Formación empresarial: cómo gestionarla con Microsoft 365

Formación empresarial: ventajas y tipos

Nunca se deja de aprender, dice un famoso refrán, y esta verdad es aún más evidente en el mundo empresarial. Sólo quien invierte en su propia formación continua puede evolucionar y asegurarse una carrera profesional próspera.

La formación corporativa, sin embargo, no es sólo un objetivo, sino un pilar estratégico a través del cual desarrollar y renovar las competencias internas de forma continua, alineándolas con un mercado en constante cambio y con los objetivos de la organización.

No estamos hablando simplemente de adquirir competencias técnicas: desde el punto de vista de la empresa, invertir en formación significa mejorar el rendimiento de cada trabajador y aumentar así la productividad de los equipos, invirtiendo en su crecimiento.

Desde el punto de vista del trabajador, pues, la formación ayuda a tener más confianza en el propio papel, manteniendo alta la motivación para contribuir al crecimiento de una empresa en la que se pueden potenciar las propias competencias. Por esta misma razón, las personas que reciben una formación de calidad en su propia empresa tienen menos probabilidades de buscar oportunidades en otros lugares.

Veamos, pues, cómo ofrecer a los trabajadores la mejor experiencia de formación, empezando por la primera pregunta que puede hacerse una empresa: ¿qué tipos de formación existen actualmente?

Los resumimos en la siguiente tabla.

 

Formación empresarial: principales tipos

 

Tipos de formación empresarial	Descripción
Técnica	Es el tipo de formación más común, centrada en habilidades específicas relacionadas con el trabajo diario, como el uso de software, maquinaria o procedimientos de la empresa.
Transversal	Este tipo de formación tiene como objetivo desarrollar las llamadas "habilidades blandas", entre las que se encuentran la comunicación eficaz, la gestión de conflictos o la resolución de problemas.
En línea	Se trata de un tipo de formación flexible, que permite realizar cursos y actualizaciones en días laborables muy ocupados.
En presencia	Modalidad de formación más tradicional, como presencial o en el puesto de trabajo.
Centrada en el liderazgo	Programas dedicados a la formación de futuros directivos, diseñados para preparar a los talentos seleccionados para funciones de mayor responsabilidad, dándoles las herramientas que necesitan para gestionar un equipo y tomar decisiones estratégicas.

 

Pasemos a la segunda pregunta: cómo implantar cada uno de estos tipos de formación en su empresa, profundizando en las soluciones recomendadas por nuestros expertos.

 

Formación empresarial: herramientas para su implantación

 

