Office 365-Portal: Zugriff, Inhalte und Verbindung mit dem Intranet

Was ist das Office 365-Portal?

Das Office 365-Portal, jetzt Teil der Microsoft 365-Suite, ist eine der meistgenutzten digitalen Arbeitsplattformen der Welt. Über das Portal können Nutzer auf eine Vielzahl von Cloud-Lösungen wie Outlook, Calender, Excel, Word, PowerPoint und OneDrive zugreifen, die dafür sorgen, dass sie überall, von jedem Gerät und zu jeder Zeit arbeiten können.

Das Office 365-Portal bietet aber nicht nur Anwendungen für die individuelle Produktivität: Es bietet auch fortschrittliche Tools für die Zusammenarbeit, wie Teams und SharePoint Online, mit denen die interne Kommunikation und das Wissensmanagement verbessert werden können.

 

Wie man auf das Office 365-Portal zugreift

Das Office 365-Portal ist der Hauptzugangspunkt für die Nutzung der Anwendungen und Dienste, die im Microsoft 365-Ökosystem und seinen verschiedenen Abonnementplänen enthalten sind.

Um auf das Portal zuzugreifen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Melden Sie sich bei www.office.com an.
• Wählen Sie "Anmelden" und geben Sie Ihre Microsoft-Adresse und Ihr Kennwort ein.
• Wählen Sie eine der verfügbaren Anwendungen aus, um sie zu nutzen.

Wie Sie nach der Anmeldung sehen werden, zeichnet sich das Portal durch eine äußerst intuitive Schnittstelle aus, über die Sie sofort Aktionen ausführen können, wie z. B. die Verwaltung Ihrer Dokumente in Word, die Zusammenarbeit mit Kollegen in Teams, die Aktualisierung von Daten in einer Excel-Tabelle, die Erstellung einer PowerPoint-Präsentation oder das Versenden einer Nachricht über Outlook.

Neue Nutzer haben außerdem Zugang zu einer kostenlosen Testphase von bis zu 30 Tagen, um die Office-Funktionen zu erkunden, ohne sich zunächst finanziell zu verpflichten. Nach Ablauf der Testphase können sie sich für eines der Microsoft-Abonnements entscheiden, die Office-Anwendungen enthalten.

Für Unternehmen könnten einige interessante Abonnements in Frage kommen:

• Microsoft 365 Business Basic, das die Web- und Mobilversionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie Dienste wie Teams, Exchange, OneDrive und SharePoint umfasst.
• Microsoft 365 Business Standard, das zusätzlich zu den Funktionen von Business Basic die Desktop-Versionen der Office-Anwendungen bietet.
• Microsoft 365 Business Premium, das alle Funktionen von Business Standard sowie zusätzliche Sicherheits- und Geräteverwaltungsfunktionen enthält.

Office 365-Portal: Ausgewählte Anwendungen

Sobald Sie auf das Office 365-Portal zugreifen, werden Ihre am häufigsten genutzten Anwendungen im Vordergrund angezeigt, zusammen mit den neuesten Dokumenten, die in diesen Anwendungen erstellt wurden.

Das Portal erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit mit Ihrem Team in Echtzeit, sondern ermöglicht Ihnen auch, unabhängig zu arbeiten, Dateien sicher auszutauschen und Daten in der Microsoft-Cloud zu speichern, so dass das Risiko eines Informationsverlusts ausgeschlossen ist.

Sehen wir uns nun die wichtigsten Office 365-Anwendungen an (die jetzt in der Microsoft 365-Umgebung enthalten sind), die die Benutzer bei ihren Aktivitäten unterstützen und direkt von der Hauptseite des Portals aus zugänglich sind.

 

 

Microsoft Outlook

Outlook ist die Referenzsoftware in der Office 365-Suite für die Verwaltung von E-Mail und Kalender. Vorab sei gesagt, dass der Schutz der Privatsphäre und der Schutz der per E-Mail ausgetauschten Daten oberste Priorität haben, weshalb das Tool über spezielle Sicherheitssysteme verfügt, die die Kommunikation vor Phishing, Viren und Malware schützen.

Die Suchfunktionen ermöglichen ein schnelles Auffinden von Nachrichten, Kontakten und Dokumenten, während der integrierte Kalender die Planung von Unternehmensbesprechungen erleichtert und die Verfügbarkeit der Kollegen in Echtzeit anzeigt.

 

Beispiel eines Kalenders in Office 365 Outlook

 

Mit der Einführung von Copilot können E-Mails dank der Unterstützung durch künstliche Intelligenz beim Verfassen, Bearbeiten und Zusammenfassen von Nachrichten in persönlichen Postfächern effizienter verwaltet werden.

