Digital Workplace Consulting: el servicio holístico de intranet.ai

Digital Workplace Consulting: ¿por qué es importante para las empresas?

Hoy en día, toda empresa es (o debería ser) una organización digital.

Aunque el "hágalo usted mismo" pueda parecer el enfoque más conveniente, cuando se trata de entornos digitales (esos sistemas que integran comunicación, productividad, colaboración y cultura corporativa), la línea entre autonomía e improvisación es muy delgada, y a menudo se cruza sin darse cuenta.

De ahí surge una constelación de herramientas aisladas, contenidos duplicados, procesos engorrosos que consumen una cantidad excesiva de tiempo y energía, y portales internos que se vuelven obsoletos incluso antes de ser adoptados.

Para no verse en medio de este panorama desolador, en los últimos años ha cobrado relevancia la consultoría especializada sobre el digital workplace.

Lejos de ser un conjunto abstracto de servicios, este tipo de consultoría es sumamente específica, es decir, centrada en la tecnología adoptada por cada empresa para construir su digital workplace, como las aplicaciones de Microsoft 365 y la intranet de SharePoint Online.

 

Intranet SharePoint creada con intranet.ai

 

Una buena consultoría no solo se encarga de configurar entornos de trabajo más eficientes, sino que también:

• reconoce los síntomas ocultos;
• conecta los objetivos empresariales con la infraestructura informática;
• restablece el orden donde reina la fragmentación de datos y conocimientos.

Porque, en el fondo, todo digital workplace fracasa por el mismo motivo: se toman demasiadas decisiones basadas en la intuición. Como decíamos, falta una dirección de orquesta.

Quien diseña un digital workplace desde cero parte de una idea sensata: "Ya contamos con Microsoft 365 (u otras tecnologías), podemos construirlo todo internamente". Y es cierto que un ecosistema como el de Microsoft ofrece herramientas de vanguardia, bien documentadas y potencialmente adaptables a cualquier contexto, pero la realidad es mucho más compleja.

SharePoint Online, Teams, Viva, Power Automate, Forms, OneDrive, Loop: todas las aplicaciones que componen una suite tienen lógicas, permisos, dependencias y comportamientos específicos. Sin una dirección experta, el resultado es un mosaico tecnológico de dudosa utilidad.

Por el contrario, hay que imaginar la tecnología disponible como un conjunto de instrumentos musicales. Por separado, pueden producir buena música, pero nunca sostendrán la complejidad de un concierto.

Se necesita alguien que dirija, retomando una vez más nuestra metáfora.

También aquí, sin embargo, es necesario tener cuidado.

Algunas empresas confían en proveedores genéricos, como:

• integradores de sistemas generalistas;
• software house que trabajan con SharePoint, pero no exclusivamente;
• agencias que aplican el mismo método a cada cliente, como si fuera una producción en serie.

Un consultor generalista puede instalar una web part, personalizar un tema gráfico o crear una lista, pero difícilmente podrá diseñar una arquitectura informativa que tenga en cuenta los flujos documentales, la gobernanza, los niveles de acceso, la adopción por parte de los usuarios y las integraciones con el resto del entorno Microsoft 365.

En otras palabras, aunque un consultor generalista pueda ayudarle a poner en marcha el sitio, no es la figura adecuada a la que recurrir para construir un digital workplace coherente, eficiente y sostenible. El mayor riesgo es invertir meses y recursos en un proyecto que cumple los requisitos técnicos, pero no genera ninguna mejora concreta.

El digital workplace existiría, pero nadie lo usaría realmente.

Los correos electrónicos seguirían siendo el canal dominante de comunicación, los documentos seguirían circulando únicamente como archivos adjuntos, y las mismas preguntas seguirían llegando a las mismas personas que ya han respondido cientos de veces.

La organización seguiría trabajando como antes.

Solo con algunas herramientas más que gestionar.

 

 

Servicios de consultoría verticales como el que ofrece el equipo de intranet.ai nacen precisamente para resolver este problema, proporcionando un soporte técnico continuo y una planificación cuidadosa de las necesidades internas, con el fin de definir la mejor estrategia de implementación, adopción y actualización.

