Welche Best Practices gibt es für die Implementierung von Wissensmanagement?

Zu den Best Practices gehören die Ausrichtung an Unternehmenszielen, die Einbindung der Führungsebene, die Auswahl geeigneter Technologien (wie Intranet-Lösungen) sowie die Erfolgsmessung anhand von Produktivitätsmetriken.

Wissensmanagement im Unternehmen

Beispiele, Best Practices und Intranet-Software für die Umsetzung.

Was Sie in diesem Artikel finden

Was ist Knowledge Management?
Wie man eine effektive Strategie für Wissensmanagement einführt
Welche Vorteile ein gutes Wissensmanagement für Organisationen hat
Die beste Software für die Implementierung von Knowledge Management
Best Practices für ein effektives Wissensmanagement

Definition von Knowledge Management

Das Knowledge Management ist eine Reihe von Strategien, Prozessen und Instrumenten, die zur Identifizierung, Sammlung, Organisation und Weitergabe von Wissen innerhalb einer Organisation eingesetzt werden.

Sein Ziel ist es, das Know-how der Menschen, die das Unternehmen bilden, zu bewahren und zugänglich zu machen, indem dieses kollektive Wissen als strategische Ressource behandelt wird, um die Produktivität zu steigern, Zugang zu neuen Innovationsmöglichkeiten zu erhalten und letztlich die langfristige Wettbewerbsfähigkeit in der Branche zu sichern.

Ein Unternehmen muss zwei Arten von Wissen managen: explizites Wissen, das dokumentiert und leicht übertragbar ist (z. B. über Handbücher, Richtlinien und Verfahren), und implizites Wissen, das auf den persönlichen Fähigkeiten und praktischen Erfahrungen beruht, die Einzelpersonen im Laufe ihrer Tätigkeit in der Organisation erworben haben.

Letzteres bietet natürlich die besten Möglichkeiten für Innovationen, stellt aber auch die größten Herausforderungen an das Management. Mithilfe von Wissensmanagement können Unternehmen versuchen, implizites Wissen in eine leicht zugängliche und gemeinsam nutzbare Ressource umzuwandeln.

Der Erfolg von Knowledge Management hängt von zwei Faktoren ab. Erstens muss eine gute Wissensmanagementstrategie auf der richtigen Technologie basieren, einschließlich Software zur Erstellung eines Unternehmensintranets (z. B. SharePoint), Tools zur Zusammenarbeit für Mitarbeiter (z. B. Microsoft Teams und Yammer) sowie Dokumentenmanagementsysteme, bei denen SharePoint von Microsoft 365 eine herausragende Stellung einnimmt.

Zweitens ist es unerlässlich, der Unternehmenskultur Aufmerksamkeit zu schenken, denn nur ein Umfeld, das den Wissensaustausch fördert, kann die Vorteile des Wissensmanagements voll ausschöpfen.

Sobald die Strategie umgesetzt ist, ist es wichtig, die erzielten Ergebnisse zu messen und sicherzustellen, dass das kollektive Wissen richtig verwaltet wird. Dann können Schlüsselindikatoren verwendet werden, wie z. B. :

Die Steigerung der allgemeinen Produktivität
Die Verringerung der Zeit, die für die Suche nach Informationen aufgewendet wird
Die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Kollegen, auch zwischen verschiedenen Abteilungen

Wie implementiert man das Wissensmanagement?

Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Umsetzung einer effektiven Strategie für das Wissensmanagement beachten sollten.

Einen Aktionsplan identifizieren

Der erste Schritt zur erfolgreichen Umsetzung von das Wissensmanagement besteht darin, sicherzustellen, dass die gewählte Strategie mit der Vision, der Mission und den Zielen des Unternehmens abgestimmt ist. Das bedeutet, dass man verstehen muss, wie das Wissensmanagement dazu beitragen kann, die von der Organisation festgelegten Prioritäten zu erreichen, zu denen Innovation oder die Verbesserung der Kundenzufriedenheit gehören können.

