Cómo crear un sitio intranet con SharePoint

Qué es una intranet inteligente

La intranet empresarial debe ser creada con cuidado, enfocándose en varios aspectos. Desde el compromiso de los empleados, hasta la creación de contenido, los servicios a las personas, el monitoreo y la gobernanza. No se debe subestimar nada si se quiere tener una intranet exitosa.

Aquí hay una lista de factores que hacen que una intranet sea inteligente.

1. Es una verdadera herramienta de trabajo

La intranet ayuda a los trabajadores a realizar sus actividades diarias, aumentando su productividad y bienestar en la empresa. Gracias a las funcionalidades avanzadas de plataformas como SharePoint Online, la intranet puede ser diseñada para:

• facilitar la búsqueda de información
• mejorar la comunicación entre colegas
• difundir contenidos y noticias siempre actualizados
• gestionar la creación, el intercambio y el archivo de documentos

Si los usuarios no encuentran una razón válida para utilizar la red intranet, ya sea porque no ofrece las funcionalidades adecuadas o porque falta formación sobre su uso correcto, será abandonada poco después de su lanzamiento. Por lo tanto, prestar atención a la practicidad y usabilidad de la intranet es fundamental para no desperdiciar los recursos que la empresa ha invertido en su creación.

Ejemplo de una intranet de SharePoint construida con intranet.ai

2. Se diseña alrededor del usuario

La intranet debe satisfacer las necesidades específicas de una empresa y de las personas que la conforman. Volviendo al enfoque en la practicidad, no basta con que la intranet ofrezca funcionalidades para simplificar los procesos empresariales, sino que también debe apoyar el trabajo de los usuarios con contenidos personalizados y basados en sus preferencias.

Usando SharePoint Online, la intranet se convierte en el punto único donde encontrar los contenidos globales para toda la empresa junto con:

• Las noticias y comunicaciones específicas por departamento, sede o rol
• Las actualizaciones sobre las iniciativas de interés para el usuario
• Los contactos internos relevantes para sus necesidades
• Las aplicaciones, las preguntas frecuentes y los documentos favoritos

Y mucho más.

3. Llega a los usuarios, sin importar dónde se encuentren

La información y el conocimiento son esenciales para una empresa exitosa y deberían estar disponibles para todos directamente desde su escritorio. Hagan lo que hagan, dondequiera que se encuentren y en cualquier tipo de dispositivo.

La intranet de SharePoint se puede integrar con Microsoft Teams para simplificar la compartición de noticias y contenido importante, mediante el envío de notificaciones push personalizadas. En intranet.ai, hemos desarrollado un componente que se encarga precisamente de este proceso para permitir a las empresas:

• informar a las personas en tiempo real
• involucrar a los usuarios con notificaciones dirigidas
• monitorizar el compromiso con las comunicaciones internas
• garantizar la máxima recepción de las noticias más importantes

4. Permite conocer mejor la empresa

¿Cuántas veces le ha sucedido que necesitaba una información, pero no sabía a quién dirigirse en la empresa para obtenerla?

La intranet de SharePoint Online reúne en un solo punto del lugar de trabajo digital de la empresa los contactos, documentos, comunicaciones, servicios y aplicaciones que los usuarios necesitan para realizar su trabajo, sin interrupciones y sin perder tiempo buscando.

El directorio de personas y el organigrama son algunas de las funcionalidades que añadimos a las intranets de nuestros clientes, para permitir a los usuarios conocer mejor su organización y encontrar rápidamente a los compañeros con las respuestas a sus preguntas.

Directorio de personas en la intranet SharePoint de intranet.ai

5. Conecta a las personas

Bien, sabemos que la lista de empleados disponible en la intranet ayuda a tener un mejor conocimiento de la empresa, pero ¿cómo pueden los usuarios contactar rápidamente a un colega? ¿Cómo pueden conectarse para compartir documentos o trabajar juntos en un proyecto?

Una vez más, la integración de la intranet de SharePoint con Microsoft Teams es la respuesta. Teams puede conectar a los usuarios, optimizando el intercambio de información y actualizaciones en tiempo real.

