Digital Onboarding: modalidades y ejemplos para implementarlo

Definición de onboarding empresarial

El onboarding empresarial es el proceso que sigue a la contratación de nuevo personal y está estrechamente relacionado con la fase de attraction de los candidatos. Por esta razón, suele ser gestionado por el departamento de Recursos Humanos, que se encarga de definir y supervisar la integración de un nuevo colega en la empresa con el fin de alcanzar dos objetivos principales:

1. Presentar la organización, transmitiendo sus valores.
2. Apoyar la integración de los nuevos empleados en la comunidad empresarial.

Como se puede intuir, se trata de un momento delicado, ya que las actividades involucradas en el proceso de onboarding influirán en las expectativas y en el sentimiento inicial que la nueva incorporación tendrá hacia la empresa.

El equipo de Recursos Humanos debe, por lo tanto, contar con las herramientas adecuadas para transmitir los comportamientos, conocimientos y habilidades necesarios para que el nuevo personal se convierta en parte integral de la organización.

En este artículo, veremos cómo una de las herramientas más modernas y eficaces para garantizar el éxito del onboarding es la intranet empresarial.

A diferencia de los procesos de formación y orientación, es importante destacar que el onboarding puede durar hasta 12 meses, período durante el cual se debería consolidar la relación entre los nuevos empleados, sus colegas y la dirección.

¿Por qué el onboarding en la empresa es tan importante?

El onboarding empresarial está estrechamente relacionado con conceptos fundamentales para el crecimiento sostenible de cualquier organización, como la fidelización, el engagement, la retención y el rendimiento.

Un proceso estructurado de bienvenida, según los datos de una investigación de Wynhurst Group, permite, por ejemplo, aumentar en un 58% la probabilidad de que la nueva incorporación permanezca en la empresa durante al menos 3 años.

Otros datos interesantes, provenientes del Academy of Management Journal, revelan que los primeros 90 días de trabajo son fundamentales para establecer una relación de confianza mutua con la empresa, los gerentes y los colegas senior. Si los nuevos empleados no reciben el acompañamiento adecuado durante todo el proceso de onboarding, aumenta la probabilidad de que, en poco tiempo, disminuya su motivación y compromiso con sus nuevas funciones.

En cambio, cuando los líderes y los colegas senior son capaces de ofrecer un apoyo adecuado a la integración de las nuevas incorporaciones, se desarrolla una buena actitud hacia el trabajo, lo que, a su vez, incentiva el rendimiento a corto y mediano plazo.

Cómo hacer un buen onboarding empresarial: ejemplos

¿Cómo construir un proyecto de onboarding eficaz? El primer paso es definir las actividades y las modalidades de integración del nuevo colega en la empresa.

En esta fase, es importante plantearse algunas preguntas estratégicas:

• ¿Cuándo comenzará el proceso de onboarding?
• ¿Cuánto durará cada fase del proceso?
• ¿Qué impresión quiere transmitir la empresa?
• ¿Cuáles son los aspectos clave de la cultura empresarial?
  
• ¿Qué papel tendrá el departamento de Recursos Humanos?
  
• ¿Qué papel tendrán los colegas senior?
  
• ¿Qué métricas considerar para evaluar la eficacia del proceso?

Después de responder a cada una de estas preguntas, se podrán definir las acciones y modalidades a adoptar para gestionar los procedimientos de onboarding empresarial.

Veamos un ejemplo de algunas prácticas que se pueden implementar:

• momentos de bienvenida e integración de los nuevos colegas
• transmisión de información práctica y organizativa
• presentación de la empresa y del organigrama
• presentación de las agendas de trabajo
• formación sobre procedimientos y políticas

Para asegurarse de que las acciones programadas tengan un impacto positivo en el nuevo personal, la recopilación de feedback es fundamental. Estos comentarios pueden abordar diversos aspectos del proceso de onboarding, desde cómo se vivió la fase de contratación hasta las impresiones generadas en los primeros días de trabajo.

Además, la empresa podría preguntar a los nuevos empleados si las herramientas proporcionadas para desempeñar sus funciones son adecuadas o si preferirían contar con más apoyo para alinearse mejor con las expectativas sobre su rendimiento.

Digital Onboarding e intranet SharePoint como software de RR. HH.

Todo el proceso de onboarding puede ser mucho más eficaz si los procedimientos se digitalizan mediante herramientas como la intranet empresarial. La intranet es el reflejo digital de la empresa: dar acceso a los nuevos empleados significa permitirles explorar las áreas de interés y ponerse en contacto con quienes forman parte de la red corporativa.