Ein an der Unternehmensvision ausgerichteter Aktionsplan ermöglicht es dann, die Investitionen auf die Bereiche mit den größten Auswirkungen zu konzentrieren und dabei sicherzustellen, dass die Ressourcen so effizient wie möglich eingesetzt werden. Der Ansatz sollte sich auch an einer Unternehmenskultur orientieren, in der die Erfahrung der Mitarbeiter geschätzt wird. Dies würde die Übernahme des Wissensmanagements durch alle Kollegen erleichtern, die diese Initiative als einen konkreten Beitrag zu ihrer beruflichen Entwicklung und nicht nur als ein von oben verordnetes System betrachten.

Wichtigste Wirkungsbereiche bestimmen

Eine gute Wissensmanagementstrategie sammelt nicht nur Informationen, sondern integriert sich in bestehende betriebliche Prozesse, um diese zu verbessern.

Daher ist es notwendig, die Bereiche zu identifizieren, in denen der Wissensaustausch einen Unterschied machen kann. Einige Beispiele: Projektmanagement, Kundenbetreuung, Produktentwicklung oder Mitarbeiterschulung.

In Projektmanagementprozessen kann ein gutes Wissensmanagement sicherstellen, dass Ressourcen und technisches Know-how allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Im Kundenservice hingegen kann der Austausch über die Art und Weise, wie häufige Anfragen bearbeitet werden, die Lösung von Problemen, Zweifeln oder Fragen beschleunigen und so die Leistung des Verkaufsteams und die Zufriedenheit der Kunden verbessern.

Für jeden identifizierten Prozess muss unbedingt festgelegt werden, welche Informationen für die Arbeit des Teams wichtig sind und wie sie organisiert werden können, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten.

Schließlich ist die kontinuierliche Überwachung der in den einzelnen Arbeitsbereichen erzielten Ergebnisse die einzige Möglichkeit, Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten der Wissensmanagementstrategie zu erkennen.

Das Management einbeziehen

Die Umsetzung des Wissensmanagements kann nicht ohne die aktive Beteiligung des Managements erfolgen. Führungskräfte und Unternehmensleiter sind nämlich die wichtigsten Triebkräfte für Veränderungen in einer Organisation und müssen daher nicht nur die neue Strategie unterstützen, sondern auch ihre Kollegen bei der Übernahme anleiten.

Das sollten Führungskräfte tun:

den Wissensaustausch fördern, indem sie mögliche Widerstände durch Anreize überwinden und die Kollegen belohnen ;
neue Instrumente des Wissensmanagements vorrangig einsetzen und zeigen, dass die Einführung dieser Lösungen eine strategische Priorität für die gesamte Organisation darstellt ;
ihre Teams in der korrekten Anwendung der Instrumente des Wissensmanagements schulen, um die Kollegen im Übernahmeprozess nicht allein zu lassen und um sicherzustellen, dass die besten Praktiken von Anfang an verinnerlicht werden ;
die Strategie des Wissensmanagements im Laufe der Zeit überwachen und anpassen, je nachdem, welche Ergebnisse in den wichtigsten Bereichen des Unternehmens erzielt werden und wie das Feedback der Kollegen ausfällt.

Die richtige Technologie übernehmen

Ein effektives Wissensmanagementsystem erfordert technologische Hilfsmittel, die das Sammeln, Organisieren, Teilen und den Zugriff auf kollektives Wissen erleichtern. Eine der umfassendsten Lösungen in diesem Bereich ist das Intranet von SharePoint Online.

SharePoint von Microsoft 365 ist in der Lage, Informationen zu zentralisieren, indem es sich auf eine hohe Skalierbarkeit und erweiterte Funktionen wie die erweiterte Suche stützt, mit der die Benutzer in Sekundenschnelle die benötigten Informationen aus dem Intranet und der integrierten Microsoft 365-Umgebung abrufen können.

Erweiterte Suche im SharePoint-Intranet von intranet.ai

SharePoint ist nicht nur eine leistungsstarke Plattform für die Dokumentenverwaltung, sondern vereinfacht auch die Speicherung, Organisation und den Austausch von Dateien durch ein Enterprise Content Management (ECM)-System, wodurch die Zeit, die für die Suche nach Informationen aufgewendet werden muss, weiter reduziert wird.

