Intranet Manager: ¿cómo elegir a la persona adecuada?

¿Quién es el I ntranet Manager y qué hace? Esta figura es cada vez más demandada en las empresas que han adoptado la intranet como centro operativo del entorno digital de trabajo.

Con Intranet Manager se hace referencia a la persona encargada de gestionar el portal, con sus contenidos y servicios. No se limita a la gestión técnica, sino que lidera la estrategia comunicativa y la coordinación entre departamentos.

A través de la optimización de la experiencia de usuario y la integración de nuevas tecnologías en las que la empresa ha decidido invertir, es capaz de mejorar tanto la tasa de adopción de la intranet como su eficacia a lo largo del tiempo.

En este artículo analizaremos el perfil del Intranet Manager y veremos de qué forma las empresas pueden apoyar (o incluso sustituir) este rol mediante servicios de consultoría especializados y funcionalidades como Gaia de intranet.ai.

Lo que encontrará en este artículo

• Intranet Manager: ¿quién es y de qué se encarga?

• Gestión de la intranet: ¿qué ofrece la consultoría?

• Gaia, su Intranet Manager virtual

Intranet Manager: ¿quién es y de qué se encarga?

El Intranet Manager es la persona responsable de supervisar el ecosistema digital interno de una organización, con la responsabilidad de transformar la intranet en un centro estratégico para la comunicación, la colaboración y la productividad.

En la mayoría de los casos, cuando pensamos en quién gestiona un sitio, imaginamos a un operador informático que administra páginas y permisos.

En realidad, el rol del Intranet Manager es mucho más complejo y articulado, ya que debe integrar competencias de gestión de proyectos, experiencia de usuario, comunicación interna y, cada vez más, conocimientos relacionados con la inteligencia artificial y los principios del digital workplace.

Podemos compararlo con un director de cine que debe completar una película. En el ámbito empresarial, de hecho, es quien coordina recursos, departamentos y objetivos para que la intranet se convierta en una herramienta de trabajo cotidiana, capaz de apoyar el crecimiento y la competitividad de toda la organización.

Sin embargo, esta figura no se limita únicamente a la gestión técnica de la plataforma.

Aunque es fundamental que comprenda en profundidad el funcionamiento de las herramientas adoptadas (por ejemplo, SharePoint Online y el resto de productos de Microsoft 365), su tarea consiste en traducir las necesidades estratégicas de la empresa en funcionalidades y contenidos que tengan un impacto concreto en el trabajo de sus colegas.

Para lograrlo, debe conocer a la perfección los procesos internos, las prioridades de los departamentos y, sobre todo, la manera en que las personas de la empresa utilizan la tecnología que tienen a su disposición. Solo así la intranet puede convertirse en un espacio donde cada usuario pueda encontrar rápidamente lo que necesita.

A partir de esta introducción, es correcto decir que un Intranet Manager se encarga de una gama bastante amplia de actividades, que podemos sintetizar en cinco grandes categorías.

Las analizamos en la siguiente tabla.

Intranet Manager: ¿qué competencias debe tener?

Competencias de un Intranet Manager Descripción

Planificación estratégica y gobernanza

• Define los objetivos a largo plazo de la intranet, en línea con la visión y los objetivos de la empresa.

• Elabora una hoja de ruta de desarrollo, evaluando costes, prioridades y recursos necesarios.

• Establece los KPI para monitorizar el rendimiento e identificar áreas de mejora.

Gestión de contenidos y del conocimiento

• Organiza lógicamente la información, utilizando taxonomía y etiquetas para facilitar las búsquedas de los usuarios.

• Coordina los distintos departamentos para que los contenidos publicados estén siempre actualizados.

• Promueve la adopción de buenas prácticas para la creación de documentos, páginas y recursos multimedia que enriquezcan la intranet.

Experiencia de usuario y accesibilidad

• Optimiza la navegación con el apoyo del equipo de TI.

• Implementa herramientas de búsqueda, a menudo basadas en tecnologías semánticas o en inteligencia artificial, para ofrecer resultados precisos.

• Verifica que la plataforma sea compatible y fácilmente utilizable desde dispositivos móviles.

Adopción y gestión del cambio

• Organiza sesiones de formación y talleres para que las personas en la empresa aprendan a utilizar la intranet en su día a día.

• Brinda soporte a los usuarios y fomenta la compartición de ideas sobre cómo utilizar o mejorar el portal.

• Colabora con los equipos de Recursos Humanos y Comunicación Interna para promover iniciativas de engagement que refuercen la cultura corporativa.

Gestión de la seguridad

• Define políticas de acceso y asigna los permisos adecuados a cada usuario, colaborando con el equipo de TI para garantizar la privacidad de la intranet y la información contenida en ella.

