Digitaliserat arbete genom intranätet

Vad intranätet erbjuder för att digitalisera företag och varför det idag blir allt viktigare.

Vad du kommer att hitta i den här artikeln

• Digitaliserat arbete: vad det är och hur det fungerar idag

• Intranetens funktioner för att digitalisera dokument

• Digitaliserat arbete: vilka är nyheterna från Microsoft-universumet?

Digitaliserat arbete: vad det är och hur det fungerar idag

När man talar om “digitaliserat arbete” är det viktigt att klargöra att det inte bara handlar om att implementera en mjukvara för digitalisering av affärsprocesser eller en enskild plattform för samarbete; det handlar om något som berör hela organisationens struktur: ett paradigmskifte som förenar kultur, aktiviteter och interna infrastrukturer för att skapa värde på ett hållbart sätt över tid.

Med termen “digitaliserat arbete” menar vi i grunden en strategi som innebär att data, information och arbetsflöden flyttas från det analoga till det digitala.

På detta sätt får alla i företaget möjlighet att komma åt de resurser de behöver för sitt arbete när som helst, vilket gör det möjligt att övervinna geografiska barriärer och tidsbegränsningar som är typiska för ett företag av det “gamla slaget”.

Övergången från analogt till digitalt är avgörande på många sätt.

Tänk på en av de viktigaste aspekterna: digitaliseringen av pappersdokument, en process som gör det möjligt att arkivera, hämta och dela filer som tidigare förvarades i pärmar eller lokala diskar på bara några sekunder.

Att konvertera arkiv till digitalt format förenklar inte bara hanteringen och sökningen av innehåll, utan eliminerar också ineffektiviteten som är typisk för traditionella format. Genom att använda mjukvara för digitalisering av dokument (inklusive intranätet) kan företag:

• skapa digitala versioner av dokumenten, vilket minskar risken för informationsförlust;

• använda taggar och metadata för att organisera varje dokument i arkivet på ett precist sätt;

• integrera fulltextssökning för att enkelt hitta de filer du är intresserad av.

För att få ut maximala fördelar av digitaliseringen av pappersdokument är det dock nödvändigt att känna till (och kunna tillämpa) vissa viktiga strategier. Bland dessa kan nämnas:

• Användning av relevanta kategorier och taxonomier, för att organisera dokument baserat på användbara kriterier som typ eller avdelning.

• Användning av anpassade metadata, för att underlätta återhämtning av dokument baserat på information som författare, skapandedatum eller filstatus.

• Skapande av en centraliserad kunskapsbas, för att förenkla sökning och åtkomst till information (till exempel genom att skapa tematiska bibliotek).

Det är framför allt hanteringen av intern kunskap som gynnas, eftersom införandet av en mjukvara för dokumentdigitalisering gör det enklare både att arkivera och komma åt information, samtidigt som många repetitiva uppgifter automatiseras och risken för fel minskar.

Automatisering är en fördel som blir särskilt tydlig när det gäller lösningar för arbetsflödeshantering, där du kan delegera rutinuppgifter till automatiserade system som är integrerade i din digitala arbetsmiljö. En förändring som också gör det möjligt att standardisera interna processer och optimera tidsanvändningen för alla medarbetare.

Molnbaserade plattformar och moderna intranät, integrerade med en samarbetslösning som Microsoft 365, gör det dessutom möjligt för dig att få åtkomst till dokument, men även till företagets tjänster och applikationer, var du än befinner dig och när som helst, så länge det finns en internetanslutning.

Detta leder till bättre samarbete mellan spridda kontor och bidrar till inkludering av dem som arbetar på distans samt till kontinuitet i verksamheten, även i extraordinära situationer (tänk bara på hälsokrisen för några år sedan).

Samarbete i realtid främjar i sin tur en ständig samordning mellan företagets team och förhindrar att viktiga uppdateringar går förlorade eller att dubbla versioner av arbetsdokument skapas. Tack vare en centraliserad infrastruktur kan avdelningarna samarbeta utifrån en delad “sanningens källa”, vilket ger bättre samordning än i traditionella arbetsmetoder, där information ofta hanterades separat och oorganiserat.

Men digitalisering av dokument och aktiviteter handlar inte bara om produktivitet och kvaliteten på det arbete som kännetecknar ett företag.

Du bör faktiskt inte underskatta kostnadsfaktorn.

