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Microsoft Lists: Was sind sie und wie können sie an Ihrem Arbeitsplatz eingesetzt werden?

Lassen Sie uns über Microsoft Lists sprechen, die App, die Ihnen und Ihrem Team hilft, ihre Arbeit so flüssig und effizient wie möglich zu organisieren.

Sie erfahren, wie Sie die Plattform nutzen können, welche Berechtigungen Sie anwenden können, die wichtigsten Funktionen und andere interessante Fakten und Hinweise, die Ihnen helfen, die Vorteile der Plattform besser zu verstehen.

Microsoft Lists: Die Entwicklung von SharePoint-Listen

Microsoft Lists ist eine neue Anwendung im Ökosystem von Microsoft 365.

Noch nie war es so einfach, Ihre Arbeit zu organisieren und mit anderen in Ihrem Intranet oder in Ihren Teams-Gruppen zusammenzuarbeiten.

Benutzer können jetzt neue Listen innerhalb desselben Teams erstellen oder bestehende Listen von einer anderen SharePoint-Website, auf die sie Zugriff haben, hinzufügen.

Microsoft List wurde als Weiterentwicklung der SharePoint-Intranetlisten entwickelt, die von vielen Unternehmen zur Organisation und Verfolgung interner Informationen verwendet werden. Es hilft Ihnen, Aufgaben in intuitiven, intelligenten und flexiblen Listen zu verteilen.

Auf diese Weise haben Sie mehr Kontrolle über Ihre täglichen Aufgaben und sind immer in Kontakt mit Ihrem Team, da Sie an denselben Prioritäten arbeiten.

Mit der App "Listen" können Sie:

  • Listen für den Arbeitsalltag erstellen
  • den Überblick über Ressourcen und Ereignisse behalten
  • Ihr Inventar verwalten
  • Einfügen von Chats, Gruppen und Kalendern.

Diese Listen werden auf der SharePoint-Startseite angezeigt, die alle Ihre bevorzugten und zuletzt besuchten Seiten auf einer einzigen Seite zusammenfasst. Die Seitenlayouts sind sehr ähnlich.

Sie können die Startseite Listen finden, indem Sie den Abschnitt Listen in Office 365 aufrufen. Indem Sie Ihre neuesten und bevorzugten Websites im Vordergrund anzeigen, können Sie eine Liste dieser Websites sehen. Jede Ansicht ist einzigartig und auf Ihre Vorlieben zugeschnitten.

LISTS sind unter anderem in SharePoint, Teams und OneDrive for Business zu finden.

Microsoft Lists ist eine Funktion der Teams-Desktop-, Web- und Mobil-Clients.

 

Microsoft Lists: Arbeiten im Team ist einfacher

Personen, die in Gruppen arbeiten, verwenden häufig Microsoft-Listen.

Dank dieser App können Sie innerhalb Ihrer Gruppe mit Listen zusammenarbeiten, die flexible und intuitive Ansichten wie Raster, Registerkarten und Kalender verwenden.

Sie können auch jede Liste verfeinern, indem Sie neue Spalten hinzufügen, die Auswahlmöglichkeiten in Dropdown-Menüs festlegen, benutzerdefinierte Ansichten bearbeiten und Links austauschen, um sicherzustellen, dass MS Lists für Sie und Ihr Team optimal funktioniert.

Listen helfen Ihnen nicht nur dabei, den Überblick über die Informationen zu behalten, sondern sie ermöglichen es auch, dass jeder Punkt auf klare und visuelle Weise für sich selbst spricht.

In einem einzigen integrierten Erlebnis werden Materialien und Gespräche nebeneinander aufbewahrt.

Das Team hält die Synchronisation auch bei kleinen Änderungen aufrecht.

 

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Wie Microsoft Lists funktionieren

Microsoft Lists ist eine zentrale Plattform zum Anzeigen und Verwalten aller Ihrer Einzel- und Gruppenlisten.

Sie finden alle Ihre Favoriten und die neuesten, sowie die, die Sie direkt oder über eine Teams-Gruppe mit Ihnen geteilt haben.

Sie können bei der Erstellung jeder Liste zwischen vier vordefinierten Ansichten oder vier Hauptansichten wählen: Liste, Gitter, Galerie und Kalender.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Liste erstellen, ist das Gitter die erste Seite, die Sie sehen.

