Cómo crear una intranet con SharePoint

¿Qué es una intranet inteligente?

La intranet corporativa debe crearse cuidadosamente, centrándose en diferentes aspectos. Desde el compromiso de los empleados hasta la creación de contenidos, pasando por los servicios a las personas, la supervisión y la gobernanza. No hay que subestimar nada si se quiere tener una intranet de éxito.

He aquí una lista de factores que hacen que una intranet sea inteligente.

1. Es una verdadera herramienta de trabajo

La intranet ayuda a los trabajadores a realizar sus tareas diarias, aumentando su productividad y bienestar en la empresa. Con las funciones avanzadas de plataformas como SharePoint Online, la intranet puede diseñarse para:

• facilitar la búsqueda de información
• mejorar la comunicación entre compañeros
• difundir contenidos y noticias actualizados
• gestionar la creación, compartición y almacenamiento de documentos

Si los usuarios no encuentran una razón convincente para utilizar la intranet, ya sea porque no ofrece la funcionalidad adecuada o porque falta formación sobre su uso correcto, se abandonará poco después de su puesta en marcha. Por tanto, es fundamental prestar atención a la practicidad y usabilidad de la intranet para no malgastar los recursos invertidos por la empresa en su creación.

2. Se diseña en función del usuario

La intranet debe responder a las necesidades específicas de una empresa y de las personas que la componen. Retomando el enfoque práctico, no basta con que la intranet ofrezca funcionalidades para simplificar los procesos de negocio, sino que también debe apoyar el trabajo de los usuarios con contenidos personalizados basados en sus preferencias.

Utilizando SharePoint Online, la intranet se convierte en el punto único donde se pueden encontrar contenidos globales para toda la empresa junto con:

• Noticias y comunicaciones específicas por departamento, ubicación o función
• Actualizaciones sobre iniciativas de interés para el usuario
• Contactos internos relevantes para sus necesidades
• Sus aplicaciones, preguntas frecuentes y documentos favoritos

Y mucho más.

3. Llega a los usuarios estén donde estén

La información y el conocimiento son esenciales para el éxito de una empresa y deben estar al alcance de todos directamente desde su escritorio. Hagan lo que hagan, estén donde estén y en cualquier tipo de dispositivo.

La intranet de SharePoint puede integrarse con Microsoft Teams para simplificar el intercambio de noticias y contenidos importantes mediante el envío de notificaciones push personalizadas. En intranet.ai, hemos desarrollado un componente que se encarga precisamente de este proceso para permitir a las empresas

• informar a las personas en tiempo real
• atraer a los usuarios con notificaciones específicas
• monitorizar el compromiso con las comunicaciones internas
• garantizar la máxima recepción de las noticias más importantes

4. Permite conocer mejor la empresa

¿Cuántas veces le ocurre que necesita información pero no sabe dónde acudir en la empresa para obtenerla?

La intranet de SharePoint Online reúne en un solo lugar del puesto de trabajo digital de la empresa los contactos, documentos, comunicaciones, servicios y aplicaciones que los usuarios necesitan para realizar su trabajo, sin interrupciones y sin perder tiempo en búsquedas.

El directorio de personas y el organigrama son algunas de las funciones que añadimos a las intranets de nuestros clientes para que los usuarios puedan conocer mejor su organización y encontrar inmediatamente a compañeros con respuestas a sus preguntas.

5. Conecta a los compañeros

Vale, sabemos que la lista de empleados disponible en la intranet ayuda a conocer mejor la empresa, pero ¿cómo pueden los usuarios ponerse en contacto rápidamente con un colega? ¿Cómo pueden conectarse para compartir documentos o trabajar juntos en un proyecto?

Una vez más, la integración de la intranet de SharePoint con Microsoft Teams es la respuesta. En efecto, Teams puede conectar a los usuarios, agilizando el intercambio de información y las actualizaciones en tiempo real.

En el directorio de personas de la intranet, los usuarios pueden encontrar el contacto de Teams de los compañeros con los que necesitan hablar y ponerse en contacto con ellos con un solo clic.

