Red extranet: qué es, cómo crearla de forma gratuita con Microsoft 365, y casos de uso
En este artículo, aprenderá más sobre qué es la extranet y cuál es su importancia en la mejora de la comunicación y los procesos internos de una empresa.
Nos adentraremos en las diferencias entre intranet y extranet, y destacaremos los beneficios que ambos portales pueden ofrecer a su negocio. Por último, le explicaremos paso a paso cómo puede crear una extranet de forma gratuita utilizando sus licencias de Microsoft 365.
Siga leyendo para obtener más información.
Lo que encontrará en este artículo
- Qué es una extranet y para qué se utiliza en las empresas
- Cuál es la diferencia entre una intranet y una extranet
- Por qué deberían estar integradas intranet y extranet en las empresas
- Cómo se crea un portal de extranet gratuito utilizando sus licencias de Microsoft 365
¿Qué es un portal extranet?
Una red extranet es un portal privado en lo que las personas de la empresa pueden comunicarse y conectarse con recursos externos en un espacio de trabajo digital reservado.
Como su propio nombre indica, "extra" significa cualquier tipo de contacto dirigido a un círculo de usuarios seleccionados fuera de la empresa. Pueden ser clientes, proveedores, distribuidores, vendedores y socios comerciales.
Como ya habrá adivinado, el papel de este sistema es extremadamente importante para permitir la colaboración. Promueve la comunicación, el intercambio de información, documentos y la transferencia de incluso grandes volúmenes de datos entre socios y organizaciones.
Dado que la plataforma se encuentra en una red informática privada, garantiza la seguridad del contenido, ya que no es accesible al público.
Extranet e intranet: las diferencias
La intranet es una plataforma empresarial privada reservada únicamente a las personas de la empresa. Representa un lugar virtual donde los empleados pueden encontrar lo que necesitan.
Alberga documentos, comunicaciones actualizadas, servicios, contenidos de formación y otras herramientas de vanguardia que permiten estructurar y centralizar los flujos de trabajo. ¿Los resultados? Ahorro de tiempo y dinero. Con ella, la empresa consigue reforzar los procesos empresariales internos aumentando la productividad de los empleados.
Todos los departamentos pueden interactuar entre sí y generar debates. Las comparaciones intraempresariales estimulan el crecimiento y aumentan el sentimiento de pertenencia a la organización de la que se forma parte.
Este espacio de trabajo digital refleja la empresa y proporciona una visión clara de su rendimiento.
Para obtener más información,
lea nuestro artículo sobre la intranet corporativa.
La extranet es el espacio digital donde los empleados de la empresa se relacionan con empresas y profesionales de fuera de la organización.
Es un espacio de trabajo en el que se pueden establecer acuerdos con los distribuidores o con los socios comerciales y automatizar los procesos repetitivos. Un ejemplo de ello es la gestión de pedidos y entregas.
El aspecto que más atrae a las empresas es precisamente la capacidad de modelar la plataforma según sus necesidades de negocio.
El gráfico -que hemos preparado para ti- te muestra todas las posibles interacciones que la herramienta te permite tener con todos los recursos externos que contribuyen a la vida de la organización.
Las múltiples funciones de la extranet
El software realiza una multiplicidad de funciones, y es especialmente útil cuando la empresa necesita tratar con clientes, proveedores o socios.
Veamos algunas de estas funciones:
- Gestión del conocimiento
Las empresas se relacionan entre sí con mayor facilidad y colaboran mediante el uso común de programas o apps creados para ello.
- Circulación de datos
La plataforma permite el intercambio de una gran cantidad de datos entre los socios comerciales. Responde a la necesidad de intercambiar documentos como hojas de pedido, albaranes y listas de carga.
De este modo, la empresa abre y cierra sus fronteras con facilidad, según sus necesidades de intercambio. La transmisión digital de datos también permite un proceso de almacenamiento preciso y organizado.
- Intercambio de información
La circulación de la información relevante para los usuarios seleccionados es en tiempo real. Las comunicaciones actualizadas y destacadas pueden estar disponibles con un clic.
- Cooperación
Es un concepto implícito, pero significativo. La posibilidad de cooperar entre empresas aumenta y fomenta su cooperación.