 

Eine Zusammenfassung der E-Mails in Outlook mit Copilot erstellen

 

Outlook integriert sich nahtlos mit den anderen Anwendungen von Microsoft 365. So können beispielsweise Aufgaben mit Microsoft To Do zugewiesen, gemeinsam an geteilten Dokumenten in Word gearbeitet, Kontakte aus dem Adressbuch direkt in E-Mails erwähnt oder Projekte mit Planner verwaltet werden – alles innerhalb der Plattform.

Das Benutzererlebnis wird zudem durch dynamische Designs weiter verbessert. Diese neue, von künstlicher Intelligenz unterstützte Funktion ermöglicht eine detaillierte Anpassung der Anwendungsoberfläche.

 

Integration von Office 365 Outlook mit Word

Microsoft Word

Jeder kennt Word als die ideale Software zum Schreiben. Doch auch hier gibt es viel mehr zu wissen. Mit seinen fortschrittlichen Funktionalitäten ist es nicht nur ein Werkzeug zum Erstellen von Dokumenten, sondern bietet eine umfassende Unterstützung für die Produktivität.

Mit Copilot in Word ist es zum Beispiel möglich, Dokumente zu verfeinern, indem Ideen anhand einer einfachen Eingabeaufforderung, die mit Microsofts KI geteilt wird, in gut strukturierte Inhalte verwandelt werden.

 

Eine Entwurfsfassung eines Dokuments mit Copilot in Word erstellen

 

Für diejenigen, die Unterstützung beim Schreiben suchen, übernimmt der Microsoft Editor die Überprüfung von Rechtschreibung, Grammatik, Stil und Zeichensetzung und sorgt so für fehlerfreie und professionelle Texte.

 

Editor-Score in einem Office 365 Word-Dokument

 

Die Erstellung von Dokumenten in Microsoft Word wird auch durch die Verwendung von anpassbaren Vorlagen vereinfacht: Lebensläufe, Briefe und Berichte, um nur einige zu nennen, können schnell mit einem Layout erstellt werden, das Informationen, Text und Grafiken so strukturiert, wie es für den jeweiligen Zweck am besten geeignet ist.

 

Vorlagensuche in Office 365 Word

 

Mit der Echtzeit-Kollaborationsfunktion können mehrere Benutzer den Inhalt eines Dokuments bearbeiten, kommentieren und Änderungen vorschlagen, so dass das Team jederzeit über Autor, Datum und Informationen jedes Beitrags informiert ist.

 

Mit Kollegen an einem Word-Dokument zusammenarbeiten

Microsoft PowerPoint

PowerPoint ist der beliebte Designer in der Office 365-Suite, mit dem sich auf einfache Weise ansprechende Präsentationen erstellen lassen. Alles beginnt mit einer Idee, und PowerPoint hilft uns, sie zu gestalten.

Dank der jüngsten Copilot-Integration ist es möglich, kleine Ideen in vollständige Präsentationen zu verwandeln: Text und Grafiken werden von künstlicher Intelligenz ausgewählt, um unsere Rede zu gestalten, mit Folien, die so gestaltet sind, dass sie die Aufmerksamkeit des Publikums durchgehend erhalten.

Und nicht zu vergessen der "Designer", der traditionelle Assistent von PowerPoint, der weiterhin die originellsten und elegantesten Layouts vorschlägt, um den Inhalt der einzelnen Folien hervorzuheben.

 

Eine Präsentation mit Copilot in Office 365 PowerPoint erstellen

 

PowerPoint bietet außerdem eine große Auswahl an anpassbaren Vorlagen, die für jeden Kontext geeignet sind: für Unternehmen, Hochschulen oder Kreative. Mit digitaler Tinte können Sie den Folien eine persönliche Note verleihen, indem Sie Zeichnungen und Anmerkungen direkt in die Folien einfügen.

 

Suche oder Erstellung von Vorlagen in PowerPoint

 

Aber es reicht nicht aus, eine Präsentation zu erstellen, man muss auch das Publikum überzeugen. Hier kommt die Cameo-Funktion ins Spiel, mit der Sie vorab aufgezeichnete Videos hinzufügen können, in denen der Redner den Inhalt einzelner Folien erläutert.

Darüber hinaus gibt der Rednercoach wertvolle Tipps zur Verfeinerung der Rede, zur Verbesserung des Tempos und zur Wahl der richtigen Worte, um von der ersten Folie an eine Verbindung mit dem Publikum herzustellen.

