Warum sollte man sich für SharePoint als Intranet entscheiden?

Warum SharePoint als Intranet wählen?

Immer mehr Unternehmen sehen sich mit zunehmend komplexen Prozessen konfrontiert – sowohl auf operativer Ebene als auch im Hinblick auf Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Bereichen.

Das Intranet wurde genau als Lösung für diese Herausforderungen entwickelt, da es den Mitarbeitenden einen zentralen Ort bietet, an dem sie Dokumente finden, Ideen austauschen und gemeinsame Aufgaben mit Kolleginnen und Kollegen verwalten können.

Neben der Reduzierung von Ineffizienzen beim Informationsaustausch über E-Mails oder andere, nicht miteinander verbundene traditionelle Kanäle erleichtert ein Intranet das Wissensmanagement. Es ermöglicht den Nutzenden, schnell auf benötigte Daten zuzugreifen, sie zu aktualisieren und wiederzufinden – ohne zeitraubende Recherchen und ohne von anderen Personen abhängig zu sein.

Ein Intranet einzuführen bedeutet auch, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich Teams und Abteilungen leicht aufeinander abstimmen können – selbst bei bereichsübergreifenden Projekten. So entfällt die aufwendige Suche nach duplizierten Dokumentversionen in persönlichen Ablagen.

Ein Ansatz, der unabhängig von der Unternehmensgröße oder vom angestrebten Ziel klare Vorteile bringt – sei es die Notwendigkeit, die eigene Struktur zu verbessern, oder der Wunsch, das Engagement für interne Strategien und Initiativen zu steigern.

Wer über die Umsetzung eines modernen Intranets nachdenkt, das diesen und weiteren Anforderungen gerecht wird, sollte wissen, dass SharePoint Online seit Jahren eine zentrale Rolle auf dem Markt spielt.

Die Plattform ist ein integraler Bestandteil von Microsoft 365 und stellt Teamseiten und Kommunikationsseiten bereit. Sie arbeitet nahtlos mit weiteren Produktivitätswerkzeugen wie Microsoft Teams, OneDrive und Outlook zusammen. So entsteht nicht nur ein einzelnes Produkt, sondern ein vereintes Ökosystem für die Umsetzung des Intranets und des digitalen Arbeitsplatzes.

Im Unterschied zu anderen Lösungen wurde SharePoint zudem von Anfang an für den Unternehmenseinsatz konzipiert und bietet daher hohe Standards in Bezug auf Skalierbarkeit und Sicherheit.

 

 

SharePoint hat sich eine Führungsposition erarbeitet – unter anderem dank seiner Fähigkeiten im Bereich der Dokumentenverwaltung, die über einfache Ablagefunktionen hinausgehen und Features wie Versionierung, gemeinsames Bearbeiten und granulare Benutzerrechte umfassen.

Besonders geschätzt wird es auch für die Vielzahl an Möglichkeiten zur Anpassung von Seiten und Websites sowie für die vergleichsweise einfache Anbindung an alle Microsoft-365-Dienste.

Die direkte Verbindung zur Power Platform erlaubt es beispielsweise, Arbeitsabläufe zu automatisieren (mit Power Automate) und maßgeschneiderte Apps zu erstellen (mit Power Apps). So wird die Intranet zu einem aktiven Bestandteil der internen Prozessoptimierung. Und das ist noch nicht alles.

Eine auf SharePoint basierende Intranet unterstützt all jene, die Informationen und Unternehmensressourcen organisieren müssen. Die Plattform ermöglicht es vor allem, Seiten und Dokumentbibliotheken entlang der Struktur einzelner Abteilungen zu gestalten – mit klar definierten Zuständigkeiten und Zugriffsebenen.

Darüber hinaus reduziert eine erweiterbare, leistungsstarke Suche (die durch die benutzerdefinierten Komponenten von intranet.ai ergänzt werden kann) den Zeitverlust, der durch unstrukturierte oder schlecht integrierte Ordnerstrukturen entsteht.

Für Organisationen, die ihre Kultur stärken möchten, stellt SharePoint außerdem Werkzeuge wie Nachrichtenseiten, Live-Events und thematische Communities aus Viva Engage bereit. Damit haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, wie in einem klassischen sozialen Netzwerk zu interagieren – nur dass hier selbstverständlich keine Risiken für die geteilten Daten bestehen.

