Intranet-Manager: Wie wählt man die richtige Person aus?

Wer ist der I ntranet-Manager und was macht er? Diese Rolle wird in Unternehmen zunehmend nachgefragt, die das Intranet als Zentrum des digitalen Arbeitsplatzes eingeführt haben. Der Intranet-Manager ist nämlich die Person, die für die Verwaltung des Portals mit seinen Inhalten und Diensten verantwortlich ist.

Er tut mehr als nur das technische Management – er leitet auch die Kommunikationsstrategie und die Koordination zwischen den Abteilungen. Durch die Optimierung der Benutzererfahrung und die Integration neuer Technologien, in die das Unternehmen investiert hat, kann er sowohl die Akzeptanzrate des Intranets als auch seine langfristige Wirksamkeit verbessern.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf das Profil des Intranet-Managers und zeigen auf, wie Unternehmen diese Rolle unterstützen (oder sogar ersetzen) können – durch gezielte Beratungsleistungen und Funktionen wie Gaia von intranet.ai.

Was Sie in diesem Artikel finden

• Intranet-Manager: Wer ist das und was macht er?

• Intranet-Management: Was bietet die Beratung?

• Gaia, Ihre virtuelle Intranet-Managerin

Intranet-Manager: Wer ist das und was macht er?

Der Intranet-Manager ist die Person, die das digitale Ökosystem innerhalb einer Organisation betreut und dafür verantwortlich ist, das Intranet in ein strategisches Zentrum für Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität zu verwandeln.

In den meisten Fällen stellen wir uns unter der Verwaltung einer Website einen IT-Mitarbeiter vor, der Seiten und Berechtigungen administriert.

In Wirklichkeit ist die Rolle des Intranet-Managers deutlich komplexer und vielschichtiger, da er Kompetenzen in den Bereichen Projektmanagement, User Experience, interne Kommunikation und zunehmend auch Wissen über künstliche Intelligenz und die Prinzipien des digitalen Arbeitsplatzes integrieren muss.

Man kann ihn mit einem Regisseur vergleichen, der einen Film realisieren muss. Im Unternehmenskontext ist er nämlich die Person, die Ressourcen, Abteilungen und Ziele koordiniert, damit das Intranet zu einem täglichen Arbeitsinstrument wird, das das Wachstum und die Wettbewerbsfähigkeit der gesamten Organisation unterstützt.

Diese Rolle beschränkt sich jedoch nicht nur auf das technische Management der Plattform.

Auch wenn es entscheidend ist, dass er die eingesetzten Tools (z. B. SharePoint Online und die restlichen Microsoft 365-Produkte) genau versteht, besteht seine Aufgabe darin, die strategischen Anforderungen des Unternehmens in Funktionen und Inhalte zu übersetzen, die sich konkret auf die Arbeit der Kolleginnen und Kollegen auswirken.

Dafür muss er die internen Prozesse, die Prioritäten der Abteilungen und vor allem die Art und Weise kennen, wie die Mitarbeitenden im Unternehmen die ihnen zur Verfügung stehende Technologie nutzen. Nur so kann das Intranet zu einem Ort werden, an dem jede Person schnell findet, was sie braucht.

Aus dieser Einführung lässt sich klar sagen, dass ein Intranet-Manager ein breites Aufgabenspektrum abdeckt, das sich in fünf Hauptkategorien unterteilen lässt.

Diese sehen wir in der folgenden Tabelle.

Intranet-Manager: Welche Kompetenzen sind erforderlich?

Kompetenzen eines Intranet-Managers Beschreibung

Strategische Planung und Governance

• Definiert langfristige Ziele für das Intranet im Einklang mit Vision und Unternehmenszielen.

• Erstellt eine Entwicklungs-Roadmap unter Berücksichtigung von Kosten, Prioritäten und Ressourcen.

• Legt KPIs fest, um die Performance zu überwachen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Content- und Wissensmanagement

• Strukturiert Informationen logisch mithilfe von Taxonomien und Tags, um die Suche für Benutzer zu erleichtern.

• Koordiniert Abteilungen, damit Inhalte stets aktuell bleiben.

• Fördert Best Practices zur Erstellung von Dokumenten, Seiten und Medieninhalten, um das Intranet kontinuierlich zu erweitern.