Eine weitere Stärke von SharePoint ist seine Fähigkeit, sich in alle Anwendungen von Microsoft 365 zu integrieren, einschließlich Teams, OneDrive und Yammer (jetzt Viva Engage).

Die native Integration zwischen diesen Plattformen ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Kollegen, durch die sie Informationen in Echtzeit austauschen und das Risiko einer Isolierung des Wissens einzelner Nutzer oder Abteilungen verringern können.

Darüber hinaus kann SharePoint dank der Integration von Microsoft Viva Learning in das Intranet die Inhalte von Schulungen verwalten, die vom Unternehmen für die interne Kompetenzentwicklung erstellt wurden.

Dies sind nur einige der Merkmale, die das SharePoint-Intranet zu einer der besten Lösungen für das Wissensmanagement machen und jedes Unternehmen bei der Bewahrung, Verbreitung und Verbesserung von Wissen unterstützen. Im Laufe dieses Artikels werden wir auf weitere wichtige Merkmale und vor allem auf die Vorteile des Intranets als Wissensmanagement-Software eingehen.

Was ist intranet.ai?

intranet.ai ist ein gebrauchsfertiges Unternehmensintranet, das die Kosten und den Zeitaufwand für die Implementierung senkt und eine kollaborative und moderne digitale Arbeitsumgebung schafft:

Ab €3.650/Jahr für ein komplettes Intranet
50+ Anwendungen, darunter eine erweiterte Suche, ein Dokumentenmanagementsystem, Push-Benachrichtigungen über Teams, ein Organigramm, Personalprofile und FAQ-Seiten
Integriert in SharePoint Online und Microsoft 365

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Wissensmanagement: Was sind die Vorteile?

Die Bedeutung einer guten Wissensmanagementstrategie, begleitet von der Wahl der Technologien zu ihrer Umsetzung und der Betonung der Unternehmenskultur, sollte mittlerweile klar sein.

Dennoch scheint es angebracht, die Gründe zu konsolidieren, warum sich eine Organisation für die Planung, Umsetzung und Kontrolle der für das Wissensmanagement erforderlichen Prozesse einsetzen sollte, da diese Investition in Bezug auf Zeit und Ressourcen nicht unterschätzt werden sollte.

Insbesondere, wenn man sich nicht auf eine umfassende Wissensmanagementsoftware wie das Firmen-Intranet verlassen kann. Oder wenn das verwendete Intranet nicht auf SharePoint basiert.

Zirkulation von Ideen und Informationen

Die Implementierung von Wissensmanagement stellt sicher, dass jedes Mitglied der Organisation Zugang zu denselben Informationen hat, die für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens entscheidend sind. Mithilfe einer gemeinsamen Wissensbasis können Einzelpersonen, Teams und Abteilungen gemeinsame Probleme schneller lösen und alternative Lösungen zur Verbesserung interner Prozesse vorschlagen.

Schneller Zugriff auf nützliche Ressourcen

Ein gut strukturiertes Wissensmanagementsystem ermöglicht es den Nutzern, auf die Informationen und Ressourcen zuzugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen, ohne Zeit mit der Suche oder dem Versenden von E-Mails an Kollegen zu verschwenden.

Umgang mit Risiken und Fehlern

Ein effektives Wissensmanagementsystem ermöglicht nicht nur den Austausch einfacher Informationen, sondern macht auch Fehler sichtbar und ermöglicht es, aus ihnen für die Zukunft zu lernen. Jeder Fehler oder jede Schwierigkeit wird durch den Erfahrungsaustausch zu einer Gelegenheit, sich zu verbessern.

Auf diese Weise ermöglichtdas System, kritische Fragen zu verfolgen und auf der Grundlage der tatsächlichen Erfahrungen der Arbeitnehmer einen schnellen Zugang zu dem Wissen zu bieten, das zur Vermeidung der damit verbundenen Risiken erforderlich ist.

Im SharePoint-Intranet könnte z. B. eine FAQ-Seite eingerichtet werden, auf der Informationen zu den häufigsten Problemen gesammelt werden, mit denen ein Team oder eine Abteilung konfrontiert ist. Zusammen mit den Problemen, die in Form einer Frage dargestellt werden, würde die Seite die Antworten zeigen, die von den Kollegen gegeben wurden, um mit den verschiedenen Situationen umzugehen.

