MICROSOFT 365 - SHAREPOINT
Que choisir entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise ?
Sharepoint existe en deux versions : Online et On-premise.
Quelles sont les différences entre ces deux versions ? Comment choisir la meilleure solution pour votre entreprise ?
Continuez à lire l'article pour découvrir quelle solution est la plus adaptée à votre entreprise.
Ce que vous trouverez dans cet article
- Comment choisir le bon logiciel pour votre entreprise
- Différences entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise
- Pourquoi choisir SharePoint Online
- Quand préférer SharePoint On-Premise
Microsoft Sharepoint est un outil de collaboration de Microsoft qui est principalement utilisé sur le lieu de travail pour la gestion de contenu, la gestion de documents électroniques et le partage de connaissances. Sharepoint est une plateforme centralisée et sécurisée qui permet aux groupes de travail de collaborer, de gérer des données et d'améliorer leur efficacité.
Sharepoint est utilisé pour créer des intranets et des entreprises numériques sur le lieu de travail en raison de ses fonctions de collaboration.
Sharepoint existe en deux versions : Sharepoint Online et Sharepoint Server (sur site). Bien que les deux puissent être bénéfiques en fonction des objectifs spécifiques de l'entreprise, il est important de se rappeler que :
- Microsoft Sharepoint Server (dernière version 2019) est un produit obsolète qui ne recevra plus de mises à jour. Microsoft a annoncé lors de Microsoft Ignite 2020 qu'un nouveau Sharepoint Server avec un modèle d'abonnement de licence sera publié à la mi-2021. Cependant, aucune nouvelle de cette déclaration n'a fait surface à ce jour.
- Au lieu de cela, Microsoft Sharepoint Online est une proposition 100% SaaS incluse dans l'abonnement Microsoft 365 et représente le présent et l'avenir du produit.
Si vous démarrez un nouveau projet Sharepoint, le choix entre les deux versions devrait clairement favoriser Sharepoint Online si vous voulez que le projet perdure plus longtemps à moyen et long terme.
Nous allons maintenant examiner les différences entre les deux options.
SHAREPOINT ONLINE VS SHAREPOINT ON PREMISE
Quelle est la version de Sharepoint la mieux adaptée à vos besoins ?
Taille des données
Vous pouvez prendre votre décision en fonction de la quantité de données que vous devez stocker. La capacité de stockage des données de la solution sur site est illimitée. Il vous suffit de penser à la taille de votre instance SQL Server et de garder à l'esprit que toutes les ressources de Sharepoint On-Premises sont sérialisées et enregistrées sous forme d'objets blob dans la base de données SQL Server.
Sharepoint Online étant entièrement basé sur le cloud, il ne comprend pas d'option de stockage illimité des données.
Pour chaque utilisateur sous licence par entreprise, Microsoft a fixé une limite de 1 To + 10 Go. Si vous avez besoin d'un espace de stockage supplémentaire, vous pouvez l'acheter en complément de votre abonnement à Microsoft Office 365.
Il existe également une limite de 25 To pour la quantité de données pouvant être collectées par les sites Sharepoint Online.
Consultez toujours le site web de Microsoft à cette adresse pour plus d'informations.
Coûts et licences
Les coûts doivent toujours être pris en compte lorsque l'on choisit le bon logiciel pour soutenir le travail dans l'entreprise, y compris les licences directes et les coûts annexes.
Si vous envisagez la solution Sharepoint On Premise, gardez à l'esprit qu'une suite Sharepoint nécessite plusieurs instances de serveur, dont chacune requiert une licence distincte. En plus de ces licences, vous devrez acheter SQL Server, Windows Server et, surtout, le matériel nécessaire pour supporter le tout, compte tenu des exigences matérielles élevées de Sharepoint.
En revanche, vous devrez acheter une licence CAL distincte pour chaque utilisateur qui utilisera l'intranet Sharepoint (Standard ou Enterprise).
Le prix de Sharepoint Online est déterminé par le nombre d'utilisateurs qui utiliseront le produit. L'abonnement vous permet de mettre rapidement Sharepoint à la disposition de votre organisation sans vous soucier de la maintenance. Vous pouvez également utiliser la suite globale de produits de collaboration, de mailbox et d'archives en cloud avec une licence Microsoft Office 365.
La licence Office 365 Business ou Enterprise comprend Sharepoint Online. Elle est également fournie avec une licence dédiée appelée Sharepoint Online P1/P2 conçue pour les utilisateurs qui n'ont pas besoin de mailbox.
L'accès aux applications Web de Microsoft Office est disponible dans les deux versions. Le type de licence est le seul élément qui différe. La version sur site nécessite une licence exclusive pour afficher et modifier des documents avec des applications Web.
En revanche, la version en cloud vous permet de visualiser et de modifier des documents directement à partir du cloud sans avoir besoin de licences supplémentaires.
Mises à jour côté Microsoft
Le service informatique de l'entreprise gère les mises à jour de la version sur site de l'intranet, qui décide quand installer et gérer les mises à jour disponibles. Pour continuer à bénéficier du support de Microsoft, vous devez toujours maintenir votre environnement de travail à jour.
En revanche, Microsoft se charge de l'installation et de la distribution des mises à jour de l'outil de travail pour la version en ligne.