En el caso de intranet.ai, a todo esto se suma la posibilidad de partir de una solución completa para el digital workplace, capaz de ofrecer sin costes adicionales de desarrollo todas las funcionalidades que, en décadas de experiencia, han demostrado ser las más eficaces para mejorar la productividad, el compromiso y el bienestar de los empleados.

Lo que intranet.ai aporta a la mesa es un know-how certificado y una estrategia comprobada, que se traducen en un digital workplace funcional, adaptado tanto al usuario como a la empresa.

El cliente recibe un proyecto completo, con objetivos medibles, etapas definidas y decisiones guiadas por buenas prácticas adquiridas gracias a la colaboración con cientos de empresas, de cualquier sector, tamaño y nacionalidad.

¿Por dónde empezamos? Por las preguntas correctas:

• ¿Qué información necesitan diariamente los colegas?
• ¿Cómo se comparte el conocimiento interno?
• ¿Dónde se bloquean los flujos de decisión?
• ¿Qué herramientas deben integrarse?

La tecnología llega solo después.

Este método permite a las empresas diferenciarse realmente en su mercado, porque si su digital workplace está bien diseñado:

• Maximizan la inversión en nuevas tecnologías, con una mayor adopción por parte de los usuarios;
• Reducen el tiempo de búsqueda de información y las interrupciones en los flujos de trabajo diarios;
• Mejoran la colaboración entre equipos y departamentos, incluso si están distribuidos;
• Refuerzan el sentido de pertenencia y la comunidad interna.

Un digital workplace eficaz nace del diseño general, más que de las plataformas individuales. Se necesita un arquitecto del entorno digital, capaz de equilibrar estructura y flexibilidad, que proponga soluciones modulares pero siempre ancladas a un marco robusto: permisos claros, procesos compartidos, gobernanza segura, contenidos útiles, comunicación bien distribuida.

Esto significa que cada decisión (desde la ubicación de una web part hasta el nombre de un sitio) es coherente con el contexto, el público y el resultado esperado.

 

 

También la experiencia del usuario se diseña, porque un digital workplace que no se utiliza es una inversión desperdiciada, y a menudo basta poco para terminar en esa situación: una etiqueta incorrecta, un filtro que falta, una página que requiere tres clics más de lo necesario.

La consultoría de empresas como intranet.ai ayuda a las organizaciones a identificar los comportamientos y necesidades de los usuarios finales: prácticas digitales compartidas, automatismos coherentes, experiencias de uso que no requieren manuales. En esto reside el verdadero valor del servicio: convertir un digital workplace de vanguardia en un entorno transparente, natural e integrado en el trabajo cotidiano.

Por último, la rapidez de implementación.

Un proyecto desarrollado con intranet.ai no requiere meses de reuniones, intercambios interminables de mockups y pruebas sin salida. Gracias a una biblioteca probada de soluciones ya integradas con Microsoft 365 y Viva, el cliente puede obtener en pocos días un digital workplace completo, personalizado según las necesidades definidas en la fase de análisis.

Esto permite una puesta en marcha más rápida, una curva de adopción más suave y un retorno de la inversión anticipado. Sobre todo, el personal interno no se ve abrumado por un proyecto que absorbe recursos y atención durante un periodo indefinido.

En el próximo capítulo, veremos cómo todo esto se traduce, en la práctica, en la recuperación y el relanzamiento de entornos digitales ya existentes.

No siempre es necesario empezar desde cero. A veces, basta con saber dónde intervenir.

Qué opinan nuestros consultores sobre la gestión del digital workplace

Llega un momento en el que toda empresa que ha adoptado Microsoft 365 se detiene y se pregunta: ¿está funcionando realmente el entorno digital en el que hemos invertido?

Los sitios de SharePoint reciben visitas, Teams se utiliza a diario, las carpetas en OneDrive se han multiplicado sin control, y sin embargo, el digital workplace parece no haber cumplido sus promesas.

