Intranet Digital Assistant: Mehr als ein Chatbot?

Intranet Digital Assistant: Was ist das und warum ist es wichtig?

Ein digitaler Assistent für das Intranet ist eine auf künstlicher Intelligenz basierende Software, die im internen Netzwerk einer Organisation arbeitet und es dem Personal ermöglicht, mit Unternehmensdaten zu interagieren und die eigenen Aufgaben zu beschleunigen.

Oft mit einem Chatbot verwechselt, geht diese Technologie weit über einen einfachen Chat hinaus: Dank der Verarbeitung von natürlicher Sprache und der Fähigkeiten des maschinellen Lernens ist ein digitaler Assistent in der Lage:

• Fragen, Anforderungen und Befehle, die spontan formuliert werden, zu verstehen;
• den Kontext des Gesprächs zu interpretieren;
• nützliche Antworten auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Nutzers zu liefern.

Das Interessanteste an dieser Technologie ist ihre Fähigkeit, sich in Unternehmenssysteme und Wissensbasen wie CRM, HR-Plattformen, Helpdesks, Dokumenten-Repositorien und so weiter zu integrieren. In der Praxis kann ein Assistent zum einzigen Zugangspunkt für interne Informationen und Dienste werden, um unnötige, fragmentierte Recherchen oder ständiges Wechseln zwischen Bereichen des Intranets zu vermeiden.

Vor dem Aufkommen der KI musste man durch zahlreiche Seiten navigieren, um die gewünschten Informationen zu finden. Jetzt reicht es, eine Frage wie "Wo finde ich den Standardvertrag für neue Lieferanten?" oder "Wie kann ich eine PC-Störung melden?" zu stellen – und der Assistent liefert sofort die relevantesten Materialien zusammen mit möglichen Hinweisen zur Nutzung.

Die Fähigkeit zur Verarbeitung natürlicher Sprache ist es, die die Interaktion mit dem digitalen Assistenten so natürlich macht. Ein weiteres Beispiel: Man könnte schreiben "Ich brauche das Onboarding-Verfahren für neue Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice", und anstatt sich an den Speicherort des Dokuments erinnern zu müssen, durchsucht der Assistent Datenbanken, FAQs und Seiten der unternehmensinternen Wissensdatenbank, um den Speicherort zurückzugeben oder die Datei direkt zu teilen.

Die Einführung einer solchen Technologie ist für ein Unternehmen nicht nur deshalb wichtig, weil sie die Suchzeiten verkürzt und interne Abläufe beschleunigt, sondern auch, weil sie dazu beiträgt, ein dynamischeres Ökosystem zu schaffen, das sich an den tatsächlichen Bedürfnissen aller Mitglieder der Organisation orientiert.

Ihr Nutzen zeigt sich vor allem in fünf Bereichen, die wir in der folgenden Tabelle kurz darstellen.

Kurz gesagt: Ein gut konzipierter und korrekt integrierter digitaler Assistent kann die Rolle des Intranets im Wachstum der Organisation deutlich stärken.

Ein direkter Einfluss zeigt sich im Bereich des Wissensmanagements.

Durch die tägliche Interaktion mit den Mitarbeitenden sammelt der Assistent wertvolle Daten darüber, welche Inhalte am häufigsten gesucht werden, welche Probleme regelmäßig auftreten und welche Lücken einzelne Personen daran hindern, ihre Aufgaben optimal zu erfüllen.

Diese Informationen, in Form von Insights aufbereitet, ermöglichen es dem Unternehmen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und so strategische Entscheidungen zu treffen – zum Beispiel durch die Neugestaltung ineffizienter Arbeitsabläufe oder die Entwicklung gezielter Weiterbildungsprogramme.

Auf diese Weise verbessert ein Assistent nicht nur den Informationszugang, sondern trägt aktiv zur Optimierung interner Prozesse bei.

Hauptfunktionen eines KI-Assistenten für das Intranet

Kommen wir nun zu den Funktionen, die einen digitalen Assistenten für das Intranet auszeichnen. Ziel ist es, aufzuzeigen, wie diese Technologie den digitalen Arbeitsplatz verändern kann – insbesondere, wenn er auf SharePoint Online und Microsoft 365 basiert.

Es geht dabei nicht nur darum, einen Support-Chat zu integrieren.

Ein digitaler Assistent bietet vielmehr eine Vielzahl fortschrittlicher Werkzeuge, die alle Aspekte des Unternehmenslebens abdecken – von der Dokumentensuche bis hin zur Entwicklung neuer Strategien für Produktivität, Employee Experience und damit auch für das Wachstum der Organisation.

