Employee Experience Platform: para qué sirve y cuál elegir

Employee Experience Platform: ¿por qué importa?

Cuando la pandemia transformó la sala de reuniones en una cuadrícula de rostros en Microsoft Teams, muchos responsables de Recursos Humanos se dieron cuenta de que las herramientas tradicionales ya no eran suficientes.

No se trataba solo de integrar a distancia a nuevos empleados, sino de cuestionar por completo la forma en que las personas viven su trabajo. Desde entonces, la "experiencia del empleado" dejó de ser un concepto abstracto reservado a los glosarios de las consultoras para consolidarse como un activo estratégico que integra comunicación interna, optimización de procesos y herramientas de productividad, con el objetivo de mejorar la experiencia general en el entorno digital de trabajo.

La experiencia de los empleados se ha convertido en una métrica tangible, observable en los balances.

Un colega que recibe retroalimentación constante, encuentra con tres clics la política actualizada y ve reconocido públicamente su aporte, genera en promedio más valor, permanece más tiempo en la empresa y gestiona mejor la relación con los clientes, quienes a su vez se sienten más satisfechos.

La employee experience, en definitiva, se refleja en el índice de promoción de la marca y en el nivel de innovación de los equipos. Por esta razón, las empresas con visión consideran la motivación y el compromiso como variables que, si se miden en tiempo real, permiten ajustar la estrategia de crecimiento con la misma agilidad con que el departamento financiero actualiza una previsión de caja.

Aquí entra en juego la elección de la plataforma adecuada.

Sin un centro unificado, los datos permanecen dispersos entre hojas de Excel, encuestas anónimas, chats informales y diversas aplicaciones, cada una con su base de datos aislada. El resultado es el llamado "síndrome de las sillas vacías", que se traduce en evaluaciones de desempeño retrasadas, candidaturas que se pierden en el proceso de aprobación y gerentes que no logran detectar señales de alerta antes de que un talento decida marcharse.

El trabajo híbrido amplifica la necesidad de coordinación.

En la oficina, el compromiso se construía gracias a la cercanía física. Los colegas intercambiaban ideas junto a la máquina de café, los gerentes percibían el descontento en una expresión seria por el pasillo. Ahora que los equipos están cada vez más distribuidos, la empresa debe reemplazar esos micro-momentos por interacciones digitales bien orquestadas, sin bloquear la espontaneidad.

Se necesita un espacio virtual donde publicar un logro alcanzado con un cliente, pedir una opinión a otros departamentos sobre un prototipo o simplemente celebrar un aniversario profesional con toda la organización, sin obligar a las personas a cambiar constantemente de una aplicación a otra.

Si ese entorno digital se basa en una suite de productividad como Microsoft 365, se produce un salto cualitativo: los reconocimientos compartidos en el chat se reflejan en el perfil de desempeño, los cursos completados actualizan las insignias de competencia y las encuestas de clima laboral generan insights útiles para los gerentes, por citar solo algunos ejemplos.

El fenómeno de la gran renuncia ha dejado claro que la retribución no es el único factor para atraer y retener talento. Los jóvenes profesionales valoran especialmente a las empresas que:

• ofrecen un plan de crecimiento estructurado;
• garantizan un equilibrio entre vida personal y trabajo;
• tienen una comunicación auténtica, respaldada por acciones concretas.

Una employee experience platform permite materializar todo esto.

Durante el proceso de incorporación, por ejemplo, la persona recién contratada puede recibir una hoja de ruta personalizada que combine módulos de formación, reuniones con el tutor y pequeños objetivos medibles.

Cada logro desbloquea los siguientes contenidos, aplicando la lógica de un videojuego.

Así, el nuevo colega percibe de inmediato que tiene un rol claro y no necesita improvisar, lo que reduce ese 20% de productividad que, según numerosos estudios, se pierde en los primeros seis meses cuando la información es implícita o difícil de encontrar.

 

 

No menos relevante es, por tanto, el tema de la comunicación interna.