En el directorio de personas de la intranet, los usuarios pueden encontrar el contacto de Teams de los colegas con los que necesitan hablar y contactarlos con un solo clic.

Ya hemos hablado de las notificaciones push, pero vale la pena recordar que gracias a esta funcionalidad, la empresa también puede conectarse más rápidamente con sus empleados, manteniéndolos actualizados sobre las últimas iniciativas y logros alcanzados juntos.

6. Facilita la colaboración

Es posible reunir en la intranet los proyectos e iniciativas empresariales, destacándolos según las necesidades de la empresa o su relevancia con el departamento, el rol y las actividades de los usuarios.

La intranet SharePoint también es capaz de proporcionar un acceso rápido a grupos de proyecto, ofreciendo funcionalidades específicas para la colaboración en tiempo real y la coordinación de actividades.

Finalmente, cada departamento debería tener su propio espacio en la intranet.

El sitio empresarial puede enriquecerse con una sección dedicada a las personas, iniciativas y comunicaciones específicas para cada departamento. De esta manera, la información útil para las actividades de un departamento puede ser recopilada y compartida sin perderse en el flujo de comunicación global.

7. Le ayuda a encontrar lo que busca

Solo el 1% de las personas con una intranet en la empresa está satisfecho con los resultados de búsqueda.

Basada en tecnología obsoleta, la intranet no puede ofrecer el soporte adecuado necesario para aumentar la productividad y, sobre todo, la satisfacción de los usuarios finales. Un alto índice de insatisfacción lleva al rápido abandono del portal, en el cual la empresa ha invertido una cantidad significativa de recursos.

Sin embargo, confiar en una plataforma de vanguardia y en constante actualización como SharePoint Online es solo el primer paso. Los administradores de la intranet deben programar actividades clave, dirigidas a identificar áreas de mejora y así aumentar la satisfacción de los usuarios. Entre estas actividades, destacamos:

• Monitoreo de búsquedas y preguntas recurrentes
• Recopilación de comentarios, con encuestas y cuestionarios

Una vez identificadas las necesidades de los usuarios, es posible enriquecer la intranet con nuevos contenidos y funcionalidades para apoyar el trabajo de todas las personas en la empresa.

8. Ofrece servicios de utilidad diaria

Las funciones de búsqueda son indispensables para trabajar de manera óptima. Por esta razón, la intranet de SharePoint es la mejor herramienta para:

• poner a disposición formularios de solicitud
• acceder a servicios y convenios

9. Permite expresar su personalidad

El éxito y el fracaso de una empresa siempre se basan en su cultura y en cómo se valoran las personas.

La intranet debería permitir a todos los miembros de la empresa compartir sus habilidades y conocimientos, para darse a conocer entre los colegas. Además, los recursos humanos podrían visualizar la información compartida para proponer nuevas oportunidades de carrera o seleccionar candidatos para los puestos vacantes directamente entre las personas que ya están en la empresa.

10. Involucra a los usuarios

Si el compromiso es alto, la productividad y el bienestar aumentan. Por esto, la intranet debería acompañar el aspecto de la practicidad, con funcionalidades que apoyen las actividades diarias, con experiencias orientadas al compromiso como las de gamificación.

La gamificación permite que las personas participen en competiciones, juegos y actividades compartidas, lo que mejora la relación con los colegas, pero no solo eso.

Dentro de la intranet, estas experiencias pueden servir para hacer que la formación interna sea más atractiva gracias a cuestionarios y concursos con premios.

Crear cuestionarios y encuestas rápidas en la intranet de SharePoint de intranet.ai

11. Se adopta sin problemas

La adopción de una intranet inteligente es más sencilla y rápida.

Los usuarios deben disponer de herramientas para comprender el valor de las funcionalidades que se les ofrecen. La formación juega por lo tanto un papel clave en la adopción de la intranet, y una intranet inteligente como la de SharePoint Online puede albergar:

• Webinars y contenidos formativos
• Eventos en vivo con sesiones de preguntas y respuestas (Q&A)
• Recorridos guiados para profundizar en las funcionalidades individuales

12. Soporta el análisis de datos

¿Cómo saber si la intranet está funcionando bien o no? ¿Está realmente ayudando a la empresa, o aún tiene muchos límites? ¿Son los usuarios capaces de encontrar lo que necesitan?

