Viva Engage: cómo crear una red social corporativa

Qué es Viva Engage de Microsoft Viva

Viva Engage permite a las empresas crear una red social interna, es decir, un espacio virtual en el que los trabajadores pueden compartir ideas y obtener información de sus compañeros a través de la creación y participación en comunidades temáticas. Se trata de uno de los módulos principales de la suite Viva, la nueva plataforma para la experiencia del empleado diseñada por Microsoft para mejorar la productividad y el bienestar de las personas en la empresa.

Para permitir esto, Microsoft Viva pone a disposición de las organizaciones módulos verticales para gestionar cada aspecto de la experiencia de los trabajadores. Entre ellos, encontramos Viva Connections, que centraliza recursos y comunicaciones, Viva Insights, que analiza datos para optimizar la productividad personal, y Viva Learning, que apoya la formación continua en los intensos días de trabajo.

Dentro del ecosistema de Microsoft Viva, el módulo de Viva Engage se distingue por su enfoque en la comunicación interna y la cultura empresarial, heredando las funcionalidades que hicieron famoso Microsoft Yammer.

Pero no solo eso, ya que Viva Engage ha modernizado las comunidades y las ha enriquecido con funcionalidades originales como las Storylines, para compartir actualizaciones al estilo de las redes sociales, y el Rincón de liderazgo, que permite a la dirección conectarse directamente con todas las personas que forman parte de la organización.

De esta manera, Viva Engage permite superar el enfoque tradicional y formal de la comunicación interna, dando prioridad a la participación activa y a las ideas de cada trabajador.

Viva Engage: ¿cuáles son los beneficios para las empresas?

Viva Engage, como todas las soluciones de Microsoft, es capaz de responder a las necesidades de cualquier organización, desde grandes empresas hasta PYMEs, gracias a sus funcionalidades que buscan mejorar la comunicación, la colaboración y el compromiso, incluso y especialmente de forma remota.

En las grandes empresas, donde la compleja estructura organizativa y la distribución geográfica de las sedes y los departamentos pueden obstaculizar el intercambio de información, Viva Engage actúa como un puente, facilitando el diálogo y fortaleciendo la conexión entre el liderazgo y los equipos de la empresa.

A través del Rincón de liderazgo, por ejemplo, los miembros de la dirección tienen la oportunidad de comunicarse con los colegas de una manera más directa y auténtica, compartiendo estrategias, actualizaciones y objetivos a alcanzar juntos para continuar haciendo crecer la empresa.

De esta manera se obtiene un mayor nivel de transparencia, lo que no solo refuerza el sentido de confianza hacia la organización, sino que también promueve la alineación a gran escala.

Del mismo modo, las comunidades se convierten en espacios de discusión ideales para poner en contacto a personas con intereses o responsabilidades comunes, favoreciendo la coordinación entre los equipos que trabajan de forma remota o entre departamentos y sedes distribuidos.

Para las PYMEs, donde los recursos suelen ser más limitados, Viva Engage representa una oportunidad para digitalizar con mínima inversión la comunicación y el flujo de información que sustenta los procesos internos. Una inversión que puede ser aún más maximizada a través de la integración de Viva Engage con la intranet empresarial de SharePoint Online.

De hecho, un punto fuerte transversal se refiere justamente a la integración nativa entre los diferentes productos de Microsoft 365, Microsoft Viva y Microsoft Power Platform. A partir de una solución sencilla como Viva Engage, es posible extender sus funcionalidades para la comunicación y colaboración integrando plataformas como SharePoint y Teams, hasta lograr un digital workplace completo y adaptado a las necesidades de su empresa.

Elemento web Conversaciones de Viva Engage para SharePoint Online

Viva Engage vs Yammer: ¿qué cambia?

En marzo de 2023, Microsoft inició un cambio importante en el universo de sus aplicaciones empresariales, comenzando el proceso de rebranding que transformó Microsoft Yammer en Viva Engage.

Este cambio, completado con éxito en diciembre de 2023, convirtió la aplicación social más utilizada en el mundo entre las organizaciones en una herramienta perfectamente integrada con la suite de Microsoft Viva, estableciendo las bases para una nueva experiencia de comunicación.

Gracias al rebranding, se logró integrar todas las funcionalidades de Yammer en el ecosistema Viva, para luego ampliarlas y crear así una solución capaz de modernizar las redes internas de la empresa, previamente basadas en Yammer, y transformarlas en una experiencia digital más sofisticada e inspirada en los redes sociales más populares, entre las que destacan Instagram y TikTok.

