Responsable de l'intranet : comment choisir la bonne personne ?

Qui est l’ Intranet Manager, et que fait-il ? Ce profil est de plus en plus recherché dans les entreprises ayant adopté l’intranet comme centre du digital workplace. Par Intranet Manager, on entend en effet la personne chargée de gérer le portail, avec ses contenus et ses services.

Il ne se limite pas à la gestion technique, mais dirige la stratégiede communication et la coordination entre les départements. Grâce à l’optimisation de l’expérience utilisateur et à l’intégration de nouvelles technologies dans lesquelles l’entreprise a décidé d’investir, il est en mesure d’améliorer à la fois le taux d’adoption de l’intranet et son efficacité dans le temps.

Dans cet article, nous approfondirons le profil du responsable de l’intranet et verrons comment les entreprises peuvent soutenir (ou même remplacer) ce rôle à travers des services de conseil ciblés et des fonctionnalités comme Gaia de intranet.ai.

Ce que vous trouverez dans cet article

• Responsable de l’intranet : qui est-ce et que fait-il ?

• Gestion de l’intranet : que propose le conseil ?

• Gaia, votre Intranet Manager virtuel

Responsable de l’intranet : qui est-ce et que fait-il ?

Le responsable de l’intranet est la personne en charge de superviser l’écosystème numérique interne d’une organisation, avec la responsabilité de transformer l’intranet en un hub stratégique pour la communication, la collaboration et la productivité.

Dans la plupart des cas, lorsqu’on pense à la gestion d’un site, on imagine un technicien informatique qui administre des pages et des autorisations.

En réalité, le rôle du responsable de l’intranet est bien plus complexe et structuré, car il doit maîtriser des compétences en gestion de projet, expérience utilisateur, communication interne et, de plus en plus souvent, des connaissances liées à l’intelligence artificielle et aux principes du digital workplace.

On peut le comparer à un réalisateur qui doit mener à bien un film. Dans le contexte de l’entreprise, c’est en effet la personne qui coordonne les ressources, les services et les objectifs pour que l’intranet devienne un outil de travail quotidien, capable de soutenir la croissance et la compétitivité de l’organisation tout entière.

Cette personne ne se limite cependant pas à la seule gestion technique de la plateforme.

Bien qu’il soit essentiel qu’il comprenne en profondeur le fonctionnement des outils adoptés (par exemple, SharePoint Online et l’ensemble des produits Microsoft 365), sa mission est de traduire les besoins stratégiques de l’entreprise en fonctionnalités et contenus ayant un impact concret sur le travail des collaborateurs.

Pour y parvenir, l’Intranet Manager doit connaître parfaitement les processus internes, les priorités des départements et, surtout, la manière dont les collaborateurs utilisent la technologie à leur disposition. C’est seulement ainsi que l’intranet peut devenir un espace où chaque utilisateur trouve rapidement ce dont il a besoin.

À partir de cette introduction, on peut affirmer qu’un Intranet Manager prend en charge un large éventail d’activités, que l’on peut regrouper en cinq grandes catégories.

Nous les présentons dans le tableau ci-dessous.

Intranet Manager : quelles compétences doit-il posséder ?

Compétences d’un Intranet Manager Description

Planification stratégique et gouvernance

• Définit les objectifs à long terme pour l’intranet, en ligne avec la vision et les buts de l’entreprise.

• Élabore une feuille de route de développement, en évaluant les coûts, les priorités et les ressources nécessaires.

• Établit des KPI pour surveiller les performances et identifier les axes d’amélioration.

Gestion des contenus et des connaissances

• Organise logiquement les informations, en utilisant la taxonomie et le marquage pour faciliter la recherche des utilisateurs.

• Coordonne les différents départements pour garantir la mise à jour régulière des contenus publiés.

• Encourage l’adoption des bonnes pratiques pour la création de documents, de pages et de ressources multimédias permettant d’enrichir l’intranet.

