- Viva Insights.
La plataforma que ofrece a los usuarios sugerencias a medida para aprender a gestionar mejor su tiempo, cuidar su salud mental y mantener la comunicación con sus equipos.
- Viva Goals.
El módulo que ayuda a la empresa a realizar un seguimiento coherente y colaborativo de sus objetivos para alinear la visión y coordinar las actividades de todo su personal.
Seguimiento de objetivos con Viva Goals
- Viva Learning.
La plataforma que lleva la formación profesional a Teams.
Desde LinkedIn Learning hasta Microsoft Learn, pasando por proveedores de contenidos externos, los usuarios podrán realizar por su cuenta un sinfín de cursos sobre una amplia variedad de temas.
Pero la novedad más importante es la introducción de un nuevo modelo de aprendizaje: el social learning.
- Viva Topics.
El sistema de información que amplía las capacidades de búsqueda de Microsoft Teams.
Con AI, su empresa puede difundir información útil en forma de fichas y páginas temáticas.
De este modo, los usuarios podrán buscar por palabras clave en todo el espacio integrado de Teams y obtener fichas con descripciones breves, enlaces rápidos e información de contacto.
- Viva Sales.
La aplicación que necesitan los profesionales de ventas.
Con esta moderna plataforma CRM (Customer Relationship Management), podrá olvidarse de las horas dedicadas a recopilar e introducir datos sobre los clientes para centrarse en mantener una relación con ellos.
De nuestra breve presentación se desprende claramente que Microsoft Teams desempeña un papel clave dentro de la nueva suite Microsoft 365.
No es ninguna sorpresa.
De hecho, es posible que haya oído el término "Teams as a platform".
Esta definición se refiere precisamente al nuevo papel de la aplicación, que pretende pasar de ser un simple portal de comunicación interna a una plataforma polivalente capaz de gestionar otras tareas además de enviar mensajes de chat o programar videollamadas.
Por ejemplo, Teams puede utilizarse para crear, gestionar y supervisar planes de trabajo compartidos que den cabida a todas las actividades de un equipo y las desglosen en etapas de progreso bien definidas.
Esto es posible gracias a su integración con Microsoft Planner.
O, como ya se ha anticipado, puede conectar su Teams a SharePoint para importar listas de recursos y documentos, páginas de un sitio o todas las noticias de la intranet.
De este modo, podrá tener a mano archivos y comunicaciones útiles para organizar su trabajo en un único espacio digital.
Para explorar más a fondo este tema, consulte nuestro artículo sobre la integración entre Microsoft Teams y SharePoint Online.
Para concluir la visión general de la suite Microsoft 365, no podemos dejar de dedicar unas palabras a SharePoint.
De hecho, se podría decir que mientras que Teams está diseñado para ser el corazón del nuevo lugar de trabajo digital, SharePoint está destinado a ser la sangre vital que lo alimenta.
Dejando un poco de lado la metáfora, queremos decir que SharePoint es la base para crear, compartir, catalogar y editar tanto documentos como contenidos de comunicación que luego se difundirán y utilizarán en sus sitios y en la aplicación Teams.
En términos de gestión de documentos empresariales, SharePoint proporciona funciones cruciales como:
- La partición en listas de archivos y registros maestros.
- La catalogación con metadatos.
- Los permisos de usuario en 9 niveles.
- Las ediciones en tiempo real y en colaboración.
- El historial que contiene todas las versiones de un archivo.
Y mucho más.
En el lado de la comunicación, sin embargo, encontramos funciones como la creación de sitios privados, en los que difundir la cultura, las actualizaciones, los servicios y los materiales en los que se basa la vida de su empresa.
Dentro de una intranet, en concreto, SharePoint le permite crear noticias con un diseño atractivo o páginas temáticas dedicadas a iniciativas especiales o a departamentos o ubicaciones específicos.
Para profundizar en este tema, le recomendamos que lea nuestro artículo sobre SharePoint y sus 7 características clave.
En definitiva, todo lo que su empresa necesita para digitalizarse, conectar con su gente o alcanzar por fin esos ambiciosos objetivos de productividad está incluido en la nueva suite Microsoft 365.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.
Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a crear su entorno de trabajo digital en la nube de Microsoft, cuidando la experiencia de las personas.
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