Chat de Microsoft 365 Copilot: qué es y principales funcionalidades

Qué es el Chat de Copilot (antes Business Chat)

Microsoft 365 Chat es el nuevo nombre que Microsoft ha dado al chat de Microsoft 365 Copilot. Algunos recordarán el nombre Business Chat, que era la denominación anterior al lanzamiento oficial. Sin embargo, muchos lo llaman simplemente Chat de Copilot.

Sea cual sea el nombre utilizado, se trata siempre del espacio personal que cada usuario con acceso a Copilot tiene a su disposición para interactuar privadamente con la IA de Microsoft. Por lo tanto, representa el lugar ideal dentro del entorno digital empresarial donde generar contenido y materiales útiles para su trabajo o para buscar información.

Gracias a la integración con todo el ecosistema de Microsoft 365, el Chat agrega los datos procedentes de SharePoint, OneDrive, Teams y Outlook, permitiendo proporcionar respuestas contextualizadas y altamente personalizadas para las solicitudes de cada usuario.

Por ejemplo, se puede utilizar Microsoft 365 Chat para:

• Solicitar una actualización sobre las actividades de los compañeros.
• Resumir las novedades y reuniones más importantes.
• Preparar los materiales para presentar en una próxima reunión.
• Recuperar información, contactos y documentos compartidos.
• Automatizar la creación de informes y planes de acción.
• Etcétera.

Es importante subrayar que el contenido compartido o generado en el Chat de Copilot permanece confinado dentro del perímetro de seguridad de Microsoft 365, garantizando la máxima privacidad de los datos empresariales y personales en conformidad con el marco de trabajo de "IA responsable" promovido por Microsoft.

El Chat está diseñado para ser accesible desde cualquier dispositivo, permitiendo a los usuarios trabajar dondequiera que se encuentren y en cualquier momento. Pero ¿cómo acceder?

La respuesta es: de varias maneras, es decir, mediante:

• las aplicaciones de Microsoft 365 en versiones web, de escritorio y móviles.
• Microsoft Teams, para facilitar la colaboración con los compañeros.
• Outlook, para gestionar actividades y contenidos directamente desde el correo.
• el sitio microsoft365.com/chat.

 

Licencias y requisitos para el Chat de Copilot

Para acceder a Microsoft 365 Chat, las empresas deben cumplir ciertos requisitos relacionados con las licencias y la configuración de su infraestructura informática. De hecho, es importante que el entorno digital de trabajo esté correctamente preparado para garantizar una implementación eficaz de la inteligencia artificial.

Comenzando por las licencias, una empresa debe suscribirse a uno de los planes Microsoft 365 E3, E5, Business Standard o Business Premium, a los que debe añadirse el complemento Copilot. Este último es una licencia adicional específica para acceder a Microsoft 365 Copilot, que debe adquirirse por separado para habilitar las funcionalidades de inteligencia artificial integradas en el sistema.

Una vez adquiridas las licencias necesarias, es preciso configurar el entorno digital de trabajo de la empresa prestando atención a los siguientes aspectos:

• Organización de los datos empresariales dentro de las aplicaciones de Microsoft 365, como SharePoint, OneDrive y Teams, para permitir que el Chat acceda a la información de forma segura y contextualizada.
  
  
• Gestión de identidades y accesos, que se recomienda centralizar mediante Azure Active Directory para reducir el riesgo de accesos no autorizados.
  
  
• Supervisión por parte de los administradores de TI, quienes pueden utilizar los informes en el Microsoft 365 Admin Center para verificar las tasas de adopción y uso.
  
  

Si una empresa no dispone de las competencias técnicas para configurar correctamente el acceso al Chat de Copilot, la mejor decisión es dirigirse a expertos como el equipo de intranet.ai, que puedan ofrecer un soporte especializado para garantizar la adopción correcta de Copilot.

A través del programa Copilot Circle, los especialistas de intranet.ai pueden guiar a las empresas en cada fase del proceso de adopción, desde la evaluación inicial de las necesidades hasta la configuración óptima del tenant de Microsoft 365, incluyendo la formación continua de los usuarios mediante el acceso a webinars, sesiones de preguntas y respuestas y la comunidad de práctica creada especialmente en Viva Engage.

