Cosa troverai in questo articolo
- Cosa significa lavoro digitalizzato
- In che modo avviene la digitalizzazione
- Come deve essere lo spazio di lavoro
- Cosa hanno a disposizione gli utenti all'interno della intranet
Lavoro digitalizzato
Un lavoro digitalizzato è un sistema che ha adottato l’integrazione della tecnologia nel suo assetto organizzativo per ottenerne i vantaggi che comporta.
In una società sempre più connessa e sempre più tecnologica, le imprese non possono sottrarsi alla digitalizzazione per restare competitive nel settore.
Per aiutarti a intraprendere questo processo con risultati tangibili e profittevoli le imprese di qualsiasi dimensione e mercato si affidano alla intranet.
Cosa significa digitalizzato
Ogni processo digitalizzato crea dei vantaggi e nuove opportunità.
Digitalizzare significa potenziare.
La intranet aziendale nasce con questo scopo.
Ti aiuta a riunire i dipendenti in un unico ambiente e a coinvolgerli, con lo scopo di farli collaborare, scambiare informazioni personalizzate e usufruire di strumenti all'avanguardia per ottimizzare il loro lavoro quotidiano.
Se ancora hai un utilizzo elevato della posta elettronica in azienda, ad esempio, la piattaforma ti offre molteplici modi per diminuirlo con strumenti di collaborazione avanzati e social network per discutere, condividere documenti e idee.
Questi mezzi garantiscono all'utente aziendale risposte immediate, pertinenti e sempre a disposizione, in qualunque momento.
In questo modo i flussi di lavoro vengono alleggeriti e diventano più rapidi.
Come avviene
L’adozione del digitale non si esaurisce nel momento in cui si abbandonano gli strumenti tradizionali, ma richiede un cambiamento più ampio.
Le aziende devono far evolvere i processi, le attività e tutte le operazioni che la riguardano.
Questa trasformazione rappresenta un investimento ad alto rendimento.
Sfruttando le opportunità offerte dalla tecnologia le aziende possono migliorare la loro performance.
Un sistema digitalizzato permette di risparmiare denaro, tempo e risorse.
I tempi di esecuzione infatti diventano più brevi. I processi aziendali risultano più efficienti e aumentano la produttività.
L'interazione con il nuovo ambiente di lavoro
I processi aziendali con le nuove tecnologie comportano la necessità di comunicare e condividere informazioni in modo diverso.
È proprio qui che si inserisce la intranet aziendale.
La intranet funge da unico gateway che combina applicazioni ed eventuali sistemi esterni, formando un'esperienza unificata e semplificata.
Leggi anche: Digital workplace: cos'è e perché serve alla tua azienda
Consente ai dipendenti di utilizzare strumenti innovativi per connettersi con tutti in tempo reale attraverso chat, social network e meeting.
Non solo possono condividere informazioni istantaneamente e da remoto, ma possono anche ricevere feedback nell'immediato.
Bastano solo alcuni tocchi sullo schermo.
Le persone, in questo modo, sono invogliate a partecipare attivamente alle dinamiche della realtà aziendale dal momento che ricevono e a loro volta contribuiscono a uno scambio di informazioni stimolante e coinvolgente.
Un’intranet aziendale fornisce quindi la possibilità di:
- Creare dei sondaggi
- Condividere informazioni tramite un blog
- Sezioni per riconoscere i talenti e i successi aziendali, e per premiarli
- Condividere la cultura aziendale
- Raccogliere idee per la salute dell’azienda
Ogni materiale che passa da questo circolo comunicativo viene centralizzato in unico punto e i materiali necessari per lavorare si trovano così con un paio di click senza perdere tempo nella ricerca.
