Die besten Strategien für die Einführung des Intranets

Warum Unternehmen ein Intranet einführen sollten

Die ersten Intranets waren statische Werkzeuge, die hauptsächlich zur Sammlung und Verteilung interner Dokumente wie Richtlinien, Vorschriften und Betriebshandbücher konzipiert wurden.

Ihre Rolle war rein informativ, mit minimaler Interaktion seitens der Mitarbeitenden.

Heute hat sich das Unternehmensintranet zu einem digitalen Ökosystem entwickelt, das alle notwendigen Werkzeuge bietet, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kolleginnen und Kollegen einfach zu gestalten.

Moderne Intranet-Lösungen bieten unter anderem:

• Echtzeit-Kommunikationstools wie Chats, Foren und virtuelle Pinnwände, die den Informationsaustausch und die Interaktion erleichtern – auch in hybriden oder dezentralen Arbeitsumgebungen.
  
  
• Social-Funktionen wie Benutzerprofile, Beiträge und Kommentare, die eine inklusivere und engagiertere Umgebung schaffen.
  
  
• Integrationen mit Drittanbietersystemen wie CRM, Projektmanagement-Software und Dokumentenmanagement-Plattformen, die gemeinsam Arbeitsabläufe vereinfachen, ohne Daten zu duplizieren.
  
  
• Workflows zur Automatisierung interner Prozesse, mit denen Unternehmen die tägliche Arbeitslast verringern und gleichzeitig das Fehlerrisiko reduzieren können.
  
  

Diese und weitere Funktionen haben dazu beigetragen, das Intranet zu einem zentralen Bezugspunkt im Arbeitsalltag einer Organisation zu machen - mit der Möglichkeit für alle Mitarbeitenden, einfacher zu arbeiten und Ideen über traditionelle Grenzen hinweg auszutauschen, die früher Teams, Abteilungen und Hierarchieebenen trennten.

Wenn richtig eingesetzt, kann ein Intranet Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen. Einige davon stellen wir in der folgenden Tabelle vor.

 

Vorteile der Einführung eines Intranets

 

Vorteile des Intranets	Beschreibung
Effektivere Kommunikation	Das Intranet erleichtert die Verbreitung von Nachrichten, Updates und Geschichten aus der Unternehmens-Community und macht diese Inhalte leichter zugänglich.
Bessere Zusammenarbeit	Funktionen zur Dokumentenverwaltung, zum Aufbau von Arbeitsgruppen und zur Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen eine bessere Koordination der Teamaktivitäten – unabhängig vom Standort.
Stärkere Unternehmenskultur	Das Intranet kann Bereiche bieten, in denen Initiativen gefördert, Erfolge geteilt und alle Kolleginnen und Kollegen einbezogen werden. Neben thematischen Blogs und Newslettern kann das Intranet auch Gamification-Erlebnisse wie Preis-Quizze oder Schnitzeljagden enthalten, die zur aktiven Teilnahme anregen und die Werte, die Mission und die Geschichte des Unternehmens vermitteln.
Bessere Verwaltung interner Prozesse	Das Intranet ermöglicht es, operative Prozesse zu zentralisieren und zu strukturieren – mit Formularen, Automatisierungs-Workflows und Monitoring-Dashboards. Von Urlaubsanträgen über Spesenmanagement bis hin zur Feedbacksammlung und Dokumentenfreigabe kann jede Aktivität digitalisiert und automatisiert werden. Das Ergebnis? Ein effizienteres, transparenteres und leichter skalierbares Ökosystem.

 

Damit ein Intranet sein volles Potenzial entfalten kann, ist es wichtig, dass es von allen Mitarbeitenden als tägliches Arbeitswerkzeug angenommen wird.

Damit das gelingt, sollte das Unternehmen einen Intranet-Adoptionsplan entwickeln, in dem die Strategien und Maßnahmen festgelegt werden, mit denen die regelmäßige Nutzung der Plattform im Unternehmen gefördert wird.

Ohne diesen Plan besteht die Gefahr, dass das Intranet als bloßes Zubehör angesehen wird - und nicht als zentrales Instrument im Arbeitsalltag - mit der Folge, dass die getätigte Investition des Unternehmens verschwendet wird.