Viva Engage no es solo un cambio de nombre: en el universo de Microsoft, el concepto mismo de "rebranding" implica un cambio radical que va más allá de la mera nomenclatura de los productos. Viva Engage representa, de hecho, la natural evolución de una plataforma que ya no era capaz de satisfacer las necesidades comunicativas de las empresas y los usuarios.

Con un enfoque atento en la experiencia del empleado, este módulo de Microsoft Viva logra mejorar la comunicación empresarial en términos de compromiso. Incluso gracias a funcionalidades completamente nuevas en comparación con las ofrecidas por Yammer. Por ejemplo, el Rincón de liderazgo, que permite establecer un diálogo directo entre la dirección y los equipos de la empresa, o la introducción de Análisis avanzado​, que ofrece métricas detalladas con las que monitorear y mejorar la participación en las conversaciones internas.

Licencias de Viva Engage y cómo acceder

Viva Engage está incluido en dos licencias principales:

• Viva Engage Core, incluida en las licencias clásicas de Microsoft 365. Incluye las funcionalidades principales de la aplicación.
  
• Viva Suite, que incluye los productos de la familia Viva (excepto Viva Sales). Incluye las funcionalidades principales de la aplicación y las que están por llegar.
  

Las empresas interesadas en adoptar Viva Engage deben, en primer lugar, evaluar el tipo de licencia de Microsoft 365 que están utilizando.

En caso de que ya disponga de una licencia que incluya Viva Engage Core, como uno de los planes estándar de Microsoft 365 o Office 365 Enterprise, no sería necesario adquirir licencias adicionales para acceder a las funcionalidades principales del módulo de Microsoft Viva.

Sin embargo, para obtener las funcionalidades avanzadas y las experiencias Premium de Viva Engage, como el Rincón de liderazgo, las campañas y las métricas de Análisis avanzado, es necesario adquirir la licencia Viva Suite. Esta licencia permite ampliar el uso de Viva Engage, integrándolo con otros productos de la familia Viva y ofreciendo así una experiencia unificada para mejorar la experiencia de las personas en la empresa.

Para acceder a Viva Engage, una vez que tenga la licencia adecuada, los usuarios deben acceder a su cuenta de Microsoft 365 e identificar Viva Engage en el portal de aplicaciones. Alternativamente, el administrador de TI puede configurar el acceso directo a la aplicación a través de Microsoft Teams, integrando Viva Engage en la barra de navegación.

Es útil recordar que la implementación de las funcionalidades avanzadas podría requerir mayor soporte de TI para la activación y personalización de configuraciones, especialmente si se utiliza en sinergia con otras herramientas de Viva.

Los expertos que forman parte del equipo de intranet.ai pueden guiar a las empresas a lo largo de todo el proceso de adopción, desde la elección de la licencia más adecuada para sus necesidades hasta la implementación de la aplicación Viva Engage en el entorno digital de Microsoft 365, cuyo centro es la intranet corporativa de SharePoint Online.

Visión general de Microsoft Viva Engage

Viva Engage: ¿qué funcionalidades ofrece?

Viva Engage hereda de Microsoft Yammer las funcionalidades más importantes para la comunicación y colaboración empresarial: las comunidades, las conversaciones y los contenidos de preguntas y respuestas.

Sin embargo, el módulo de Microsoft Viva para la creación de una red social interna no se limita a ser una simple copia de Yammer, como se mencionó anteriormente. Viva Engage introduce nuevas funcionalidades diseñadas para mejorar la comunicación entre colegas y su participación en las iniciativas empresariales.

Entre las novedades más interesantes se encuentran el Rincón de liderazgo​, diseñado para facilitar el diálogo con los miembros de la dirección, y las campañas, ideales para promover proyectos, valores y estrategias, fortaleciendo así la cultura empresarial. Además, se han añadido importantes funcionalidades de análisis, que permiten monitorear el compromiso en las publicaciones individuales y la participación en los eventos.

Gracias a todas estas funcionalidades, Viva Engage se consolida como una de las mejores plataformas del mercado para el social networking interno, ofreciendo un entorno único en el que comunicación, colaboración y participación se entrelazan para apoyar las estrategias de la experiencia del empleado.

