Intranet Manager: come scegliere la persona giusta?

Chi è l’I ntranet Manager, e cosa fa? Questa figura viene sempre più ricercata nelle aziende che hanno adottato la intranet come centro operativo del digital workplace. Con Intranet Manager, si intende infatti la persona incaricata di gestire il portale, con i suoi contenuti e servizi.

Non si limita alla gestione tecnica, ma guida la strategia comunicativa e il coordinamento tra i reparti. Attraverso l’ottimizzazione dell’esperienza utente e l’integrazione di nuove tecnologie, in cui l’azienda ha deciso di investire, è in grado di migliorare tanto il tasso di adozione della intranet come la sua efficacia nel tempo.

In questo articolo, approfondiremo il profilo dell’Intranet Manager e vedremo in che modo le aziende possono supportare (o addirittura sostituire) questa figura attraverso servizi di consulenza mirati e funzionalità come Gaia di intranet.ai.

Cosa trovi in questo articolo

• Intranet Manager: chi è e di cosa si occupa?

• Intranet Management: cosa offre la consulenza?

• Gaia, l’Intranet Manager virtuale

Intranet Manager: chi è e di cosa si occupa?

L’Intranet Manager è la figura che presidia l’ecosistema digitale interno a un’organizzazione, con la responsabilità di trasformare la intranet in un hub strategico per la comunicazione, la collaborazione e la produttività.

Nella maggior parte dei casi, quando pensiamo a chi gestisce un sito, immaginiamo un operatore informatico che amministra pagine e permessi.

In realtà, il ruolo dell’Intranet Manager è ben più complesso e articolato, in quanto deve saper integrare competenze di project management, user experience, comunicazione interna e, sempre più spesso, conoscenze legate all’intelligenza artificiale e ai principi del digital workplace.

Possiamo paragonarlo a un regista che deve portare a termine un film. In ambito aziendale, infatti, è quella figura che coordina risorse, reparti e obiettivi affinché la intranet diventi uno strumento di lavoro quotidiano, capace di supportare la crescita e la competitività dell’intera organizzazione.

Questa figura non si limita però alla sola gestione tecnica della piattaforma.

Benché sia fondamentale che comprenda a fondo il funzionamento dei tool adottati (ad esempio, SharePoint Online e il resto dei prodotti Microsoft 365), il suo compito consiste nel tradurre le esigenze strategiche dell’azienda in funzionalità e contenuti che abbiano un impatto concreto sul lavoro dei colleghi.

Per riuscirci, deve conoscere a menadito i processi interni, le priorità dei dipartimenti e, soprattutto, il modo in cui le persone in azienda usano la tecnologia a loro disposizione. Solo così la intranet può diventare uno spazio dove ciascun utente può trovare rapidamente ciò di cui ha bisogno.

Da questa introduzione, è corretto dire che un Intranet Manager si occupa di una gamma di attività piuttosto vasta, che potremmo sintetizzare in cinque grandi categorie.

Le vediamo nella tabella seguente.

Intranet Manager: quali competenze deve avere?

Competenze di un Intranet Manager Descrizione

Pianificazione strategica e governance

• Definisce gli obiettivi di lungo termine per la intranet, in sintonia con la visione e gli obiettivi aziendali.

• Elabora una roadmap di sviluppo, valutando costi, priorità e risorse necessarie.

• Stabilisce i KPI per monitorare le performance e individuare potenziali aree di miglioramento.

Gestione dei contenuti e della conoscenza

• Cura l’organizzazione logica delle informazioni, avvalendosi di tassonomia e tagging per semplificare le ricerche degli utenti.

• Coordina i vari reparti affinché i contenuti pubblicati siano sempre aggiornati.

• Promuove l’adozione di best practice per la creazione di documenti, pagine e risorse multimediali con cui continuare ad arricchire la intranet.

User Experience e accessibilità

• Ottimizza la navigazione con il supporto del team IT.

• Implementa strumenti di ricerca avanzati, spesso basati su tecnologie semantiche o intelligenza artificiale, per restituire risultati precisi.

• Verifica che la piattaforma sia compatibile e facilmente utilizzabile su dispositivi mobili.

Adozione e Change Management

• Organizza sessioni di training e workshop affinché le persone in azienda imparino a usare la intranet nel loro quotidiano.

• Fornisce supporto agli utenti e incoraggia la condivisione di idee su come usare o migliorare il portale.

• Collabora con i team di Risorse Umane e Comunicazione Interna per promuovere iniziative di engagement mirate a rafforzare la cultura aziendale.

Gestione della sicurezza

• Definisce policy di accesso e distribuisce i permessi adatti a ciascun utente, collaborando con il team IT per garantire la privacy della intranet e delle informazioni che contiene.

Un Intranet Manager è, di fatto, un leader.

