Copilot en Outlook: requisitos y funcionalidades

Microsoft 365 Copilot en Outlook ayuda a los usuarios a gestionar el flujo de comunicación que pasa por la bandeja de entrada del correo electrónico.

En este artículo, profundizaremos en las versiones de Outlook que actualmente son compatibles con Copilot, las licencias y los pasos para habilitar Copilot en Outlook, así como en las funcionalidades más importantes que la inteligencia artificial de Microsoft pone a disposición de usted para mejorar la comunicación y la productividad en el uso diario del buzón de correo.

Lo que encontrará en este artículo

• Una breve introducción

• Cómo acceder a Copilot en Outlook: versiones y licencias

• ¿cuáles son los límites?

• ¿qué funcionalidades ofrece?

Una breve introducción

Presentado durante 2024, Microsoft 365 Copilot en Outlook marca un punto de inflexión en el uso de la inteligencia artificial para optimizar la gestión de la comunicación profesional y, en particular, de la comunicación que se realiza por correo electrónico.

Integrado como parte del paquete Microsoft 365, Copilot en Outlook se enfoca de hecho en el objetivo de simplificar la gestión diaria de los correos electrónicos recibidos de colegas, socios, colaboradores externos y clientes. En este último caso, el valor de la IA se refleja en la extensión de Copilot for Sales, capaz de aprovechar la información contenida en los correos electrónicos de Outlook para respaldar las actividades comerciales de una empresa.

Las promesas son ambiciosas: transformar la bandeja de entrada en una herramienta proactiva, capaz de asistirle en la creación de respuestas contextuales, en la síntesis de hilos complejos y en la identificación de prioridades. Para las organizaciones, esto implica una reducción significativa del tiempo dedicado a tareas repetitivas, permitiendo que sus profesionales se concentren en actividades más estratégicas en lugar de detalles operativos.

Estudios realizados con los primeros usuarios de Copilot en Outlook demuestran que las ambiciones del producto no son en absoluto irreales.

Entre los datos más interesantes, destaca una reducción de hasta el 30% del tiempo dedicado a la gestión del correo y una mejora del 20% en la puntualidad de las respuestas, gracias a las sugerencias de la IA.

Pero eso no es todo. Un factor crítico que ha contribuido a estos resultados es también la integración de Copilot en Outlook con herramientas como Teams y Planner, lo que permite mejorar la colaboración y transformar los correos electrónicos en acciones concretas para la gestión de los proyectos empresariales.

Veamos entonces cuáles son los requisitos y qué pasos debe seguir para poder acceder a las funcionalidades de Copilot dedicadas al correo electrónico de Outlook.

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Copilot Circle es la propuesta vertical de intranet.ai para la adopción completa de Microsoft 365 Copilot:

• Formación continua con nuestro programa de entrenamiento guiado y la comunidad de práctica.

• Desarrollo de plugins personalizados para enriquecer Copilot y satisfacer las necesidades de su empresa.

• Configuración del espacio de trabajo digital para utilizar Copilot sin comprometer la seguridad de los datos.

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Cómo acceder a Copilot en Outlook: versiones y licencias

Copilot está disponible para varias versiones de Outlook, diseñadas para optimizar la gestión del correo electrónico gracias a la integración con la inteligencia artificial.

Las versiones compatibles incluyen:

• Outlook en la web: accesible a través del navegador en outlook.com.

• Outlook para Windows y Mac: incluido en los principales planes de Microsoft 365, aunque con funcionalidades de Copilot limitadas en comparación con las versiones más recientes.

• Nuevo Outlook para Windows: se puede activar mediante la opción “Probar el nuevo Outlook”, visible en la parte superior derecha de la aplicación de escritorio.

Para utilizar la inteligencia artificial en estas versiones de Outlook, es necesario asegurarse de disponer de las licencias adecuadas:

• Microsoft 365 Enterprise (E3 y E5): incluyen todas las versiones compatibles de Outlook, incluidas las versiones de escritorio para Windows y Mac y Outlook en la web. Sin embargo, se requiere la compra de una licencia adicional para cada usuario que necesite acceso a las funcionalidades de IA.