Publicar anuncios visibles para todo el público de la empresa en Viva Engage

Comunidades

Las comunidades son el legado más evidente de Microsoft Yammer.

Se trata de grupos de usuarios internos de la organización que se crean para centralizar las discusiones y la compartición de información sobre temas específicos. Cada usuario tiene la posibilidad de crear una comunidad (a diferencia de los grupos de Teams) e invitar a sus compañeros a unirse.

Las comunidades se basan en los grupos de Microsoft 365, por lo que siempre van acompañadas de:

• Un sitio de SharePoint donde almacenar los contenidos compartidos.
• Un bloc de OneNote para guardar las notas útiles para los miembros.
• Una instancia de Microsoft Planner para gestionar las actividades colectivas.

La integración con Microsoft Stream (ahora parte de Microsoft Stream en SharePoint) también permite organizar eventos en vivo, que se transmiten directamente a una comunidad y se archivan automáticamente en la aplicación para poder ser consultados posteriormente, tal vez por quienes no pudieron asistir en vivo.

Además de las comunidades creadas por los usuarios, cada instancia de Viva Engage presenta un grupo por defecto llamado "All Company". Esta comunidad reúne a todos los usuarios con cuenta empresarial y sirve para difundir las actualizaciones, la información y los recursos más útiles para los miembros de la organización.

La particularidad de la comunidad "All Company" es la posibilidad de excluir al público general de la creación de contenidos, de modo que solo los propietarios del grupo, elegidos por la organización, puedan contribuir al flujo de comunicación principal.

Visión general de las comunidades en Viva Engage

Creación de contenidos

Al hacer clic en el cuadro situado debajo del banner de la Comunidad, usted accede al área para crear nuevos contenidos. Puede elegir entre varias opciones:

• Pregunta, que habilita las funciones de respuesta (como la elección de una Mejor Respuesta);
• Sondeo, que acompaña la publicación con opciones de selección única (como "¿Cuál es la fecha preferida para el próximo evento empresarial?");
• Reconocimientos, útiles para reconocer los logros ajenos (por ejemplo, "Un gran agradecimiento al equipo de IT por resolver rápidamente el problema del servidor").
• Publicación, el formato tradicional y común en todas las redes sociales, dentro del cual se pueden mencionar a los colegas.

Los administradores de la comunidad también tienen a su disposición el Anuncio, es decir, un contenido que se notifica automáticamente a todos los miembros, para difundir más rápidamente comunicaciones urgentes o actualizaciones importantes.

Después de elegir el tipo de contenido a publicar, usted puede formatear el texto, cargar videos para que se vean directamente en la publicación, adjuntar documentos, imágenes o GIF, y especificar los temas. Estos últimos representan una funcionalidad interesante de Viva Engage: se trata de etiquetas indexadas que facilitan la búsqueda de contenidos relacionados con un mismo tema, como #Innovación.

Finalmente, la plataforma ofrece funciones de monitoreo para los contenidos publicados, con herramientas de análisis que permiten medir el compromiso generado por las publicaciones. Por ejemplo, un administrador puede monitorear cuántas personas han interactuado con un anuncio o un usuario normal puede verificar el número de votos recibidos en su última encuesta para optimizar las comunicaciones futuras.

Ejemplos de comunicaciones para publicar en Viva Engage

Story

Funcionalidad completamente nueva que proviene del mundo de Instagram.

Las Stories pueden ayudar a las empresas a compartir sus iniciativas de una manera más directa y atractiva, fortaleciendo la comunicación interna de la marca. Los usuarios pueden elegir si hacer una transmisión en vivo o cargar videos ya preparados, que serán mostrados a sus seguidores y a los miembros de sus comunidades.

Las Stories también pueden ser integradas en la intranet empresarial de SharePoint Online, para ampliar la visibilidad de las comunicaciones y facilitar la distribución de contenidos en la organización.

Cargar una Story en Viva Engage

Storyline

Las Storylines son los contenidos que usted muestra en su perfil de Viva Engage, para hablar de sus intereses y darse a conocer así entre sus colegas. El objetivo es, de hecho, resaltar su marca personal ante los seguidores, siguiendo el modelo de los blogs en línea.

Estos contenidos pueden ser compartidos a través de Microsoft Teams, Outlook y Viva Connections, y enriquecidos con imágenes, videos y enlaces útiles para fomentar la participación. La participación se ve además incentivada por la posibilidad de reaccionar a las Storylines de los colegas mediante comentarios, Me gusta y comparticiones.