FAQ-Seite im SharePoint-Intranet von intranet.ai

Gezielte Kommunikation

Oft wird man von einer Flut widersprüchlicher Informationen überschwemmt, was es schwierig macht, das richtige Verhalten in alltäglichen Arbeitssituationen zu verstehen. Eine gute Strategie für das Wissensmanagement muss diese Schwierigkeiten voraussehen und mit relevanten Inhalten darauf reagieren.

Wir haben bereits die Möglichkeit erwähnt, im Firmen-Intranet FAQ-Seiten einzurichten. In diesem Zusammenhang könnten die Intranet-Administratoren jedoch auch beschließen, das kollektive Wissen - hier in Form von Fragen und Antworten - zu organisieren, indem sie benutzerdefinierte Filter wie die Abteilung oder bestimmte Verfahren des Unternehmens verwenden.

Kategorisierung der FAQs in der SharePoint-Intranetlösung von intranet.ai

Standardisierung von internen Prozessen

Mithilfe des Wissensmanagements werden die Standardprozesse und -verfahren, die von Arbeitnehmern, Teams und Abteilungen befolgt werden müssen, klar definiert.

Dies hilft den Menschen, genau zu verstehen, was zu tun ist, wie es zu tun ist und unter welchen Umständen die Anweisungen anzuwenden sind. Das Ergebnis ist eine größere Einheitlichkeit der Unternehmensaktivitäten, die dafür sorgt, dass die Qualität der Prozesse und Dienstleistungen stets auf einem optimalen Niveau gehalten wird.

Mehr Möglichkeiten für Innovationen

Um zu wachsen, braucht ein Unternehmen Energie und Zusammenarbeit. Wissensmanagement soll daher allen Mitgliedern einer Organisation den Zugang zu den richtigen Informationen zur richtigen Zeit ermöglichen und so Zeit für strategischere Aktivitäten freisetzen.

Darüber hinaus können die Informationen, die bereits in der Wissensdatenbank des Unternehmens vorhanden sind, der Ausgangspunkt für Überlegungen und neue Ideen sein, wie interne Prozesse verbessert werden können.

Hilfe bei der Entscheidungsfindung

Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu haben, erleichtert die Entscheidungsfindung erheblich. Mit einem Wissensmanagementsystem können die Nutzer schnell auf das innerhalb der Organisation geteilte Wissen zugreifen, um nützliche Informationen abzurufen und eventuell das Fachwissen von Kollegen zu nutzen, um Lösungen für ähnliche Probleme zu finden.

Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Entscheidungen im Unternehmen nicht auf der Grundlage von Intuitionen oder Vermutungen getroffen werden, sondern auf einem soliden und bewährten Wissenskorpus beruhen.

Den Integrationsprozess unterstützen

Hier kommen wir zum letzten Vorteil, der in dieser Liste erwähnt werden sollte: Wissensmanagement hilft auch, den Integrationsprozess zu optimieren.

Denken wir an das Ziel des Onboarding selbst, nämlich dass neue Mitarbeiter sich so schnell wie möglich nach ihrem Eintritt in das Unternehmen mit ihrer neuen Arbeitsumgebung vertraut machen und ihre Aufgaben selbstständig erledigen können.

Ein System wie das Firmen-Intranet kann neuen Kollegen die benötigten Ressourcen und Informationen zur Verfügung stellen, indem es sie an einem einzigen, gut organisierten Punkt ihres digitalen Arbeitsplatzes zentralisiert. Auf diese Weise können sie ihre Ausbildung erweitern, ohne auf die ständige Unterstützung von Mentoren, Kollegen und Vorgesetzten angewiesen zu sein.

Software für das Wissensmanagement: digitale Tools für die Umsetzung

Bei der Festlegung einer guten Wissensmanagementstrategie ist es, wie wir bereits vorweggenommen haben, von entscheidender Bedeutung, die richtige Technologie auszuwählen, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Ein funktionierendes Wissensmanagementsystem muss auf einer Software basieren, die für das Sammeln, Organisieren und Abrufen von Informationen konzipiert ist.