Genom att eliminera eller minska behovet av fysiska arkiv kan du äntligen förlita dig på system som självständigt hanterar processerna för säkerhetskopiering, uppdatering och distribution av dokument. Följaktligen får företag möjlighet att minska utgifterna som är kopplade till hantering av lagringsutrymmen samt minimera kostnaderna för att skapa flera (men onödiga) kopior av dokument.

När det gäller digitalisering och bättre ekonomisk förvaltning är det värt att nämna att modeller av molninfrastruktur gör det möjligt att skala företagets IT-resurser efter organisationens faktiska behov. På så sätt undviks överdrivna fasta kostnader, till förmån för en variabel utgiftslogik som speglar den verkliga mängden data som ska arkiveras, samt volymen av dagliga aktiviteter som personalen utför.

Intranetens roll i det digitaliserade arbetet

Tidigare sågs företagsintranätet som en informationsportal där meddelanden och användbara länkar för personalen laddades upp. Idag fungerar det som ett digitalt samarbetsnav som kan integrera snabbmeddelanden, applikationer för projektledning, sociala områden och delade lagringsutrymmen.

Denna utveckling speglar behovet av att skapa en virtuell plats där varje person kan hitta de resurser och den information som behövs för sitt arbete, med större fokus på engagemang och skapandet av en mer sammanhållen community. Målet är att bryta ner de barriärer som ofta separerar kollegor i olika team eller avdelningar, och att underlätta interaktion och kunskapsdelning.

Det moderna intranätet är inte längre en isolerad ö utan ett självändamål.

Tvärtom blir det det operativa centrumet i ett integrerat ekosystem: det välkända “digital workplace”, där applikationer, resurser, information och kontakter kommunicerar med varandra för att stödja människors arbete och företagets hållbara tillväxt.

Om vi fokuserar på Microsoft 365s digitala arbetsplats, utför SharePoint Onlines intranät just dessa funktioner och underlättar digitaliseringen av interna processer.

Huvudaktören i denna transformation är internkommunikationen, som gradvis flyttar från traditionell e-post till plattformar för omedelbar samverkan. I SharePoints intranät sker kommunikationen genom användning av:

• Nyhetsinlägg i avsnittet som är avsett för kommentarer;

• Virtuella anslagstavlor där du kan dela idéer och preferenser;

• Enkäter och interaktiva undersökningar skapade med Microsoft Forms;

• Integrerade Microsoft Teams-kanaler och Viva Engage-konversationer.

Ett arbetsmiljö där användningen av e-post minskar avsevärt till förmån för mer direkta och engagerande kanaler som de ovan nämnda kan avsevärt förbättra beslutsprocesserna tack vare den hastighet med vilken information delas. Men det är inte allt.

Genom att skapa interna bloggar, undersökningar, sektioner för att uppmärksamma kollegors framgångar och fira företagets viktigaste händelser främjas en inkluderande företagskultur som kan lyssna på alla röster inom organisationen och värdesätta det bidrag de ger till företagets tillväxt.

Intranetens funktioner för att digitalisera dokument

Digitaliseringen av pappersdokument är, som vi nämnde, ett av de områden där företag kan dra störst nytta av att införa en plattform som intraneten baserad på SharePoint Online.

Med lösningen från intranet.ai hanteras hela dokumentets livscykel centralt, där de inbyggda funktionerna i SharePoint kombineras med en serie anpassade verktyg som kan automatisera arbetsflöden.

Här fördjupar vi oss i de mest intressanta funktionerna.

Dokumenthantering

För att effektivt digitalisera dina dokument är det viktigt att kunna förlita sig på en plattform som stöder varje fas av livscykeln: från skapande till granskning, från godkännande till publicering och distribution inom företaget.

Ett system för dokumenthantering som det som utvecklats av intranet.ai är därför en utmärkt investering, eftersom det gör det möjligt att skapa och övervaka dokumentens livscykel utan att lämna SharePoints intranetmiljö.

I tabellen nedan sammanfattar vi de viktigaste egenskaperna.

Funktioner i intranet.ai:s dokumenthanterare

Funktioner för att digitalisera dokument Beskrivning

Skapande Företaget kan skapa fördefinierade mallar i linje med varumärket och de antagna bästa praxis för att fastställa dokumentens stil och egenskaper, inklusive registreringskoder.

Granskning Auktoriserade användare kan samarbeta i realtid, lämna kommentarer och redigera filer i samredigeringsläge, där varje ändring sparas i SharePoints versionshistorik.

