SharePoint-Dokumentenmanagement: Wie verwaltet man Firmenarchive?

Wenn Ihre Archive nicht kooperativ sind und immer noch auf Ordnern und Verzeichnissen beruhen, haben Sie ein Problem.

Denn ohne die Unterstützung durch eine intelligente Plattform kämpfen Sie gegen Ihre Dokumente, anstatt sie zu verwalten. Und Sie verlieren.

Mit SharePoint können Sie das umkehren.

Warum sollten Sie SharePoint für die Verwaltung Ihrer Geschäftsdokumente verwenden?

Dies ist eine gute Frage, die uns auch häufig gestellt wird.

Deshalb haben wir uns entschlossen, in diesem Artikel eine schlüssige Antwort zu geben, indem wir die Besonderheiten eines Dokumentenmanagementsystems sowie die Aspekte, die bei der Entwicklung eines wirklich effektiven Systems zu berücksichtigen sind, untersuchen.

Effektiv, um die Anzahl der Dokumente, Dateien und Inhalte unter Kontrolle zu halten, die jedes Unternehmen produzieren muss, um auf dem Markt zu überleben und sein Wachstum dort zu sichern.

Denn Bürokratie ist ein notwendiges Übel; sie ist nur dann ein Übel, wenn man nicht das richtige Instrument hat, um sie zu steuern.

Für uns ist SharePoint von Microsoft 365 dieses Werkzeug.

SharePoint und der Lebenszyklus
eines digitalen Dokuments

Um unsere Antwort auf die Eingangsfrage zu untermauern, müssen wir zunächst den Zweck des Dokumentenmanagementsystems eines Unternehmens klären.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist kein reines Archiv, sondern dient dazu, den gesamten Lebenszyklus jedes darin enthaltenen Dokuments zu steuern.

Konkret könnte man sagen, dass die Lebensdauer eines Dokuments aus 4 Hauptphasen besteht:

1. Erstellung.
2. Kollaboration.
3. Katalogisierung.
4. Konservierung vs. Beseitigung.

Die Erstellung scheint ein klares Konzept zu sein, doch hinter diesem Schritt verbirgt sich eine gewisse Komplexität, denn es reicht nicht aus, einfach eine Datei zu öffnen und sie mit Inhalten und Informationen zu füllen, um ein nützliches digitales Dokument zu erhalten.

Im Gegenteil, einer der Vorteile der Digitalisierung von Archiven besteht gerade in der Möglichkeit, kontextbezogene Informationen hinzuzufügen, um ihre Verwaltung zu vereinfachen.

Zu diesem Zweck erlaubt SharePoint die Verwendung bestimmter Inhaltsinformationen (Content Type), die in jedem Dokument definiert werden können:

• der Eigentümer;
• das Datum der Erstellung und der letzten Bearbeitung;
• die Zielgruppe der Nutzer;
• die für den Zugriff auf die Datei erforderliche Berechtigungsstufe;
• die Version;
• den aktuellen Status, wie "Entwurf", "veröffentlicht" oder "genehmigt".

und die Liste setzt sich fort und verzweigt sich zu verschiedenen und möglichen benutzerdefinierten Bezeichnungen.

Die Funktion dieser Informationen besteht darin, den Dokumenten eine logische und kohärente Struktur zu geben, so dass sie vom Zeitpunkt ihrer Erstellung an nach Kategorien geordnet sind.

Übersetzt: keine Ordner mehr, die nach Themen unterteilt sind.

Darüber hinaus ermöglichen diese Informationen auch die Indizierung des Inhalts einer Datei, so dass die Benutzer die benötigten Dokumente finden können, ohne Zeit mit dem Durchsuchen der lokalen Ordner auf ihren PCs oder der Seiten der Unternehmenswebsite zu verlieren.

Es gäbe noch mehr Details hinzuzufügen, aber darüber werden wir später sprechen, wenn wir die dritte Phase angehen.

