Digitalisierte Arbeit durch das Intranet

Was das Intranet zur Digitalisierung von Unternehmen bietet, und warum es wichtig ist.

Was Sie in diesem Artikel finden

• Digitalisierte Arbeit: Was ist das und wie funktioniert sie heute?

• Die Funktionen des Intranets zur Digitalisierung von Dokumenten

• Digitalisierte Arbeit: Was gibt es Neues aus dem Microsoft-Universum?

Digitalisierte Arbeit: Was ist das und wie funktioniert sie heute?

Wenn von “digitalisierter Arbeit” die Rede ist, sollte klargestellt werden, dass es sich dabei nicht nur um die Einführung einer Software zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen oder einer einzelnen Plattform zur Zusammenarbeit handelt; es geht um etwas, das die gesamte Struktur einer Organisation betrifft: einen Paradigmenwechsel, der Kultur, Tätigkeiten und interne Infrastrukturen vereint, um nachhaltig Wert zu schaffen.

Mit dem Begriff “digitalisierte Arbeit” meinen wir im Wesentlichen eine Strategie, bei der Daten, Informationen und Arbeitsabläufe vom Analogen ins Digitale überführt werden.

So erhalten alle Mitarbeitenden jederzeit Zugang zu den für ihre Arbeit notwendigen Ressourcen und überwinden damit geografische Barrieren und zeitliche Einschränkungen, die für Unternehmen “alter Schule” typisch sind.

Der Übergang vom Analogen zum Digitalen ist in vielerlei Hinsicht von grundlegender Bedeutung.

Denken wir an einen der wichtigsten Aspekte: die Digitalisierung von Papierdokumenten – ein Prozess, der es ermöglicht, Dateien, die früher in Ordnern oder auf lokalen Datenträgern abgelegt waren, innerhalb von Sekunden zu speichern, abzurufen und zu teilen.

Die Umwandlung von Archiven in ein digitales Format vereinfacht nicht nur die Verwaltung und Suche von Inhalten, sondern beseitigt auch typische Ineffizienzen traditioneller Formate. Mit Software zur Dokumentendigitalisierung (dazu zählt auch das Intranet) können Unternehmen:

• digitale Versionen von Dokumenten erstellen und so das Risiko eines Informationsverlusts verringern;

• Tags und Metadaten anwenden, um einzelne Dokumente präzise im Archiv zu organisieren;

• Volltextsuche integrieren, um relevante Dateien leicht wiederzufinden.

Um den größtmöglichen Nutzen aus der Digitalisierung von Papierdokumenten zu ziehen, ist es jedoch notwendig, einige wichtige Strategien zu kennen und umzusetzen. Dazu gehören:

• Verwendung relevanter Kategorien und Taxonomien, um Dokumente nach nützlichen Kriterien wie Dokumententyp oder zuständigem Bereich zu organisieren.

• Verwendung benutzerdefinierter Metadaten, um das Auffinden von Dokumenten anhand von Informationen wie Autor, Erstellungsdatum oder Dateistatus zu erleichtern.

• Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank, um die Recherche und Konsultation von Informationen zu vereinfachen (zum Beispiel durch die Erstellung thematischer Bibliotheken).

Davon profitiert insbesondere das interne Wissensmanagement, da die Einführung einer Software zur Dokumentendigitalisierung sowohl die Archivierung als auch den Zugriff auf Informationen erleichtert und gleichzeitig viele sich wiederholende Aufgaben automatisiert – was das Fehlerrisiko reduziert.

Automatisierung ist ein besonders spürbarer Vorteil im Zusammenhang mit Lösungen für das Workflow-Management: Diese ermöglichen es, Routinetätigkeiten an automatisierte Systeme im digitalen Arbeitsplatz zu delegieren. Eine Veränderung, die nicht nur zu einer Standardisierung interner Abläufe führt, sondern auch die Zeitnutzung aller Mitarbeitenden optimiert.

Cloud-Plattformen und moderne Intranets, die mit einer Kollaborationssuite wie Microsoft 365 integriert sind, ermöglichen nicht nur den Zugriff auf Dokumente, sondern auch auf Unternehmensdienste und -anwendungen – von überall und jederzeit, sofern eine Internetverbindung besteht.

Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen verteilten Standorten, fördert die Einbindung von Mitarbeitenden im Homeoffice und sichert die Geschäftskontinuität – selbst in Ausnahmesituationen (man denke nur an die Gesundheitskrise vor einigen Jahren).

Die Zusammenarbeit in Echtzeit begünstigt wiederum eine kontinuierliche Abstimmung zwischen den Unternehmensbereichen und verhindert, dass wichtige Updates verloren gehen oder doppelte Versionen von Arbeitsdokumenten entstehen. Dank einer zentralisierten Infrastruktur können Abteilungen an einer gemeinsamen “Single Source of Truth” arbeiten und sich besser koordinieren als bei traditionellen Arbeitsweisen, in denen Informationen häufig separat und ungeordnet verwaltet wurden.

Doch die Digitalisierung von Dokumenten und Tätigkeiten betrifft nicht nur die Produktivität und Arbeitsqualität eines Unternehmens.

Auch der Kostenfaktor sollte nicht unterschätzt werden.

Durch die Reduzierung oder Abschaffung physischer Archive können Unternehmen auf Systeme setzen, die Prozesse wie Backup, Aktualisierung und Verteilung von Dokumenten selbstständig verwalten. Dadurch lassen sich Verwaltungskosten senken, insbesondere im Hinblick auf die Lagerflächen und die unnötige Erstellung mehrerer Kopien derselben Dokumente.

In Bezug auf Digitalisierung und eine bessere Finanzverwaltung sei erwähnt, dass Modelle der Cloud-Infrastruktur es ermöglichen, IT-Ressourcen entsprechend dem tatsächlichen Bedarf der Organisation zu skalieren.So lassen sich übermäßige Fixkosten vermeiden, zugunsten eines variablen Kostenmodells, das sich an der tatsächlichen Datenmenge und dem täglichen Arbeitsvolumen der Mitarbeitenden orientiert.

Die Rolle des Intranets im digitalen Arbeitsplatz

Früher wurde das Intranet als ein Informationsportal verstanden, auf dem Mitteilungen und nützliche Links für das Personal bereitgestellt wurden. Heute hingegen übernimmt es die Rolle eines kollaborativen digitalen Hubs, der Tools für Instant Messaging, Projektmanagement-Anwendungen, soziale Bereiche und gemeinsame Speicherorte integriert.

Diese Entwicklung spiegelt das Bedürfnis wider, einen virtuellen Ort zu schaffen, an dem jede Person die für ihre Arbeit benötigten Ressourcen und Informationen finden kann – mit einem besonderen Fokus auf Engagement und dem Aufbau einer stärkeren Community. Ziel ist es, die Barrieren abzubauen, die oft zwischen Kolleginnen und Kollegen unterschiedlicher Teams oder Abteilungen bestehen, und die Interaktion sowie den Wissensaustausch zu fördern.

Das moderne Intranet ist keine isolierte Insel mehr, die für sich allein steht.

Im Gegenteil, es wird zum operativen Zentrum eines integrierten Ökosystems: des sogenannten “digitalen Arbeitsplatzes”, in dem Anwendungen, Ressourcen, Informationen und Kontakte miteinander kommunizieren, um die Arbeit der Mitarbeitenden zu unterstützen und das nachhaltige Wachstum des Unternehmens zu fördern.

Fokussieren wir uns auf den digitalen Arbeitsplatz von Microsoft 365, so übernimmt das Intranet von SharePoint Online genau diese Funktionen und erleichtert die Digitalisierung interner Prozesse.

Im Mittelpunkt dieses Wandels steht die interne Kommunikation, die sich zunehmend von der traditionellen E-Mail zu Plattformen für unmittelbare Zusammenarbeit verlagert. Im Intranet von SharePoint erfolgt die Kommunikation durch den Einsatz von:

• Nachrichtenbeiträgen im Kommentarbereich;

• Virtuellen Pinnwänden zum Teilen von Ideen und Präferenzen;

• Interaktiven Fragebögen und Umfragen, erstellt mit Microsoft Forms;

• Integrierten Kanälen von Microsoft Teams und Konversationen in Viva Engage.