A lo largo de nuestra experiencia de más de diez años en la creación de portales intranet basados en SharePoint Online, hemos observado que los mayores éxitos durante el digital onboarding se han logrado precisamente gracias al uso de la intranet.

Gracias a la intranet y, en particular, a la intranet de SharePoint, las empresas pueden crear un espacio dedicado al onboarding donde proporcionar un acceso rápido y centralizado a:

• normas y comportamientos en el trabajo
• indicaciones, documentos y procedimientos
• información sobre la historia y la cultura de la empresa
• organigrama con los datos de contacto de los colegas
• áreas dedicadas a comunicaciones, actividades y novedades del departamento
• herramientas y aplicaciones para desempeñar sus funciones

De este modo, los nuevos empleados tienen la posibilidad de navegar y encontrar rápidamente toda la información necesaria para desempeñar sus funciones de manera óptima desde el primer día.

La centralización de la información representa también una gran ventaja para la empresa, ya que permite ahorrar gran parte del tiempo que normalmente el departamento de Recursos Humanos (u otros responsables de este proceso) dedican a explicar siempre las mismas cosas.

Es importante, sin embargo, que en el proceso de onboarding no solo se acompañe a los nuevos empleados, sino también a los colegas que ya forman parte de la empresa. De hecho, es necesario mantenerlos informados sobre las nuevas incorporaciones, con el fin de preparar el terreno para construir una relación sólida.

El papel del management en el proceso de onboarding

Fundamental es el papel que el management y los líderes de la empresa desempeñan en todas las fases de onboarding de un nuevo colega. Cada miembro del management cumple una función importante al transmitir a los recién incorporados no solo los objetivos para el crecimiento de la organización, sino también los valores y la misión que constituyen su identidad.

Dentro del management, el responsable de departamento desempeña un papel aún más importante. De hecho, se trata de la persona que ha expresado la necesidad de contar con un recurso adicional en su equipo y que sabe con precisión qué actividades deberá realizar esta nueva incorporación a diario.

El objetivo del líder de departamento consiste, por lo tanto, en participar activamente en el proceso de onboarding, ya que será la figura de referencia para la nueva incorporación.

3 modos de presentar a un nuevo colega

A lo largo de los años, hemos identificado tres modos principales para llevar a cabo con éxito el proceso de digital onboarding empresarial y que permiten presentar a los nuevos empleados a las personas que ya trabajan dentro de la organización.

El objetivo de cada uno de estos tres modos es permitir que la persona que se incorpora a la empresa se sienta bienvenida y reciba el apoyo necesario en sus primeros días de trabajo. Por otro lado, una correcta presentación de los nuevos empleados ayuda al personal ya presente en la empresa a familiarizarse con la experiencia, el rol y las actividades de cada uno de los nuevos colegas.

1. Publicar una noticia en la intranet de la empresa

La primera modalidad es la más clásica y consiste en la publicación de una noticia de presentación dentro de la intranet de la empresa al principio del proceso de digital onboarding. Tomando como referencia la intranet de SharePoint Online, es posible incluir en una publicación de noticias:

• foto del nuevo colega
• información sobre su experiencia previa
• descripción del rol que desempeñará
• principales formas de contacto
• enlaces a recursos externos, como su perfil de LinkedIn

Una opción más creativa y directa podría ser incluir en la publicación una entrevista a la nueva incorporación, en formato de texto o, aún mejor, a través de contenido en video. Gerentes, RR. HH. y compañeros de equipo podrían guiar la entrevista formulando preguntas destinadas a conocer mejor a la nueva persona, como sus intereses, conocimientos y expectativas para el inicio de esta nueva etapa en su vida profesional.

Además, SharePoint permite activar la sección de comentarios, de modo que todo el público de la empresa pueda dar la bienvenida y hacer preguntas a las que el nuevo colega podría responder personalmente.

Ejemplos de noticias en la intranet SharePoint de intranet.ai

2. Continuar la conversación en la red social de empresa

La segunda modalidad prevé el uso de la red social de empresa para continuar la conversación iniciada en la intranet.

Esto es posible gracias a herramientas como Microsoft Yammer (ahora Viva Engage), que ofrecen la posibilidad de crear comunidades dedicadas al onboarding y a otros aspectos de la vida empresarial (proyectos, temas sectoriales, iniciativas, etc.).

Cada usuario puede crear y participar en una comunidad empresarial, invitando a sus colegas a compartir contenido, ideas y comentarios. No hace falta decir que, gracias a la integración nativa entre las aplicaciones de Microsoft 365, las conversaciones en la red social de empresa pueden mostrarse en la intranet SharePoint en tiempo real.