Kommen wir also zum zweiten Punkt: Zusammenarbeit.

 

 

Die Zusammenarbeit stellt einen strukturierteren Schritt im Leben eines Dokuments dar.

Sie umfasst nämlich mehrere Teilschritte, wie z. B. das Mitschreiben, die Überarbeitung und die Genehmigung, die sich gegenseitig überschneiden und von den Handlungen eines auffälligen und vielfältigen Nutzerkreises abhängen können.

Ein gutes Management muss daher die Kommunikation und den Austausch von Dateien flüssig gestalten, sowohl zwischen den beteiligten Personen als auch zwischen den Plattformen, auf denen sich die Dokumente bewegen müssen, um erstellt zu werden.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen mit Kollegen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten. Bis vor kurzem lief das Verfahren mehr oder weniger wie folgt ab:

1. Die Datei wurde erstellt.
2. Man dupliziert sie, oft auf einen persönlichen USB-Stick.
3. Das Flash-Laufwerk wurde dem Empfänger ausgehändigt, der den Inhalt auf seinen PC herunterladen konnte.
4. Die Datei wurde lokal bearbeitet.
5. Man müsste zu Schritt 2 zurückkehren und so bis zum Ende fortfahren.

Das ist alles sehr unpraktisch, vor allem, wenn man an Fragen der Datensicherheit denkt, aber die Einführung von Cloud-Plattformen hat das Paradigma auf den Kopf gestellt und eine effektive Kommunikation zwischen Menschen und Anwendungen in dieses Szenario eingebaut. Und nicht nur das.

Die Cloud-Revolution hat die Fernarbeit gefördert und den Weg für die Zusammenarbeit an Dateien in Echtzeit von jedem Gerät und Standort aus geebnet.

An dieser Stelle fragen Sie sich vielleicht, was der Unterschied zwischen einer Cloud-Plattform wie SharePoint Online und einem Konkurrenzprodukt wie Google Drive oder Dropbox ist.

Beide befreien die Menschen von den Fesseln des Schreibtisches und von einem einzigen Gerät, auf dem sie Arbeitsinhalte speichern und bearbeiten können; das Tool von Microsoft hat jedoch die besseren Karten.

Es genügt zu sagen, dass SharePoint 2 Vorteile hat, die es von anderen Produkten unterscheiden:

1. Tiefe Integration mit der Microsoft 365-Suite, die es ermöglicht, Excel-, Word- und PPT-Dateien direkt aus SharePoint heraus zu erstellen und zu speichern. So kommunizieren und arbeiten die Nutzer synchron an Dokumenten, ohne ihren digitalen Arbeitsbereich zu verlassen.
   
   
2. Die Sicherheitsprotokolle von Microsoft erstrecken sich auf die gesamte Arbeitsumgebung, bis hin zu den einzelnen in SharePoint gespeicherten Dokumenten. Insbesondere werden die Daten durch Verschlüsselung und mehrstufige Berechtigungssysteme geschützt, die die gemeinsame Nutzung und den Zugriff durch die Benutzer jederzeit kontrollieren.
   
   

Zusätzlich zu diesen Funktionen gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, die Ihr Unternehmen nutzen kann, um die Beziehung zu seinen Dokumenten zu verbessern.

Durch die Integration mit Microsoft-Technologien können Sie Power Automate-Workflows mit SharePoint-Sammlungen verknüpfen. So können Sie z. B. sich wiederholende Aufgaben wie die Archivierung von Anhängen an Ihre E-Mails automatisieren oder eine Genehmigung für neue Dateien in einer gemeinsamen Bibliothek anfordern.

 

Wenn Sie sich für das Thema interessieren, empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel über die am häufigsten verwendeten Workflows für SharePoint Online zu lesen.

 

Eine letzte interessante Funktion, die es zu erwähnen gilt, ist die der "Versionierung" und der Änderungshistorie.