Expérience utilisateur et accessibilité

• Optimise la navigation avec l’appui de l’équipe IT.

• Implémente des outils de recherche avancés, souvent basés sur des technologies sémantiques ou sur l’intelligence artificielle, pour fournir des résultats précis.

• Vérifie la compatibilité de la plateforme avec les appareils mobiles et sa facilité d’utilisation.

Adoption et gestion du changement

• Organise des sessions de formation et des ateliers pour que les collaborateurs intègrent l’intranet dans leur quotidien.

• Fournit une assistance aux utilisateurs et encourage le partage d’idées pour améliorer ou mieux exploiter le portail.

• Collabore avec les équipes RH et Communication interne pour promouvoir des initiatives d’engagement renforçant la culture d’entreprise.

Gestion de la sécurité

• Définit les politiques d’accès et attribue les autorisations adéquates à chaque utilisateur, en collaboration avec l’équipe IT, pour garantir la confidentialité de l’intranet et des informations qu’il contient.

Un responsable de l’intranet est, en réalité, un leader.

Il a pour mission de guider l’entreprise vers une utilisation efficace de l’intranet, en en faisant un “espace commun utile au quotidien” plutôt qu’un simple site de collecte de liens et documents.

Il doit également coordonner les parties prenantes (direction, responsables de service) et prendre des décisions importantes, telles que prioriser le développement de nouvelles fonctionnalités, évaluer l’introduction de nouvelles technologies ou définir le budget nécessaire à l’optimisation de l’infrastructure numérique.

Mais malgré la charge de travail significative qui repose sur ses épaules, il arrive fréquemment que l’Intranet Manager se retrouve aussi à modifier des pages, charger des documents, faire du code basique ou gérer le style du site.

Beaucoup d’entreprises ne réalisent pas que confier également ces tâches à l’Intranet Manager enlève un temps précieux à la planification et au pilotage du projet de transformation numérique.

Un responsable de l’intranet ne devrait pas assumer lui-même les tâches techniques ou opérationnelles, qui devraient être confiées à des rôles plus spécifiques. Il ne devrait pas publier directement les pages des nouvelles initiatives ni mettre à jour les contenus archivés.

Ce sont là des fonctions qui relèvent de responsabilités bien distinctes.

Nous en arrivons donc à un point essentiel : un Intranet Manager n’est pas un homme-orchestre. Chaque journée de travail a une limite, et le rôle de celui que nous avons défini plus haut comme un “réalisateur” consiste précisément à coordonner les acteurs impliqués dans le projet intranet pour que tout fonctionne parfaitement.

Notre expérience montre que, pour maximiser les résultats, il est préférable de mettre en place une véritable équipe dédiée à l’intranet, composée d’un responsable technique, de web publishers, de créatifs variés, de copywriters, de graphistes, et, au sommet, d’un responsable de l’intranet libre de se consacrer à la coordination.

Son “agenda idéale” devrait inclure des activités telles que :

• développer de nouveaux cas d’usage pour l’intranet ;

• travailler avec le management pour produire des contenus de qualité ;

• analyser les données d’adoption pour identifier les points à améliorer ;

• se tenir informé en continu des innovations pour le digital workplace.

Dans les entreprises d’aujourd’hui, marquées par l’essor du travail hybride et l’arrivée de l’IA, le rôle de responsable de l’intranet s’est élargi : il s’agit désormais de maintenir le digital workplace (et donc l’ensemble de l’organisation) à la pointe.

Il doit dépasser la vision d’un simple site d’entreprise pour concevoir un portail capable de soutenir concrètement le travail des collaborateurs. Cela peut inclure, par exemple, l’intégration de chatbots pour répondre aux questions fréquentes, ou de plateformes d’employee engagement pour stimuler la participation aux échanges internes.

Pour toutes ces raisons, presque toutes les entreprises visant une digitalisation efficace ont besoin d’un Intranet Manager à plein temps. Limiter ses responsabilités à quelques heures hebdomadaires, ou les répartir ponctuellement entre plusieurs personnes, expose l’intranet et le digital workplace à une perte de valeur rapide.

