Microsoft Forms: Wie man in 6 Schritten Formulare und Umfragen erstellt

Microsoft Forms ist eine Anwendung in der Microsoft 365-Suite, mit der Benutzer Umfragen und Formulare erstellen können. Mit dieser Anwendung können Sie alles von Kundenzufriedenheitsumfragen bis hin zu Tests für Schüler und Lernende erstellen und veröffentlichen.

Microsoft Forms bietet auch Integrationen mit verschiedenen anderen Microsoft-Anwendungen wie SharePoint Online, Teams und Power Automate, um die Funktionalität zu erweitern und die Benutzererfahrung zu verbessern.

In diesem Artikel werden wir die Funktionen, Integrationen und Schritte betrachten, die erforderlich sind, um eine Umfrage mit Forms zu erstellen.

Was Microsoft Forms ist und wie es funktioniert

Microsoft Forms ist die App in der Microsoft 365-Suite, mit der Benutzer benutzerdefinierte Formulare schreiben, veröffentlichen und verteilen können, von Fragebögen zur Messung der Kundenzufriedenheit bis hin zu Tests für Studenten und Lernende.

In der Tat kann diese Anwendung jedem dienen, der direkt mit seiner Zielgruppe kommunizieren und nützliche Informationen über ihr Engagement, ihren Wissensstand oder ihre Meinung zu einem beliebigen Thema erhalten möchte.

Mit Forms können Sie auch Veranstaltungen und Initiativen organisieren.

So können Sie beispielsweise eine Umfrage mit allen alternativen Sitzungsmöglichkeiten verbreiten, das Feedback der Teilnehmer einholen und auf ihre Bedürfnisse eingehen, ohne auch nur eine E-Mail zu versenden.

Sie können aber auch einen Fragebogen ausfüllen, in dem Sie um Vorschläge bitten und komplexe Situationen aufklären, z. B. die weit verbreitete Unzufriedenheit mit einem außerschulischen Kurs oder die Nichtnutzung des neuen Intranets des Unternehmens.

Kurz gesagt, wo Fragen darauf warten, beantwortet zu werden, ist Microsoft Forms der Schlüssel zum Sammeln und Aufbereiten - auch grafisch - von Daten aus Ihren Gemeinschaften.

Bevor wir uns mit den Einzelheiten der Funktionsweise von Microsoft Forms befassen, wollen wir uns gemeinsam ansehen, wie man auf die Anwendung zugreift.

Forms ist für Kunden von Office 365 Education und Microsoft 365 Apps for Business sowie für Benutzer mit einem Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder Outlook.com) verfügbar.

Wir sollten jedoch darauf hinweisen, dass die maximale Anzahl der Formulare, die Sie erstellen können, und die Antworten, die Sie erhalten können, von der Art des Kunden abhängen, mit dem Sie es zu tun haben.

Der Stand der Dinge ist folgender:

• Office 365 Education und Microsoft 365 Apps for Business Kunden:
  • 200 aktive Formulare.
  • 50.000 Antworten pro Formular.
• Benutzer mit Microsoft-Konten (Hotmail, Live oder Outlook.com):
  • 200 aktive Formulare.
  • 1.000 Antworten pro Formular (kostenpflichtige Konten).
  • 200 Antworten pro Formular (kostenlose Konten).

Wollen Sie einen kleinen Trick wissen?

Exportieren Sie die gesammelten Daten nach Excel und löschen Sie sie aus dem entsprechenden Formular auf Forms.

Auf diese Weise wird Platz frei, um mehr Beantwortungen zu erfassen, als Ihr Konto zulässt.

Was den Benutzerzugang betrifft, so wird die App automatisch für alle Personen im Unternehmen aktiviert.