Gerade deshalb können sich Microsoft 365 und SharePoint Online als ideale Plattformen zur Erstellung des Intranets und eines integrierten digitalen Arbeitsplatzes erweisen – da sie dem Assistenten ein reichhaltiges, synergetisches Datenökosystem mit umfassenden Automatisierungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen.

Beginnen wir also mit der einfachen Zugänglichkeit von Informationen.

Jede Organisation erstellt und speichert täglich Dateien, Verfahren und Dokumente – häufig in verschiedenen Sammlungen und Ordnern. Auch wenn ein klassisches Intranet eine gewisse Struktur bietet, kann das Auffinden relevanter Informationen zeitaufwändig sein und erfordert oft ein gutes Gedächtnis der Mitarbeitenden, die sich merken müssen, wo genau eine Datei gespeichert ist oder wer für ein bestimmtes Projekt zuständig ist.

Ein digitaler Assistent nutzt seine Fähigkeit zur Verarbeitung natürlicher Sprache, um Benutzeranfragen zu interpretieren und interne Datenbanken abzufragen (vorausgesetzt, er hat direkten Zugriff über spezifische APIs wie Microsoft Graph für Listen und Bibliotheken in SharePoint), um die gewünschten Informationen in Sekundenschnelle bereitzustellen.

Das Grundprinzip besteht darin, die Benutzererfahrung zu vereinfachen.

Statt sich durch verschiedene Websites oder Apps zu klicken, können Nutzer dem Assistenten einfach sagen: "Zeig mir die neueste Version des Liefervertrags XY" – und erhalten das entsprechende Dokument innerhalb weniger Sekunden.

Übersicht über die Funktionsweise von Microsoft Graph

Kommen wir nun zur Personalisierung der Nutzererfahrung.

Anders als veraltete, langatmige und statische FAQ-Seiten kann ein digitaler Assistent Machine-Learning-Algorithmen und die Integration mit Microsoft Graph nutzen, um Rollen, Präferenzen und Interessen jedes einzelnen Nutzers zu verstehen.

Für eine Kollegin oder einen Kollegen aus dem Vertrieb werden beispielsweise aktuelle Dokumente zu Verkaufsstrategien oder Rabattregelungen vorgeschlagen. Handelt es sich dagegen um neue Mitarbeitende, empfiehlt der Assistent Tutorials und Anleitungen zur Einrichtung der Unternehmenswerkzeuge.

Der Assistent kann sogar an Fristen oder Termine erinnern, indem er auf die Kalendereinträge in Outlook zugreift, oder die Teilnahme an bestimmten Veranstaltungen vorschlagen – je nach Rolle oder Interesse der Person.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Automatisierung von Prozessen.

Moderne Intranet-Lösungen (wie jene von intranet.ai) zielen darauf ab, Zeit und Aufwand für repetitive Aufgaben zu reduzieren – etwa für das Sammeln von Informationen, das Ausfüllen von Formularen oder das regelmäßige Aktualisieren von Daten.

Durch die Integration von Power Automate mit SharePoint Online kann ein Assistent Workflows auf Basis einer einfachen Texteingabe auslösen.

Muss beispielsweise ein Problem an das IT-Team gemeldet werden, genügt eine Nachricht an den Assistenten – dieser erstellt automatisch ein Ticket in einer SharePoint-Liste, informiert den zuständigen Techniker über Microsoft Teams und verfolgt den Fortschritt der Anfrage.

Automatische Benachrichtigungen im SharePoint-Intranet von intranet.ai

Es ist hervorzuheben, dass ein digitaler Assistent auch bei der Unterstützung spezifischer Abteilungen, wie etwa der Personalabteilung, von großem Wert ist. Denken wir an eine Kollegin oder einen Kollegen, der Informationen über den verbleibenden Urlaub, die Richtlinien zum Homeoffice oder zur Beantragung einer Freistellung sucht.

Anstatt sich durch endlose Prozeduren zu kämpfen oder auf eine Antwort vom HR-Team zu warten, kann die Person der KI direkt Fragen stellen wie: "Wie viele Urlaubstage habe ich dieses Jahr noch?" oder "Wie beantrage ich eine Sonderfreistellung?".

Wenn die Information bereits in einer mit Microsoft 365 integrierten Datenbank vorhanden ist, ruft der Assistent sie sofort ab. Handelt es sich hingegen um eine komplexere Anfrage, kann er einen formellen Genehmigungsprozess starten, um die nötigen Freigaben einzuholen.

