Digital Workplace: ¿qué es y por qué sirve a su empresa?

¿Qué es un digital workplace?

Hoy en día, la transformación digital se ha convertido en una realidad concreta en todas las organizaciones, independientemente del sector. Ya no se trata de si implementarla, sino de cómo hacerlo.

Las empresas exitosas son aquellas que logran integrar la tecnología con los componentes del negocio, creando un sistema de herramientas digitales capaces de trabajar juntas para apoyar las actividades cotidianas.

Eso es precisamente el digital workplace: un entorno que permite a los empleados colaborar y acceder a toda la información necesaria, desde cualquier lugar y dispositivo. Una ventaja que cobra aún más relevancia con la creciente difusión del trabajo ágil o remoto.

Con la conectividad disponible en todas partes, las empresas se están orientando hacia herramientas de colaboración avanzadas, como Microsoft Teams, Google Workspace y Slack, que superan el concepto tradicional del correo electrónico y las reuniones presenciales.

Además, ofrecen una forma más dinámica de conectar a los equipos, haciendo posibles reuniones virtuales, chats en tiempo real y funcionalidades, a través de integraciones específicas, para la gestión de actividades y proyectos complejos, apoyando así una verdadera transformación digital.

Pero, ¿qué es exactamente un digital workplace? En resumen, podríamos definirlo como el conjunto de herramientas y tecnologías diseñadas para facilitar la comunicación, la colaboración y los procesos empresariales.

Aunque existen varias plataformas con este propósito, el entorno de trabajo digital por excelencia es la intranet corporativa, es decir, la plataforma capaz de centralizar y digitalizar los flujos comunicativos, colaborativos y documentales, construyendo lo que se puede definir como una comunidad empresarial interconectada.

La intranet, que en años pasados era simplemente un sitio interno para compartir noticias corporativas, hoy es una plataforma completa. Al integrar wikis, blogs, organigramas, directorios e incluso espacios sociales, como los de comentarios y retroalimentación, tiene como objetivo facilitar la comunicación en todos los niveles de la organización y apoyar a los usuarios en sus actividades diarias. Las intranets modernas, basadas en SharePoint Online, pueden conectarse a herramientas de aprendizaje y gestión del conocimiento, como Microsoft Viva, que aportan valor al digital workplace, ofreciendo un espacio único para la colaboración y el desarrollo de competencias.

Así es como soluciones de digital workplace bien implementadas pueden ayudar a una empresa: con plataformas capaces de adaptarse a los cambios sin requerir intervenciones técnicas continuas, y con herramientas que permiten la continuidad operativa, la digitalización de actividades, servicios e información, y la automatización de procesos.

Pero hay más: un digital workplace bien diseñado puede reforzar el sentido de pertenencia a la organización, conectando a cada persona con sus colegas y con la misión de la empresa. Está demostrado que el compromiso de los trabajadores aumenta cuando se percibe el valor de los recursos puestos a disposición por la organización. En el entorno de trabajo digital, estos recursos se vuelven fácilmente accesibles y pueden utilizarse no solo para realizar actividades cotidianas, sino también para que usted pueda expresar sus ideas, opiniones y preferencias.

Para las empresas, invertir en una plataforma de digital workplace significa construir un entorno flexible, capaz de adaptarse a los cambios y de garantizar a sus trabajadores todo lo que necesitan para desempeñar su labor de la mejor manera, hoy y en el futuro.

 

Digital Workplace: ¿qué ventajas ofrece?

Muchas empresas ya no se limitan a tener una oficina física tradicional, sino que están invirtiendo en la creación de un espacio virtual que pueda cumplir las mismas funciones, pero de manera más eficiente.

Como hemos visto, ese espacio es el digital workplace, que permite a todos los miembros de una organización trabajar, comunicarse y encontrar la información que necesitan en poco tiempo y directamente desde un ordenador, una tableta o un teléfono, sin tener que acudir a la oficina.

Se trata de una nueva forma de trabajar, que ofrece diversas ventajas: las empresas pueden reducir costes, las personas pueden desempeñar sus funciones desde distintos lugares sin preocuparse por los desplazamientos diarios, y ambas partes suelen sentirse más satisfechas.

En la práctica, una plataforma de digital workplace bien estructurada ayuda a que las empresas estén mejor organizadas y sean más eficientes, al tiempo que proporciona a los trabajadores un entorno moderno y flexible donde pueden realizar todas sus tareas con mayor comodidad y accesibilidad.