Los boletines y tablones físicos funcionaban mientras los mensajes a transmitir fueran pocos y lineales. Sin embargo, la velocidad del mercado actual exige actualizaciones constantes pero bien dirigidas, para no saturar a las personas con comunicaciones irrelevantes y, por ende, insensibilizar su atención.

Las plataformas modernas utilizan la segmentación para dirigir las noticias a los destinatarios adecuados, del mismo modo que los feeds sociales filtran los contenidos.

Otro aspecto crítico es la medición. Sin una plataforma, el personal de Recursos Humanos suele recolectar retroalimentación una o dos veces al año, conociendo posibles problemas internos solo después de varios meses de retraso.

Con un sistema de encuestas periódicas, en cambio, el clima organizacional permanece siempre visible. Pero no solo eso. Las mejores plataformas de experiencia del empleado, entre las que destaca la intranet, permiten cruzar los datos de compromiso con métricas operativas.

Si un departamento empieza a participar menos en las iniciativas internas, podría ser una señal de que algo no está funcionando y que pronto podrían registrarse más tickets de soporte, más errores en los procesos y más estrés.

Por último, está la cuestión del employer branding.

Una plataforma abierta a comunidades externas (pensemos en concursos de innovación o hackathons universitarios) ofrece una importante vitrina pública para la empresa. En un mercado laboral donde la reputación pesa tanto como el paquete económico, disponer de un espacio dedicado a la relación entre la marca y los stakeholders representa una ventaja competitiva difícil de replicar.

Estas son las razones por las que hablamos de employee experience y de plataformas para gestionarla de la mejor manera. Porque lo que está en juego va más allá de la satisfacción individual, teniendo un impacto extraordinario en la capacidad de una organización para crecer a pesar de los constantes cambios que observamos en el mercado (por no decir en el mundo) y, en consecuencia, mantenerse competitiva a lo largo del tiempo.

Los 4 pilares de la employee experience (y cómo implementarlos)

Quienes lideran personas en la empresa tienen hoy el reto de transformar cada etapa de la vida laboral en un momento de valor, tanto para el individuo como para la organización. Para lograr este objetivo, entran en juego cuatro elementos estrechamente interconectados:

• Onboarding continuo
• Engagement
• Reconocimiento
• Comunicación

Si se toman en serio estos cuatro pilares, tienden a superponerse y alimentarse entre sí, dando lugar a un círculo virtuoso que mejora el bienestar individual y fortalece la cultura organizacional.

El onboarding continuo facilita la inclusión y el crecimiento, lo que a su vez fomenta el engagement. Una persona comprometida se siente motivada a contribuir, especialmente si recibe un reconocimiento genuino. La comunicación es el hilo conductor que conecta todo, ya que visibiliza, valora y genera un sentido compartido de pertenencia.

Analicemos en detalle estos cuatro pilares.

 

 

1. Onboarding continuo

En el modelo tradicional de onboarding, la integración termina cuando la persona nueva recibe su credencial, hace el recorrido por la oficina y participa en la primera reunión con su responsable. Hoy en día, un proceso tan breve es un lujo que ninguna empresa puede permitirse.

Hablar de "onboarding continuo" implica ir más allá del simple saludo formal y acompañar a cada nueva persona a lo largo de un recorrido que comienza con la aceptación de la oferta y se extiende durante al menos los primeros seis meses de trabajo.

Las plataformas especializadas en employee experience activan un canal digital personalizado incluso antes del ingreso oficial a la empresa. De este modo, la nueva persona:

• recibe credenciales provisionales;
• accede al área con materiales y servicios relevantes para su función;
• recibe toda la documentación a completar, mediante firma electrónica;
• puede consultar contenidos que explican los valores, la misión y los objetivos de la empresa;
• completa cursos de formación obligatoria incluso antes de haber puesto un pie en la oficina.

¿El resultado? La nueva persona está operativa desde el primer día y no desorientada entre trámites burocráticos, comunicaciones de servicio y esperas interminables por respuestas a sus dudas.

Además, los datos recopilados por una plataforma como la intranet permiten monitorizar el tiempo que cada nuevo empleado tarda en alcanzar la autonomía y detectar las fricciones que dificultan su avance.