Tipos de formación empresarial	Soluciones recomendadas
Técnica	Plataformas como Microsoft Viva Learning, Moodle o LinkedIn Learning permiten acceder a contenidos de formación técnica, incluyendo contenidos personalizados. Microlearning de intranet.ai permite transformar documentos corporativos en cursos atractivos y fáciles de seguir. Los programas de simulación, como MATLAB o AutoCAD, permiten formar a los trabajadores en el uso de maquinaria y software. Herramientas como Microsoft Teams, Zoom o Webex permiten sesiones interactivas en las que expertos del sector pueden compartir sus conocimientos. Sistemas como Cornerstone OnDemand o SAP SuccessFactors ayudan a organizar, seguir y personalizar la formación con módulos específicos para diferentes tecnologías. Aplicaciones como Udemy for Business o Coursera for Teams permiten acceder a cursos recomendados por la empresa a través del móvil.
Transversal	Plataformas de e-learning, como LinkedIn Learning, Udemy for Business y Coursera o Microsoft Viva Learning. Herramientas de colaboración y creación de equipos, como Microsoft Teams y Slack, capaces de fomentar la colaboración y el intercambio de opiniones en tiempo real. Herramientas como MentorcliQ o Chronus facilitan la creación de programas de mentoring estructurados, fomentando el desarrollo de habilidades interpersonales y de liderazgo a través de la experiencia directa. Plataformas de gamificación como Kahoot! o Quizizz transforman el aprendizaje en una experiencia interactiva, mejorando la gestión de conflictos y el trabajo en equipo. Microsoft Forms es útil para recabar opiniones sobre cursos específicos o actividades de formación, mientras que Culture Amp y 15Five permiten evaluar las habilidades blandas de los compañeros, identificando posibles áreas de mejora. Los talleres y seminarios web a través de Zoom y Microsoft Teams son ideales para implicar al público corporativo en sesiones de formación en las que la comunicación y la participación ocupan un lugar central. Los sistemas LMS como SAP SuccessFactors o Cornerstone integran itinerarios personalizados de competencias interpersonales que se asignan en función de las funciones y actividades de los compañeros.
En línea	Herramientas como Microsoft Viva Learning y la intranet corporativa SharePoint Online permiten centralizar los contenidos de formación creados por la empresa o proporcionados por proveedores externos. Microlearning de intranet.ai permite transformar documentos complejos en contenidos de formación fáciles de asimilar, exportar en formato SCORM o compartir en las principales apps de la empresa, como Microsoft Teams o Viva Learning. Microsoft Teams y Zoom son herramientas versátiles para organizar sesiones de formación síncrona, mientras que GoToWebinar puede utilizarse para gestionar grandes eventos, con opciones avanzadas de análisis e informes. Además de los ya mencionados Kahoot! y Quizizz, Articulate 360 ayuda a crear cursos interactivos de e-learning, incluyendo elementos de simulación y gamificación. Thinkific y Teachable son herramientas para crear cursos a la carta, que dan la opción de incluir vídeos, cuestionarios y áreas de debate.
En presencia	Las pizarras interactivas de Microsoft Whiteboard o Promethean son un excelente apoyo para las sesiones de formación presencial, junto con sistemas de respuesta interactiva como Kahoot! Las herramientas de formación en el puesto de trabajo, como los programas de tutoría y seguimiento, pueden combinarse con software para supervisar el progreso a través de plataformas como Trello o Asana.
Centrada en el liderazgo	Las sesiones de coaching personalizadas son ideales para ayudar a los participantes a identificar sus puntos fuertes y sus áreas de mejora, centrándose en habilidades como la toma de decisiones y la gestión de equipos, para complementarlas con programas de mentoring que impliquen seguir de cerca a líderes experimentados. Plataformas como LinkedIn Learning o Microsoft Viva Learning ofrecen itinerarios de formación verificados dedicados a la gestión. Microsoft Forms facilita la creación, distribución y análisis de formularios dedicados a la evaluación de competencias. Éstos pueden combinarse con pruebas para medir las habilidades de liderazgo de cada individuo, que se basarán en herramientas como Myers-Briggs o el perfil DISC. Viva Engage facilita el debate entre directivos y líderes emergentes a través de funciones como las comunidades temáticas y los eventos de transmisión en directo.

Cómo crear un plan de formación empresarial

Está claro que un plan de formación empresarial bien estructurado es la clave para optimizar la inversión en las competencias internas de una organización.

La creación de un plan de este tipo comienza siempre con un análisis de las necesidades. En efecto, cada empresa debe comprender qué carencias existen y qué prioridad debe asignarse a cada una de ellas para crear una oferta de formación realmente eficaz.

Estas necesidades pueden identificarse mediante

• encuestas que se distribuirán entre los compañeros
• entrevistas con los jefes de equipo de la empresa
• análisis del rendimiento de los distintos departamentos

Una vez identificadas las principales carencias, hay que definir los objetivos del plan de formación. Se trata de objetivos que deben estar relacionados con el crecimiento de la empresa y de los trabajadores, por supuesto, y algunos ejemplos pueden ser mejorar las habilidades de gestión del tiempo, reducir el número de errores en las operaciones diarias o aumentar el nivel de satisfacción de los compañeros.