Godkännande De som ansvarar för dokumenthanteringen har tillgång till automatiserade flöden som flyttar filer från statusen “utkast” till “godkänd” genom att involvera relevanta användare och slutligen till “publicerad”.

Elektronisk signatur Tack vare integrationen med DocuSign kan ett dokument signeras med juridisk giltighet med några få klick utan att du någonsin behöver lämna intraneten.

Resultatet är en digital miljö där varje avdelning har de verktyg som behövs för att självständigt hantera sina dokument och samtidigt dela dem på ett säkert och standardiserat sätt med resten av företaget.

En av de mest uppskattade funktionerna bland företag som har valt att anta SharePoint Online-intraneten är troligen möjligheten att samarbeta på ett dokument i co-authoring-läge, samtidigt som du stannar inom Microsoft 365-ekosystemet.

I praktiken kan flera användare arbeta på samma fil samtidigt utan att skapa kopior eller dubbletter. Varje ändring sparas i realtid och uppdateras omedelbart i onlineversionen av Word, Excel eller PowerPoint.

Slutligen arkiverar versioneringen i SharePoint varje åtgärd, vilket gör det möjligt att återställa en tidigare version vid behov.

Vår lösning stöder dessutom två godkännandelägen:

• Elektronisk signatur (med DocuSign): idealisk för avtalsdokument eller processer som kräver en formell validering.

• Standardgodkännande via e-post: mer lämpad för fall där en elektronisk signatur inte krävs, men där du ändå vill ha spårbarhet för bekräftelser.

Dessa flöden hjälper till att minska tiden och felen som är förknippade med traditionella godkännandeprocesser, som tidigare endast skedde via e-post och utan något spårningssystem.

När de har godkänts kan dokumenten distribueras i intranätet.

Med intranet.ai sker detta genom ett system med automatiska aviseringar som informerar de utvalda mottagargrupperna när det finns nya procedurer att granska.

Smarta arkiv

Många studier, bland annat från IDC, Gartner & Forrester, visar att företagspersonal kan slösa bort upp till 30 % av sin tid på att leta efter dokument. En förlust som leder till förseningar, minskad produktivitet och ökade driftskostnader.

För att lösa detta problem erbjuder vår SharePoint-intranätlösning enhetliga arkiv där du kan komma åt alla företagets dokument, oavsett ursprunglig samling.

Tack vare denna funktion samlas resurser från olika avdelningar eller kontor på ett ställe, vilket gör det enklare att navigera genom ett enhetligt gränssnitt för tillgängligt innehåll och med anpassningsbara filter baserade på taggar, kategorier och metadata.

Så här fungerar det:

• Användning av taggar, det vill säga nyckelord som beskriver dokumentets innehåll (Kvalitet, HR, Marknadsföring).

• Användning av kategorier, det vill säga huvudrubriker som samlar dokument av samma typ (Rutiner, Manualer, Rapporter).

• Användning av metadata, det vill säga strukturerade fält integrerade med SharePoints sökning som anger dokumentets kontextuella information (publiceringsdatum, versionsnummer, författare).

När det gäller säkerheten för den information som finns i företagets arkiv använder intranet.ai behörigheterna i Microsoft 365 för att på ett detaljerat sätt reglera åtkomsten till dokument.

Varje fil, mapp eller samling kan kopplas till specifika grupper eller enskilda användare, vilket gör det möjligt att definiera vem som kan visa, redigera eller dela innehållet.

Tack vare integrationen med Viva Topics kan företaget skapa sin egen kunskapsbas genom att använda artificiell intelligens för att koppla samman information och skapa “ämneskort” som samlar dokument, konversationer och kontakter relaterade till specifika ämnen.

På så sätt får du en översikt över den viktigaste informationen om ett visst ämne, med möjlighet att fördjupa dig genom direkta länkar till de mest relevanta filerna och diskussionerna.

Anmäl dig till vårt nyhetsbrev

Du kommer att få:

• Våra guider till digitalisering av företag;

• Djupgående artiklar om hur du kan förbättra ditt intranät och samtidigt få ut mesta möjliga av dina Microsoft 365-licenser.

Du kan avregistrera dig när som helst.

Digitaliserat arbete: vilka är nyheterna från Microsoft-universumet?

Microsoft 365 och SharePoint Online är idag (och kommer även i framtiden att vara) referenspunkterna för företagens digitala omvandling, tack vare införandet av allt mer avancerade funktioner för att skapa och utöka det digital workplace.