IT-Administratoren können diese Standardeinstellung jedoch ändern und den Zugriff nur für bestimmte Benutzergruppen ermöglichen. Dazu müssen sie die folgenden kurzen Schritte ausführen:

• Melden Sie sich bei der Verwaltungsoberfläche von Microsoft 365 an.
• Klicken Sie auf "Benutzer" und dann auf "Aktiv".
• Markieren Sie das Kästchen neben dem Benutzer, den Sie von der Nutzung der App ausschließen möchten.
• Klicken Sie auf "Produktlizenzen verwalten".
• Erweitern Sie die Liste der Anwendungen, die in Unternehmenslizenzen enthalten sind, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für Microsoft Forms.

Ihre Organisation kann dann den Zugang zu den Fragebögen und die Analyse der gesammelten Daten kontrollieren, so dass sensible Informationen geschützt sind.

Dadurch wird verhindert, dass neugierige Augen die Namen der Nutzer sehen, die an der Umfrage teilgenommen und vielleicht sehr persönliche Antworten über ihre Beziehung zum Unternehmen und seine Initiativen gegeben haben. Aber das ist nur ein Beispiel.

Die mit Forms erstellten Formulare sind so eingerichtet, dass die Antworten anonym übermittelt werden. Nur in dem Moment, in dem der Name der befragten Nutzer bekannt sein muss, kann ein spezielles Textfeld eingefügt werden.

Um beim Thema Zugang zu den Formularen zu bleiben, ist es wichtig zu erwähnen, dass Sie auch Personen von außerhalb der Organisation einbeziehen können.

Sie müssen zu den Microsoft Forms-Einstellungen gehen und das Kästchen ankreuzen, das die Zielgruppe, die Sie erreichen möchten, am besten definiert. Die Optionen sind wie folgt:

• Alle.
• Nur Personen innerhalb der Organisation.
• Personen, die für die Organisation spezifisch sind.

Überprüfen Sie natürlich den ersten Punkt, damit Sie Feedback von Personen wie Ihren Kunden, Lieferanten oder den Eltern Ihrer Absolventen einholen können.

Zusätzlich zur Zielgruppe können Sie im Einstellungsbereich der Forms-App ein Ablaufdatum festlegen, nach dem die Umfrage geschlossen wird, oder die Funktion zum Anzeigen von Lösungen aktivieren.

Letzteres ist besonders nützlich, wenn Sie einen Kreuztabellentest durchführen möchten, bei dem die Teilnehmer die richtige Option für jede Frage sofort nach ihrer Antwort entdecken können.

Darüber hinaus können Sie den Ausfüllbalken aktivieren, der den Benutzern den Fortschritt im Fragebogen anzeigt.

Dies ist eine zweite wichtige Funktion, die Sie Ihren Bewertungstests hinzufügen sollten, um den Teilnehmern zu helfen, ihre Zeit zu verwalten. Sie kann aber auch nützlich sein, um diejenigen zu motivieren, die Umfragen oft abbrechen, wenn sie das Ende nicht mehr sehen.

In Ihren persönlichen Forms-Einstellungen können Sie zwei weitere Dinge tun:

• Verfassen Sie eine Dankesnachricht.

Für uns ist es immer schön, einen kurzen Satz zu lesen, in dem wir uns für die Zeit und Mühe bedanken, die wir in die Beantwortung der einzelnen Fragen investiert haben.

• Aktivieren Sie Antwortbenachrichtigungen.

Mit Formularbenachrichtigungen erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail, wenn ein Benutzer ein ausgefülltes Formular abgegeben hat. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt Ihrer Umfrageteilnahme überwachen - und sie bei Bedarf fördern -.

Nachdem wir so weit gekommen sind, können wir Sie nun bei der Erstellung eines Formulars mit Microsoft Forms anleiten.

Doch zunächst ein letzter Punkt.

Wenn Ihr Publikum international ist, können Sie sich auf die mehrsprachige Unterstützung in der App verlassen, damit die Nutzer Ihren Fragebogen in der von ihnen bevorzugten Sprache anzeigen können, indem sie ihn in ihrem Desktop- oder mobilen Browser öffnen.

Fragebögen, Tests und Umfragen passen sich nämlich an jedes Gerät an.