 

Gestión centralizada

Centralizando información, procesos y permisos, un digital workplace puede hacer que los procesos internos sean más ágiles y capaces de adaptarse rápidamente a los cambios organizativos o del mercado.

Una gestión centralizada también mejora la seguridad y el control de los datos que se comparten diariamente entre colegas, equipos y departamentos. De hecho, esta centralización crea un único punto de acceso para todos los miembros de la organización, simplificando la comunicación y reduciendo el riesgo de errores o duplicación de información.

Además, una gestión centralizada favorece el cumplimiento normativo, asegurando que las políticas de seguridad y los permisos se apliquen de manera coherente en todos los procesos y sistemas. Esto no solo protege los datos sensibles, sino que también permite al personal de TI supervisar y gestionar los accesos de forma más eficaz, garantizando que solo las personas autorizadas puedan visualizar o modificar la información dentro del entorno de trabajo digital de la empresa.

 

Reducción de los costes de TI

Un entorno de trabajo digital basado en servicios en la nube bajo modalidad SaaS, como SharePoint Online, o de tipo pay-per-use permite a las empresas evitar inversiones costosas en hardware físico y reducir significativamente los gastos de gestión y mantenimiento. Gracias a la escalabilidad de la nube, es posible ajustar los recursos según las necesidades reales, pagando solo por lo que se utiliza y manteniendo así una gestión más eficiente de los costes.

Las soluciones avanzadas de inteligencia artificial y automatización que pueden integrarse en el digital worplace contribuyen aún más a la reducción de los costes operativos, optimizando los recursos de TI implicados y limitando la intervención manual por parte del equipo interno o de colaboradores externos. Por ejemplo, herramientas de monitoreo predictivo basadas en IA pueden resolver problemas antes de que se presenten o alertar al departamento de TI sobre posibles amenazas a la infraestructura de la empresa.

De este modo, las soluciones de digital workplace no solo reducen los costes relacionados con la infraestructura, sino que también permiten al equipo de TI centrarse en iniciativas estratégicas, como la innovación y la mejora continua de los procesos, aumentando así el valor global para la empresa.

 

Racionalización de los costes inmobiliarios

Con la consolidación de los modelos de trabajo híbrido y remoto, se reduce la necesidad de disponer de grandes espacios físicos, especialmente en zonas urbanas de alto coste. El entorno de trabajo digital también resulta útil en este sentido, permitiendo al personal llevar a cabo sus tareas desde cualquier lugar y ayudando a las empresas a redimensionar los espacios de oficina en función de sus necesidades operativas reales.

Este enfoque no solo reduce los costes inmobiliarios, sino que también hace que la empresa sea más competitiva en el mercado laboral. La posibilidad de trabajar en remoto permite atraer y retener a profesionales cualificados sin limitaciones geográficas impuestas por las oficinas tradicionales.

 

Mayor productividad

El entorno de trabajo digital ofrece un acceso inmediato y centralizado a toda la información, los documentos, los contactos y los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades diarias de una empresa. Los empleados pueden encontrar, compartir y actualizar datos y comunicaciones de forma fluida, reduciendo el tiempo que normalmente se dedica a buscar información, que a menudo se solicita a los compañeros por correo electrónico.

La accesibilidad del digital workplace, y de la intranet corporativa en particular, es lo que permite un aumento de la productividad tanto a nivel individual como de equipo, facilitando la colaboración y mejorando la capacidad de respuesta de la empresa ante las problemáticas más comunes.

 

Aceleración de la innovación

Con un entorno de trabajo digital, las empresas pueden contar con plataformas que integran herramientas de colaboración virtual y sesiones interactivas, facilitando el desarrollo y el intercambio de ideas. Gracias a estas herramientas, equipos que no trabajan en la misma sede pueden participar en lluvias de ideas, talleres creativos y reuniones de diseño a distancia, multiplicando las oportunidades de intercambio.

Cada vez más organizaciones están experimentando entornos inmersivos donde los trabajadores pueden interactuar y contribuir a proyectos compartidos en espacios virtuales realistas, como una oficina, sin ir más lejos. Estos entornos favorecen el pensamiento creativo y estimulan la colaboración, incluso en contextos de trabajo híbrido o remoto.

 

Atractivo para nuevos talentos

Una plataforma de digital workplace bien estructurada hace que las empresas sean más atractivas para las nuevas generaciones, como los Millennials y la Generación Z, que representan una parte significativa de la fuerza laboral actual.