Cos'è intranet.ai?
intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre i costi e i tempi di implementazione, e realizzare così un ambiente di lavoro digitale collaborativo e moderno:
- Prezzo iniziale di 3.650 €/anno per una intranet completa
- 50+ applicazioni, tra cui la ricerca avanzata, il sistema di gestione documentale, le notizie, le notifiche push via Teams, il profilo personale e le FAQ
- 100% integrata con SharePoint Online e Microsoft 365
Ricerca potenziata
I vantaggi della ricerca sono uno dei punti di forza del lavoro digitalizzato.
Una intranet dà il via alla trasformazione digitale fungendo da economizzatore del tempo.
Organizza e struttura tutti i contenuti in modo coerente rendendoli facilmente accessibili per tutti i processi aziendali.
Offre una strategia in cui reperire documenti, liste, directory aziendali e tutto ciò che può facilitare la disponibilità istantanea delle risorse.
La fruibilità di tale tecnologia ha influenza direttamente sulla produttività dei dipendenti e redditività delle operazioni.
Restituisce infatti, all’utente ciò di cui ha bisogno in maniera approfondita.
Per l'utente l'azienda digitale cloud diventa così un mezzo che facilita il lavoro.
Il tempo guadagnato da ogni ricerca può infatti essere investito nelle attività lavorative.
Ecco uno dei motivi per cui la intranet rende i processi aziendali più performanti e di conseguenza più profittevoli.
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La digitalizzazione dei documenti
La intranet oltre a potenti servizi di ricerca è il mezzo che trasforma e digitalizza i documenti dell'azienda.
E questo genera enormi benefici.
Tutti i documenti vengono suddivisi e strutturati in categorie e tag che consento il loro reperimento immediato.
Ovviamente puoi scegliere la modalità con cui classificare i tuoi documenti digitalizzati così da avere un sistema ordinato in base alle esigenze aziendali.
Con la piattaforma è possibile catalogare quindi documenti del sistema qualità, informative per la clientela, documenti riservati a ruoli e a dipartimenti diversi, regolamenti e circolari interne, manuali e altri moduli per rendere più rapidi i processi aziendali.
Tutti i dipartimenti troveranno dunque un sistema informatico in grado di agevolare e prevedere le loro possibilità di azione.
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La generazione e condivisione di idee
Abbiamo detto che la intranet è il digital workplace in cui condividere informazioni.
L’utilizzo di questo spazio di lavoro deve essere semplice e intuitivo.
Deve poter dare la possibilità a tutti di generare delle idee e scambiarle con altri.
La intranet, infatti, pone sempre l’utente al centro garantendogli la libertà di poter esprimere sé stesso con commenti, post, feedback e contri in una sorta di bacheca digitale.
In questo modo il management può monitorare il coinvolgimento degli utenti che si sentiranno sempre più parte della comunità aziendale.
Comunicazione digitale
Digitalizzare il lavoro significa anche digitalizzare ovvero potenziare la comunicazione e la collaborazione.
Una intranet garantisce un'evoluzione nei processi comunicativi interni dell'azienda.
E ci sono molte ragioni per voler intraprendere un'efficace strategia di comunicazione e collaborazione interna.
Leggi anche: Comunicazione interna aziendale con la intranet Microsoft 365
In prima battuta, la creazione di una rete di comunicazione attiva e aggiornata con tutti i dipendenti significa stimolare l'impegno e la condivisione della vita aziendale.
Lo scambio di contenuti come piani strategici, obiettivi o problemi, crea un senso di appartenenza che potenzia il coinvolgimento dell'organizzazione.
Infatti, i mezzi che la tecnologia mette a disposizione ti permettono di formare piattaforme di collaborazione sempre più efficaci.
I dipendenti con essa saranno sempre informati su:
- gli obiettivi futuri
- le strategie interne
- eventi importanti e scadenze
- la missione aziendale
- i valori aziendali
Come si evolve l'employee experience
L’esperienza dei dipendenti nel digital workplace è il baricentro della intranet.
Oltre a continui input di engagement, l’utente può esprimere le sue idee in molteplici modi.
In aggiunta, è possibile amplificare la possibilità di condivisione e scambio di idee su topic interni all’azienda attraverso delle apposite aree social.
