MICROSOFT 365 - SHAREPOINT
¿Cúal eligir entre SharePoint Online y SharePoint On-Premise?
Sharepoint se presenta en dos versiones: Online y On-premise.
¿Cuáles son las diferencias entre ellas? ¿Cómo elegir la mejor para su empresa?
Siga leyendo el artículo para descubrir qué solución es la más adecuada para su empresa.
Lo que encontrará en este artículo
- Cómo elegir el software adecuado para su empresa
- Diferencias entre SharePoint Online y SharePoint On-Premise
- Por qué debería elegir SharePoint Online
- Cuándo preferir SharePoint On-Premise
Microsoft Sharepoint es una herramienta de colaboración de Microsoft que se utiliza principalmente en el lugar de trabajo para la gestión de contenidos, la gestión de documentos electrónicos y el intercambio de conocimientos. Sharepoint es una plataforma centralizada y segura que permite a los grupos de trabajo colaborar, gestionar datos y mejorar la eficiencia.
Sharepoint se utiliza para crear intranets y empresas digitales en el lugar de trabajo debido a sus características de colaboración.
Sharepoint se presenta en dos versiones: Sharepoint Online y Sharepoint Server (On-premise). Aunque ambas pueden ser beneficiosas en función de los objetivos específicos de la empresa, es importante recordar que:
- Microsoft Sharepoint Server (última versión 2019) es un producto obsoleto que ya no recibirá actualizaciones. Microsoft anunció en Microsoft Ignite 2020 que a mediados de 2021 se lanzará un nuevo Sharepoint Server con un modelo de suscripción de licencias. Sin embargo, hasta la fecha no ha aparecido ninguna noticia al respecto.
- En su lugar, Microsoft Sharepoint Online es una propuesta 100% SaaS que se incluye en la suscripción de Microsoft 365 y representa el presente y el futuro del producto.
Si va a iniciar un nuevo proyecto de Sharepoint, la decisión entre las dos versiones debería favorecer claramente a Sharepoint Online si quiere que el proyecto dure más a medio y largo plazo.
Ahora veremos las diferencias entre las dos opciones.
SharePoint Online VS SharePoint On Premise
¿Qué versión de Sharepoint es mejor para sus necesidades?
Tamaño de los datos
Puede tomar su decisión en función de la cantidad de datos que necesite almacenar. La capacidad de almacenamiento de datos de la solución on-premise es ilimitada. Lo único en lo que tiene que pensar es en el tamaño de su instancia de SQL Server, y tener en cuenta que todos los activos de Sharepoint On-Premise se serializan y se guardan como objetos blob en la base de datos de SQL Server.
Dado que Sharepoint Online está totalmente basado en la nube, no incluye una opción de almacenamiento de datos ilimitado.
Para cada usuario con licencia por empresa, Microsoft ha establecido un límite de 1 TB + 10 GB. Si necesita almacenamiento adicional, puede adquirirlo como complemento de su suscripción a Microsoft Office 365.
También existe un límite de 25 TB en la cantidad de datos que pueden recoger los sitios de Sharepoint Online.
Consulte siempre el sitio web de Microsoft en este enlace para obtener más información.
Costes y licencias
Siempre hay que tener en cuenta los costes a la hora de elegir el software adecuado para apoyar el trabajo en la empresa, incluyendo las licencias directas y los costes auxiliares.
Si está considerando la solución Sharepoint On Premise, tenga en cuenta que una granja de Sharepoint necesita varias instancias de servidor, cada una de las cuales requiere una licencia independiente. Además de estas licencias, tendrá que adquirir SQL Server, Windows Server y, sobre todo, el hardware necesario para soportarlo todo, dados los elevados requisitos de hardware de Sharepoint.
En cambio, tendrá que comprar una licencia CAL independiente para cada usuario que vaya a utilizar la intranet de Sharepoint (Standard o Enterprise).
El precio de Sharepoint Online viene determinado por el número de usuarios que utilizarán el producto. La suscripción le permite hacer que Sharepoint esté disponible en su organización rápidamente sin preocuparse del mantenimiento. También puede utilizar el conjunto global de productos de colaboración, buzones de correo y archivos en la nube con una licencia de Microsoft Office 365.
La licencia de Office 365 Business o Enterprise incluye Sharepoint Online. También viene con una licencia dedicada llamada Sharepoint Online P1/P2 diseñada para los usuarios que no necesitan el buzón de correo.
El acceso a las aplicaciones web de Microsoft Office está disponible en ambas versiones. El tipo de licencia es lo único que cambia. La versión On-premise requiere una licencia exclusiva para ver y editar documentos con las aplicaciones web.
Por otro lado, la versión en la nube permite ver y editar documentos directamente desde la nube sin requerir licencias adicionales.