Porque los documentos se pierden, los procesos siguen fragmentados y los compañeros se quejan de no encontrar lo que necesitan.

La tecnología está presente, pero no genera valor.

En la mayoría de los casos, esto sucede porque la adopción de nuevas tecnologías no se ha planificado como un sistema, sino como la suma de necesidades puntuales. Cada departamento ha solicitado su propio sitio, cada proyecto ha creado su propio canal, y cada requerimiento se ha resuelto con una herramienta diferente y aislada.

El resultado es un entorno abarrotado y desarticulado, donde los vínculos entre las distintas partes son débiles o inexistentes.

Precisamente en estas situaciones, la consultoría cobra importancia.

A menudo, no es necesario rehacerlo todo; lo importante es entender qué no está funcionando, por qué y qué intervenciones pueden restaurar el equilibrio de todo el ecosistema.

Antes de intervenir, es necesario identificar las señales.

En un digital workplace que ya está operativo, las disfunciones no siempre son evidentes, pero dejan rastros precisos. Se multiplican las versiones de un mismo archivo, las búsquedas internas devuelven resultados irrelevantes, los permisos son caóticos y los flujos de trabajo se eluden con frecuencia.

Los usuarios, en lugar de utilizar la plataforma, buscan atajos: comparten por correo electrónico, guardan archivos localmente, crean hojas de Excel para seguir tareas que deberían estar automatizadas.

Otra señal clara es la baja adopción de funcionalidades.

Microsoft 365 ofrece herramientas únicas (pensemos en Power Automate, Planner, Lists, Viva Engage), y si no se utilizan, significa que el entorno digital no ha sido diseñado en torno a los hábitos y necesidades reales de los usuarios. Por lo general, falta un elemento central: una arquitectura informativa pensada para orientar las actividades.

Todo digital workplace eficaz parte, por tanto, de una estructura sólida, que incluya una jerarquía coherente de sitios de SharePoint, una lógica clara para la gestión de permisos y una taxonomía compartida para los contenidos.

Sin embargo, en muchas empresas lo que se encuentra es una proliferación de espacios creados bajo demanda, sin reglas comunes. Cada sitio tiene su propia navegación, cada área utiliza etiquetas distintas, y los usuarios no saben si buscar un documento en la intranet, en el equipo del proyecto o en el correo electrónico.

 

 

Se vuelve necesario mapear el entorno existente, identificar las superposiciones, analizar los recorridos de navegación y rediseñar la estructura informativa para que sea más coherente e intuitiva.

El principio es simple: el usuario debe saber siempre adónde ir para encontrar lo que necesita, qué esperar de cada herramienta a su disposición y cuál es el nivel de actualización del contenido que está utilizando.

Una vez redefinida la estructura, el siguiente paso es la gestión del digital workplace.

Muchas empresas piensan que basta con lanzar una intranet o activar Teams para obtener de inmediato una mejor colaboración y productividad. En realidad, sin un modelo operativo claro, cada funcionalidad choca con los viejos hábitos. Aquí es donde un servicio de consultoría dedicado ayuda a diseñar un modelo de gobernanza activa, que incluya:

• Políticas de retención y archivo;
• Flujos de aprobación automática;
• Reglas de nomenclatura y control de versiones;
• Indicadores para monitorizar el uso y la adopción;
• Criterios para la creación y el mantenimiento de sitios y equipos.

El digital workplace, de hecho, nunca es un proyecto estático. Es un entorno vivo, que crece cada día. Y como todo entorno, necesita un mantenimiento inteligente. El objetivo de la consultoría es precisamente este: transformar la gestión técnica en un proceso fluido y adaptable.

Otro aspecto crítico en los proyectos ya iniciados es la seguridad.

Con el tiempo, permisos concedidos en situaciones de urgencia se vuelven permanentes, usuarios externos acceden a contenidos que no les corresponden, documentos sensibles se comparten sin trazabilidad. No por acciones intencionadas, sino por falta de control.

Con sus clientes, intranet.ai siempre ha abordado la seguridad del digital workplace de forma estratégica. Analizando los grupos de acceso, identificando vulnerabilidades, proponiendo un modelo de autorizaciones basado en roles y funciones, integrado con los sistemas de autenticación y monitorización de Microsoft 365.