Das Intranet von SharePoint Online ist die beste Lösung für die Umsetzung des Wissensmanagements, nicht zuletzt aufgrund seiner Flexibilität, die es ermöglicht, sich an die Bedürfnisse jeder Organisation anzupassen, unabhängig von ihrer Größe oder ihrer Branche. Sehen wir uns die Gründe dafür an.

Zentrale Wissensdatenbank

Der digitale Arbeitsbereich eines Unternehmens kann einen zentralen Punkt beherbergen, an dem Nutzer aus jedem Team, jeder Abteilung oder jedem Standort finden, was sie brauchen: Informationen, Dokumente, Ressourcen, FAQ-Seiten und Betriebsverfahren, um nur einige zu nennen.

Das Intranet ermöglicht es, Daten in einer einzigen, intelligenten Datenbank zu zentralisieren, sie einmal zu archivieren und das wichtigste Wissen der gesamten Organisation zugänglich zu machen (wobei natürlich der Zugang zu sensiblen Informationen verwaltet wird).

Abgesehen von den FAQ-Seiten, die wir weiter oben in diesem Artikel besprochen haben, könnten wir uns mit der Dokumentenverwaltung und insbesondere mit der Dateisuche beschäftigen. In dieser Hinsicht verlässt sich das SharePoint-Intranet auf die Volltextsuche, um alle Bereiche der Website, einschließlich Verzeichnisse und Bibliotheken, zu durchsuchen, wodurch sichergestellt wird, dass alle archivierten Informationen sofort abrufbar sind.

In intranet.ai haben wir diese Funktion genutzt, um einen speziellen Webteil für die Dokumentensuche zu erstellen. Ohne ins Detail zu gehen,vereinfacht unsere Komponente die Navigation in Dokumenten, indem sie auf die Funktionen von SharePoint zurückgreift, um den Inhalt zu analysieren und in der Suche zu indexieren. Geben Sie einfach einen Begriff in die Suchleiste ein, um alle Dateien anzuzeigen, die das gesuchte Wort im Titel oder im Textkörper enthalten (funktioniert auch mit PDFs).

Außerdem bietet dieser Webbereich einen zentralen Bereich, in dem verschiedene Arten von Dokumenten nach anpassbaren Filtern organisiert werden können, so dass Sie leicht Inhalte finden können, die mit Ihrer Abteilung oder einer bestimmten Aktivität oder Initiative in Zusammenhang stehen. Nutzer können Dokumente, die sie nützlich finden, mit ihren Kollegen teilen und sogar Verfahren, die sie am häufigsten aufrufen möchten, als Favoriten speichern.

Kollaborative Dokumentenarchivierung im SharePoint-Intranet von intranet.ai

Erweiterte Suche

Obwohl wir bereits einige Details zur erweiterten Suche, die das Intranet von SharePoint Online kennzeichnet, geliefert haben, lohnt es sich, hier auf die Funktion einzugehen, die unsere Experten entwickelt haben, um die Möglichkeiten von SharePoint weiter zu verbessern.

Nicht so sehr aus Werbegründen, sondern um zu veranschaulichen, was man erreichen kann, wenn man mit der richtigen Technologie arbeitet. In diesem Fall mit der richtigen Technologie für das Wissensmanagement. Ausgehend von der SharePoint-Suche haben wir eine Komponente entwickelt, die den Nutzern hilft,

Dokumente, Nachrichten und Inhaltsseiten im Intranet zu finden;
Tools und Unternehmensanwendungen für ihre Aufgaben zu verwenden;
Dienstleistungen zu nutzen, einschließlich der Buchung von Unternehmensressourcen;
Kontakte von Kollegen zu suchen, indem Informationen aus dem Personenverzeichnis abgerufen werden.

Darüber hinaus stützt sich diese Funktion auf künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, wodurch sie die Sprache der Nutzer versteht und aus ihren Suchanfragen lernt, um immer relevantere Ergebnisse anzuzeigen.

Erweiterte Suche im SharePoint-Intranet von intranet.ai

Wissensmanagement und Kommunikation

Das auf SharePoint Online basierende Intranet bietet eine strukturierte Plattform für ein effektives Wissensmanagement und die interne Kommunikation - zwei Prozesse, die sich gegenseitig unterstützen, um das Unternehmenswachstum zu fördern. Es genügt, einen kurzen Blick auf die Funktionen und Inhalte zu werfen, die im Portal untergebracht werden können.