User Experience und Barrierefreiheit

• Optimiert die Navigation in Zusammenarbeit mit dem IT-Team.

• Implementiert erweiterte Suchfunktionen, oft basierend auf semantischen Technologien oder künstlicher Intelligenz, um präzise Ergebnisse zu liefern.

• Stellt sicher, dass die Plattform mobilfreundlich und leicht nutzbar ist.

Akzeptanz und Change Management

• Organisiert Schulungen und Workshops, damit Mitarbeitende das Intranet in ihren Alltag integrieren.

• Bietet Nutzerunterstützung und fördert den Ideenaustausch zur Verbesserung des Portals.

• Kooperiert mit HR- und internen Kommunikationsteams zur Förderung von Engagement-Initiativen zur Stärkung der Unternehmenskultur.

Sicherheitsmanagement

• Definiert Zugriffsrichtlinien und verteilt Berechtigungen in Zusammenarbeit mit dem IT-Team, um die Privatsphäre des Intranets und seiner Daten zu schützen.

Ein Intranet-Manager ist letztlich ein Leader.

Er führt das Unternehmen zu einem effektiven Einsatz des Intranets, das als “gemeinsamer Raum für den Arbeitsalltag” fungiert – nicht bloß als Link- oder Dokumentensammlung.

Er muss Führungskräfte und Bereichsverantwortliche koordinieren und wichtige Entscheidungen treffen, etwa zur Priorisierung neuer Funktionen, zur Bewertung neuer Technologien oder zur Budgetverteilung für die Optimierung der Infrastruktur.

Trotz des umfangreichen Aufgabenbereichs übernehmen viele Intranet-Manager oft noch operative Tätigkeiten wie das Bearbeiten von Seiten, Hochladen von Dokumenten, Basisprogrammierung oder Designanpassungen.

Dabei erkennen viele Unternehmen nicht, dass sie dem Intranet-Manager dadurch Zeit für Planung und Monitoring der digitalen Transformation nehmen.

Ein Intranet-Manager sollte sich nicht selbst mit operativen oder technischen Aufgaben befassen – diese sind spezifischen Rollen vorbehalten. Er sollte keine neuen Inhalte veröffentlichen oder Archivseiten aktualisieren.

Diese Aufgaben haben jeweils klare Verantwortlichkeiten.

Hier ein wichtiger Punkt: Der Intranet-Manager ist kein Alleskönner. Auch seine Zeit ist begrenzt – seine Rolle als Regisseur besteht darin, die beteiligten Rollen zu koordinieren und den Betrieb des Intranet-Projekts sicherzustellen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass es am wirksamsten ist, ein echtes Intranet-Team zu schaffen – mit technischem Verantwortlichen, Web Publishern, Kreativen (vom Copywriter bis zum Designer) – und an der Spitze ein Intranet-Manager, der sich ganz auf das Koordinieren konzentrieren kann.

Sein “idealer Kalender” sollte Aktivitäten enthalten wie:

• neue Nutzungsszenarien für das Intranet entwickeln;

• mit dem Management Inhalte mit Mehrwert abstimmen;

• Nutzungsdaten analysieren, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen;

• sich kontinuierlich über neue Technologien im Digital Workplace informieren.

In heutigen Unternehmen, geprägt von Hybridarbeit und Innovationen wie KI, ist die Rolle des Intranet-Managers umfangreicher geworden: Er sorgt dafür, dass der digitale Arbeitsplatz – und somit die Organisation – zukunftsfähig bleibt.

Er muss über die Website hinausdenken und überlegen, wie das Portal die Arbeit aller bestmöglich unterstützen kann. Beispiele: Integration von Chatbots zur Beantwortung häufig gestellter Fragen oder Plattformen für Employee Engagement zur Förderung des internen Austauschs.

Aus all diesen Gründen brauchen fast alle Unternehmen, die eine wirksame Digitalisierung anstreben, einen Intranet-Manager in Vollzeit. Wenn seine Aufgaben auf wenige Wochenstunden oder auf mehrere Personen verteilt werden, verliert das Intranet (und der integrierte digitale Arbeitsplatz) an Wert – und wird schnell überholt.

Kurz gesagt: Die Unternehmensinvestition wäre völlig vergeudet.

Intranet-Management: Was bietet die Beratung?