Ya hemos hablado de las notificaciones push, pero merece la pena mencionar que gracias a esta función, la empresa también puede conectar más rápidamente con su gente, manteniéndola al día de las últimas iniciativas y logros conjuntos.

6. Facilita la colaboración

Puede reunir proyectos e iniciativas de la empresa en la intranet, destacándolos según las necesidades de la empresa o la relevancia con el departamento, el rol y las actividades de los usuarios.

La intranet SharePoint Online también puede proporcionar un acceso rápido a los grupos de proyectos, ofreciendo funcionalidades específicas para la colaboración en tiempo real y la coordinación de actividades.

Por último, cada departamento de debe tener su propio espacio en la intranet.

El sitio web corporativo puede mejorarse con una sección dedicada a las personas, las iniciativas y las comunicaciones específicas de cada departamento. De este modo, la información útil para las actividades de un departamento puede recopilarse y compartirse sin perderse en el flujo de comunicación global.

7. Le ayuda a encontrar lo que busca

Sólo el 1% de las personas que disponen de una intranet en la empresa están satisfechas con los resultados de búsqueda.

Al depender de una tecnología anticuada, la intranet no puede ofrecer el soporte adecuado que se necesita para aumentar la productividad y, sobre todo, la satisfacción del usuario final. Un alto índice de insatisfacción conduce a un rápido abandono del portal, para el que la empresa ha invertido una importante cantidad de recursos.

Contar con una plataforma de última generación y en constante actualización como SharePoint Online, sin embargo, es sólo el primer paso. De hecho, los administradores de la intranet deben planificar algunas actividades clave destinadas a identificar áreas de mejora y aumentar así la satisfacción de los usuarios. Entre estas actividades, destacamos:

• Seguimiento de las búsquedas y preguntas recurrentes
• Recogida de opiniones, con encuestas y cuestionarios

Una vez identificadas las necesidades de los usuarios, la intranet puede enriquecerse con nuevos contenidos y funcionalidades para apoyar el trabajo de todas las personas de la empresa.

8. Proporciona servicios de utilidad diaria

Las funciones de búsqueda son indispensables para trabajar de forma óptima. Por ello, la intranet SharePoint es la mejor herramienta para:

• proporcionar formularios de solicitud
• herramientas para reservar recursos de la empresa
• acceder a servicios y convenios

9. Le permite expresar su personalidad

El éxito y el fracaso de una empresa se basan siempre en su cultura y en cómo se valora a las personas.

La intranet debe permitir a todos los miembros de la empresa compartir sus competencias y conocimientos, darse a conocer a sus colegas. Los recursos humanos también podrían consultar la información compartida para proponer nuevas oportunidades profesionales o seleccionar candidatos para puestos vacantes directamente entre las personas que ya forman parte de la empresa.

10. Mantiene el compromiso de los usuarios

Si el compromiso es alto, la productividad y el bienestar aumentan. Por tanto, la intranet debe acompañar el aspecto de comodidad, con funciones de apoyo a las actividades diarias, con experiencias orientadas al compromiso, como la gamificación.

La gamificación permite participar en competiciones compartidas, juegos y actividades que mejoran las relaciones con los compañeros, pero no sólo eso. Dentro de la intranet, estas experiencias pueden servir de hecho para hacer más atractiva la formación interna mediante pruebas y concursos con premios.

11. Se adopta sin problemas

La adopción de una intranet inteligente es más fácil y rápida.

Los usuarios necesitan herramientas para comprender el valor de las funciones que se ponen a su disposición. Por lo tanto, la formación desempeña un papel clave en la adopción de la intranet, y una intranet inteligente como SharePoint Online puede adaptarse a ello:

• Webinars y contenidos de formación
• Eventos en directo con sesiones de preguntas y respuestas
• Visitas guiadas para obtener más información sobre funciones concretas

12. Soporta análisis de datos

¿Cómo saber si la intranet funciona bien o no? ¿Está ayudando realmente a la empresa o sigue teniendo muchas limitaciones? ¿Los usuarios pueden encontrar lo que necesitan?

Los registros de SharePoint Online y las funciones de supervisión de Office 365 te ayudan a responder a estas preguntas. Pero no son suficientes.