 

Best Practices von Microsoft für die optimale Nutzung des mit SharePoint erstellten Intranets

 

Wie bereits vor einigen Zeilen erwähnt, ermöglicht die modulare Entwicklungsumgebung von SharePoint das Hinzufügen von einsatzbereiten Komponenten oder die Erstellung benutzerdefinierter Webparts. Das garantiert eine hohe Flexibilität.

Ein Intranet muss sich in der Tat an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen können.

Besonders wenn es um bestimmte wichtige Prozesse geht.

Die bereits erwähnte erweiterte Dokumentenverwaltung ist beispielsweise ein zentraler Bestandteil jedes professionellen Intranets. Dabei geht es nicht nur darum, Dateien in einem Repository zu speichern, sondern sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können – mit der Gewissheit, stets mit der aktuellsten Version eines Dokuments zu arbeiten.

In einem System wie SharePoint ermöglichen integriertes Versioning und Co-Authoring den Teams, gleichzeitig an denselben Dateien zu arbeiten, wodurch Fehler und Duplikate reduziert werden.

Darüber hinaus wird die Zusammenarbeit durch die Möglichkeit erleichtert, benutzerdefinierte Automatisierungen zu erstellen, Aufgaben zu verfolgen und Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit über Änderungen an geteilten Dokumenten zu benachrichtigen.

Was das Engagement betrifft, sollte ein Intranet Funktionen wie Newsfeeds und Diskussionsbereiche integrieren – zusammen mit der Möglichkeit, relevanten Gesprächen zu folgen, die den eigenen Interessen entsprechen.

Hier kommt die native Integration von SharePoint mit Viva Engage (der Weiterentwicklung des bekannten Yammer) ins Spiel: Sie ermöglicht es allen Nutzenden, Updates und Beiträge zu veröffentlichen, laufende Initiativen zu kommentieren sowie Erfolge oder Herausforderungen mit der Community zu teilen, um passende Unterstützung zu finden. So entsteht ein informeller, aber sicherer Kommunikationskanal, der zu einem stärkeren Zugehörigkeitsgefühl und mehr Nähe zum eigenen Unternehmen führt.

 

Überblick über Viva Engage, integrierbar mit dem Intranet von SharePoint Online

 

Ein modernes Intranet sollte die Möglichkeit bieten, Design und Inhalte individuell anzupassen – und dabei dennoch mit der visuellen Identität und den Werten des Unternehmens im Einklang bleiben. Dank der Branding-Optionen ermöglicht SharePoint die Festlegung von Design-Themen, Logos und Farbpaletten, um die Marke aufzuwerten und die Navigation auf den Seiten ansprechender zu gestalten.

Doch die Personalisierung beschränkt sich nicht auf das Erscheinungsbild: Sie kann auch die Erstellung von Bereichen und Webparts umfassen, die bestimmten Interessensfeldern gewidmet sind – etwa dem Personalwesen, kommerziellen Mitteilungen oder den FAQ der Abteilungen. So kann jede Abteilung ihre eigene "Mini-Startseite" gestalten und Inhalte bereitstellen, die den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden entsprechen.

 

Abteilungsbereich im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

In puncto Sicherheit – ein heutzutage besonders wichtiges und sensibles Thema – profitiert SharePoint von den Kontrollen des Microsoft-365-Ökosystems. Dazu gehören die Verwaltung von Berechtigungen auf Seiten- oder Dateiebene sowie Data Loss Prevention-Richtlinien, die darauf abzielen, die Weitergabe sensibler Informationen außerhalb der Organisation zu verhindern.

Kurz gesagt: SharePoint scheint jeder Art von Anforderung gerecht zu werden.

Allerdings, und das ist wenig überraschend, ist es nicht die einzige Lösung auf dem Markt zur Erstellung eines Intranets. Es kann daher sinnvoll sein, das Flaggschiffprodukt von Microsoft mit den wichtigsten Wettbewerbern zu vergleichen, um gemeinsam zu verstehen, ob SharePoint auch dann herausragt, wenn es nicht allein auftritt.