Mit SharePoint können Sie nämlich auf alle Versionen Ihrer aktuellen Dokumente zugreifen, um die Ergebnisse der von den Benutzern mit Zugriff auf die Datei vorgenommenen Änderungen zu vergleichen und zu sehen, ob die Arbeit in die richtige Richtung geht. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie jederzeit eine frühere Version wiederherstellen, um keine Zeit mit der Bearbeitung der Datei zu verschwenden oder - schlimmer noch - ganz von vorne anzufangen.

Nützlich, nicht wahr?

Nachdem wir uns nun mit der zweiten Phase im Lebenszyklus eines Dokuments beschäftigt haben (die wir als die wichtigste bezeichnen könnten), wollen wir sehen, wie sich SharePoint auf die dritte und vierte Phase bezieht.

 

 

Wir haben bereits gesehen, wie die von SharePoint angebotenen Kontextinformationen eine entscheidende Rolle bei der Katalogisierung von Dokumenten in einem digitalen Repository spielen.

Lassen Sie uns kurz auf die wichtigsten Konzepte eingehen:

• Benutzer können Kontextdaten (Metadaten) angeben, die zum Katalogisieren von Dateien verwendet werden, ohne Ordner zu verwenden.
  
  
• Die Metadaten werden indiziert, so dass die Benutzer die gewünschten Dokumente direkt über die Suchleiste von SharePoint finden können.
  
  

Darüber hinaus werden kontextbezogene Informationen verwendet, um Arbeitsabläufe in Bezug auf Dokumentensammlungen anzupassen und den Zugriff auf deren Inhalt zu steuern.

Je nach den Metadaten, die zur Definition des Dokumenttyps, des verfassenden Benutzers und des Ablaufdatums eingegeben wurden, führt Power Automate unterschiedliche Aufgaben aus. Fällt das Dokument z. B. in die Kategorie "HR", wird die Genehmigungsanfrage an den/die HR-Manager und nicht an seinen/ihren Kollegen in der Verwaltung weitergeleitet.

Die gleiche Logik gilt für eine Vielzahl von Situationen, wie z. B. das Senden einer benutzerdefinierten Benachrichtigung an eine bestimmte Gruppe von Teams oder das Speichern einer Datei in einer bestimmten Standortbibliothek.

Auf der Sicherheitsseite können Metadaten verwendet werden, um Benutzern die Erlaubnis zu erteilen, den Inhalt einer Datei oder einer ganzen Bibliothek zu bearbeiten, zu überprüfen oder einfach nur anzuzeigen.

Auf diese Weise werden die auf Mieter- oder Standortebene erteilten Berechtigungen auf die Bedürfnisse von Abteilungen und einzelnen Teams zugeschnitten, die den Zugriff auf ihre Dokumente möglicherweise detaillierter steuern müssen.

Damit ist die dritte Phase abgeschlossen und wir können zur vierten und letzten Phase übergehen, nämlich der dauerhaften Archivierung eines Dokuments im Gegensatz zu seiner vollständigen Löschung.

Sehen wir uns an, welche Funktionen SharePoint bietet, um beides zu verwalten.

 

 

Leider gibt es nicht viel darüber zu sagen, wie Sie Ihre Dokumente in SharePoint dauerhaft speichern können, außer dem kleinen Hinweis, eine Bibliothek zu erstellen, in der Dateien gespeichert werden, die ihren Nutzen verloren haben.

Besonderes Augenmerk sollte dann auf die Einteilung in Kategorien und den Platzbedarf bei der Lagerung gelegt werden.

Erstere erfüllt eine reine Ordnungsanforderung, letztere hingegen muss sorgfältig geprüft werden, da SharePoint, ein für seine Skalierbarkeit bekanntes Tool, seine Grenzen hat.

Der Gesamtspeicherplatz beläuft sich auf etwa 25 TB, während der Speicherplatz für einzelne Elemente 250 GB beträgt.

Sobald diese Grenzen überschritten werden, blockiert das System entweder das Laden neuer Inhalte oder es treten Leistungsprobleme auf.