Los jóvenes talentos suelen estar interesados en entornos laborales altamente digitalizados que, por tanto, son capaces de promover modelos de trabajo centrados en la flexibilidad, la sostenibilidad y la inclusión.

Las empresas que invierten en la transformación digital y fomentan modalidades híbridas o a distancia demuestran estar alineadas con las exigencias del mercado laboral moderno. ¿Por qué no empezar entonces con la creación de un entorno de trabajo digital adaptado a sus actividades y, sobre todo, a sus personas?

 

Soluciones para crear el digital workplace

Sin entrar en demasiados tecnicismos, las soluciones —o mejor dicho, las herramientas— que componen el concepto de entorno de trabajo digital pueden agruparse en dos ámbitos principales:

1. El entorno tecnológico del digital workplace. Este puede incluir aplicaciones en la nube, que hoy representan la opción más común gracias a su flexibilidad y a la reducción de los costos operativos, pero también soluciones on-premise para las empresas que requieren un mayor control sobre infraestructuras específicas. Los entornos de trabajo pueden ser accesibles a través de aplicaciones web, móviles o soluciones basadas en escritorios virtuales, como Windows Virtual Desktop, que permiten acceder al entorno laboral desde cualquier dispositivo conectado.
   
   

2. Herramientas de colaboración. Estas herramientas permiten la comunicación y la interacción en tiempo real entre los miembros de la organización. Entre las soluciones de colaboración se encuentran las redes sociales corporativas, las plataformas de mensajería y videoconferencia como Microsoft Teams y Slack, así como herramientas para la gestión del conocimiento y plataformas de knowledge management (por ejemplo, Microsoft Viva). En este ámbito también se incluyen las wikis, que permiten centralizar la información y los recursos empresariales, y herramientas para la gestión de proyectos y tareas como Microsoft Planner, que mejoran la colaboración entre los equipos.
   
   

SharePoint Online es la solución ideal para integrar ambos ámbitos.

Por un lado, SharePoint Online ofrece un entorno tecnológico de vanguardia. Al ser una plataforma en la nube, es accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar, con la ventaja de no requerir a las empresas inversiones en infraestructuras informáticas complejas o costosas. Microsoft se encarga de la gestión y las actualizaciones de seguridad, lo que permite a su empresa centrarse en su actividad principal.

Por otro lado, SharePoint Online proporciona herramientas de colaboración que simplifican la interacción entre los miembros de un equipo o departamento empresarial. La plataforma centraliza documentos, recursos y contenidos en una intranet personalizable, donde todas las personas de una organización pueden encontrar rápidamente lo que necesitan para realizar sus tareas. Así se obtiene un entorno de trabajo digital completo, capaz de integrarse de forma nativa con todas las aplicaciones de Microsoft 365 para cubrir cualquier necesidad, desde la colaboración hasta la gestión del conocimiento, de los proyectos y de la formación interna.

 

Ejemplo de intranet SharePoint construida con intranet.ai

Plataforma de digital workplace: 3 nuevas tendencias

La transformación digital sigue evolucionando, introduciendo nuevas funcionalidades que los entornos de trabajo digitales deben saber integrar para seguir siendo competitivos y continuar simplificando el trabajo de los usuarios. Actualmente, hay tres funcionalidades principales que están emergiendo:

1. Análisis de datos: el análisis de datos es hoy en día fundamental para los administradores de sistemas, ya que permite comprender cómo se utiliza el entorno de trabajo digital y, en consecuencia, cómo mejorarlo para apoyar mejor a los trabajadores. Herramientas de análisis como Intranet Analytics de intranet.ai proporcionan información detallada sobre la arquitectura de la información corporativa y el uso del contenido dentro del entorno de trabajo digital. Además de supervisar las páginas más visitadas y los documentos más buscados, ayudan a personalizar la experiencia de los usuarios según sus hábitos y necesidades, garantizando así una excelente adopción.
   
   

2. Inteligencia Artificial: los algoritmos de IA no solo ayudan a los usuarios en las búsquedas, sino que van más allá, automatizando tareas repetitivas y ofreciendo sugerencias proactivas basadas en el comportamiento y el contexto. Por ejemplo, la plataforma puede anticipar las necesidades de cada trabajador, sugiriendo documentos relevantes, colegas con los que colaborar o contenidos formativos de interés para su rol.
   