Lo importante es, en definitiva, tener objetivos claros, específicos y medibles.

El siguiente paso consiste en seleccionar los métodos de formación, que dependen de los objetivos y prioridades identificados anteriormente.

Algunas competencias pueden adquirirse fácilmente a través de cursos impartidos en línea, mientras que otras pueden requerir un enfoque más práctico, que podría implicar sesiones de tutoría o coaching en el lugar de trabajo.

Pensemos en un plan de formación diseñado para el equipo deventas de una empresa de comercio electrónico. La organización podría darse cuenta de que el departamento adolece de algunos problemas críticos, como la dificultad para gestionar el tiempo y una tasa de conversión de los contratos propuestos del 15 por ciento (significativamente inferior a la media del sector, del 25 por ciento).

Basándose en estos datos, la empresa podría decidir crear un curso de formación específico para su equipo de ventas.

 

Por lo tanto, es necesario entender primero las causas de las dificultades.

Una encuesta entre los miembros del equipo podría revelar que muchos de ellos tienen dificultades para utilizar el CRM corporativo. Además, una entrevista con el director podría confirmar que los vendedores suelen centrarse en tareas no prioritarias y que esto les resta tiempo valioso para trabajar en las negociaciones.

De este análisis surgen claramente las áreas de mejora y los objetivos en los que basar el plan de formación. Formulando los objetivos correctamente, el plan serviría para aumentar la tasa de conversión en 10 puntos porcentuales en un periodo de seis meses y reducir el tiempo medio necesario para cerrar un contrato de 7 a 4 días.

He aquí un ejemplo de cómo aplicar las distintas metodologías de formación interna al plan en cuestión:

• Formación técnica: impartición de un curso online sobre CRM corporativo, incluyendo ejercicios prácticos.
  
  
• Desarrollo de habilidades blandas: organización de un taller, de dos días de duración, dedicado a la gestión del tiempo y la negociación.
  
  
• Formación en el puesto de trabajo: acompañamiento de un mentor con más experiencia durante las negociaciones para practicar lo aprendido y corregir inmediatamente cualquier mal comportamiento.
  
  

Llegados a este punto, la empresa puede decidir estructurar el plan de formación en tres fases, que se extenderán a lo largo de un periodo de dos meses.

 

Ejemplo de plan de formación interna

 

Calendario de formación interna	Actividades y objetivos previstos
Semana 1-2	El equipo de ventas participa en un curso de e-learning sobre el CRM de la empresa, dedicando una hora al día a la formación y los ejercicios previstos para consolidar los conocimientos técnicos adquiridos.
Semana 3	Se organiza un taller presencial centrado en la mejora de las técnicas de negociación y la gestión del tiempo.
Semana 4-8	Los vendedores se emparejan con un mentor para mejorar la gestión de la negociación, recibiendo feedback inmediato.

El curso se imparte a través de Microsoft Viva Learning, lo que permite al jefe de equipo supervisar los progresos y los plazos en tiempo real. El taller, por su parte, tiene lugar en la empresa y debe ser impartido por un formador externo especializado.

 

Interfaz de Microsoft Viva Learning

Para garantizar la eficacia del plan, debe haber actividades de evaluación para cada fase, tanto durante la formación (a través de cuestionarios y sesiones de juegos de rol) como después (a través de un análisis de las métricas de ventas) para medir el impacto del plan de formación en términos de conversión y cierre de contratos.

Formación interna en la empresa: ¿qué la distingue de la formación externa?

La formación interna tiene muchas ventajas sobre su homóloga gestionada por profesionales externos a la organización, aunque implica algunas cuestiones adicionales que no deben subestimarse.

Pero empecemos por las ventajas. Entre las principales, encontramos la capacidad de respuesta a las necesidades reales de las personas que forman parte de la empresa, a las que se intenta ofrecer una solución práctica personalizada en forma de ejercicios, talleres y recursos dedicados a las mejores prácticas y casos de uso.

