SharePoint Syntex: qué es y cómo funciona la IA documental

Qué es SharePoint Syntex

Todas las empresas deben gestionar grandes cantidades de documentos e información, a menudo distribuidos en distintas plataformas y procesados, en muchos casos manualmente, por varios departamentos. Hoy en día, sin embargo, la rapidez con la que los miembros de una organización pueden acceder a los datos es un factor competitivo, y la adopción de herramientas de automatización resulta más esencial que nunca.

Gracias a los nuevos sistemas de inteligencia artificial integrados en las plataformas que conforman el digital workplace (entre las que destaca SharePoint Online), es posible transformar la información empresarial en conocimiento útil para acelerar los procesos internos.

El análisis manual de documentos, contratos, informes y comunicaciones puede causar retrasos, duplicaciones e inconsistencias; se trata de un flujo de trabajo ineficiente que puede dificultar la localización de la información necesaria para desempeñar sus actividades. Sin mencionar los riesgos que esto implica en términos de seguridad de los datos.

Microsoft 365 ofrece la posibilidad de automatizar fácilmente este proceso, permitiendo que el propio sistema de almacenamiento identifique patrones recurrentes y extraiga datos útiles. Y es precisamente aquí donde entra en juego SharePoint Syntex, una solución diseñada para automatizar la gestión de contenidos empresariales, aprovechando la infraestructura ya presente en SharePoint Online.

SharePoint Syntex es, por tanto, un servicio que amplía las funcionalidades de SharePoint Online, haciéndolo capaz de interpretar, clasificar y extraer información de los documentos empresariales de forma inteligente.

Se basa en modelos de inteligencia artificial y aprendizaje automático entrenados para reconocer tipos específicos de contenido, extraer los campos relevantes y aplicar metadatos coherentes. Su principal objetivo es mejorar la eficiencia de los flujos documentales, aumentando progresivamente la precisión en la clasificación sin necesidad de intervención manual.

Este servicio opera en estrecha sinergia con el ecosistema de Microsoft 365, gracias a la integración nativa con herramientas como Power Automate, Power Apps y el sistema de etiquetado de Microsoft, que garantiza la conformidad y la seguridad de los documentos gestionados en su digital workplace.

Otro punto fuerte radica en la posibilidad de configurar Syntex sin necesidad de contar con conocimientos en ciencia de datos. En consecuencia, los administradores de SharePoint pueden definir modelos de aprendizaje personalizados, cargando un conjunto de documentos como ejemplo y especificando los campos o patrones de texto que se consideren relevantes para la empresa o un determinado departamento.

Syntex aprende estas reglas y las aplica automáticamente a todos los archivos que se carguen posteriormente, automatizando la generación de metadatos y la categorización de contenidos según las preferencias de la organización.

Por lo tanto, podemos afirmar que el objetivo de esta herramienta no es simplemente etiquetar archivos de manera genérica, sino hacer que los archivos empresariales sean más inteligentes.

La automatización subyacente, habilitada por la inteligencia artificial integrada en SharePoint, libera así recursos que pueden reasignarse a actividades más estratégicas, como el análisis de los datos extraídos o la optimización de los procesos relacionados.

SharePoint Syntex: funcionalidades y licencias

Syntex ofrece un conjunto de funcionalidades que amplían la capacidad de SharePoint Online para interpretar documentos y automatizar las actividades relacionadas con su gestión.

Estas funcionalidades se pueden clasificar en dos categorías principales:

1. Content Understanding: el sistema se centra en la lectura e interpretación del contenido. El usuario, típicamente un administrador de SharePoint o un responsable de departamento, define un modelo que describe la estructura o los patrones recurrentes en un determinado tipo de archivo. Posteriormente, Syntex aplica dicho modelo a las bibliotecas documentales, asignando automáticamente metadatos, categorías y campos. Un ejemplo sería configurar un modelo para reconocer referencias contractuales, como el identificador y la fecha de vencimiento, en un conjunto de documentos legales heterogéneos. Una vez creado el modelo, basta con publicarlo en una o más bibliotecas de SharePoint, y Syntex se encargará de analizar cada nuevo documento que se cargue, categorizándolo y generando automáticamente los metadatos correspondientes.
   
