Intranet SaaS: qué es y diferencias con la versión on-prem

Qué es la intranet SaaS

El servicio SaaS es un servicio de computación en la nube que implica la prestación de servicios a través de internet.

Con una intranet SaaS (Software as a Service), el software no se instala localmente en la red interna de la empresa, sino que es proporcionado por un proveedor.

Antes de entrar en detalles, hagamos un breve repaso para comprender cómo ha evolucionado el concepto de intranet de empresa en los últimos años y, en consecuencia, la importancia del modelo SaaS.

El término "intranet" se consolidó a partir de los años noventa, cuando las empresas comenzaron a implementar redes internas para facilitar el intercambio de información y documentos.

Inicialmente, estos sistemas estaban diseñados como simples repositorios de archivos y colecciones de páginas estáticas, accesibles únicamente por el personal en la oficina, a menudo con una interfaz poco intuitiva y sin funcionalidades interactivas.

Con el tiempo, la necesidad de una mayor colaboración llevó a la integración de herramientas más dinámicas, como foros de discusión, áreas privadas para diferentes departamentos y funciones para compartir información, incluso con usuarios externos.

Progresivamente, la intranet se enriqueció con aplicaciones, ofreciendo auténticas plataformas de RR. HH. o sistemas de gestión documental, hasta convertirse en un ecosistema completo para gestionar las actividades diarias.

El desafío fue garantizar un acceso rápido a los contenidos sin comprometer la seguridad de la información ni la facilidad de uso para todos los empleados, incluidos aquellos que trabajan en ubicaciones remotas o en movilidad.

Este proceso de modernización encontró un aliado en la computación en la nube, que ofrece infraestructuras escalables y servicios accesibles a través de internet. En este contexto, se enmarca el modelo Software as a Service (SaaS), donde la infraestructura se aloja en los servidores del proveedor y se pone a disposición del personal de una empresa a través de la red.

Las razones por las que cada vez más organizaciones eligen el modelo SaaS son diversas.

En primer lugar, ya no es necesario instalar servidores físicos en la sede ni adquirir licencias tradicionales, lo que conlleva una reducción de costos y tiempos de implementación.

Además, la actualización continua de mejoras por parte de los proveedores garantiza un servicio siempre actualizado y seguro, sin cargar al equipo de TI interno, que así puede evitar dedicar tiempo y esfuerzo al mantenimiento de sistemas heredados.

Muchas plataformas de colaboración, incluidas las del ecosistema Microsoft 365, demuestran la eficacia de este método: la empresa ya no se encarga de instalar y gestionar cada componente de manera local, sino que accede a un entorno unificado de aplicaciones y servicios listos para usar.

La intranet SaaS combina, por lo tanto, la lógica de la nube con la necesidad de contar con un centro interno donde recopilar, organizar y compartir los recursos empresariales. Se trata de un portal accesible a través de la web o mediante aplicaciones dedicadas, que centraliza información, documentos, comunicaciones y procesos de negocio, sin requerir costosas instalaciones on-premise.

Entre las características fundamentales de esta solución, se encuentran la flexibilidad y la escalabilidad, ya que es posible ajustar los recursos y funcionalidades según la evolución de la organización.

También destaca la accesibilidad, dado que la plataforma reside en la nube y se puede alcanzar desde cualquier lugar, siempre que haya una conexión a internet disponible. Finalmente, es importante resaltar la función de actualización automática: el proveedor de servicios es quien se encarga de implementar los parches de seguridad y las mejoras necesarias para mantener su solución actualizada de manera regular.

Intranet SaaS vs Intranet On-Premise

Las empresas que desean modernizar su entorno de trabajo digital, optimizando costos y tiempos de gestión, a menudo se enfrentan al dilema entre la adopción de una intranet SaaS y el mantenimiento, o la configuración, de una solución on-premise.