Pero sobre todo, todo esto debe llevarse a cabo sin ralentizar el trabajo. A través de auditorías periódicas, reglas de Data Loss Prevention, registros avanzados y alertas automatizadas, el entorno vuelve a estar bajo control, pero se mantiene ágil.

También se optimiza la gestión de identidades y accesos remotos para garantizar que el entorno digital sea utilizable desde cualquier lugar, sin poner en riesgo la privacidad de los datos compartidos.

 

 

Lo que hace sostenible cualquier intervención es la atención a la experiencia del usuario.

Puede tenerse el mejor portal posible, pero si quienes trabajan no lo sienten como propio, acabarán abandonándolo. Por eso, no basta con actuar en el plano técnico: también es necesario intervenir a nivel comunicativo, formativo y conductual.

Una parte esencial de la recuperación pasa por el compromiso.

Esto se logra a través del análisis de los comportamientos de uso (mediante herramientas como Intranet Analytics), la recopilación de feedback, la creación de campañas de comunicación interna para relanzar la plataforma y la integración de la formación en las actividades diarias, gracias a contenidos fáciles de asimilar como los vídeos breves y las lecciones en formato microlearning.

De este modo, el digital workplace vuelve a ser un ecosistema vivo.

En el próximo capítulo, veremos cómo, como alternativa a la reestructuración, puede optarse por migrar hacia una plataforma ya diseñada según nuestras mejores prácticas. Se trata de una solución intranet lista para usar pero flexible, que minimiza los tiempos y costes para la adopción de un digital workplace basado en Microsoft 365.

Consultoría de Digital Workplace: ¿cuál es el valor del servicio ofrecido por intranet.ai?

No siempre vale la pena parchear lo que ha sido mal concebido desde el inicio.

Muchos ecosistemas digitales, desarrollados a base de urgencias de última hora o iniciativas aisladas, simplemente no merecen ser rescatados.

Redistribuir permisos, renombrar taxonomías, mover archivos a repositorios más ordenados... termina pareciéndose al juego del quince: cuando una pieza parece encajar, otra se queda fuera. Cuando la persecución se vuelve demasiado agotadora, la solución es empezar de nuevo, estableciendo desde el principio bases más sólidas y una estrategia clara a seguir.

El soporte de intranet.ai puede marcar la diferencia en este punto, gracias a una solución para la intranet de SharePoint Online lista para funcionar como un digital workplace completo, escalable y funcional.

Se trata del resultado de años de trabajo en cientos de proyectos, donde cada componente (desde la página de inicio hasta las bibliotecas, desde el directorio de personas hasta los flujos de aprobación) ha sido optimizado para responder a las necesidades más comunes de las empresas. Y, sobre todo, para funcionar de inmediato.

 

Detalle de una intranet de SharePoint creada con intranet.ai

 

Una solución de este tipo resulta especialmente útil cuando el mantenimiento del digital workplace actual cuesta más que reconstruirlo, o cuando la infraestructura informática de la organización ya no puede ampliarse sin generar incoherencias.

La señal de alarma suena cuando la gobernanza es inexistente:

• los departamentos se han creado su propio espacio, aislado del resto de la empresa;
• la búsqueda interna arroja pocos resultados y, además, irrelevantes;
• los procesos de negocio siguen funcionando por correo electrónico;
• los documentos saturan decenas de sitios desconectados entre sí;
• la adopción se estanca, al igual que la productividad.

En estas situaciones, como hemos dicho, la mejor (y más rentable) solución es la migración hacia un entorno más moderno, donde herramientas como las de Microsoft 365, Viva y Power Platform estén presentes y trabajen de forma sinérgica dentro de un único ecosistema coherente.

Pensar que una solución ya preparada es solo un atajo es un error.

En realidad, intranet.ai aporta a las empresas la esencia de las mejores prácticas propias y de Microsoft. Cada funcionalidad nace de modelos probados en el campo y perfeccionados proyecto tras proyecto.