Aus diesem Grund ist es ratsam, einen Lebenszyklus zu planen, der die Löschung der Daten beinhaltet, die vielleicht aus Altersgründen nicht mehr benötigt werden.

Da das Löschen einer SharePoint-Website und ihrer Archive einer ausführlichen Erklärung bedarf, werden wir hier nicht näher darauf eingehen.

Aber keine Sorge, wir haben bereits den Leitfaden, der das Bild vervollständigt.

 

Wenn Sie mehr erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel über
wie man eine SharePoint-Website in 5 Schritten löscht.

 

Wenn die vorgestellten Gründe Sie davon überzeugt oder zumindest fasziniert haben, SharePoint als Plattform für die Verwaltung Ihrer Geschäftsdokumente zu nutzen, ist es sinnvoll, gemeinsam zu sehen, wie man es für dieses Ziel konfiguriert.

 

Wie man mit SharePoint ein Dokumentenmanagementsystem einrichtet

Im vorigen Kapitel haben wir gesehen, wie ein Dokumentenmanagementsystem dazu dient, den Lebenszyklus der darin enthaltenen Dokumente zu steuern.

Wenn wir dieses Konzept noch weiter aufdröseln, könnten wir hinzufügen, dass ein gut gemachtes Managementsystem es den Benutzern klar macht:

• Welche Inhalte sie in die Archive hochladen können.
• Welche Vorlage ist für welche Art von Dokument geeignet?
• Welche Metadaten sollten in Sammlungen definiert werden?
• Wo sind die Dateien in den einzelnen Lebensphasen zu speichern?
• Wie man den Zugang zu Dokumenten und Bibliotheken kontrolliert.
• Sichere Freigabe von Dateien, sowohl für Benutzer innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.

Um noch einmal auf SharePoint einzugehen, betonen wir, dass seine Funktionen darauf ausgerichtet sind, alle in dieser Liste aufgeführten Punkte in die Praxis umzusetzen. So können Sie beispielsweise Richtlinien für die Informationsverwaltung definieren und durchsetzen, die für die Kontrolle des Zugriffs und der gemeinsamen Nutzung von Dateien nützlich sind.

Aber lassen Sie uns im Detail betrachten, welche Aspekte zu beachten sind, wenn Ihr Unternehmen beschließt, SharePoint als Dokumentenmanager einzusetzen.

Identifizierung der Zielnutzer

Im Allgemeinen handelt es sich bei den Zielbenutzern um Personen, die an einer oder mehreren Phasen des Lebenszyklus von Geschäftsdokumenten beteiligt sind. Sie können der Organisation angehören oder auch nicht, oder sie haben verschiedene Rollen innerhalb der Organisation.

Im Einzelnen können wir das Ziel in die folgenden Kategorien unterteilen:

• Wer ist für die Erstellung einer bestimmten Art von Dokument zuständig?
• Wer nimmt die Änderungen vor.
• Wer billigt.
• Wer soll das endgültige Dokument konsumieren oder verwenden.
• Wer ist für die Gestaltung der Website, einschließlich der Navigation und der darin enthaltenen Archive, verantwortlich?
• Wer soll die Verwaltungspolitik festlegen?
• Wer unterhält die Server, auf denen die Daten gespeichert sind?

All diese Personen muss Ihr Managementsystem zufrieden stellen.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es von entscheidender Bedeutung, sich Gedanken darüber zu machen, wie die Archive genutzt werden sollen, indem sie identifiziert werden:

• Die am häufigsten erstellten Arten von Dokumenten;
• den Zweck, dem sie dienen sollen;
• die Endnutzer, für die sie bestimmt sind (Teammitglieder oder Kunden?);
• das Format der Dateien, das sich von einer Phase zur nächsten ändern kann;
• die Rollen, die für die Durchführung des Zyklus erforderlich sind, d. h. Eigentümer, Mitwirkende, Redakteure und Genehmigende;
• die Position, die die Dokumente beim Übergang von einer Phase zur nächsten einnehmen werden.