Comparación entre solución SaaS y solución On-Premise para la intranet de empresa

Comprender las diferencias en términos de arquitectura, costos, escalabilidad y métodos de actualización es fundamental para tomar una decisión informada. Por este motivo, hemos resumido en la siguiente tabla cómo se comportan estos dos tipos de intranet de empresa en función de la característica específica que se desea satisfacer.

Intranet SaaS: pautas para la evaluación

La transición a un modelo de intranet SaaS representa un cambio importante que afecta tanto al ámbito tecnológico como al organizativo. Antes de emprender este camino, es fundamental evaluar con atención los beneficios y posibles desafíos, así como definir criterios claros para la selección del proveedor.

Sin duda, uno de los aspectos más atractivos de una solución SaaS es la posibilidad de activar una nueva intranet en un tiempo mucho más reducido en comparación con las soluciones on-premise. Esto se debe a que no es necesario configurar servidores dedicados ni adquirir licencias de software tradicionales: la plataforma está alojada en la nube y ya está lista para su uso.

Esta rapidez se traduce en un tiempo de adopción más corto, ya que los empleados podrán comenzar a utilizar de inmediato las funcionalidades de colaboración y compartición que ofrece la intranet.

Este modelo de distribución también tiene un impacto positivo en términos económicos. Los costos de gestión de la infraestructura local desaparecen, reemplazados por una tarifa periódica calculada en función del número de usuarios y de las funcionalidades disponibles. La ausencia de inversiones en licencias perpetuas y hardware permite, por lo tanto, una planificación más precisa de los gastos operativos.

Las plataformas en la nube garantizan además una alta disponibilidad en cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esta característica es especialmente relevante para organizaciones con múltiples sedes o que adoptan modelos de trabajo híbrido. La intranet se convierte así en un hub digital siempre accesible, donde se pueden encontrar documentos, seguir actualizaciones e interactuar con colegas, sin importar dónde se encuentren.

Como se mencionó anteriormente, en el caso de una intranet SaaS, los proveedores lanzan periódicamente parches y nuevas funcionalidades sin necesidad de intervención directa por parte del departamento de TI de la empresa.

Este "lanzamiento continuo" permite mantener el sistema actualizado y alineado con las mejores prácticas del sector. Las organizaciones ya no tienen que gestionar ciclos de actualización internos y, en consecuencia, pueden evitar el riesgo de quedarse ancladas a versiones obsoletas y vulnerables.

Por supuesto, nuestro análisis no estaría completo sin mencionar también las posibles desventajas que cada empresa debería considerar.

En primer lugar, el acceso a la intranet SaaS es completamente en línea, por lo que la continuidad del servicio depende de la disponibilidad de una conexión a Internet estable.

En caso de interrupciones o limitaciones de ancho de banda, los empleados podrían experimentar dificultades para acceder a los contenidos y realizar sus actividades.

Algunos proveedores ofrecen funcionalidades offline para mitigar este riesgo; sin embargo, se recomienda evaluar la calidad y solidez de la infraestructura de red antes de adoptar una solución completamente basada en la nube.

Desde el punto de vista de la seguridad, aunque gran parte de la responsabilidad de la seguridad de la infraestructura recae en el proveedor, sigue siendo fundamental configurar correctamente los niveles de acceso, monitorear el uso y asegurarse de que la plataforma cumpla con las normativas vigentes.

En muchos casos, es recomendable establecer acuerdos específicos con el proveedor para definir cómo se gestionarán los datos y cómo se notificará cualquier violación de seguridad.

También es útil realizar auditorías periódicas sobre las políticas de gobernanza de datos, para garantizar que no surjan vulnerabilidades debido a errores en la configuración de las cuentas o en la clasificación de la información.

Por último, es necesario actuar activamente en la formación del personal.

Adoptar una intranet SaaS no se limita simplemente a introducir un nuevo software, sino que a menudo implica la revisión de procesos internos y de modelos de colaboración ya consolidados.