SharePoint vs Wordpress

Sobald verstanden ist, was ein Firmen-Intranet bieten muss, um als modern zu gelten, stellen sich viele Unternehmen die Frage: Sollte man lieber auf eine Lösung wie SharePoint Online setzen, die sowohl auf Kommunikation als auch auf Geschäftsprozesse ausgerichtet ist, oder sich für ein CMS wie Wordpress entscheiden, das für seine Benutzerfreundlichkeit und die große Entwicklercommunity bekannt ist?

Der Vergleich zwischen den beiden Plattformen offenbart Unterschiede, die über rein technische Aspekte hinausgehen und auch die Inhaltsverwaltung, die Zusammenarbeit und die Integration mit anderen Anwendungen betreffen.

Schauen wir uns die Details genauer an.

Wordpress, ursprünglich als Blogging-System konzipiert, hat sich zu einer der weltweit am weitesten verbreiteten Content-Management-Lösungen entwickelt.

Sein Erfolg liegt in der einfachen Installation und der großen Verfügbarkeit von Themes und Plugins, mit denen sich die Benutzererfahrung durch eine Vielzahl von Funktionen individuell gestalten lässt. Auch im Hinblick auf ein Intranet kann Wordpress zu einem Unternehmensportal umgewandelt werden, in dem Nutzer Nachrichten lesen, Dokumente herunterladen und mit bestimmten geschützten Bereichen interagieren können.

Die ursprüngliche Struktur von Wordpress, die für öffentliche Webseiten gedacht war, kann jedoch Einschränkungen aufweisen, wenn es um die Verwaltung komplexer Workflows oder feingranularer Berechtigungen für das Lesen und Bearbeiten von Dateien geht.

Auch die Zusammenarbeit zwischen Kollegen erfordert möglicherweise die Installation zusätzlicher Plugins, was einen nicht unerheblichen Aufwand in Bezug auf Integration und kontinuierliche Aktualisierung bedeutet.

Zudem, obwohl es Erweiterungen gibt, mit denen dokumentenbezogene Funktionen implementiert werden können, wurde die Architektur von Wordpress nicht nativ dafür entwickelt, sich in ein unternehmensweites Produktivitätsökosystem zu integrieren – wie es bei Microsoft 365 der Fall ist.

 

Detail einer mit Wordpress erstellten Website

 

SharePoint hingegen wurde entwickelt, um den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden – von nahtloser und sicherer Zusammenarbeit bis hin zur Dokumentenverwaltung im großen Maßstab.

Mit seinen Listen und Dateibibliotheken stellt es jeder Abteilung ein zentrales Repository zur Verfügung, in dem sich Versionierung, Co-Authoring und Genehmigungsworkflows entsprechend den Vorgaben der jeweiligen Organisation anwenden lassen.

Aus Integrationssicht bietet es naturgemäß einen erheblichen Vorteil, da es ein integraler Bestandteil von Microsoft 365 ist.

Das bedeutet, dass das SharePoint-Intranet ohne Plugins oder externe Verknüpfungen mit allen Unternehmensressourcen kommunizieren kann – vom Dokumentenrepository bis hin zu den Anwendungen der Power Platform – und so ein Umfeld schafft, in dem Datenaustausch und Prozessdurchführung synchronisiert ablaufen.

 

Beispiel eines SharePoint-Intranets, das mit intranet.ai erstellt wurde

 

Wer sich für WordPress als Intranet entscheidet, muss mit einem kontinuierlichen Aufwand für die Konfiguration von Plugins rechnen, die der Sicherheit (um häufige Angriffe auf Websites zu vermeiden) und der Rechteverwaltung dienen. Diese Plugins können zusätzliche Funktionen bieten, jedoch zum Preis einer höheren Wartungskomplexität.

Außerdem zwingt das Fehlen einer nativen Integration mit einem intelligenten Dokumentenmanagementsystem dazu, externe Komponenten für Versionierung und Co-Authoring einzuführen, was zu einer Fragmentierung der Benutzeroberflächen führt.

Erscheint WordPress somit geeignet, wenn ein repräsentativer Webauftritt oder ein eher einfacher interner Blog erstellt werden soll, ermöglicht SharePoint die Erstellung eines unternehmensweiten Intranets, das nahtlos mit den modernsten Systemen für Produktivität, Dokumentenmanagement und Automatisierung aus dem Microsoft-Ökosystem integriert ist.