Para conocer todos los detalles sobre el funcionamiento y la eficacia de la intranet, necesita herramientas nativas para realizar un seguimiento de la actividad de los usuarios y comprender si el sitio está contribuyendo realmente a su productividad.

13. Apoya el liderazgo

En la era de la digitalización, los líderes empresariales tienen a su disposición un sinfín de tecnologías innovadoras para

• coordinar equipos
• gestionar la fase de incorporación
• obtener información clave para la toma de decisiones
• comunicarse directa y constructivamente con sus colegas

Con la intranet, los miembros de la dirección pueden comunicarse rápidamente con todos los integrantes de la empresa y recibir sus comentarios sin necesidad de enviar un solo correo electrónico o realizar una llamada.

Sin embargo, la integración de SharePoint con las plataformas de colaboración de Microsoft, como Microsoft Teams, puede facilitar la organización de videollamadas y eventos de transmisión en directo. Implicar a todos los usuarios en las iniciativas empresariales, estén donde estén.

Intranet inteligente: los principales objetivos

¿Qué significa tener una intranet inteligente para su empresa? Antes de profundizar en nuestra visión y descubrir cómo crear una intranet verdaderamente inteligente con SharePoint Online, debemos saber qué objetivos debe alcanzar la intranet para que la empresa pueda supervisarlos y evaluar la eficacia de su inversión.

Los objetivos clave de la intranet pueden resumirse de la siguiente manera:

1. Mayor compromiso de los usuarios
2. Mejora de la productividad y el bienestar en la empresa
3. Mejora de la rentabilidad y competitividad de la empresa

Los resultados de una intranet inteligente

1. Atrae a los usuarios
2. Mejora la productividad
3. Aumenta la competitividad

"Una plantilla altamente comprometida es la diferencia entre una empresa que supera a sus competidores y otra que no logra crecer"[fuente]

El 87% de los trabajadores de todo el mundo no están comprometidos en su lugar de trabajo. Esto es significativo si tenemos en cuenta que las empresas que consiguen implicar a las personas en sus actividades e iniciativas logran superar a sus competidores en un 147 por ciento en términos de beneficios generados.

Las nuevas tecnologías como la intranet de SharePoint Online, integrada con el lugar de trabajo digital de Microsoft 365, ofrecen a las empresas la oportunidad de diferenciarse de sus competidores gracias al aumento de la productividad y el bienestar de los trabajadores.

Funciona de la siguiente manera:

• Con una intranet inteligente, la comunicación interna se vuelve más atractiva con las capacidades de gestión de contenidos de SharePoint y la integración con plataformas de colaboración y experiencia del empleado como Microsoft Teams, Forms y Viva.
• Si las personas están comprometidas y la intranet ofrece servicios de alta calidad, la productividad aumentará. Los usuarios estarán más motivados y podrán ahorrar tiempo en la búsqueda de contactos, documentos y cualquier información que necesiten para realizar su trabajo.
• Cuanto mayor sea el ahorro de tiempo, mayor será la rentabilidad global de la empresa.

¿Cómo evaluar los resultados de su intranet?

Para evaluar cómo la intranet ha aumentado la productividad de su empresa, puede establecer varios KPI cuantitativos.

Entre los KPI directos, podría controlar:

• Número de visitas por página individual
• Número de usuarios únicos que han visitado la intranet
• Número de sesiones y duración de cada sesión
• Número de contenidos publicados, buscados y vistos
• Interacciones con las comunicaciones corporativas, incluidos los "me gusta" y los comentarios

Entre los KPI indirectos, podemos encontrar:

• Número de solicitudes recibidas por el servicio de asistencia corporativo
• Número de correos electrónicos enviados a compañeros solicitando información

Cómo crear un sitio intranet inteligente: consideraciones para no equivocarse

Para crear una intranet verdaderamente inteligente y capaz de alcanzar los objetivos que la empresa se ha fijado, hay que tener en cuenta ciertas consideraciones en la fase de diseño. Se trata de un momento delicado, ignorado por la mayoría de las empresas, pero que resulta de suma importancia para garantizar la eficacia de la intranet y maximizar así su inversión.