Ein Arbeitsumfeld, das den Einsatz von E-Mails zugunsten unmittelbarer und ansprechender Kanäle wie den oben genannten deutlich reduziert, kann Entscheidungsprozesse erheblich verbessern – dank der Geschwindigkeit, mit der Informationen geteilt werden.

Doch das ist nicht alles.

Durch Bereiche zur Anerkennung der Erfolge von Kollegen sowie zur gemeinsamen Feier wichtiger Ereignisse wird eine inklusive Unternehmenskultur gefördert. Sie hört auf die Stimme aller Beteiligten und wertschätzt den Beitrag, den sie zum Wachstum der Organisation leisten.

Die Funktionen des Intranets zur Digitalisierung von Dokumenten

Wie bereits erwähnt, ist die Digitalisierung von Papierdokumenten eines der Gebiete, in denen Unternehmen besonders stark von der Einführung einer Plattform wie dem auf SharePoint Online basierten Intranet profitieren können.

Mit der Lösung von intranet.ai wird insbesondere der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten zentral verwaltet. Die nativen Funktionen von SharePoint werden dabei mit einer Reihe maßgeschneiderter Werkzeuge kombiniert, um Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Im Folgenden betrachten wir die interessantesten Funktionen im Detail.

Dokumentenmanagement

Um Dokumente effektiv zu digitalisieren, ist es wichtig, auf eine Plattform zu setzen, die jede Phase ihres Lebenszyklus unterstützt: von der Erstellung über die Überprüfung und Freigabe bis hin zur Veröffentlichung und Verteilung im Unternehmen.

Ein Dokumentenmanagementsystem wie das von intranet.ai entwickelte stellt daher eine ausgezeichnete Investition dar, da es ermöglicht, den gesamten Dokumentenlebenszyklus zu erstellen und zu überwachen, ohne das SharePoint-Intranet verlassen zu müssen.

In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Merkmale zusammengefasst.

Funktionen des Dokumentenmanagers von intranet.ai

Funktionen zur Dokumentendigitalisierung Beschreibung

Erstellung Das Unternehmen kann vordefinierte Vorlagen erstellen, die dem Branding und den geltenden Best Practices entsprechen, um Stil und Eigenschaften der Dokumente festzulegen – einschließlich Protokollierungscodes.

Überprüfung Berechtigte Nutzer können in Echtzeit zusammenarbeiten, Kommentare hinterlassen und Dateien im Co-Authoring-Modus bearbeiten, wobei jede Änderung in der SharePoint-Historie gespeichert wird.

Freigabe Verantwortliche für das Dokumentenmanagement können automatisierte Workflows nutzen, um Dateien vom Status „Entwurf“ über „freigegeben“ bis hin zu „veröffentlicht“ voranzubringen – unter Einbeziehung der relevanten Mitarbeitenden.

Elektronische Signatur Dank der Integration mit DocuSign kann ein Dokument mit rechtlicher Gültigkeit in wenigen Klicks unterzeichnet werden – ohne das Intranet zu verlassen.

Das Ergebnis ist eine digitale Umgebung, in der jede Abteilung über die nötigen Werkzeuge verfügt, um ihre Dokumente eigenständig zu verwalten und gleichzeitig sicher und standardisiert mit dem Rest des Unternehmens zu teilen.

Wahrscheinlich gehört zu den am meisten geschätzten Funktionen für Unternehmen, die sich für das SharePoint-Intranet entschieden haben, die Möglichkeit, im Modus des Co-Authoring gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten – und dabei vollständig im Microsoft-365-Ökosystem zu bleiben.

Konkret bedeutet das: Mehrere Benutzer können gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, ohne dass Kopien oder Duplikate entstehen. Jede Änderung wird in Echtzeit gespeichert und sofort in der Online-Version von Word, Excel oder PowerPoint aktualisiert.

Die Versionierung von SharePoint speichert außerdem jede Änderung und ermöglicht es, bei Bedarf eine frühere Version des Dokuments wiederherzustellen.

Unsere Lösung unterstützt außerdem zwei Genehmigungsmodi:

• Elektronische Signatur (mit DocuSign): ideal für Vertragsdokumente oder Verfahren, die eine formale Bestätigung erfordern.