In poche parole, possiamo intuire che in una intranet l’employee experience raggiunge un altro livello.
Gli utenti avranno a disposizione:
- un trampolino di lancio per creare il loro network aziendale
- mezzi per la condivisione di documenti di un singolo progetto o di una specifica iniziativa
- un modo per far conoscere a tutte le persone interessate i nuovi contenuti
- uno spazio per creare e condividere file in ogni dipartimento
- accesso rapido ai file più utili.
Un sistema social vincente
Perché i social hanno così tanto successo?
Perché permettono alle persone di accedere a informazioni personalizzate sulla base dei propri bisogni e perché le discussioni sono incentrate sui temi di interesse delle singole persone.
La intranet è incentrata sull’utente e segue esattamente questa linea di azione.
I dipendenti possono infatti interagire con le informazioni di loro interesse in tempo reale e in qualsiasi modo essi vogliano.
Bastano alcuni tocchi sullo schermo per scrivere e ricevere feedback immediati.
Le persone, in questo modo, sono invogliate a partecipare attivamente alle discussioni della realtà aziendale poiché ricevono e a loro volta contribuiscono a uno scambio di informazioni produttivo e coinvolgente.
Un’intranet aziendale fornisce a tutti i dipartimenti gli strumenti comunicativi e sociali, dando la possibilità di:
- Creare dei sondaggi
- Condividere informazioni tramite un blog
- Sezioni per riconoscere i talenti e i successi aziendali, e per premiarli
- Condividere la cultura aziendale
- Raccogliere idee per la salute dell’azienda
I vantaggi per il management
Oltre a portare molti vantaggi ai dipendenti, la intranet con il sistema azienda digitale cloud è anche uno strumento di gestione e direzione molto utile.
L'analisi e il monitoraggio degli utenti aziendali consentono di risparmiare molto tempo e risorse.
Il management può facilmente monitorare il lavoro dei dipendenti.
Digitalizzare la tua azienda significa anche avere la possibilità di automatizzare processi aziendali, flussi di lavoro e altre attività.
Semplifichi la vita e il lavoro dei dipendenti, ottenendo risultati accurati come solo dei robot sanno fare.
Risparmi tempo e previeni errori futuri.
Puoi impostare notifiche da inviare in caso di ritardo nell’approvazione e personalizzare, inoltre, l’invio di documenti.
La stessa intranet gestisce tutti i processi e ogni procedura viene automatizzata e standardizzata.
La intranet può essere utilizzata anche per diffondere le politiche, le strategie e i valori aziendali.
In questo modo la direzione può coinvolgere i dipendenti e creare una forte comunità aziendale.
Perché investire sul cloud
Molte aziende decidono di investire nel digitale adottando diversi strumenti ognuno con uno scopo preciso e diverso dall’altro.
Optano per uno strumento per la gestione documentale, uno per la gestione dei progetti, uno per le comunicazioni, ecc.
Personalizzazione secondo le esigenze aziendali
- Una homepage pertinente e coinvolgente, con notizie personalizzate
- Un elenco degli utenti online
- Un modo semplice per pubblicare, condividere o creare
- Un design intuitivo, semplice e creativo
- Collegamenti rapidi a tutte le funzioni dell'intranet grazie a un menù o una barra laterale
- Avvisi di notifica per conversazioni o attività imminenti
- Una barra per la ricerca
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Siamo un team di professionisti sul mondo delle intranet e del digital workplace aziendale da oltre 15 anni. Siamo pronti ad aiutarti a digitalizzare la tua azienda nel modo più sicuro ed efficiente.
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP per SharePoint e Microsoft 365 dal 2010.
Giuseppe è il fondatore di intranet.ai e uno dei massimi esperti in Italia per tutto ciò che riguarda Microsoft 365. Da anni, aiuta le aziende a creare il proprio ambiente di lavoro digitale sul cloud di Microsoft, curando l'esperienza delle persone.