Unternehmen, die die Verwaltung ihres Intranets einem Manager anvertrauen möchten, können unseren Beratungsservice nutzen. Dieser konzentriert sich auf die Konzeption eines maßgeschneiderten Intranets, die Erstellung von Schulungs- und Werbeinhalten zur Einbindung der Mitarbeitenden beim Launch des neuen Portals sowie auf die Überwachung der Performance, um den gemeinsam aufgebauten digitalen Arbeitsplatz kontinuierlich zu verbessern.

Ziel ist es, jedes Unternehmen individuell zu begleiten – mit einer langjährigen Erfahrung in der Gestaltung des Digital Workplace und in der Nutzung von Microsoft-Technologien.

Die Unterstützung beginnt mit der Installation unserer Lösung, die individuell angepasst wird, und umfasst alle Aktivitäten in der Zeit nach dem Launch – wie das Veröffentlichen von Inhalten, Employee Engagement oder die Erweiterung der Funktionen – um nur einige zu nennen.

Dank einer einsatzbereiten Lösung und einer bewährten Implementierungsmethode kann unser Team den Erfolg der Einführung garantieren – ohne unnötige Entwicklungskosten oder lange Wartezeiten.

Wenn wir von Beratung sprechen, meinen wir tatsächlich einen ganzheitlichen Prozess: von der Analyse der Unternehmensbedürfnisse über die Schulung der Benutzer bis hin zur Planung von Kommunikationskampagnen zur Einführung und Förderung des neuen Intranets.

In der Anfangsphase konzentrieren wir uns auf das Erkennen von Prioritäten, um operative Abläufe und die Art der Inhaltsteilung zwischen Abteilungen zu erfassen – mit dem Ziel, die bestgeeignete Konfiguration vorzuschlagen: eine sofort einsetzbare Lösung, aber nicht von der Stange.

Mit über 80 spezialisierten Funktionen, die unser Team entwickelt hat, um alle Unternehmensprozesse zu digitalisieren und Mitarbeitende aktiv einzubinden, ist die Personalisierung ein integraler Bestandteil unseres Ansatzes im Digital Workplace und in der Beratung.

Dank intranet.ai ist es möglich, ein Intranet auf Basis von SharePoint Online umzusetzen – individuell angepasst und in nur 24 Stunden. Diese scheinbar unglaubliche Zeitspanne wird durch ein “schlüsselfertiges” Angebot möglich gemacht.

Unsere Lösung ist so konzipiert, dass sie sofort einsatzbereit ist – ohne die Notwendigkeit teurer, maßgeschneiderter Entwicklungsprojekte. Natürlich steht bei Bedarf ein konstanter Support für zusätzliche Anpassungen oder spezifische Design-Dienstleistungen zur Verfügung.

Neben der Konzeption und Implementierung des Intranets beinhaltet unser Beratungsservice auch die Erstellung eines Einführungsplans. Unser Team führt Workshops mit dem Management und den Fachbereichsverantwortlichen durch, um zu definieren, welche Bereiche der Plattform zuerst aktiviert werden sollen, welche Prozesse sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche Inhalte anfänglich veröffentlicht werden.

Parallel dazu werden Kommunikationskampagnen entwickelt, die die Mitarbeitenden über die Einführung des neuen Intranets informieren, über dessen Nutzen im Arbeitsalltag und über die verfügbaren Funktionen und Services.

Dieser Schritt wird oft unterschätzt oder sogar ausgelassen – dabei ist er entscheidend für eine erfolgreiche Einführung des Portals.

Ebenfalls im Hinblick auf die Nutzerakzeptanz umfasst unser Angebot den Zugang zu originalen Schulungsinhalten, erstellt von Kommunikationsprofis, die Schritt für Schritt erklären, wie man:

• Dokumente gemeinsam verwaltet;

• auf die Wissensdatenbank zugreift;

• Kolleginnen und Kollegen aktiv einbindet;

• Räume und Unternehmensressourcen bucht;

• usw.

Ein weiterer Mehrwert ist die Integration mit der Microsoft-365-Suite.

Viele Unternehmen verfügen bereits über Microsoft-Lizenzen für Tools wie Teams, SharePoint und die Viva-Module, doch nur wenige nutzen deren volles Potenzial.