Los registros de SharePoint Online y las funcionalidades de control de Office 365 le ayudan a responder estas preguntas. Pero no son suficientes.

Para conocer todos los detalles sobre el funcionamiento y la efectividad de la intranet, es necesario contar con herramientas nativas para rastrear las actividades de los usuarios y entender si el sitio está contribuyendo de manera concreta a su productividad.

13. Soporta el liderazgo

En la era de la digitalización, los líderes empresariales tienen a su disposición una gran variedad de tecnologías innovadoras para:

• coordinar los equipos
• gestionar la fase de incorporación
• obtener información clave para la toma de decisiones
• comunicar de manera directa y constructiva con los colegas

Con la intranet, los miembros de la dirección pueden comunicarse rápidamente con todas las personas de la empresa y recibir sus comentarios sin enviar un solo correo electrónico o hacer una llamada.

La integración de SharePoint con las plataformas de colaboración de Microsoft, como Microsoft Teams, puede simplificar la organización de videollamadas y eventos en streaming en vivo. Para involucrar a todos los usuarios en las iniciativas empresariales, sin importar dónde se encuentren.

Intranet inteligente: principales objetivos

¿Qué significa tener una intranet inteligente para su empresa? Antes de profundizar en nuestra visión y descubrir cómo crear una intranet verdaderamente inteligente con SharePoint Online, es necesario saber cuáles son los objetivos que la intranet debe alcanzar para que la empresa pueda monitorearlos y evaluar la efectividad de su inversión.

Los objetivos clave de la intranet se pueden resumir de la siguiente manera:

1. Mayor involucramiento de los usuarios
2. Mejor productividad y bienestar en la empresa
3. Mayor rentabilidad y competitividad de la empresa

Los resultados de una intranet inteligente

1. Involucra a los usuarios
2. Mejora la productividad
3. Aumenta la competitividad

"Una fuerza laboral altamente involucrada es la diferencia entre una empresa que supera a sus competidores y una que no logra crecer". [fuente]

El 87% de los trabajadores en todo el mundo no está involucrado en el lugar de trabajo. Una cifra significativa si pensamos que las empresas que logran involucrar a las personas en sus actividades e iniciativas logran superar a sus competidores en un 147% en términos de ganancias generadas.

Nuevas tecnologías como la intranet de SharePoint Online, integrada con el entorno de trabajo digital de Microsoft 365, ofrecen a las empresas la oportunidad de diferenciarse de la competencia gracias a un aumento de la productividad y el bienestar de los trabajadores.

Así es como funciona:

• Con una intranet inteligente, la comunicación interna se vuelve más atractiva gracias a las funcionalidades de SharePoint para la gestión de contenidos y la integración con plataformas para la colaboración y la experiencia del empleado, como Microsoft Teams, Forms y Viva.
• Si las personas están involucradas y la intranet ofrece servicios de alta calidad, la productividad aumenta. Los usuarios estarán más motivados y podrán ahorrar tiempo en la búsqueda de contactos, documentos y cualquier información necesaria para realizar su trabajo.
• A mayor ahorro de tiempo, mayor será la rentabilidad general de la empresa.

¿Cómo evaluar los resultados de su intranet?

Para evaluar cómo la intranet ha aumentado la productividad de su empresa, puede establecer varios KPI cuantitativos.

Entre los KPI directos, se podrían monitorear:

• Número de vistas por página individual
• Número de usuarios únicos que han visitado la intranet
• Número de sesiones y duración de cada sesión
• Número de contenidos publicados, buscados y visualizados
• Interacciones con las comunicaciones empresariales, entre "me gusta" y comentarios

Entre los KPI indirectos, podemos encontrar:

• Número de solicitudes recibidas del servicio de asistencia empresarial
• Número de correos electrónicos enviados a los colegas para solicitar información

Crear un sitio de intranet inteligente:
las consideraciones para no equivocarse

Para crear una intranet realmente inteligente y capaz de alcanzar los objetivos establecidos por la empresa, hay algunas consideraciones que deben tenerse en cuenta durante la fase de diseño. Este es un momento delicado, que la mayoría de las empresas tiende a ignorar, pero que resulta de suma importancia para garantizar la eficacia de la intranet y maximizar así la inversión realizada.