Wie Microsoft selbst im folgenden Diagramm empfiehlt: Um die Einführung des Intranets zu fördern, sollten Kolleginnen und Kollegen bereits in der Implementierungsphase einbezogen werden - mit gezielten Schulungen und durch konkrete Beispiele, die den Mehrwert der Plattform aufzeigen.

 

Microsofts Plan für die erfolgreiche Adoption eines Intranets

Strategien für die Einführung des Intranets

Jedes Intranet sollte aus einer sorgfältigen Überlegung über die Ziele entstehen, die die Organisation verfolgen möchte. Diese erste Analysephase ermöglicht es, ein detailliertes Bild der Bedürfnisse, Erwartungen und potenziellen Herausforderungen zu zeichnen, die im Laufe der Implementierung auftreten könnten.

Ein Intranet ist kein einfaches IT-Produkt, sondern – wie wir gesehen haben – ein Asset, mit dem Kommunikation, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur verbessert werden können.

Aus diesem Grund müssen die relevantesten Ziele für die eigene Organisation identifiziert werden (z. B. die Suchzeit nach Dokumenten verkürzen, den Wissensaustausch zwischen Teams fördern, den Zugriff auf Verfahren zentralisieren), um den Designprozess zu steuern und die Ergebnisse präzise messen zu können.

Darüber hinaus ist es notwendig, das Zielpublikum zu kennen.

Das Konzept der "Persona" oder des "Benutzerprofils" im Microsoft-Universum und bei der Einführung von SharePoint-Lösungen entspricht genau dieser Logik: Die Erstellung bestimmter Archetypen (neue Mitarbeitende, Manager, Mitarbeitende im Außendienst) ermöglicht es, die Bedürfnisse jeder Arbeitskategorie zu identifizieren.

Je nach ausgeübten Tätigkeiten, betreuten Projekten und erforderlichen Kompetenzen ändern sich die Funktionen und Inhalte, die im Intranet enthalten oder sogar hervorgehoben werden müssen.

Sobald Ziele und Zielpublikum definiert sind, müssen klare Regeln für die Erstellung, Änderung und Archivierung von Inhalten sowie für die Zuständigkeiten bei der Verwaltung der verschiedenen Unterseiten oder Bereiche des Intranets festgelegt werden.

Wenn die Governance nicht richtig festgelegt wird, besteht das Risiko von Redundanzen, Überschneidungen oder veralteten Inhalten, die die Nutzung des Portals erschweren.

Festzulegen, wer neue Kollaborationsräume erstellen darf, wie diese genehmigt werden und von wem, sowie in welchem Rhythmus Inhalte überprüft werden müssen, verhindert, dass sich das Intranet in ein "No-Man’s-Land" verwandelt.

 

 

Wir haben also die Ziele sowie die Zielgruppen, an die sich das Intranet richtet, geklärt. Jetzt gilt es, diese Gesamtvision in einen Aktionsplan zu übersetzen.

Dieser Schritt kann durch die Erstellung einer Roadmap erleichtert werden, die die wichtigsten Initiativen sowie die sogenannten "Quick Wins" identifiziert – also jene Projekte, die sich einfach und schnell umsetzen lassen und kurzfristig greifbare Vorteile bringen.

Eine Möglichkeit besteht darin, die bestehenden Sites zu erfassen und ihren Nutzen zu bewerten. Der Austausch mit den Eigentümern dieser Sites oder mit den Verantwortlichen der verschiedenen Unternehmensbereiche hilft dabei, zu verstehen, welche Bereiche Priorität haben und welche nicht mehr benötigt werden.

Parallel dazu ist es hilfreich, fehlende Inhalte im Hinblick auf die definierten Ziele zu identifizieren: Wenn das neue Intranet zum Beispiel die interne Weiterbildung unterstützen soll, es jedoch noch keinen entsprechenden Bereich gibt, muss dessen Einrichtung vorgesehen werden.

Aus dieser Analyse kann ein erster Redaktionsplan entwickelt werden, der festlegt, was veröffentlicht wird, in welcher Häufigkeit und wer für die Verwaltung der Inhalte verantwortlich ist.

Die Anfangsprojekte können zahlreich sein. Um jedoch Verwirrung zu vermeiden (und wertvolle Ressourcen zu schonen), empfiehlt es sich, schrittweise vorzugehen, beginnend mit den Maßnahmen, die den größten Nutzen in kürzester Zeit bringen.