Natürlich wären diese Funktionen wenig wert, wenn es an einer soliden Datenintegration mangelte. Genau hier kommt SharePoint Online ins Spiel, das Dokumentenbibliotheken, benutzerdefinierte Listen, Informationsseiten und sogar Inhaltsmanagementsysteme wie Microsoft Syntex in SharePoint Premium bereitstellen kann.

Der Assistent wird durch die Interaktion mit diesen Repositories zu einem echten Konvergenzzentrum. Was bedeutet das? Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Textsuche mit allgemeinen Stichwörtern kann der Assistent den Kontext einer Frage oder eines Befehls verstehen und Informationen aus mehreren Quellen zusammenführen.

Das ermöglicht einen Rundumblick. Auf die Anfrage "Zeig mir die abgelaufenen Verträge mit europäischen Lieferanten" kann die künstliche Intelligenz Metadaten, Ablaufdaten und Herkunftsländer kombinieren und eine vollständige Liste liefern.

Innerhalb von Microsoft 365 stehen zahlreiche Apps und Dienste zur Verfügung, die diese Erfahrung zusätzlich bereichern:

• Viva Engage für den Aufbau eines internen sozialen Netzwerks;
• Viva Insights zur Bereitstellung von Daten und Empfehlungen zur persönlichen Produktivität.

Die KI kann mit diesen Modulen interagieren, um:

• an wichtige Ereignisse zu erinnern;
• die Erledigung einer auf ein Ziel bezogenen Aufgabe vorzuschlagen;
• zu empfehlen, die Arbeitslast zu reduzieren, um einem Burnout vorzubeugen.

Übersicht der in Viva Insights bereitgestellten Daten

Ein weiterer, oft unterschätzter Vorteil ist die einfache Einführung.

Wenn das Intranet bereits auf Microsoft 365 basiert, erfordert die Einführung eines digitalen Assistenten keinen grundlegenden Umbau der bestehenden Struktur.

Viele KI-Lösungen bieten vorkonfigurierte Konnektoren und einsatzbereite APIs, mit denen sich Verbindungen zwischen dem Assistenten und den einzelnen Funktionen von SharePoint, Teams, Outlook und den übrigen Produkten der Suite herstellen lassen – ohne das gesamte Ökosystem von Grund auf neu entwickeln zu müssen.

Dabei handelt es sich um einen modularen Ansatz, der Tests und spätere Erweiterungen auf weitere Unternehmensbereiche erleichtert. Es empfiehlt sich, mit einer kleinen Pilotgruppe zu starten, um die Ergebnisse zu bewerten, und erst danach die Lösung schrittweise unternehmensweit auszurollen.

Abschließend darf auch die Datensicherheit nicht außer Acht gelassen werden.

Gerade bei einem Assistenten, der innerhalb von Microsoft 365 arbeitet, ist dies ein großer Vorteil: Er übernimmt die auf Mandantenebene definierten Sicherheits- und Compliance-Richtlinien. Das bedeutet, dass der Assistent niemals Informationen an Nutzer weitergibt, für die sie keine Berechtigung haben, und dass alle Unterhaltungen unter Einhaltung der Datenschutz- und Compliance-Vorgaben des gesamten Unternehmensökosystems verarbeitet werden.

Intranet Digital Assistant: Wie implementiert man es?

Die Einführung eines KI-Systems für das Intranet erfordert eine sorgfältige Planung, die Menschen, Prozesse und Infrastruktur einbezieht. Andernfalls besteht das Risiko, Zeit und Ressourcen in die Entwicklung eines einfachen Bots zu investieren, der keinen echten Nutzen bringt, oder ein fragmentiertes Projekt zu starten.

Es braucht einen strukturierten Fahrplan, um einen reibungslosen Adoptionsprozess zu unterstützen. In der folgenden Tabelle schlagen wir einige Maßnahmen vor, wie ein virtueller Assistent erfolgreich in den digitalen Arbeitsplatz integriert werden kann – mit Fokus auf das, was wirklich zählt: die Arbeit der Mitarbeitenden zu erleichtern, Ineffizienzen zu verringern und den Wert der eingesetzten Intranet-Lösung zu steigern.

Im Microsoft-365-Ökosystem lohnt es sich außerdem hervorzuheben, dass Microsoft Mesh eine neue Dimension bei der Nutzung digitaler Assistenten für das Intranet eröffnet und textbasierte Interaktionen in ein immersives Erlebnis verwandelt.

Mesh dient als Plattform zur Gestaltung von 3D-Kollaborationsräumen, in denen ein Assistent als interaktive Begleitung fungieren kann. Es handelt sich um Umgebungen, in denen Mitarbeitende über Sprachbefehle, Gesten oder visuelle Oberflächen mit dem Assistenten kommunizieren.