Para ayudarle a no cometer errores en la creación de su intranet, aquí tiene lo que debe tener en mente.

Cómo diseñar una intranet empresarial

1. Fase de análisis

La fase de análisis representa el 70% del éxito de un proyecto de intranet. Se trata de la fase más delicada, ya que se definen el modelo de intranet capaz de satisfacer las necesidades específicas de la empresa y los objetivos estratégicos. Por lo general, la fase de análisis incluye tres actividades:

1. Análisis del contexto y de la cultura empresarial
2. Análisis de los objetivos a alcanzar (productividad, bienestar, etc.)
3. Análisis del usuario final e identificación de sus principales necesidades

1.1 Análisis del contexto

Esta primera actividad incluye:

• análisis de los planes operativos y estratégicos que fundamentan los procesos internos;
• análisis de la misión y los valores que sustentan la cultura empresarial;
• análisis de la estrategia de comunicación actual.

Si la empresa ya cuenta con un portal de intranet, es útil analizar cuáles son las funcionalidades que utilizan con mayor frecuencia los usuarios para entender cómo mejorar los servicios y contenidos ofrecidos.

De esta manera, se puede obtener una idea inicial clara de cómo diseñar una red intranet que respete la cultura empresarial y que sea un soporte adecuado para las actividades del personal.

1.2 Análisis de los objetivos

El análisis de los objetivos sirve para alinear las funcionalidades de la intranet con las estrategias y los objetivos que la empresa desea alcanzar.

Una vez definidos los objetivos estratégicos, es necesario delinear los objetivos operativos. En la práctica, las preguntas a las que esta fase de análisis debe responder son:

• ¿Qué herramientas debería ofrecer la intranet empresarial?
• ¿Cómo puede la intranet apoyar las actividades individuales y de grupo?
• ¿Qué necesita la empresa para mejorar la comunicación con los trabajadores?

1.3 Análisis del usuario final

La intranet está hecha de personas.

Conocer al usuario final significa saber qué funcionalidades, contenidos y servicios ofrecer en la intranet para permitir que todas las personas en la empresa desempeñen su trabajo de la mejor manera posible.

El análisis del target suele ser subestimado, porque las empresas dan por sentadas las necesidades reales de los trabajadores. Sin embargo, una falta de análisis del usuario final conlleva la creación de una intranet "innecesaria" o poco eficaz, sin soluciones personalizadas.

¿Pero cómo identificar las necesidades de los usuarios?

Aquí algunos de los instrumentos que recomendamos utilizar.

Grupos focales y cuestionarios

Para realizar un análisis detallado de las personas en la empresa, es posible operar de dos maneras diferentes pero complementarias. Hablamos de los grupos focales y los cuestionarios.

Los grupos focales son una técnica de investigación cualitativa que involucra un pequeño grupo de personas, generalmente entre 6 y 12 participantes. La discusión es gestionada por un moderador (generalmente, una de las personas encargadas de diseñar la intranet), quien guía la conversación proponiendo una serie de preguntas preparadas de antemano.

El objetivo es recolectar opiniones, percepciones, ideas y comentarios de los participantes en un contexto interactivo. Este método permite explorar en profundidad las motivaciones, actitudes, experiencias y comportamientos de las personas, revelando hallazgos que podrían no surgir con otras técnicas de investigación, como las encuestas o las entrevistas individuales.

Mientras los grupos focales permiten conocer al usuario final a través de interacciones dinámicas y discusiones guiadas, los cuestionarios ofrecen datos cuantitativos que pueden ser analizados en una escala más amplia.

Por lo tanto, permiten recoger información específica y estructurada de un gran número de encuestados, haciendo posible la identificación de tendencias, modelos de comportamiento y necesidades comunes que la intranet puede ayudar a satisfacer.

Cuando se crea un cuestionario durante la fase de diseño de una intranet, es importante destacar que no se deben hacer preguntas sobre la intranet en sí, sino sobre el trabajo de las personas. De esta manera, se pueden obtener datos clave sobre el conocimiento medio de TI, los dispositivos preferidos y las aplicaciones utilizadas para realizar las actividades diarias.