Nuestra recomendación es publicar una publicación de presentación de los nuevos empleados también en las comunidades empresariales de Yammer (ahora Viva Engage), de modo que se acompañe la actualización compartida en la intranet y se lleve la conversación a un canal dedicado entre el público de la empresa y los nuevos colegas.

3. Organizar un evento de bienvenida

La tercera modalidad prevé la organización de un evento en directo por streaming para dar a los nuevos empleados la oportunidad de presentarse a la empresa y responder a todas las preguntas de sus colegas.

intranet.ai ha empleado esta técnica utilizando los eventos en vivo de Microsoft 365 y adoptando un enfoque de producción que ha hecho que el evento sea mucho más interactivo.

Hemos creado una página en la intranet SharePoint de nuestro cliente, diseñada para albergar el evento. La página permitía al público de la empresa seguir la presentación en directo, manteniendo al lado del reproductor una breve descripción de los nuevos colegas y una foto de ellos para facilitar su reconocimiento y memorización.

Por supuesto, no podía faltar la sección de preguntas y respuestas (Q&A), que hemos enriquecido mediante la integración del chat dedicado en la comunidad empresarial en Yammer.

Modalidades de onboarding en la empresa: algunas aclaraciones

Recordemos que, para que las tres modalidades descritas hasta ahora sean funcionales, es necesario publicar a tiempo los diferentes contenidos de presentación. No es adecuado, de hecho, presentar a una persona que lleva al menos un mes en la empresa.

8 consejos para un proceso eficaz de​ Digital Onboarding

Como apoyo a las 3 modalidades descritas anteriormente, aquí tiene algunos consejos para gestionar de la mejor manera el proceso de digital onboarding:

1. Enviar un correo electrónico de bienvenida con acceso al área de la intranet donde encontrar:
   • agenda del primer día de trabajo
   • información sobre la ubicación de la sede, estacionamiento y contactos clave
   • políticas de la empresa (por ejemplo, vacaciones, permisos, solicitud de soporte, etc.)
   • plan de formación para las próximas semanas
     
     
2. Organizar un recorrido por las oficinas (también virtual) para mostrar a los nuevos empleados los espacios y las modalidades para realizar actividades y reuniones.
   
   
3. Preparar con antelación las credenciales y los dispositivos de la empresa. Ya sea una tarjeta, un llavero o un procedimiento digital, todo debe estar listo para el día de ingreso en la empresa.
   
   
4. Organizar una reunión con un responsable de TI que guíe al nuevo empleado en el uso de los dispositivos digitales proporcionados por la empresa. En este caso, es fundamental prestar especial atención a la entrega segura de las credenciales necesarias para acceder a los diferentes sistemas.
   
   
5. Planificar la finalización de los trámites pendientes. En el 99% de los casos, el primer día de trabajo aún quedan documentos por firmar y trámites administrativos por completar. Se recomienda dedicar un espacio de tiempo para revisar los documentos más importantes con los nuevos empleados, indicándoles las personas de referencia para cualquier consulta.
   
   
6. Asignar un tutor para apoyar a los nuevos colegas en su incorporación a la empresa. No es necesario que el tutor supervise en detalle las actividades de los nuevos empleados, pero es importante que en los departamentos donde sean asignados haya al menos un contacto disponible para ayudarles a orientarse dentro de la organización.
   
   
7. Compartir el plan de formación. Los nuevos empleados pueden necesitar formación específica para desempeñar sus funciones. La empresa y, en particular, el responsable de departamento deben evaluar la necesidad de formación desde la fase de selección. Así podrán definir con precisión las áreas y los tiempos de formación que se llevarán a cabo en los primeros meses de trabajo, ayudando al empleado a desarrollar las competencias necesarias para desempeñar mejor sus actividades.
   
   
8. Crear momentos informales con el equipo es casi obligatorio: una pausa para el café, un almuerzo en grupo o un simple brindis de bienvenida en la oficina pueden marcar la diferencia entre un proceso de onboarding meramente formal y una verdadera integración en la comunidad empresarial. Aunque pueda parecer forzado, es la mejor manera de establecer las bases para una relación más sólida y transparente.

Onboarding empresarial: una breve lista de verificación

Para concluir, hemos elaborado una lista de verificación que resume las principales actividades y estrategias a implementar para asegurarse de dar la bienvenida adecuada a los nuevos colegas.

Antes del primer día

Incluso antes de que los nuevos colegas ingresen oficialmente a la empresa, hay algunos puntos clave a considerar inmediatamente después de finalizar la selección de candidatos.

Lo que hacemos en intranet.ai es proporcionar a Recursos Humanos un formulario en el que la persona que gestionó la selección puede ingresar toda la información relacionada con los candidatos seleccionados.