Mit Mesh kann ein Assistent als Avatar in einem virtuellen Büro erscheinen – bereit, Fragen zu beantworten. Es ist nicht mehr nötig, sich durch Seiten und Ordner zu klicken: Die KI findet die angeforderte Datei und projiziert sie in den 3D-Raum, sodass sie gemeinsam mit den anwesenden Kolleginnen und Kollegen angesehen werden kann.

Übersicht über eine mit Microsoft Mesh erstellte Umgebung

Doch wie lässt sich diese Technologie implementieren?

Die Integration eines Assistenten in Microsoft Mesh erfolgt über das Microsoft Bot Framework und Power Virtual Agents – Werkzeuge, mit denen sich dialogfähige Assistenten erstellen lassen, die mit Unternehmensplattformen interagieren können.

Diese KI-Lösungen werden mit Microsoft Graph verbunden – dem System, das alle Microsoft-365-Anwendungen miteinander verknüpft, darunter SharePoint Online, Teams, Outlook und Viva. So kann ein Assistent in Echtzeit auf die Daten im digitalen Arbeitsplatz zugreifen und stets aktuelle Informationen liefern.

Mesh profitiert außerdem von der Integration mit den Azure Cognitive Services – einer KI-Suite, die es virtuellen Assistenten ermöglicht, natürliche Sprache zu verstehen, Benutzerabsichten zu erkennen und kontextbezogen zu antworten. Fragt ein Manager zum Beispiel nach einer Leistungsübersicht seines Teams, kann der Assistent die Daten aus Power BI abrufen und sie als Diagramm präsentieren.

Aus technischer Sicht muss das Unternehmen Mesh konfigurieren und mit seinen Ressourcen verbinden.

Dies geschieht über die Microsoft Graph APIs, mit denen der digitale Assistent auf Daten aus internen Systemen zugreifen kann. Zusätzlich lässt sich Azure Active Directory (jetzt Entra ID) verwenden, um Zugriffsrechte zu verwalten und sicherzustellen, dass jede Person nur die Informationen sieht, zu deren Einsicht sie berechtigt ist.

Intranet Digital Assistant: Wer ist Gaia von intranet.ai?

Heute geben sich Unternehmen nicht mehr mit einfachen virtuellen Räumen zufrieden, in denen Informationen geteilt werden. Sie suchen vielmehr nach Plattformen, die Daten interpretieren, Bedürfnisse der Mitarbeitenden vorwegnehmen und die Zusammenarbeit in Echtzeit unterstützen – besonders in Zeiten verteilter Teams.

Sie suchen nach fortschrittlicheren KI-Lösungen für ihr Intranet.

Gaia Intranet Manager, entwickelt von unserem Team, ist eine der besten Lösungen, um SharePoint mit der Intelligenz von Microsoft Copilot und den Funktionen von Intranet Analytics aufzuwerten.

Eine einfache Frage wie "Was sind die meistgesuchten Schlagwörter im Intranet in diesem Monat?" oder "Wie lässt sich die Suche im Intranet verbessern?" löst eine Analyse aus, die weit über das bloße Auslesen von Suchprotokollen hinausgeht.

Gaia erkennt Trends, Lücken in den Inhalten und Optimierungspotenziale und liefert Empfehlungen, wie Informationen besser strukturiert, Metadaten korrekt gesetzt und veraltete Inhalte aktualisiert werden können.

Darüber hinaus beobachtet Gaia das Nutzerverhalten beim Navigieren durch das Intranet und kategorisiert die Daten nach Rolle, Abteilung oder Standort. Wenn ein bestimmter Bereich häufig dieselbe Seite besucht oder regelmäßig dieselben Dokumente herunterlädt, erkennt unsere KI dies – und mehr noch: Sie liefert strategische Handlungsempfehlungen, basierend auf Best Practices, die wir ihr beigebracht haben, um die Usability und User Experience des Intranets zu verbessern.

Was ist also die wahre Stärke von Gaia?

Die Fähigkeit, Daten in konkrete Handlungen zu verwandeln.

Überblick über Gaia, die Intranet Managerin von intranet.ai

Die dialogbasierte Benutzeroberfläche ist intuitiv und sowohl über Microsoft Teams als auch über den Browser zugänglich. Mit vorgeschlagenen Befehlen oder Fragen in natürlicher Sprache lassen sich Empfehlungen und Erkenntnisse abrufen – etwa zur Umstrukturierung von Inhalten, zur Behebung von Navigationsproblemen oder zur Optimierung der Dateikategorisierung.