El objetivo es maximizar la inversión en Microsoft 365 y en Copilot, aplicando algunas buenas prácticas. Entre estas se encuentran:

• Planificación gradual del lanzamiento: comenzar con un grupo piloto de usuarios, seleccionados en departamentos clave como TI, ventas o marketing, que puedan beneficiarse más de las funcionalidades del Chat y proporcionar comentarios útiles para una adopción más amplia.
  
  
• Formación personalizada: dedicar tiempo a la preparación de los usuarios, proporcionando contenidos formativos y organizando talleres para comprender plenamente el valor de Microsoft 365 Chat y las mejores formas de utilizarla en su trabajo.
  
  
• Supervisión y optimización: utilizar herramientas de análisis dedicadas para evaluar el uso del Chat, identificando las áreas de mejora y los problemas comunes entre los usuarios.
  
  

Así es como una empresa puede garantizar el acceso al Chat de Copilot, sin poner en riesgo la seguridad de la información y obteniendo el máximo retorno de la inversión. Como hemos visto, esto depende no solo de una correcta gestión técnica, sino también de la capacidad de proporcionar un soporte continuo y especializado para ayudar a los usuarios a adoptar la inteligencia artificial en sus actividades diarias.

Chat de Copilot: ¿cuáles son las funcionalidades principales?

Con la chat de Microsoft 365 Copilot, los usuarios tienen acceso a las mismas funcionalidades que ofrece Copilot en sus aplicaciones de trabajo. La diferencia principal entre Microsoft 365 Chat y la chat de Copilot en Word o en Outlook, por mencionar solo dos plataformas, reside en la posibilidad de:

• centralizar todos los contenidos generados por un solo usuario;
• buscar desde un único punto los contenidos empresariales a los que se tiene acceso.

Estudios de Microsoft muestran que esta centralización ha tenido un impacto significativo en la productividad, permitiendo a los usuarios ahorrar hasta un 30 % del tiempo que normalmente se emplearía buscando información entre las distintas aplicaciones del entorno digital de trabajo de la empresa.

Veamos dos ejemplos para aclarar: con la Chat de Copilot, un gestor de proyectos podría solicitar un resumen de las actividades de su equipo sin tener que buscar actualizaciones pasando de Outlook a Teams; mientras que un miembro del departamento de ventas podría recuperar documentos contractuales o análisis de mercado compartidos por correo o chat de grupo con una simple consulta.

De este modo, la Chat de Copilot también promueve el bienestar de los trabajadores, reduciendo el estrés asociado a la gestión fragmentada de la información necesaria para realizar sus tareas.

Pero la centralización no es el único punto fuerte, ya que Microsoft 365 Chat ofrece funcionalidades adicionales importantes en comparación con las ventanas de conversación a las que normalmente accedemos en nuestras aplicaciones de trabajo.

Veamos brevemente estas funcionalidades a continuación.

 

Visión general del Chat de Copilot

Historial de conversaciones

Cada conversación se guarda en el historial del Chat de Microsoft 365, ofreciendo un sistema práctico y seguro para gestionar las interacciones privadas con su asistente virtual.

Gracias a esta funcionalidad, usted puede:

• Recuperar las solicitudes realizadas durante un periodo de hasta 90 días, según la configuración establecida por el administrador.
• Generar nuevos contenidos basados en la información compartida en conversaciones anteriores.
• Iniciar una conversación completamente independiente de las anteriores, para garantizar el enfoque en nuevas solicitudes.

El historial es accesible haciendo clic en los tres puntos situados en la parte superior derecha de la barra de comandos del chat, en la opción "Chat de Copilot". Se abrirá una ventana con la lista de conversaciones personales mantenidas con la IA, ofreciendo la posibilidad de continuarlas, eliminarlas o retomarlas exactamente desde donde se dejaron. Es importante destacar que el historial está sincronizado entre todos los dispositivos conectados, garantizando la continuidad del trabajo incluso para quienes trabajan en movilidad.

Como ya se ha mencionado, las conversaciones son privadas. En consecuencia, nunca se comparten con los compañeros, aunque ellos también tengan acceso a Copilot. Los administradores de TI disponen de comandos adicionales, entre ellos la posibilidad de configurar los ajustes del historial y limitar el acceso a contenidos sensibles.