 

2. Crecimiento personal

Adoptar una plataforma de engagement del empleado significa dotarse de un ecosistema digital capaz de integrar encuestas rápidas, análisis del sentimiento, itinerarios de desarrollo y retroalimentación continua. Se trata de monitorear el nivel de motivación e intervenir con rapidez, antes de que los indicios de malestar se conviertan en problemas reales.

El centro del sistema no es solo el panel de control, sino la amplitud de señales que logra analizar: datos de productividad, respuestas abiertas en encuestas, tasas de participación en programas formativos, nivel de interacción en los canales internos.

Todo converge en un índice de vitalidad fácil de interpretar incluso para los managers de línea, quienes así pueden dejar de lado las iniciativas puntuales (como los contenidos motivacionales esporádicos) en favor de intervenciones que respondan a las verdaderas necesidades del equipo.

Veamos un ejemplo.

Un manager detecta, a través de la plataforma, una disminución constante en la interacción del equipo con los contenidos formativos sobre el desarrollo de soft skills. Paralelamente, una encuesta interna revela comentarios abiertos que expresan frustración por la falta de oportunidades de crecimiento.

En lugar de recurrir al clásico coaching genérico, el manager puede utilizar estas señales para diseñar un itinerario de desarrollo personalizado, activando al mismo tiempo un espacio de diálogo para recoger nueva retroalimentación. Con la solución de intranet.ai, podría entonces:

• crear un área dedicada a la formación del equipo;
• generar cursos a medida con Microlearning, según las carencias y los intereses comunes;
• utilizar el Tablero de participación para recopilar nuevas ideas y comprender cómo apoyar al equipo de manera aún más específica;
• publicar periódicamente encuestas rápidas para monitorear el nivel de motivación y la satisfacción con las acciones implementadas.

Así, en pocas semanas, la participación vuelve a aumentar, mejora el sentimiento general y el equipo percibe con mayor claridad las oportunidades de crecimiento que ofrece la empresa. La plataforma no solo identificó una problemática, sino que proporcionó los insights y las herramientas necesarios para construir una respuesta centrada en las personas.

 

3. Reconocimiento

El reconocimiento de los logros va más allá de la entrega de un premio al final del año.

Una plataforma que contempla la valorización de las personas ofrece espacios y funcionalidades dedicados al reconocimiento público de las contribuciones individuales. Entre ellos, destacamos:

• Un tablón digital de logros, donde compartir los resultados alcanzados por el equipo o por colegas individuales, tanto a pequeña como a gran escala;
• Un sistema de puntos de gratitud, que permite a los usuarios expresar aprecio mutuo de forma estructurada, convirtiendo los puntos en beneficios o experiencias personalizadas;
• Insignias simbólicas, vinculadas a objetivos medibles y a los valores de la empresa, para reforzar el sentido de pertenencia y promover comportamientos alineados con la cultura interna.

Para evaluar si el sistema funciona, es necesario cruzar los datos de engagement (tasa de respuesta a encuestas, interacción con las comunicaciones internas, número de insignias obtenidas, etc.) con los niveles de productividad, la reducción de la rotación de personal y la cantidad de reportes o incidencias.

 

4. Comunicación

El cuarto punto es el más importante, porque sin una buena comunicación interna los otros tres no pueden funcionar realmente.

La empresa híbrida, compuesta por oficina, casa, tren y espacios de coworking, necesita un centro gravitacional único que reúna de forma clara y coherente las noticias, documentos, recursos e interacciones que conforman el entorno digital de trabajo.

¿De qué manera puede ayudar una plataforma de experiencia del empleado?

Un sistema moderno como la intranet basada en SharePoint Online centraliza los flujos de comunicación, eliminando dispersión y redundancias. En este espacio, cada información tiene su lugar, cada voz encuentra su canal y cada aporte puede destacarse si resulta útil para la organización.

Esto significa dar coherencia y visibilidad a las comunicaciones, independientemente del lugar, dispositivo o rol de quien accede.