Al integrarse también con el Rincón de liderazgo, las Storylines representan un espacio estratégico para compartir éxitos y actualizaciones con toda la organización.

Rincón de liderazgo

El Rincón de liderazgo de Viva Engage es un espacio diseñado para conectar a los líderes empresariales con la organización, fomentando un diálogo más directo y transparente. A través de esta funcionalidad, los líderes pueden compartir estrategias, actualizaciones e historias de éxito, derribando las barreras que a menudo separan a la alta dirección del resto del equipo.

Los mensajes publicados en esta sección pueden ser visualizados no solo en Viva Engage, sino también en Microsoft Teams, Outlook y Viva Connections, permitiendo a los líderes llegar a los compañeros en sus aplicaciones diarias, sin interrumpir su flujo de trabajo.

Además de facilitar el intercambio de información, la funcionalidad del Rincón de liderazgo fomenta la participación activa a través de sesiones de preguntas y respuestas, campañas de comunicación dirigidas y publicaciones interactivas. Los compañeros pueden participar en las conversaciones con comentarios, reacciones y reenvíos.

Finalmente, el Rincón de liderazgo se caracteriza por reforzar el sentido de pertenencia a la comunidad empresarial. A través de contenidos inspiradores para todos, los líderes pueden promover los valores de la organización y crear un vínculo más profundo con sus compañeros.

Visión general del Rincón de liderazgo en Viva Engage

Campañas

La funcionalidad de Campañas de Viva Engage está diseñada para reunir a los miembros de una organización en torno a temas y objetivos compartidos, que a menudo son fundamentales para la cultura empresarial. Las campañas ofrecen a los líderes y equipos una herramienta versátil para lanzar iniciativas estratégicas, como promover la sostenibilidad, valorar la diversidad y la inclusión o celebrar los éxitos compartidos.

A través de un enfoque estructurado, las Campañas transforman ideas y valores en acciones concretas que buscan involucrar a toda la organización.

Uno de los elementos clave de esta funcionalidad es el uso de hashtags, que conecta automáticamente todo el contenido relacionado con la campaña.

Esto no solo facilita la navegación, sino que también fomenta la participación de los usuarios, quienes pueden compartir experiencias, ideas y éxitos personales relacionados con una campaña interna específica. La recopilación de estas historias contribuye a crear una narrativa colectiva.

Visión general de una campaña en Viva Engage

Análisis avanzado

Las nuevas funcionalidades de Análisis avanzado en Viva Engage han sido diseñadas para ayudar a las organizaciones a comprender mejor las tendencias internas y a optimizar así el compromiso de los usuarios.

De hecho, Análisis avanzado permite realizar un seguimiento de métricas clave para la comunicación, como visualizaciones, reacciones, comentarios y compartidos, proporcionando una visión clara sobre la eficacia de los contenidos publicados en Storyline, Campañas y Rincón de liderazgo.

El objetivo es identificar con precisión no solo lo que funciona, sino también cómo mejorar los contenidos menos considerados por el público empresarial, aumentando así el compromiso general de la organización.

En este sentido, un punto fuerte de Análisis avanzado es la segmentación de los datos. De hecho, es posible analizar el compromiso por grupos, equipos o roles específicos, destacando áreas que requieran mayor atención. Por ejemplo, un equipo con un nivel de participación más bajo puede ser objeto de iniciativas específicas, mientras que los contenidos de mayor éxito pueden replicarse para responder a las necesidades e intereses de los colegas.

Sin embargo, el análisis no se limita a los números: los datos recopilados ayudan a identificar el tipo de contenidos que generan más interés o el momento óptimo para publicarlos. Además, permiten evaluar el alineamiento de las comunicaciones con los valores y objetivos empresariales.

Métricas para el engagement en Viva Engage

Viva Engage y Copilot: ¿qué depara el futuro?

Microsoft sigue redefiniendo el concepto de redes sociales en las empresas y la introducción de Copilot en Viva Engage representa un paso decisivo en esta dirección. Anunciado en marzo de 2024 como parte de las novedades de la suite de Microsoft Viva y disponible desde julio del mismo año, Copilot ahora integra inteligencia artificial en la experiencia de Viva Engage para simplificar la comunicación interna.