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Ce qu'il faut prendre en compte pour choisir entre SharePoint Online et SharePoint On Premise
Si vous envisagez de créer votre propre intranet d'entreprise à l'aide de SharePoint, mais que vous ne savez pas s'il faut opter pour une solution en ligne ou sur site, vous devez tenir compte des tendances récentes.
Microsoft a adopté la stratégie "cloud-first", comme indiqué dans les prémisses de l'article. Cela signifie que Microsoft met en œuvre de nouvelles fonctionnalités pour les versions en ligne en premier lieu, puis les rend disponibles pour les installations locales plus tard. Cela pourrait être une indication des plans futurs de Microsoft.
Dans un premier temps, les outils nouveaux et modernes ne seront disponibles que dans le cloud, les installations sur site venant plus tard. En outre, toutes les fonctionnalités ne seront pas disponibles pour la solution sur site : toutes les intégrations avec d'autres fonctions d'Office 365 ne seront pas disponibles localement.
Comparons les deux options.
| SHAREPOINT ONLINE | SHAREPOINT ON-PREMISE |
|---|---|
| Pas de serveurs, pas de matériel. Utilisation des centres de données Microsoft Cloud. | Nécessite l'achat de matériel spécifique. |
| Réduction des ressources internes. Mises à jour automatiques effectuées par Microsoft. | L'équipe informatique interne doit gérer les serveurs, mettre en place les mises à jour et les correctifs. |
| Informations stockées dans le cloud. | Informations stockées sur votre réseau local. |
| Il fait partie de votre plan Office 365 ; les dépenses mensuelles se font en fonction du nombre d'utilisateurs. | L'entreprise doit absorber les coûts des licences pour les serveurs et les utilisateurs. |
| Les informations sont conservées conformément aux normes de sécurité propres au secteur. | L'entreprise est responsable de la sécurité des serveurs. |
| Basé sur la redondance intégrée de Microsoft. Aucun contrôle sur les serveurs. | Il s'appuie sur des serveurs et du matériel propriétaires personnalisables. Contrôle total du serveur et des services d'accès. |
| Fonctionnement sur un serveur multi-tenant. | Exploitation unique. |
| Microsoft gère l'installation et la distribution des mises à jour et des améliorations. | Les mises à jour sont installées et gérées en interne.Las actualizaciones se instalan y gestionan internamente. |
| Personnalisations limitées. | Personnalisations illimitées. |
| Sauvegardes générées par Microsoft. | Le propriétaire doit créer, tester et gérer les sauvegardes du centre de données dédié. |
| Il peut connecter des utilisateurs externes et peut être facilement étendu avec une variété de services Azure. | L'infrastructure de connexion des utilisateurs externes doit être construite et ajustée manuellement. |
| Microsoft se charge de l'évolutivité du service. | L'évolutivité est la responsabilité de l'acheteur du service. |
| Les outils et fonctionnalités sont développés et continuellement mis à jour par Microsoft. | Les nouveaux outils ne sont disponibles qu'à une date ultérieure, et pas tous. |
Quand choisir SharePoint Online ?
Pour les entreprises qui souhaitent créer un intranet évolutif, le service en cloud est la meilleure option, réduisant la complexité et vous faisant économiser de l'argent.
Prenez une décision judicieuse aux conséquences à court terme en optant pour la version en ligne, qui permet de gagner du temps et de l'argent en évitant de construire l'infrastructure nécessaire.
Vous pouvez bénéficier des avancées du produit à l'avenir si vous acceptez de suivre la feuille de route des mises à jour de l'éditeur.
Nous avons choisi de suivre la stratégie de Microsoft avec intranet.ai et ne supportons pas les installations de notre intranet sur des environnements sur site.
Quand choisir SharePoint On Premise ?
Si vous disposez déjà d'une infrastructure dédiée, si vous travaillez dans une organisation aux normes de conformité élevées, si vous avez des exigences de personnalisation élevées et si vous souhaitez économiser sur les licences, la solution On-Premise est la meilleure option.
C'est la solution idéale pour les entreprises qui ont besoin d'une capacité de stockage supérieure à celle fournie par Microsoft ou qui souhaitent avoir plus de contrôle sur l'architecture de leur exploitation.
Si votre intranet doit être accessible uniquement au sein du réseau de votre entreprise, Sharepoint On-Premise peut être la meilleure option.
Il est essentiel pour votre entreprise de choisir une version de Sharepoint. En termes de couverture fonctionnelle de base, les solutions On-Premise et Online sont similaires. Le facteur décisif est de savoir laquelle des deux versions s'adaptera aux exigences spécifiques.
Si vous n'êtes pas sûr de la version la mieux adaptée à vos besoins, envisagez de créer un intranet hybride pour tirer le meilleur parti des deux options.
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Miro Radenovic
Certifié Microsoft et défenseur d'Azure, Miro a fondé Dev4Side et intranet.ai en aidant à créer une société de logiciels performante avec une grande expertise sur les technologies de collaboration et de cloud de Microsoft. Il travaille en tant que Directeur Technique pour nos solutions intranet intégrées et gère des projets avec nos clients.
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP pour SharePoint et Office 365 (maintenant appelé Microsoft 365) depuis 2010, Giuseppe a fondé Dev4Side et intranet.ai dans le but d'aider les entreprises à avoir un environnement de travail plus simple et plus efficace grâce aux technologies Microsoft. Il travaille en tant que Consultant pour tout ce qui concerne la collaboration, les portails intranet et les plateformes cloud de Microsoft.
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