Actualizaciones de Microsoft
El departamento de TI de la empresa gestiona las actualizaciones de la versión local de la intranet, que decide cuándo instalar y gestionar las actualizaciones disponibles. Para seguir recibiendo el soporte de Microsoft, debe mantener siempre actualizado su entorno de trabajo.
En cambio, Microsoft se encargará de la instalación y distribución de las actualizaciones de las herramientas de trabajo para la versión en línea.
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Qué hay que tener en cuenta al elegir entre SharePoint Online y SharePoint On Premise
Si está pensando en crear su propia intranet corporativa con Sharepoint pero no está seguro de si optar por la nube o por la versión local, debería pensar en las tendencias recientes.
Microsoft ha adoptado la estrategia "cloud-first" (la nube es lo primero), como se indica en la premisa del artículo. Esto significa que Microsoft implementa las nuevas características primero para las versiones en línea, y luego las pone a disposición de las instalaciones locales. Esto podría ser una indicación de los planes futuros de Microsoft.
Las nuevas y modernas herramientas estarán disponibles inicialmente sólo en la nube, y las instalaciones on-site llegarán más tarde. Además, no todas las funciones estarán disponibles para la solución local: todas las integraciones con otras funciones de Office 365 no estarán disponibles localmente.
Comparemos las dos opciones una al lado de la otra.
| SHAREPOINT ONLINE | SHAREPOINT ON-PREMISE |
|---|---|
| Sin servidores ni hardware. Uso de los centros de datos en la nube de Microsoft. | Requiere la compra de hardware dedicado. |
| Reducción de los recursos internos. Actualizaciones automáticas realizadas por Microsoft. | El equipo interno de TI debe gestionar los servidores, establecer actualizaciones y parches. |
| Información almacenada en la nube. | La información se almacena en su red local. |
| Forma parte de su plan de Office 365; los gastos mensuales se basan en el número de usuarios. | La empresa debe absorber los costes de las licencias de los servidores y de los usuarios. |
| La información se mantiene según las normas de seguridad específicas del sector. | La empresa es responsable de la seguridad de los servidores. |
| Basado en la redundancia integrada de Microsoft. No hay control sobre los servidores. | Se basa en servidores y hardware propios y personalizables. Control total del servidor y de los servicios de acceso. |
| Se ejecuta en un servidor multiusuario. | Granja única. |
| Microsoft gestiona la instalación y distribución de actualizaciones y mejoras. | Las actualizaciones se instalan y gestionan internamente. |
| Personalizaciones limitadas. | Personalizaciones ilimitadas. |
| Copias de seguridad generadas por Microsoft. | El propietario debe crear, probar y gestionar las copias de seguridad del centro de datos dedicado. |
| Puede conectar usuarios externos y puede ampliarse fácilmente con diversos servicios de Azure. | La infraestructura de conexión de los usuarios externos debe construirse y ajustarse manualmente. |
| Microsoft se encarga de la escalabilidad del servicio. | La escalabilidad es responsabilidad del comprador del servicio. |
| Las herramientas y funciones son desarrolladas y actualizadas continuamente por Microsoft. | Las nuevas herramientas sólo están disponibles a posteriori, y no todas. |
¿Cuándo elegir SharePoint Online?
Para las empresas que quieren construir una intranet escalable, el servicio en la nube es la mejor opción. Reduce la complejidad y ahorra dinero.
Tome una decisión acertada con consecuencias a corto plazo optando por la versión en línea, que ahorra tiempo y dinero al evitar la necesidad de construir la infraestructura necesaria.
Puede beneficiarse de los avances del producto en el futuro si acepta seguir la hoja de ruta de actualizaciones del editor.
Hemos optado por seguir la estrategia de Microsoft con intranet.ai y no admitimos instalaciones de nuestra intranet en entornos locales.
¿Cuándo elegir SharePoint On Premise?
Si ya dispone de una infraestructura dedicada, trabaja en una organización con altos estándares de cumplimiento, necesita grandes requisitos de personalización y quiere ahorrar dinero en licencias, On-Premise es la mejor opción.
Es la solución perfecta para las empresas que necesitan más almacenamiento del que proporciona Microsoft o que quieren tener más control sobre la arquitectura de la granja.
Si su intranet debe ser accesible sólo dentro de la red de su empresa, Sharepoint On-Premise puede ser la mejor opción.
La elección de la versión de Sharepoint es fundamental para su empresa. En términos de cobertura funcional básica, las soluciones On-Premise y Online siguen siendo similares. Cuál de las dos versiones se adaptará a los requisitos específicos es el factor decisivo.
Si no está seguro de qué versión es la mejor para sus necesidades, considere la posibilidad de crear una intranet híbrida para sacar el máximo partido a ambas opciones.
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Giuseppe Marchi
MVP de Microsoft para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010, Giuseppe fundó Dev4Side e intranet.ai con el objetivo de ayudar a las empresas a tener un entorno de trabajo más sencillo y eficaz.
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