Die Erstellung einer Website für interne Kommunikation oder einer Self-Service-HR-Seite stellt oft einen ersten Schritt bei der Umsetzung des Intranets dar, da diese Art von Sites durch ihren praktischen Nutzen von Anfang an einen hohen Grad an Nutzerengagement erzeugt und die Mitarbeitenden dazu motiviert, das Portal täglich zu besuchen.

 

 

Dieser Leitfaden spricht über Intranet-Adoption – und die Adoption erfolgt durch die Nutzer: Doch wer sind diese Nutzer?

Vorhin sprachen wir darüber, das Zielpublikum zu definieren. Dafür muss man beim Top-Management beginnen und bis zu den einzelnen Mitarbeitenden gehen.

Die Einbindung der Unternehmensleitung ist entscheidend: Wenn diejenigen, die die Organisation führen, zeigen, dass sie an das Intranet glauben (indem sie sich aktiv beteiligen, Updates veröffentlichen, Feedback geben), wird der Rest der Belegschaft eher bereit sein, es als unverzichtbares Werkzeug anzusehen und dessen Nutzung zu übernehmen.

Oft zeigt sich die Bedeutung einer Initiative gerade in den Botschaften der Führungsebene.

Auf mittlerer Ebene können Manager einen entscheidenden Beitrag leisten, indem sie das Portal nutzen, um Abteilungsziele zu kommunizieren, Arbeitsgruppen zu definieren und deren Aktivitäten zu überwachen. Wenn ein Manager regelmäßig Bereiche wie Foren oder Projektseiten nutzt, um sein Team zu koordinieren, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich die Teammitglieder daran gewöhnen, innerhalb des Intranets zusammenzuarbeiten – noch bevor sie andere Plattformen verwenden.

In den verschiedenen Abteilungen können zudem Ambassadors identifiziert werden, die Tipps und Best Practices verbreiten. Dabei handelt es sich um Personen mit einem stärkeren Interesse an Technologie oder einer natürlichen Affinität zur digitalen Zusammenarbeit, die bereit sind, Fragen der Kolleginnen und Kollegen zu beantworten und bei Bedarf Unterstützung zu leisten.

Ihre Begeisterung wirkt oft ansteckend und kann helfen, mögliche Widerstände gegenüber den Veränderungen zu überwinden, die das Intranet mit sich bringt.

 

 

Die Einführung eines Firmen-Intranets ist mit der technischen Umsetzung nicht abgeschlossen.

Selbst die modernste Lösung bleibt ungenutzt, wenn die Nutzer ihren Mehrwert nicht erkennen. Es braucht daher einen gezielten Kommunikationsplan, begleitet von einem passenden Schulungsplan und Initiativen, die das langfristige Engagement der Mitarbeitenden sichern.

Der Launch des Intranets sollte über formale Kommunikation hinausgehen, Neugier wecken und zeigen, wie dieses Tool das Arbeitsleben jedes Einzelnen vom ersten Tag an verbessern kann. Kurze Einführungsvideos können zum Beispiel auf dem Portal eingebunden werden, um zu zeigen, wie seine Funktionen Aufgaben und Zusammenarbeit erleichtern.

Um das Interesse hochzuhalten, empfiehlt es sich, regelmäßig Mitteilungen wie einen Newsletter zu versenden - mit Tipps zur Nutzung der verfügbaren Funktionen.

Eine Reihe von Webinaren und Live-Events ist eine gute Möglichkeit, um sich mit dem neuen Intranet vertraut zu machen und gezielt Fragen der Kolleginnen und Kollegen zu beantworten.

Die anfängliche Begeisterung kann jedoch schnell nachlassen, wenn das Nutzungserlebnis nicht mitreißend ist. In diesem Zusammenhang können Gamification-Erlebnisse die Entdeckung des Intranets unterhaltsam gestalten - mit Herausforderungen, Zielen und Belohnungen, die die Beteiligung fördern.

Eine Schnitzeljagd, bei der die Nutzer durch die verschiedenen Bereiche des Portals geführt werden, indem sie Inhalte und Funktionen nutzen müssen, um den Hauptgewinn zu erreichen, ist eines der Erlebnisse, die wir unseren Kunden häufig empfehlen.

Schulungen sind - wie bereits erwähnt - genauso wichtig wie Kommunikation.