• Standardgenehmigung per E-Mail: besser geeignet für Fälle, in denen keine elektronische Signatur erforderlich ist, aber dennoch eine Nachverfolgbarkeit der Bestätigungen gewünscht wird.

Diese Workflows dienen dazu, Zeit und Fehler zu reduzieren, die mit traditionellen Genehmigungsprozessen verbunden sind, die ausschließlich per E-Mail und ohne Nachverfolgungssystem erfolgten.

Nach der Genehmigung können die Dokumente im Intranet veröffentlicht werden.

Mit intranet.ai geschieht dies über ein System von automatischen Benachrichtigungen, das ausgewählte Empfängergruppen informiert, sobald neue Verfahren zur Einsicht bereitstehen.

Intelligente Archive

Viele Studien – darunter die von IDC, Gartner & Forrester – zeigen, dass Mitarbeitende bis zu 30 % ihrer Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwenden. Dieser Verlust führt zu Verzögerungen, Produktivitätsrückgang und höheren Betriebskosten. Um dieses Problem zu lösen, bietet unsere Lösung für das SharePoint-Intranet vereinheitlichte Archive, in denen alle Dokumente unabhängig vom ursprünglichen Speicherort eingesehen werden können.

Dank dieser Funktionalität werden Ressourcen aus verschiedenen Abteilungen oder Standorten zusammengeführt, was die Navigation über eine zentrale Inhaltsoberfläche vereinfacht – unterstützt durch anpassbare Filter, die auf Tags, Kategorien und Metadaten basieren.

So funktioniert es:

• Verwendung von Tags, also Schlüsselwörtern, die den Inhalt eines Dokuments beschreiben (z. B. Qualität, HR, Marketing).

• Verwendung von Kategorien, also übergeordneten thematischen Rubriken, die Dokumente gleichen Typs zusammenfassen (z. B. Verfahren, Handbücher, Berichte).

• Verwendung von Metadaten, also strukturierten Feldern, die in die SharePoint-Suche integriert sind und kontextbezogene Informationen über ein Dokument liefern (z. B. Veröffentlichungsdatum, Versionsnummer, Autor).

Mit Blick auf die Sicherheit der Informationen in den Unternehmensarchiven nutzt intranet.ai die Berechtigungen von Microsoft 365, um den Zugriff auf Dokumente granular zu steuern.

Jede Datei, jeder Ordner oder jede Sammlung kann bestimmten Gruppen oder einzelnen Nutzern zugewiesen werden, wobei genau festgelegt wird, wer Inhalte anzeigen, bearbeiten oder teilen darf.

Dank der Integration mit Viva Topics kann das Unternehmen eine eigene Wissensdatenbank aufbauen, indem künstliche Intelligenz genutzt wird, um Informationen zu verknüpfen und sogenannte „Themenkarten“ zu erstellen, die Dokumente, Unterhaltungen und Kontakte zu bestimmten Themen bündeln.

So entsteht ein Überblick über die wichtigsten Informationen zu einem bestimmten Thema – mit der Möglichkeit, es über direkte Links zu relevanten Dateien und Diskussionen gezielt zu vertiefen.

Digitalisierte Arbeit: Was gibt es Neues aus dem Microsoft-Universum?

Microsoft 365 und SharePoint Online sind heute (und auch zukünftig) zentrale Bezugspunkte für die digitale Transformation von Unternehmen – dank immer fortschrittlicherer Funktionen zur Gestaltung und Erweiterung des digitalen Arbeitsplatzes.

Diese Innovationen sind keine bloßen technischen Updates, sondern eine konkrete Antwort auf neue betriebliche Anforderungen – von der Prozessautomatisierung über intelligentes Datenmanagement bis hin zur Zusammenarbeit im Büro und im Homeoffice.

Zu den bedeutendsten Neuerungen gehört derzeit zweifellos die Einführung von Copilot AI, der Weiterentwicklung des virtuellen Assistenten auf Basis künstlicher Intelligenz. Während Copilot früher nur Vorschläge für Textkorrekturen oder -vervollständigungen lieferte, ist er heute ein Tool, das nahezu alle internen Abläufe in einer Organisation automatisieren kann.