Assume il compito di guidare l’azienda verso un uso efficace della intranet, consolidandola come “spazio comune di utilità quotidiana” anziché come semplice sito per la raccolta di link e documenti.

Deve poi coordinare le figure di riferimento (direzione, referenti di reparto) e prendere decisioni importanti, come dare priorità allo sviluppo di nuove funzionalità, valutare opportunità legate all’introduzione di nuove tecnologie o definire il budget necessario per ottimizzare l’infrastruttura aziendale.

Ma nonostante il significativo carico di lavoro che questa figura deve portare sulle proprie spalle, non capita di rado che chi ricopre questo ruolo si ritrovi anche a modificare pagine di contenuto, caricare documenti, fare coding di base o gestire lo styling del sito.

Molte aziende non si rendono conto che affidare anche questi compiti all’Intranet Manager toglie tempo prezioso alla pianificazione e al monitoraggio del progetto di trasformazione digitale nel suo complesso.

Un intranet manager non dovrebbe occuparsi in prima persona di attività operative o tecniche, che dovrebbero essere delegate ad altre figure più specifiche. Non dovrebbe pubblicare direttamente le pagine sulle nuove iniziative oppure aggiornare i contenuti presenti in archivio.

Sono tutte funzioni che hanno un loro preciso e specifico responsabile.

Eccoci quindi arrivati a un punto da sottolineare: l’Intranet Manager non è un tuttofare. Tutte le giornate di lavoro hanno un limite e il ruolo di chi in precedenza abbiamo definito “regista” è proprio quello di coordinare le figure aziendali coinvolte nel progetto intranet e far sì che tutto funzioni alla perfezione.

La nostra esperienza mostra che, per ottenere il massimo, è preferibile creare un vero e proprio team dedicato alla intranet, composto da un responsabile tecnico, eventuali web publisher, creativi di vario genere, dai copywriter ai grafici, e, in cima, un Intranet Manager libero di dedicarsi al coordinamento.

La sua “agenda ideale” dovrebbe popolarsi di attività come:

• sviluppare nuovi scenari d’uso per la intranet;

• allinearsi con il management per creare contenuti di valore;

• analizzare i dati di adozione per identificare aree di miglioramento;

• aggiornarsi continuamente sulle nuove tecnologie per il digital workplace.

Nelle aziende di oggi, segnate dalla crescita del lavoro ibrido e dall’arrivo di innovazioni come l’AI, il ruolo di un Intranet Manager ha assunto un respiro più ampio e consiste nel mantenere il digital workplace (e quindi l’intera organizzazione) al passo coi tempi.

Deve guardare oltre il singolo sito aziendale, immaginando come il portale possa supportare al meglio il lavoro di tutti i colleghi. Un esempio potrebbe essere l’integrazione di chatbot per rispondere alle domande più frequenti o di piattaforme di employee engagement per stimolare la partecipazione attiva alle discussioni interne.

Per tutti questi motivi, quasi tutte le aziende che puntano a una digitalizzazione efficace necessitano di un Intranet Manager a tempo pieno. Relegando a poche ore la settimana le responsabilità di questa figura, o dividendole in modo estemporaneo fra più persone, la intranet e il digital workplace integrato rischiano di perdere valore, diventando subito obsoleti.

Inutile dire che l’investimento dall’azienda fatto viene così totalmente sprecato.

Intranet Management: cosa offre la consulenza?

Le aziende che desiderano affidare la gestione della propria intranet a un Intranet Manager possono usufruire del nostro servizio di consulenza che si focalizza sulla progettazione di una intranet su misura, sulla realizzazione di contenuti formativi e promozionali per coinvolgere i colleghi nel lancio del nuovo portale e sul monitoraggio delle performance per continuare a migliorare il digital workplace costruito insieme.

L’obiettivo è affiancare ciascuna azienda, mettendo a disposizione un’esperienza pluridecennale nella creazione del digital workplace e nell’uso della tecnologia Microsoft.

Il supporto incomincia con l’installazione della nostra soluzione, adeguatamente personalizzata, per poi abbracciare tutte le attività previste nella fase successiva al lancio (pubblicazione di contenuti, employee engagement, ampliamento delle funzionalità, per citarne alcune).

Grazie a una soluzione pronta all’uso e a un metodo collaudato, il nostro team è in grado di garantire il successo dell’adozione, evitando costi di sviluppo inutili e lunghi tempi di attesa.

Quando parliamo di consulenza, infatti, intendiamo un percorso a 360°, che parte dall’analisi delle esigenze aziendali per poi estendersi alla formazione degli utenti e alla definizione di campagne di comunicazione finalizzate a lanciare e a valorizzare la nuova intranet.

Nella fase iniziale, ci concentriamo sull’ascolto delle priorità per riuscire a mappare i flussi operativi e le modalità di condivisione dei contenuti tra i reparti, così da suggerire la configurazione più adeguata: ok una soluzione pronta all’uso, ma non standardizzata.