Als Gold-Partner von Microsoft und mit einem Portfolio von über 300 Projekten kann unser Beraterteam das unternehmensweite Intranet mit Microsoft-Lösungen verbinden, um ein kohärentes Ökosystem zu schaffen, in dem jede Information ihren Platz findet und jeder Prozess automatisiert werden kann.

Mit Hilfe von Power Automate können wir beispielsweise Genehmigungsworkflows für Dokumente einrichten, automatische Benachrichtigungen in Microsoft Teams für im Intranet veröffentlichte Nachrichten senden oder sogar sofortige Berichte generieren, die die Entwicklung der verschiedenen Abteilungen überwachen.

Dasselbe gilt für Power Apps, mit dem sich schnell maßgeschneiderte Anwendungen für die Organisation entwickeln lassen – ohne auf spezialisierte Entwickler angewiesen zu sein.

Die Beratung umfasst jedoch auch das Change Management.

Tatsächlich kann die Einführung eines neuen internen Kommunikationstools oder die Digitalisierung langjährig etablierter Prozesse auf Widerstand stoßen – insbesondere bei Mitarbeitenden, die mit Technologie nicht vertraut sind.

Unser Team unterstützt das Unternehmen dabei, diese Hürden zu überwinden – durch Einbindung der HR-Verantwortlichen, Erstellung von Begleitmaterialien, Tests mit kleinen Nutzergruppen zur Evaluierung der Intranet-Effektivität sowie durch Auswertung von Feedback und Verbesserungsvorschlägen.

Wir lassen das Unternehmen nach dem Go-Live nicht allein, sondern begleiten es in jeder Phase des gemeinsam entwickelten Intranets. Ein Ansatz, der von Software Advice im Jahr 2024 mit der Auszeichnung für den besten Kundensupport prämiert wurde – in Anerkennung unserer schnellen und praxisnahen Reaktion auf Kundenbedürfnisse.

Es sei auch betont, dass unser Beratungsservice sowie unsere Intranet-Lösung Teil eines ständig weiterentwickelten Angebots sind. Wir entwickeln kontinuierlich neue Funktionen zur Verbesserung der internen Kommunikation, des Dokumentenmanagements, der Schulung und des Employee Engagement.

Unsere Beratung zielt darauf ab, eine digitale Umgebung zu schaffen, in der sich jeder Nutzer wohlfühlt, die ihm zur Verfügung stehende Technologie sicher beherrscht und das Intranet als Unterstützung wahrnimmt – nicht als Belastung.

Kurz gesagt: Der Beratungsservice von intranet.ai ist ein umfassender und individueller Weg für jedes Unternehmen, das in ein modernes Intranet auf SharePoint-Basis investieren möchte – integriert mit Microsoft 365 und abgestimmt auf die eigenen Ziele der digitalen Transformation.

Vom ersten Kontakt bis zur gefestigten Nutzung setzen wir alles daran, dass jedes Intranet-Projekt nicht nur auf dem Papier existiert, sondern messbare Ergebnisse in Bezug auf Produktivität und Wohlbefinden im Unternehmen liefert.

Gaia, Ihre virtuelle Intranet-Managerin

Die erfolgreiche Einführung einer fortschrittlichen Technologie wie dem Intranet ist keine einfache Aufgabe.

Wie wir gesehen haben, braucht es eine klare Strategie, strukturierte Kompetenzen und vor allem Werkzeuge, die sich an die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer anpassen lassen.

Immer mehr Unternehmen suchen nach Lösungen, um das Management des Intranets und des integrierten Digital Workplace zu optimieren – sei es durch die Einstellung eines Intranet-Managers in Vollzeit oder durch die Zusammenarbeit mit einem externen Beraterteam.

Aber was wäre, wenn es eine dritte Option gäbe?

Mit dem Aufkommen von künstlicher Intelligenz wurden Assistenten geschaffen, die nahezu jede Aufgabe übernehmen können.

In diesem Zusammenhang stellt die jüngste Entwicklung von Gaia das gesamte Konzept des “Intranet Managements” neu dar, indem sie die Fähigkeiten generativer KI in den Mittelpunkt jedes organisatorischen Prozesses stellt.