Sie bestehen in erster Linie aus Zeilen und Spalten, die nach Belieben neu geordnet und konfiguriert werden können.

Wenn Sie die Informationen in einer Liste schnell bearbeiten müssen, ist das Gitter die beste Option.




Die Liste ist ähnlich wie das Raster, aber sie kann nicht bearbeitet werden.

Die Galerie hingegen ist ideal für die Hervorhebung von Listen, die Bilder enthalten.

Wenn die Informationen in den Listen Datumsangaben enthalten, ist es am besten, die Kalenderansicht zu verwenden, um alles zu sehen.

Sie können auch die Ansichten wählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen, und Sie können den Fortschritt Ihrer Aktivitäten dank der von Ihnen erstellten Listen leicht verfolgen. Schließlich können Sie die Hintergrundfarbe eines Elements ändern: Orange zeigt an, dass der Status "In Prüfung" ist, während Grün bedeutet, dass der Status "Genehmigt" ist.

Wenn der Hintergrund, die Schriftfarbe und die Symbole bestimmte Kriterien erfüllen, ändern sie sich dynamisch.

Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen auf Microsoft Lists

Wenn Sie keine Zeit haben, diese Listen von Grund auf zu erstellen, machen Sie sich keine Sorgen. Sie können auf fertige Listenvorlagen zurückgreifen, die der Organisation entsprechen, der Sie angehören.

Im SharePoint-Intranet in der Microsoft-Liste wurden sogar maßgeschneiderte Modelle für bestimmte Anwendungsfälle entwickelt, z. B. für die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Überwachung von Problemen, das Ressourcenmanagement, die Verwaltung von Reiseplänen und vieles mehr.

Sie können gängige Szenarien mit Struktur, Modulen und vorkonfigurierten Funktionen mit einem Klick starten.

Hier sind einige Beispiele.

  • Problem-Management-Vorlage: Sie können Probleme verfolgen und beheben.
  • Vorlage für den Reiseplan einer Veranstaltung: Sie können alle Details der Veranstaltungen organisieren.
  • Patientenmodell: Sie können die Bedürfnisse und den Status von Patienten erfassen, damit die Gesundheitsteams die Pflegeaktivitäten überwachen und koordinieren können.
  • Darlehensmodell: Sie können den Status von Darlehensanträgen verfolgen.

Diese Vorlagen verfügen über eine vordefinierte Listenstruktur, ein Formularlayout und Formatierungsoptionen für die Listenansicht und die Details, damit die Benutzer sie schnell verwenden können.

Um sicherzugehen, dass Sie das am besten geeignete Modell gewählt haben, zeigt Ihnen die App zunächst eine Vorschau, wie die Liste aussehen wird, zusammen mit einigen Beispielen von Daten.

 



Sie haben alle neuen Formatierungselemente, Ansichten und mehr zur Verfügung, um Ihre Projektinformationen besser darzustellen und sich wieder an die Arbeit zu machen, sobald Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, was auch immer das ist.

Um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, können Sie jederzeit anpassbare Einstellungen, Regeln und intelligente Warnmeldungen verwenden.

Um Zeit zu sparen, können neue Listen unter Beibehaltung von Struktur und Formatierung aus bestehenden Listen erstellt oder Daten aus Excel-Tabellen importiert werden, um sie sofort zu erstellen.

Wenn Ihre Liste fertig ist, wo speichern Sie sie dann?

Sie können eine Liste auf jeder SharePoint-Website speichern, auf die Sie als Mitglied Zugriff haben, oder Sie können sie auf OneDrive for Business als persönliche Liste speichern.

Um Änderungen zu erleichtern, wird Ihre neue Liste im Vollbildmodus geöffnet. Sie können genau sehen, wo Ihre Liste gespeichert ist, wenn Sie sich die URL ansehen.

Die Standard-Symbolleiste für SharePoint-Listen wird angezeigt, mit der Sie ein einzelnes Element hinzufügen, schnell bearbeiten und an Power Platform senden können.