De ahí se derivan cinco ventajas principales.

 

Digital Workplace Consulting: las ventajas de intranet.ai

Lo que aporta intranet.ai al digital workplace	Descripción
Arquitectura coherente	Todo está concebido como parte de un ecosistema orgánico, generando sinergia entre los distintos módulos.
Tiempos de implementación mínimos	Nuestra solución para la intranet en SharePoint, base del digital workplace, está disponible en 24 horas con funcionalidades listas para usar, verticales y orientadas a los procesos internos principales.
Evolución continua	Nuestros consultores actualizan la solución, siguiendo las innovaciones del universo Microsoft y los objetivos del cliente.
Alta escalabilidad	Se empieza con un digital workplace funcional y se amplía por módulos, sin necesidad de replantear todo el ecosistema al añadir nuevas funcionalidades o contenidos.

 

Otro punto fuerte de nuestra solución para el digital workplace es la integración profunda con las suites de productos del ecosistema Microsoft.

 

Digital Workplace Consulting: las integraciones de intranet.ai

Suite Microsoft integrada con intranet.ai	Descripción
Microsoft 365	Nuestra solución se integra nativamente con la suite Microsoft 365, ampliando las capacidades de SharePoint Online como base tecnológica para centralizar contenidos, herramientas y procesos corporativos. La integración con Microsoft Teams permite difundir las comunicaciones internas de forma inmediata, mientras que la de Outlook facilita la sincronización de calendarios y la gestión eficaz del correo electrónico. Gracias al uso de Microsoft Graph, se ofrece una experiencia inteligente, adaptada a las necesidades de los usuarios y que simplifica el acceso a la información más importante.
Microsoft Viva	Destaca la integración con Viva Connections, que permite el acceso directo a la intranet desde Microsoft Teams. Esta integración facilita a los usuarios el acceso a noticias, recursos y aplicaciones sin salir de Teams. Viva Connections también proporciona una experiencia unificada con un feed personalizado, que agrega contenidos de la intranet, Viva Engage y otras aplicaciones de Microsoft 365 o de terceros, destacando la información más relevante para cada usuario.
Microsoft Power Platform	intranet.ai se integra por supuesto con Power Platform para hacer más eficientes y personalizables los procesos internos sin necesidad de escribir código. Con Power Automate, nuestro equipo puede ayudar al cliente a automatizar flujos de trabajo en SharePoint (como notificaciones, aprobaciones o sincronización de datos). Con Power Apps es posible crear aplicaciones a medida para gestionar actividades, aprovechando listas y bibliotecas ya existentes. Finalmente, Power BI permite incrustar paneles interactivos en las páginas de la intranet, haciendo accesibles KPIs y análisis en tiempo real.

 

Cuando hablamos de migrar, no nos referimos solo a sustituir la tecnología existente, sino a un cambio de enfoque en la cultura corporativa, donde la transparencia, la colaboración, el compromiso y el acceso inmediato a la información se convierten en pilares fundamentales.

Para acompañar esta transformación, nuestra consultoría va más allá del despliegue.

Ofrecemos soporte al cliente para organizar campañas de comunicación interna, seminarios web de adopción, sesiones de formación específicas y momentos de análisis para verificar si el nuevo digital workplace responde verdaderamente a las necesidades reales de los usuarios.

En lugar de invertir en un activo que requiere mantenimiento constante para seguir operativo, las energías se enfocan en un entorno que genera valor incluso antes de ser activado.

Nuestra solución también neutraliza dos incógnitas fundamentales:

1. La incertidumbre en el diseño del proyecto.
2. La imprevisibilidad de los costes.

El alcance funcional es claro, los plazos son fijos, el presupuesto es transparente y el retorno de la inversión es calculable.

 

Integración de la intranet de SharePoint con Viva Connections, con intranet.ai

 

Cuando se habla de entornos digitales de alto rendimiento, a menudo se piensa en interfaces usables, flujos bien conectados e integraciones cuidadas. Pero hay un elemento que hoy cambia mucho las reglas del juego: la inteligencia artificial.

