Viva Goals: Wie Sie das OKR Framework mit Microsoft Teams einsetzen

Die Planung von Unternehmensstrategien ist nicht schwer.

Sie müssen nur die richtige Einstellung haben.

Und die richtigen Werkzeuge.

Beides finden Sie in unserem Artikel.

Was ist Microsoft Viva Goals

Viva Goals ist das Microsoft Viva-Modul zur Verfolgung von Geschäftszielen auf einfache, klare und ansprechende Weise für alle Mitarbeiter eines Unternehmens.

Dieses Modul entstand aus dem Wunsch von Microsoft, Unternehmen ein Tool anzubieten, das sie in ihrer digitalen Arbeitsumgebung mit dem inzwischen sehr beliebten OKR Framework einsetzen können, der Methodik, die auf Zielen (Objectives) und Ergebnissen (Key Results) beruht, um die Produktivität zu steigern.

Viva Goals wurde entwickelt, um einem Unternehmen zu helfen, seine wichtigsten strategischen Ziele zu definieren und die Ergebnisse festzulegen, die Teams und Einzelpersonen erreichen müssen, um sie zu verwirklichen und ihre Aktivitäten zu koordinieren.

Sehen wir uns also gemeinsam an, welche Vorteile das OKR-Framework bietet und wie Sie es mit Viva Goals, seinen Funktionen und seiner Integration in Microsoft Teams erfolgreich einsetzen können.

Wie man Geschäftsziele nach dem
OKR-Framework verfolgt

Das OKR-Framework ist ein Rahmenwerk für die Unternehmensplanung, das von Andrew Grove, Präsident und CEO von Intel, entwickelt wurde und auf zwei Schlüsselelementen basiert:

1. Ziele, die die Richtung festlegen, auf die alle Aktivitäten und Prozesse eines Unternehmens ausgerichtet sein sollten. Laut Grove müssen sie sein:

• Bedeutungsvoll.
• Konkret.
• Handlungsorientiert.
• Stark inspirierend.
  
  

2. Ergebnisse, d.h. die Maßnahmen, die zur Erreichung eines bestimmten Ziels ergriffen werden müssen. Um nützlich zu sein, müssen die Ergebnisse sein:

• Spezifisch.
• Zeitgebunden.
• Ehrgeizig.
• Realistisch.
• Messbar.
  
  

Gemeinsam geben Ziele und Ergebnisse einen ebenso breiten wie detaillierten Überblick über die Unternehmensvision, um gleichzeitig Synergien zwischen Abteilungen, Teams und Einzelpersonen zu schaffen.

Der OKR-Rahmen dient in der Tat dazu, Unternehmensstrategien in Projekte zu verwandeln, an denen alle Mitarbeiter des Unternehmens teilnehmen und einen Beitrag leisten sollen, und überwindet so die Trennungen, die die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen oft erschweren.

Lassen Sie uns das anhand eines Beispiels verdeutlichen.

Stellen wir uns vor, dass Ihr Unternehmen seine Online-Präsenz erhöhen möchte.

Wir könnten diese Absicht mit der Formulierung ausdrücken:

“Ich möchte die Sichtbarkeit meiner Marke erhöhen”

Ist dies ein gutes Ziel im Sinne des OKR-Rahmens? Ja, denn es ist:

• Bedeutungsvoll = auf hohem Niveau.
• Konkret = führt zu greifbaren Veränderungen.
• Handlungsorientiert = kann auf mindestens ein Ergebnis zurückgeführt werden.
• Inspirierend = das Publikum des Unternehmens anspricht und zum Handeln auffordert.

Nachdem wir nun ein gültiges Ziel identifiziert haben, können wir die Ergebnisse ermitteln, die zum Erreichen dieses Ziels erforderlich sind.

Ein Beispiel ist das Schlüsselergebnis für die Abteilung Marketing und Kommunikation:

“Erstellen Sie bis zum Q1 100 Inhalte,
die auf der Unternehmenswebsite und in den sozialen Medien
veröffentlicht werden”

Wir wissen, dass dies ein nützliches Ergebnis ist, weil es spezifisch ist:

• Spezifisch = entspricht einer präzisen Handlung.
• Zeitgebunden = es gibt eine Frist für die Verfolgung des Ergebnisses.
• Ehrgeizig, aber auch realistisch.
• Messbar = der Fortschritt basiert auf der Anzahl der veröffentlichten Inhalte.