Así, la comunicación interna se convierte en un elemento estructural del engagement: deja de ser un flujo informativo unidireccional para transformarse en una red bidireccional de intercambio, escucha y colaboración.

A nivel técnico, una plataforma eficaz permite:

• la segmentación de las comunicaciones según roles, sedes o intereses;
• la integración con herramientas de colaboración y gestión del conocimiento;
• la multicanalidad (notificaciones, banners, móvil, correo electrónico);
• la medición de visualizaciones e interacciones.

 

Comparación entre las mejores plataformas de experiencia del empleado

Entre las soluciones que acompañan a los empleados a lo largo de todo su ciclo de vida en la empresa (desde la candidatura hasta una posible salida), destacan algunas plataformas dedicadas a la experiencia del empleado, con características muy distintas entre sí, cada una con puntos fuertes y limitaciones que deben tenerse en cuenta.

A continuación, presentamos un breve resumen.

 

 

Workvivo: intranet social orientada al sentimiento

Workvivo nace con la idea de transformar la página de inicio corporativa en un feed al estilo Facebook, donde conviven anuncios top-down y publicaciones espontáneas. Su punto fuerte es la rapidez con la que la comunicación se vuelve bidireccional. Esto se debe a que la curva de adopción es corta, dado que el modelo de interacción resulta familiar.

Sin embargo, cuando la empresa requiere procesos más controlados (por ejemplo, un flujo de trabajo multinivel para políticas o un archivo documental con control de versiones), entran en juego integraciones externas o personalizaciones que elevan el coste de propiedad.

Además, el análisis se centra en el engagement y ofrece menos insights operativos sobre productividad o competencias. No obstante, desde su adquisición por parte de Zoom, se han ampliado las capacidades de análisis, así como las funcionalidades de inteligencia artificial para medir el nivel de compromiso general en la empresa.

 

Panorama de Workvivo

Bonusly: estructura para micro-reconocimientos

Bonusly destaca por la sencillez de su mecanismo peer-to-peer, que consiste principalmente en créditos mensuales distribuidos entre colegas, convertibles en tarjetas de regalo. El sistema resulta eficaz en contextos donde la cultura del feedback rápido ya está presente, pero presenta dos limitaciones menos visibles.

En primer lugar, la moneda virtual debe respaldarse con presupuestos reales y se convierte en un coste recurrente difícil de reducir. En segundo lugar, el alcance es claro (reconocimiento táctico), pero la plataforma no gestiona objetivos de desarrollo ni realiza análisis del sentimiento.

Por lo tanto, se necesitan módulos adicionales para cubrir todas las áreas de la experiencia del empleado.

 

Panorama de Bonusly

Motivosity: reconocimiento con ambiciones analíticas

A diferencia de Bonusly, Motivosity intenta integrar encuestas sobre el estado de ánimo y check-ins por parte de los managers. La ventaja que ofrece es reducir la cantidad de herramientas de engagement del empleado que deben integrarse en el entorno digital de trabajo y, recientemente, con los módulos "Lead" y "Listen", las funciones adicionales de la plataforma se han vuelto mucho más sólidas que en el pasado.

En cuanto al TCO (coste total de propiedad), la licencia aumenta a medida que se agregan paquetes (Connect, Recognize, Lead, Listen), y el RTB (Return to Budget) debe calcularse considerando cuánto tiempo dedicarán realmente los managers al uso de los módulos de coaching.

 

Detalle de las métricas proporcionadas por Motivosity

Qualtrics: una experiencia nacida del análisis de datos

Qualtrics se basa en un enfoque orientado a recopilar datos en cada punto de contacto de la experiencia, para luego normalizarlos y presentarlos a través de paneles dinámicos.

Para un departamento de Recursos Humanos con una elevada madurez analítica, esto representa sin duda una ventaja. Desde el cuestionario de bienvenida hasta la encuesta trimestral, todo se integra en un mismo lago de datos. Además, las funciones de inteligencia artificial están diseñadas para mejorar la experiencia del empleado.