Para ayudarle a no cometer errores al crear su intranet, esto es lo que debe tener en cuenta.

Cómo diseñar una intranet corporativa

1. Fase de análisis

La fase de análisis representa el 70% del éxito de un proyecto de intranet. Es la fase más delicada, ya que se define el modelo de intranet que puede satisfacer las necesidades específicas de la empresa y sus objetivos estratégicos. Normalmente, la fase de análisis implica tres actividades:

1. Análisis del contexto y la cultura empresarial
2. Análisis de los objetivos a alcanzar (productividad, bienestar, etc.)
3. Análisis del usuario final e identificación de sus principales necesidades

1.1 Análisis del contexto

Esta primera actividad incluye

• análisis de los planes operativos y estratégicos subyacentes a los procesos internos;
• análisis de la misión y los valores subyacentes a la cultura corporativa;
• análisis de la estrategia de comunicación actual.

Si la empresa ya dispone de un portal de intranet, es útil analizar qué funciones utilizan con más frecuencia los usuarios para saber cómo mejorar los servicios y contenidos ofrecidos.

De este modo, se puede tener una idea inicial clara de cómo diseñar una intranet que respete la cultura corporativa y sea un soporte adecuado para las actividades del personal.

1.2 Análisis de objetivos

El análisis de objetivos sirve para alinear las funcionalidades de la intranet con las estrategias y objetivos que la empresa pretende alcanzar.

Una vez definidos los objetivos estratégicos, es necesario esbozar los objetivos operativos. En la práctica, las preguntas a las que debe responder esta fase de análisis son:

• ¿Qué herramientas debe ofrecer la intranet corporativa?
• ¿Cómo puede la intranet apoyar las actividades individuales y de grupo?
• ¿Qué necesita la empresa para mejorar la comunicación con los trabajadores?

1.3 Análisis del usuario final

La intranet está formada por personas.

Conocer al usuario final significa saber qué funcionalidades, contenidos y servicios ofrecer en la intranet para que todas las personas de la empresa puedan hacer mejor su trabajo.

A menudo se subestima el análisis del público objetivo porque las empresas dan por sentadas las necesidades reales de los trabajadores. Pero, por desgracia, no analizar al usuario final da lugar a la creación de una intranet "inútil" o ineficaz que carece de soluciones personalizadas.

Pero, ¿cómo identificar las necesidades del usuario?

He aquí algunas herramientas que recomendamos utilizar.

Grupos de discusión y cuestionarios

Para llevar a cabo un análisis minucioso de las personas de la empresa, se puede operar de dos formas diferentes pero complementarias. Hablemos de los grupos de discusión y los cuestionarios.

Los grupos focales representan una técnica de investigación cualitativa en la que participa un grupo reducido de personas, normalmente entre 6 y 12 participantes. El debate está dirigido por un moderador (normalmente una de las personas implicadas en el diseño de la intranet), que guía la conversación proponiendo una serie de preguntas preparadas de antemano.

El objetivo es recabar opiniones, percepciones, ideas y reacciones de los participantes en un entorno interactivo. Este método permite explorar en profundidad las motivaciones, actitudes, experiencias y comportamientos de las personas, revelando perspectivas que podrían no surgir con otras técnicas de investigación, como las encuestas o las entrevistas individuales.

Mientras que los grupos de discusión nos permiten conocer al usuario final a través de interacciones dinámicas y debates guiados, los cuestionarios proporcionan datos cuantitativos que pueden analizarse a mayor escala.

De hecho, permiten recopilar información específica y estructurada de un gran número de encuestados, lo que hace posible identificar tendencias, patrones de comportamiento y necesidades comunes que la intranet puede ayudar a satisfacer.

Al crear un cuestionario durante la fase de diseño de una intranet, es importante hacer hincapié en que las preguntas no deben versar sobre la intranet en sí, sino sobre el trabajo de las personas. Así podrá obtener información clave sobre los conocimientos informáticos medios, los dispositivos preferidos y las aplicaciones que utilizan para realizar sus tareas diarias.