No se trata solo de información personal, sino también, y sobre todo, de información sobre el rol y el trabajo que se espera que realice la nueva persona. Se definirá, por lo tanto, quién es su gerente, para qué departamento trabajará y qué facilidades necesitará para desempeñar su labor de la mejor manera posible, desde la computadora hasta el acceso a un software o una planta específica.

Una vez completado este formulario, incluso a través de la intranet de empresa, se puede dar inicio a la primera serie de actividades previstas en nuestra lista de verificación. Aquí algunos ejemplos:

• enviar un correo de resumen a las personas involucradas, como el responsable de departamento;
• enviar un correo a los nuevos empleados con enlaces de acceso al área de la intranet dedicada al onboarding.

En este espacio, se puede dar a los nuevos empleados la posibilidad de:

• subir los documentos requeridos para firmar el contrato
• acceder y confirmar la lectura de las normativas empresariales

También se pueden incluir datos sobre la empresa en sí. Pensemos, por ejemplo, en un video que explique la historia, la misión y los logros más recientes de la organización.

Obviamente, antes del primer día, los nuevos colegas no podrán acceder a todas las páginas de la intranet. Sin embargo, al dar acceso al área dedicada al onboarding, la empresa les permite familiarizarse con una herramienta que será parte de su rutina laboral.

Primer día en la empresa

Llegamos al primer día de trabajo en la empresa. En esta segunda fase, Recursos Humanos puede elegir el tipo de bienvenida que considere más adecuada: lo importante es que la experiencia de onboarding esté cuidada en cada detalle.

No puede faltar una presentación del equipo directivo y del supervisor directo, quien también podría desempeñar el papel de tutor para el nuevo empleado.

Desde el punto de vista digital, lo primero que se puede hacer es compartir en la intranet un mensaje de bienvenida, a través del cual:

• redirigir a la lista de actividades a realizar en los primeros días de trabajo
• compartir enlaces a los recursos y herramientas más útiles

También se pueden incluir enlaces a:

• contactos de referencia
• organigrama empresarial
• últimas noticias y actualizaciones relevantes
• reuniones para conocer a los colegas y tener la oportunidad de presentarse
• reuniones con el tutor y colegas del departamento para alinearse sobre los objetivos a alcanzar

Primera semana de trabajo

El proceso de onboarding no concluye el primer día: apenas ha comenzado. Por ello, es necesario definir las actividades que los nuevos empleados deberán realizar durante las primeras semanas tras su incorporación a la empresa.

Otro aspecto fundamental: durante la primera semana, es importante comenzar a recopilar feedback de los nuevos colegas.

También en este caso, la intranet de empresa resulta de gran ayuda, ya que permite publicar y distribuir formularios personalizados para cada uno de los grupos de actores involucrados en el proceso de onboarding. La recopilación de feedback no se limita, por tanto, solo a los nuevos empleados: los formularios pueden servir, por ejemplo, para medir el sentimiento del equipo hacia la nueva incorporación.

Primeros meses de trabajo

Nos acercamos al final del proceso de onboarding. Si se ha gestionado correctamente, las nuevas incorporaciones ya deberían ser capaces de:

• realizar sus tareas de forma autónoma
• colaborar de manera proactiva con sus colegas
• utilizar herramientas como la intranet de empresa

¿Cómo involucrar aún más a los nuevos empleados en este punto?

Una idea es asignar nuevos objetivos (manteniéndolos, no obstante, realistas) que permitan a los nuevos empleados sentirse reconocidos como recursos valiosos para el crecimiento de la organización.

Estos objetivos no deberían imponerse, sino que deberían dar espacio a nuevas ideas, posiblemente más frescas e innovadoras, aportadas por las nuevas incorporaciones.

¿Qué es el onboarding empresarial?

El onboarding empresarial es el proceso de integración de los nuevos empleados, diseñado para proporcionar herramientas y competencias para su rol y facilitar su incorporación en la empresa.

¿Por qué es importante el onboarding empresarial?

Un buen onboarding empresarial aumenta la productividad y la retención de los empleados, reduciendo la rotación de personal y mejorando su compromiso.

¿Cuáles son los beneficios de la intranet para el onboarding empresarial?

La intranet centraliza los recursos de la empresa, facilitando el acceso a la información y las herramientas necesarias para una incorporación rápida y eficaz.

¿Cuáles son los mejores ejemplos de onboarding empresarial?

Entre los mejores ejemplos se encuentran la bienvenida por parte de los colegas, recorridos por la empresa y plataformas digitales para la formación y la socialización.

¿Cuánto tiempo debería durar el onboarding empresarial?

El proceso puede durar hasta 12 meses, dependiendo del rol y de la complejidad de la empresa.