Im Kontext der Digitalisierung papierbasierter Dokumente kann die neue Microsoft-KI die Genehmigungsprozesse optimieren. Copilot ist in der Lage, notwendige Genehmigungen zu erkennen, Erinnerungen an die beteiligten Nutzer zu senden und den Lebenszyklus eines Dokuments bis zur finalen Freigabe zu verfolgen.

Eine weitere wichtige Innovation im Dokumentenbereich ist die Einführung von Content Assembly in SharePoint Premium. Diese Funktion ermöglicht die Erstellung standardisierter Dokumente auf Basis dynamischer Vorlagen mit dem Ziel, die Erstellung sich wiederholender Dokumente (wie Formulare, Richtlinien oder Berichte) zu beschleunigen.

Dank der Integration mit Copilot AI kann das System außerdem personalisierte Inhalte vorschlagen – basierend auf bereits im digitalen Arbeitsplatz vorhandenen Daten. Bei der Vertragserstellung kann Content Assembly Felder automatisch ausfüllen, etwa mit Standardklauseln, Kundendaten oder Zahlungsbedingungen, indem Informationen aus internen Datenbanken oder integrierten CRM-Systemen abgerufen werden.

Die Informationssuche in großen Archiven stellt eine der komplexesten Herausforderungen für Unternehmen dar.

Die neue Advanced Search Experience von SharePoint, die auf Algorithmen künstlicher Intelligenz basiert, beschleunigt auch diesen Prozess erheblich. Dabei handelt es sich nicht um eine einfache Stichwortsuche: Das System versteht den Kontext der Suchanfragen und liefert relevante Ergebnisse – selbst bei unklaren Formulierungen.

Ein Nutzer kann beispielsweise eine Frage wie “Genehmigter Vertrag für Projekt X im letzten Jahr” eingeben und sofort das richtige Dokument finden – ohne sich durch Dutzende Ordner klicken zu müssen.

Dies wird durch intelligente semantische Filter ermöglicht, die Metadaten, die Dokumentenstruktur und sogar den Textinhalt analysieren, um die relevantesten Informationen für jede Suche zu identifizieren.

Im Bereich Sicherheit ist die Einführung von Data Loss Prevention 2.0 erwähnenswert – eine Erweiterung, mit der Microsoft die Schutzmechanismen für sensible Daten gestärkt hat und nun erweiterte Sicherheitskontrollen in Echtzeit bietet.

Das neue DLP ermöglicht es, granulare Regeln zur Überwachung des Dokumentenzugriffs zu definieren und automatisch verdächtige Aktivitäten zu erkennen – etwa unautorisierte Exportversuche oder ungewöhnliche Zugriffe von externen Geräten.

Bei potenziellen Verstößen kann das System die Aktion sogar blockieren und die internen IT-Administratoren des Unternehmens benachrichtigen, damit diese rechtzeitig eingreifen können, bevor die Infrastruktur Schaden nimmt.

Eine weitere Innovation, die das Konzept der digitalisierten Arbeit neu definiert, sind die Komponenten von Microsoft Loop – interaktive Inhaltselemente, die in Anwendungen wie Teams, Outlook und SharePoint eingebettet und in Echtzeit bearbeitet werden können.

Mit den Loop Components lassen sich Tabellen, Aufgabenlisten, gemeinsame Notizen oder interaktive Dashboards erstellen und aktualisieren, die sich automatisch zwischen allen beteiligten Nutzern synchronisieren.

Ein Projektteam kann zum Beispiel eine Aufgabenliste direkt in einem Teams-Chat verwalten, während dieselbe Liste in Echtzeit auf einem SharePoint-Dashboard aktualisiert wird, das für die gesamte Abteilung sichtbar ist.

Damit sind wir am Ende unseres kurzen Überblicks über die digitalisierte Arbeit, die Rolle des Intranets (insbesondere von SharePoint) und die Funktionen, in die Unternehmen investieren sollten, um einen echten Mehrwert zu erzielen.

Die vorgestellten Lösungen mögen auf den ersten Blick komplex erscheinen, doch mit der richtigen Unterstützung und gezielten Schulungen lassen sie sich in kurzer Zeit verstehen und in den Arbeitsalltag integrieren – ganz im Sinne moderner Arbeitsweisen.