Entrevistas

Las entrevistas son útiles para obtener información más directa y personal que los grupos de discusión y los cuestionarios. Puede ser útil organizar una ronda de entrevistas después de poner a disposición una demo de la intranet, tomando como muestra a los usuarios que han probado el prototipo.

2. Planificar el cambio

Hoy en día ya no es posible iniciar un proyecto digital sin un plan, más aún si un proyecto como el de crear la intranet va a cambiar la rutina diaria de todos los trabajadores.

Tener un plan significa elegir a quién involucrar en la fase de diseño, fijar el presupuesto disponible y definir la estrategia de comunicación y formación para garantizar la adopción de la intranet.

Todo debe estar decidido de antemano para evitar sorpresas durante el proyecto.

Por ello, recomendamos

• Crear el equipo responsable del diseño.
• Evaluar las funcionalidades y recursos que se incluirán en la intranet, para fijar un presupuesto realista.
• Identificar los medios de comunicación preferidos por las personas de la empresa, las ventajas que les ofrece la nueva intranet y las competencias informáticas que faltan, para definir una estrategia adecuada de comunicación interna y formación.
• Supervisar constantemente la recogida de opiniones de los usuarios y la evolución del proyecto.

3. Seleccionar las herramientas que se pondrán a disposición

Ya hemos visto por qué la fase de análisis es crucial en el diseño de la intranet corporativa. Entre la información útil que se puede obtener, la fase de análisis permite comprender qué herramientas no pueden faltar en la intranet, en función de las preferencias de los usuarios y de lo que necesitan para hacer mejor su trabajo.

Definir las "Killer Apps" es, por tanto, un paso importante para crear una intranet útil, que garantice el interés y la adopción por parte de todas las personas de la empresa.

Tras años de experiencia en el desarrollo de intranets, hemos creado algunas funcionalidades que sirven para lograr este objetivo. A continuación, enumeramos algunos ejemplos de nuestras partes web que desempeñan el papel de Killer App:

• Web part para publicar y solicitar puestos vacantes, aprovechando el perfil personal de la intranet de SharePoint.
• Web part para reservar rápidamente espacios y recursos, desde escritorios hasta plazas de aparcamiento en el parking de la empresa.
• Parte web para volver a compartir publicaciones de los perfiles de LinkedIn, Facebook, Instagram y TikTok de la empresa.

4. Adoptar las herramientas de seguimiento adecuadas

Establecer objetivos y KPI no basta para garantizar el éxito de la intranet. Es necesario supervisar continuamente los resultados para evaluar con precisión la eficacia de su inversión y comprender cómo mejorar la intranet para aumentar la participación de los usuarios y la productividad colectiva.

Existen multitud de herramientas para hacer un seguimiento del rendimiento de la intranet, algunas incluso integradas en SharePoint.

Pero no es tan fácil hacer un seguimiento adecuado de los resultados de un proyecto de intranet. De hecho, pocas de las herramientas disponibles proporcionan una visión detallada de lo que es realmente importante: cuánto y cómo se está utilizando la intranet en la empresa.

Para ayudar a nuestros clientes a obtener información útil para seguir mejorando la intranet que construyen juntos, hemos desarrollado Intranet Analytics. Nuestro componente se utiliza para medir la eficacia del lugar de trabajo digital de Microsoft 365 y la intranet de SharePoint, con informes detallados sobre el comportamiento de los usuarios.

A continuación, permite enriquecer las capacidades de análisis de SharePoint para obtener información como:

• páginas vistas individuales
• duración de sesiones individuales
• claves de búsqueda utilizadas
• acceso a documentos
• etc.

Además, nuestra funcionalidad se integra con Google Analytics y otras herramientas de terceros para un análisis aún más profundo de la intranet.

5. Definir la estrategia de gobernanza

Al día siguiente de la puesta en marcha de la intranet, comienza el plan de gobernanza.