SharePoint vs Intranet Connections

Kommen wir zur zweiten Alternative zu SharePoint Online: Intranet Connections, eine Lösung mit Fokus auf Engagement und die schnelle Erstellung von Portalen.

Das Angebot von Intranet Connections umfasst soziale Funktionen, die den Austausch von Nachrichten, das Veröffentlichen von Beiträgen und die Erstellung interner Umfragen fördern. Ziel ist es, eine benutzerfreundliche Umgebung zu schaffen, in der Kolleginnen und Kollegen intuitiv mit Unternehmensinhalten interagieren können – ganz ohne technische Vorkenntnisse.

Intranet Connections stellt eine Reihe vorkonfigurierter Module bereit, wie z. B. einen Veranstaltungskalender, schwarze Bretter für Ankündigungen und Richtliniendokumente. Diese Komponenten helfen dabei, ein Intranet in relativ kurzer Zeit aufzubauen (ähnlich wie bei der Lösung von intranet.ai), mit einem schlanken Layout und besonderem Augenmerk auf das Design.

 

Beispiel eines Portals, das mit Intranet Connections erstellt wurde

 

Beim Vergleich der Funktionen für das Dokumentenmanagement zeigt sich jedoch der eigentliche Unterschied zwischen Intranet Connections und umfassenderen Lösungen wie SharePoint.

Während Intranet Connections das Anlegen von Speicherbereichen und das Veröffentlichen von Dateien in verschiedenen Bereichen unterstützt, wurde die Plattform nicht dafür entwickelt, komplexe Genehmigungsprozesse oder detaillierte Berechtigungsstrukturen auf einzelne Dokumente abzubilden.

Für Unternehmen, die mit Dokumenten arbeiten, die fortlaufend überarbeitet werden, oder bei denen mehrere Abteilungen gleichzeitig an derselben Datei zusammenarbeiten, kann das Fehlen von Funktionen wie Versionierung und Co-Authoring eine erhebliche Einschränkung darstellen.

Auch die Integration mit externen Produktivitätsanwendungen ist weniger nahtlos.

Die Plattform ist nämlich nicht darauf ausgelegt, Teil eines größeren Ökosystems zu sein (wie es bei SharePoint mit Microsoft 365 der Fall ist), und bietet daher weder native Funktionen zur Echtzeitbearbeitung (wie bei SharePoint und Teams) noch eine automatische Synchronisation von Postfächern mit persönlichen Kalendern (wie bei SharePoint und Outlook).

Diese Schwächen benachteiligen Unternehmen, die das Intranet zu einem operativen Hub entwickeln möchten, in dem interne Kommunikation und Dokumentenverwaltung eng mit den Geschäftsprozessen verknüpft sind.

Ein Vergleich der Systeme zeigt, dass SharePoint über ein umfangreicheres Funktionsspektrum verfügt – insbesondere im Bereich der Zusammenarbeit. Dazu zählt die Möglichkeit, eine differenzierte Hierarchie von Websites und Dokumentbibliotheken zu verwalten sowie die native Integration mit Microsoft 365 umfassend zu nutzen.

 

Integration zwischen Microsoft Teams und dem SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Wenn ein Unternehmen Workflows für Genehmigungen und Co-Authoring in Echtzeit sicherstellen möchte, ermöglicht SharePoint die Einrichtung einer automatischen Versionierung, die Wiederherstellung früherer Dateiversionen und das Sperren von Bearbeitungen – wodurch Konflikte erheblich reduziert werden.

Diese Konfiguration wird durch Sicherheitsfunktionen ergänzt, wie Vertraulichkeitsbezeichnungen und das Auditieren kritischer Aktionen, was die Kontrollierbarkeit des Intranets zusätzlich stärkt.

Intranet Connections hingegen konzentriert seinen Mehrwert auf die Benutzerfreundlichkeit im Zusammenhang mit der internen Kommunikation, deckt jedoch nicht vollständig komplexere Szenarien der Dokumentenverwaltung und Prozessautomatisierung ab.

Daher eignet sich Intranet Connections zwar gut zur Erstellung rein informativer Unternehmensportale, doch SharePoint Online von Microsoft 365 ermöglicht es, die Nutzung des Intranets deutlich auszuweiten – über die reine Inhaltsverteilung hinaus – und es in einen kollaborativen Innovationsmotor zu verwandeln.