Deshalb ist es ratsam, nicht bei einer einmaligen Einführungsveranstaltung zu bleiben, sondern einen Begleitplan zu entwickeln. Ideal ist es, die Nutzer über mehrere Wochen hinweg einzubinden - mit On-Demand-Inhalten, praktischen Anleitungen und aufgezeichneten Webinaren. Ergänzt wird das Schulungskonzept durch interaktive Workshops und Übungen, begleitet von einem Tutor.

Intranet-Adoption: Warum Microsoft 365 wählen?

Die Einführung eines Firmen-Intranets hängt von der Qualität der Plattform ab und davon, wie gut sie in den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden integriert wird. Eine digitale Umgebung, die mit Microsoft 365 und SharePoint Online aufgebaut ist, ist intuitiv, skalierbar und in der Lage, die Geschäftsprozesse einer Organisation deutlich zu vereinfachen.

Damit das Intranet jedoch nicht als überflüssige Ergänzung wahrgenommen wird, braucht es gezielte Strategien zur Intranet-Adoption, die eine regelmäßige und freiwillige Nutzung fördern.

Kommunikationswebsites in SharePoint helfen uns dabei.

Diese Bereiche sind speziell dafür konzipiert, Updates, Ressourcen und Inhalte zu veröffentlichen und deren Verbreitung unter den Nutzern zu erleichtern. Dank klarer Layouts und einer intuitiven Verwaltung ermöglichen sie einen schnellen Zugriff auf Unternehmensinformationen - ohne die Sicherheit zu gefährden.

Wenn das Unternehmen eine komplexere Infrastruktur benötigt, ermöglichen Hubsites die Verbindung verschiedener Bereiche des Intranets, wodurch eine konsistente und leichter navigierbare Architektur entsteht.

Ein besonders nützlicher Aspekt für Unternehmen mit mehreren Standorten oder für Organisationen, die dedizierte Bereiche für einzelne Abteilungen benötigen.

Durch diese Art von Websites können die Nutzer auf die für ihren Standort, ihre Abteilung, ihre Rolle und ihre Interessen relevantesten Inhalte zugreifen.

 

Beispiel für ein SharePoint-Intranet, erstellt mit intranet.ai

 

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Einführung des Intranets ist seine Fähigkeit, mit den bereits im Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen und Anwendungen zu kommunizieren.

Ein entscheidender Vorteil eines mit Microsoft SharePoint Online aufgebauten Intranets ist daher die native Integration mit allen Technologien innerhalb der Microsoft-Umgebung.

Nehmen wir zum Beispiel Microsoft Teams, das sich nahtlos in SharePoint integriert, sodass die Nutzer auf freigegebene Dokumente zugreifen, Portalseiten aktualisieren und Teamprojekte verwalten können - ohne ständig zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Ein gut mit Teams verbundenes Intranet sorgt somit für reibungslosere Arbeitsabläufe und einen schnellen Zugang zu den Informationen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden.

Viva Engage wiederum bringt eine stärkere Social-Komponente in das Intranet, indem es den Mitarbeitenden ermöglicht, an internen Diskussionen teilzunehmen, Fragen an die Unternehmens-Community zu stellen und Ideen zur Verbesserung des Arbeitsumfelds zu teilen.

So entsteht Raum sowohl für Top-down-Kommunikation - mit speziellen Bereichen für Mitteilungen des Managements - als auch für Bottom-up-Kommunikation, bei der alle die Möglichkeit haben, ihre Stimme einzubringen.

Planner und Stream sind zwei weitere Anwendungen, die das Nutzungserlebnis des Intranets bereichern. Planner unterstützt bei der Verwaltung gemeinsamer Aufgaben und Projekte, während Stream das Hosting von Videoinhalten zur Förderung von Weiterbildung und Unternehmenskultur ermöglicht.

Indem all diese Anwendungen und Funktionen in einer einzigen Umgebung zusammengeführt werden, wird das Intranet ganz natürlich zum zentralen Arbeitsmittel des digitalen Arbeitsplatzes. Die Nutzer besuchen es also nicht, weil sie müssen, sondern weil sie dort alles finden, was sie für Kommunikation, Zusammenarbeit, Verwaltung und Wissen benötigen.

 

Integration von Microsoft Viva mit dem SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Ein Hindernis, das den Einführungsprozess des Intranets verlangsamen kann, ist die Schwierigkeit, Informationen zu finden - verursacht durch eine falsche Strukturierung der Inhalte oder eine mangelhafte Integration zwischen den verschiedenen Unternehmensanwendungen.