Para abordar esta fase con éxito, hay una lista de acciones que deben incluirse en el propio programa de gobernanza. En general, recomendamos definir de antemano

1. Las opciones de compartición externa para cada sitio.
2. Las modalidades de seguimiento de las acciones de los usuarios externos.
3. Las modalidades de aprovisionamiento de nuevas áreas de contenido en la intranet.
4. Los permisos que se distribuirán a los usuarios internos de la empresa.

Cómo nos ayuda Microsoft a crear una intranet inteligente?

Crear una intranet corporativa inteligente es posible gracias a las tecnologías de Microsoft 365.

En la suite de productos Microsoft 365 (antes Office 365), SharePoint se está convirtiendo en el núcleo de muchos servicios con capacidades avanzadas para:

• gestionar el ciclo de vida de los documentos
• crear y compartir contenidos
• almacenar datos de forma segura
• coordinar procesos internos

Por tanto, representa la mejor plataforma para crear la intranet y transformar la productividad de tu empresa.

Estas son las áreas que Microsoft está desarrollando para enriquecer la funcionalidad incluida en su lugar de trabajo digital, en cuyo centro se encuentra SharePoint.

1. Compromiso y colaboración entre compañeros

Se sigue invirtiendo en plataformas de colaboración que se integran con la intranet SharePoint Online, ofreciendo funcionalidades adicionales para mejorar la colaboración y la comunicación en la empresa. Entre estas plataformas, no podemos dejar de mencionar Microsoft Teams y Viva Engage (la solución que ocupó el lugar de Yammer en el lugar de trabajo digital de Microsoft 365).

2. Conexión entre personas, noticias, conocimiento y aplicaciones

El sistema de publicación que se encuentra en los sitios de SharePoint Online, sobre todo en la intranet, está evolucionando. Con la llegada de los sitios de inicio y las nuevas funciones para la creación de contenido en la página, no es posible identificar herramientas en el mercado que puedan competir con SharePoint para crear una intranet inteligente.

3. Gestión del conocimiento

Pronto veremos un cambio importante en la gestión de contenidos de intranet, y SharePoint Online está liderando esta transformación con el paso de la gestión de la información a la gestión del conocimiento colectivo.

Cómo crear un sitio intranet con SharePoint

Para crear su intranet corporativa con SharePoint Online, primero debe iniciar sesión en microsoft365.com para abrir la aplicación SharePoint y llegar a la página de inicio.

Una vez en la página de inicio, haga clic en el elemento "Crear sitio" situado en la parte superior izquierda.

SharePoint le preguntará si desea crear un sitio de equipo o un sitio de comunicación.

Si no conoce la diferencia entre estos dos tipos de sitios, encontrará toda la información a continuación; de lo contrario, pase directamente al siguiente párrafo para entrar en los detalles de cómo construir los cimientos de su intranet.

La diferencia entre un sitio de equipo y un sitio de comunicación en SharePoint

Un sitio de equipo o de colaboración está diseñado para mejorar la coordinación y la comunicación de los usuarios que necesitan trabajar juntos en un proyecto.

Incluye funciones para gestionar bibliotecas de documentos, calendarios compartidos y listas de SharePoint a través de las cuales dividir la carga de trabajo entre los miembros de un equipo.

Un sitio de comunicación, por su parte, sirve para compartir información con una amplia audiencia de usuarios, que no se limita a los miembros de un único equipo.

A diferencia de los sitios de equipo, que se centran en la gestión de proyectos empresariales, los sitios de comunicación se centran en compartir noticias e información. La intranet es un claro ejemplo de ello.

Por ello, optamos por crear un sitio de comunicación SharePoint.

Las etapas clave para crear su intranet con SharePoint

Una vez elegida la opción "sitio de comunicación", comienza el verdadero proceso de creación de la intranet.

Para empezar, Microsoft proporciona varias plantillas para agilizar la creación de un sitio de comunicación dedicado a:

• Gestión de crisis
• Contenido específico del departamento
• Servicios y noticias de recursos humanos
• Oportunidades y cursos de formación interna

Pero, por desgracia, todavía no existe ninguna plantilla realmente lista para usar en la intranet corporativa. El consejo es empezar desde cero, utilizando la plantilla "En blanco".

Ahora es el momento de elegir el nombre de la intranet.