Wir haben bereits darüber gesprochen, wie Ziele und Ergebnisse die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessern können.

Es mag den Anschein haben, dass unser Beispiel von dieser Prämisse abweicht, da das mit dem Ziel verbundene Ergebnis nur die Mitarbeiter eines einzigen Teams (Marketing und Kommunikation) betrifft.

Wenn jedoch mehr technische Informationen benötigt werden, um den Inhalt zu erstellen, vielleicht um einen Artikel über einige Produktdetails zu schreiben, ist dies das Ergebnis der Marketingabteilung, das zur Zusammenarbeit mit der F&E-Abteilung führt. Wir könnten zum Beispiel das neue Ergebnis festlegen:

“Vereinbaren Sie 2 Interviews pro Woche bis zum Ende von Q1”

Oder wir könnten ein Ergebnis nur den Mitarbeitern der F&E-Abteilung zuweisen, um die Kommunikationsaktivitäten zu unterstützen. Ein Beispiel könnte sein:

“Nehmen Sie bis Q1 9 Tutorials auf, um die Produktfunktionalität zu zeigen”

Die Steigerung der Sichtbarkeit der Marke wird so zu einem gemeinsamen Ziel. Aber das ist noch nicht alles.

Tatsächlich kann das Ergebnis des Teams in kleinere Teile zerlegt werden, um den Fortschritt besser zu verfolgen.

Nehmen wir unser Beispiel wieder auf, könnten wir das Ergebnis aufteilen:

"Aufnahme von 9 Tutorials zur Darstellung der Produktfunktionalität bis Q1"

in

"3 Tutorials bis Ende Januar aufzeichnen"

"3 Tutorials bis Ende Februar aufzeichnen".

"3 Tutorials bis Ende März aufzeichnen"

und weisen Sie diese drei Ergebnisse einer oder mehreren Personen in der F&E-Abteilung zu.

Die Vorteile des OKR-Rahmens liegen nun auf der Hand.

Einerseits werden die Unternehmensstrategien endlich auf einfache und praktische Weise an die gesamte Organisation kommuniziert, andererseits wird den Teams die Autonomie gegeben, ihre Ergebnisse festzulegen, zu planen, zu teilen und zu verfolgen.

Es gibt jedoch ein Problem, das Unternehmen oft davon abhält, den von Grove entwickelten Ansatz zu übernehmen.

Dieses grundlegende Problem ist das Fehlen geeigneter Instrumente zur analytischen Überwachung sowohl der Ziele als auch der Ergebnisse, die sich ein Unternehmen selbst gesetzt hat.

Genau hier kommt Viva Goals ins Spiel.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Viva Goals in Microsoft Teams

Microsoft Viva ist eine Suite, die entwickelt wurde, um das Leben der Mitarbeiter im Unternehmen zu verbessern, indem sie ihnen eine neue Möglichkeit bietet, zu lernen, Ideen auszutauschen, die Zeit zu organisieren und die persönliche Leistung sowie ihre Ziele zu verfolgen.

Für jeden dieser Aspekte bietet Viva Anwendungen, die sich in Microsoft Teams integrieren lassen, da dessen Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen die Grundlage für eine gute Mitarbeitererfahrung bilden.

Viva Goals ist das Modul zur Verfolgung des Fortschritts aus der OKR-Perspektive, das sowohl für Browser als auch als persönliche App für Teams verfügbar ist.

Beginnen wir also mit dem Kern der Sache, nämlich warum Viva Goals das Tool ist, das ein Unternehmen braucht, um das OKR-Framework einzuführen und gleichzeitig alle Vorteile zu nutzen, die im vorherigen Kapitel beschrieben wurden.

Überblick über Viva Goals auf Microsoft Teams

Die erste Motivation betrifft die einfache und präzise Struktur für die Planung von Zielen und Ergebnissen.

Diese sind in der Tat in drei Ebenen unterteilt:

1. Organisation, wobei die Ziele die Gesamtstrategien definieren.
2. Team, mit den spezifischen Zielen für Benutzergruppen.
3. Individuell, mit den Ergebnissen, für die die einzelnen Benutzer verantwortlich sind.

