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Mejore la comunicación de su empresa con una red extranet para su trabajadores

Mientras que la intranet es el espacio digital reservado a la población interna de la empresa, la extranet es una plataforma de software utilizada para las comunicaciones con los miembros de fuera de la organización.

Los provededores, los distribuidores y los clientes pueden interactuar con la empresa a través de la plataforma que mejor estructure los procesos de trabajo.

Veamos para que sirve una extranet.

¿Qué es un portal extranet?

Una red extranet es un portal privado en lo que las personas de la empresa pueden comunicarse y conectarse con recursos externos en un espacio de trabajo digital reservado.

Como su propio nombre indica, "extra" significa cualquier tipo de contacto dirigido a un círculo de usuarios seleccionados fuera de la empresa. Pueden ser clientes, proveedores, distribuidores, vendedores y socios comerciales.

Como ya habrá adivinado, el papel de este sistema es extremadamente importante para permitir la colaboración. Promueve la comunicación, el intercambio de información, documentos y la transferencia de incluso grandes volúmenes de datos entre socios y organizaciones.

Dado que la plataforma se encuentra en una red informática privada, garantiza la seguridad del contenido, ya que no es accesible al público.

 

Extranet e intranet: las diferencias

La intranet: es una plataforma empresarial privada reservada únicamente a las personas de la empresa. Representa un lugar virtual donde los empleados pueden encontrar lo que necesitan. Alberga documentos, comunicaciones actualizadas, servicios, contenidos de formación y otras herramientas de vanguardia que permiten estructurar y centralizar los flujos de trabajo. ¿Los resultados? Ahorro de tiempo y dinero. A través de ella, la empresa consigue reforzar los procesos empresariales internos aumentando la productividad de los empleados.

Todos los departamentos de la intranet pueden interactuar entre sí y generar debates. Las comparaciones intraempresariales estimulan el crecimiento y aumentan el sentimiento de pertenencia a la organización de la que se forma parte.

Este espacio de trabajo digital refleja la empresa y proporciona una visión clara de su rendimiento.

 

 

 

La extranet: los empleados de la empresa se relacionan con empresas de fuera de la organización. Es un espacio de trabajo en el que se pueden establecer acuerdos con los distribuidores o con los socios comerciales y automatizar los procesos repetitivos. Un ejemplo de ello es la gestión de pedidos y entregas.

El aspecto que más atrae a las empresas es precisamente la capacidad de modelar la plataforma según sus necesidades de negocio.

El gráfico -que hemos preparado para ti- te muestra todas las posibles interacciones que la herramienta te permite tener con todos los recursos externos que contribuyen a la vida de la organización.

 Múltiples funciones

El software realiza una multiplicidad de funciones, y es especialmente útil cuando la empresa necesita tratar con clientes, proveedores o socios.

Veamos algunas de estas funciones.

 

 

  • Gestión del conocimiento:

las empresas se relacionan entre sí con mayor facilidad y colaboran mediante el uso común de programas o apps creados para ello.

  • Circulación de datos:

la plataforma permite el intercambio de una gran cantidad de datos entre los socios comerciales. Responde a la necesidad de intercambiar documentos como hojas de pedido, albaranes y listas de carga. De este modo, la empresa abre y cierra sus fronteras con facilidad, según sus necesidades de intercambio. La transmisión digital de datos también permite un proceso de almacenamiento preciso y organizado.

 

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  • Intercambio de información:

la circulación de la información relevante para los usuarios seleccionados es en tiempo real. Las comunicaciones actualizadas y destacadas pueden estar disponibles con un clic.

  • Cooperación:

es un concepto implícito, pero significativo. La posibilidad de cooperar entre empresas aumenta y fomenta su cooperación.

  • Gestión y organización de los datos:

Los datos pueden actualizarse y ponerse a disposición de los usuarios interesados en muy poco tiempo, garantizando un alto grado de coherencia, transparencia y seguridad.

 

 

Los resultados son un ahorro de tiempo -que de otro modo se perdería entre correos electrónicos y llamadas telefónicas- y una clara facilidad para manejar los informes.

Además, otra ventaja del sistema es que realiza para la empresa una especie de control de calidad sobre los productos y servicios, corrigiendo cualquier anomalía.

 

¿Cuáles son las ventajas de un portal extranet en una empresa?

Simplificación de los procesos empresariales

Uno de los beneficios de un portal extranet es la simplificación de los procesos empresariales frecuentes y repetitivos. Es posible que la empresa necesite hacer pedidos regularmente a un determinado proveedor y, para ello, deba recurrir al correo electrónico y a las llamadas telefónicas. Sin embargo, gracias a la extranet, estos pasos se reducen a la mitad en términos de tiempo y acciones.

Todos los pedidos pueden realizarse a través de su red privada en un espacio digital seguro. Las interacciones se producen de forma segura y en tiempo real. Las facturas se almacenan junto con otra información en un único lugar centralizado.

