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Microsoft Viva: qué es y cuál es su alcance

Microsoft ha lanzado Microsoft Viva, la plataforma digital de experiencia del empleado.

La nueva aplicación se divide en 4 elementos: Viva Connections para la conversación, Viva Insights para el bienestar, Viva Topics para el conocimiento y Viva Learning para la formación.

Conozcamos más al respecto.

¿Qué es Microsoft Viva y cómo funciona?

Viva es la nueva plataforma de experiencia digital para empleados de Microsoft.

Integrada con las herramientas de productividad y colaboración de Microsoft 365 y, en concreto, de Microsoft Teams, pretende ayudar a todos los miembros del equipo de la empresa a aprender y crecer a través de nuevas experiencias digitales.

La plataforma también se puede personalizar para que las personas puedan integrar sus propias soluciones de experiencia del empleado.

Ya hemos mencionado que se compone de cuatro partes: Viva Connections, Viva Topics, Viva Insights y Viva Learning.

Estas permiten a la empresa interactuar con sus empleados y ofrecer nuevas funciones y contenidos centrándose en cuatro áreas:

  • Comunicación y conversación.
  • Bienestar en el lugar de trabajo.
  • Intercambio de conocimientos.
  • Formación.



Experiencia del empleado

La experiencia de los empleados es una tendencia creciente - especialmente durante la pandemia -, y pone de relieve la importancia de la atención a los empleados en las empresas.

El verdadero patrimonio de las empresas son sus empleados porque son ellos los que impulsan la productividad, el progreso y todos los demás procesos empresariales.

 

Vea también: Consiga la mejor experiencia de los empleados con la intranet

 

Todas las herramientas de las que dispone la empresa, así como las oportunidades de acción, formación y servicios dependientes se tienen en cuenta para garantizar que la experiencia laboral de los dependientes sea la mejor posible.

Ya se sabe que las personas que se sienten parte de una comunidad - y están comprometidas - se encuentran en un estado de bienestar que les motiva a rendir más. Como resultado, la rentabilidad de la plantilla de la empresa aumenta.



6 elementos clave de la experiencia del empleado

Para la creación y el desarrollo de esta nueva plataforma, Microsoft se basó en los siguientes seis elementos clave:

  • Bienestar.

En una organización, una persona debe encontrar circunstancias favorables y tener a su disposición una variedad de herramientas que le sean útiles y le ayuden a optimizar su rutina de trabajo.

  • Crecimiento.

Las personas deben tener la oportunidad de crecer y aprender en todos los entornos empresariales.

  • Conexión.

La capacidad de conectar y compartir información con los compañeros de trabajo y con el resto de personas de la empresa debe concederse a todos los empleados.

  • Enfoque.

Favorecer un enfoque en las actividades, es decir, obtener herramientas que fomenten la colaboración sencilla entre los compañeros de trabajo y maximicen las tareas individuales.

  • Propósito.

Proporcionar a los usuarios un conjunto de herramientas que les permitan ver una visión global y detallada del estado de sus actividades empresariales.

  • Autoconciencia.

Suministrar elementos para aumentar la conciencia de los puntos fuertes y débiles de los dependientes.

Por ello, Microsoft ha intentado mejorar estos aspectos a través de una intranet integrada en Teams:

  • Servicios y funcionalidades que mantienen a los empleados informados sobre las actividades de la empresa.
  • Herramientas de SharePoint que hacen más accesibles los recursos de la empresa.
  • Planes de Viva Learning para el crecimiento, el desarrollo y la formación.



Los componentes de Microsoft Viva

Microsoft ha prestado especial atención a la salud y el bienestar de sus empleados.

Dado que ahora pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en los ordenadores, disponer de funciones en Teams, la herramienta en la que trabajamos todos los días, que puedan alertarnos de que estamos trabajando demasiado es extremadamente útil.

También lo es para gestionar mejor nuestro propio tiempo y mantener conversaciones individuales con nuestros compañeros o jefes. Por esta razón, Microsoft Viva Connections se creó para facilitar la comunicación, la colaboración y el crecimiento de la cultura corporativa.

Con Viva Connections, los empleados pueden acceder a las comunicaciones internas y a los recursos empresariales desde una única aplicación personalizable.

También está Viva Learning, que se creó para el desarrollo personal y la formación; reúne todos los recursos de aprendizaje disponibles en un único entorno de trabajo.

Viva Topics permite la distribución de conocimientos dentro de la empresa mediante herramientas de inteligencia artificial.

Por último, hablaremos de Viva Insights, una empresa fundada para visualizar y desarrollar el bienestar y la productividad de los empleados.

¿Qué es intranet.ai?

Es una intranet corporativa lista para utilizar,

diseñada para reducir los costos y el tiempo de implementación proporcionando un lugar de trabajo digital totalmente moderno y colaborativo.