Dessa innovationer är inte bara tekniska uppdateringar utan ett konkret svar på nya affärsbehov, från automatisering av processer till intelligent datahantering och samarbete både på kontoret och på distans.

Bland de viktigaste nyheterna just nu utmärker sig utan tvekan lanseringen av Microsoft Copilot AI, utvecklingen av den virtuella assistenten baserad på artificiell intelligens. Tidigare begränsade sig Copilot till att föreslå korrigeringar eller textkompletteringar, men nu framstår det som ett verktyg som kan automatisera nästan alla interna operationer i en organisation.

När det gäller digitaliseringen av pappersdokument gör den nya AI:n från Microsoft det möjligt att optimera godkännandeflöden. Copilot kan identifiera nödvändiga godkännanden, skicka påminnelser till berörda användare och spåra dokumentets livscykel fram till det slutliga godkännandet.

En annan viktig innovation inom dokumenthantering är introduktionen av Content Assembly i SharePoint Premium. Det är en funktion som låter dig skapa standardiserade dokument baserade på dynamiska mallar med målet att påskynda produktionen av repetitiva dokument (såsom formulär, policyer eller rapporter).

Tack vare integrationen med Copilot AI kan systemet föreslå anpassat innehåll baserat på data som redan finns i företagets digitala arbetsplats. Under ifyllnaden av ett kontrakt kan Content Assembly automatiskt fylla i fält som rör standardklausuler, kunddata eller betalningsvillkor genom att hämta information från interna databaser eller integrerade CRM-system.

Att söka information i stora arkiv är en av de mest komplexa utmaningarna för företag.

Den nya Advanced Search Experience i SharePoint, baserad på artificiell intelligens, gör även denna process snabbare. Det handlar inte om en enkel sökning med nyckelord: systemet kan förstå sammanhanget i frågorna och ge relevanta resultat, även vid tvetydiga förfrågningar.

Du kan till exempel skriva en fråga som ”godkänt avtal för projekt X förra året” och omedelbart få fram rätt dokument utan att behöva bläddra genom dussintals mappar.

Detta sker genom intelligenta semantiska filter som analyserar metadata, dokumentstrukturer och till och med textinnehåll för att identifiera den mest relevanta informationen för varje sökning.

Inom säkerhetsområdet bör man nämna införandet av Data Loss Prevention 2.0, genom vilket Microsoft har förstärkt mekanismerna för skydd av känsliga data och erbjuder avancerade säkerhetskontroller i realtid.

Den nya DLP gör det möjligt att definiera detaljerade regler för att övervaka åtkomsten till dokument och automatiskt identifiera misstänkta aktiviteter som obehöriga exportförsök eller ovanlig åtkomst från externa enheter.

Vid potentiella överträdelser kan systemet till och med blockera åtgärden och meddela IT-administratörerna inom företaget för att informera dem om situationen och låta dem ingripa innan infrastrukturen skadas.

En ytterligare innovation som håller på att omdefiniera begreppet digitaliserat arbete är Loop-komponenter, interaktiva innehållsmoduler som kan bäddas in och redigeras i realtid i appar som Teams, Outlook och SharePoint.

Loop-komponenter gör det möjligt att skapa och uppdatera tabeller, aktivitetslistor, delade anteckningar eller interaktiva instrumentpaneler som automatiskt synkroniseras mellan alla användare som är involverade.

Till exempel kan ett projektteam hantera en uppgiftslista direkt i en Teams-chatt medan samma lista uppdateras i realtid på en SharePoint-instrumentpanel som är synlig för hela avdelningen.

Vi har kommit till slutet av vår korta översikt över det digitaliserade arbetet, den roll som intranätet (särskilt SharePoint) spelar och de funktioner som företag bör investera i för att se en konkret avkastning.

De lösningar vi har pratat om kan verka komplexa att implementera, men i själva verket är det möjligt att förstå och använda dessa verktyg i ditt dagliga arbete på kort tid med rätt stöd och lämpliga utbildningssessioner, utformade för de nya arbetsmetoderna.

Vill du ha ett komplett intranät?

intranet.ai är den SharePoint Online-baserade lösningen för att förenkla intern kommunikation och digitalisera affärsprocesser med minimal investering av tid och pengar.

• 50+ funktioner för kommunikation och medarbetarupplevelse

• Varumärkesdesign, anpassningsbar in i minsta detalj

• Fullständig integration med Microsoft 365 och Viva

Kontakta oss