Entrevistas

Las entrevistas son útiles para recibir comentarios más directos y personales en comparación con los hallazgos obtenidos con los grupos focales y los cuestionarios.

Podría ser útil organizar un ciclo de entrevistas después de haber puesto a disposición una demostración de la intranet, muestra a los usuarios que han probado el prototipo.

2. Planificar el cambio

Hoy en día, ya no es posible iniciar un proyecto digital sin un plan, aún más si un proyecto como el de la creación de la intranet cambiará la rutina diaria de todos los trabajadores.

Tener un plan significa elegir a los colegas que se involucrarán en la fase de diseño, establecer el presupuesto disponible y definir la estrategia de comunicación y formación para garantizar la adopción de la intranet.

Todo debe decidirse de antemano, para evitar sorpresas durante el proyecto.

Por esta razón, le recomendamos que:

• Cree el equipo responsable del diseño.
• Evalúe las funcionalidades y los recursos que se incluirán en la intranet, para fijar un presupuesto realista.
• Identifique los medios de comunicación preferidos por las personas en la empresa, los beneficios que la nueva intranet les ofrece y las competencias de TI faltantes, para definir una estrategia de comunicación y formación interna adecuada.
• Monitoree constantemente la recopilación de comentarios de los usuarios y la evolución del proyecto.

3. Seleccionar las herramientas a poner a disposición

Ya hemos visto por qué la fase de análisis es fundamental en el diseño de la intranet empresarial. Entre la información útil que se puede obtener, la fase de análisis permite entender cuáles son las herramientas que no pueden faltar en la intranet, según las preferencias de los usuarios y lo que necesitan para realizar su trabajo de la mejor manera.

La definición de las "Killer App" es, por lo tanto, un paso importante para crear una intranet útil, garantizando el interés y la adopción por parte de todas las personas en la empresa.

Después de años de experiencia en el desarrollo de intranets, hemos creado algunas funcionalidades que sirven para lograr este objetivo. A continuación, enumeramos algunos ejemplos de nuestros elementos web que desempeñan el papel de Killer App:

• Elemento web para publicar y postularse a vacantes, aprovechando el perfil personal de la intranet SharePoint.
• Elemento web para la reserva rápida de espacios y recursos, desde escritorios hasta estacionamientos en el aparcamiento de la empresa.
• Elemento web para compartir publicaciones de los perfiles de LinkedIn, Facebook, Instagram y TikTok de la empresa.

Compartir publicaciones de las redes sociales corporativas en la intranet SharePoint de intranet.ai

4. Adoptar las herramientas adecuadas de monitoreo

La definición de objetivos y KPIs no es suficiente para garantizar el éxito de la intranet. Es necesario monitorear continuamente los resultados para evaluar con precisión la efectividad de la inversión realizada y entender cómo mejorar la intranet para aumentar el compromiso de los usuarios y la productividad colectiva.

Existen muchísimas herramientas que permiten seguir el desempeño de la intranet, algunas incluso integradas en SharePoint.

Pero no es tan fácil monitorear correctamente los resultados de un proyecto de intranet. De hecho, pocos de los instrumentos disponibles proporcionan una visión detallada sobre lo que realmente importa: cuánto y cómo se utiliza la intranet en la empresa.

Para ayudar a nuestros clientes a obtener información útil para seguir mejorando la intranet que construimos juntos, hemos desarrollado Intranet Analytics. Nuestro componente sirve para medir la efectividad del digital workplace de Microsoft 365 y la intranet de SharePoint, con reportes detallados sobre el comportamiento de los usuarios.

Permite así enriquecer las funcionalidades de análisis de SharePoint para obtener información como:

• visualizaciones de las páginas individuales
• duración de las sesiones individuales
• palabras clave utilizadas
• acceso a documentos
• etc.

Además, nuestra funcionalidad se integra con Google Analytics y otras herramientas de terceros para un análisis aún más profundo de la intranet.

5. Definir la estrategia de gobernanza

Al día siguiente del lanzamiento de la intranet comienza el plan de gobernanza.