Este aspecto la diferencia de ciertos tipos de formación externa, en los que un enfoque más académico hace que la experiencia tenga un alcance más amplio y, en ocasiones, excesivamente teórico. Así pues, la formación interna es especialmente útil para aprender a enfrentarse a los retos cotidianos de los colegas, tanto en el plano profesional como en otros.

Otra ventaja es la garantía de continuidad. La formación en la empresa permite desarrollar una trayectoria de crecimiento adaptada a los trabajadores, que de este modo tienen más probabilidades de permanecer en una empresa que invierte en sus carreras profesionales.

Sin embargo, como decíamos, un itinerario de formación gestionado exclusivamente dentro de una empresa presenta algunos problemas. El primero y más importante es la falta de objetividad.

Dado que el material es creado por la propia empresa, la experiencia de formación puede ser limitada y menos objetiva, lo que conduce a una visión más estrecha de los problemas reales que impiden el mantenimiento de un rendimiento óptimo.

Por ello, muchas organizaciones están optando por un enfoque híbrido de la formación, es decir, por complementar sus propios recursos y cursos con contenidos ofrecidos por proveedores externos y con el apoyo de formadores externos que puedan aportar un punto de vista imparcial.

El equipo de intranet.ai ofrece sesiones de consultoría específicas para ayudar a las empresas a optimizar el uso de la tecnología de Microsoft, ayudando a los usuarios a mejorar la productividad en sus aplicaciones de trabajo diarias y a crear un lugar de trabajo digital que realmente satisfaga sus necesidades.

Además de las sesiones de formación en directo, ofrecemos contenidos listos para usar diseñados para aprender a utilizar las apps de Microsoft 365 a diario, junto con las capacidades de la inteligencia artificial recientemente integrada: Microsoft 365 Copilot.

Mediante la combinación de ambos enfoques de formación -interno y externo- cualquier empresa puede contribuir al desarrollo de su talento y sentar las bases necesarias para un crecimiento sostenido, incluso mediante la aportación de profesionales externos especializados.

Plan de formación corporativa: ejemplos de implantación con Microsoft 365

Como hemos visto en este breve resumen, cualquier programa de formación corporativa comienza siempre con la identificación de necesidades, lo que significa identificar las carencias que están perjudicando la productividad de los equipos individuales.

Como suite de productividad y comunicación profesional, Microsoft 365 ofrece importantes herramientas para mejorar la experiencia de formación corporativa, convirtiendo los comentarios de los compañeros en acciones concretas que incluir en el propio plan.

 

Cursos recomendados basados en intereses personales en Microsoft Viva Learning

Tras identificar las habilidades que faltan o que necesitan refuerzo, la empresa puede proceder a la creación de contenidos y a la distribución de los materiales de formación pertinentes para cada miembro del equipo. La creación de contenidos puede tener lugar en una variedad de formatos, desde cursos en línea asesiones presenciales, como hemos visto, hasta soluciones más recientes como las rutas de aprendizaje de Viva Learning.

Se trata de rutas personalizadas que permiten organizar los contenidos de formación seleccionados por la empresa en una secuencia lógica. Las rutas de aprendizaje también pueden integrar cursos y recursos de diferentes plataformas, como la intranet de empresa, basada en SharePoint Online, para centralizar la experiencia formativa.

Con esta solución, es posible realizar un seguimiento de las habilidades adquiridas, identificar las áreas que aún necesitan mejorar y realizar un seguimiento de la finalización de los objetivos, todo ello dentro del ecosistema de Microsoft 365.

 

Creación de una ruta de aprendizaje en Microsoft Viva Learning

Obviamente, hay que elegir el formato adecuado para cada situación.