Sin embargo, su gestión requiere competencias estadísticas y de modelado. Sin un equipo dedicado, existe el riesgo de reducir Qualtrics a una simple herramienta de encuestas, aunque con el coste de una suscripción enterprise.

Si bien recientemente Qualtrics ha lanzado varios conectores nativos para plataformas de RR. HH., CRM y flujos de trabajo, lo que facilita la integración respecto al pasado, en contextos avanzados esta sigue siendo bastante compleja.

 

Panorama de Qualtrics

Leapsome: suite orientada al rendimiento

Leapsome combina objetivos, evaluaciones 360°, planes de desarrollo y encuestas de engagement. Su punto fuerte es el alineamiento estructural entre objetivos empresariales (OKR), feedback y rutas de aprendizaje. El sistema consigue así establecer vínculos claros entre el desempeño y el crecimiento de la organización.

La contrapartida es la complejidad de configuración necesaria antes de alcanzar la operatividad: definición de marcos de competencias, calibración de escalas de evaluación, mapeo de roles.

Quien comienza sin procesos bien desarrollados corre el riesgo de afrontar una fase de definición larga y costosa.

Desde el punto de vista económico, la licencia por usuario activo puede resultar eficiente para las pymes, pero se vuelve costosa en organizaciones con alta estacionalidad (como en los sectores de Retail y Hospitality), donde miles de empleados entran y salen en cuestión de meses.

 

Panorama de Leapsome

15Five: filosofía del "check-in semanal"

15Five gira en torno al ritual del cuestionario breve, que se completa cada semana y se discute en reuniones uno a uno. En este caso, la ventaja radica en la regularidad, mediante la cual es posible convertir el intercambio de feedback en un hábito.

La plataforma también ofrece módulos adicionales para la definición de objetivos, la revisión semestral y la formación (aunque la pieza central sigue siendo la encuesta semanal).

El aspecto negativo es que, si la dirección no dispone del tiempo necesario para leer cientos de informes semanales, la promesa de visibilidad corre el riesgo de convertirse en un claro sobrecargo informativo.

En cuanto a los costes, la oferta "Focus" puede parecer competitiva, pero para cubrir todo el ciclo de vida del empleado (incluyendo desarrollo y gestión del desempeño), las empresas suelen verse obligadas a migrar rápidamente a planes superiores, especialmente si desean acceder a analíticas avanzadas y funcionalidades para la gestión de talento a gran escala.

 

Panorama de 15Five

Employee Experience Platform: ¿cuál elegir?

De nuestro breve análisis no surge un claro ganador.

Sin embargo, hay un denominador común.

Aunque las presentadas son algunas de las plataformas de experiencia del empleado más populares, ninguna es completa. Consideradas individualmente, estas soluciones no pueden cubrir por sí solas todas las etapas del recorrido del empleado.

Si el objetivo es acompañar a las personas desde la candidatura hasta la entrevista de salida, un proyecto basado en la adopción de cualquiera de estas plataformas corre el riesgo de convertirse en un rompecabezas de integraciones.

Por eso, la pregunta no es "¿Qué plataforma tiene la funcionalidad X?", sino más bien "¿Cuánto tiempo y cuánta complejidad implica realmente integrar todas las funcionalidades necesarias para gestionar la experiencia del empleado, construyendo una trayectoria única de datos, procesos y narrativa?".

La solución a este dilema es más sencilla de lo que parece.

La intranet basada en SharePoint Online constituye la base ideal para construir su digital workplace con la tecnología de Microsoft 365. En este ecosistema, todos los procesos empresariales, incluida la experiencia del empleado, se integran sin complejidad.

Gracias a la conexión nativa que caracteriza a las aplicaciones de Microsoft, no es necesario superponer soluciones ni mantener herramientas aisladas en un collage tecnológico sin coherencia: todo está diseñado para funcionar en conjunto.

Hablaremos de ello con más detalle en la siguiente sección.

Employee Experience Platform: ¿por qué conviene adoptar la intranet de SharePoint?