La IA, especialmente cuando está integrada en el ecosistema de Microsoft 365, se ha convertido en una herramienta operativa, accesible para cualquier usuario.

Microsoft Copilot es la prueba de ello.

El asistente desarrollado por Microsoft es capaz de:

• sugerir cómo cubrir las carencias internas;
• reconocer y reelaborar datos complejos;
• leer e interpretar el contexto operativo;
• generar contenidos relevantes;
• etc.

Aprendiendo cada día de las personas que lo utilizan.

Volviendo a la consultoría de intranet.ai, Copilot no se trata como un simple complemento para el trabajo "porque está disponible". Al contrario, se concibe como un nuevo nivel de interacción entre trabajadores e información, cuya adopción se planifica con método.

Es necesario entender dónde implementarlo, con qué permisos, para qué tareas y, sobre todo, cómo formar a los usuarios para que aprovechen esta tecnología asombrosa de manera correcta.

intranet.ai acompaña a cada cliente en su recorrido único de adopción con un enfoque práctico, que combina formación específica, casos de uso pertinentes y una gobernanza de la IA que tenga en cuenta la seguridad, la conformidad y la sensibilidad de los datos.

El objetivo no es que todos usen Copilot, sino que se use bien donde más se necesita.

 

Comunidad de práctica para la adopción de Copilot, creada y gestionada por intranet.ai

 

Además de Copilot, existen otras herramientas que están redefiniendo la experiencia del digital workplace. Una de ellas es Gaia, el agente conversacional que hemos desarrollado para simplificar la gestión de la intranet y del digital workplace integrado.

A diferencia de un asistente como Copilot, Gaia está diseñada para el personal responsable de gestionar los contenidos y funcionalidades de la intranet. Integrada con Intranet Analytics, permite monitorear el rendimiento de la intranet y definir estrategias basadas en los datos de uso, con el fin de mejorar su adopción e impacto en la empresa.

 

Panorámica de Gaia, la Intranet Manager de intranet.ai

 

También en este caso, sin embargo, la tecnología no es suficiente.

Es necesario preparar el entorno, cuidar los contenidos de los que aprende la IA, establecer las modalidades de interacción, definir los límites de intervención y los criterios de actualización.

Introducir un asistente virtual en el digital workplace significa enfrentarse una vez más a una cuestión cultural, ya que para utilizar una herramienta en las propias actividades, se debe confiar en ella.

Por este motivo, el diseño de Gaia sigue un principio fundamental: la IA debe adaptarse al contexto empresarial, y no al revés. Cada instalación se modela en función de flujos reales, preguntas frecuentes, rutas de navegación y terminología interna.

La combinación de Copilot y Gaia abre el camino a nuevas modalidades de soporte inteligente, como la asistencia distribuida, los procesos guiados paso a paso y la navegación basada en el significado de la información. La interfaz se vuelve dinámica, capaz de adaptarse al contexto y a las necesidades reales de los usuarios, para simplificar, en definitiva, las complejidades típicas de toda organización.

Desde esta perspectiva, el digital workplace es un ecosistema que trabaja con Usted.

Sobre esta base, hemos desarrollado nuestra propuesta de una consultoría holística: una solución completa, modular, operativa de inmediato, que no impone desarrollos costosos ni prolongados, pero ofrece la flexibilidad necesaria para crear un espacio digital a la medida de su empresa.

FAQ sobre la consultoría para el digital workplace

¿Qué se entiende por Digital Workplace Consulting?

Por Digital Workplace Consulting se entiende un servicio de consultoría especializada que ayuda a las empresas a diseñar, optimizar y gestionar entornos de trabajo digitales integrados. Esta actividad se centra en la creación de un espacio de trabajo coherente, funcional y personalizado, capaz de valorizar las tecnologías ya presentes en la empresa, como Microsoft 365 y SharePoint Online, y de mejorar concretamente la productividad y la experiencia de los empleados.

¿Por qué es útil una consultoría sobre el digital workplace?