 

Metriken und Tipps des PowerPoint Coach

Microsoft Excel

Microsoft Excel ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden, der mit Daten arbeitet. Es zeichnet sich durch seine Fähigkeit aus, große Datenmengen zu verarbeiten und sie in visuelle Analysen umzuwandeln, die es ermöglichen, in kurzer Zeit fundierte Entscheidungen zu treffen.

Eine seiner Stärken sind die Grafiken, mit denen sich die Daten übersichtlich und ansprechend darstellen lassen. Eine weitere Analyseebene ist die Prognosefunktion, mit der sich auf der Grundlage historischer Daten zukünftige Trends erkennen lassen.

 

Diagrammbasierte Analyse in Office 365 Excel

 

Dank der Integration mit OneDrive und SharePoint können mehrere Benutzer gleichzeitig an derselben Datei arbeiten, wobei Aktualisierungen in Echtzeit sichtbar sind. Dadurch entfallen lange E-Mail-Ketten zwischen Kollegen und es wird sichergestellt, dass jeder Zugriff auf die aktuellste Version des Dokuments hat.

Auch bei der Dateneingabe gibt es eine wichtige Neuerung: Excel ermöglicht es, Informationen direkt von einem Foto zu importieren und so ein Bild in eine Tabelle zu verwandeln. Diese auf der OCR-Technologie basierende Funktion ist besonders für diejenigen nützlich, die noch häufig mit Papierdokumenten arbeiten.

 

Daten in Office 365 Excel über die Kamera importieren

 

Für diejenigen, die Unternehmensprojekte organisieren müssen, bietet Microsoft Excel Werkzeuge wie Pivot-Tabellen und Power Query, die die Analyse großer Datenmengen und die anschließende Erstellung detaillierter Berichte unterstützen.

In Kombination mit Funktionen wie SUMME, WENN und SVERWEIS ermöglichen diese Tools eine individuellere Verwaltung der Informationen. Darüber hinaus erlaubt Power Pivot die Erstellung komplexer Datenmodelle und die Analyse von Beziehungen zwischen Tabellen aus verschiedenen Quellen.

 

Eine Pivot-Tabelle mit Copilot in Excel erstellen

Microsoft OneDrive

Wo werden die Daten gespeichert, die im Office 365-Portal zirkulieren?

Die Antwort ist OneDrive, der persönliche Cloud-Speicherdienst von Microsoft 365. Allerdings ist es wichtig zu beachten, dass die im Office 365-Portal vorhandenen Daten auch in anderen Diensten gespeichert werden können, beispielsweise in SharePoint für gemeinsam genutzte Dokumente oder in Exchange für E-Mails.

OneDrive ermöglicht das Teilen von Dateien, Fotos und Dokumentenordnern und macht damit große E-Mail-Anhänge oder externe Speichermedien überflüssig.

Darüber hinaus bietet es die Möglichkeit:

• Änderungen an Dokumenten in Echtzeit nachzuverfolgen und jederzeit auf frühere Versionen für spätere Einsichtnahmen zuzugreifen;
• die Sicherheit der Daten durch fortschrittliche Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung zu gewährleisten;
• auf Dateien zuzugreifen, ohne Speicherplatz auf dem Gerät zu belegen, dank der Funktion "Dateien auf Abruf";
• Dokumente, Notizen, Belege und mehr direkt vom Smartphone aus zu digitalisieren und zu archivieren;
• Dateien von jedem Gerät aus zu bearbeiten und zu teilen – unabhängig vom Standort.

 

Dateien speichern und synchronisieren mit Office 365 OneDrive

Die Entwicklung des Office 365-Portals: das Intranet

Organisationen benötigen zunehmend eine digitale Umgebung, die Werkzeuge, Kommunikation und Ressourcen auf einer einzigen Plattform integriert und Mitarbeitende bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt – unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Die Unternehmensintranet von SharePoint Online erfüllt genau dieses Bedürfnis, indem sie das traditionelle Office-365-Portal in einen dynamischen und interaktiven Raum verwandelt.

Dabei geht es nicht nur darum, Microsoft-Anwendungen zusammenzuführen, sondern ein Ökosystem zu schaffen, das die Zusammenarbeit fördert, den Zugang zu Informationen vereinfacht und Menschen miteinander verbindet.

Durch eine intelligente Lösung werden alle Inhalte der Organisation in einem einheitlichen Umfeld kontextualisiert, das darauf ausgelegt ist, interne Prozesse zu optimieren und das Engagement jedes einzelnen Nutzers zu stärken.

Sehen wir uns an, warum genau dieses intelligente Konzept das Intranet ist.

 

Was das SharePoint Online-Intranet bietet

Das Firmen-Intranet ist ein privates Netzwerk, das ausschließlich für interne Personen einer Organisation zugänglich ist. Diese Plattform kann Kommunikation, Nachrichten, Dokumente und essenzielle Dienste für die Mitarbeitenden zentralisieren.