Primero que todo, para acceder a estas funciones de última generación basadas en AI, las empresas deben contar con una licencia que incluya Viva Engage (licencias que vimos al inicio de nuestra panorámica) junto con la licencia adicional para Microsoft 365 Copilot.

Una vez verificado que su suscripción cumpla con los requisitos, los administradores de TI pueden habilitar Copilot desde el Centro de administración de Microsoft, configurándolo para grupos específicos de usuarios. Después de la activación, Copilot estará accesible a través de la app de Microsoft Teams, donde se integra con las funcionalidades de Viva Engage, como Comunidades, Storyline y Q&A.

Hablando de las funcionalidades de Viva Engage, Copilot proporciona un valioso apoyo a los usuarios para crear rápidamente contenidos atractivos para la audiencia empresarial. Además, la AI proporciona información valiosa sobre las interacciones dentro de las comunidades, sugiriendo formas de aumentar la participación de los colegas e identificando temas de interés que podrían ser profundizados en publicaciones futuras.

Los líderes empresariales, en particular, pueden utilizar Copilot para crear comunicaciones y campañas dirigidas o para responder de manera oportuna a las preguntas más frecuentes planteadas dentro de las comunidades, el Rincón de liderazgo o durante un evento en vivo.

La combinación entre inteligencia artificial y las dinámicas de una red social moderna permite crear un entorno digital en el que la información circula de manera fluida y las interacciones se transforman en valor concreto para la organización.

Un cambio para todas las empresas que desean usar la tecnología para mejorar no solo los procesos, sino también la conexión entre las personas.

¿Qué es Microsoft Viva Engage?

Microsoft Viva Engage es un módulo de la suite Microsoft Viva diseñado para crear una red social interna en la empresa. Facilita la comunicación y colaboración entre los empleados a través de comunidades temáticas y herramientas de compartición.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de Microsoft Viva Engage?

Las principales funcionalidades de Microsoft Viva Engage incluyen comunidades temáticas, actualizaciones al estilo de redes sociales llamadas Storyline y un Rincón de liderazgo para la comunicación directa entre la dirección y los empleados.

¿En qué se diferencia Microsoft Viva Engage de Yammer?

Microsoft Viva Engage hereda las funcionalidades de Yammer, pero introduce novedades como las Storyline y el Rincón de liderazgo, ofreciendo una experiencia más moderna e integrada con los otros módulos de Microsoft Viva.

¿Cómo se accede a Microsoft Viva Engage?

Microsoft Viva Engage está disponible como una aplicación dentro de Microsoft Teams. Los usuarios pueden acceder directamente desde Teams, facilitando la integración con las herramientas de trabajo diarias.

¿Cuáles son los requisitos de licencia para utilizar Microsoft Viva Engage?

Microsoft Viva Engage está incluido en las licencias de Microsoft 365 que incluyen Yammer. Para acceder a funcionalidades avanzadas, puede ser necesario contar con licencias específicas de la suite Microsoft Viva.

¿Cómo apoya Microsoft Viva Engage la cultura empresarial?

Microsoft Viva Engage promueve una cultura empresarial participativa a través de herramientas que facilitan el compartir ideas, retroalimentación y actualizaciones entre todos los miembros de la organización, independientemente del rol o posición.

¿Cuáles son las novedades que llegarán a Microsoft Viva Engage?

Microsoft Viva Engage integrará funcionalidades basadas en inteligencia artificial, como Microsoft 365 Copilot, para mejorar la experiencia del usuario y ofrecer herramientas más eficaces para la comunicación y colaboración.

¿Cómo se integra Microsoft Viva Engage con otras herramientas de Microsoft 365?

Microsoft Viva Engage se integra perfectamente con herramientas como SharePoint, Teams y Outlook, ofreciendo una experiencia unificada y facilitando el acceso a la información y la colaboración entre los empleados.

¿Es posible usar Microsoft Viva Engage en dispositivos móviles?

Sí, Microsoft Viva Engage es accesible a través de la aplicación móvil de Microsoft Teams, permitiendo que los empleados permanezcan conectados y actualizados incluso mientras están en movimiento.

¿Cómo puedo comenzar a utilizar Microsoft Viva Engage en mi organización?

Para comenzar a utilizar Microsoft Viva Engage, asegúrese de que su organización disponga de las licencias adecuadas de Microsoft 365. Luego, puede acceder a Microsoft Viva Engage a través de Microsoft Teams y comenzar a crear o unirse a las comunidades pertinentes.