• Microsoft 365 Business Standard y Premium: también en estos planes, que ofrecen acceso a las mismas versiones de Outlook, la compra de la licencia dedicada para Copilot es obligatoria.

• Microsoft 365 Education (A3 y A5): las instituciones educativas con estas licencias pueden acceder a las versiones compatibles de Outlook, pero también en este caso se debe adquirir la licencia adicional para Copilot.

Otra nota importante: Copilot está disponible exclusivamente con cuentas empresariales o educativas asociadas a Microsoft 365. Las cuentas personales o vinculadas a proveedores de terceros, como Gmail, Yahoo o iCloud, no pueden acceder a las funcionalidades basadas en inteligencia artificial diseñadas por Microsoft.

Cómo habilitar Microsoft 365 Copilot en Outlook

Habilitar Microsoft 365 Copilot en Outlook es un proceso sencillo, que requiere solo unos pasos para garantizar su correcto funcionamiento.

Como se mencionó anteriormente, es necesario que cada usuario verifique que dispone de una licencia de Microsoft 365 compatible con Copilot. Recordamos que sus funcionalidades están disponibles para los empleados de una empresa mediante las suscripciones Microsoft 365 E3, E5, Business Standard y Business Premium, con la compra adicional de la licencia personal de Microsoft 365 Copilot. Esta última debe adquirirse por separado y asociarse a las cuentas que utilizarán Copilot.

También es esencial que el correo electrónico esté alojado en la nube de Microsoft 365, ya que Copilot aprovecha la integración exclusivamente con los servicios en la nube para asistir a los usuarios en sus actividades basándose en los datos presentes en el entorno digital de trabajo de la empresa.

Un último requisito se refiere a la actualización de las aplicaciones de Office, que ahora están incluidas en el entorno de Microsoft 365 e incluyen Outlook. En este sentido, se recomienda configurar Office para recibir actualizaciones a través del Current Channel o el Monthly Enterprise Channel, que garantizan el acceso a las últimas funcionalidades de Copilot en las aplicaciones del paquete.

Una vez cumplidos estos requisitos, Copilot se habilitará automáticamente en su Outlook.

Si no está disponible, se deben verificar las configuraciones de experiencias conectadas en las opciones de Outlook. Puede ser necesario activar las opciones “Experiencias que analizan el contenido” y “Todas las experiencias conectadas” para garantizar el acceso a Copilot.

¿cuáles son los límites?

Como todas las tecnologías emergentes, la inteligencia artificial en Outlook también presenta algunas limitaciones técnicas, inevitables en una fase inicial de lanzamiento. Sin embargo, estos límites no disminuyen el valor de la tecnología en cuestión, sino que ofrecen valiosas oportunidades para comprender mejor las necesidades de los usuarios finales y cómo satisfacerlas, moldeando soluciones como Microsoft 365 Copilot según los comentarios recibidos.

Microsoft, consciente de estos desafíos, ya ha anunciado sus planes para abordarlos, comprometiéndose a optimizar la experiencia de uso mediante actualizaciones periódicas y un mayor soporte en términos de compatibilidad y funcionalidad.

A continuación, analizamos en profundidad los principales límites técnicos de Copilot en Outlook, acompañados de ejemplos concretos e indicaciones sobre cómo Microsoft planea superarlos. Aunque las limitaciones señaladas podrían parecer menores para la mayoría de las empresas, podrían servir a algunas organizaciones para evaluar mejor la inversión en esta nueva tecnología.

Requisitos de actualización de las aplicaciones de Office

Para funcionar de manera óptima, Copilot requiere que las aplicaciones de Office estén actualizadas a través del Current Channel o el Monthly Enterprise Channel. Las versiones obsoletas o pertenecientes a los canales Semi-Annual o anteriores no admiten, de hecho, las nuevas funcionalidades que Microsoft continuará lanzando en el corto plazo.