Autant dire que l’investissement consenti par l’entreprise est alors complètement perdu.

Qu’est-ce que intranet.ai ?

intranet.ai est l’intranet d’entreprise prêt à l’emploi conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre, et créer un environnement de travail collaboratif et moderne :

• A partir de 3 950 €/an pour un intranet complet

• Plus de 80 applications, y compris la recherche avancée, le système de gestion des documents, les notifications push via Teams, l’organigramme, le profil du personnel et les pages FAQ

• Intégré à SharePoint Online et Microsoft 365

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Gestion de l’intranet : que propose le conseil ?

Les entreprises qui souhaitent confier la gestion de leur intranet à un responsable peuvent bénéficier de notre service de conseil, centré sur la conception d’un intranet sur mesure, la création de contenus de formation et de communication pour impliquer les collaborateurs lors du lancement du nouveau portail, ainsi que sur le suivi des performances pour continuer à améliorer le digital workplace construit ensemble.

L’objectif est d’accompagner chaque entreprise avec une expérience de plusieurs décennies dans la création de digital workplace et dans l’utilisation des technologies Microsoft.

Le soutien débute par l’installation de notre solution personnalisée, puis s’étend à toutes les activités prévues après le lancement (publication de contenus, engagement des collaborateurs, extension des fonctionnalités, pour n’en citer que quelques-unes).

Grâce à une solution prête à l’emploi et à une méthode éprouvée, notre équipe est en mesure de garantir le succès de l’adoption, en évitant des coûts de développement inutiles et des délais prolongés.

Lorsque nous parlons de conseil, nous faisons référence à un accompagnement à 360°, qui commence par l’analyse des besoins de l’entreprise, et se poursuit avec la formation des utilisateurs et la définition de campagnes de communication visant à lancer et valoriser le nouvel intranet.

Dans la phase initiale, nous nous concentrons sur l’écoute des priorités afin de cartographier les flux opérationnels et les modalités de partage des contenus entre départements, de façon à proposer la configuration la plus adaptée : une solution prête à l’emploi, certes, mais non standardisée.

Avec plus de 80 fonctionnalités verticales développées par notre équipe pour digitaliser l’ensemble des processus métiers et mobiliser les collaborateurs, la personnalisation fait partie intégrante de notre approche du digital workplace et du conseil.

Avec intranet.ai, il est possible de mettre en place un intranet basé sur SharePoint Online et entièrement personnalisé en 24 heures. Ce délai, qui peut paraître inimaginable, est rendu possible grâce à une offre “clé en main”.

Concrètement, notre solution est conçue pour être fonctionnelle immédiatement, sans qu’il soit nécessaire de lancer des projets de développement sur mesure coûteux. Bien entendu, si des modifications ou intégrations supplémentaires sont souhaitées, un accompagnement permanent est prévu avec des services spécifiques dédiés au design.

Au-delà de la conception et de la mise en œuvre de l’intranet, notre service de conseil inclut également l’élaboration d’un plan de lancement. Notre équipe organise ainsi des sessions d’échange avec le management et les responsables de service afin de définir quelles zones de la plateforme doivent être activées en priorité, quels processus exigent une attention immédiate et quels contenus publier dans un premier temps.

Parallèlement, des campagnes de communication sont définies pour informer les collaborateurs de l’arrivée du nouvel intranet, de la manière de l’utiliser pour soutenir leur travail et des services qu’ils y trouveront.

Il s’agit d’une étape souvent sous-estimée, voire négligée, alors qu’elle joue en réalité un rôle essentiel dans la réussite de l’adoption du portail par les utilisateurs.

Dans une optique d’adoption, notre offre comprend l’accès à des contenus de formation originaux, conçus par des professionnels de la communication, qui expliquent pas à pas comment :

• gérer le partage de documents ;

• consulter la base de connaissances ;

• maintenir l’engagement des collègues ;

• réserver des espaces et des ressources de l’entreprise ;

• etc.

