Microsoft 365 Copilot en Outlook: requisitos y funcionalidades
Microsoft 365 Copilot en Microsoft Outlook ayuda a los usuarios a gestionar sus correos electrónicos.
En este artículo, echamos un vistazo a qué versión de Outlook es compatible actualmente con Copilot, qué se necesita para habilitar Copilot en Outlook y cuáles son las principales funcionalidades que Copilot nos ofrece para mejorar nuestra comunicación y productividad en el uso diario de nuestro buzón de correo.
Qué versiones de Outlook incluyen Microsoft 365 Copilot
Microsoft 365 Copilot está disponible actualmente en las siguientes versiones de Outlook:
- Outlook en la Web, accesible con el navegador a través de microsofot365.com
- Cliente Outlook (para Windows y Mac), incluido en el paquete Office 365
- El nuevo Outlook (para Windows y Mac), que puede activar desde su cliente Outlook haciendo clic en el elemento "Probar el nuevo Outlook" visible en la esquina superior derecha
No obstante, es muy importante recordar que, a día de hoy, el cliente de Outlook admite muy pocas funciones de Copilot y que, sin duda, es mejor pasarse al nuevo Outlook o a Outlook web para poder disfrutar de la experiencia completa de uso de la IA dentro del buzón de correo.
También debe tenerse en cuenta que Microsoft 365 Copilot está disponible para:
- Cuentas corporativas de Outlook
- Cuentas educativas de Outlook
Si una cuenta de Microsoft está asociada a un proveedor de terceros, como Gmail, Yahoo o iCloud, no tendrá acceso a la funcionalidad de correo de Copilot.
Cómo habilitar Microsoft 365 Copilot en Outlook
Activar Copilot en Outlook es un proceso sencillo.
En primer lugar, debe asegurarse de que dispone de una licencia de Microsoft 365 que le permita acceder a Copilot. Si la licencia es adecuada, puede adquirir la licencia específica para Copilot.
Una vez adquiridas las licencias necesarias, es importante que se asegure de que sus correos electrónicos están en la nube de Microsoft 365, de lo contrario Copilot no funcionará.
Como último paso, asegúrese de que tiene las aplicaciones de Office en su PC actualizadas a la última versión (en términos técnicos, puede pedir a su administrador que le actualice Office a la versión 'Canal actual' o 'Canal mensual de empresa'). Si tiene versiones anteriores, la funcionalidad de Copilot no estará disponible.
Una vez verificados estos requisitos, Copilot estará inmediatamente disponible dentro de su correo electrónico en Outlook, sin que tenga que realizar ninguna configuración adicional.
Las principales funcionalidades de Microsoft 365 Copilot en Outlook
Copilot ofrece importantes funcionalidades para gestionar la comunicación en Outlook, permitiendo a profesionales y empresas ahorrar una considerable cantidad de tiempo y esfuerzo. Los usuarios pueden confiar en la IA para agilizar la redacción de sus correos electrónicos, pero no solo eso.
A continuación, presentamos las principales características de Microsoft 365 Copilot en Outlook.
Redactar con Copilot
Microsoft 365 Copilot le ofrece la posibilidad de generar un correo electrónico a partir de su solicitud en forma de texto mediante el comando "Borrador con Copilot".
Para componer el texto, Copilot se basa en la información proporcionada en la solicitud y en la información que el algoritmo de IA de Microsoft tiene en su interior. Así, es posible crear un correo electrónico en un abrir y cerrar de ojos, simplemente escribiendo algo como: "Escribir un correo electrónico para invitar a los compañeros al próximo ayuntamiento que será el 10 de enero de 2024".
Copilot permite entonces editar el borrador no sólo a mano, sino también con el comando "Regenerar" y una barra en la que se puede especificar una segunda directiva (prompt), de nuevo en forma conversacional. Si con el primer comando la IA hace un nuevo intento de cumplir la indicación, con el segundo rehace el borrador según la directiva que le hayas dado. Un ejemplo podría ser "Traducir el correo electrónico al inglés".
Todos los borradores creados por Copilot siguen las preferencias del usuario en cuanto a:
- Longitud del texto
- Tono de voz
Puede especificar si desea borradores más cortos, medianos o largos y si desea que sus borradores utilicen un tono directo, neutro, informal, formal o incluso "poético". Estas opciones pueden elegirse antes de enviar la solicitud a Copilot, haciendo clic en el icono con las dos líneas horizontales, y seguirán siendo válidas para todos los borradores o respuestas futuros.
El único punto débil de esta funcionalidad: el calendario de Outlook y otros datos de la empresa como documentos, presentaciones, etc. no están (todavía) integrados.
Por tanto, no es posible generar un correo electrónico con información sobre la disponibilidad del usuario, sus compromisos y reuniones programadas, ni tampoco con información de sus archivos de trabajo. No obstante, creemos que Microsoft resolverá pronto este problema.
Coaching de Copilot
Con la función "Coaching", Copilot puede dar consejos sobre cómo mejorar la redacción de correos electrónicos.