- Gestión y organización de los datos
Los datos pueden actualizarse y ponerse a disposición de los usuarios interesados en muy poco tiempo, garantizando un alto grado de coherencia, transparencia y seguridad.
Los resultados son un ahorro de tiempo -que de otro modo se perdería entre correos electrónicos y llamadas telefónicas- y una clara facilidad para manejar los informes.
Además, otra ventaja del sistema es que realiza para la empresa una especie de control de calidad sobre los productos y servicios, corrigiendo cualquier anomalía.
¿Cuáles son las ventajas de un portal extranet en una empresa?
Los portales de extranet ofrecen importantes ventajas para las empresas, al simplificar procesos de negocio recurrentes y reducir el tiempo necesario para tareas como pedidos a proveedores.
Estos portales permiten interacciones en tiempo real de manera segura, centralizan la información y fomentan la colaboración B2B, al hacer un seguimiento de todas las interacciones entre usuarios internos y externos.
A continuación, le explicamos los beneficios que un portal de extranet ofrece a su empresa.
Simplificación de los procesos empresariales
Uno de los beneficios de un portal extranet es la simplificación de los procesos empresariales frecuentes y repetitivos. Es posible que la empresa necesite hacer pedidos regularmente a un determinado proveedor y, para ello, deba recurrir al correo electrónico y a las llamadas telefónicas. Sin embargo, gracias a la extranet, estos pasos se reducen a la mitad en términos de tiempo y acciones.
Todos los pedidos pueden realizarse a través de su red privada en un espacio digital seguro. Las interacciones se producen de forma segura y en tiempo real. Las facturas se almacenan junto con otra información en un único lugar centralizado.
Las interacciones en un portal extranet se producen en tiempo real y de forma segura. Por ejemplo, toda la información está vinculada:
- El usuario externo que participa en el proceso
- El usuario interno que gestiona el proceso
Además de almacenar todo en un espacio virtual común, puede hacer un seguimiento de todas las interacciones B2B que tienen lugar entre diferentes empresas.
La user experience del cliente
En las relaciones B2B, es importante centrarse en la satisfacción del cliente y del socio. El uso de este tipo de software ayuda a cultivar las relaciones con mayor eficacia y menos obstáculos.
Una de las principales ventajas de la digitalización es la accesibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana, para permitir una perfecta sincronización con los clientes.
Los agentes con los que la empresa entra en contacto pueden hacer preguntas, cargar datos y aprobar ideas o proyectos en cualquier momento. En consecuencia, se rompen las barreras de tiempo y lugar.
Una herramienta segura
Si está bien diseñado, el portal extranet cuenta con las herramientas necesarias para garantizar la máxima seguridad.
Los correos electrónicos y otros medios, que se suelen utilizar para transferir documentos, no ofrecen la protección adecuada para evitar posibles violaciones que podrían ser desastrosas.
Uno de los objetivos es eliminar estas preocupaciones y garantizar que la información sensible permanezca en un entorno protegido.
Microsoft 365 - Soluciones
Si busca un software que le garantice calidad y seguridad, seguramente el líder del mercado Microsoft 365 no podrá defraudar sus expectativas empresariales.
Puede partir de su servicio de intranet, Sharepoint Online, y utilizar una parte del mismo como extranet.
Este enfoque permite disponer de un único sistema centralizado en el que fusionar los procesos de una intranet y un portal extranet, sin tener que mantener y gestionar aplicaciones separadas. Sharepoint Online, a través de los permisos, puede definir qué portal es privado y cuál puede abrirse a usuarios externos, previa autenticación.
Cómo crear un portal de extranet gratuito utilizando sus licencias de Microsoft 365
Si su empresa ha adquirido una licencia de Microsoft 365 que incluye acceso a SharePoint Online, puede utilizarla de forma gratuita para crear su propio portal de extranet.
Un portal de extranet de SharePoint representa una colección de sitios web configurados para compartir de forma externa.
En este contexto, explicaremos la creación de una colección de sitios web para socios empresariales que haya agregado a Microsoft 365 en su subdominio.
El primer paso consiste en crear una colección de sitios web:
- Vaya al Centro de administración de SharePoint.
- Vaya a la página de colecciones de sitios web y haga clic en "Nuevo", luego elija "Colección de sitios web privada".