Algunos empleados pueden preferir herramientas más tradicionales y mostrar resistencia a trabajar en un espacio como la intranet. Por ello, se hace necesario preparar un plan de formación y comunicación que explique claramente los beneficios de la nueva plataforma y proporcione instrucciones prácticas sobre cómo aprovechar al máximo sus funcionalidades.

Ahora que hemos analizado las ventajas y desventajas de adoptar una intranet SaaS, veamos en detalle los criterios clave para su elección.

El primero de ellos es el análisis de requisitos, considerando el tamaño de la empresa, el presupuesto y las prioridades.

Es fundamental determinar cuántos usuarios utilizarán la intranet, qué volumen de datos deberá gestionar la plataforma y qué funcionalidades son imprescindibles.

Al mismo tiempo, es necesario definir un presupuesto y una escala de prioridades: si la seguridad de los datos es una prioridad, podría ser recomendable elegir un proveedor que ofrezca certificaciones específicas o servicios adicionales de auditoría.

En el mercado SaaS existen numerosas plataformas de intranet que se diferencian en términos de diseño, gama de aplicaciones, nivel de integración con suites como Microsoft 365 y modelos de precios.

Por ello, es fundamental evaluar con atención la facilidad de uso de la interfaz, la presencia de un motor de búsqueda avanzado y la disponibilidad de integraciones con las herramientas ya utilizadas en la empresa.

Finalmente, es crucial considerar el proceso de migración, planificándolo cuidadosamente para minimizar los inconvenientes y las interrupciones.

Antes de trasladar los datos a la nube, conviene categorizar los contenidos (públicos, confidenciales, históricos) y establecer procedimientos precisos para la posible limpieza o archivo de información que ya no sea necesaria.

Al mismo tiempo, es recomendable definir una estrategia de autenticación y perfilado de usuarios, vinculando el nuevo sistema al directorio corporativo si lo hubiera.

Desde el punto de vista de los procesos, además, algunas operaciones manuales o basadas en herramientas obsoletas pueden convertirse en flujos de trabajo automatizados, aprovechando, si es posible, las funcionalidades propias de la plataforma SaaS.

Hasta ahora hemos hablado de soluciones que pueden resultar complejas, especialmente si la empresa que desea llevar a cabo este proceso de migración o adoptar una intranet SaaS bien estructurada no cuenta con los recursos técnicos adecuados.

Si este fuera el caso, cualquier empresa siempre puede recurrir a los servicios ofrecidos por consultores expertos como los que conforman el equipo de intranet.ai, quienes cuentan con décadas de experiencia en el desarrollo, implementación y gestión de entornos de trabajo digitales e intranets basadas en Microsoft 365 y SharePoint Online.

Este argumento nos lleva a hablar precisamente de la gran familia de Microsoft 365, que incluye algunos de los mejores productos del mercado para adoptar una intranet SaaS moderna y personalizada.

Intranet SaaS: el papel de la tecnología de Microsoft 365

Microsoft 365 se presenta como una suite de servicios en la nube diseñada para respaldar la colaboración y la productividad. En su interior, aplicaciones como Outlook, Word, Excel y PowerPoint se complementan con plataformas de comunicación y colaboración avanzadas, pensadas para facilitar el intercambio de información y la gestión de tareas entre equipos y sedes distribuidas.

A diferencia de los paquetes de software tradicionales instalados localmente, Microsoft 365 sigue el modelo Software as a Service, en el que la actualización constante y el mantenimiento de la infraestructura son gestionados directamente por Microsoft.

De esta manera, las empresas tienen acceso a un conjunto de herramientas siempre actualizadas, sin necesidad de realizar intervenciones técnicas complejas. El resultado es un entorno integrado, donde el correo electrónico, el calendario y los archivos compartidos coexisten con canales de comunicación en tiempo real y sistemas de gestión documental.