La formación en el puesto de trabajo o a través de tutorías es una opción aconsejable para desarrollar habilidades técnicas con la orientación de formadores y colegas más experimentados. Para conocimientos más teóricos o habilidades más estructuradas, los cursos en línea, utilizables a través de Microsoft Teams y Viva Learning, son una alternativa viable, ya que permiten integrar sesiones en directo con contenidos a la carta, satisfaciendo la necesidad de mayor flexibilidad.

Por último, no hay que olvidar implicar a los compañeros para que (su) formación sea un éxito. En este sentido, las aplicaciones de Microsoft favorecen la creación de un entorno colaborativo en el que la puesta en común de recursos, el intercambio de conocimientos y el diálogo se convierten en elementos centrales de la formación.

Una aplicación estrella en este sentido es Microsoft Teams, que puede utilizarse para estimular una conversación durante los cursos, permitiendo a los participantes intercambiar ideas, preguntas y respuestas. Teams también puede convertirse en la plataforma para impartir sesiones de formación en directo con el fin de fomentar el debate y organizar reuniones de grupo durante o después de los cursos.

 

Simplificar el acceso al contenido de formación en Microsoft Teams

Llegados a cierto punto del curso de formación, será necesario evaluar los progresos realizados por cada uno. Microsoft Viva Learning permite integrar cuestionarios y preguntas durante o al final de los módulos que componen un curso, para evaluar el nivel de comprensión de los temas tratados.

Además de medir el progreso individual, también es necesario garantizar que los recursos de formación sean fácilmente accesibles y estén siempre actualizados: por lo tanto, es necesario centralizar y organizar los materiales de manera eficiente. Con SharePoint Online, por ejemplo, las empresas pueden crear un área dentro de su intranet con materiales de formación, que pueden dividirse por temas o departamentos a los que van dirigidos.

SharePoint también es una gran plataforma para gestionar la formación interna, ya que se integra de forma nativa con el resto de aplicaciones de Microsoft 365, incluyendo las ya mencionadas Teams y Viva Learning.

La integración entre SharePoint y Teams, en particular, proporciona una mejor accesibilidad. No solo se pueden compartir contenidos en grupos y chats, sino que se pueden integrar notificaciones push para alertar a usuarios concretos o a toda la audiencia corporativa sobre la publicación de nuevos contenidos.

 

Área de formación en la intranet de SharePoint Online

Pero veamos en detalle cómo utilizar las herramientas que ofrece Microsoft 365 para gestionar e implementar un plan de formación empresarial, con algunos ejemplos prácticos.

 

 

1. Formación en onboarding con Teams y SharePoint

 

Imaginemos una empresa que está implementando un programa de onboarding para nuevos empleados. Utilizando Microsoft Teams, la empresa puede crear un canal dedicado solo para el onboarding, donde se suben materiales informativos (misión de la empresa, políticas internas, roles, etc.). De este modo, los nuevos compañeros pueden consultar el contenido en cualquier momento, sin perder tiempo buscando la información que necesitan para empezar.

Por otra parte, SharePoint puede utilizarse para centralizar los documentos relacionados con la incorporación, lo que permite a quienes acaban de incorporarse a la empresa acceder fácilmente a recursos, preguntas frecuentes y cualquier guía específica de su función.

Con la posibilidad de crear un sitio dedicado de SharePoint, la empresa puede organizar los materiales por departamentos, haciendo que la experiencia sea aún más personalizada.

 

 

2. Actualización de competencias con Viva Learning

Otro caso de uso tiene que ver con la formación en proceso, donde destacan los cursos de actualización. Con Viva Learning, una empresa puede crear rutas de aprendizaje personalizadas basadas en las funciones y necesidades de los miembros que componen un equipo.

Por ejemplo, los miembros del equipo de ventas podrían acceder a cursos relacionados con técnicas de venta avanzadas, para hacer frente a negociaciones complejas, o manejo de objeciones, para mejorar las habilidades a la hora de responder a todas las posibles preguntas de los clientes. Además, esta plataforma permite combinar formación interna y externa, reuniendo cursos desarrollados por la empresa o sus socios.