Die Inhaltsseiten fungieren als zentrale Repositorien, in denen Informationen leicht zugänglich sind und durch die Verwendung von Metadaten, Tags und Kategorien in Sekundenschnelle abgerufen werden können.

Gleichzeitig wird die Weitergabe von Informationen durch Funktionen zur Erstellung und Verteilung von Nachrichten, Aktualisierungen, Dokumenten und Ressourcen an bestimmte Nutzergruppen oder die gesamte Öffentlichkeit des Unternehmens vereinfacht.

In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass das SharePoint-Intranet in Teams integriert werden kann, um Inhalte in den Chats, Kanälen und Gruppen der Anwendung zu verbreiten, indem personalisierte Benachrichtigungen verschickt werden. Die Integration mit asynchronen Kollaborationswerkzeugen wie Yammer (jetzt Viva Engage) verbessert ebenfalls die Kommunikation und den Informationsaustausch. Für Laien: Yammer ist eine Plattform, mit der ein soziales Netzwerk für Unternehmen aufgebaut werden kann.

Die Konversationen der Yammer-Community können dann in das SharePoint-Intranet integriert werden, sodass die Nutzer die neuesten Updates lesen und an Diskussionen teilnehmen können, ohne zwischen den Plattformen wechseln zu müssen.

Aber es gibt nicht nur Microsoft-Anwendungen: Die im Intranet des Unternehmens angebotenen Informationen können auch durch die Integration von Inhalten aus den sozialen Profilen des Unternehmens auf LinkedIn, Facebook, Instagram und TikTok bereichert werden. Informationen, die weniger formell sind als die, die normalerweise geteilt werden, aber sicherlich dazu dienen können, die Unternehmensgemeinschaft zu stärken und Wissen zu vermitteln, das sich stärker an den Werten und der Mission der Organisation orientiert.

Ebenso kann das Unternehmen beschließen, Inhalte und Nachrichten aus Blogs, Websites und digitalen Branchenmagazinen in das Intranet zu integrieren , um die den Nutzern zur Verfügung gestellten Informationen zu bereichern.

RSS-Feed für die SharePoint-Intranet von intranet.ai

Wissensmanagement und Unternehmenskultur

Die Kultur einer Organisation ist keine Ansammlung abstrakter Werte, sondern ein strategischer Trumpf, der die Fähigkeit eines Unternehmens, eine effektive Wissensmanagementstrategie umzusetzen, direkt beeinflusst. Unternehmen, denen es gelingt, eine Kultur zu schaffen, die auf den Erfahrungen der Mitarbeiter, der Zusammenarbeit und dem Wissensaustausch basiert, können auf besser ausgerichtete und motiviertere Teams zählen: die treibende Kraft für ein nachhaltiges und dauerhaftes Wachstum.

Die Beziehung zwischen Wissensmanagement und Kultur ist jedoch zweiseitig. Denn die Einführung eines guten Wissensmanagementsystems, das möglicherweise in das Intranet integriert ist, erleichtert nicht nur den Austausch von Informationen, sondern auch die Verbreitung der Werte und der Mission, die der Organisation zugrunde liegen.

Ein zugänglicher und sicherer Wissensaustausch

Ein effektives Wissensmanagement hängt von der Fähigkeit ab, Informationen für alle Nutzer zugänglich zu machen und gleichzeitig die Kontrolle über die Datensicherheit zu behalten. Das SharePoint-Intranet ist in der Lage, diese scheinbar widersprüchliche Funktion zu erfüllen.

Einerseits bietet es einen zentralen und unmittelbaren Zugriff auf Unternehmensressourcen und stellt sicher, dass jeder Nutzer über die Informationen verfügt, die er für seine Arbeit benötigt.

Andererseits setzt er ausgeklügelte Kontrollsysteme ein, um sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. So entsteht ein stabiles Gleichgewicht zwischen Zugänglichkeit und Sicherheit, das durch die Eigenschaften von SharePoint wie die granulare Verwaltung von Berechtigungen ermöglicht wird.

