Microsoft Lists: qué es y 6 nuevas funcionalidades

Microsoft Lists es una nueva aplicación en el ecosistema de Microsoft 365.

Nunca ha sido tan fácil organizar su trabajo y colaborar con sus colegas en la intranet o dentro de los grupos de Teams.

Ahora los usuarios pueden crear nuevas listas dentro del mismo equipo o añadir listas existentes desde otro sitio de SharePoint al que tengan acceso.

Microsoft List se creó como una evolución de las listas de la intranet de SharePoint, muy utilizadas por las empresas para organizar y hacer un seguimiento de la información interna. Le ayuda a distribuir las tareas en listas intuitivas, inteligentes y flexibles.

De este modo, tendrá más control sobre las tareas diarias y estará siempre en contacto con su equipo porque trabajará con las mismas prioridades.

Con la aplicación Lists, podrá:

• Crear listas para la rutina de trabajo
• Hacer un seguimiento de los recursos y eventos
• Gestionar su inventario
• Insertar chats, grupos y calendarios.

Estas listas se muestran en la página de inicio de SharePoint, que recopila todas sus páginas favoritas y visitadas recientemente en una sola página. Los diseños de las páginas son muy similares.

Puede encontrar la página de inicio de las listas dirigiéndose a la sección de listas de Office 365. Además, al mostrar sus sitios más recientes y favoritos en primer plano, podrá ver una lista de ellos.

Cada vista es única y se adapta a sus preferencias.

Las listas pueden encontrarse en SharePoint, Teams y OneDrive for Business, entre otros lugares. Microsoft Lists es una característica de los clientes de escritorio, web y móvil de Teams.

Con Microsoft Lists, puede colaborar dentro de su grupo con listas que utilizan vistas flexibles e intuitivas como cuadrículas, pestañas y calendarios.

También puede perfeccionar cada lista añadiendo nuevas columnas, definiendo las opciones que se colocarán en los menús desplegables, editando las vistas personalizadas y compartiendo los enlaces para asegurarse de que MS Lists funciona mejor para usted y su equipo.

Las listas no sólo le ayudarán a hacer un seguimiento de la información, sino que también permitirán que cada elemento hable por sí mismo de forma clara y visual.

En una experiencia única e integrada, los materiales y las conversaciones se mantienen uno al lado del otro. El equipo mantiene una sincronización constante, incluso ante pequeños cambios.

Microsoft Lists es una plataforma centralizada para gestionar sus listas individuales y de grupo.

Encontrará todas sus favoritas y las más recientes, así como las que ha compartido directamente y las que se han compartido con usted a través de un grupo de Teams.

Puede elegir entre cuatro vistas predefinidas:

• Lista
• Cuadrícula
• Galería
• Calendario

Cuando crea una lista por primera vez, la cuadrícula es la primera página que ve. Consiste principalmente en filas y columnas que pueden reordenarse y configurarse como se desee.

Cuando necesite editar rápidamente la información de una lista, la cuadrícula es la mejor opción.

La lista es similar a la cuadrícula, pero carece de la capacidad de edición.

La galería, por otro lado, es ideal para resaltar las listas que incluyen imágenes.

Cuando la información de las listas incluye fechas, la mejor manera de ver todo es utilizar la vista de calendario.

También puede elegir las vistas que mejor se adapten a sus necesidades, y puede seguir fácilmente el progreso de sus actividades gracias a las listas que ha creado.

Por último, puede cambiar el color de fondo de un elemento para indicar su estado de progreso: el naranja indica que el estado es "En revisión", mientras que el verde indica que el estado es "Aprobado".

Cuando el fondo, el color de la fuente y los iconos cumplen ciertos criterios, cambian dinámicamente.

Si no tiene tiempo para crear estas listas desde cero, no se preocupe.

Puede aprovechar las plantillas de listas ya hechas que se ajustan a la organización a la que pertenece.

De hecho, en la intranet de SharePoint, en la lista de Microsoft, se han diseñado modelos a medida para casos de uso específicos como la inserción de nuevas contrataciones, el seguimiento de problemas, la gestión de recursos, la gestión de itinerarios de viaje y mucho más.

Puede poner en marcha escenarios comunes con estructura, módulos y características preconfiguradas con un solo clic.

He aquí algunos ejemplos:

• Plantilla de gestión de problemas
  Puede hacer un seguimiento de los problemas y solucionarlos.
  
  
• Plantilla de itinerario de eventos
  Puede organizar todos los detalles de los eventos.
  
  
• Modelo de pacientes
  Puede registrar las necesidades y el estado de los pacientes para que los equipos sanitarios puedan supervisar y coordinar las actividades de atención.
  
  
• Modelo de préstamos
  Puede hacer un seguimiento del estado de las solicitudes de préstamos.
  