SharePoint vs Drupal

Drupal zählt zu den bekanntesten und geschätztesten Enterprise-CMS-Systemen, dank seiner umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten und der starken Open-Source-Community, die es unterstützt.

Seinen guten Ruf verdankt es seiner modularen und hochgradig anpassbaren Architektur, die komplexe Websites und Anwendungen mit hohem Interaktivitätsgrad unterstützt. Durch sein flexibles Framework wird es häufig von Unternehmen und Institutionen eingesetzt, um große Portale mit klar definierten Veröffentlichungs-Workflows und einer großen Anzahl von Nutzern zu erstellen.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Fähigkeit, Inhalte auf Basis spezifischer Inhaltstypen (Content Types) zu strukturieren, denen benutzerdefinierte Felder und Taxonomien zugeordnet werden können.

Diese Eigenschaften machen Drupal zu einem als "enterprise-ready" geltenden CMS, das sich besonders für Projekte eignet, die auf die externe Kommunikation ausgerichtet sind oder erhebliche kundenspezifische Entwicklungen erfordern.

Doch während der Open-Source-Ansatz auf der einen Seite Freiheit und Kontrolle über den Code bietet, bringt er auf der anderen Seite größere Verantwortlichkeiten in Bezug auf Sicherheit, Patches und regelmäßige Updates mit sich.

In vielen Fällen müssen Unternehmen ein dediziertes Team aufstellen oder sich auf spezialisierte Partner verlassen, um den Betrieb der Infrastruktur und die korrekte Integration mit anderen Diensten sicherzustellen.

Im Bereich der Intranets behält Drupal einige Vorteile, die sich aus seiner flexiblen Struktur ergeben. So lassen sich beispielsweise benutzerdefinierte Funktionen für die Anforderungen einer Abteilung relativ einfach entwickeln oder ein Single Sign-On mit unternehmensweiten Authentifizierungssystemen integrieren.

Darüber hinaus ermöglicht die große Anzahl verfügbarer Module das Hinzufügen sozialer Komponenten oder die Erstellung von Genehmigungs-Workflows – allerdings erfordert dies oft den kombinierten Einsatz mehrerer Plugins und eine nicht unerhebliche Anpassung.

 

Beispiel eines mit Drupal erstellten Portals

 

Bleiben wir jedoch im Kontext eines Intranets, so können das Bedürfnis nach Echtzeit-Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen sowie die Verwaltung einer großen Informationsmenge bestimmte Grenzen aufzeigen.

Drupal bietet standardmäßig nicht dasselbe Maß an Kontrolle und Strukturierung, wie es SharePoint Online nativ zur Verfügung stellt. Auch die Erstellung eines eng integrierten Ökosystems mit E-Mail, Kalender und Videokonferenz-Tools ist nicht sofort möglich: Häufig müssen individuelle Konnektoren entwickelt oder Module von Drittanbietern eingesetzt werden.

In dem Moment, in dem Benutzerinnen und Benutzer intuitive und integrierte Erlebnisse erwarten, kann es sich als weniger effizient erweisen, Zeit und Ressourcen darauf zu verwenden, die Drupal-Module zusammenzufügen – im Vergleich zu einer Plattform, die von vornherein darauf ausgelegt ist, Dateien, Kalender und Arbeitsabläufe in einem einzigen System zu koordinieren.

 

Kommunikation, Veranstaltungen und Services im SharePoint-Intranet von intranet.ai bündeln

 

Im Vergleich zu Drupal präsentiert sich SharePoint als eine Umgebung, die von Anfang an auf Zusammenarbeit ausgelegt ist, da es eng mit Microsoft 365 verknüpft ist. Der Kern dieses Unterschieds liegt im Dokumentenmanagement und in der Möglichkeit, übergreifende Prozesse zu orchestrieren.

Ein Unternehmen muss daher nicht von Grund auf grundlegende Funktionen für die Zusammenarbeit entwickeln, da bereits alle Bausteine vorhanden sind, um Intranets zu erstellen, die auf die Anforderungen jedes Projekts zugeschnitten sind – ohne auf eine Vielzahl externer Integrationen angewiesen zu sein.