Benutzerfreundliche Schnittstelle

Um die Effektivität eines Wissensmanagementsystems zu maximieren, ist die Entwicklung einer intuitiven Benutzeroberfläche eine lohnende Investition. Im Fall des SharePoint-Intranets können die Informationen innerhalb von :

Landing Pages
Vertiefungsseiten
Archive zum Durchsuchen von Dokumenten
Bereiche, die bestimmten Diensten gewidmet sind
FAQ-Seiten, die das Wiki des Unternehmens bilden

In jedem dieser Bereiche wird der Zugang zu Informationen durch eine klare Navigation und eine erweiterte Suche vereinfacht, mit der Sie, wie bereits erwähnt, schnell die Inhalte finden, die Sie benötigen.

Soziale Funktionen für eine partizipative Kultur

Der Erfolg einer Wissensmanagementstrategie hängt auch von der Bereitschaft ab, eine engagiertere und personenzentrierte Unternehmenskultur aufzubauen.

Das SharePoint-Intranet kann mit internen sozialen Plattformen, Communities of Practice und Foren integriert werden, damit die Nutzer Ideen, Erfahrungen und Lösungen in einer kollaborativen digitalen Umgebung frei austauschen können. Dieser Ansatz verwandelt individuelles Know-how in einen kollektiven Vorteil und macht die Organisation widerstandsfähiger und bereit für zukünftige Herausforderungen.

Bewährte Praktiken für das Wissensmanagement

Um das oben Gesagte zu untermauern, folgen nun fünf Tipps zur Förderung einer effektiven Wissensmanagementstrategie, insbesondere durch die Einführung eines Unternehmensintranets.

1 - Personen verbinden

Es ist sinnvoll, Personen über eine Plattform zu verbinden, die eine sofortige und kontinuierliche Kommunikation erleichtert, wie z. B. ein integriertes Unternehmensintranet mit Chat, Foren und internen Gemeinschaften. Diese Verbindung zwischen allen Personen innerhalb der Organisation führt zur Schaffung einer Umgebung, in der es leichter ist, Wissen und Erfahrungen auszutauschen.

Die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Vorschläge auszutauschen und von Kollegen zu lernen, hilft dabei, Schwierigkeiten schnell zu überwinden und neue Lösungen zu entwickeln, um die Produktivität und das Wohlbefinden im Unternehmen zu steigern.

2 - Erfahrene Kollegen mit einbeziehen

Bei der Umsetzung einer Wissensmanagementstrategie ist es wichtig, erfahrene Kollegen anzuerkennen und aktiv einzubeziehen, da sie oft eine wertvolle Quelle für Informationen und praktisches Wissen darstellen.

Über eine Intranet-Plattform können diese Fachleute ihr Wissen auf strukturierte Weise weitergeben: z. B. durch die Erstellung von Schulungsinhalten oder die Organisation von Live-Veranstaltungen wie Workshops und Frage-und-Antwort-Sitzungen.

3 - Die Verbreitung von Standardverfahren ermöglichen

Ein Intranet ermöglicht die Einrichtung einer zentralen Datenbank, in der die Standardverfahren, Arbeitsabläufe und bewährten Praktiken des Unternehmens dokumentiert und für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sind. Mithilfe dieses Repositoriums kann das Schlüsselwissen, das zur Erfüllung der täglichen Aufgaben benötigt wird, konsolidiert werden, um die Qualität der Arbeit aller Nutzer zu verbessern.

So können beispielsweise Leitfäden für jede Organisationsfunktion, betriebliche Checklisten und Handbücher zur Lösung häufiger Probleme erstellt werden. Durch den schnellen Zugriff auf diese Materialien können alle Mitglieder der Organisation schnell neue Fähigkeiten erwerben, indem sie sich von den Erfahrungen ihrer Kollegen inspirieren lassen oder die vom Unternehmen geförderten Leitlinien als Vorbild nehmen.