Un Intranet Manager es, en realidad, un líder.

Asume la responsabilidad de guiar a la empresa hacia un uso eficaz de la intranet, consolidándola como un “espacio común de utilidad cotidiana” y no como un simple sitio para recopilar enlaces y documentos.

Debe coordinar a las personas de referencia (dirección, responsables de departamento) y tomar decisiones importantes, como priorizar el desarrollo de nuevas funcionalidades, evaluar oportunidades relacionadas con nuevas tecnologías o definir el presupuesto necesario para optimizar la infraestructura de la empresa.

Pero a pesar de la importante carga de trabajo que esta figura debe asumir, no es raro que quien ocupa este rol también termine editando páginas de contenido, cargando documentos, haciendo programación básica o gestionando el estilo del sitio.

Muchas empresas no se dan cuenta de que asignar también estas tareas al Intranet Manager le quita tiempo valioso para la planificación y el seguimiento del proyecto de transformación digital en su conjunto.

Un Intranet Manager no debería encargarse personalmente de tareas operativas o técnicas, que deberían delegarse a perfiles más específicos. No debería ser quien publique directamente las páginas sobre nuevas iniciativas o actualice los contenidos archivados.

Todas esas funciones tienen su responsable específico y bien definido.

Y aquí llegamos a un punto clave: el Intranet Manager no es una persona todoterreno. Todas las jornadas laborales tienen un límite, y el papel de quien antes hemos definido como “director” es precisamente el de coordinar a las personas involucradas en el proyecto de intranet para que todo funcione perfectamente.

Nuestra experiencia demuestra que, para obtener los mejores resultados, es preferible crear un verdadero equipo dedicado a la intranet, compuesto por un responsable técnico, posibles web publishers, creativos de distintos perfiles —desde redactores hasta diseñadores— y, en la cima, un Intranet Manager libre de dedicarse plenamente a la coordinación.

Su “agenda ideal” debería incluir actividades como:

• desarrollar nuevos escenarios de uso para la intranet;

• alinearse con la dirección para crear contenidos de valor;

• analizar los datos de adopción para identificar áreas de mejora;

• mantenerse al día con las nuevas tecnologías del entorno digital de trabajo.

En las empresas de hoy, marcadas por el crecimiento del trabajo híbrido y la llegada de innovaciones como la inteligencia artificial, el rol de un Intranet Manager se ha ampliado y consiste en mantener actualizado el entorno digital de trabajo (y, por tanto, toda la organización).

Debe mirar más allá del simple sitio corporativo, imaginando cómo el portal puede apoyar de la mejor manera el trabajo de todos los colegas. Un ejemplo podría ser la integración de chatbots para responder preguntas frecuentes o de plataformas de employee engagement que fomenten la participación activa en los debates internos.

Por todos estos motivos, casi todas las empresas que aspiran a una digitalización eficaz necesitan un Intranet Manager a tiempo completo.

Si se limitan sus responsabilidades a unas pocas horas semanales, o se reparten de manera improvisada entre varias personas, la intranet y el entorno digital integrado corren el riesgo de perder valor y volverse obsoletos rápidamente.

Inútil decir que la inversión realizada por la empresa se desperdicia por completo.

Gestión de la intranet: ¿qué ofrece la consultoría?

Las empresas que desean delegar la gestión de su intranet a un Intranet Manager pueden beneficiarse de nuestro servicio de consultoría, centrado en el diseño de una intranet a medida, la creación de contenidos formativos y promocionales para involucrar a los empleados en el lanzamiento del nuevo portal, y el seguimiento del rendimiento para seguir mejorando el entorno digital de trabajo construido conjuntamente.

El objetivo es acompañar a cada empresa, ofreciendo una amplia experiencia en la creación del digital workplace y en el uso de la tecnología Microsoft.

El soporte comienza con la instalación de nuestra solución, debidamente personalizada, y abarca todas las actividades previstas en la fase posterior al lanzamiento (publicación de contenidos, employee engagement, ampliación de funcionalidades, por citar algunas).

Gracias a una solución lista para usar y a un método probado, nuestro equipo puede garantizar el éxito en la adopción, evitando costes de desarrollo innecesarios y largos tiempos de espera.

Cuando hablamos de consultoría, nos referimos a un acompañamiento integral, que comienza con el análisis de las necesidades empresariales y se extiende hasta la formación de los usuarios y la definición de campañas de comunicación destinadas a lanzar y valorizar la nueva intranet.

En la fase inicial, nos centramos en la escucha de las prioridades para poder mapear los flujos operativos y los modos de compartir contenido entre departamentos, con el fin de proponer la configuración más adecuada: una solución lista para usar, sí, pero no estandarizada.