Unabhängig von der Mitgliedschaftsebene werden die Ziele und Ergebnisse nach Titel, Eigentümer, Berichtszeitraum (z.B. Q1) und benutzerdefinierten Nachverfolgungsmethoden definiert.

Im Falle der Microsoft Teams App ist es auch möglich, Kommentare zu hinterlassen oder Inhalte im Chat zu teilen, um z.B. den Fortschritt einer Leistung zu zeigen und die Meinung von Kollegen zu deren Verbesserung einzuholen.

Die zweite Motivation sind die umfangreichen Möglichkeiten zur Überwachung des Fortschritts und zum Sammeln von Daten.

Zum einen werden Metriken und Prozentsätze zur Verfügung gestellt, die Sie auf folgende Weise messen können:

• Reichweite.

Es wird ein Wert festgelegt, der erreicht werden soll.

• Steigerung von/Verringerung von.

Es werden zwei Werte festgelegt, ein Startwert und ein Zielwert.

• Bleiben über/bleiben unter.

Es wird ein Schwellenwert festgelegt, der überschritten oder nicht überschritten werden soll.

• Eine Basislinie finden.

Es wird kein Ausgangswert angegeben, so dass der Benutzer später selbst entscheiden kann, nach welchen Kriterien er seinen Fortschritt bewerten möchte.

Andererseits sind eine manuelle und eine automatische Inhaltsaktualisierung vorgesehen.

Da die manuelle Aktualisierung ziemlich selbsterklärend ist, wenden wir uns der zweiten zu. In diesem Fall kann der Benutzer externe Anwendungen einbinden, so dass alle neuen Daten, die in diese Anwendungen eingegeben werden, automatisch in die Ergebnisse und Ziele von Viva Goals übernommen werden.

Unter den unterstützten Plattformen heben wir Excel, DevOps, SQL Server, Azure Data Explorer, Asana und Salesforce hervor, aber die Liste umfasst noch mehr als 20, und Planner, Microsoft Project und Power BI-Datensätze werden bald als weitere Datenquellen hinzukommen.

Was Sie vielleicht interessiert, ist die Tatsache, dass Sie nicht nur die Art und Weise, wie Sie Ziele und Ergebnisse verfolgen, sondern auch vergleichen können, wie schnell Sie vorankommen und wie schnell Sie voraussichtlich vorankommen werden.

Mit anderen Worten: Sie können jederzeit überprüfen, ob Sie in der richtigen Geschwindigkeit vorankommen, um Ihr Ziel pünktlich zu erreichen. Oder passen Sie es entsprechend an, nachdem Sie die roten Signale (im wahrsten Sinne des Wortes) gesehen haben, die im Falle einer vermeintlichen Verzögerung auf Ihrer Benutzeroberfläche auftauchen.

Bevor wir zum Schluss kommen, möchten wir noch eine weitere Funktion erwähnen, die Viva Goals zu einer würdigen Unterstützung für die Unternehmensplanung macht.

Wir beziehen uns auf die anpassbaren Dashboards, die einen optionalen Endpunkt in der Zielverfolgung darstellen.

Der Benutzer kann sie nutzen, um den Fortschritt verschiedener Ergebnisse zu vergleichen und seine Analyse dem Rest des Unternehmens zu präsentieren, indem er den Fortschritt hervorhebt, den er persönlich oder sein Team gemacht hat.

Überblick über ein Viva Goals Dashboard

Wir haben das Ende erreicht.

Wir haben Ihnen in einer großen Zusammenfassung die wichtigsten Merkmale eines der Tools vorgestellt, die in naher Zukunft die Sichtweise von Unternehmen auf ihre Produktivität und damit ihr Wachstum verändern werden.

Erinnern Sie sich daran, dass das OKR -Framework der Ansatz ist, der es Unternehmen wie Google und Intel ermöglicht hat, das Niveau zu erreichen, für das wir sie heute kennen. Insbesondere für Google, das von der Größe eines Start-ups ausging.

Diese Ergebnisse scheinen zu schön zu sein, um wahr zu sein, aber so ist die Geschichte verlaufen und so können Sie die Ihres Unternehmens verändern.

Alles, was es braucht, ist die richtige Einstellung.
Zusammen mit den richtigen Werkzeugen.