Ja, mit Forms erstellte Formulare sind einfach intelligent.

Die 6 Schritte zur Erstellung einer Umfrage mit Microsoft Forms

Schritt für Schritt erfahren Sie, wie Sie mit Microsoft Forms ein individuelles Formular oder einen Fragebogen erstellen.

Vom Erstellen der Datei bis zur grafischen Anpassung, von der Strukturierung der Fragen bis zur Verwaltung des Benutzerfortschritts führen wir Sie durch jeden Schritt des Prozesses.

Schritt 1: Erstellen der Datei

Folgen Sie zunächst dem Link zu Microsoft Forms, um die Startseite der Anwendung aufzurufen.

Hier müssen Sie sofort eine Entscheidung treffen:

• Erstellen Sie ein Formular von Grund auf neu.
• Erkunden Sie die Vorlagen der Plattform und öffnen Sie eine fertige Vorlage, die Ihren Fragen gerecht wird.

Um mit unserem Beispiel fortzufahren, wählen Sie "Neues Formular" oder "Neues Quiz".

Dadurch wird eine leere Datei erstellt, der Sie einen Namen und eine kurze Einleitung geben müssen.

Schreiben des Titels und der Beschreibung eines neuen Formulars

Kommen wir nun zu den Fragen.

Schritt 2: Gliedern Sie das Formular in Fragen und Abschnitte

Forms ermöglicht es Ihnen, einen Fragebogen einfach und flexibel zu gestalten, indem Sie verschiedene Fragetypen und thematische Makroabschnitte verwenden.

Letztere sind nützlich, um mehrere Fragen zum selben Thema zu gruppieren.

Sie könnten zum Beispiel alle Fragen zusammenfassen, die sich darauf beziehen, wie oft Sie regelmäßige Treffen abhalten oder den Tag und die Uhrzeit einer Veranstaltung festlegen möchten.

Erstellen Sie einen thematischen Abschnitt mit Fragen

In jedem Abschnitt können Sie eine theoretisch unendliche Anzahl von Fragen eingeben, aus denen Sie wählen können:

• Single-Choice-Fragen.
• Multiple-Choice-Fragen.
• Offene Fragen.
• Beantwortung der Fragen durch Bewertung auf einer 5-Sterne-Skala, 0-10, usw.
• Beantwortung der Fragen durch Eingabe eines Datums.
• Tabelle mit abgestufter Bewertung.
  
  

Geben Sie eine abgestufte Bewertungstabelle ein

Wie Sie sehen können, können Sie jede Frage in Ihrem Formular anpassen, indem Sie den Vorschlägen der Plattform folgen oder kleine Begleitbilder einfügen.

Schritt 3: Linearer, zufälliger oder verzweigter Pfad?

Nachdem wir gesehen haben, wie und welche Arten von Fragen Sie einfügen können, wollen wir nun über den Benutzerpfad sprechen.

Mit Microsoft Forms können Sie die Reihenfolge der Fragen in genau der Reihenfolge vorschlagen, in der Sie sie erstellt haben... oder auch nicht.

Wenn Sie die Reihenfolge, in der die Fragen erstellt werden, beibehalten wollen, müssen Sie nichts tun. Der Pfad ist nämlich standardmäßig linear.

Sie können die Fragen jedoch auch auf zwei andere Arten an Ihr Publikum richten:

• Zufällig.

Der Zufallspfad führt dazu, dass jeder Ihrer befragten Nutzer die Fragen in einer anderen Reihenfolge erhält als die anderen.

Dies ist eine nützliche Funktion für schulische Bewertungstests, aber auch für den Fall, dass Sie mit Fragebögen eher psychologischer Natur experimentieren möchten.

Um den Zufallsmodus einzustellen, müssen Sie in den Moduleinstellungen "Fragen mischen" auswählen.

• Verzweigt.

In diesem Fall ist der Weg des Nutzers nicht zufällig, sondern folgt eher einer Linearität der Relevanz als der Zeit. Was das bedeutet?