Dentro de la familia de Microsoft 365, hay dos productos en particular que desempeñan un papel clave en la construcción de una intranet SaaS: SharePoint Online y Microsoft Teams.

SharePoint Online es la solución para crear sitios empresariales (como la intranet y la extranet), páginas de contenido y bibliotecas de documentos, permitiendo que cada departamento disponga de espacios dedicados donde compartir y organizar la información de su interés. Esta plataforma gestiona las versiones de los archivos, rastrea los cambios y automatiza los flujos de trabajo, integrándose de manera nativa con aplicaciones como OneDrive y Power Automate.

Como punto de referencia para la gestión de contenidos y la colaboración empresarial, especialmente en su versión Online en comparación con la versión On-Premise por las razones que hemos enumerado, SharePoint proporciona una infraestructura personalizada y escalable para la creación de una intranet SaaS.

Una de las características más apreciadas de SharePoint Online es la posibilidad de crear sitios empresariales modernos donde cada equipo o departamento puede contar con un espacio dedicado que puede incluir:

• Páginas informativas para compartir noticias, anuncios internos o actualizaciones sobre proyectos;
• Bibliotecas documentales organizadas por categoría, con estructuras intuitivas que facilitan la navegación y el acceso a los archivos;
• Web parts interactivas, como calendarios compartidos, listas de tareas y gráficos dinámicos, que mejoran la experiencia del usuario y centralizan la información más importante.

SharePoint Online es una de las plataformas más avanzadas para gestionar contenidos y documentos, ofreciendo funcionalidades diseñadas para optimizar los flujos de trabajo, como el versionado automático, que permite acceder a un historial siempre actualizado con todas las versiones de los archivos en los que se está trabajando con los colegas, o el control de permisos, mediante la configuración de autorizaciones granulares.

En este punto, es importante destacar que SharePoint Online y SharePoint On-Premise ofrecen métodos diferentes para la gestión de contenidos y la colaboración empresarial.

La versión Online, basada en la nube, se distingue por su escalabilidad, facilidad de uso y actualizaciones automáticas proporcionadas directamente por Microsoft. Por otro lado, SharePoint On-Premise ofrece un control total sobre la infraestructura y los datos.

En términos de personalización, el entorno On-Premise permite una mayor flexibilidad en comparación con la versión en la nube. Sin embargo, esta versión requiere recursos significativos para la gestión de servidores, la aplicación de actualizaciones manuales y el monitoreo de seguridad.

Veamos en detalle las diferencias entre estas dos versiones del producto en la siguiente tabla.

La integración nativa de la intranet de SharePoint Online con el resto de aplicaciones en la nube de Microsoft permite a las empresas obtener una solución SaaS completa para digitalizar todos los procesos internos, sin que, como hemos visto, este importante esfuerzo recaiga sobre el equipo de TI interno y sin necesidad de invertir grandes cantidades de tiempo, recursos y energía en la creación y gestión de la infraestructura subyacente.

Por ello, es importante recordar que la intranet de SharePoint Online se integra de manera nativa con soluciones como:

• Planner, para gestionar los procesos de project management, organizar tareas compartidas, asignar actividades y supervisar los plazos. Puede integrarse en Microsoft Teams.
  
  
• Power Automate, para la automatización de flujos de trabajo. Dentro de la intranet de SharePoint, puede automatizar procesos como la aprobación de documentos, el envío de notificaciones y la gestión de solicitudes internas.
  
  
• Power BI, para recopilar y analizar datos sobre el uso de la intranet e incorporar paneles dinámicos en las páginas del portal.
  
  
• Viva Engage, para crear o fortalecer la red social de la empresa, llevando a la intranet conversaciones y publicaciones relevantes de las comunidades internas.
  
  
• Copilot, el asistente virtual de productividad capaz de sugerir mejoras, automatizar tareas repetitivas y simplificar la gestión de contenidos, documentos y procesos en la intranet.
  