Para abordar esta fase con éxito, existe una lista de acciones que deberían ser incluidas en su programa de gobernanza. En términos generales, recomendamos definir de antemano:

1. Las opciones de compartición externa para cada sitio.
2. Las modalidades de seguimiento de las acciones de los usuarios externos.
3. Las modalidades para el provisionamiento de nuevas áreas de contenido en la intranet.
4. Las autorizaciones que se distribuirán a los usuarios internos de la empresa.

¿Cómo nos ayuda Microsoft a construir una intranet inteligente?

Crear una intranet empresarial inteligente es posible gracias a las tecnologías de Microsoft 365.

En la suite de productos Microsoft 365 (anteriormente Office 365), SharePoint Online se está convirtiendo en el núcleo de muchos servicios con funcionalidades avanzadas para:

• gestionar el ciclo de vida de los documentos
• crear y compartir contenidos
• almacenar los datos de manera segura
• coordinar los procesos internos

Por lo tanto, representa la mejor plataforma para crear la intranet y transformar la productividad de su empresa.

A continuación se presentan las áreas que Microsoft está desarrollando para enriquecer las funcionalidades incluidas en su entorno digital, en cuyo centro encontramos SharePoint.

1. Compromiso y colaboración entre colegas

Se están realizando continuas inversiones en las plataformas de colaboración que se integran con la intranet de SharePoint Online, ofreciendo funcionalidades adicionales para mejorar la colaboración y la comunicación en la empresa.

Entre estas plataformas, no podemos dejar de mencionar Microsoft Teams y Viva Engage (la solución que ha sustituido a Yammer en el entorno digital de Microsoft 365).

2. Conexión entre personas, noticias, conocimientos y aplicaciones

El sistema de publicación presente en los sitios de SharePoint Online, incluyendo la intranet, está en evolución. Con la llegada de los Home Sites y de nuevas funcionalidades para la creación de contenido en las páginas, no es posible identificar en el mercado herramientas que puedan competir con SharePoint para la creación de una intranet inteligente.

3. Gestión del conocimiento

Pronto veremos un gran cambio en la gestión de los contenidos de la intranet, y SharePoint Online está liderando esta transformación con el paso de la gestión de la información a la gestión del conocimiento colectivo.

Crear un sitio intranet con SharePoint

Para crear su intranet empresarial con SharePoint Online, primero debe acceder a microsoft365.com para abrir la aplicación de SharePoint y llegar a la página de inicio.

Una vez que haya ingresado a la página de inicio, haga clic en la opción "Create site" en la parte superior izquierda.

SharePoint le preguntará si desea crear un sitio de equipo o un sitio de comunicación.

Si no conoce la diferencia entre estos dos tipos de sitio, encontrará toda la información a continuación; de lo contrario, pase directamente al siguiente párrafo para entrar en detalles sobre cómo construir la base de su intranet.

Diferencia entre un sitio de equipo y un sitio de comunicación en SharePoint

Un sitio de equipo o de colaboración está diseñado para mejorar la coordinación y la comunicación entre los usuarios que deben trabajar juntos en un proyecto.

Incluye funcionalidades para la gestión de bibliotecas de documentos, del calendario compartido y de las listas de SharePoint a través de las cuales se divide la carga de trabajo entre los miembros de un equipo.

Un sitio de comunicación, en cambio, sirve para compartir información con un público amplio de usuarios, que no se limita a los miembros de un solo equipo.

A diferencia de los sitios de equipo, que se centran en la gestión de proyectos empresariales, los sitios de comunicación se centran en la difusión de noticias e información. La intranet es un claro ejemplo de ello.

Por lo tanto, decidimos crear un sitio de comunicación de SharePoint.

Los pasos para crear una intranet con SharePoint Online

Una vez que haya seleccionado la opción "sitio de comunicación", comienza el verdadero proceso de creación de la intranet.

Para comenzar, Microsoft pone a disposición varios plantillas para agilizar la creación de un sitio de comunicación dedicado a:

• Gestión de crisis
• Contenido específico de un departamento
• Servicios y noticias de Recursos Humanos
• Oportunidades y cursos de formación interna

Sin embargo, lamentablemente, aún no está disponible una plantilla lista para usar para la intranet corporativa. El consejo es comenzar desde cero, utilizando el modelo "Blank".