Una plataforma de experiencia del empleado no funciona en el vacío; debe integrarse con:

• los repositorios donde se almacenan los documentos corporativos;
• los flujos de aprobación que regulan vacaciones y viajes de trabajo;
• los canales de comunicación utilizados por los colegas tanto en la oficina como en remoto.

En otras palabras, se necesita una estructura capaz de conectar todos los elementos sin los cuales no es posible gestionar de forma integral la experiencia de una persona dentro de la empresa.

Y es aquí donde empezamos a hablar de la intranet basada en SharePoint Online.

Integrada de forma nativa en el ecosistema de Microsoft 365, la intranet de SharePoint cuenta con una ventaja estructural inigualable frente a las soluciones verticales mencionadas anteriormente.

 

Intranet de SharePoint creada con intranet.ai

 

El punto de partida es la gestión documental, ámbito para el cual SharePoint fue creado.

El sistema no se limita a alojar archivos. Conserva versiones, registra quién los modifica, bloquea la edición simultánea cuando lo requiere un flujo de aprobación y aplica etiquetas de confidencialidad que determinan si un documento puede salir de la empresa o copiarse en dispositivos externos.

Todo esto ocurre sin necesidad de complementos de terceros, ya que es el propio motor de Microsoft 365 el que gestiona el cifrado de los datos en tránsito y en reposo, las copias de seguridad georredundantes y el cumplimiento de las principales normativas internacionales.

Esta infraestructura documental no es una isla: cuando un archivo pasa de borrador a estar listo para su publicación, puede integrarse un flujo de Power Automate (creado mediante interfaz Drag & Drop, sin código) para notificar al revisor, recopilar la firma electrónica, publicar el contenido en Teams y, si es necesario, activar una notificación push en Viva Engage.

El recorrido documento-proceso-comunicación permanece dentro del perímetro de Microsoft, evitando esos cambios constantes de aplicación que afectan a las plataformas verticales.

 

Distribución automática de los documentos publicados en la intranet de SharePoint de intranet.ai

 

Los flujos administrativos son otro aspecto clave.

Con SharePoint, es posible diseñar formularios web (siempre sin necesidad de código) que registran solicitudes de vacaciones, notas de gastos o las etapas del proceso de incorporación de una nueva persona contratada.

Posteriormente, cada formulario registra las respuestas en una lista de SharePoint, que a su vez puede actualizar en tiempo real el registro correspondiente en Dataverse (la base de datos en la nube que impulsa Power Platform) o en un sistema HRIS (Human Resources Information System) conectado vía API.

Si se imagina así el nuevo proceso de incorporación, esto es lo que puede suceder:

1. La persona encargada de selección precompleta los datos del nuevo empleado en una lista de SharePoint.
2. Un flujo genera automáticamente una cuenta en Microsoft Entra ID, asignando las licencias 365 correspondientes y creando el correo electrónico corporativo.
3. Un segundo flujo se encarga de poblar la lista de tareas pendientes (To Do) del responsable con las actividades de bienvenida, enviar al nuevo usuario un curso introductorio en Viva Learning y otorgarle créditos de bienvenida en el módulo de gamificación.

En relación con el último punto, una de las limitaciones más frecuentes en los proveedores verticales dedicados a la employee experience es precisamente la gamificación, que en estas soluciones suele estar cerrada y poco accesible. Puntos, insignias y clasificaciones residen en un módulo propietario, difícilmente exportable para realizar análisis avanzados.

En cambio, en la intranet de SharePoint, la lógica de premios puede hacerse transparente creando columnas calculadas dentro de las listas o componiendo puntuaciones mediante Power Automate. Además, se pueden integrar Microsoft Graph y Power Apps para obtener un panel personalizado.

De hecho, las actividades previstas en el proceso de incorporación que generan puntos (como completar un curso, participar en una encuesta o compartir una idea en Viva Engage) también residen en Microsoft 365, por lo que el seguimiento de los datos es inmediato.

Cada clic realizado en la suite de Microsoft se guarda en registros unificados que se consolidan en Microsoft Purview y, si es necesario, en Azure Data Lake. Power BI lee directamente estas fuentes y permite construir informes sin necesidad de exportar archivos .CSV desde una aplicación, .XML desde otra, y JSON desde otra más. Una operación que en los productos verticales se vuelve inevitable cuando se desea crear vistas transversales.