Kurz gesagt, Sie können eine Antwort mit einer Frage verknüpfen, die nicht direkt auf die aktuelle Frage folgt, aber relevanter ist.

Verdeutlichen wir es an einem Beispiel.

Wenn ein Nutzer auf die Frage "Wie oft benutzen Sie unser Produkt?" die Antwort "Nie" auswählt, erübrigt sich die Folgefrage "Was gefällt Ihnen an unserem Produkt am besten?" Stattdessen lohnt es sich, ihn auf die Frage "Wie könnten wir das Produkt verbessern?" zu verweisen.

Jeder Nutzer kann dann einem personalisierten Pfad folgen, der aus Fragen besteht, die für seine Erfahrungen als Kunde, Lieferant, Elternteil usw. am wichtigsten sind.

Um Ihr Formular zu verzweigen, müssen Sie auf "Verzweigung hinzufügen" in den drei Punkten unten rechts in einer der Fragen klicken.

Wählen Sie dann die Antwort aus, von der aus Sie die Verzweigung starten möchten, und wählen Sie die Frage, zu der Sie den Benutzer weiterleiten möchten.

Einrichten eines zufälligen Benutzerpfads mit Shuffle-Fragen

Erstellen eines verzweigten Benutzerpfads mit Verzweigung hinzufügen

Alles bereit.

Schritt 4: Branding des Formulars

Microsoft versucht immer, uns die Möglichkeit zu geben, Dateien und Inhalte in dem Stil anzupassen, der uns am besten repräsentiert, sowohl als Menschen als auch als Unternehmen.

Forms ist da keine Ausnahme.

Wie alle Anwendungen der Microsoft Suites können Sie auch mit Forms benutzerdefinierte Grafikdesigns erstellen oder ein bereits für Ihre Marke verpacktes Design hochladen.

Klicken Sie dazu einfach auf "Themen" in der oberen rechten Ecke, scrollen Sie bis zum Ende des sich öffnenden Fensters und wählen Sie "Angepasstes Thema".

Hinzufügen eines benutzerdefinierten Themas

Wenn Sie kein fertiges Grafik-Kit haben, hilft Ihnen Forms mit einem Karussell voller Farbpaletten und Vorlagen - einige davon sogar mit Animationen -, um Ihre Umfrage zu charakterisieren und sie in den Augen Ihrer Zielgruppe ansprechend zu gestalten.

Schritt 5: Nutzen Sie die Vorschau, um Ihre Arbeit zu bewerten

Um zu vermeiden, dass ein Formular mit Fehlern und Mängeln veröffentlicht oder weitergegeben wird, bietet Forms eine Vorschau an.

Wenn Sie in der oberen rechten Ecke auf "Vorschau" klicken, wird das Ergebnis Ihrer Arbeit genauso angezeigt, wie es in den Augen der Zielgruppe aussehen wird. Aber das ist noch nicht alles.

Sie können sogar zwischen dem Desktop- und dem mobilen Modus wechseln, um Ihr Formular in beiden Versionen zu sehen und so zu verstehen, ob die von Ihnen gewählte Einstellung auf jedem Gerät funktioniert.

Generell sollten Sie besonders auf Bilder achten und darauf, wie sich ihr Layout vom PC auf das Handy oder Tablet verändert.

Schließlich ist die Vorschaufunktion nützlich, um die Verzweigung von Fragen zu testen.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, einen Pfad zu erstellen, der auf die Entscheidungen der Benutzer reagiert, können Sie mit Ihren Fragen interagieren und sehen, ob die von Ihnen programmierte Umleitung tatsächlich funktioniert.

Schritt 6: Teilen oder veröffentlichen, keine große Sache

Nun können Sie entscheiden, ob Sie Ihr Formular veröffentlichen und damit beginnen, Feedback von Ihrem Publikum zu sammeln, oder ob Sie es als Vorlage für andere Benutzer freigeben möchten.

Die eine Option schließt die andere zum Glück nicht aus.