   
2. Content Processing: el sistema se enfoca en la extracción de datos de documentos estructurados o semiestructurados, como facturas o formularios de solicitud. Se basa en técnicas de reconocimiento para interpretar campos predefinidos (fecha, importe, dirección, etc.), facilitando la transferencia directa de estos valores a listas de SharePoint u otras soluciones integradas con Microsoft 365, como Power Automate. De este modo, se establece un “flujo” que, a partir de la carga de un documento, genera automáticamente registros con la información clave que antes debía extraerse manualmente.
   
   

Complementan estas dos áreas funcionalidades como la aplicación de etiquetas de cumplimiento (retention y sensitivity labels), la integración con Azure AI (especialmente Document Intelligence y Vision), y la posibilidad de crear múltiples Content Center desde los cuales gestionar los modelos a gran escala.

Content Center en SharePoint

Para explicar aún más las ventajas de esta solución, presentamos algunos ejemplos prácticos.

La incorporación de SharePoint Syntex en una organización responde a la necesidad de hacer que los archivos documentales sean más dinámicos y accesibles. A menudo, el trabajo de análisis y categorización recae sobre los equipos internos, lo que ralentiza los procesos y aumenta el riesgo de errores en la gestión de los datos. Aprovechando las funcionalidades de inteligencia artificial de SharePoint, Syntex reduce estas ineficiencias, liberando recursos que pueden destinarse a actividades de mayor valor añadido.

Gracias a la generación automática de metadatos, cada documento puede recuperarse más fácilmente mediante los filtros y la función de búsqueda de la plataforma. En lugar de recordar con precisión el nombre de cada archivo o la carpeta donde está guardado, los usuarios pueden consultar directamente los campos extraídos.

Cuando Syntex reconoce tipos documentales específicos (órdenes de compra, contratos, facturas, solicitudes de soporte), registra de forma coherente y homogénea los datos importantes, mejorando la calidad general de la información disponible. En el caso de los contratos, por ejemplo, el número de página donde se define una cláusula o las referencias de validez ya no se introducen manualmente en el archivo, sino que se extraen de forma sistemática.

Pero hemos prometido mencionar casos de uso y así lo haremos.

Comencemos por el departamento de administración y contabilidad. Syntex puede utilizarse aquí para automatizar el proceso de análisis de facturas, incluso con la ayuda de Power Automate. Juntas, estas dos soluciones permiten identificar los valores clave, enviar los datos a flujos de aprobación automatizados y archivarlos una vez obtenida la confirmación de los usuarios implicados.

Pasemos al departamento legal: aquí, Syntex puede apoyar la gestión de contratos, ofreciendo un sistema de clasificación basado en el etiquetado de documentos según características como la presencia de cláusulas de confidencialidad, penalizaciones u otras condiciones del servicio.

También el área de Recursos Humanos puede adoptar esta tecnología, especialmente para simplificar los procesos de reclutamiento y gestión de personal. Documentos como currículos o nóminas son analizados por el sistema para extraer automáticamente competencias clave, certificaciones, experiencia laboral y datos de contacto. Además, es posible crear perfiles con la información extraída, útiles para clasificar candidatos según el cargo, la sede o el departamento.

El uso de SharePoint Syntex, sin embargo, requiere licencias específicas.

Esta solución se ofrece como un complemento (add-on) de Microsoft 365. Es decir, la organización debe contar con determinados planes de Microsoft 365 o SharePoint Online (por ejemplo, E3, E5, Business Premium o SharePoint Online Plan 2), para luego poder habilitar Syntex con un coste adicional por usuario.

La licencia de Syntex cubre el uso de las funcionalidades de procesamiento documental e incluye una cantidad predefinida de créditos de AI Builder para el procesamiento de formularios (específicamente para la extracción desde formularios estructurados o semiestructurados).

Para habilitar el servicio, los administradores de Microsoft 365 deben seguir estos pasos:

1. Activación de la suscripción: es necesario adquirir el complemento de Syntex o añadirlo como prueba, si está disponible.
   
   
2. Creación del Content Center: se trata de un sitio especial de SharePoint Online donde se definen los modelos. En organizaciones grandes, es posible crear varios content center, manteniendo los modelos separados por departamento o proceso.
   
   
3. Asignación de licencias y roles: se debe identificar quién tendrá permisos para crear y gestionar los modelos de inteligencia artificial (normalmente, los administradores de SharePoint o los responsables de cada departamento).
   