  • El precio inicial es de 2450 euros, para una intranet con todas las funciones.
  • Más de 20 aplicaciones, incluyendo búsqueda inteligente, gestión de documentos, noticias, notificaciones push y My Workplace.
  • 100% integrado con SharePoint Online y Microsoft 365.

Microsoft Viva Connections

Las empresas han tenido que adaptarse a los cambios sociales y económicos movilizando a sus trabajadores y proporcionándoles las herramientas que necesitan para realizar su trabajo.

A medida que el trabajo se hace más remoto, es más difícil que las personas se sientan conectadas y participen en la realidad empresarial.

Vamos a ver qué es Viva Connections y qué hace.

¿Qué es Microsoft Viva Connections?

Viva Connections es su puerta de entrada a una experiencia moderna para los empleados. Se integra en las aplicaciones y dispositivos que los empleados utilizan a diario, como Microsoft Teams.

Esta plataforma proporciona a los usuarios una experiencia unificada que incluye noticias, conversaciones y otros recursos empresariales.

Viva Connections ofrece nuevas oportunidades a los líderes para implantar una cultura organizativa e involucrar a sus empleados en un entorno de trabajo motivador.

Por ello, su objetivo es ayudarle a establecer y mantener relaciones sólidas con sus dependientes, independientemente de dónde se encuentren.

 

 

Feed personalizado

La comunicación interna es un factor crítico al que toda empresa debe prestar mucha atención. Con un número tan elevado de herramientas de interacción e intercambio de información, existe el riesgo de que algunos contenidos se pierdan o no se encuentren.

Para ello, Viva Connections permite a las personas descubrir y recuperar fácilmente toda la información que necesitan. Las personas tienen una experiencia personalizada dentro del feed que proporciona la plataforma, y pueden contribuir a las conversaciones estén donde estén.

El feed también es útil porque permite a los usuarios publicar servicios de las aplicaciones más populares de Microsoft 365, como SharePoint, Yammer y Stream, en su red interna. Pero también pueden publicar cualquier contenido externo que quieran dar a conocer a sus dependientes.

La plataforma también permite a los empleados compartir sus comentarios con la comunidad Yammer y participar en conversaciones no interrumpidas sobre anuncios y noticias de la empresa.



Acceso rápido

Está disponible en Teams como un icono en la esquina superior derecha que le permite acceder a la intranet de su empresa. En este caso, la intranet debe estar configurada como un sitio de inicio de SharePoint.

El sitio de inicio es el sitio principal de nuestra instancia de SharePoint Online, y puede recoger noticias, contenidos e información de todos los sitios que forman parte de la suscripción a Microsoft 365.

Gracias a este icono podemos acceder a la intranet de forma directa y rápida.



Dashboard

El panel de control es una aplicación/widget que muestra contenido o funcionalidad adaptada al usuario por la empresa.

Se trata de una función adaptada al usuario y construida en torno a él para permitirle mantenerse centrado en su trabajo o, por ejemplo, mencionar a alguien para crear un compromiso o ver cuántas horas de vacaciones le quedan.

Puede pensar en el tablero de mandos como en un hogar empresarial diseñado para los empleados y construido con el objetivo de servir de punto de encuentro donde todos puedan encontrar los recursos empresariales que necesitan.

Además, en el tablero de mandos, puede personalizar los recursos para diferentes grupos de empleados. Como resultado, puede configurar Viva Connections para proporcionarles una visión global de todo lo que necesitan, reduciendo al mínimo el tiempo que pasan fuera de su actividad principal.

 

 

Navegación global

Disponemos de una navegación global dentro del sitio de inicio de SharePoint Online que nos permite movernos entre los contenidos y sitios de todo nuestro entorno de Microsoft 365.

De este modo, podrá recuperar los archivos y la información que necesite sin perder nada.



Feed de empresa

El feed de la empresa representa la integración de Yammer y SharePoint Online en términos de conversaciones, a las que se puede acceder fácilmente tanto a través de la intranet como de Teams.

Esta función puede personalizarse para mostrar el contenido de la comunidad principal o de comunidades específicas.

Microsoft Viva Insights

Microsoft Viva Insights se centra en el bienestar y la productividad de los empleados de la empresa.

Proporciona información personalizada a individuos, gerentes y líderes que puede utilizarse para ayudar a todos los miembros de la organización a crecer. Viva Insights integrará en el futuro Microsoft Workplace Analytics y Microsoft MyAnalytics.

Los clientes pueden confiar en las medidas de seguridad de los ajustes predefinidos, como la desidentificación, la agregación o la privacidad.

 

¿Cómo funciona Viva Insights?

Viva Insights combina las características de dos productos de Microsoft: MyAnalytics y Workplace Analytics.