 

Recopilar y analizar datos con las encuestas rápidas de intranet.ai

 

Muchas soluciones verticales para la experiencia del empleado afirman ofrecer seguridad predeterminada, pero su control suele limitarse al perímetro de la aplicación individual. El resultado es una fragmentación de las políticas entre correo electrónico, uso compartido de archivos, comunicación interna, reconocimiento y herramientas para encuestas.

Con SharePoint (y, en general, con Microsoft 365), la seguridad se define de forma centralizada en el tenant, y la configuración se hereda de manera coherente por todos los servicios y aplicaciones de la organización, garantizando una protección transversal y una gobernanza unificada.

 

Cómo Microsoft 365 protege la experiencia del empleado

Funcionalidad de seguridad de Microsoft	Descripción
Etiqueta de confidencialidad	Una vez aplicada a un documento, la etiqueta acompaña al archivo incluso después de su descarga o envío por correo electrónico. Si la política lo prevé, Outlook bloquea el reenvío a destinatarios externos. Esta protección automática es una funcionalidad muy valorada por los usuarios de Microsoft, ya que la información sensible queda protegida sin requerir ninguna acción específica.
Acceso condicional	Las mismas reglas que protegen Teams se aplican también a la intranet, a los documentos compartidos y a las herramientas de RRHH. Por ejemplo, basta con un intento de acceso desde un país no autorizado para bloquear la autenticación en todos los servicios. De esta manera, los usuarios solo pueden acceder al entorno digital en condiciones seguras, con una experiencia de uso coherente y protegida en cada herramienta.
Auditoría central	Todas las acciones relevantes, desde la lectura de un documento hasta la modificación de un registro personal, se rastrean en una única interfaz de cumplimiento, sin necesidad de consultar distintos sistemas. Este enfoque se traduce siempre en una mayor transparencia en la gestión de los datos de los usuarios y en las actividades vinculadas a su experiencia en la empresa.

 

De la seguridad a la escalabilidad, hay solo un paso.

Especialmente en las pymes, una de las objeciones más frecuentes a la adopción de SharePoint era su supuesta complejidad de implementación. Con la introducción de plantillas de sitio y de Viva Connections, este obstáculo ha quedado atrás.

Hoy en día, cualquier usuario puede crear en pocas horas un portal de comunicación interna, utilizando Teams como interfaz integrada y OneDrive para la sincronización sin conexión, con una experiencia de uso fluida incluso para quienes no tienen conocimientos técnicos.

Cuando la empresa crece, las mismas bases soportan estructuras más amplias.

Hub sites para portales por país, colecciones de sitios dedicadas a I+D o Finanzas, criterios de retención de datos diversificados por región según requisitos normativos distintos... el crecimiento ocurre sin necesidad de cambiar de plataforma. En consecuencia, no es necesario migrar datos, volver a capacitar a los usuarios ni rediseñar procesos de copia de seguridad.

También hay que tener en cuenta que muchas empresas ya utilizan Microsoft 365 para gestionar el correo electrónico y organizar reuniones.

En tal caso, conviene recordar que SharePoint Online está incluido.

El único esfuerzo requerido es la configuración inicial y, si se desean activar flujos avanzados o aplicaciones personalizadas, la posible adquisición de alguna licencia premium.

Un esfuerzo mínimo, si se piensa que toda otra alternativa introduce:

• una tarifa por usuario;
• una cuota adicional por análisis avanzados de datos;
• un coste de integración con el directorio corporativo;
• asistencia técnica prácticamente obligatoria al ir más allá de las funcionalidades básicas.

La diferencia entre la intranet de SharePoint y sus competidores está en el paradigma.

No se trata de una pieza más en el ecosistema de herramientas de RRHH, sino de una plataforma completa, ya presente en el entorno digital de trabajo, con la cual es posible (y muy fácil) orquestar el resto de aplicaciones necesarias para digitalizar y optimizar los procesos internos.