Un autre atout proposé est l’intégration avec la suite Microsoft 365.

De nombreuses entreprises disposent déjà de licences Microsoft pour utiliser des outils comme Teams, SharePoint ou les modules de Viva, mais rares sont celles qui parviennent à en exploiter pleinement le potentiel.

En tant que Gold Partner de Microsoft, avec un portefeuille de plus de 300 projets, notre équipe de consultants est en mesure de connecter l’intranet d’entreprise aux solutions Microsoft afin de créer un écosystème cohérent, où chaque information trouve sa place et chaque processus peut être automatisé.

Avec l’aide de Power Automate, par exemple, nous pouvons configurer des flux d’approbation de documents, des notifications automatiques dans Microsoft Teams pour les actualités publiées sur l’intranet, ou même générer des rapports instantanés pour suivre les performances des différents services.

Il en va de même pour Power Apps, qui permet de développer rapidement des applications sur mesure pour l’organisation, sans devoir faire appel à des développeurs spécialisés.

Mais notre conseil ne s’arrête pas là : il couvre également la gestion du changement.

En effet, introduire un nouvel outil de communication interne ou digitaliser des processus bien ancrés depuis des années peut entraîner des résistances, notamment de la part de collègues peu familiers avec la technologie.

Notre équipe accompagne l’entreprise pour surmonter ces obstacles grâce à l’implication des responsables RH, à la création de supports pédagogiques, à la réalisation de tests auprès de petits groupes d’utilisateurs pour évaluer l’efficacité de l’intranet, ainsi qu’à l’analyse des retours et suggestions.

Nous ne quittons pas l’entreprise après le go-live, mais restons présents à chaque étape de la vie de l’intranet conçu ensemble.

C’est une approche qui a été récompensée par Software Advice, qui nous a décerné le prix du meilleur support client en 2024, en reconnaissance de notre disponibilité à répondre rapidement et concrètement aux besoins de nos clients.

Il convient également de souligner que notre service de conseil, tout comme notre solution d’intranet, s’inscrit dans une offre en constante évolution. Nous développons en permanence de nouvelles fonctionnalités pour améliorer la communication interne, la gestion documentaire, la formation et l’engagement des collaborateurs.

Le conseil que nous proposons vise à créer un environnement numérique où chaque utilisateur se sent à l’aise, maîtrise les outils mis à sa disposition et perçoit l’intranet comme un allié, et non comme une charge.

En définitive, le service de conseil proposé par intranet.ai constitue un accompagnement complet et sur mesure pour toute entreprise souhaitant investir dans un intranet moderne sous SharePoint, intégré à Microsoft 365 et aligné sur ses objectifs de transformation digitale.

Du premier contact jusqu’à la consolidation de son adoption, nous nous engageons à faire en sorte que chaque projet d’intranet ne reste pas lettre morte, mais se concrétise par des résultats tangibles en termes de productivité et de bien-être au sein de l’entreprise.

Gaia, votre Intranet Manager virtuel

Adopter avec succès une technologie avancée comme l’intranet n’est pas une tâche facile.

Comme nous l’avons vu, cela nécessite une stratégie claire, des compétences structurées et, surtout, des outils capables de s’adapter aux besoins réels des utilisateurs de la plateforme.

De plus en plus d’entreprises recherchent des solutions pour optimiser la gestion de l’intranet et du digital workplace intégré, que ce soit en recrutant un Intranet Manager à temps plein ou en faisant appel à une équipe de consultants externes.

Mais s’il existait une troisième option ?

Avec l’avènement de l’intelligence artificielle, de nouveaux assistants sont apparus, capables d’exécuter une multitude de tâches. C’est dans cette optique que le développement de Gaia redéfinit le concept même d’intranet management, en plaçant les capacités de l’IA générative au cœur de chaque processus organisationnel.