  

Elegir Microsoft 365 como base para una intranet SaaS ofrece innumerables beneficios a empresas de cualquier tamaño.

En primer lugar, la continuidad operativa está garantizada por centros de datos distribuidos globalmente, con altos estándares de seguridad y disponibilidad. A esto se suma la posibilidad de aprovechar continuamente nuevas funcionalidades, proporcionadas mediante actualizaciones de Microsoft, sin que los departamentos de TI deban planificar migraciones.

Otro aspecto clave es la coherencia en la experiencia del usuario: todas las aplicaciones, desde SharePoint hasta Teams, comparten una interfaz unificada y un sistema centralizado de autenticación, lo que contribuye a una curva de aprendizaje rápida para el personal existente y a un proceso de onboarding simplificado para los nuevos empleados.

Por último, Microsoft 365 permite integrar sin demasiadas complicaciones soluciones de terceros o desarrollar componentes personalizados en modalidad low-code, aprovechando la integración con Power Apps y Power Automate.

De este modo, la intranet se convierte en un "centro único" donde los usuarios pueden encontrar todas las herramientas necesarias para desempeñar sus funciones de manera eficiente, gracias a una interfaz unificada que permite acceder rápidamente a sus aplicaciones de trabajo favoritas.

¿Qué es una intranet SaaS?

Una intranet SaaS es una plataforma empresarial basada en la nube, accesible a través de internet, que permite a los empleados compartir información, colaborar y gestionar documentos sin la necesidad de instalar y mantener servidores físicos.

¿Cuáles son las ventajas de una intranet SaaS frente a una on-premise?

Una intranet SaaS reduce los costos de gestión de TI, garantiza actualizaciones automáticas, ofrece escalabilidad inmediata y permite el acceso desde cualquier dispositivo conectado a internet.

¿Qué empresas deberían elegir una intranet SaaS?

Las empresas con múltiples sedes, equipos distribuidos, en crecimiento y aquellas que adoptan el trabajo híbrido o remoto se benefician más de una intranet SaaS.

¿Cuáles son las desventajas de una intranet SaaS?

Una intranet SaaS depende de la conexión a internet, ofrece un control limitado sobre la infraestructura en comparación con una on-premise y requiere una correcta gestión de las políticas de seguridad.

¿Es posible integrar una intranet SaaS con Microsoft 365?

Sí, una intranet SaaS puede integrarse con Microsoft 365, aprovechando herramientas como SharePoint Online, Teams, OneDrive, Planner y Power Automate para mejorar la colaboración y la gestión documental.

¿Una intranet SaaS es segura?

La seguridad depende del proveedor elegido. Los mejores ofrecen cifrado avanzado, autenticación multifactor y certificaciones de cumplimiento, mientras que la empresa debe gestionar permisos y accesos de manera eficaz.

¿Qué costos implica una intranet SaaS?

Una intranet SaaS tiene una suscripción mensual o anual basada en el número de usuarios y las funcionalidades requeridas, evitando inversiones iniciales en hardware y licencias.

¿Cómo se realiza la migración de una intranet on-premise a una SaaS?

La migración comienza con el análisis de los requisitos empresariales, la selección del proveedor, la depuración de datos, la integración con los sistemas existentes y la capacitación de los usuarios para garantizar una adopción efectiva.

¿Qué herramientas de Microsoft se pueden utilizar para crear una intranet SaaS?

Microsoft 365 ofrece herramientas como SharePoint Online para la gestión documental, Teams para la colaboración, OneDrive para el almacenamiento, Power Automate para la automatización y Power BI para el análisis de datos.

¿Cuáles son los criterios para elegir el mejor proveedor de intranet SaaS?

Un buen proveedor debe garantizar altos estándares de seguridad, integración con herramientas empresariales existentes, escalabilidad, costos competitivos y un soporte técnico confiable.