 

 Las interacciones en un portal extranet se producen en tiempo real y de forma segura. Por ejemplo, toda la información está vinculada:

  • El usuario externo que participa en el proceso
  • El usuario interno que gestiona el proceso

Además de almacenar todo en un espacio virtual común, puede hacer un seguimiento de todas las interacciones B2B que tienen lugar entre diferentes empresas.

 

La user experience del cliente

En las relaciones B2B, es importante centrarse en la satisfacción del cliente y del socio. El uso de este tipo de software ayuda a cultivar las relaciones con mayor eficacia y menos obstáculos.

Una de las principales ventajas de la digitalización es la accesibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana, para permitir una perfecta sincronización con los clientes.

Los agentes con los que la empresa entra en contacto pueden hacer preguntas, cargar datos y aprobar ideas o proyectos en cualquier momento. En consecuencia, se rompen las barreras de tiempo y lugar.

Una herramienta segura

Si está bien diseñado, el portal extranet cuenta con las herramientas necesarias para garantizar la máxima seguridad.

Los correos electrónicos y otros medios, que se suelen utilizar para transferir documentos, no ofrecen la protección adecuada para evitar posibles violaciones que podrían ser desastrosas.

Uno de los objetivos es eliminar estas preocupaciones y garantizar que la información sensible permanezca en un entorno protegido.

 

 

Microsoft 365 - Soluciones

Si busca un software que le garantice calidad y seguridad, seguramente el líder del mercado Microsoft 365 no podrá defraudar sus expectativas empresariales.

Puede partir de su servicio de intranet, Sharepoint Online, y utilizar una parte del mismo como extranet.

Este enfoque permite disponer de un único sistema centralizado en el que fusionar los procesos de una intranet y un portal extranet, sin tener que mantener y gestionar aplicaciones separadas. Sharepoint Online, a través de los permisos, puede definir qué portal es privado y cuál puede abrirse a usuarios externos, previa autenticación.

 

UNA EXTRANET CON INTRANET.AI

¿Una extranet, lista para usar con Microsoft 365?

Intranet.ai puede ayudarle a crear un portal de extranet empresarial, en poco tiempo. Nuestra solución se adapta completamente para crear un portal externo, utilizando todas las herramientas de colaboración de Microsoft 365

Intranet y extranet en un solo lugar

 

En el pasado, la intranet y la extranet siempre se habían considerado entidades y aplicaciones separadas.

Se necesitaban programas más específicos para su uso y hacer que se comunicaran e integraran requería costes adicionales que apenas se identificaban durante el análisis del proyecto.

Por el contrario, hoy en día, intranet y extranet coexisten en armonía en la gran esfera moderna del software de intranet, uno de los mayores avances logrados para el sector profesional.

La intranet ahora en su conjunto contiene en un solo paquete digital también el portal extranet para eliminar los problemas de comunicación o de integración entre los distintos software.

El objetivo es garantizar la colaboración entre los empleados internos y las partes interesadas externas de la empresa.

 

 

Donde la intranet no puede llegar, empieza la extranet.

De este modo, podrá comunicarse con los empleados, proveedores, socios y clientes en una única ubicación digital, ahorrando tiempo y dinero.

Dentro de ellas, se incrustan y optimizan procesos digitalizados de todo tipo. Pueden variar desde los pertenecientes a la esfera del marketing hasta los de recursos humanos. El objetivo es la formación de un espacio de trabajo digital en el que la empresa pueda satisfacer una variedad de necesidades diferentes.

Por esta razón, tener tanto una intranet como un portal extranet es extremadamente ventajoso, si se implementa correctamente. Podrá controlar tanto los problemas internos como los externos y encontrar formas vanguardistas de resolverlos.

¿Qué es un portal extranet? ¡Una adopción fácil y segura con intranet.ai!

Si duda de que la introducción de un nuevo software colaborativo e innovador pueda generar problemas de seguridad y confusión en los empleados, no se preocupe.

Estas herramientas ya han sido adoptadas por cientos de pymes y grandes empresas, que han confiado en Microsoft 365 para implementar aplicaciones seguras para exponerlas en Internet.

Intranet.ai es un Microsoft Gold Partner con más de 10 años de experiencia en el desarrollo de aplicaciones web en este campo.

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Giuseppe Marchi

MVP de Microsoft para SharePoint y Office 365 (ahora llamado Microsoft 365) desde 2010, Giuseppe fundó Dev4Side e intranet.ai con el objetivo de ayudar a las empresas a tener un entorno de trabajo más sencillo y eficaz gracias a las tecnologías de Microsoft. Trabaja como consultor en todo lo relacionado con la colaboración, los portales de intranet y las plataformas en la nube de Microsoft.

¿Qué es intranet.ai?

Es una intranet corporativa lista para utilizar,

diseñada para reducir los costos y el tiempo de implementación proporcionando un lugar de trabajo digital totalmente moderno y colaborativo.

  • El precio inicial es de 2450 euros, para una intranet con todas las funciones.
  • Más de 20 aplicaciones, incluyendo búsqueda inteligente, gestión de documentos, noticias, notificaciones push y mi lugar de trabajo.
  • 100% integrado con SharePoint Online y Microsoft 365.