In Microsoft Listen erstellte Informationen freigeben

Unabhängig davon, ob die Elemente der von Ihnen erstellten und gespeicherten Listen kurz oder lang, komplex oder einfach sind, ist es wichtig, zusammenzuarbeiten und davon zu profitieren.

Es ist möglich, sowohl persönliche Listen als auch Teamlisten freizugeben, die den Mitgliedern gehören, die Mitglieder des Teams sind.

Sie können eine ganze Liste mit Bearbeitungsberechtigung freigeben oder mit Nur-Lese-Berechtigung versenden.

Wenn Sie nicht alle Elemente freigeben möchten, können Sie die Elemente auswählen, die Sie freigeben möchten, und dann ein Passwort anfordern, um Zugang zu ihnen zu erhalten.

Sie können auch wählen, ob sie bearbeitet werden dürfen oder nicht, und ein Verfallsdatum festlegen.

Andere Mitglieder können der gesamten Liste oder einzelnen Elementen Kommentare hinzufügen, nachdem die Listen freigegeben wurden.

App-Berechtigungen

Werfen wir einen Blick auf die Listenberechtigungen.

Die gleichen Einstellungen, die für SharePoint gelten, gelten auch für Microsoft-Listen. Folglich erben Listen standardmäßig die Berechtigungen der Website, zu der sie gehören. Wie bereits erwähnt, können Sie mit diesen Berechtigungen festlegen, welche Aktionen Benutzer durchführen können, z. B. ob sie Listen erstellen oder bearbeiten können.

In der App-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit, in einigen Fällen einzuschränken, was Benutzer auf Listen tun können. Wenn ein Mitglied eines Teams zum Beispiel die Standard-Listenansicht ändert, wirkt sich das auf alle Teammitglieder aus.

Sie können Listenansichten auf den Teambesitzer oder bestimmte Teammitglieder beschränken, indem Sie die Verwaltung von Einschränkungen verwenden.

Aktivieren oder Deaktivieren von Lists in Ihrer Organisation

Lists ist standardmäßig für alle Teams-Benutzer in der Organisation aktiviert. Sie können die App jedoch auf der Seite "Apps verwalten" im Microsoft Teams-Administrationszentrum deaktivieren oder aktivieren.

Hier sind die einzigen zwei Schritte, die Sie befolgen sollten:

  1. Gehen Sie im linken Bereich des Microsoft Teams-Verwaltungszentrums zu Teams-Apps > Apps verwalten.
  2. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
  • Um die Liste für Ihr Unternehmen zu deaktivieren, suchen Sie die App, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Sperren.
  • Um List für Ihr Unternehmen zu aktivieren, suchen Sie nach der List-App, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Zulassen.

Die Wechselwirkungen von Listen: SharePoint, Microsoft Teams und Planer

Listen interagieren mit SharePoint.

Wenn Sie ein Verzeichnis ausfüllen, sehen Sie es in der Schnellstartansicht der Homepage - derselben Website. Sie können Listen auch als Webpart zu einer SharePoint-Seite hinzufügen.

Neben SharePoint gibt es jedoch noch einen weiteren großen Vorteil von Lists: die Integration mit Microsoft Teams. Sie können eine Liste als Registerkarte zu Ihrem Team-Kanal hinzufügen, so dass Sie schnell auf alle Informationen zugreifen können, egal ob Sie Listen, SharePoint oder Teams verwenden.

Klicken Sie einfach auf +, um die Registerkartenbibliothek zu öffnen, und fügen Sie eine neue Instanz der Registerkarte "Listen" zu einem Kanal hinzu, um loszulegen.

 

Sind Sie mit Planner vertraut? Es ist die Microsoft 365 App, die bei der Arbeitsplanung hilft.

Die von Ihnen gemeldeten Aktivitäten können in die Listen integriert werden, so dass Sie jederzeit eine vollständige Planung haben.

Der Übergang von einer Plattform zur nächsten ist reibungslos und nahtlos.

Das Ziel von Microsoft 365 ist es, den Nutzern ein einheitliches digitales Erlebnis zu bieten, bei dem alle Anwendungen miteinander interagieren, um ihnen mehr Kontrolle über ihre Arbeit zu geben.