Wenn Sie Ihren Fragebogen einfach nur veröffentlichen möchten, klicken Sie oben rechts auf "Antworten sammeln" und wählen Sie aus, wie Sie ihn verbreiten möchten.

Unter den verfügbaren Optionen finden Sie die folgenden:

• E-mail.
• QR-Code.
• Code zum Einfügen in eine Webseite oder Sway.
• Soziale Medien.

Sie können den Link auch kopieren und in den Chat Ihrer bevorzugten Plattform senden.

Veröffentlichen Sie das Formular

Nach der Veröffentlichung beginnt das Formular mit der Erfassung von Benutzerantworten und stellt sie Ihnen im Abschnitt "Antworten" oben links zur Verfügung.

Hier können Sie nützliche Daten und Informationen einsehen, z. B. die Anzahl der ausgefüllten Fragebögen, die durchschnittliche Zeit, die die Benutzer bis zum Ende des Fragebogens benötigten, und den Status (aktiv oder abgelaufen).

Sie erhalten außerdem ein Tortendiagramm, in dem die Antworten für jede Frage zusammengefasst sind, so dass Sie auf einen Blick sehen können, wie viele richtige Antworten gegeben wurden oder welches Element am meisten bevorzugt wurde.

Wenn Sie auf "Weitere Details" klicken, können Sie die einzelnen Fragen untersuchen und die Namen der einzelnen Benutzer (falls erforderlich) zusammen mit der von ihnen gewählten Option anzeigen.

Mit Forms können Sie die gesammelten Daten nach Excel exportieren.

Klicken Sie einfach auf "In Excel öffnen" und Sie werden direkt zu einer Pivot-Tabelle weitergeleitet, die bereits mit allen Antworten aus Ihrem Formular erstellt wurde.

Auf diese Weise können Sie besser mit den Daten interagieren und die Funktionen von Microsoft Excel nutzen, um sie in verschiedenen Arten von Diagrammen zu verarbeiten oder den Satz mit zusätzlichen Informationen aus externen Quellen zu ergänzen.

Schließlich bietet Forms die Funktion "Ideen".

Dies ist eine neue Innovation der App, die den Nutzern helfen soll, neue und unerwartete Erkenntnisse aus ihren Fragebögen und Umfragen zu gewinnen.

"Ideas" erstellt nämlich automatisch eine Reihe von Grafiken, die verschiedene Aufbereitungen der Daten zeigen und so neue Interpretationsansätze liefern.

So könnte der Benutzer beispielsweise eine Grafik über den Grad der Zufriedenheit der befragten Personen erhalten, die nach Geschäftsbereichen oder Klassen unterteilt sind.

Auf diese Weise ließe sich feststellen, dass eine Abteilung oder eine Gruppe von Alumni weniger zufrieden ist als die anderen Teilnehmer.

Wenn man darüber nachdenkt, könnte man zu dem Schluss kommen, dass die untersuchte Unternehmensveranstaltung oder der Schulkurs dieses bestimmte Segment des Publikums nicht anspricht. Vielleicht, weil die behandelten Themen für ihre Bedürfnisse nicht relevant sind.

Die Formulare zeigen also ein bestimmtes Problem auf und helfen dabei, es mit fundierten Strategieanpassungen auf der Grundlage des Feedbacks der direkt Betroffenen zu lösen.

Analysieren Sie gesammelte Daten und gewinnen Sie unerwartete Erkenntnisse

Microsoft Forms ermöglicht es Ihnen, Ihren Fragebogen zu duplizieren und an andere Benutzer im Unternehmen zu senden, die dann auf die Datei zugreifen und sie als Grundlage für die Erstellung neuer Umfragen verwenden können.

Ziel könnte es sein, Ihrem Team eine Vorlage zur Verfügung zu stellen, die bereits mit dem Unternehmensstil konfiguriert ist, so dass Sie die grafische Konsistenz aufrechterhalten können... und nicht jedes Mal ein benutzerdefiniertes Formular von Grund auf erstellen müssen.