Wie wir gesehen haben, stellt ein auf SharePoint Online basierendes Intranet in puncto Integration keinerlei Probleme dar. Auch für Drittanbieter-Software stehen Konnektoren oder einfache Entwicklungsmöglichkeiten zur Verfügung, mit denen sich Daten im Portal zentralisieren und gleichzeitig leicht zugänglich machen lassen.

Schauen wir uns also an, wie sich das SharePoint-Intranet in Bezug auf das Content Management verhält - und beginnen wir mit der sensibelsten Inhaltstypologie: den Dokumenten.

Tatsächlich liegt einer der größten Stärken von Microsoft SharePoint Online genau darin, ein hervorragendes Dokumentenmanagementsystem zu sein, das unser Problem an der Wurzel löst - durch Funktionen wie:

• Gemeinsame Bibliotheken, in denen Dokumente gespeichert und für Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich gemacht werden - wodurch Versionsduplikate und Datenverluste vermieden werden.
  
  
• Versionsverlauf, mit dem sich nachvollziehen lässt, wer eine Datei wann bearbeitet hat - bei gleichzeitiger Möglichkeit, jederzeit auf frühere Versionen zurückzugreifen.
  
  
• Erweiterte Suche, von unserem Team weiterentwickelt, die Tags und Metadaten nutzt, um sofort die relevantesten Dokumente auf Basis der von den Nutzern verwendeten Begriffe zu finden.
  
  

Zudem sorgt die Möglichkeit, Updates und Neuigkeiten direkt auf der Startseite des Intranets zu veröffentlichen, dafür, dass Kolleginnen und Kollegen stets informiert bleiben - unabhängig davon, wo sie sich befinden - und keine wichtigen Informationen verpassen.

 

Erweiterte Suche im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Abschließend sprechen wir über das Thema Personalisierung.

Wie viele Unternehmen haben Schwierigkeiten nicht nur bei der Content-Verwaltung, sondern auch damit, den digitalen Arbeitsplatz zu einem Spiegel ihrer Identität zu machen? Antwort: sehr viele, praktisch alle.

Doch auch in diesem Fall bietet das Intranet von Microsoft 365 und SharePoint Unterstützung - angefangen mit dem umfangreichen Katalog an sofort einsatzbereiten Vorlagen im sogenannten Look Book.

Das SharePoint Look Book ist ein Kompendium aus vordefinierten Layouts und Designs, das anschaulich zeigt, wie ein Intranet aussehen könnte und wie Kommunikationsseiten, thematische Hubs und Seiten für spezifische Unternehmensszenarien strukturiert werden können.

Unternehmen erhalten damit Zugriff auf ein Repository voller Ideen zur Personalisierung der Informationsarchitektur und des Designs ihres Intranets. Sie können auf Vorlagen zurückgreifen, die direkt heruntergeladen oder als Inspirationsquelle genutzt werden können - um Inhalte zu organisieren, Bereiche und Webparts in Seiten einzubinden und Themes zu wählen, die die eigene Marke bestmöglich zur Geltung bringen.

Neben dem Look Book bietet die Lösung von intranet.ai Unternehmen zusätzlich folgende Vorteile:

• Unterstützung durch unsere Expert:innen bei der Konfiguration des Portals - von der Architektur und den gewünschten Funktionen bis hin zur Umsetzung individueller Integrationen und maßgeschneiderter Designs.
• Ein Portfolio moderner, sofort einsetzbarer Themes, die selbstständig angepasst und verwendet werden können.

 

Beispiel eines Themes, erstellt für das SharePoint-Intranet von intranet.ai

Intranet-Adoption: Wie intranet.ai Unternehmen unterstützt

Wie bereits erwähnt, unterstützt eine Lösung wie intranet.ai beim Aufbau einer konsistenten und funktionalen Architektur zusätzlich zur Erfahrung, die Produkte wie das Look Book bieten.

Allerdings bietet intranet.ai noch viel mehr.

Unsere Lösung umfasst ein vollständiges Intranet, das bereits hinsichtlich Architektur, Funktionen, Seiten und Layout vorkonfiguriert ist, sodass es innerhalb weniger Tage einsatzbereit für den Launch ist.