4 - Förderung der Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit ist das Herzstück einer guten Wissensmanagementstrategie, und das Intranet des Unternehmens bietet verschiedene Instrumente, um sie zu fördern. Eigene Seiten für ein Team, ein Projekt oder eine Abteilung, kollaborative Repositories für die Organisation von Dokumenten und Tools für die Verwaltung gemeinsamer Aufgaben sind nur einige der Funktionen, die Teams bei der Kommunikation unterstützen, egal wo sie sich befinden.

Durch spezielle Bereiche für bestimmte Projekte oder themenbezogene Communities können echte Hubs für die Zusammenarbeit geschaffen werden, in denen die Teams eines Unternehmens Ideen entwickeln, Kommentare austauschen und Aktualisierungen in Echtzeit teilen können.

Außerdem erleichtert das Intranet durch die Nachvollziehbarkeit von Konversationen und gemeinsam genutzten Ressourcen den Aufbau eines Repositoriums an nützlichem Wissen für die Zukunft, auf das neue Kollegen zugreifen können, um ihre Integration in das Team zu beschleunigen.

5 - Die Suche nach Informationen vereinfachen

Ein effektives Wissensmanagement erfordert eine klare und übersichtliche Struktur, was durch die Verwendung von Tags und Kategorien im SharePoint-Intranet erreicht werden kann. Durch die Verwendung dieser Werkzeuge kann eine semantische Karte erstellt werden, die das Auffinden von Informationen im digitalen Arbeitsbereich des Unternehmens stark vereinfacht.

Beispielsweise kann man Archive oder FAQ-Seiten erstellen, deren Inhalt nach Projekten, Abteilungen oder Themen geordnet ist. Anschließend kann man einfach eine Stichwortsuche durchführen oder direkt einen Filter anwenden, um die Informationen zu durchsuchen und sofort das zu finden, was man braucht.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP für SharePoint und Microsoft 365 seit 2010.

Giuseppe ist der Gründer von intranet.ai und einer der Top-Experten in Italien für alles, was mit Microsoft 365 zu tun hat. Seit Jahren unterstützt er Unternehmen beim Aufbau ihres digitalen Arbeitsbereichs in der Microsoft-Cloud und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter sich wohl fühlen.

Er organisiert monatliche Online-Veranstaltungen, um Kunden über die Neuerungen in Microsoft 365 zu informieren und ihnen zu helfen, das Beste aus ihrem digitalen Arbeitsplatz herauszuholen.

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FAQ zum Wissensmanagement im Unternehmen

Was ist Knowledge Management?

Knowledge Management ist eine Strategie zur Erfassung, Organisation und Weitergabe von Informationen innerhalb eines Unternehmens. Auch als Wissensmanagement bekannt, macht es Wissen für Mitarbeitende zugänglich, um die Produktivität, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Warum ist Wissensmanagement für Unternehmen wichtig?

Wissensmanagement hilft Unternehmen, Ineffizienzen zu reduzieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sichergestellt wird, dass essenzielles Wissen jederzeit verfügbar bleibt und das Unternehmenswachstum unterstützt.

Wie unterstützt Knowledge Management die Innovation?

Durch die Umwandlung von implizitem Wissen in zugängliche Ressourcen fördert das Knowledge Management die Verbreitung von Ideen. Dies ermöglicht es Mitarbeitenden, auf bestehende Lösungen zurückzugreifen und diese kontinuierlich zu optimieren.

Welche Best Practices gibt es für das Wissensmanagement in Unternehmen?

Zu den Best Practices gehören die Ausrichtung an den Unternehmenszielen, die Einbindung der Führungsebene, die Wahl geeigneter Technologien (wie Intranet-Lösungen) sowie die Erfolgsmessung anhand von Produktivitätskennzahlen.

Wie kann Technologie das Knowledge Management verbessern?

Plattformen wie SharePoint und Microsoft 365 bieten Tools für den Wissensaustausch, das Dokumentenmanagement und die erweiterte Suche, wodurch der Zugang zu Informationen in der gesamten Organisation erleichtert wird.

Welche Vorteile bietet ein Intranet für das Wissensmanagement?

Ein Intranet erleichtert das Wissensmanagement, indem es Informationen und Ressourcen zentralisiert, die Zugänglichkeit für Mitarbeitende verbessert, die Zusammenarbeit stärkt und das Dokumentenmanagement optimiert.