6 nützliche Funktionen von Listen

Inhaltsstrategie für soziale Medien

Um die Planung von Inhalten für soziale Medien zu organisieren und zu verwalten, verwenden Sie die Vorlage Content Scheduler in Listen. Sie können zum Beispiel alle Bilder, die Sie posten werden, sowie das Ablaufdatum, das Datum, an dem Sie posten werden, und mehr angeben.

Erstellen eines digitalen Zugangsblatts

Sie können ein Zugangsblatt mit Listen erstellen, in denen Sie Besucherinformationen, ein Bild ihres Ausweises und andere Informationen speichern. Auf diese Weise können Sie den Zeitaufwand für die Verwaltung von Anmeldungen und Benachrichtigungen in gewisser Weise reduzieren:

  • Wenn ein Besucher das Haus verlässt, können Sie Ihren Mitarbeiter am Eingangstor automatisch benachrichtigen, damit er sein Fahrzeug überprüfen kann.
  • Speichern Sie Besucherdaten, damit sie bei späteren Besuchen nicht erneut erfasst werden müssen.
  • Nutzen Sie ein einfaches cloudbasiertes Register.

Ticket-Tracker für Kunden

Eine weitere nützliche Funktion von Microsoft Lists ist die Möglichkeit, es in ein leichtes CRM-Programm umzuwandeln, um Kundentickets mithilfe eines integrierten Modells zu verfolgen.

Weisen Sie den zuständigen Kundendienstmitarbeiter zu, fügen Sie eine Beschreibung des Problems oder der Frage bei, und setzen Sie Prioritäten und verfolgen Sie den gesamten Prozess.

Verwaltung eines Projekts

Nehmen wir an, Sie müssen den Fortschritt eines Projekts im Auge behalten, brauchen aber keine teure und komplizierte Projektmanagement-Anwendung. In diesem Fall können Listen problemlos einen weiteren Arbeitsablauf verwalten.

Fügen Sie Aufgaben und Termine hinzu, erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe als "erledigt" oder "Problem" markiert wird, und nutzen Sie die Kalenderansicht, um den gesamten Projektzeitplan zu sehen.

 

 

Verwaltung der Geräteressourcen

Sie haben die Möglichkeit, Geräte des Unternehmens und wichtige zugehörige Daten einfach zu verfolgen. Nehmen Sie all diese Details in Ihre Ressourcenliste auf, um Zeit zu sparen und nicht stundenlang nach Garantieinformationen oder dem letzten Wartungsdatum suchen zu müssen.


Anstatt eine Liste von Tabellenkalkulationsnamen durchzublättern, können Sie mit einer visuellen Gitteransicht die benötigten Elemente noch einfacher auf einen Blick finden.

Onboarding eines neuen Mitarbeiters oder Lieferanten

Das Onboarding-Modell von Lists ermöglicht es Ihnen, die Onboarding-Aktivitäten für Mitarbeiter und Lieferanten zu verfolgen. Wenn Sie eine Benachrichtigungsregel hinzufügen, wird der Verantwortliche automatisch über die nächste Aktivität informiert.

Wenn eine "Vertraulichkeitsvereinbarung" als "unterzeichnet" markiert ist, kann Lists die Personalabteilung darüber informieren, dass der Zugriff des Mitarbeiters auf das Cloud-Konto gewährt wurde.

 

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Miro Radenovic

Miro Radenovic ist Microsoft-zertifiziert und Azure-Befürworter. Er hat Dev4Side und intranet.ai gegründet und dabei geholfen, ein leistungsfähiges Softwareunternehmen zu schaffen, das sich auf Microsofts Collaboration- und Cloud-Technologien spezialisiert hat. Er arbeitet als CTO für unsere integrierten Intranet-Lösungen und leitet Projekte mit unseren Firmenkunden.

Was ist intranet.ai?

Es ist ein einsatzbereites Unternehmensintranet.

Es wurde entwickelt, um Kosten und Implementierungszeit zu reduzieren, indem es einen hochmodernen und kollaborativen digitalen Arbeitsplatz bietet.

  • Der Startpreis beträgt 2450 € für ein voll ausgestattetes Intranet.
  • Mehr als 20 Apps, darunter intelligente Suche, Dokumentenmanagement, Nachrichten, Push-Benachrichtigungen und My Workplace.
  • 100% integriert mit SharePoint Online und Microsoft 365