Gaia est l’assistante conçue et entraînée par notre équipe pour s’intégrer à SharePoint Online et accompagner les acteurs clés de l’entreprise (notamment le responsable de l’intranet, les Ressources Humaines et l’équipe Communication Interne) dans le suivi des performances du digital workplace, l’identification des axes d’amélioration, et l’obtention de plans stratégiques complets (fondés sur les bonnes pratiques acquises par nos experts au fil des années de conseil) pour continuer à faire évoluer l’intranet.

Il n’y a rien de plus frustrant que de naviguer dans un océan de contenus mal organisés, en perdant des heures à chercher un document ou le contact d’un collègue.

Grâce à un moteur d’IA entraîné par intranet.ai, Gaia est capable d’interpréter sémantiquement les questions posées par les utilisateurs, en suggérant de manière proactive les fichiers, pages ou ressources correspondant aux requêtes.

Ainsi, même un nouvel arrivant ou un collègue n’ayant jamais utilisé l’intranet peut facilement s’orienter dans l’écosystème numérique de l’entreprise.

Tout aussi importante est la capacité de Gaia à collecter et analyser les données d’usage de la plateforme, en fournissant des informations précieuses sur la façon dont les collaborateurs interagissent avec l’intranet :

• Quels contenus sont les plus consultés ?

• Quels mots-clés génèrent des recherches infructueuses ?

• Quels départements ont besoin d’un accompagnement plus structuré ?

Notre assistante répond à ces questions (et à bien d’autres) à travers des rapports et recommandations ciblés, permettant au responsable de l’intranet et à ses collaborateurs de lancer des stratégies de communication interne plus efficaces.

Par ailleurs, la possibilité de catégoriser et segmenter les données permet de mieux comprendre les besoins des différents services, favorisant ainsi une personnalisation accrue des contenus et de l’expérience utilisateur.

Autre point fort : son interface conversationnelle, conçue pour faciliter l’interaction avec Gaia.

Cela peut sembler anecdotique, mais grâce à la compréhension du langage naturel, Gaia sait traduire les commandes saisies en chat en actions concrètes. Si un utilisateur écrit : “Je veux mettre à jour les fichiers d’onboarding de l’équipe Marketing”, Gaia récupère les ressources existantes et propose des pistes pour les améliorer (aussi bien en termes de contenu que d’organisation dans l’intranet) afin d’en faciliter l’usage par les collègues.

Puisque l’intelligence artificielle sur laquelle repose Gaia a été spécifiquement entraînée pour la gestion de l’intranet, les résultats sont visibles dès les premières utilisations.

L’assistante “comprend” le contexte de l’entreprise, assimile la structure organisationnelle et, surtout, apprend chaque jour comment accompagner l’entreprise dans l’amélioration de son digital workplace. Plus les utilisateurs interagissent avec la plateforme, plus l’IA affine sa compréhension des besoins individuels et propose des recommandations toujours plus pertinentes.

Ainsi, Gaia devient une “collègue virtuelle” qui évolue en même temps que l’organisation.

Enfin, ce qui rend Gaia véritablement unique, c’est sa flexibilité d’adoption.

Elle peut en effet être configurée pour prendre en charge différents processus : flux d’approbation de documents, notifications de mise à jour, ou encore fonctionnalités avancées d’analyse de données.

Chaque entreprise peut adapter Gaia à ses priorités, sans devoir recourir à des déploiements complexes et coûteux. De plus, notre équipe reste disponible à tout moment pour fournir le soutien nécessaire à l’adaptation de l’IA au digital workplace de l’entreprise, garantissant ainsi une transition fluide, une adoption réussie et, par conséquent, un ROI tangible en un temps réduit.

C’est pourquoi Gaia représente, en définitive, une véritable révolution dans l’univers des intranets : elle propose un système intelligent capable de soutenir (et, dans certains cas, de remplacer) le rôle d’un Intranet Manager, pour faire de l’adoption de l’intranet un processus plus simple, économique et personnalisé.

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