Die Mehrsprachigkeit ist ein Trumpf für international aufgestellte Unternehmen, da sie die Kommunikation zwischen Teams an verschiedenen Standorten erleichtert. In solchen Kontexten stellt die Möglichkeit, mit einem Assistenten in der eigenen Muttersprache zu interagieren, nicht nur einen Wettbewerbsvorteil dar, sondern fördert auch den Zusammenhalt im Unternehmen.

Die digitale Transformation betrifft nicht nur die Einführung neuer Technologien, sondern auch die grundlegende Veränderung der Art und Weise, wie Menschen zur Arbeit stehen.

Gaia wird dabei zu einer Verbündeten, die Mitarbeitende von mechanischen Aufgaben entlastet und ihnen ermöglicht, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Von der personalisierten Suche bis zur Überwachung des Datenverkehrs im Intranet – alles ist darauf ausgelegt, einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, in dem jeder Prozess auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Kolleginnen und Kollegen ausgerichtet ist.

Was ist ein digitaler Assistent für das Intranet?

Ein digitaler Assistent für das Intranet ist eine Software auf Basis künstlicher Intelligenz, die innerhalb des Unternehmensnetzwerks arbeitet. Er unterstützt Mitarbeitende bei der Interaktion mit Daten und der Automatisierung von Aufgaben, indem er relevante Antworten liefert – dank Sprachverständnis und Integration mit Unternehmenssystemen wie SharePoint, Teams und Outlook.

Worin unterscheidet sich ein digitaler Assistent von einem Chatbot?

Ein Chatbot liefert vordefinierte Antworten auf Basis einer statischen Wissensdatenbank. Ein digitaler Assistent hingegen versteht den Kontext der Anfrage, greift auf Unternehmenssysteme zu und schlägt konkrete Maßnahmen vor, um die tägliche Arbeit intelligenter und individueller zu gestalten.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Assistent im Intranet?

Ein digitaler Assistent steigert die Produktivität, verkürzt die Informationssuche, unterstützt neue Mitarbeitende beim Onboarding, automatisiert wiederkehrende Aufgaben und fördert eine digitale Unternehmenskultur. Er trägt außerdem zur Vereinfachung von Prozessen und zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Mit welchen Tools lässt sich ein digitaler Assistent integrieren?

Ein digitaler Assistent lässt sich in das Microsoft-365-Ökosystem integrieren, einschließlich SharePoint Online, Outlook, Teams und Power Automate. Er kann über die Microsoft Graph API auf Daten zugreifen und intelligente Dienste wie Azure Cognitive Services und Microsoft Mesh nutzen, um eine interaktive und kontextbezogene Erfahrung zu bieten.

Wie kann ein digitaler Assistent das Wissensmanagement verbessern?

Der digitale Assistent analysiert Benutzerinteraktionen, erkennt wiederkehrende oder fehlende Inhalte und liefert nützliche Insights zur Optimierung der Wissensdatenbank. Dadurch kann das Unternehmen die Informationsqualität, Arbeitsabläufe und Weiterbildungsstrategien verbessern.

Wie implementiert man einen digitalen Assistenten im Intranet?

Für die Implementierung eines digitalen Assistenten müssen klare Ziele definiert, bestehende Inhalte analysiert, ein effektives Dialogdesign erstellt und die Lösung in einer Pilotgruppe getestet werden. Die Einbindung der Mitarbeitenden, Schulungen und die Analyse der Nutzungsdaten sind entscheidend für eine erfolgreiche Einführung.

Benötigt man eine neue Infrastruktur für den Einsatz eines digitalen Assistenten?

Nein, nicht wenn das Unternehmen bereits Microsoft 365 verwendet. Ein digitaler Assistent kann ohne grundlegende strukturelle Änderungen integriert werden – mithilfe vorkonfigurierter APIs und Konnektoren, die eine modulare und schrittweise Einführung ermöglichen.

Ist ein digitaler Assistent datenschutzkonform?

Ja, ein in Microsoft 365 integrierter digitaler Assistent erfüllt die geltenden Sicherheits- und Compliance-Richtlinien. Er gibt nur autorisierten Nutzern Zugriff auf Informationen und verarbeitet Gespräche gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen.

Was ist Gaia von intranet.ai?

Gaia ist der digitale Assistent von intranet.ai zur Erweiterung von SharePoint mit fortschrittlichen KI-Funktionen. Er liefert Insights zur Navigation, analysiert das Nutzerverhalten und schlägt Lösungen zur Verbesserung der Intranet-Benutzerfreundlichkeit vor. Gaia ist über Teams oder Browser zugänglich, unterstützt mehrere Sprachen und ist ein echter Partner bei der Verwaltung des digitalen Arbeitsplatzes.