   
4. Configuración de los modelos: esto se realiza mediante la carga de documentos de ejemplo, la definición de los patrones a extraer, pruebas de precisión y la publicación posterior en las bibliotecas que se desean automatizar.
   
   

En la práctica, cada administrador deberá acceder al Admin Center, luego a la sección "Setup", seleccionar "Files and content" y hacer clic en "Use content AI with Microsoft Syntex", para continuar configurando la suscripción y el grupo de recursos.

Al finalizar este procedimiento, será necesario regresar a la sección "Setup" del Admin Center para completar la configuración de Syntex, pudiendo trabajar con el Contact Center, el procesamiento de documentos (estructurados y no estructurados), el reconocimiento óptico de caracteres, el etiquetado de imágenes y la generación de contenidos.

Cabe la posibilidad de que se necesite configurar la facturación con Azure Pay-As-You-Go para cubrir los servicios avanzados de inteligencia artificial, especialmente cuando se trabaja con grandes volúmenes de documentos.

Esta configuración garantiza que los procesos de procesamiento dispongan de los recursos necesarios para funcionar sin interrupciones, considerando los picos de actividad que pueden requerir mayor capacidad de cómputo. Además, este modelo permite pagar solo por los recursos realmente utilizados, ofreciendo flexibilidad y escalabilidad sin compromisos a largo plazo.

En cuanto a los costes, los servicios de Syntex con pago por consumo se facturan en función del tipo y número de transacciones. Por ejemplo, el procesamiento predeterminado de documentos tiene un coste de 0,01 USD por transacción, donde cada página procesada de un archivo PDF o imagen se considera una transacción.

En general, la fase de configuración de Syntex requiere una inversión inicial en análisis de documentos, mapeo de muestras y definición de reglas de extracción.

Sin embargo, una vez completada, la solución empieza a ofrecer un retorno tangible de la inversión, automatizando tareas que de otro modo serían mucho más costosas.

Configuraciones de SharePoint Syntex: modelos, form processing y cumplimiento

La creación de modelos de content understanding representa el núcleo de la automatización basada en inteligencia artificial integrada en SharePoint Online. Ya hemos explicado que el objetivo es definir reglas para clasificar documentos y extraer la información más relevante sin requerir intervención constante por parte de los usuarios.

¿Dónde se lleva a cabo este proceso? En un Content Center, es decir, un sitio dedicado que permite gestionar en un solo lugar todos los modelos y supervisar su eficacia.

Para hacerlo, primero es necesario seleccionar un conjunto de documentos representativos del tipo que se desea tratar (contratos, facturas, solicitudes de reembolso). Estos archivos deben cargarse en una biblioteca específica del Content Center, donde pueden ser analizados para identificar patrones y atributos relevantes. Algunos ejemplos de atributos incluyen fechas de validez, importes económicos, nombres de firmantes o secciones con cláusulas particulares.

Una vez identificados, se definen los "explanation type", es decir, aquellos elementos que especifican cómo debe Syntex buscar y reconocer los patrones detectados. Pueden ser frases, campos numéricos o incluso valores recurrentes en ubicaciones específicas del documento.

Tras establecer las reglas, Syntex permite realizar pruebas preliminares para mostrar cómo se clasifican los documentos y qué valores se extraen.

Esta fase es muy importante, ya que permite verificar que los modelos comprendan correctamente las variaciones que puede tener un documento (por ejemplo, contratos de distintas empresas con diseños diferentes). Por supuesto, en caso de errores u omisiones, es posible perfeccionar los modelos añadiendo más ejemplos o ajustando los explanation type para que reconozcan mejor las excepciones.

Una vez finalizada la definición, el modelo puede aplicarse a una o más bibliotecas, indicando a Syntex que analice automáticamente los nuevos documentos que se carguen allí. De este modo, los campos extraídos se almacenan como columnas en la biblioteca (metadatos), haciendo que cada archivo sea más accesible y esté listo para integrarse con posibles flujos de aprobación o archivado.

Procesamiento de documentos con Syntex

Ahora bien, si el primer escenario, es decir, el análisis de contenido, resulta ideal para documentos no estructurados como los contratos, el form processing de Syntex ofrece respuestas más específicas para gestionar archivos con formatos repetitivos, como facturas estándar, órdenes de compra o formularios de solicitud.