Como consecuencia, una organización que utilice el canal Semi-Annual para minimizar el impacto de las actualizaciones podría no ver disponible Copilot, incluso si ha invertido en una licencia válida. Microsoft ha anunciado que, para finales de 2025, trabajará para mejorar la compatibilidad con los canales de actualización menos frecuentes, manteniendo el enfoque en el acceso a las nuevas funcionalidades.

Limitaciones lingüísticas

Actualmente, Copilot admite más de 20 idiomas, incluidos inglés, español, francés, italiano y alemán. Sin embargo, algunas funcionalidades pueden resultar menos precisas, o incluso no disponibles, para idiomas menos comunes, como el húngaro, el tailandés o el hebreo.

Por ejemplo, un usuario que necesite redactar un correo en tailandés podría recibir sugerencias genéricas o mal formuladas por parte de la IA, debido a una comprensión semántica limitada de este idioma. Microsoft ha confirmado que ya está trabajando para ampliar las capacidades lingüísticas de Copilot, dando prioridad a los idiomas de los mercados emergentes.

Dependencia de la nube de Microsoft 365

Copilot funciona exclusivamente con cuentas alojadas en la nube de Microsoft 365. Por lo tanto, no solo las cuentas asociadas a proveedores externos como Gmail, Yahoo o iCloud no pueden acceder a Copilot, sino que sus funcionalidades también permanecen inaccesibles para aquellas empresas que aún no han migrado de una infraestructura locala una infraestructura en la nube o híbrida.

Seguridad de los datos: ya no es un límite con Copilot

Un aspecto fundamental en la adopción de tecnologías basadas en inteligencia artificial es la gestión segura y conforme de los datos compartidos. Muchas empresas tienden a desconfiar, con razón, de las garantías que ofrecen las nuevas tecnologías de IA en este ámbito.

Consciente de los desafíos relacionados con la privacidad y la protección de la información sensible, Microsoft ha aplicado los principios de la IA responsable e integrado Copilot en su ecosistema en la nube, extendiendo a sus capacidades las medidas de seguridad avanzadas que ofrece Microsoft 365.

Todos los datos utilizados por Copilot se procesan conforme a las principales normativas internacionales, incluido el RGPD para Europa y otras regulaciones locales aplicables en los distintos mercados donde Copilot está disponible. Además, Microsoft garantiza que los datos permanezcan bajo el control total de la empresa, sin compartirlos con terceros con fines comerciales o publicitarios.

Los datos procesados por Copilot se cifran tanto durante la transmisión como durante el almacenamiento. Se trata, por tanto, de un enfoque capaz de garantizar que la información intercambiada por correo electrónico esté protegida contra accesos no autorizados. La integración con las políticas de seguridad de Microsoft 365 permite además a los administradores de TI personalizar los niveles de acceso según las necesidades de la organización.

El compromiso de Microsoft, presente y futuro, hace que la adopción de Copilot no sea solo una innovación tecnológica, sino también una elección consciente basada en los más altos estándares de protección de datos.

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¿qué funcionalidades ofrece?

Microsoft 365 Copilot ofrece funcionalidades importantes para gestionar el flujo de comunicación dentro de Outlook, permitiendo a profesionales y empresas ahorrar una cantidad considerable de tiempo en la lectura, organización y redacción de sus correos electrónicos.

Veamos en detalle las funcionalidades que la inteligencia artificial de Microsoft pone a disposición para nuestra bandeja de entrada.

Redacción de correos electrónicos

Microsoft 365 Copilot le da la posibilidad de generar un correo electrónico a partir de una solicitud escrita, mediante el comando “Borrador con Copilot”.

Para redactar el texto, Copilot se basa en la información proporcionada en la solicitud y en los datos que el algoritmo de IA de Microsoft tiene internamente. Por lo tanto, se vuelve posible crear un correo electrónico en poco tiempo, simplemente escribiendo una instrucción como: “Escriba un correo para invitar a los colegas al próximo townhall que será el 10 de enero”.

Copilot permite luego modificar el borrador no solo manualmente, sino también con el comando “Regenerar” y mediante una barra en la que se puede especificar una segunda solicitud, siempre en forma conversacional.