Se trata de herramientas que miden la interacción de un usuario con las herramientas de Microsoft 365 en sus actividades cotidianas. Se archivan muchos datos que pueden utilizarse para ver, por ejemplo, cuántos correos electrónicos se reciben, cuánto tiempo pasa una persona escribiendo correos electrónicos, cuánto tiempo pasa en reuniones, etc.

Todos estos elementos se presentan de dos maneras:

  1. Perspectivas personales en las que una persona puede visualizar cómo está utilizando la plataforma, gestionar su horario y reservar tiempo para centrarse en sus actividades.
  2. Datos de Workplace Analytics que se agregan para permitir a los gerentes y líderes tener una visión de alto nivel de la productividad laboral diaria.

 

 

Personal insights

Hay tres tipos de personas que pueden interactuar con los datos: usuarios individuales, gerentes y líderes.

Los usuarios pueden añadir la app de Insights, que ya está disponible en Teams.

Esta app tiene dos funciones:

  1. La pestaña "Estar conectado", que le permite estar en contacto con sus compañeros de trabajo o subordinados, gestionar su correo electrónico y su calendario, y le propone programar reuniones individuales con sus colaboradores para mantenerlos informados y evitar que se sientan aislados, especialmente dada la situación actual.
  2. Avisar si no ha recibido respuesta a sus correos electrónicos.

La información detallada que proporciona esta aplicación es completamente privada y se deriva del archivo de datos de Microsoft 365 como el correo electrónico, las reuniones, las llamadas telefónicas y el chat a los que los usuarios ya tienen acceso.



Función de protección del tiempo

Viva Insights ofrece unas franjas horarias dentro de nuestra agenda para que nos tomemos un tiempo para nosotros mismos.

La función de protección del tiempo permite a los usuarios planificar su tiempo de concentración para poder trabajar sin interrupciones antes de que el día se vea sobrecargado de reuniones y tareas.



Homepage

La página de inicio es lo primero que se ve al entrar en la interfaz de una intranet, y permite realizar acciones rápidas que son útiles tanto para interactuar con la gente como para gestionar nuestras actividades laborales diarias.

Por ejemplo, puede acceder a las tareas, organizar momentos de concentración o compartir anónimamente información con la empresa sobre su bienestar en el trabajo.



Manager insights

Ya hemos mencionado que hay tres tipos de personas que pueden interactuar con los datos proporcionados por MyAnalytics y Workplace Analytics. Entre ellos también se encuentran los gerentes.

Si un directivo tiene acceso a Insights, podrá acceder a informes para visualizar datos relevantes para su equipo y empleados directos.

Los directivos pueden alimentar el bienestar de los miembros de su equipo aumentando la visibilidad de sus modelos de trabajo. Estos modelos describen los síntomas de agotamiento y estrés en las personas, como la incapacidad de asistir a las reuniones, tener poco tiempo para concentrarse o trabajar fuera del horario establecido por sus empleadores.

Estas ideas, apoyadas y contextualizadas por la investigación y las sugerencias de buenas prácticas, ayudan a los directivos a identificar los retos más acuciantes a los que se enfrentan, al tiempo que apoyan las diversas necesidades laborales y la flexibilidad de los empleados.

Con el tiempo, esta experiencia se verá reforzada por las oportunidades para que los directivos desarrollen planes de acción en equipo.

Los miembros del equipo reciben consejos y mejores prácticas para ayudarles a priorizar su salud y productividad. Los directivos también pueden hacer un seguimiento del progreso de sus equipos hacia sus objetivos a lo largo del tiempo.

 

 

Leader insights

Los líderes son los que tienen visibilidad en toda la organización.

Están interesados en ver cómo se compromete la gente, y siempre utilizan los datos de Analytics que se obtienen al utilizar Microsoft 365.

Se pueden utilizar las reuniones, comprometer a la gente, colaborar en la oficina y, como resultado, utilizar las acciones de intervención.

 

 

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Microsoft Viva Topics

Microsoft Viva Topics hace uso de la inteligencia artificial para proporcionar a las personas conocimientos sobre las aplicaciones que utilizan a diario en el trabajo. Organiza el contenido de forma automatizada para la creación de documentos seguros en un flujo de trabajo continuo.

El objetivo es preservar y estimular el conocimiento al tiempo que se reducen las interrupciones, se maximiza el tiempo de las personas y se mejora la toma de decisiones.

Veremos qué podemos hacer en los detalles.

¿Para qué puede utilizarse Viva Topics?

Viva Topics le permite definir temas dentro de Microsoft 365 para que los algoritmos de inteligencia artificial puedan recuperar automáticamente la información relacionada.

Los argumentos se vinculan automáticamente a esta información para que las personas puedan verlos al leer o abrir un correo electrónico en Outlook, al abrir una noticia en su intranet en SharePoint Online o al trabajar en Teams.