Auch aus Sicht der Sicherheit und Compliance profitiert SharePoint von den auf Tenant-Ebene angebotenen Lösungen – darunter die Datenklassifizierung in Microsoft 365, Prüfprotokolle (Audit Logs) und Vertraulichkeitsbezeichnungen, die keine individuellen Entwicklungen erfordern, sondern Teil der Cloud-Plattform sind.

Sich für SharePoint zu entscheiden bedeutet, von einem System as-a-Service in seiner Online-Version zu profitieren – wobei Microsoft die Verantwortung für Infrastruktur, Software-Updates und die Sicherheit auf Rechenzentrumsebene übernimmt. Mit Drupal, insbesondere bei On-Premise-Installationen, muss das Unternehmen hingegen Server, Patches und Backups selbst verwalten.

SharePoint vs Confluence

Confluence von Atlassian ist eine weit verbreitete Alternative, insbesondere bei Unternehmen, die Jira und andere Tools derselben Suite nutzen.

Vergleicht man es jedoch mit SharePoint Online, treten einige bedeutende Unterschiede zutage – sowohl in Bezug auf die Funktionalitäten als auch auf die Integration in das Unternehmensökosystem.

Die Wahl zwischen den beiden Plattformen hängt – wie immer – von den organisatorischen Zielen und dem Bedarf ab, Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und zentrale Governance zu vereinen.

Aber fangen wir mit einer kurzen Einführung an: Confluence ist eine Plattform, die für die Erstellung und gemeinsame Nutzung interner Dokumentation konzipiert wurde.

Die wikibasierte Benutzeroberfläche fördert die kollaborative Inhaltserstellung und ermöglicht es Teams, Seiten in einem gemeinsamen Bereich zu schreiben, zu bearbeiten und zu organisieren.

 

Beispiel eines mit Confluence erstellten Hubs

 

Wenn es darum geht, ein komplexeres Intranet zu erstellen, zeigt Confluence erhebliche Einschränkungen. Sein Dokumentenmanagement-Modell basiert auf Bereichen und Seiten, bietet jedoch kein so strukturiertes Archivierungssystem wie SharePoint.

Zwar lässt sich Confluence gut mit Jira und Trello integrieren, doch fehlt eine native Anbindung an Produktivitätstools wie Outlook, Teams und Excel – was zu unangenehmen und riskanten Fragmentierungen im Arbeitsablauf führen kann.

SharePoint hingegen wurde von Anfang an mit dem Fokus auf Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement entwickelt. Jeder Unternehmensbereich kann über eine eigene Website verfügen, mit Dokumentbibliotheken, in denen Dateien nach Sicherheitsrichtlinien auf Unternehmensebene nachverfolgt, organisiert und geschützt werden.

Die native Integration mit Microsoft 365 ermöglicht es, Informationen und Aktivitäten im Intranet zu zentralisieren und den Benutzerinnen und Benutzern zu erlauben, sich frei in einem synergetischen Ökosystem zu bewegen.

Das bedeutet: direkt in Teams an Dokumenten arbeiten, automatisierte Workflows mit Power Automate starten und über Power BI auf dynamische Berichte zugreifen.

Ein weiterer Aspekt, der berücksichtigt werden sollte, ist der Ansatz zur Governance von Inhalten.

Confluence setzt auf eine dezentralisierte Verwaltung, bei der die Benutzerinnen und Benutzer viel Freiheit bei der Erstellung und Organisation von Seiten haben – mit der Folge, dass sich Informationen im Laufe der Zeit ungeordnet ansammeln. SharePoint hingegen erlaubt die Definition von Archivierungs- und Klassifizierungsrichtlinien, was eine effektivere Governance ermöglicht und das Risiko einer unkontrollierten Vermehrung von Inhalten und doppelten Daten reduziert.

 

Integriertes Dokumentenmanagement im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Zusammenfassend bleibt Confluence eine gute Lösung für das Management kollaborativer Dokumentation – auch wenn SharePoint ein breiteres und strukturierteres Ökosystem bietet, das den Anforderungen eines Unternehmens gerecht wird, das Intranet, Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit auf einer einzigen Plattform integrieren möchte.

Die Wahl hängt von den jeweiligen Anforderungen ab: Wenn das Ziel darin besteht, Arbeitsabläufe zu zentralisieren und die Governance von Daten zu konsolidieren, ist SharePoint zweifellos die umfassendste und skalierbarste Lösung.