Una nota sobre las próximas actualizaciones: Microsoft está trabajando para mejorar aún más la gestión del historial, especialmente con la introducción de nuevas funcionalidades de búsqueda que permitirán filtrar las conversaciones por palabras clave, temas o fechas específicas.

Cronología de las conversaciones en el Chat de Copilot

Creación de contenidos

Es evidente que en el Chat de Copilot es posible generar nuevos contenidos a partir de los datos almacenados en Microsoft 365. Cada contenido se enriquece con los insights de la inteligencia artificial y los documentos adjuntos, a los que usted puede acceder para verificar la exactitud de las respuestas.

Pero el chat permite superar algunas limitaciones de Copilot en las aplicaciones empresariales. Por ejemplo, consigue integrar en sus respuestas información procedente del calendario de Outlook y permite buscar contenidos presentes en los documentos de la empresa sin necesidad de abrir el archivo de referencia o saber en qué documento se encuentran los datos buscados.

Así, usted puede insertar en los borradores de correos electrónicos generados su disponibilidad, optimizando la organización de reuniones y eventos con sus colegas. El borrador puede luego importarse con un clic en Outlook y enviarse de inmediato.

Dos notas importantes:

• Microsoft Copilot puede generar resultados basados en la información compartida hasta un máximo de 30 solicitudes por sesión. Superado este límite, Copilot le pedirá abrir un nuevo chat.
• Es fundamental verificar cuidadosamente los permisos empresariales, para garantizar que el Chat de Microsoft 365 genere contenidos basados exclusivamente en datos a los que usted tenga acceso legítimo.

 

Crear contenido en el Chat de Copilot

Recuperación de información

El Chat de Copilot también mejora la gestión de la información empresarial, permitiéndole ahorrar tiempo en las búsquedas y obtener, si es necesario, un resumen rápido de la información que necesita. Como un resumen de lo que se ha acordado en las reuniones de la semana.

La información puede recuperarse con la posibilidad de obtener detalles relacionados con:

• una persona específica, como las actividades realizadas o los documentos modificados.
• un documento presente en los archivos de SharePoint o OneDrive.
• una reunión programada en el calendario personal de Outlook.
• una conversación que haya tenido lugar por correo electrónico o chat de Teams.

Los resultados proporcionados están además contextualizados, citando el punto exacto del que Copilot ha extraído la información que fundamenta sus respuestas. De esta manera, usted tiene la posibilidad de verificar la calidad de cada resultado y realizar las modificaciones necesarias tomando los datos directamente de la fuente.

A este respecto, las fuentes accesibles a través de Copilot incluyen:

• OneDrive personal, para los archivos privados del usuario.
• grupos de Teams a los que se tiene acceso, para conversaciones y documentos compartidos.
• sitios de SharePoint empresariales, para los contenidos compartidos en los equipos de trabajo.
• intranet empresarial, para los recursos publicados a nivel organizativo.
• correos electrónicos y eventos en Outlook, para los datos personales y calendarios compartidos.

Copilot combina estas fuentes con el conocimiento integrado derivado del entrenamiento de su algoritmo de inteligencia artificial. Este conocimiento, desarrollado por Microsoft a partir de una amplia gama de contenidos informativos y libros, no accede a datos sensibles ni personales de la organización, pero constituye la base con la cual Copilot logra enriquecer sus respuestas ofreciendo un contexto más amplio.

Es fácil distinguir si una respuesta de Copilot proviene de los datos empresariales o del conocimiento interno. Cuando la respuesta se basa en información empresarial, incluye referencias claras al documento, al correo electrónico o al evento utilizado como fuente. En cambio, si el resultado proviene del conocimiento interno del algoritmo, no se presentarán referencias específicas.

Microsoft garantiza que todo el sistema opera cumpliendo con estrictos estándares de seguridad y privacidad. La información solo es accesible para quienes tienen los permisos necesarios, conforme al modelo de autorización del tenant de Microsoft 365, impidiendo cualquier fuga de datos entre usuarios o grupos no autorizados. Un enfoque que permite a las organizaciones utilizar Copilot de forma segura, para mejorar la productividad sin comprometer la confidencialidad de los datos.