- Ingrese un título para la colección de sitios web en el campo correspondiente.
- Ingrese la URL para la colección de sitios web en el campo "Dirección del sitio web".
- Elija la plantilla que desea utilizar.
- Especifique al administrador de esta colección de sitios web en el campo correspondiente.
- Haga clic en "Aceptar".
La creación de la colección de sitios web puede llevar algunos momentos.
Una vez que esté disponible en la lista de colecciones de sitios web, el siguiente paso es configurar la compartición externa. Asegúrese de que la compartición externa esté habilitada a nivel de cliente o que las opciones de compartición estén en gris.
Para configurar la compartición externa para su colección de sitios web de extranet:
- Vaya al Centro de administración de SharePoint.
- Marque la casilla de la colección de sitios web que ha creado para su extranet.
- Haga clic en "Compartir".
- Elija la opción "Compartir solo con usuarios externos que ya están en el directorio de su organización".
- Haga clic en "Guardar".
Su sitio web de extranet está configurado para permitir la compartición con los usuarios asociados que se han sincronizado desde los Servicios de dominio de Active Directory (AD FS).
Utilice el siguiente método para compartir su sitio web de extranet con los usuarios de su socio:
- En el sitio web de extranet que ha creado, haga clic en "Compartir".
- Ingrese el grupo de seguridad que ha creado y sincronizado con Microsoft 365, luego haga clic en "Compartir".
- Envíe un enlace al sitio web a los usuarios de su socio.
Puede gestionar los usuarios de este sitio web a través de los Servicios de dominio de Active Directory (AD FS), tanto los usuarios como el grupo de seguridad asociado. Las actualizaciones se sincronizan con Microsoft 365 a través de Azure Active Directory Connect.
El uso de Microsoft 365 para una extranet B2B ofrece muchas ventajas, como ahorro de costos, mayor seguridad, colaboración sin problemas y capacidad de supervisión e informes.
La configuración de una extranet se vuelve más accesible y eficiente para las empresas, garantizando la seguridad de los datos y una mejor experiencia de compartición con los socios.
Cree la extranet de su empresa con sus licencias de Microsoft 365
intranet.ai puede ayudarle a crear un portal de extranet empresarial en tiempo récord.
Nuestra solución se adapta completamente para crear un portal externo utilizando SharePoint Online y todas las herramientas de colaboración de Microsoft 365.
Intranet y extranet en un solo lugar
En el pasado, la intranet y la extranet siempre se habían considerado entidades y aplicaciones separadas.
Se necesitaban programas más específicos para su uso y hacer que se comunicaran e integraran requería costes adicionales que apenas se identificaban durante el análisis del proyecto.
Por el contrario, hoy en día, intranet y extranet coexisten en armonía en la gran esfera moderna del software de intranet, uno de los mayores avances logrados para el sector profesional.
La intranet ahora en su conjunto contiene en un solo paquete digital también el portal extranet para eliminar los problemas de comunicación o de integración entre los distintos software.
El objetivo es garantizar la colaboración entre los empleados internos y las partes interesadas externas de la empresa.
Donde la intranet no puede llegar, empieza la extranet.
De este modo, podrá comunicarse con los empleados, proveedores, socios y clientes en una única ubicación digital, ahorrando tiempo y dinero.
Dentro de ellas, se incrustan y optimizan procesos digitalizados de todo tipo. Pueden variar desde los pertenecientes a la esfera del marketing hasta los de recursos humanos. El objetivo es la formación de un espacio de trabajo digital en el que la empresa pueda satisfacer una variedad de necesidades diferentes.
Por esta razón, tener tanto una intranet como un portal extranet es extremadamente ventajoso, si se implementa correctamente. Podrá controlar tanto los problemas internos como los externos y encontrar formas vanguardistas de resolverlos.
