Digital onboarding: una definición y una lista de comprobación para utilizar en 2024

¿Qué es el proceso de onboarding?

El onboarding -en una empresa- es el proceso que sigue a la contratación de los empleados y está estrechamente ligado a la fase de atracción de los candidatos. Consiste en la inserción gradual de los empleados en la realidad de la empresa.

Es un momento delicado y estratégico porque el primer impacto empresarial afecta a la formación de las actitudes que los empleados tendrán hacia la organización.

Durante el proceso de onboarding, hay que dotar a los candidatos de todas las herramientas, comportamientos, conocimientos y habilidades para que se conviertan en parte integrante de la empresa, tanto a nivel cultural como organizativo, y garantizar un buen rendimiento.

A diferencia de los procesos de formación y orientación, esta fase puede durar hasta 12 meses y tiene como objetivo, entre otras cosas, crear el vínculo con la empresa.

¿Qué beneficios obtendrá de un buen proceso de onboarding?

El onboarding está estrechamente relacionada con cuestiones como la lealtad, el compromiso, la retención y el rendimiento de los empleados. Según datos de una investigación del Grupo Wynhurst, un proceso de acogida estructurado aumenta en un 58% la posibilidad de que los empleados permanezcan en la organización durante al menos 3 años.

Otros datos interesantes del Academy of Management Journal revelan que los primeros 90 días de trabajo son cruciales para establecer una relación estimulante con la empresa, los compañeros y la organización.

Si los nuevos empleados no son acompañados correctamente en la inserción en la empresa, aumenta la probabilidad de que se vuelvan improductivos y se desmotiven en poco tiempo.

Por el contrario, cuando los líderes y los compañeros ofrecen un apoyo adecuado desde el principio, se desarrolla una buena actitud hacia el trabajo, lo que fomenta un mayor compromiso e implicación.

La checklist para el onboarding para mejorar el proceso

¿Cómo construir un proceso de onboarding adecuado? Le proponemos una checklist para la incorporación de los empleados que puede seguir para asegurarse de que el proceso está bien construido.

El primer paso es determinar lo que hay que hacer e inmediatamente pensar en el cómo.

Es bueno plantearse cuestiones estratégicas y logísticas a corto y largo plazo como:

• ¿Cuándo comenzará el proceso de onboarding?
• ¿Cuánto durará esta fase?
• ¿Qué impresión quiere transmitir la empresa a los nuevos empleados al final del primer día?
• ¿Qué deben saber los nuevos empleados sobre la cultura de la empresa?
• ¿Qué papel desempeñará el departamento de RRHH en el proceso?
• ¿Qué papel desempeñarán los compañeros?
• ¿Qué parámetros serán necesarios para evaluar la eficacia del proyecto?

Después de conocer todas las respuestas, podrá reflexionar sobre las acciones y los métodos adoptados para los procesos de incorporación de los empleados.

Pongamos un ejemplo de algunas prácticas eficaces a realizar: momentos de encuentro y bienvenida por parte de los nuevos compañeros, transmisión de información práctica y organizativa, recorrido por la estructura de la empresa, presentación de las agendas de trabajo, formación sobre procedimientos y políticas.

Para confirmar que todos los elementos adoptados funcionan, el feedback juega un papel fundamental. Por ejemplo, pueden referirse al proceso de contratación, a cómo el primer día cumplió las expectativas, a si los empleados sienten que tienen las herramientas para desempeñar su trabajo y, por último, preguntar si se sienten alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.

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Cómo mejora el proceso de digital onboarding con la intranet

Todo el proceso de onboarding puede ser mucho más eficaz si los proyectos y procedimientos se simplifican y optimizan a través de programas informáticos como la intranet, que incluye blogs, foros, redes sociales corporativas y chats.

La intranet es el reflejo digital de la empresa, y dar acceso a los nuevos empleados significa abrir la posibilidad de explorar las áreas de interés y entrar en contacto con quienes forman parte de la red de la organización.

A lo largo de nuestra experiencia en la realización de intranets, los mayores éxitos de digital onboarding se han apoyado en el empleo de la plataforma empresarial.

La empresa puede reservar un espacio dedicado a la acogida en el que se encontrarán los nuevos empleados:

• Normas y comportamiento en el trabajo
• Indicaciones, prácticas y procedimientos
• Información sobre la historia y la cultura de la empresa
• Organigrama
• Detalles sobre la función y los superiores
• Red para entrar en contacto con los compañeros y el nuevo equipo
• Conocimiento del departamento
• Herramientas y medios digitales para la realización de actividades
• Agendas de trabajo de referencia

De este modo, los empleados encuentran un portal lleno de información que les permite explorar la empresa y hacer que se sientan más cómodos conociendo el entorno en el que trabajan.

Es una excelente medida para apoyar a los miembros del equipo ya presentes durante todo este proceso de incorporación de los empleados. Además, es necesario mantenerlos informados sobre quién se hace cargo de la organización para sentar las bases para establecer unas relaciones y un entorno empresarial excelentes.

3 maneras de onboarding a los nuevos empleados

A lo largo de los años, hemos encontrado tres formas principales de realizar el digital onboarding de la empresa para presentar a los nuevos empleados.

Por un lado, el objetivo de cada una de las formas es permitir que la persona que entra en la empresa se sienta acogida y se integre fácilmente en la red de colegas sin descubrirlo todo sola.

Por otro lado, permite que todos los colegas de la empresa tengan más información sobre la nueva persona y facilita naturalmente el proceso de conocimiento entre ellos.