Si se reconoce un tema en un correo electrónico, se subraya una vez que se ha identificado dentro de la organización. Al hacer clic en él, se accede a una tarjeta del tema en la que se puede ver todo el contenido y la información sobre el mismo.

Los documentos, las conversaciones de Yammer y, lo que es más importante, los expertos en temas específicos son todos ejemplos de contenido.

 

 

Topic card

En Teams, Outlook y SharePoint Online, existe una tarjeta temática en Viva Topics que muestra rápidamente información detallada sobre un tema específico.

Los recursos sugeridos pueden ser conversaciones de Yammer, contenidos o sitios de la intranet.

 

 

Topic page

Desde la tarjeta de temas, se accede a una página dedicada a un tema específico. Aquí, los usuarios encuentran toda la información sobre el mismo de forma más completa y exhaustiva.

Pueden ver las personas, los contenidos sugeridos y un mapa de los temas que muestra cómo éstos están conectados con todos los demás temas gestionados dentro de la organización.

La información sobre un tema, las personas, los documentos y las conversaciones pueden encontrarse en un solo lugar. De este modo resulta más fácil compartir los conocimientos que tienen las distintas personas de la empresa. 

 

 

Topics Map

Se trata de un mapa de relaciones entre los distintos temas que existen en una organización, que podemos encontrar dentro de cada página de temas en Teams.

Además, dentro de la página de temas, tenemos una integración con Yammer que nos permite enviar preguntas y respuestas a los usuarios sobre un tema específico de forma visible para todos.

La gente puede enviar una pregunta de forma que los expertos en el tema reciban una notificación y puedan responder. Éstas pasarán a formar parte del contenido de la página del tema, haciéndolas visibles para todos, incluidos los que lleguen más tarde.

 

 

Colaboración

Las personas que trabajan en una organización pueden colaborar en cualquier tema.

Hay varios propietarios para cada tema, y cada uno de ellos puede modificar la página del tema añadiendo información y volviéndola a publicar.

  

Microsoft Viva Learning

Microsoft Viva Learning está diseñado para ayudar a los empleados a desarrollar habilidades en sus procesos de trabajo.

Utilizando Viva Learning, es posible tener una aplicación específica en Teams en la que la gente pueda formarse utilizando contenidos de Microsoft, de terceros o específicos de la empresa.

Averiguaremos más.

Enlaces externos

En una primera etapa, Viva Learning le permite acceder a contenidos de terceros como LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Coursera, edX, Pluralsight y Skillsoft.

Además, es posible insertar contenido empresarial personalizado que puede integrarse directamente en la plataforma.

El contenido incluye no sólo vídeo, que es el formato más utilizado, sino también archivos y documentos sencillos.

A continuación, recibirán todas las funciones que Viva Learning ofrece a sus usuarios. Hablamos de la división, la asignación del curso y la visualización del curso en grupos de trabajo individuales.



Oportunidades de formación en Teams groups

Viva Learning se ha integrado en Microsoft Teams, proporcionando la capacidad de insertar contenido formativo dentro de grupos de trabajo específicos, lo que permite a las personas colaborar y encontrar tiempo para aumentar sus habilidades.

Puede compartir y distribuir la formación en una sala de chat, al igual que puede compartir otros tipos de contenido.

Los grupos de trabajo y los individuos también pueden organizar sus propios calendarios de aprendizaje con contenidos personalizados y relevantes para sus actividades.

Cuando el aprendizaje es personalizado, mejora la adquisición de conocimientos y hace que la gente se sienta más implicada. Viva Learning, además de mostrar el aprendizaje relevante a través de la búsqueda, muestra el contenido recomendado en una visualización personalizada basada en sus necesidades.



Training management

Dentro de Viva Learning, los gestores pueden optar por asignar contenidos de formación a uno o varios miembros de su equipo y realizar un seguimiento de su progreso.

La plataforma también muestra todas las deficiencias de aprendizaje que un gestor ha asignado, cuándo vencen y el estado relativo de finalización indicado por los individuos.

Los empleados pueden ver el aprendizaje que les ha asignado un gestor mediante Viva Learning o a través de las integraciones previstas con los principales sistemas de gestión del aprendizaje, así como las fechas de vencimiento y otra información importante. 

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Giuseppe Marchi

MVP de Microsoft para SharePoint y Office 365 (ahora llamado Microsoft 365) desde 2010, Giuseppe fundó Dev4Side e intranet.ai con el objetivo de ayudar a las empresas a tener un entorno de trabajo más sencillo y eficaz gracias a las tecnologías de Microsoft. Trabaja como consultor en todo lo relacionado con la colaboración, los portales de intranet y las plataformas en la nube de Microsoft.

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