Con oltre 80 funzionalità verticali sviluppate dal nostro team per digitalizzare tutti i processi aziendali e coinvolgere i colleghi, la personalizzazione è di fatto parte integrante del nostro approccio alla creazione del digital workplace e alla consulenza.

Grazie a intranet.ai, è possibile implementare una intranet aziendale basata su SharePoint Online e personalizzata nel dettaglio in 24 ore. Questa tempistica, che potrebbe sembrare inconcepibile, è resa possibile da una proposta “chiavi in mano”.

In pratica, la nostra soluzione è progettata per essere operativa sin da subito, senza la necessità di avviare costosi progetti di sviluppo custom. Naturalmente, se si desiderano ulteriori modifiche o integrazioni, è sempre disponibile un supporto costante con servizi specifici per il design.

Oltre alla progettazione e all’implementazione della intranet, il nostro servizio di consulenza include anche la creazione di un piano di lancio. Il nostro team organizza quindi sessioni di confronto con il management e i responsabili di funzione al fine di definire quali aree della piattaforma debbano essere attivate prima, quali processi richiedono un’attenzione immediata e quali contenuti pubblicare inizialmente.

Allo stesso tempo, vengono definite le campagne di comunicazione che hanno il compito di informare le persone in azienda sull’arrivo della nuova intranet, su come usarla per supportare il proprio lavoro e sui servizi che potranno trovare al suo interno.

Si tratta di un passaggio spesso sottovalutato, o persino evitato, che in realtà ha un’importanza fondamentale nel garantire una buona adozione del portale.

Sempre in ottica di adozione, la nostra offerta include l’accesso a contenuti formativi originali, curati da professionisti della comunicazione, che spiegano passo dopo passo come:

• utilizzare le funzionalità della intranet;

• gestire la condivisione dei documenti;

• prenotare spazi e risorse aziendali;

• consultare la knowledge base;

• mantenere coinvolti i colleghi;

• etc.

Altro valore offerto è l’integrazione con la suite di Microsoft 365.

Molte aziende possiedono già licenze Microsoft per poter usare strumenti come Teams, SharePoint e i moduli di Viva, ma quasi tutte non riescono a sfruttarne appieno il potenziale.

Come Gold Partner di Microsoft e con un portfolio di oltre 300 progetti, il nostro team di consulenti può connettere la intranet aziendale alle soluzioni Microsoft per costruire un ecosistema coerente, dove ogni informazione trova il suo posto e ogni processo può essere automatizzato.

Con l’aiuto di Power Automate, per esempio, possiamo impostare flussi di approvazione dei documenti, notifiche automatiche in Microsoft Teams per le notizie pubblicate sulla intranet o perfino generare report istantanei che monitorino l’andamento dei vari dipartimenti.

Lo stesso vale per Power Apps, che consente di sviluppare velocemente applicazioni su misura per l’organizzazione senza dover affidarsi a programmatori specializzati.

La consulenza, però, si estende alla gestione del cambiamento.

Di fatto, introdurre un nuovo strumento di comunicazione interna o digitalizzare processi consolidati da anni può generare resistenze, soprattutto da parte dei colleghi che non hanno familiarità con la tecnologia.

Il nostro team affianca l’azienda nel superare queste difficoltà attraverso il coinvolgimento dei responsabili delle Risorse Umane, la creazione di materiali di supporto, l’esecuzione di test su piccoli gruppi di utenti per valutare l’efficacia della intranet e l’analisi di feedback e suggerimenti.

Non abbandoniamo l’azienda dopo il go-live, ma l’accompagniamo in ogni fase di vita della intranet realizzata insieme.

Un approccio che è stato premiato da Software Advice con il miglior supporto clienti nel 2024, riconoscendo la disponibilità a rispondere in modo rapido e concreto alle esigenze dei nostri clienti.

Dobbiamo poi sottolineare che il nostro servizio di consulenza, così come la nostra soluzione intranet, fanno parte di un’offerta in continua evoluzione. Sviluppiamo costantemente nuove funzionalità per migliorare la comunicazione interna, la gestione documentale, la formazione e l’employee engagement.

La consulenza che offriamo mira a creare un ambiente digitale in cui ciascun utente si senta a suo agio, abbia un’adeguata padronanza della tecnologia a sua disposizione e percepisca la intranet come un’alleata, non come un’incombenza.

In definitiva, il servizio di consulenza offerto da intranet.ai è un percorso completo e personalizzato per qualunque azienda voglia investire in una intranet SharePoint moderna, integrata con Microsoft 365 e in linea con i propri obiettivi di trasformazione digitale.