Kein allzu schlechtes Werkzeug, oder?

Nachfolgend bieten wir eine zusammenfassende Tabelle der Schritte zur Erstellung eines Formulars oder Fragebogens mit Microsoft Forms an:

Mit welchen Microsoft-Anwendungen lässt sich Forms integrieren

Bis jetzt haben wir gesehen, was Microsoft Forms ist, welche Funktionen es hat und was es erreichen soll.

In dem Puzzle, das wir zusammengesetzt haben, fehlt jedoch noch ein wichtiges Teil, nämlich die Integrationsmöglichkeiten dieser Anwendung.

Wenn Sie unsere Artikel schon eine Weile lesen, wissen Sie, dass eine der obersten Prioritäten von Microsoft darin besteht, die Navigation zwischen seinen Produkten so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Aber diese Fluidität betrifft auch und vor allem die Funktionalität jeder Anwendung, die genau so konzipiert ist, dass sie die Funktion aller Tools des Microsoft-Universums ergänzt.

Forms verfügt daher auch über eigene Integrationsmöglichkeiten, die Tools wie SharePoint Online, Teams und Power Automate einbeziehen.

Lassen Sie uns diese gemeinsam entdecken.

Microsoft Forms und Outlook

Zunächst einmal können Sie eine Umfrage in eine Outlook-E-Mail einfügen, indem Sie auf die drei Punkte neben der Schaltfläche "Senden" klicken und "Polls" auswählen.

Daraufhin öffnet sich ein Seitenfenster, in dem Sie eine Single- oder Multiple-Choice-Frage eingeben können.

In der Tat ist es nicht möglich, einen strukturierten und komplexen Fragebogen zu erstellen, aber sicherlich wird diese Integration nützlich sein, um den Text einer Ihrer E-Mails zu begleiten und schnell und direkt Feedback von Ihrem Publikum zu erhalten.

Sobald Sie die E-Mail mit der Umfrage verschickt haben, können Ihre Zielnutzer antworten, ohne die Formularschnittstelle durchlaufen zu müssen.

Sie können direkt mit dem Text Ihrer E-Mail interagieren, und Sie können den Fortschritt der Umfrage in Echtzeit von Outlook aus überwachen, ohne dass es zu Abweichungen kommt.

Microsoft Forms und SharePoint Online

Um eine SharePoint-Webseite zu erstellen, stehen Ihnen mehrere Arten von Abschnitten zur Verfügung. Darunter befindet sich auch der Webpart speziell für Microsoft Forms.

Mit dem Forms-Webpart können Sie eine Umfrage erstellen und direkt zu einer Seite auf einer Ihrer Kommunikationsseiten hinzufügen, z. B. im Intranet, oder auf einer Teamseite.

Sie können auch die Ergebnisse eines bereits ausgefüllten Fragebogens einfügen und weitergeben, entweder in numerischer oder grafischer Form.

Auf diese Weise können die Nutzer, die sich beteiligt haben, die Gesamtleistung einsehen und verstehen, wie die allgemeine Meinung zu bestimmten Themen ist oder wie ihre Antworten in das Gesamtbild passen.

Um weitere Ideen zur Gestaltung einer ansprechenden internen Kommunikation zu erhalten,
lesen Sie unseren Artikel über das SharePoint-Intranet.

Microsoft Forms und Microsoft Teams

Natürlich darf ein Tool wie Forms in der ultimativen Collaboration-App nicht fehlen.

Um sie zu den Registerkarten hinzuzufügen, klicken Sie in einem Ihrer Chats auf die drei Punkte unterhalb der Textleiste. Es werden mehrere Anwendungen angezeigt, darunter "Umfragen" und "Polls".

Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, können Sie eine Umfrage erstellen, die Sie in Ihren Gesprächen mit Kollegen veröffentlichen können.

Allerdings können Sie, wie bei Outlook (siehe oben), jeweils nur eine Single- oder Multiple-Choice-Frage stellen.