Para resumir, a continuación le presentamos una tabla de resumen de los principales beneficios de una extranet empresarial que hemos discutido juntos:
| Beneficios de una extranet | Descripción del beneficio |
| Simplificación de procesos empresariales | Reducción del tiempo y acciones necesarias para actividades comerciales recurrentes, como pedidos a proveedores. |
| Mejora de la experiencia del cliente | Acceso las 24 horas para interacciones eficientes y sin problemas con clientes y socios comerciales, que les permite hacer preguntas, cargar datos y aprobar proyectos. |
| Seguridad de datos | Proporcionar herramientas para garantizar la máxima seguridad de datos al proteger información sensible en un entorno seguro. |
| Integración con Microsoft 365 | Aprovechar las licencias de Microsoft 365 para crear un portal de extranet y crear una plataforma central para la colaboración interna y externa. |
| Eficiencia operativa | Optimización de procesos digitalizados al eliminar la necesidad de correos electrónicos y llamadas telefónicas para la transmisión de documentos, ahorro de tiempo y simplificación de informes. |
| Mejora de las relaciones empresariales | Promoción de relaciones más sólidas con clientes y socios comerciales a través de una comunicación eficiente e intercambio de información en tiempo real. |
¿Qué es una extranet? Una adopción fácil y segura con intranet.ai
Si duda de que la introducción de un nuevo software colaborativo pueda generar problemas de seguridad y confusión en los empleados, no se preocupe.
Nuestra solución ya ha sido adoptada por cientos de PME y grandes empresas, que han confiado en Microsoft 365 para realizar su entorno de trabajo digital.
intranet.ai es un Microsoft Gold Partner con más de 20 años de experiencia en el desarrollo de aplicaciones web en este campo.
¿Qué es intranet.ai?
intranet.ai es la intranet empresarial lista para su uso, diseñada para reducir costos y tiempos de implementación, creando así un entorno de trabajo digital altamente colaborativo y moderno:
- Precio inicial de 3.650 €/año para una intranet completa
- 50+ aplicaciones, que incluyen búsqueda avanzada, gestión de documentos, noticias, notificaciones push a través de Teams, perfil personal y preguntas frecuentes
- Integración al 100% con SharePoint Online y Microsoft 365
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.
Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a crear su entorno de trabajo digital en la nube de Microsoft, cuidando la experiencia de las personas.
Preguntas frecuentes sobre la extranet de empresa
1. ¿Qué es una extranet y para qué se utiliza en las empresas?
Una extranet es un portal privado en el que las personas de la empresa pueden comunicarse y conectarse con recursos externos en un espacio de trabajo digital reservado. Se utiliza para colaborar con clientes, proveedores, distribuidores, vendedores y socios comerciales, facilitando la comunicación, el intercambio de información y la automatización de procesos empresariales.
2. ¿Cuál es la diferencia entre una intranet y una extranet?
La intranet es una plataforma empresarial privada reservada únicamente para las personas de la empresa, mientras que la extranet es el espacio donde los empleados de la empresa se relacionan con empresas y profesionales externos. La intranet se enfoca en mejorar los procesos internos de la empresa, mientras que la extranet se centra en la colaboración con partes externas.
3. ¿Por qué deberían estar integradas intranet y extranet en las empresas?
Integrar intranet y extranet en una empresa permite una colaboración más efectiva entre empleados internos y partes externas como clientes y socios comerciales. Esto simplifica los procesos empresariales, mejora la experiencia del cliente, garantiza la seguridad de los datos y centraliza la colaboración, lo que ahorra tiempo y dinero.
4. ¿Cómo se crea un portal de extranet gratuito utilizando sus licencias de Microsoft 365?
Para crear un portal de extranet gratuito utilizando Microsoft 365, siga estos pasos:
- Vaya al Centro de administración de SharePoint.
- Cree una colección de sitios web privada para su extranet.
- Configure la compartición externa para permitir el acceso a usuarios externos.
- Comparta su sitio web de extranet con los usuarios de su socio mediante grupos de seguridad sincronizados con Microsoft 365.
- Utilice Microsoft 365 para administrar y supervisar la colaboración en su extranet, aprovechando sus ventajas en ahorro de costos, seguridad y eficiencia operativa.
5. ¿Cuáles son las ventajas de un portal extranet en una empresa?
Un portal de extranet ofrece ventajas como la simplificación de procesos empresariales, mejora de la experiencia del cliente, seguridad de datos, integración con Microsoft 365 para una colaboración eficiente y mayor eficiencia operativa. También promueve relaciones empresariales sólidas al facilitar la comunicación y el intercambio de información en tiempo real.
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