Ahora es el momento de elegir el nombre de la intranet.

Este es un paso importante, ya que el nombre debe destacar la marca y, al mismo tiempo, ser fácil de recordar para los usuarios.

Aquí tienes algunas de nuestras mejores prácticas para darle a la intranet un nombre significativo y memorable:

1. Tomar el nombre de la empresa. Por ejemplo, la empresa Contoso podría llamar a su intranet "OneContoso" o "WeContoso" (para resaltar el sentido de unidad y comunidad), o bien optar por la combinación de la marca con el término "intranet", obteniendo en este caso "InContoso".
   
   
2. Hacer referencia al propósito de la intranet. En este caso, algunos ejemplos pueden ser "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" o "TheHub". Uno de nuestros clientes siguió este modelo y nombró la intranet que diseñamos juntos como "ThePipeline". Otro cliente hizo una elección realmente original, con el nombre "Agorà".
   
   
3. Evitar nombres demasiado largos o impronunciables. No solo serían difíciles de recordar, sino que también complicarían compartir la dirección de la intranet.
   
   
4. Tomar inspiración de lo que hace la empresa. Un ejemplo bonito es el de un cliente nuestro que trabaja en el sector agroalimentario y que decidió llamar a su intranet "Mandarin". No hace falta decir cómo se personalizó el portal, con tonos naranjas y siluetas redondeadas.
   
   
5. Involucrar a las personas que usarán la intranet. Puede usar encuestas y cuestionarios para recopilar las ideas de los colegas o pedirles que voten el nombre que prefieren entre los propuestos por la empresa.

Una vez que haya elegido el nombre para la intranet, SharePoint le pedirá que escriba una breve descripción del nuevo sitio y elija el idioma predeterminado. La elección del idioma es el segundo paso clave en el proceso de creación de la intranet, porque SharePoint no permite cambiarlo posteriormente.

Al ingresar al sitio vacío, le recomendamos elegir el tema corporativo para aplicar la paleta de colores adecuada a los comandos, etiquetas y elementos gráficos de SharePoint. Para hacerlo, simplemente:

• acceda a la Configuración, en la parte superior derecha
• haga clic en "Change the look"
• seleccione el tema que prefiera

Puede elegir entre las plantillas ofrecidas por Microsoft y usarlas tal cual para acelerar la creación de la intranet. O puede elegir una plantilla y personalizarla, tal vez para alinear la paleta de colores con los colores de la marca corporativa. Para una mayor personalización, SharePoint le permite crear su tema desde cero.

Siempre en "Change the look", es posible modificar la apariencia de:

• Encabezado, con configuraciones específicas para:
  • diseño (mínimo, compacto, estándar y extendido)
  • color de fondo, que se puede activar o no con una transparencia graduada
    (el color se toma automáticamente de la paleta elegida como tema del sitio)
  • título, que se puede habilitar o no
  • logo, para cargar
    
    
• Barra de navegación, con configuraciones específicas para:
  • añadir/eliminar enlaces
  • añadir/eliminar etiquetas (grupos de enlaces)
  • jerarquía de enlaces, insertando subenlaces para las secciones principales
    (mejor no superar los 3 niveles, para mantener una buena usabilidad)
    
    
• Pie de página

Luego, debe definir el contenido de la intranet, comenzando con la página de inicio.

Basta seleccionar la opción "Edit" en la parte superior derecha para comenzar.

SharePoint Online es una poderosa herramienta de Gestión de Contenidos, permitiendo insertar una gran variedad de contenidos diferentes en cada una de las páginas de sus sitios.

Primero, los editores pueden modificar el número y la formateo de las secciones que componen una página, para definir la estructura que albergará los contenidos individuales.

Después de haber establecido la estructura de la página, se pueden insertar los elementos web de contenidos textuales y multimedia soportados por SharePoint. Entre estos, destacamos:

• noticias
• calendario
• organigrama
• informes de PowerBI
• imágenes individuales o carruseles
• cuestionario de Microsoft Forms
• videos de YouTube o Microsoft Stream
• etc.