En el centro de esta funcionalidad se encuentra la integración con Power Apps AI Builder, que se encarga de leer los campos predefinidos y extraer su contenido con mayor precisión.

Veamos un ejemplo para entenderlo mejor.

Pensemos en las facturas para las cuales es necesario identificar el código del proveedor, la fecha, la moneda y el total. El departamento de administración puede crear un modelo de procesamiento de formularios cargando algunos ejemplos de facturas. Syntex aprende el diseño y reconoce los campos clave.

Cada vez que se carga una nueva factura en la biblioteca designada, el sistema extrae los valores e introduce la información en las columnas correspondientes, con la posibilidad de activar flujos de Power Automate. Por ejemplo, si el importe supera un cierto umbral, se puede integrar un flujo de aprobación y notificación que involucre al departamento contable.

Este tipo de automatización, además de reducir los tiempos de procesamiento, también disminuye los errores de transcripción y facilita la creación de informes con datos agregados, como los gastos mensuales por proveedor.

Es precisamente gracias a estos automatismos que se puede gestionar un volumen importante de documentos con recursos limitados, mejorando tanto la rapidez como la precisión de todo el proceso.

En este punto, debemos pasar a un aspecto importante de la gestión documental: la seguridad.

De hecho, las funcionalidades de Syntex no se limitan a interpretar y clasificar los documentos, sino que refuerzan su gestión desde una perspectiva de cumplimiento normativo.

Cuando se crea un modelo, se puede establecer que, al detectar ciertos atributos, se aplique una etiqueta de cumplimiento o de sensibilidad. Una aplicación especialmente útil para todos aquellos documentos que contienen datos personales o información financiera sujeta a auditorías internas.

¿Cómo funciona exactamente?

En el momento en que el documento es etiquetado como "Confidencial" o "Reservado a los contratos del proveedor X", Syntex transmite esta clasificación al ecosistema de Microsoft 365, influyendo en las reglas de retención, la protección contra modificaciones no autorizadas y la asignación de permisos de acceso.

Algunos documentos podrían estar sujetos a un período mínimo de archivo (por ejemplo, 5 o 10 años), mientras que otros podrían requerir que no salgan del perímetro empresarial salvo mediante procedimientos específicos de compartición externa.

Incluso en contextos más complejos, como grandes grupos bancarios o empresas multinacionales, es posible actuar de manera proactiva en términos de seguridad, adoptando un enfoque en el que la protección de datos se decide de antemano y se aplica automáticamente.

Sin embargo, este tipo de estrategia no se refiere exclusivamente a la tecnología utilizada, sino que implica una evolución en los métodos de trabajo y en la gestión de la información empresarial, como veremos en el próximo capítulo.

SharePoint Syntex: estrategias para una adopción adecuada

Adoptar una solución como SharePoint Syntex implica un cambio tanto de carácter técnico como, sobre todo, cultural. Para que la implementación tenga éxito (entre la definición de modelos de IA, la revisión de los procedimientos de archivo y la capacitación del personal en las nuevas dinámicas de automatización) se requiere un enfoque estructurado de gestión del cambio.

El primer paso para garantizar la correcta adopción de una nueva solución consiste en identificar a los "champions" de cada departamento. Se trata de personas seleccionadas por sus competencias digitales y por su conocimiento de los procesos y flujos documentales propios de su ámbito de trabajo.

En resumen, son profesionales que se convierten en punto de referencia para sus colegas, asumiendo el doble papel de facilitadores y promotores del cambio. Su tarea es apoyar a los miembros de cada equipo en la adopción de la nueva tecnología, acompañándolos en un proceso de aprendizaje lo más personalizado, directo y colaborativo posible.

Los champions también se encargan de recopilar comentarios, útiles para optimizar los modelos y garantizar que la solución responda a las necesidades de cada departamento.

La participación de estas figuras es esencial para evitar que un sistema como SharePoint Syntex sea percibido únicamente como una herramienta del área de TI, y para promover en su lugar ese cambio cultural necesario para el éxito a largo plazo de cualquier proyecto de adopción.

El enfoque debe centrarse en compartir la información adecuada y, en este sentido, un plan de comunicación interna bien estructurado puede favorecer la adopción de SharePoint Syntex y garantizar que todos los colaboradores comprendan los beneficios que aporta esta tecnología.