Gaia ist der virtuelle Assistent, der von unserem Team entwickelt und trainiert wurde, um sich in SharePoint Online zu integrieren und Schlüsselrollen im Unternehmen – wie den Intranet-Manager, das HR-Team und die interne Kommunikation – dabei zu unterstützen, die Performance des digitalen Arbeitsplatzes zu überwachen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und vollständige strategische Pläne zu erhalten (basierend auf den Best Practices, die unsere Experten über Jahre hinweg entwickelt haben), um das Intranet stetig weiterzuentwickeln.

Nichts ist frustrierender, als sich durch eine Flut schlecht organisierter Inhalte zu kämpfen und Stunden mit der Suche nach einem Dokument oder dem Kontakt eines Kollegen zu verlieren.

Dank einer von intranet.ai trainierten KI-Engine ist Gaia in der Lage, Benutzeranfragen semantisch zuinterpretieren und proaktiv Dateien, Seiten oder Ressourcen vorzuschlagen, die zu den gestellten Fragen passen.

So können sich auch neue Mitarbeitende oder Kolleginnen und Kollegen, die das Intranet noch nie genutzt haben, problemlos im digitalen Ökosystem des Unternehmens zurechtfinden.

Ebenso wichtig ist Gaias Fähigkeit, Nutzungsdaten der Plattform zu erfassen und zu analysieren, um wertvolle Einblicke zu liefern, wie die Mitarbeitenden mit dem Intranet interagieren:

• Welche Suchbegriffe führen zu keinen Treffern?

• Welche Inhalte werden am häufigsten aufgerufen?

• Welche Abteilungen benötigen strukturierten Support?

Unser Assistent beantwortet diese – und viele weitere – Fragen mit gezielten Berichten und Empfehlungen, sodass der Intranet-Manager und sein Team wirksame Strategien für die interne Kommunikation entwickeln können.

Darüber hinaus ermöglicht die Kategorisierung und Segmentierung der Daten ein besseres Verständnis der Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen – und damit eine stärkere Personalisierung der Inhalte und der User Experience.

Ein weiterer Vorteil ist die konversationelle Oberfläche, die speziell für eine einfache Interaktion mit Gaia entwickelt wurde.

Es mag wie ein kleines Detail erscheinen, aber dank der Verarbeitung natürlicher Sprache ist Gaia in der Lage, Chatbefehle in konkrete Handlungen umzusetzen. Wenn ein Benutzer schreibt: “Ich möchte die Onboarding-Dateien des Marketing-Teams aktualisieren”, ruft Gaia die bestehenden Ressourcen ab und schlägt Verbesserungen vor – sowohl inhaltlich als auch in der Organisation im Intranet – um die Nutzung für Kolleginnen und Kollegen zu erleichtern.

Da die künstliche Intelligenz hinter Gaia speziell für das Management des Intranets trainiert wurde, sind die Ergebnisse sofort sichtbar.

Der Assistent “versteht” den Unternehmenskontext, kennt die Organisationsstruktur und – vor allem – lernt täglich dazu, um jedes Unternehmen optimal beim Ausbau seines digitalen Arbeitsplatzes zu unterstützen. Je mehr die Nutzer mit der Plattform interagieren, desto besser versteht die KI deren Bedürfnisse und liefert immer relevantere Empfehlungen.

So wird Gaia zu einer “virtuellen Kollegin”, die gemeinsam mit dem Unternehmen wächst.

Das Merkmal, das Gaia schließlich wirklich einzigartig macht, ist die Flexibilität in der Einführung.

Sie kann so konfiguriert werden, dass sie unterschiedliche Prozesse unterstützt – von Dokumentenfreigaben über Update-Benachrichtigungen bis hin zu fortgeschrittenen Analytics-Funktionen.

Jedes Unternehmen kann Gaia individuell an seine Prioritäten anpassen, ohne aufwändige und teure Implementierungen. Zudem steht unser Team jederzeit bereit, um die KI an den digitalen Arbeitsplatz anzupassen – für einen reibungslosen Übergang, eine erfolgreiche Einführung und somit einen messbaren ROI in kurzer Zeit.

Deshalb ist Gaia letztlich eine echte Revolution im Bereich der Intranets: Sie bietet ein intelligentes System, das die Rolle des Intranet-Managers unterstützen (und in manchen Fällen sogar ersetzen) kann, um die Einführung des Intranets einfacher, kostengünstiger und individueller zu gestalten.