 

Búsqueda de información en el Chat de Copilot

 

Hemos llegado al final de nuestro recorrido por las funcionalidades que caracterizan el Microsoft 365 Chat. No son muchas, pero las tres funciones que hemos visto conducen a resultados comprobados en términos de productividad personal y general dentro de una organización. Aunque debemos recordar que su impacto depende en gran medida de una adopción correcta de Copilot, así como de una configuración adecuada del entorno digital de trabajo.

Sin una gestión cuidadosa de estos dos aspectos, el riesgo sería doble: por un lado, la información empresarial y personal podría quedar expuesta a usuarios sin las autorizaciones adecuadas; por otro lado, los trabajadores no lograrían aprovechar al máximo estas funciones revolucionarias, perdiendo todos los beneficios que ofrecen para mejorar la calidad de su trabajo y de su experiencia en la empresa.

Funciones que revisamos brevemente en la siguiente tabla resumida.

 

Las principales funcionalidades del Microsoft 365 Chat de Copilot

 

Funcionalidad de Microsoft 365 Chat	Descripción
Historial de conversaciones	Cada conversación se guarda en el historial del Chat de Copilot. Usted puede gestionar las solicitudes a la IA por tema, generar contenidos basados en la información compartida anteriormente y iniciar nuevas conversaciones.
Creación de contenidos	Usted puede generar nuevos contenidos a partir de los datos almacenados en Microsoft 365, superando algunas limitaciones de Copilot en las aplicaciones empresariales. Por ejemplo, el Chat de Copilot integra el calendario de Outlook para optimizar la organización de las reuniones.
Recuperación de información	Ayuda a ahorrar tiempo en las búsquedas con un resumen de la información empresarial rápido y preciso. Usted puede utilizar las menciones para guiar a la IA en la recuperación de información relacionada con personas, archivos, reuniones y conversaciones con colegas. También es posible pedir a Copilot que recupere información de la web.

Chat de Copilot: diferencias con el Chat en Edge y en Bing

Microsoft 365 Copilot no es la única aplicación de inteligencia artificial generativa en el universo Microsoft. Con la integración de la IA en nuestras aplicaciones de trabajo, se han introducido numerosas formas de acceder al soporte de Copilot en las tareas cotidianas. Entre ellas destacan el chat de Copilot en Microsoft Edge y el chat en Bing.

La llegada casi simultánea de estas tecnologías ha generado bastante confusión entre los usuarios, no solo por la diferencia en los nombres, sino también por los requisitos, licencias y funcionalidades que varían significativamente entre ellas. Para aclarar y ayudarle a elegir la herramienta más adecuada a sus necesidades, aquí profundizamos en las principales diferencias entre el Chat de Copilot en Microsoft 365 y los chats disponibles en Edge y Bing.

 

Microsoft 365 Chat vs Chat en Edge

El Chat de Copilot en Microsoft Edge ofrece un acceso inmediato a la IA generativa de Microsoft, diseñada para trabajar con información pública procedente de la web. Este chat es accesible sin requisitos particulares de licencia y puede ser utilizado por cualquier persona con un navegador compatible, como Edge o Chrome.

Para los usuarios empresariales, el acceso con una cuenta corporativa activa la aplicación automática de las políticas de seguridad asociadas.

Microsoft 365 Chat, en cambio, requiere una licencia de Microsoft 365 con el complemento Copilot para poder acceder a sus funcionalidades. Esta solución no utiliza datos procedentes de la web, sino que se integra directamente con las aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, utilizando exclusivamente los datos empresariales accesibles para el usuario.

Aclaramos las diferencias entre Microsoft 365 Chat y el Chat en Edge con la siguiente tabla.

 

Diferencias entre Microsoft 365 Chat y el Chat en Edge

 

Característica	Chat en Microsoft Edge	Microsoft 365 Chat
Fuentes de datos	Información pública en la web	Datos empresariales a los que el usuario tiene acceso en Microsoft 365
Integración	Navegador Microsoft Edge	Aplicaciones de Microsoft 365
Enfoque	Búsqueda y generación de contenido desde la web	Gestión y automatización de procesos empresariales
Seguridad	Garantizada con cuenta corporativa	Basada en permisos del tenant de Microsoft 365
Licencia necesaria	Ninguna	Licencia de Microsoft 365 con complemento Copilot

Microsoft 365 Chat vs Chat en Bing

La Chat en Bing, disponible en bing.com, es una solución orientada a la búsqueda y a la generación de contenidos basados en la información pública disponible en la web. Al igual que el chat en Edge, no requiere licencias específicas para acceder y, para los usuarios empresariales que acceden con una cuenta profesional, se aplican políticas de seguridad que protegen los datos compartidos.