Con más de 80 funcionalidades especializadas desarrolladas por nuestro equipo para digitalizar todos los procesos empresariales e implicar a los empleados, la personalización es, de hecho, parte integral de nuestro enfoque en la creación del digital workplace y en la consultoría.

Gracias a intranet.ai, es posible implementar una intranet corporativa basada en SharePoint Online y personalizada al detalle en 24 horas. Este plazo, que podría parecer inconcebible, es posible gracias a una propuesta “llave en mano”.

En la práctica, nuestra solución está diseñada para estar operativa desde el primer momento, sin necesidad de iniciar costosos proyectos de desarrollo a medida. Naturalmente, si se desean más modificaciones o integraciones, siempre está disponible un soporte constante con servicios específicos de diseño.

Además del diseño e implementación de la intranet, nuestro servicio de consultoría incluye también la creación de un plan de lanzamiento. Nuestro equipo organiza sesiones de trabajo con la dirección y los responsables de área para definir qué secciones de la plataforma deben activarse primero, qué procesos requieren atención inmediata y qué contenidos publicar inicialmente.

Al mismo tiempo, se definen campañas de comunicación con el objetivo de informar a las personas en la empresa sobre la llegada de la nueva intranet, cómo utilizarla para apoyar su trabajo y qué servicios podrán encontrar en ella.

Se trata de una fase a menudo subestimada, o incluso evitada, que en realidad tiene una importancia fundamental para garantizar una buena adopción del portal.

Siempre con el objetivo de fomentar la adopción, nuestra oferta también incluye el acceso a contenidos formativos originales, elaborados por profesionales de la comunicación, que explican paso a paso cómo:

• consultar la base de conocimiento;

• mantener involucrados a los colegas;

• gestionar la compartición de documentos;

• reservar espacios y recursos de la empresa;

• etc.

Otro valor añadido es la integración con la suite de Microsoft 365.

Muchas empresas ya disponen de licencias de Microsoft para utilizar herramientas como Teams, SharePoint y los módulos de Viva, pero casi ninguna logra aprovechar plenamente su potencial.

Como Gold Partner de Microsoft y con un portafolio de más de 300 proyectos, nuestro equipo de consultores puede conectar la intranet corporativa con las soluciones de Microsoft para construir un ecosistema coherente, donde cada información tenga su lugar y cada proceso pueda automatizarse.

Con la ayuda de Power Automate, por ejemplo, podemos configurar flujos de aprobación de documentos, notificaciones automáticas en Microsoft Teams para las noticias publicadas en la intranet o incluso generar informes instantáneos que monitoricen el rendimiento de los distintos departamentos.

Lo mismo ocurre con Power Apps, que permite desarrollar rápidamente aplicaciones personalizadas para la organización sin necesidad de recurrir a desarrolladores especializados.

La consultoría, sin embargo, también abarca la gestión del cambio.

De hecho, introducir una nueva herramienta de comunicación interna o digitalizar procesos consolidados desde hace años puede generar resistencias, especialmente por parte de quienes no están familiarizados con la tecnología.

Nuestro equipo acompaña a la empresa para superar estas dificultades mediante la implicación de los responsables de Recursos Humanos, la creación de materiales de apoyo, la realización de pruebas con pequeños grupos de usuarios para evaluar la eficacia de la intranet y el análisis de comentarios y sugerencias.

No abandonamos a la empresa después del go-live, sino que la acompañamos en cada etapa de la vida de la intranet desarrollada conjuntamente. Un enfoque que fue premiado por Software Advice con el reconocimiento al mejor soporte al cliente en 2024, destacando nuestra disponibilidad para responder de forma rápida y concreta a las necesidades de nuestros clientes.

Cabe destacar que nuestro servicio de consultoría, así como nuestra solución de intranet, forman parte de una oferta en constante evolución.

Desarrollamos continuamente nuevas funcionalidades para mejorar la comunicación interna, la gestión documental, la formación y el employee engagement.

La consultoría que ofrecemos tiene como objetivo crear un entorno digital en el que cada usuario se sienta cómodo, tenga un dominio adecuado de la tecnología a su disposición y perciba la intranet como una aliada, no como una carga.

En definitiva, el servicio de consultoría ofrecido por intranet.ai es un recorrido completo y personalizado para cualquier empresa que desee invertir en una intranet moderna basada en SharePoint, integrada con Microsoft 365 y alineada con sus objetivos de transformación digital.

Desde el primer contacto hasta la consolidación de la adopción, nos comprometemos a que cada proyecto de intranet no quede solo en el papel, sino que se traduzca en resultados concretos en términos de productividad y bienestar dentro de la empresa.