El usuario puede pedir a la IA que analice el texto basándose en:
- Tono de voz
- Sentimiento del lector
- Claridad
El usuario puede obtener sugerencias sobre cómo hacer que el mensaje suene menos agresivo o qué detalles añadir para evitar malentendidos y aclarar sus expectativas.
Una información realmente útil es el capítulo sobre las expectativas del lector, en el que Copilot te dice cómo mejorar el sentimiento que probablemente tendrá el destinatario de tu correo una vez leído.
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También puede personalizar la ruta de adopción, eligiendo entre los siguientes servicios:
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- Formación y comunidad de práctica
- Análisis y desarrollo de extensiones personalizadas
Recapitulación de conversaciones de Copilot
La recapitulación de correos electrónicos es quizás la mejor función de Copilot en Outlook. Se trata de un resumen de los correos electrónicos que el usuario ha intercambiado y recibido, destacando:
- Los puntos clave de la conversación
- Las preguntas que aún no se han respondido
- Las acciones necesarias para satisfacer las peticiones de los remitentes
Copilot es capaz de resumir el contenido no sólo de un único correo electrónico, sino también de un hilo o de correos separados que comparten el mismo destinatario y asunto.
Respuestas rápidas de Copilot
Microsoft 365 Copilot sugiere mensajes para generar un correo de respuesta.
El usuario puede hacer clic en "Responder" para ver inmediatamente las sugerencias de la IA, basadas en la información del correo electrónico recibido. Curiosamente, cada uno de los prompts que son sugeridos por Copilot tiene un porcentaje muy alto de ser utilizado para su respuesta.
Esto es realmente increíble. De este modo, puede responder a un colega con dos clics de un número, ahorrando una cantidad de tiempo realmente notable en nuestro día a día.
Si, por el contrario, desea pedir a Copilot que genere una respuesta basada en su propia directiva (prompt) personalizada, puede hacer clic en la opción "Personalizada" e introducir el texto que desee.
En estas respuestas generadas también se utilizan los ajustes de tono y longitud que haya establecido a través de la funcionalidad "Copilot Borrador".
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Para terminar, aquí tiene una tabla resumen de las funcionalidades de Microsoft 365 Copilot para gestionar el correo en Microsoft Outlook:
| Funcionalidad de Copilot en Outlook | Descripción de la funcionalidad |
| Borrador con Copilot | Genera el contenido de un correo electrónico basándose en la indicación del usuario. Genera con el tono que prefiera y le permite editar el contenido manualmente o mediante comandos como "Regenerar". |
| Coaching | Proporciona consejos útiles sobre el tono de voz, la claridad y el sentimiento del lector para mejorar la redacción de correos electrónicos. |
| Resumen de conversación | Proporciona un resumen de la información intercambiada por correo electrónico, destacando los puntos clave, las preguntas sin respuesta y las acciones necesarias para satisfacer las peticiones de los remitentes. Resume el contenido no sólo de un único correo electrónico, sino también de los hilos y de los correos electrónicos que están separados pero comparten el mismo destinatario y asunto. |
| Respuestas rápidas | Sugiere avisos para responder a los correos recibidos, permitiendo a los usuarios confirmar, rechazar o proponer alternativas a las solicitudes del remitente, en cuestión de segundos. |
¿Qué es intranet.ai?
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.
Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a crear su entorno de trabajo digital en la nube de Microsoft, cuidando la experiencia de las personas.
Preguntas frecuentes sobre Microsoft 365 Copilot en Outlook
¿Qué versiones de Outlook incluyen Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot está actualmente disponible en Outlook Web, en el cliente de Outlook en Office 365 (aunque con funciones limitadas) y en el nuevo Outlook, tanto para PC como para Mac. También está disponible para cuentas empresariales de Outlook y para el ámbito educativo.
¿Cómo habilitar Microsoft 365 Copilot en Outlook?
Para habilitar Copilot en Outlook, es necesario asegurarse de contar con una licencia de Microsoft 365 que permita acceder a Copilot. Posteriormente, se puede adquirir la licencia específica para Copilot. Una vez obtenidas las licencias necesarias, es necesario instalar o migrar el buzón de correo a Microsoft 365 (si aún no lo ha hecho), ya que actualmente es la única forma de acceder a las funciones de Microsoft 365 Copilot para el correo electrónico. También es importante tener Office actualizado.
¿Cuáles son las funciones de Microsoft 365 Copilot en Outlook?
Las principales funciones de Microsoft 365 Copilot en Outlook incluyen la generación de borradores de correos electrónicos, el coaching para mejorar la calidad del contenido de tus correos electrónicos, el resumen de conversaciones y la generación de respuestas rápidas a tus mensajes de correo.
¿Cómo puedo obtener soporte para la adopción de Microsoft 365 Copilot en la empresa?
Puede obtener soporte para la adopción de Copilot contactando con intranet.ai. Ofrecemos servicios personalizados para la migración de datos hacia la nube de Microsoft, la evaluación de seguridad y permisos, la formación de usuarios para el uso de Copilot en su día a día y el desarrollo de extensiones para enriquecer las funcionalidades de la herramienta. También puede unirse a nuestra comunidad de práctica y hacer todas las preguntas que desee sobre el uso de Copilot en la empresa.
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