Los elementos web pueden extenderse con funcionalidades personalizadas, como las que ofrecemos en nuestros planes de intranet.

Basándonos en los proyectos realizados con nuestros clientes, hemos desarrollado más de 50 componentes para enriquecer las funcionalidades de SharePoint Online en términos de comunicación, colaboración, productividad, intercambio de conocimientos y formación.

Por ejemplo, en nuestros planes están disponibles elementos web que permiten:

• gestionar todo el ciclo de vida de los documentos
• encontrar contactos internos y conocer mejor a sus compañeros
• acceder a las aplicaciones de trabajo favoritas o recomendadas por la empresa
• postularse a las vacantes, acelerando el proceso de selección
• publicar noticias y comunicaciones para grupos de usuarios, utilizando gráficos dinámicos e integrándose con Microsoft Teams para garantizar la máxima recepción

Ya sean estándar o personalizadas, recuerde que los elementos web de su intranet deben seleccionarse según las necesidades reales de los colegas y los procesos que caracterizan su empresa.

Una vez insertados los elementos web útiles, solo queda crear, publicar y actualizar constantemente los contenidos de la intranet. Así se mantiene el interés de los usuarios con el tiempo.

Para concluir, le ofrecemos a continuación una tabla resumen con los pasos principales para crear una intranet con SharePoint Online:

¿Qué es una intranet inteligente?

Una intranet inteligente es una red empresarial interna que apoya las actividades diarias de los empleados, mejorando la productividad y el bienestar. Ofrece funcionalidades avanzadas como la búsqueda de información, comunicación entre colegas, gestión documental y contenidos actualizados.

¿Cuáles son los principales objetivos de una intranet inteligente?

Los objetivos clave de una intranet inteligente son: aumentar la participación de los usuarios, mejorar la productividad y el bienestar empresarial, e incrementar la rentabilidad y competitividad de la empresa.

¿Cómo se diseña una intranet inteligente?

El diseño de una intranet inteligente incluye varias fases: análisis del contexto empresarial, definición de los objetivos estratégicos y operativos, análisis de las necesidades de los usuarios finales mediante grupos focales, encuestas y entrevistas, planificación del cambio, selección de las herramientas y funcionalidades, y monitoreo continuo del rendimiento.

¿Cuáles son las funcionalidades fundamentales de una intranet inteligente?

Las funcionalidades fundamentales incluyen: herramientas para la búsqueda y gestión documental, comunicación interna y notificaciones push, directorio de contactos, herramientas de colaboración, espacios dedicados para departamentos, y apoyo para la formación y análisis de datos.

¿Cómo se puede garantizar una adopción efectiva de la intranet?

Para garantizar una adopción efectiva de la intranet, es fundamental ofrecer formación continua mediante seminarios web, contenidos formativos, eventos en vivo y recorridos guiados por las funcionalidades. Además, es importante monitorear constantemente la retroalimentación de los usuarios y mejorar la plataforma según sus necesidades.

¿Cuáles son los beneficios de una intranet integrada con Microsoft 365?

Una intranet integrada con Microsoft 365 ofrece numerosos beneficios, entre ellos: gestión avanzada de documentos, colaboración en tiempo real mediante Microsoft Teams, creación y compartición de contenidos con SharePoint, análisis de rendimiento con PowerBI, y apoyo a la productividad empresarial con herramientas como Microsoft Forms y Viva.

¿Cómo evaluar los resultados de una intranet inteligente?

Los resultados de una intranet inteligente pueden evaluarse mediante KPIs cuantitativos como el número de visualizaciones de las páginas, usuarios únicos, duración de las sesiones e interacciones con las comunicaciones empresariales. Herramientas como Intranet Analytics, integradas con SharePoint y Google Analytics, ayudan a rastrear el rendimiento y mejorar continuamente la plataforma.

¿Cuáles son los pasos clave para crear una intranet con SharePoint?

Los pasos clave para crear una intranet con SharePoint incluyen: crear un sitio de comunicación, elegir un nombre significativo, seleccionar el idioma predeterminado, aplicar el tema corporativo, personalizar la navegación, estructurar las páginas de contenido con secciones y elementos web, y mantener los contenidos actualizados.