   

3. Asistentes virtuales: los asistentes virtuales, impulsados por IA, pueden integrarse en el digital workplace para gestionar solicitudes complejas. Por ejemplo, pueden responder a preguntas sobre documentos o procedimientos, o automatizar la reserva de salas de reuniones o el análisis de informes detallados. Hablando de la intranet de SharePoint, un ejemplo relevante es la reciente introducción de Copilot, que se integra en las aplicaciones del entorno Microsoft 365 para apoyar a los usuarios en la realización de una gran variedad de tareas.

Interfaz simplificada de la intranet SharePoint de intranet.ai

Búsqueda avanzada en la intranet de SharePoint de intranet.ai

Crear comunicaciones modernas en la intranet SharePoint de intranet.ai

Reunir los recursos favoritos en la intranet SharePoint de intranet.ai

Interacciones con las noticias de la intranet SharePoint de intranet.ai

Medir el estado de ánimo de los colegas en la intranet de SharePoint de intranet.ai

Área dedicada a cada departamento en la intranet SharePoint de intranet.ai

Crear grupos de discusión y proyectos en la intranet de SharePoint de intranet.ai

Notificaciones push vía Teams para la intranet SharePoint de intranet.ai

Cómo crear el digital workplace con las soluciones de Microsoft 365

Hoy en día, la distancia ya no es un obstáculo para el trabajo, gracias a herramientas capaces de fomentar una comunicación y una colaboración que van más allá de la presencia física. Microsoft 365, líder mundial del mercado, es una plataforma en la nube ofrecida en modalidad SaaS, con costes basados en el número de licencias adquiridas, y proporciona una suite completa de aplicaciones diseñadas para aumentar la productividad y el bienestar en la empresa.

Anteriormente conocido como Office 365, Microsoft 365 no solo ofrece las aplicaciones de trabajo más conocidas, como Excel, Word y Teams, sino que también pone a disposición un entorno seguro para almacenar los datos corporativos, centralizándolos en la nube y haciéndolos accesibles solo con los permisos adecuados.

Exploremos las soluciones disponibles en la suite para construir su entorno de trabajo digital.

 

Microsoft Teams

Microsoft Teams es hoy una de las herramientas más potentes y versátiles para la colaboración empresarial. En una época en la que la comunicación y la flexibilidad se han convertido en componentes esenciales de la vida profesional, Teams permite a las empresas superar las barreras físicas y organizativas para ofrecer un espacio digital donde la colaboración remota se vuelve más sencilla y natural.

Gracias a Teams, las actividades de equipo se extienden más allá de los límites de su propio departamento, involucrando a colegas de otras áreas e incluso a usuarios externos a la empresa, cuando están autorizados. Imagine poder reunir en un solo espacio las conversaciones, los archivos y las aplicaciones de un proyecto: Teams lo hace posible, y lo hace de forma segura y sincronizada, para que todos tengan siempre acceso a la información más reciente sin comprometer la privacidad.

Una de las grandes ventajas de Teams es su perfecta integración con Microsoft 365. Esto significa que usted puede utilizar herramientas como Planner para la gestión de tareas, OneNote para tomar notas compartidas, SharePoint Online para el archivo documental, e incluso soluciones avanzadas como Power Automate, Power Apps y Power BI de la Microsoft Power Platform para adaptar los procesos internos a sus necesidades, y no al revés.

Cada usuario puede chatear o hacer videollamadas con sus colegas, tanto internos como externos a la empresa, participar en canales dedicados a los proyectos en los que trabaja y acceder fácilmente a los documentos necesarios. Todo esto en un contexto sincrónico, donde el intercambio de archivos se realiza en tiempo real, lo que permite un flujo de trabajo sin interrupciones.

Y en cuanto a eventos y seminarios web, Teams está diseñado para albergar transmisiones en directo con cifras impresionantes: hasta 20.000 participantes, con una duración máxima de 16 horas. Funcionalidades importantes para involucrar a todo el público empresarial y asegurarse de que cada miembro de la organización se sienta parte de una comunidad activa.

 

Yammer (ahora Viva Engage)

Pasemos ahora a la creación de la red social corporativa con Viva Engage, la evolución de la reconocida aplicación Yammer de Microsoft 365.

Diseñada para reunir a las personas, especialmente si trabajan en distintos lugares o en diferentes momentos, Viva Engage permite recibir información con facilidad, ayudar a los colegas y compartir conocimientos dentro de la organización mediante la creación de comunidades dedicadas a proyectos, departamentos o temas transversales como el bienestar en la empresa y la tecnología.

Los miembros de una comunidad pueden compartir mensajes o preguntas para aprender de colegas con más experiencia y conocer mejor la vida empresarial.