Es empfiehlt sich, eine übersichtliche Karte zu erstellen, die nicht nur diese Elemente enthält, sondern auch die Beziehungen zwischen ihnen aufzeigt, die sich auf die Nutzung der Repositories auswirken werden.

All dies hilft dabei, zu verstehen, wie die Navigation einer SharePoint-Website eingerichtet wird, wie die Struktur und die Anzahl der Bibliotheken aussieht und welche Richtlinien angewendet werden müssen.

Einrichten der Bibliotheken

Bibliotheken sind das Zentrum der SharePoint-Aktivitäten, da sie der Ort sind, an dem die Inhalte und Dokumente einer Website zusammengestellt, gemeinsam genutzt und veröffentlicht werden.

Sie sind also unsere Aufbewahrungsorte.

Um sie richtig zu konfigurieren, müssen wir zunächst ihre Priorität festlegen.

Wenn der Schwerpunkt der Website auf einem bestimmten Projektteam liegt, wird die Hauptfunktion darin bestehen, die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern so einfach und reibungslos wie möglich zu gestalten. Folglich wird die Sammlung ein System von Berechtigungen und Richtlinien enthalten, das nicht zu sehr eingeschränkt ist, es sei denn, es sollen externe Personen zur Mitarbeit herangezogen werden.

Wie wir bereits gesehen haben, ist es möglich, den Zugang zu Informationen auf zwei Arten zu verwalten:

1. Genehmigungen auf Mieter- oder Standortebene zuordnen.
2. Mithilfe von Metadaten können Sie festlegen, welche Benutzer einzelne Dokumente oder Dateien in einer ganzen Bibliothek bearbeiten oder nur anzeigen dürfen.

Natürlich können Sie diese Optionen jederzeit kombinieren, um das System zu schaffen, das am besten auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zugeschnitten ist.

Danach müssen Sie die mögliche Übertragung von Dokumenten von einem Repository in ein anderes berücksichtigen, insbesondere wenn sich letzteres auf einer anderen SharePoint-Website befindet.

Dies kann der Fall sein, wenn eine intern erstellte Datei von Benutzern außerhalb des Unternehmens überprüft oder genehmigt werden muss. Zum Beispiel von Lieferanten.

Daher ist es ratsam, einen Raum zu planen, in dem das Dokument gemeinsam genutzt werden kann, ohne seine Privatsphäre zu gefährden und ohne Zeit damit zu verschwenden, es an Plattformen außerhalb der eigenen Arbeitsumgebung zu senden. Andernfalls würde die Zusammenarbeit in Echtzeit, der größte Vorteil der Cloud-Revolution, verloren gehen.

Um diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden, könnten Sie einen eigenständigen Standort in Ihrem Mieter einrichten, an dem Teammitglieder und Lieferanten, die an dem Projekt mitarbeiten, zusammenkommen.

Auf diese Weise kann das Dokument reibungslos von einem Ort zum anderen verschoben werden, wobei die Datensicherheit und die Integration mit der umgebenden Microsoft-Umgebung erhalten bleiben.

Verwenden Sie die Attribute

Unter "Attributen" verstehen wir die Informationen, die die Elemente einer Bibliothek charakterisieren, und dazu gehören auch die Kontextdaten (Metadaten), die wir im letzten Kapitel ausführlich besprochen haben.

Aber auch integrierte Automatisierungsabläufe, Richtlinien für die Informationsverwaltung und Anpassungen des Repositorys fallen unter die SharePoint-Attribute.

Diese Elemente sind wichtig für die Erstellung von Vorlagen, die auf eine ganze Sammlung angewendet werden können.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine bestimmte Art von Verträgen mit seinen Zulieferern verwendet, könnten Sie eine Vorlage mit den erforderlichen Metadaten und einer Automatisierung erstellen, etwa für die Überprüfung und Unterzeichnung. Sobald die Vorlage fertig ist, würde sie direkt in die SharePoint-Bibliothek aufgenommen werden. Aber das ist noch nicht alles.