Incluyendo, como se ha dicho, la experiencia del empleado.

FAQ sobre las plataformas de experiencia del empleado

¿Qué es una Plataforma de Experiencia del Empleado (EEP)?

Una Plataforma de Experiencia del Empleado es una herramienta digital que ayuda a las empresas a mejorar la experiencia laboral de las personas, integrando comunicación interna, formación, reconocimiento y participación en un entorno coherente. Después de la pandemia, la experiencia del empleado se ha convertido en un activo estratégico medible, capaz de influir en la productividad, la retención y la identidad de marca.

¿Por qué deberían las empresas invertir en una EEP?

Invertir en una EEP significa contar con una infraestructura digital que permite monitorear en tiempo real el nivel de motivación de los empleados, reforzar el sentido de pertenencia e intervenir con mayor rapidez ante posibles problemas internos. En un entorno de trabajo cada vez más distribuido, es fundamental sustituir las interacciones informales típicas de la oficina por momentos digitales orquestados pero auténticos.

¿Cuáles son los pilares fundamentales de una buena experiencia del empleado?

Una buena experiencia del empleado se basa en incorporación continua, crecimiento personal, reconocimiento y comunicación. Estos elementos se retroalimentan: la incorporación fomenta la inclusión y la autonomía, lo cual estimula el compromiso; un empleado comprometido tiene mayor disposición a participar activamente, especialmente si su trabajo es valorado; por último, una comunicación interna eficaz conecta y da visibilidad a todo el proceso, haciendo que la experiencia sea coherente y significativa.

¿Por qué usar SharePoint como plataforma para la experiencia del empleado?

La intranet basada en SharePoint Online ya está integrada de forma nativa con Microsoft 365, lo que permite orquestar todas las actividades relacionadas con la experiencia del empleado sin necesidad de soluciones externas o complementos adicionales. La gestión documental, los flujos de aprobación, la comunicación interna, los distintivos, la gamificación, la formación, las encuestas y el análisis de datos conviven en un único ecosistema seguro, escalable y gobernado de manera centralizada.

¿Qué funcionalidades debería ofrecer una EEP moderna?

Una plataforma moderna debe hacer tangible cada momento de la vida laboral, desde el pre-onboarding, pasando por itinerarios formativos personalizados y mecanismos de reconocimiento público, hasta la posibilidad de recoger comentarios frecuentes y convertirlos en acciones concretas. Además, debe permitir segmentar la comunicación, centralizar los contenidos y ofrecer herramientas sencillas para crear flujos, recopilar datos y generar insights operativos.

¿En qué se diferencia una intranet SharePoint de otras soluciones verticales?

Las soluciones verticales tienden a enfocarse en una dimensión específica de la experiencia, pero luego requieren módulos o herramientas adicionales para cubrir todo el ciclo de vida del empleado. Esto conlleva mayor complejidad, costes de integración y dificultades de gobernanza. Por el contrario, una intranet SharePoint permite gestionar toda la experiencia de las personas de forma fluida y sin fragmentaciones, gracias a la interoperabilidad natural entre los servicios de Microsoft.

¿Cómo se mide el éxito de una Plataforma de Experiencia del Empleado?

El éxito de una plataforma de experiencia del empleado se mide por su capacidad para generar insights relevantes al cruzar distintos datos, como la interacción con los contenidos, los resultados de las encuestas, la participación en iniciativas, la productividad y el desempeño de los procesos. Si un departamento participa menos en la vida corporativa o reporta menos comentarios, la plataforma debe permitir detectar estas tendencias y activar estrategias correctivas con rapidez.

¿Una EEP también puede mejorar la marca empleadora (employer branding)?

Sí, porque permite crear espacios digitales visibles externamente, como comunidades, concursos o hackatones, que refuerzan la reputación de la marca como empleador. En un mercado donde la reputación tiene tanto peso como la remuneración, disponer de una vitrina bien diseñada para mostrar la relación entre la empresa y su personal representa una ventaja competitiva que pocas soluciones pueden ofrecer.