Una consultoría sobre el digital workplace es útil porque permite evitar errores comunes como la improvisación, la fragmentación de herramientas y la escasa adopción por parte de los usuarios. Cuando cada departamento actúa por su cuenta, sin una coordinación central, el entorno digital se vuelve desordenado y poco eficaz. Una consultoría especializada ayuda, en cambio, a definir una arquitectura sólida, a vincular la tecnología con los objetivos empresariales y a crear un espacio de trabajo realmente útil y bien estructurado.

¿Qué problemas resuelve la consultoría sobre el digital workplace?

La consultoría sobre el digital workplace aborda problemas comunes como el uso desorganizado de las herramientas, la duplicación de contenidos, la proliferación de sitios no conectados y la dificultad para encontrar información fiable. Además, interviene en la falta de gobernanza, en la escasa seguridad y en la ausencia de una estrategia de adopción. El objetivo es hacer que el entorno digital empresarial sea cohesivo, seguro, intuitivo y bien utilizado por todos los colaboradores.

¿Qué ofrece una consultoría sobre el digital workplace como la de intranet.ai?

Una consultoría sobre el digital workplace como la de intranet.ai ofrece un apoyo práctico y estratégico que parte del análisis de las necesidades empresariales para proponer una solución ya preparada, probada y completamente integrada con el ecosistema de Microsoft. No se limita a la configuración técnica, sino que incluye el diseño de la gobernanza, la mejora de la experiencia del usuario, la integración con herramientas como Teams, Viva y Power Platform, la gestión de la seguridad y el apoyo en la adopción de la inteligencia artificial.

¿Cuál es la diferencia entre un consultor generalista y uno especializado en digital workplace?

Un consultor generalista tiende a replicar soluciones estándar y a centrarse en aspectos técnicos aislados, como la creación de un sitio o la configuración de una web part. Un consultor especializado en digital workplace, en cambio, aborda el proyecto en su totalidad, construyendo una arquitectura coherente, pensada para fomentar la adopción, mejorar los flujos de trabajo, garantizar la seguridad y hacer que el entorno digital sea sostenible en el tiempo.

¿Siempre es necesario reconstruir desde cero el digital workplace?

No, no siempre. En muchos casos es posible intervenir en el entorno digital existente, analizando los puntos críticos, redefiniendo la estructura informativa y mejorando la gestión de permisos y contenidos. Sin embargo, cuando el digital workplace se ha construido sin una estrategia y presenta graves problemas de fragmentación, puede ser más ventajoso migrar hacia una solución ya diseñada de forma orgánica, como la propuesta por intranet.ai.

¿Cuánto tiempo se necesita para implementar un digital workplace con intranet.ai?

La solución propuesta por intranet.ai permite disponer de un digital workplace operativo en pocos días. Gracias a la disponibilidad de funcionalidades ya listas e integradas, no se requieren meses de reuniones ni desarrollos personalizados. Esto permite acelerar el go-live, simplificar el proceso de adopción por parte de los usuarios y obtener un retorno de inversión mucho más rápido en comparación con un proyecto desarrollado desde cero.

¿Cómo se gestiona la seguridad en el digital workplace?

La seguridad del digital workplace se aborda con un enfoque estratégico que garantiza el control de permisos, la protección de los datos sensibles y la gestión segura de los accesos, incluso en remoto. Se aplican principios como Zero Trust y autenticación multifactorial, junto con herramientas de Microsoft 365 para la prevención de pérdida de datos, el monitoreo de accesos y la segmentación de usuarios. Todo ello sin comprometer la agilidad ni la fluidez de la experiencia de uso.

¿Cuál es el papel de la IA en una consultoría sobre el digital workplace?

La inteligencia artificial desempeña un papel clave en la consultoría sobre el digital workplace. Herramientas como Microsoft Copilot y Gaia, desarrollada por intranet.ai, se integran de forma estratégica para simplificar la gestión de la intranet, asistir a los usuarios en sus procesos diarios y mejorar la interacción con los contenidos. La adopción de la IA se planifica con cuidado, definiendo dónde introducirla, cómo formar al personal en su uso y cómo garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo en materia de datos.