Se trata de un paso importante, ya que el nombre debe ser capaz de realzar la marca y, al mismo tiempo, ser fácil de recordar para los usuarios.

He aquí algunas de nuestras mejores prácticas para dar a la intranet un nombre significativo y memorable:

1. Reutilice el nombre de la empresa.
   Por ejemplo, la empresa Contoso podría llamar a su intranet "OneContoso" o "WeContoso" (para enfatizar el sentido de unidad y comunidad), u optar por combinar la marca con el término "intranet", dando como resultado en este caso "InContoso"
   
   
2. Haga referencia a la finalidad de la intranet.
   En este caso, algunos ejemplos podrían ser "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" o "TheHub". Uno de nuestros clientes siguió este patrón y llamó "ThePipeline" a la intranet que diseñamos juntos Otro cliente hizo una elección realmente original con el nombre "Agora".
   
   
3. Evite los nombres demasiado largos o impronunciables.
   No sólo serían difíciles de recordar, sino que además harían complejo compartir la dirección de la intranet.
   
   
4. Inspírese en lo que hace la empresa.
   Un buen ejemplo es el de un cliente nuestro que trabaja en el sector agroalimentario y decidió llamar a la intranet "Mandarín". Ni que decir tiene cómo se personalizó el portal, con tonos anaranjados y siluetas redondeadas.
   
   
5. Implique a las personas que tendrán que utilizar la intranet.
   Puede utilizar encuestas y cuestionarios para recabar las ideas de sus compañeros o pedirles que voten el nombre que prefieran entre los propuestos por la empresa.

Una vez elegido el nombre de la intranet, SharePoint le pedirá que escriba una breve descripción del nuevo sitio y que elija el idioma por defecto. La elección del idioma es el segundo momento clave en el proceso de creación de la intranet, ya que SharePoint no permite cambiarlo posteriormente.

Nada más entrar en el sitio vacío, es recomendable elegir el tema corporativo para aplicar la paleta de colores adecuada a los controles, etiquetas y elementos gráficos de SharePoint. Para ello, simplemente

• acceda a Configuración, arriba a la derecha
• haga clic en el elemento "Cambiar el aspecto"
• seleccione el tema que prefiera

Puede elegir entre las plantillas que ofrece Microsoft y utilizarlas tal cual para agilizar la creación de la intranet. O puede elegir una plantilla y personalizarla, quizás para alinear la paleta con los colores de la marca corporativa. Para una mayor personalización, SharePoint le permite crear su tema desde cero.

También en "Cambiar el aspecto", puede cambiar el aspecto de:

• Cabecera, con ajustes específicos para
  • diseño (mínimo, compacto, estándar y ampliado)
  • color de fondo, que se habilita o no con una transparencia graduada
    (el color se toma automáticamente de la paleta elegida como tema del sitio)
  • título, que puede activarse o no
  • logotipo, para cargar
    
    
• Barra de navegación, con ajustes específicos para
  • añadir/eliminar enlaces
  • añadir/eliminar etiquetas (grupos de enlaces)
  • árbol de enlaces, insertando subenlaces para las entradas principales
    (mejor no más de 3 niveles, para mantener una buena usabilidad)
    
    
• Pie de página

A continuación, es necesario definir el contenido de la intranet, empezando por la página de inicio.

Para empezar, basta con seleccionar el elemento "Editar" en la esquina superior derecha.

SharePoint Online es una potente herramienta de gestión de contenidos, que permite colocar infinidad de contenidos diferentes en cada una de las páginas de sus sitios.

En primer lugar, los editores pueden cambiar el número y el formato de las secciones que componen una página para definir la estructura que albergará las distintas piezas de contenido.

Una vez definida la estructura de la página, es posible insertar las partes web de contenido textual y multimedia soportadas por SharePoint. Entre ellas, destacamos:

• noticias
• calendario
• organigrama
• informes powerBI
• imágenes individuales o carruseles
• cuestionarios y encuestas de Microsoft Forms
• vídeos procedentes de YouTube o Microsoft Stream
• etc.

Las web parts pueden ampliarse con funcionalidades personalizadas como las que ofrecemos en nuestros planes de intranet.