Zudem stellen wir Beratungsdienste und eine kontinuierliche Unterstützung durch unsere Experten für SharePoint, Microsoft 365 und interne Kommunikation (mit Fokus auf Benutzererfahrung und Engagement) bereit, um sicherzustellen, dass jede neue Funktion korrekt genutzt wird.

Es handelt sich um eine integrierte Methode, die grafisches Design mit Inhaltsplanung und Prozessdigitalisierung verbindet - mit dem Ziel, Produktivität und Wohlbefinden im Unternehmen durch die Einführung des Intranets zu steigern.

Die Grundidee von intranet.ai besteht darin, eine Sammlung einsatzbereiter Komponenten und Funktionen bereitzustellen, mit denen sich die Einführung des Digital Workplace beschleunigen lässt.

Basierend auf den Möglichkeiten von SharePoint als technologische Grundlage bietet das Produkt ein modernes und leicht anpassbares Layout, Seiten und Bereiche für Nachrichten, Ankündigungen, Dokumente und Verfahren, sowie Tools für Zusammenarbeit und soziale Interaktion (Kommentare, Reaktionen, Benutzerprofile) - alles integriert in einem einzigen Ökosystem.

 

 

Die Implementierung eines neuen Intranet-Portals erfordert die Einbindung verschiedener Rollen sowie das Verständnis der tatsächlichen Unternehmensprioritäten.

Während der Pre-Launch-Phase, die entscheidend für eine hohe Akzeptanzquote ist, übernimmt das Team von intranet.ai folgende Aufgaben:

1. Es unterstützt IT-Administratoren und Projektverantwortliche bei der initialen Konfiguration von SharePoint, durch das Festlegen von Berechtigungen und die Strukturierung von Sites und Subsites.
   
   
2. Es begleitet die Entscheidungen zum Branding, indem es das grafische Erscheinungsbild, Farben und Logos bearbeitet, um die Unternehmensidentität bis ins Detail zu unterstreichen.
   
   
3. Es bietet Beratung zur Identifikation zentraler Inhalte und zur Entwicklung eines Governance-Rahmens, der eine regelmäßige Aktualisierung von Verfahren, Richtlinien und Guidelines sicherstellt.
   
   

Ziel ist es, den Endnutzern vom ersten Tag an ein konsistentes und gut organisiertes Portal zu präsentieren - um spontane Akzeptanz zu fördern und die Neugier auf die Funktionen der neuen digitalen Arbeitsumgebung zu wecken.

Die Fähigkeit von intranet.ai, sich an die vielfältigen Anforderungen jedes Unternehmens anzupassen, zeigt sich im umfassenden Serviceangebot zur Migration von Daten und Anwendungen.

Konkret kann unser Team Inhalte aus alten Intranet-Systemen oder gemeinsam genutzten Dateiablagen migrieren, diese in strukturierte Bibliotheken umorganisieren und Metadaten sowie Berechtigungen aktualisieren.

Zudem können individuelle Automatisierungen implementiert werden - dank der Integration mit Power Automate.

Bestehende Softwarelösungen - auch außerhalb der Microsoft-Umgebung - lassen sich ebenfalls in den neuen Digital Workplace integrieren, um einen zentralen Zugangspunkt für alle Unternehmensinformationen zu schaffen.

All diese Maßnahmen sorgen dafür, dass das Intranet als zentrales Hub anerkannt und angenommen wird: das Herzstück der digitalen Transformation im Unternehmen - ein Ort, der Menschen, Informationen und Prozesse miteinander verbindet, um die Produktivität und die Employee Experience zu verbessern.

 

Den Start des SharePoint-Intranets mit intranet.ai managen

 

Natürlich sprechen wir hier über Intranet-Adoption - und da reicht ein bloßer Launch nicht aus.

Um eine umfassende Akzeptanz zu gewährleisten, bietet intranet.ai Kunden und Partnern ein Maßnahmenpaket für Kommunikation und internes Marketing an, das darauf abzielt, Engagement zu erzeugen und die Nutzer über die Funktionen ihres Intranets auf dem Laufenden zu halten.

Nach dem Go-Live besteht die Aufgabe darin, die Nutzer weiterhin zu engagieren - was regelmäßige Analysen und Kurskorrekturen erfordert, insbesondere in komplexeren Organisationen.