SharePoint vs Happeo

Happeo hat sich als eine der führenden Alternativen zur Erstellung eines Intranets etabliert und positioniert sich als social-oriented Lösung, die für die Integration mit Google Workspace konzipiert ist.

Der Vergleich mit der Lösung von Microsoft 365 zeigt jedoch einen anderen Ansatz in Bezug auf Kommunikation und Dokumentenmanagement und bietet interessante Perspektiven für Unternehmen, die die passende Lösung für ihren digitalen Arbeitsplatz suchen.

Ausgehend von Happeo handelt es sich um eine Plattform, die auf Benutzerfreundlichkeit und Interaktion zwischen Kolleginnen und Kollegen setzt. Das Design erinnert an ein soziales Netzwerk mit Newsfeeds, Diskussionskanälen und Engagement-Tools zur Verbesserung der internen Kommunikation.

Dank der engen Integration mit Google Workspace ermöglicht Happeo einen schnellen Zugriff auf Drive, Gmail und Google Calendar und erleichtert so die Dokumentenfreigabe und die Zusammenarbeit in Echtzeit.

 

Detail eines HR-Portals, das mit Happeo erstellt wurde

 

Auch wenn dieser Ansatz Happeo zu einer ausgezeichneten Wahl für Unternehmen macht, die ein auf Kommunikation fokussiertes Intranet suchen, treten zugleich einige Einschränkungen zutage – insbesondere für diejenigen, die ein strukturiertes System für das Dokumentenmanagement benötigen.

Im Gegensatz zum Angebot von Microsoft verfügt Happeo nicht über ein intelligentes Repository mit Funktionen wie Versionierung, granulare Berechtigungen und anpassbare Workflows. Die Architektur eignet sich gut für Szenarien, in denen die Informationsweitergabe im Vordergrund steht, ist jedoch weniger effektiv für die Verwaltung komplexer Dokumentenprozesse, bei denen Sicherheit und strikte Datenkontrolle erforderlich sind.

SharePoint Online hingegen wurde als komplette Plattform für die Erstellung des Intranets und eines integrierten digitalen Arbeitsplatzes konzipiert. Es kombiniert Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung mit hoher Anpassbarkeit und Skalierbarkeit.

Happeo ist darauf ausgelegt, ein einfaches und unmittelbares Nutzungserlebnis zu bieten – mit einer Benutzeroberfläche, die an gängige soziale Netzwerke erinnert. Allerdings sind die Möglichkeiten zur Personalisierung begrenzt.

Unternehmen können zwar Bereiche für Teams erstellen und die interne Kommunikation organisieren, doch die Optionen zur Strukturierung des Dokumentenmanagements und zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sind eingeschränkt. Zudem ist die Architektur von Happeo eng an Google Workspace gebunden, was sie weniger flexibel für Unternehmen macht, die auf andere Ökosysteme (wie Microsoft 365) setzen.

SharePoint hingegen ermöglicht es, das Intranet sowohl inhaltlich als auch in Bezug auf die Automatisierung an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Dank flexibler Webparts, separater Seiten für Kommunikation und Teamarbeit sowie der Integration mit der Power Platform lässt sich eine dynamische Umgebung mit spezifischen Funktionen für die gesamte Organisation und einzelne Abteilungen gestalten.

Darüber hinaus ermöglichen die Unterstützung von Microsoft Graph und SharePoint Framework die Entwicklung maßgeschneiderter Erweiterungen, mit denen sich das Intranet nahtlos mit bestehenden Softwarelösungen wie CRM-, ERP-Systemen oder anderen Drittanwendungen im Unternehmen integrieren lässt.

 

Wettbewerbe und Brainstorming-Sitzungen im SharePoint-Intranet von intranet.ai organisieren

 

Auch das Preismodell kann die Entscheidung beeinflussen.

Happeo verfolgt ein Lizenzmodell, das auf der Anzahl der Benutzer und den enthaltenen Funktionen basiert – eine interessante Option für Unternehmen, die eine flexible Lösung suchen.

Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist SharePoint die vorteilhafteste Wahl, da es ohne zusätzliche Kosten für die Intranet-Funktionen in den Lizenzen enthalten ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Happeo eine solide Alternative für Unternehmen darstellt, die den Fokus auf interne Kommunikation und Interaktion zwischen Mitarbeitenden legen. Es ist jedoch keine Lösung für ein strukturiertes Dokumentenmanagement oder eine tiefgreifende Integration mit anderen Unternehmensprozessen.