Un plan de comunicación de este tipo debería coordinarse, preferiblemente, con el departamento de Recursos Humanos o con el equipo responsable de la transformación digital (si lo hay), para asegurar coherencia tanto en el mensaje como en los métodos de adopción.

Entre las iniciativas que pueden llevarse a cabo mediante esta colaboración, se incluye la organización de sesiones introductorias, presenciales o virtuales, para ilustrar las funcionalidades de Syntex y su impacto en los flujos de trabajo.

Como alternativa, la empresa podría publicar tutoriales breves, de 15 a 20 minutos cada uno, en los que se profundice en casos de uso y se respondan las dudas más comunes.

Estas actividades ayudan a reducir la resistencia al cambio, que a menudo está relacionada con la percepción de que una nueva tecnología (especialmente cuando se habla de inteligencia artificial o automatización) podría sustituir la experiencia del personal.

Para facilitar el aprendizaje, se recomienda implementar un programa de formación progresivo.

En las primeras fases de la adopción, sería preferible no publicar decenas de modelos simultáneamente, sino centrarse en uno o dos procesos clave, para permitir que los usuarios se familiaricen con la nueva forma de trabajar, perfeccionándola antes de extenderla a toda la organización.

¿Qué es SharePoint Syntex y para qué sirve?

SharePoint Syntex es una solución basada en inteligencia artificial que permite interpretar, clasificar y extraer información de los documentos empresariales almacenados en SharePoint Online. Automatiza los procesos documentales, mejora la accesibilidad de la información y reduce la intervención manual en los flujos de trabajo.

¿Qué funcionalidades ofrece SharePoint Syntex?

SharePoint Syntex permite analizar documentos no estructurados y estructurados, extraer datos relevantes y transformarlos en metadatos útiles. Integra herramientas como Power Automate, aplica etiquetas de cumplimiento y permite la gestión centralizada a través del Content Center.

¿Es necesario tener conocimientos técnicos para utilizar SharePoint Syntex?

No, SharePoint Syntex puede configurarse incluso por usuarios sin perfil técnico. Los administradores cargan documentos de ejemplo e indican los campos que deben extraerse; el sistema aprende a partir de estos datos y aplica automáticamente las reglas definidas.

¿Qué licencias se necesitan para activar SharePoint Syntex?

Para utilizar SharePoint Syntex, se requiere un plan de Microsoft 365 compatible como E3, E5, Business Premium o SharePoint Online Plan 2, además de la adquisición de un complemento específico para Syntex.

¿Cuánto cuesta utilizar SharePoint Syntex?

El coste depende del número de usuarios y del volumen de documentos procesados. Cada página procesada conlleva un coste por transacción. Las funcionalidades avanzadas pueden requerir la configuración de la facturación Azure Pay-As-You-Go.

¿Cómo se configura SharePoint Syntex en la empresa?

La configuración incluye la activación de la licencia, la creación de un Content Center, la asignación de roles y la definición de modelos mediante documentos de ejemplo. Posteriormente, los modelos se publican en las bibliotecas documentales para iniciar la automatización.

¿Qué beneficios aporta SharePoint Syntex a las empresas?

SharePoint Syntex mejora la calidad y organización de los documentos empresariales, acelera los procesos, reduce los errores manuales y permite recuperar información de forma más rápida y eficaz gracias a los metadatos generados automáticamente.

¿En qué áreas de la empresa es útil SharePoint Syntex?

SharePoint Syntex es útil en contabilidad para automatizar la gestión de facturas, en el área legal para analizar contratos y cláusulas, y en recursos humanos para procesar CV, nóminas y crear perfiles de candidatos de forma automática.

¿Cómo promover una adopción adecuada de SharePoint Syntex?

Para una adopción adecuada, es fundamental involucrar a figuras de referencia en los distintos departamentos, comunicar los beneficios de la tecnología y ofrecer formación progresiva. Se recomienda comenzar con unos pocos procesos piloto antes de ampliar su uso.

¿Contribuye SharePoint Syntex a la protección de los documentos empresariales?

Sí, SharePoint Syntex puede aplicar automáticamente etiquetas de cumplimiento y de sensibilidad en función del contenido de los documentos, mejorando la seguridad, la protección frente a modificaciones no autorizadas y la gestión de accesos según las políticas empresariales.