Das Intranet bietet im Vergleich zum Office 365-Portal (jetzt Microsoft 365) den Vorteil, eine strukturiertere und personalisierte Arbeitsumgebung zu schaffen, indem es alle Anwendungen der Suite integriert.

Kurz gesagt: Wenn ein Benutzer auf das Intranet zugreift, betritt er ein digitales Ökosystem voller Informationen, Dokumente und Werkzeuge, das darauf ausgelegt ist, tägliche Aufgaben zu vereinfachen und die Zusammenarbeit mit Kollegen zu erleichtern.

 

Beispiel eines SharePoint-Intranets, erstellt mit intranet.ai

Dokumentenmanagement im SharePoint-Intranet von intranet.ai

Abteilungsbereiche im SharePoint-Intranet von intranet.ai

Die Neuigkeiten des Intranets auf Teams mit den Push-Benachrichtigungen von intranet.ai verbreiten

Integration von Yammer (jetzt Viva Engage) in SharePoint Online

FAQ zum Office 365-Portal

Was ist das Office 365-Portal?

Das Office 365-Portal, jetzt Teil von Microsoft 365, ist eine digitale Plattform, die Cloud-Anwendungen wie Outlook, Kalender, Excel, Word, PowerPoint und OneDrive bietet. Es ermöglicht den Nutzern, von überall und jederzeit auf ihre Daten und Arbeitswerkzeuge zuzugreifen.

Wie kann ich auf das Office 365-Portal zugreifen?

Um auf das Portal zuzugreifen, besuchen Sie www.office.com und klicken Sie auf „Anmelden“. Geben Sie Ihre Microsoft-E-Mail-Adresse und das zugehörige Passwort ein. Nach der Anmeldung können Sie die verfügbaren Anwendungen nutzen.

Welche Anwendungen sind im Office 365-Portal verfügbar?

Zu den verfügbaren Anwendungen gehören Outlook zur Verwaltung von E-Mails und Kalendern, Word für Dokumente, Excel für Tabellenkalkulationen, PowerPoint für Präsentationen und OneDrive für Cloud-Speicherung. Alle Anwendungen sind integriert, um Produktivität und Zusammenarbeit zu verbessern.

Was ist die SharePoint-Intranet und wie integriert sie sich mit Office 365?

Das SharePoint-Intranet ist ein unternehmensinternes Netzwerk zur Informationsfreigabe, Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung. Es ist in Office 365 integriert, um Anwendungen und Funktionen zu zentralisieren, wodurch die interne Kommunikation und Effizienz verbessert werden.

Welche Vorteile bietet ein auf SharePoint basierendes Intranet?

Ein auf SharePoint basierendes Intranet verbessert die Organisation von Informationen, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und zentralisiert Unternehmensressourcen. Zudem bietet es eine einheitliche Arbeitsumgebung durch die Integration von Office 365-Anwendungen.

Kann man das Office 365-Portal kostenlos testen?

Ja, Microsoft bietet eine kostenlose 30-tägige Testversion für das Office 365-Portal an. Danach sind Abonnements ab 7 Euro pro Monat verfügbar.

Wie kann ich mein SharePoint-Intranet anpassen?

Die Anpassung des SharePoint-Intranets umfasst die Erstellung benutzerdefinierter Websites und Seiten, das Hinzufügen spezifischer Webparts sowie die Nutzung unternehmenseigener Designs und Layouts. Es können auch Drittanbieteranwendungen integriert werden, um die Funktionen zu erweitern.

Was sind die Unterschiede zwischen Office 365 und Microsoft 365?

Microsoft 365 umfasst alle Office 365-Anwendungen und ergänzt diese um fortschrittliche Technologien auf Basis künstlicher Intelligenz, Kollaborationstools und Plattformen zur Automatisierung interner Prozesse.

Wie kann ich Outlook mit SharePoint integrieren?

Outlook lässt sich mit SharePoint integrieren, indem Dokumentbibliotheken verknüpft, Kalender synchronisiert und E-Mails direkt in SharePoint gespeichert werden. Dies verbessert die Dokumentenverwaltung und die Zusammenarbeit im Team.

Welche Voraussetzungen gibt es für die Implementierung eines Intranets mit intranet.ai?

Für die Implementierung eines Intranets mit intranet.ai ist ein Microsoft 365-Abonnement mit Lizenzen für SharePoint Online, Microsoft Teams, Power Apps und Power Automate erforderlich. Zudem wird entweder ein globaler App-Katalog in SharePoint Online oder ein Azure-Abonnement für eine selbst gehostete Installation benötigt.