Si con el primer comando la IA realiza un nuevo intento para satisfacer las instrucciones dadas, con el segundo reelabora el borrador según la directiva proporcionada. Por ejemplo, “Traduzca el correo al inglés”.

Todos los borradores creados por Copilot siguen las preferencias del usuario en términos de:

• Longitud del texto

• Tono de voz

De este modo, usted puede especificar si desea obtener borradores más cortos, medianos o largos o hacer que los borradores generados utilicen un tono directo, neutral, informal, formal o incluso “poético”. Estas opciones pueden configurarse antes de enviar el prompt a Copilot y seguirán siendo válidas para todos los borradores y respuestas posteriores proporcionados.

Único punto débil de esta funcionalidad: el calendario de Outlook y otros datos empresariales como documentos y presentaciones aún no están completamente integrados.

Cómo redactar un excelente correo electrónico empresarial

Coaching

Con el comando “Coaching by Copilot”, usted puede obtener consejos sobre cómo mejorar la redacción de sus correos electrónicos. De hecho, el usuario puede pedir a la inteligencia artificial que analice el texto y lo evalúe en función de:

• Tono de voz

• Sentimiento del lector

• Claridad

De este modo, se pueden obtener sugerencias sobre cómo hacer que el mensaje suene menos agresivo o sobre qué detalles conviene añadir para evitar malentendidos.

Especialmente útil es la evaluación del sentimiento, ya que Copilot es capaz de proporcionar ideas sobre cómo mejorar el texto del correo electrónico para reforzar la relación con el destinatario.

Cómo usar la función de Coaching

Resumen de las conversaciones

El resumen del correo electrónico es quizá la mejor funcionalidad de Copilot en Outlook. Se trata del resumen de los correos que usted ha intercambiado y recibido, donde se destacan:

• Los puntos clave de la conversación

• Las preguntas que aún no han sido respondidas

• Las acciones necesarias para satisfacer las solicitudes de los remitentes

Copilot es capaz de sintetizar el contenido no solo de un único correo, sino también de un hilo o de conversaciones separadas pero relacionadas con el mismo destinatario o tema.

Cómo obtener un resumen de sus correos electrónicos

Respuestas rápidas

Microsoft 365 Copilot sugiere los avisos para generar la respuesta a un correo electrónico específico. Solo tiene que hacer clic en “Responder” para ver inmediatamente las propuestas de la IA, basadas en la información del mensaje recibido.

Si, en cambio, desea pedir a Copilot que genere una respuesta basada en una directiva personalizada, está disponible la opción “Personalizado”. Es importante destacar que incluso para estas respuestas se utilizan los ajustes de tono y longitud que usted haya configurado mediante la funcionalidad “Borrador con Copilot”.

Esta era la última funcionalidad que queríamos presentar. Concluimos, entonces, con la siguiente tabla para revisar brevemente juntos las funcionalidades que Microsoft 365 Copilot ofrece para gestionar el correo en Outlook.

Las principales funcionalidades de Copilot en Outlook

Funcionalidades de Copilot en Outlook Descripción

Borrador con Copilot Genera el contenido de un correo electrónico basándose en la instrucción del usuario. El borrador se genera con el tono y la longitud que se prefiera. Además, puede modificarse manualmente, mediante el comando “Regenerar” o a través de instrucciones adicionales.

Coaching Proporciona consejos útiles sobre el tono de voz, la claridad y el sentimiento del lector para mejorar la redacción de los correos electrónicos.

Resumen de conversaciones Ofrece un resumen de la información intercambiada por correo, destacando los puntos clave, las preguntas sin respuesta y las acciones necesarias para satisfacer las solicitudes de los remitentes. Sintetiza el contenido no solo de un único correo, sino también de hilos y conversaciones separadas que, sin embargo, están relacionadas por el mismo destinatario o tema.

Respuestas rápidas Sugiere prompts para responder a los correos electrónicos recibidos, permitiendo a los usuarios confirmar, rechazar o proponer alternativas a las solicitudes de los remitentes, en pocos segundos.

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