La Microsoft 365 Chat, en cambio, está pensada para un contexto empresarial y se basa en una licencia de Microsoft 365 con el complemento Copilot. Este requisito la convierte en una solución más exclusiva, diseñada para gestionar y reelaborar los datos internos de una organización.

A continuación, una tabla resumida con las principales diferencias.

 

Diferencias entre Microsoft 365 Chat y la Chat en Bing

 

Característica	Chat en Bing	Microsoft 365 Chat
Fuente de los datos	Información pública de la web	Datos empresariales accesibles dentro de Microsoft 365
Integración	Bing.com	Aplicaciones de Microsoft 365
Enfoque	Búsquedas y generación de contenidos desde la web	Gestión y automatización de procesos empresariales
Seguridad	Garantizada con cuenta empresarial	Basada en permisos del entorno de Microsoft 365
Licencia necesaria	Ninguna	Licencia de Microsoft 365 con complemento Copilot

 

Así es como las distintas implementaciones de la tecnología basada en inteligencia artificial generativa de Microsoft responden a diferentes necesidades, con un amplio abanico de funcionalidades.

El Microsoft 365 Chat resulta indispensable en el contexto empresarial, gracias a su capacidad para integrar los datos presentes en las aplicaciones del entorno digital de trabajo de Microsoft 365. Es ideal para quienes buscan una solución personalizada y segura, con el objetivo de simplificar su trabajo.

Por otro lado, los chats en Edge y en Bing son útiles para actividades más generales, como la búsqueda y la reelaboración de información publicada en la web. Su accesibilidad sin requisitos de licencia los convierte en herramientas complementarias a Microsoft 365 Chat, para ampliar las posibilidades de uso de la inteligencia artificial fuera del ámbito empresarial.

No se trata de elegir un producto para excluir a los demás. Al utilizar estas soluciones en sinergia, es posible maximizar los beneficios que ofrece la inteligencia artificial generativa de Microsoft, garantizando la máxima productividad y seguridad en cualquier contexto.

FAQ sobre Microsoft 365 Chat

¿Qué es Microsoft 365 Chat?

Microsoft 365 Chat es el nombre que tuvo durante un período la Chat de Copilot, disponible en Teams, en microsoft365.com y en copilot.microsoft.com para los usuarios con una licencia válida de Microsoft 365 Copilot.

¿Qué es la Chat de Copilot (antes Business Chat)?

La Chat de Copilot es un espacio personal donde los usuarios pueden interactuar con la inteligencia artificial de Microsoft. Es ideal para generar contenidos útiles en el entorno digital de trabajo de la empresa o para buscar información en sus datos corporativos de forma conversacional.

¿Cómo acceder a Microsoft 365 Chat?

Puede acceder a través de Microsoft365.com, copilot.microsoft.com o Microsoft Teams, donde está disponible como aplicación personal para los usuarios con licencia de Microsoft 365 Copilot.

¿Cuáles son las funciones principales de la Chat de Copilot?

La Chat de Copilot ofrece un historial de conversaciones, la creación de contenidos basados en los datos de la empresa y la recuperación rápida de información desde contenidos corporativos.

¿Cuál es la diferencia entre la Chat de Copilot y la Chat disponible en Edge o en bing.com?

La Chat de Edge y de bing.com está centrada en recuperar información del web de forma conversacional, mientras que la Chat de Copilot se integra con las aplicaciones de Microsoft 365 para gestionar directamente los datos corporativos, garantizando así una mayor productividad.

¿Cómo puede obtener soporte para la adopción de Microsoft 365 Copilot en su empresa?

Puede obtener soporte para la adopción de Copilot contactando con intranet.ai. Ofrecemos servicios personalizados para la migración de datos hacia la nube de Microsoft, la evaluación de la seguridad y los permisos, la formación de los usuarios y el desarrollo de extensiones para enriquecer las funcionalidades de Microsoft 365 Copilot. También gestionamos una comunidad de práctica donde usted puede realizar todas las preguntas que desee y recibir respuestas de nuestros expertos.