Das hört sich einschränkend an, ist aber oft alles, was Sie brauchen, um per Chat schnelles Feedback über die Organisation einer Veranstaltung, Zeitpräferenzen für ein regelmäßiges Treffen und vieles mehr zu erhalten.

Um einen Fragebogen, der aus mehreren Fragen und Abschnitten besteht, zu verbreiten, müssen Sie ihn zunächst in der Forms-App erstellen und dann über einen Link in Teams freigeben - dasselbe gilt für Outlook-E-Mails -.

Microsoft Forms und Power Automate

Sie können Power Automate von Microsoft Power Platform verwenden, um Automatisierungsabläufe in Ihre Umfragen zu integrieren.

Dies könnte sich als nützlich erweisen, damit das Formular automatisch auf bestimmte Dinge reagiert, die darin geschehen.

Ein Beispiel: Wenn ein Nutzer die Frage "Werden Sie am nächsten Webinar des Unternehmens teilnehmen?" bejaht, erhält er sofort eine E-Mail mit einem Link zu der Veranstaltung.

Um einen solchen Automatisierungsablauf einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Rufen Sie die Power Automate-Schnittstelle auf.
• Klicken Sie auf "Erstellen" und dann auf "Automatischer Ablauf".
• Geben Sie Ihrer Bewegung einen Namen, sonst wird sie ihr automatisch zugewiesen.
• Wählen Sie im Abschnitt "Wählen Sie den Auslöser für Ihren Ablauf" die Option "Formulare", die Sie interessiert. Zum Beispiel "Wenn eine neue Antwort übermittelt wird".
• Klicken Sie auf "Erstellen".
• Geben Sie im Abschnitt "Formular-ID" den Namen des Formulars ein, mit dem Sie den Automatisierungsablauf verknüpfen möchten.
• Wählen Sie "Neuer Schritt".
• Wählen Sie im Abschnitt "Wählen Sie eine Aktion" das Ereignis, das den Automatisierungsablauf starten soll. Ein Beispiel könnte "Antwortdetails abrufen" sein.
• Auch hier geben Sie unter "Form ID" das referenzierte Formular an und wählen dann "Response ID".
• Klicken Sie auf "Neuer Schritt".
• Wählen Sie im Abschnitt "Konnektoren und Aktionen suchen" unter "Wählen Sie eine Aktion" den Punkt "Bedingung". Sie finden es auf der Registerkarte "Aktionen", neben der Registerkarte "Auslöser".
• Geben Sie unter "Wählen Sie einen Wert" die Frage an, für die Sie eine automatische E-Mail senden möchten. In unserem Fall nehmen wir die Frage "Werden Sie am nächsten Webinar des Unternehmens teilnehmen?".
• Wählen Sie in der Liste, die neben der Frage erscheint, die Option "ist gleich" und geben Sie dann "Ja" an.
• Wählen Sie im Abschnitt "Wenn ja" die Option "Eine Aktion hinzufügen".
• Klicken Sie unter "Suchanschlüsse und Aktionen" auf "Aktion auswählen" und wählen Sie "E-Mail senden".
• Wählen Sie im Abschnitt "An" die Option "E-Mail der Befragten".
• Schreiben Sie den Text Ihrer automatisierten E-Mail.

Mit ein bisschen Geduld ist das kein Problem.

Microsoft Forms und PowerPoint

Hier ist eine weitere Integrationsmöglichkeit, mit der Sie eine Umfrage in eine PPT-Präsentation einfügen können.

Klicken Sie dazu unter den Registerkarten, die PowerPoint für jede Folie bereitstellt, auf "Einfügen" und wählen Sie "Forms".

Von hier aus können Sie entscheiden, ob Sie einen Fragebogen von Grund auf neu erstellen möchten, indem Sie auf "Neues Formular" oder "Neues Quiz" klicken, oder ob Sie ein bestehendes Formular hinzufügen möchten.