Basándonos en los proyectos realizados con nuestros clientes, hemos desarrollado más de 50 componentes para enriquecer la funcionalidad de SharePoint Online en términos de comunicación, colaboración, productividad, intercambio de conocimientos y formación. Por ejemplo, en nuestros planes están disponibles web parts para:

• gestionar todo el ciclo de vida de los documentos
• encontrar contactos internos y conocer mejor a sus colegas
• acceder a las aplicaciones de trabajo favoritas o recomendadas por la empresa
• solicitar puestos vacantes, agilizando el proceso de selección
• publicar noticias y comunicaciones para grupos de usuarios, utilizando gráficos dinámicos e integración con Microsoft Teams para garantizar la máxima recepción

Ya sean estándar o personalizadas, recuerde que las web parts de su intranet deben seleccionarse en función de las necesidades reales de los compañeros y de los procesos que caracterizan a su empresa.

Una vez introducidas las partes web útiles, sólo queda crear, publicar y actualizar constantemente el contenido de la intranet. Así se mantendrá el interés de los usuarios a lo largo del tiempo.

Para concluir, ofrecemos a continuación un cuadro resumen con los principales pasos a seguir para crear una intranet con SharePoint Online:

¿Qué es una intranet inteligente?

Una intranet inteligente es una red interna de la empresa que apoya las actividades diarias de los empleados, mejorando la productividad y el bienestar. Ofrece funciones avanzadas como la búsqueda de información, la comunicación entre colegas, la gestión de documentos y contenidos actualizados.

¿Cuáles son los principales objetivos de una intranet inteligente?

Los objetivos clave de una intranet inteligente son: aumentar el compromiso de los usuarios, mejorar la productividad y el bienestar en la empresa, y mejorar la rentabilidad y la competitividad de la empresa.

¿Cómo se diseña una intranet inteligente?

El diseño de una intranet inteligente incluye varias fases: análisis del contexto de la empresa, definición de objetivos estratégicos y operativos, análisis de las necesidades de los usuarios finales a través de grupos de enfoque, cuestionarios y entrevistas, planificación del cambio, selección de herramientas y funciones, y monitoreo continuo del desempeño.

¿Cuáles son las características fundamentales de una intranet inteligente?

Las características fundamentales incluyen: herramientas para la búsqueda y gestión de documentos, comunicación interna y notificaciones push, directorios de contactos, herramientas de colaboración, espacios dedicados para departamentos y apoyo para la formación y el análisis de datos.

¿Cómo se puede asegurar una adopción efectiva de la intranet?

Para asegurar una adopción efectiva de la intranet, es esencial ofrecer formación continua a través de seminarios web, contenido de formación, eventos en vivo y recorridos guiados por las funciones. Además, es importante monitorear constantemente los comentarios de los usuarios y mejorar la plataforma en función de sus necesidades.

¿Cuáles son los beneficios de una intranet integrada con Microsoft 365?

Una intranet integrada con Microsoft 365 ofrece numerosos beneficios, incluyendo: gestión avanzada de documentos, colaboración en tiempo real a través de Microsoft Teams, creación y compartición de contenidos con SharePoint, análisis del rendimiento con PowerBI y apoyo a la productividad de la empresa con herramientas como Microsoft Forms y Viva.

¿Cómo se pueden evaluar los resultados de una intranet inteligente?

Los resultados de una intranet inteligente se pueden evaluar a través de KPIs cuantitativos como el número de vistas de página, usuarios únicos, duración de las sesiones e interacciones con las comunicaciones de la empresa. Herramientas como Intranet Analytics, integradas con SharePoint y Google Analytics, ayudan a monitorear el desempeño y mejorar continuamente la plataforma.

¿Cuáles son los pasos clave para crear una intranet con SharePoint?

Los pasos clave para crear una intranet con SharePoint incluyen: crear un sitio de comunicación, elegir un nombre significativo, seleccionar el idioma predeterminado, aplicar el tema de la empresa, personalizar la navegación, estructurar las páginas de contenido con secciones y web parts, y mantener el contenido actualizado.