1. Publicación de noticias

La primera forma es la más clásica.

Consiste en la publicación de una noticia dentro de la intranet -al principio del proceso de digital onboarding- en la que los empleados pueden presentarse.

Algunas empresas ponen una foto de las personas, las funciones y un resumen para contar de dónde vienen, sus habilidades y de qué se encargarán en la empresa.

Por otro lado, otras aprovechan más este medio publicando una entrevista con los nuevos empleados en forma de texto y poniendo también una foto de los nuevos compañeros.

De este modo, será más fácil que sean reconocidos físicamente y en las reuniones en línea por el resto de la población de la intranet.

Además de la clásica presentación de noticias, hay otra forma de generar compromiso: una entrevista con las nuevas personas, con preguntas realizadas por una persona de RRHH de la empresa, o quizás por el futuro jefe de la persona que acaba de entrar.

Esta forma permite que las nuevas incorporaciones se den a conocer y cuenten sus experiencias, sus aficiones y hagan un poco más humana la entrada de una nueva persona en la empresa.

2. Utilizar la corporate social network

La segunda forma utiliza Yammer -la red social corporativa dentro de la intranet-, en el caso de la integración con Microsoft 365.

Se suele proponer pedir a alguien de RRHH que cree un post que introduzca las nuevas entradas dentro de la comunidad corporativa.

El post introductorio puede mencionar a las personas, informar de su experiencia, hacer referencia a las noticias de la intranet e introducirlas en los grupos de interés que encontrarán dentro de la red social.

Este post fomentará las reacciones de los compañeros.

Por lo general, vemos que a todos les gusta y se inicia el muro de "bienvenidos al equipo". Una señal de interés y participación en la vida de la empresa.

3. Crear un evento de presentación

La tercera forma de presentar a un nuevo empleado durante el proceso de digital onboarding es más interactiva, fresca y visual.

Hablamos de un evento de transmisión en directo en el que alguien del departamento de RRHH o el futuro responsable del nuevo ingreso se dispone a entrevistar a la nueva persona en una doble entrevista.

Intranet.ai ha empleado directamente esta técnica utilizando los eventos en directo de Microsoft 365 con un modo de dirección particular que hace que el evento en directo sea muy interactivo.

Durante el evento, creamos una página dentro de la intranet en la que insertamos, por un lado, el reproductor con el evento en directo -para que todos los usuarios pudieran ver la entrevista con la nueva persona- y, por otro, la foto de la persona, acompañada de una descripción textual.

En esta descripción, habíamos insertado su experiencia, el papel que desempeñaba en la cobertura, y todo lo que pudiera ser de interés.

Además, no podía faltar la parte de preguntas y respuestas y en este caso, aprovechar la integración de la intranet con la red social corporativa da un poco más de dinamismo a nuestro evento en directo.

Ya hemos podido aplicar este evento interactivo en directo a nuestros clientes en Italia, y la tasa de compromiso generada es muy alta.

Ya es una herramienta popular, especialmente en el extranjero.

Una aclaración importante

Para hacer funcionales los tres ejemplos anteriores, es esencial publicar todo a tiempo.

Presentar a alguien que lleva un mes en la empresa no es posible.

Cualquier noticia publicada después de demasiado tiempo no tendría sentido, y la nueva persona no se sentiría acompañada al comienzo de su nuevo trabajo.

8 consejos para un proceso eficaz de digital onboarding de nuevos empleados a la empresa

He aquí 8 consejos a seguir en los procedimientos de digital onboarding a la empresa:

1. Envíe un correo electrónico para dar la bienvenida a los reclutas y permitirles acceder al área dedicada a la incorporación en la intranet, donde encontrarán información como

- Agenda para el primer día de trabajo con una lista de control de las actividades previstas

- Información práctica sobre la ubicación, el aparcamiento y los datos de contacto

- Políticas de la empresa, como la política de vacaciones, la pausa para el almuerzo, el uso del equipo de trabajo o la limpieza de la sala

- Planes de formación.

2. Un breve recorrido por las oficinas

Si la empresa tiene varias oficinas, salas y locales, siempre es una buena idea guiar a los empleados acompañándolos en un breve recorrido.

3. Badge

Si la empresa los emplea, tenga preparada su tarjeta de identificación. Ya sea una tarjeta de tiempo, un "llavero" o un procedimiento digital, asegúrese de que conocen las normas sobre el registro de entrada y salida.

4. Credenciales de acceso

Organice una reunión con un responsable de TI para orientar a los empleados en el uso de los medios digitales que necesitan. En particular, asegúrese de que disponen de las credenciales necesarias para acceder a los sistemas.

5. Trámites burocráticos

En el 99% de los casos, todavía hay papeles que firmar y papeleo en el primer día de trabajo. Establezca un marco de trabajo para que los nuevos empleados analicen el contenido y proporcione una figura de referencia para cualquier aclaración.

6. Un tutor

Asigne a los empleados un tutor o mentor para el éxito del procedimiento de onboarding a la empresa.

7. Training plan

Los recién llegados pueden necesitar un plan de formación más o menos largo para dedicarse por completo a sus tareas. Organícelo a tiempo e informe a los empleados.

8. Citas informales

Crear momentos informales con el equipo es casi una obligación el primer día: una pausa para el café, un brindis de bienvenida, etc.

Aunque pueda parecer forzado, el proceso de incorporación de los empleados es la mejor manera de crear relaciones e implicar a los recién contratados.