Wenn Sie eine Ihrer eigenen, bereits veröffentlichten Umfragen einfügen möchten, müssen Sie lediglich die entsprechende Datei aus dem Fenster "Meine Formulare" auswählen, das sich auf der Seite öffnet.

PowerPoint ermöglicht es Ihnen, die Umfrage direkt von der Benutzeroberfläche aus zu bearbeiten, so dass Sie nicht ständig zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln müssen - Sie verstehen langsam, wie wichtig Integration ist, nicht wahr? -.

Sobald die Änderungen abgeschlossen sind, können Sie Ihre Präsentation über Outlook, OneNote, Teams und andere Programme freigeben.

Wichtig ist, dass die Empfänger die Möglichkeit haben, direkt auf der Folie, auf der sie sich befinden, mit Ihrer Umfrage zu interagieren.

Sie selbst können den Fortschritt der Beantwortung in PowerPoint im Bereich "Meine Formulare" verfolgen.

Microsoft Forms und Microsoft Stream

Lassen Sie uns die Diskussion über Formulare mit dieser Integration abschließen: Sie können einen Fragebogen in Stream erstellte Multimedia-Inhalte einbetten.

Steigern Sie das Engagement des Publikums mit Sofortfragen und kleinen interaktiven Quiz.

Nutzen Sie diese Funktion, um Feedback zum Inhalt einzuholen oder das Verständnis für die behandelten Themen zu testen.

Dazu sind nur ein paar einfache Schritte erforderlich.

Wir führen sie im Folgenden auf:

• Zugriff auf die Stream-Schnittstelle.
• Klicken Sie im Menü "Meine Inhalte" auf "Videos" und wählen Sie das Video aus, in das Sie ein Formular einfügen möchten.
• Fügen Sie im Abschnitt "Formular-URL" den Link zu Ihrem Fragebogen auf Forms ein.
• Geben Sie den Titel Ihres Fragebogens oder Ihrer Umfrage unter "Name Ihres Formulars" an.
• Platzieren Sie das Formular, indem Sie den Platzierungskopf der Video-Befehlsleiste bewegen.
• Klicken Sie auf "Zur Zeitleiste hinzufügen".

Noch einmal: Sie sind fertig.

FAQ zu Microsoft Forms und wie man eine Umfrage mit seinen Funktionen und Integrationen in Microsoft 365 erstellt

1. Was ist Microsoft Forms?

Microsoft Forms ist die Anwendung in der Microsoft 365-Suite, mit der Benutzer individuelle Formulare erstellen, veröffentlichen und verteilen können. Dies reicht von Umfragen zur Messung der Kundenzufriedenheit bis hin zu Tests für Schüler und Lernende.

2. Für wen ist Microsoft Forms geeignet?

Tatsächlich kann diese Anwendung für jeden nützlich sein, der direkt mit seinem Publikum kommunizieren möchte, um wertvolle Informationen über deren Engagement, Wissensstand oder Meinung zu einem beliebigen Thema zu erhalten.

3. Wie kann ich den Zugriff auf Microsoft Forms steuern?

IT-Administratoren können den Zugriff auf Microsoft Forms für bestimmte Benutzergruppen beschränken, indem sie die Einstellungen in der Microsoft 365-Verwaltungsoberfläche anpassen.

4. Welche Integrationen sind mit Microsoft Forms verfügbar?

Microsoft Forms kann nahtlos mit anderen Microsoft-Anwendungen wie Outlook, SharePoint Online, Teams, Power Automate, PowerPoint und Microsoft Stream integriert werden, um die Funktionalität und den Nutzen zu erweitern.

5. Wie erstelle ich ein Formular mit Microsoft Forms?

Es gibt sechs Schritte zur Erstellung eines Formulars mit Microsoft Forms, darunter das Erstellen der Datei, das Strukturieren des Formulars, das Festlegen des Fortschrittspfads, das Anpassen des Brandings, das Überprüfen in der Vorschau und das Teilen oder Veröffentlichen des Formulars.