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Gaia, su Intranet Manager virtual

Adoptar con éxito una tecnología avanzada como la intranet no es tarea sencilla.

Como hemos visto, se necesita una estrategia clara, competencias estructuradas y, sobre todo, herramientas capaces de adaptarse a las necesidades reales de quienes utilizan la plataforma.

Cada vez más empresas buscan soluciones para optimizar la gestión de la intranet y del digital workplace integrado, ya sea contratando a un Intranet Manager a tiempo completo o confiando en un equipo externo de consultores.

¿Pero si existiera una tercera opción?

Con la llegada de la inteligencia artificial, han surgido asistentes capaces de desempeñar prácticamente cualquier tarea.

Desde este punto de vista, el desarrollo de Gaia redefine el propio concepto de “gestión de la intranet”, llevando las capacidades de la IA generativa al centro de cada proceso organizativo.

Gaia es la asistente diseñada e instruida por nuestro equipo para integrarse con SharePoint Online y apoyar a los perfiles de referencia de la organización (nos referimos al Intranet Manager, al departamento de Recursos Humanos y al equipo de Comunicación Interna) en el monitoreo del rendimiento del digital workplace, la identificación de áreas de mejora y la obtención de planes estratégicos completos (basados en las mejores prácticas desarrolladas por nuestros expertos tras años de consultoría) para seguir impulsando el crecimiento de la intranet.

No hay nada más frustrante que navegar entre contenidos mal organizados, perdiendo horas en buscar un documento o el contacto de un colega. Gracias a un motor de IA entrenado por intranet.ai, Gaia es capaz de interpretar de forma semántica las preguntas realizadas por los usuarios, sugiriendo de manera proactiva los archivos, páginas o recursos que corresponden a las consultas.

De este modo, incluso una persona recién incorporada o un colega que nunca ha utilizado la intranet pueden orientarse fácilmente en el ecosistema digital de la empresa.

No menos relevante es la capacidad de Gaia para recopilar y analizar los datos de uso de la plataforma, proporcionando insights valiosos sobre cómo interactúan los empleados con la intranet:

• ¿Qué contenidos se consultan con mayor frecuencia?

• ¿Qué palabras clave generan búsquedas sin resultados?

• ¿Qué departamentos necesitan un soporte más estructurado?

Nuestro asistente responde a estas y muchas otras preguntas con informes y recomendaciones específicas, permitiendo al Intranet Manager y a sus colaboradores poner en marcha estrategias de comunicación interna más eficaces.

Por otro lado, la posibilidad de categorizar y segmentar los datos permite comprender mejor las necesidades de los distintos departamentos, favoreciendo una mayor personalización de los contenidos y de la experiencia de usuario.

Otro punto fuerte es la interfaz conversacional diseñada para simplificar el diálogo con Gaia.

Puede parecer un detalle menor, pero gracias a la comprensión del lenguaje natural, Gaia logra traducir los comandos escritos en el chat en acciones concretas. Si el usuario escribe: “Quiero actualizar los archivos de onboarding del equipo de Marketing”, Gaia recupera los recursos existentes y propone cómo mejorarlos (tanto en contenido como en organización dentro de la intranet) para facilitar su uso por parte de los colegas.

Dado que la inteligencia artificial que impulsa a Gaia ha sido entrenada específicamente para la gestión de la intranet, los resultados son visibles de inmediato.

El asistente “comprende” el contexto empresarial, entiende la estructura organizativa y, sobre todo, aprende cada día cómo ayudar a cada empresa a mejorar su entorno digital de trabajo. Cuanto más interactúan los usuarios con la plataforma, más la IA afina su comprensión de las necesidades de cada persona, ofreciendo recomendaciones cada vez más relevantes.

De esta manera, Gaia se convierte en una “colega virtual” que evoluciona junto con la empresa.

Por último, la característica que hace que Gaia sea realmente única es su flexibilidad de adopción.

Puede configurarse para gestionar distintos procesos, desde flujos de aprobación de documentos hasta notificaciones de actualización, e incluso funcionalidades avanzadas de analítica.

Cada empresa puede adaptar Gaia según sus prioridades, evitando implementaciones complejas y costosas. Además, nuestro equipo está siempre disponible para ofrecer todo el soporte necesario a fin de ajustar la IA a su entorno digital de trabajo, garantizando una transición gradual, una correcta adopción y, en consecuencia, un retorno de inversión tangible en poco tiempo.

Por todo esto, Gaia representa, en definitiva, una revolución en el universo de las intranets: ofrece un sistema inteligente que puede apoyar (y, en ciertos casos, sustituir) el rol del Intranet Manager para que la adopción de la intranet sea un proceso más simple, económico y personalizado.

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