Viva Engage introduce funcionalidades avanzadas para fomentar la interacción y la comunicación bidireccional, como las Historias, el Rincón de liderazgo y las sesiones de Preguntas y Respuestas (Q&A): nuevas herramientas para implicar a los colegas y facilitar el diálogo con los líderes.

 

OneDrive

Cuando se habla de la gestión y conservación de datos en el entorno de trabajo digital de Microsoft 365, es imprescindible detenerse en OneDrive for Business. Esta herramienta no solo es una potente solución de almacenamiento en la nube, sino que también representa un punto de acceso clave para la colaboración moderna.

OneDrive ofrece un sistema de sincronización impecable que permite a cualquier persona crear un archivo en su ordenador y retomarlo desde una tablet o un smartphone, manteniendo todas las modificaciones sincronizadas. Es compatible con todas las principales plataformas, incluidos Windows Phone, Android, iOS e incluso Xbox. Pero eso no es todo: hoy en día, OneDrive también se integra con muchas aplicaciones de terceros y plataformas web, brindando a los usuarios una flexibilidad sin precedentes.

Uno de los verdaderos puntos fuertes de OneDrive consiste en el acceso centralizado a los archivos desde cualquier dispositivo, eliminando la necesidad de enviar documentos por correo electrónico o de guardar copias en memorias externas. Imagine la comodidad de poder visualizar los cambios en tiempo real o añadir comentarios y anotaciones mientras colabora en el mismo archivo con sus colegas, sin importar dónde se encuentren.

También se debe mencionar la integración de la inteligencia artificial, que ayuda a los usuarios a encontrar rápidamente los contenidos que necesitan, sugiriendo archivos relevantes y mejorando la búsqueda dentro de los archivos almacenados.

Por último, la seguridad: un aspecto imprescindible en el que OneDrive ha dado pasos importantes. Gracias a la autenticación de dos factores, los controles de acceso avanzados, las etiquetas de cumplimiento y la supervisión de actividades, sus datos personales y empresariales están siempre protegidos, cumpliendo con los requisitos de conformidad más estrictos.

 

FAQ sobre el digital workplace

¿Qué es un digital workplace?

Un entorno de trabajo digital es un espacio virtual que combina herramientas, procesos y personas dentro de una organización. Mejora la colaboración y el acceso a la información desde cualquier lugar, lo que lo convierte en algo esencial para los entornos laborales modernos y flexibles.

¿Cuáles son las ventajas de un digital workplace?

Las ventajas incluyen una mayor colaboración, acceso simplificado a la información, apoyo al trabajo remoto, mayor agilidad y un aumento del compromiso de los empleados gracias a una mejor comunicación y acceso a los recursos.

¿Qué herramientas se utilizan comúnmente en un digital workplace?

Herramientas como Microsoft Teams y SharePoint Online son muy utilizadas porque permiten la comunicación en tiempo real, reuniones virtuales, gestión de tareas y el intercambio de documentos, creando una experiencia digital integrada.

¿Cómo contribuye una intranet a un digital workplace?

Una intranet actúa como una plataforma centralizada para la comunicación, la colaboración y la gestión documental. Las intranets modernas integran funciones sociales, gestión del conocimiento y herramientas de aprendizaje para fomentar una cultura corporativa conectada.

¿Qué tendencias están influyendo en el digital workplace?

Las principales tendencias incluyen soluciones para el trabajo remoto, herramientas de colaboración avanzadas y un enfoque creciente en el bienestar de los empleados a través de sistemas de apoyo integrados como Microsoft Viva.

¿Por qué se recomienda Microsoft 365 para la integración de un digital workplace?

Microsoft 365, especialmente con SharePoint Online y Microsoft Viva, ofrece herramientas sólidas para la colaboración, la gestión documental y el compromiso de los empleados, representando una solución completa para las necesidades del entorno de trabajo digital.

¿Cómo mejora un digital workplace el compromiso de los empleados?

Facilitando el acceso sencillo a los recursos y canales de comunicación, un entorno de trabajo digital bien diseñado refuerza el sentido de pertenencia y permite que los empleados contribuyan activamente a los objetivos de la empresa.

¿Cuáles son las principales características de una intranet moderna?

Las características incluyen wikis, blogs, organigramas, espacios sociales para feedback, integraciones con plataformas de aprendizaje y herramientas para compartir conocimientos, contribuyendo a una experiencia de usuario fluida.