 

 

3. Coaching y mentoring con Teams y Viva Engage

Una empresa puede utilizar Teams para organizar sesiones individuales, en las que el trabajador y el mentor asignado tienen la oportunidad de discutir los objetivos que deben alcanzarse al final de la formación y cómo proceder para desarrollar mejor las habilidades requeridas.

Además, el uso de Viva Engage puede fomentar la creación de una comunidad de aprendizaje, donde la información, las experiencias y los recursos pueden compartirse a través de características propias de los medios sociales y, por lo tanto, más atractivas que las formas tradicionales de comunicación.

 

 

4. Seguimiento de resultados con formularios y Power BI

Una empresa que ofrezca formación sobre cumplimiento podría utilizar Microsoft Forms para recoger las opiniones de los participantes al final del curso. Los usuarios podrían compartir su opinión sobre la calidad de los contenidos puestos a disposición y cómo se impartieron, contribuyendo así a la mejora de la oferta formativa de la empresa.

Posteriormente, los KPI relacionados con la mejora del cumplimiento, como la reducción de errores en el manejo de datos personales o el aumento de la notificación de incidentes en el lugar de trabajo, podrían seguirse a través de Power BI, que proporcionaría a los directivos análisis sobre el impacto de los cursos.

 

 

5. Formación de directivos con SharePoint y Teams

En el caso de la formación de directivos corporativos, se podría crear un curso dedicado al desarrollo del liderazgo aprovechando la combinación de SharePoint y Teams. A continuación, los directivos podrían acceder a los cursos y participar en seminarios web en directo a través de Teams, y luego consultar recursos en profundidad en el sitio de SharePoint vinculado al grupo.

FAQ sobre la formación empresarial

¿Qué es la formación empresarial?

La formación empresarial es un proceso estratégico orientado a desarrollar y actualizar las habilidades de los empleados para alinearlas con las demandas del mercado y los objetivos organizacionales. Este enfoque ayuda a mejorar el rendimiento individual y colectivo, fomentando el crecimiento general de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de la formación empresarial?

La formación empresarial mejora el rendimiento de los empleados, aumenta la productividad de los equipos, eleva la motivación y la satisfacción laboral, reduce la rotación de personal y promueve una cultura empresarial centrada en la innovación.

¿Cuáles son los principales tipos de formación empresarial?

Los principales tipos incluyen formación técnica, que se enfoca en habilidades específicas del rol; formación en habilidades blandas, que desarrolla competencias como comunicación y liderazgo; formación obligatoria, que cubre aspectos regulatorios y de seguridad; y formación gerencial, destinada a mejorar las capacidades de gestión y coordinación.

¿Cómo se crea un plan de formación empresarial efectivo?

Para desarrollar un plan efectivo, es necesario analizar las necesidades de formación identificando las habilidades requeridas, definir objetivos claros y medibles, seleccionar métodos de aprendizaje adecuados como formación presencial u online, planificar actividades y recursos, y evaluar resultados a través de la retroalimentación de los participantes y el seguimiento del progreso.

¿Cuál es la diferencia entre formación interna y externa?

La formación interna es gestionada directamente por la empresa, a menudo utilizando recursos y experiencia internos, mientras que la formación externa recurre a profesionales u organizaciones especializadas. La elección depende de la complejidad de las habilidades requeridas y de los recursos disponibles en la empresa.

¿Cómo puede Microsoft 365 apoyar la formación empresarial?

Microsoft 365 apoya la formación empresarial con herramientas como Microsoft Teams, que permite organizar sesiones online y fomentar la colaboración, y SharePoint, que facilita la creación y el intercambio centralizado de materiales de formación. Además, funciones como Microlearning de intranet.ai hacen posible integrar fragmentos de formación directamente en la intranet de la empresa, asegurando un aprendizaje continuo e integrado.