Dal primo contatto fino al consolidamento dell’adozione, ci impegniamo affinché ogni progetto intranet non rimanga su carta, ma si traduca in risultati concreti in termini di produttività e benessere in azienda.

Gaia, l’Intranet Manager virtuale

Adottare con successo una tecnologia avanzata come la intranet non è semplice.

Come abbiamo visto, servono una strategia chiara, competenze strutturate e, soprattutto, strumenti capaci di adattarsi alle reali necessità di chi utilizza la piattaforma.

Sempre più aziende sono alla ricerca di soluzioni per ottimizzare la gestione della intranet e del digital wokplace integrato, che si tratti di assumere un Intranet Manager a tempo pieno o di rivolgersi a un team di consulenti esterno.

Ma se ci fosse una terza opzione?

Con l’avvento dell’intelligenza artificiale, sono nati assistenti capaci di svolgere qualsiasi attività.

Da questo punto di vista, il recente sviluppo di Gaia ridefinisce il concetto stesso di “intranet management”, portando le capacità dell’AI generativa al centro di ogni processo organizzativo.

Gaia è l’assistente virtuale progettato e istruito dal nostro team per integrarsi con SharePoint Online e supportare le figure aziendali di riferimento (ci riferiamo all’Intranet Manager, alle Risorse Umane e al team di Comunicazione Interna) nel monitorare le performance del digital workplace, identificare le aree di miglioramento e ottenere piani strategici completi (basati sulle best practice maturate dai nostri esperti in anni di consulenza) per continuare a far crescere la intranet.

Panoramica di Gaia, l’Intranet Manager di intranet.ai

Non c’è nulla di più frustrante che navigare in un mare di contenuti mal organizzati, perdendo ore alla ricerca di un documento o del contatto di un collega. Grazie a un motore AI addestrato da intranet.ai, Gaia è in grado di interpretare in modo semantico le domande poste dagli utenti, suggerendo in maniera proattiva i file, le pagine o le risorse che corrispondono alle query.

In questo modo, anche un neo-assunto o un collega che non ha mai usato la intranet possono orientarsi con facilità nell’ecosistema digitale dell’azienda.

Non meno rilevante è la capacità di Gaia di raccogliere e analizzare i dati di utilizzo della piattaforma, restituendo insight preziosi su come i colleghi interagiscono con la intranet:

• Quali contenuti vengono consultati più spesso?

• Quali dipartimenti necessitano di un supporto più strutturato?

• Quali parole chiave generano ricerche infruttuose?

Il nostro assistente risponde a queste domande, e a tante altre, con report e suggerimenti mirati, dando modo all’Intranet Manager e ai suoi collaboratori di avviare strategie di comunicazione interna più efficaci.

D’altra parte, la possibilità di categorizzare e segmentare i dati consente di comprendere meglio i bisogni dei vari reparti, favorendo una maggiore personalizzazione dei contenuti e della User Experience.

Altro punto di forza è l’interfaccia conversazionale pensata per semplificare il dialogo con Gaia.

Può sembrare un dettaglio da poco, ma grazie alla comprensione del linguaggio naturale, Gaia riesce a tradurre in azioni concrete i comandi impartiti in chat. Se l’utente scrive: “Voglio aggiornare i file di onboarding del team Marketing”, Gaia recupera le risorse esistenti e propone come migliorarle (tanto in termini di contenuti come di organizzazione nella intranet) per facilitarne l’utilizzo da parte dei colleghi.

Poiché l’intelligenza artificiale alla base di Gaia è stata addestrata per la gestione della intranet, i risultati si vedono da subito.

L’assistente “capisce” il contesto aziendale, comprende la struttura organizzativa e, soprattutto, apprende ogni giorno come supportare ciascuna azienda nel migliorare il digital workplace. Più gli utenti interagiscono con la piattaforma, più l’AI affina la propria comprensione delle necessità di ciascun utente, restituendo suggerimenti sempre più pertinenti.

In tal modo, Gaia diventa in poco tempo una “collega virtuale” che cresce insieme all’azienda.

Infine, la caratteristica che rende Gaia veramente unica è la flessibilità di adozione.

Può infatti essere configurata per gestire processi differenti, dai flussi di approvazione dei documenti alle notifiche di aggiornamento, fino alle funzionalità più avanzate di analytics.

Ogni azienda può modellare Gaia in base alle priorità, evitando implementazioni complesse e costose. In più, il nostro team rimane sempre a disposizione per fornire tutto il supporto necessario per adattare l’AI al proprio digital workplace, garantendo una transizione graduale, una corretta adozione e, di conseguenza, un ROI tangibile in tempi brevi.

Ecco perché Gaia è, in definitiva, una rivoluzione nell’universo delle intranet: offre un sistema intelligente che può supportare (e, in certi casi, sostituire) il ruolo di Intranet Manager per rendere l’adozione della intranet un processo più semplice, economico e personalizzato.