In diesem Zusammenhang umfasst das Angebot:

• Tools zur Messung des Engagements (Seitenaufrufe, durchschnittliche Verweildauer, soziale Interaktionen usw.) sowie regelmäßige Berichte zur Identifizierung von Verbesserungsbereichen.
  
  
• Kontinuierliche Aktualisierungspläne, bei denen neue Funktionen oder Integrationen auf Basis des im Unternehmen gesammelten Feedbacks bewertet und umgesetzt werden.
  
  
• Laufende Unterstützung zur Verbesserung der Governance und zur Förderung interner Schulungskampagnen, damit das Intranet stets mit den Zielen der Organisation im Einklang bleibt.
  
  

In diesem Sinne ist intranet.ai nicht nur Anbieter einer innovativen technologischen Lösung, sondern auch ein langfristiger Partner, der Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihres digitalen Arbeitsplatzes begleitet.

FAQ zur Einführung des Intranets

Warum sollten Unternehmen ein Intranet einführen?

Unternehmen sollten ein Intranet einführen, da es heute weit mehr ist als ein bloßes Archiv. Es ist eine strategische digitale Plattform, die Menschen, Prozesse und Ideen miteinander verbindet. Sie fördert die Kommunikation, vereinfacht die Zusammenarbeit und stärkt die Unternehmenskultur.

Welche Vorteile bringt die Einführung eines Intranets?

Die Einführung eines Intranets verbessert die Informationsverbreitung, fördert die Zusammenarbeit auch im Remote-Working, stärkt die Unternehmensidentität durch ansprechende Initiativen und digitalisiert Prozesse, um sie schneller und effizienter zu gestalten.

Welche Strategien können zur Förderung der Intranet-Nutzung eingesetzt werden?

Um die Nutzung des Intranets zu fördern, sollten klare Ziele definiert, die Bedürfnisse der Nutzer verstanden, eine effektive Governance aufgebaut und einfache, aber wirkungsvolle Projekte gestartet werden. Interne Kommunikation und Schulung spielen eine entscheidende Rolle, um das Interesse an der Plattform aufrechtzuerhalten.

Wer sollte in den Adoptionsplan einbezogen werden?

Unternehmensleiter sollten als Vorbilder agieren, Manager den Einsatz in ihren Teams fördern und Botschafter Best Practices verbreiten und Kollegen unterstützen. Die aktive Einbindung dieser Rollen trägt zu einer spontanen und nachhaltigen Einführung bei.

Was passiert, wenn kein Adoptionsplan erstellt wird?

Ohne Plan wird das Intranet möglicherweise als nebensächliches Werkzeug wahrgenommen – mit geringer Beteiligung und begrenztem Return on Investment. Ein gut strukturierter Adoptionsplan ist daher entscheidend für den Erfolg der Initiative.

Wie kann das Nutzungserlebnis ansprechender gestaltet werden?

Das Nutzungserlebnis wird durch klare Inhalte, erklärende Videos, Webinare, interaktive Aktivitäten und Gamification spannender. Eine digitale Schatzsuche ist ein gutes Beispiel, um Nutzer spielerisch mit den Funktionen des Intranets vertraut zu machen.

Warum sollte man SharePoint und Microsoft 365 als technologische Basis wählen?

SharePoint und Microsoft 365 bieten eine moderne, sichere und integrierte Plattform mit Tools wie Teams, Viva Engage, Planner und Stream. Sie ermöglichen die zentrale Verwaltung von Dokumenten, Inhalten und Kommunikation – ideal für eine natürliche Einführung des Intranets.

Wie unterstützt intranet.ai Unternehmen bei der Einführung des Intranets?

intranet.ai bietet ein sofort einsetzbares Intranet mit Layouts, Seiten und Funktionen. Darüber hinaus stellt es Beratungsleistungen, Branding, Governance, Migration und Integrationen bereit – und begleitet Unternehmen vom Pre-Launch bis zur Konsolidierung ihres digitalen Arbeitsplatzes.

Wie lässt sich die Wirksamkeit der Intranet-Einführung messen?

Die Wirksamkeit zeigt sich im Nutzerengagement – etwa durch Seitenaufrufe, Interaktionen und Verweildauer. Regelmäßige Analysen, Feedback und kontinuierliche Updates helfen dabei, die Plattform auf die Unternehmensziele abgestimmt zu halten.