Dank der immerwährenden Integration mit Microsoft 365 wird SharePoint die angepasste Vorlage auch mit Word teilen.

Definieren Sie die Politik

Obwohl Politiken zu den Attributen gehören, verdienen sie aufgrund ihrer Bedeutung einen eigenen Raum.

Die Festlegung einer Richtlinie bedeutet, dass festgelegt wird, wie lange ein Dokument in der Datei aufbewahrt werden kann, aber auch, dass die Benutzer, die Zugang zu der Datei haben, und die Aktionen, die sie in Bezug auf die Datei ausführen, verfolgt werden.

Es versteht sich daher von selbst, dass Maßnahmen erforderlich sind, um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, insbesondere wenn es um den Datenschutz geht:

• Vorratsdatenspeicherung.
• Austausch von Informationen.
• Kennzeichnung, d. h. die Anforderung, die Eigenschaften der einzelnen Dokumente zu spezifizieren.
• Rückverfolgbarkeit.

Die SharePoint-Mechanismen im Zusammenhang mit den ersten drei Punkten sind nun klar: Verwendung von Metadaten, Verwaltung von Berechtigungen und Löschen von Inhalten auf einer Website.

Lassen Sie uns nun über den vierten Punkt sprechen, nämlich die Notwendigkeit, Dokumente in den Unternehmensarchiven zu verfolgen. Zu diesem Zweck bietet SharePoint die Möglichkeit, für jede Datei einen spezifischen Identifikator zu erstellen, der durch einen Strichcode dargestellt werden kann. Die Benutzer können dann einen Code erhalten, der als Bild in die einzelnen Dokumente eingefügt wird.

Um Richtlinien durchzusetzen, müssen sie zunächst auf Serverebene von den Mitgliedern Ihrer zuständigen IT-Abteilung aktiviert werden. Danach können die Administratoren des Mandanten oder einer SharePoint-Site die erforderlichen Richtlinien in Form von Attributen definieren, importieren oder in die Bibliotheken exportieren.

Warum SharePoint nicht (nur) ein guter Dokumentenmanager ist

Wir sind zum Schluss gekommen, und obwohl wir das Gefühl haben, Ihnen einige gute Gründe für den Einsatz von SharePoint als Dokumentenmanager für Ihr Unternehmen gegeben zu haben, sind wir der Meinung, dass etwas fehlt, ein ziemlich wichtiger Teil.

Wir haben über die Revolution der Cloud-Technologien gesprochen, über die neue Art des Arbeitens, die uns bald begleiten wird, und darüber, wie Sie die Funktionen einer Plattform wie SharePoint zu Ihrem Vorteil nutzen können, um die Bürokratie, die sich um jedes Unternehmen dreht, einfacher und schneller zu machen.

Aber bei all dem haben wir das Gefühl, dass wir den Wert der Kommunikation nicht genug betont haben.

Natürlich haben wir gesehen, wie die Beziehung zu den Produkten der Microsoft 365-Suite eine einfache Zusammenarbeit über vernetzte Systeme hinweg und in Echtzeit ermöglicht. Kooperative Repositories sind jedoch nur der erste Schritt auf dem Weg zu einer modernen digitalen Arbeitsumgebung.

Danach kommen weitere hinzu, bis ein fließendes und durchdringendes Ökosystem entsteht, das in der Lage ist, die Dokumente, aber auch die Strategien, Dienstleistungen, Konventionen, Arbeitsmittel, Initiativen und Menschen, auf denen die Existenz und die Kultur einer Marke beruhen, zusammenzuführen.

Dieses Ökosystem ist das Intranet, und Sie haben Glück, denn SharePoint kann auch Ihnen helfen, es zu erstellen.

Denken Sie darüber nach: Sie könnten den entscheidenden Schritt für die Entwicklung Ihres Unternehmens tun.