  

Estos modelos vienen con una estructura de lista predefinida, un diseño de formulario y opciones de formato para la vista de la lista y los detalles que permiten a los usuarios utilizarlos rápidamente.

Para confirmar que ha elegido el modelo más adecuado, la aplicación le permite primero acceder a una vista previa del aspecto que tendrá la lista, junto con algunos ejemplos de datos.

Dispone de todos los nuevos elementos de formato y vistas para representar mejor la información de su proyecto y volver al trabajo una vez que haya elegido su modelo, sea cual sea.

Para mantener a todo el mundo al tanto, siempre puede utilizar ajustes personalizables, reglas y alertas inteligentes.

Para ahorrar tiempo, se pueden crear nuevas listas a partir de las existentes manteniendo la estructura y el formato, o se pueden importar datos de tablas de Excel para generarlas inmediatamente.

Una vez que su lista está lista, ¿dónde la guarda?

Tanto si los elementos de las listas que ha creado y guardado son cortos o largos, complejos o sencillos, es fundamental colaborar y sacar provecho de ello.

Es posible compartir tanto las listas personales como las del equipo, que son propiedad de los miembros que las componen.

Puede compartir una lista completa con permisos de edición o enviarla con permisos de sólo lectura.

Si no quiere compartirlas todas, puede elegir qué elementos quiere compartir y solicitar una contraseña para acceder a ellos.

También puede elegir si permite que se editen o no, así como establecer una fecha de caducidad.

Otros miembros pueden añadir comentarios a toda la lista o a elementos individuales una vez que se hayan compartido las listas.

Permisos de la aplicación

Las interacciones de Lists: SharePoint, Microsoft Teams y Planner

Las listas interactúan con SharePoint.

Cada vez que rellene un directorio, lo verá en el inicio rápido de la página de inicio - mismo sitio web. También puede añadir listas a una página de SharePoint como parte web.

Sin embargo, además de SharePoint, hay otra gran ventaja en las listas: su integración con Microsoft Teams. Puede añadir una lista como una pestaña a su canal de Team, de modo que tendrá un acceso rápido a toda la misma información, tanto si utiliza List como SharePoint o Teams.

Sólo tiene que hacer clic en + para abrir la biblioteca de pestañas y añadir una nueva instancia de la pestaña de la aplicación Lists a un canal para empezar.

Para organizar y gestionar la programación de contenidos en las redes sociales, utilice la plantilla del programador de contenidos en las listas.

Por ejemplo, puede incluir todas las imágenes que vaya a publicar, así como la fecha de caducidad, la fecha en que se publicará, etc.

2) Cree una hoja de acceso digital

Puede hacer una hoja de acceso con listas para guardar la información del visitante, una imagen de su identificación y otra información.

Esto puede reducir el tiempo de gestión de los accesos y las notificaciones:

• Cuando un visitante se va, puede notificar automáticamente a su agente en la puerta principal para que pueda comprobar su vehículo.
• Guarde los datos de los visitantes para no tener que volver a recogerlos en las siguientes visitas.
• Utilice un sencillo registro basado en la nube.

3) Seguimiento de las entradas de los clientes

Otra característica útil de Microsoft Lists es la posibilidad de convertirlo en un programa CRM ligero para el seguimiento de los tickets de los clientes mediante un modelo incorporado.

Asigne el agente de atención al cliente responsable, incluya una descripción del problema o la pregunta, y priorice y siga todo el proceso.

4) Gestión de un proyecto

Supongamos que necesita hacer un seguimiento del progreso de un proyecto pero no necesita una aplicación de gestión de proyectos cara y complicada.

En ese caso, Lists puede gestionar fácilmente otro flujo de trabajo.

Añada tareas y plazos, reciba notificaciones cuando una tarea se marque como "completada" o "problema" y utilice la vista de calendario para ver toda la línea de tiempo del proyecto.

5) Gestión de los recursos del dispositivo

Tiene la posibilidad de realizar fácilmente un seguimiento de los dispositivos corporativos y de los datos importantes relacionados.

Incluya todos estos detalles en su lista de recursos para ahorrar tiempo y eliminar la necesidad de pasar horas buscando información sobre la garantía o la última fecha de servicio.

En lugar de desplazarse por una lista de nombres de hojas de cálculo, una vista de cuadrícula visual facilita aún más la búsqueda de los elementos que necesita de un vistazo.

6) Incorporación de un nuevo empleado o proveedor

El modelo de incorporación de Lists le permite hacer un seguimiento de las actividades de incorporación de empleados y proveedores.

Al añadir una regla de notificación, avisa automáticamente al responsable de la siguiente actividad.

Cuando un elemento de "acuerdo de confidencialidad" se marca como "firmado", Lists puede notificar al departamento de RRHH que se ha concedido el acceso a la cuenta del empleado en la nube.