SharePoint hingegen zeichnet sich durch seine Fähigkeit aus, ein vollständiges und skalierbares Intranet bereitzustellen, in dem Zusammenarbeit, Sicherheit und Governance nahtlos in einem einzigen Ökosystem vereint sind.

SharePoint vs Jive

Jive hat sich als Intranet-Lösung positioniert, die auf soziale Zusammenarbeit ausgerichtet ist, mit einem Fokus auf Interaktionsdynamiken, die den Wissensaustausch und das Engagement der Mitarbeitenden im Unternehmen fördern.

Im Vergleich zur Lösung von Microsoft 365 treten jedoch Unterschiede zutage, die über den reinen Ansatz der internen Kommunikation hinausgehen und Bereiche wie Dokumentenmanagement, Sicherheit sowie die Integration von Prozessen und externen Systemen betreffen.

Beginnen wir mit einem kurzen Überblick: Jive kann als Plattform beschrieben werden, die den Informationsaustausch innerhalb einer Organisation erleichtern soll und dabei auf eine benutzerfreundliche Oberfläche im Stil sozialer Netzwerke setzt.

Durch Diskussionsgruppen, Microblogging und ein Echtzeit-Feed-System ermöglicht Jive die Zusammenarbeit in einem informellen Umfeld und reduziert die Abhängigkeit von traditionellen internen Kommunikationskanälen wie der klassischen E-Mail. Dieser Ansatz macht es besonders geeignet zur Stärkung der horizontalen Kommunikation zwischen den Teams im Unternehmen.

 

Detailansicht eines HR-Portals, das mit Jive erstellt wurde

 

Auch in diesem Fall zeigt Jive im Bereich des Dokumentenmanagements einige Schwächen im Vergleich zu SharePoint Online.

Das Ablagesystem basiert auf Beiträgen und Diskussionen, was die gemeinsame Inhaltserstellung erleichtert, jedoch die Pflege gut strukturierter Repositorien und die Verwaltung mehrerer Versionen desselben Dokuments erschwert.

Das Fehlen eines hierarchischen Berechtigungssystems stellt zudem eine erhebliche Einschränkung bei der Verwaltung von Unternehmensdaten dar, da kein granuliertes Zugriffsmanagement möglich ist.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied liegt in der Integration mit dem Microsoft-365-Ökosystem:

• Jive ist eine unabhängige Plattform, die spezielle Konnektoren benötigt, um mit externen Unternehmensanwendungen zu interagieren;
• SharePoint ist Teil eines einheitlichen Ökosystems, in dem Dokumente, Chats, Besprechungen und Projektaktivitäten miteinander verknüpft sind.

Das führt dazu, dass das SharePoint-Intranet als operatives Hub fungiert und den Nutzenden ermöglicht, auf Werkzeuge, Ressourcen und Informationen zuzugreifen, ohne ständig zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Auch im Bereich der Berichterstattung bietet SharePoint durch die Integration mit Tools wie Power BI die Möglichkeit, die Nutzung des Intranets zu überwachen, Arbeitsabläufe zu analysieren und Prozesse zu optimieren. Jive verfügt zwar über Funktionen zur Verfolgung des Engagements, erreicht jedoch nicht das gleiche Maß an Anpassbarkeit und Datenanalyse.

 

Aktivitäten der Nutzer im SharePoint-Intranet von intranet.ai überwachen

 

Zum Abschluss dieses kurzen Vergleichs lässt sich erneut sagen, dass die Wahl zwischen SharePoint und Jive immer von den individuellen Anforderungen abhängt. Wenn das Ziel darin besteht, die interne Kommunikation informeller zu gestalten, kann Jive eine sinnvolle Lösung darstellen.

Für Unternehmen, die ein vollständiges Intranet benötigen – eines, das Inhalte strukturiert verwalten, Produktivitätstools integrieren und hohe Sicherheitsstandards gewährleisten kann und gleichzeitig spezielle Funktionen für das Engagement bietet – bleibt SharePoint die passendste Wahl.

FAQ zu SharePoint als Intranet

Warum sollte man SharePoint wählen, um ein Intranet aufzubauen?

SharePoint ist eine umfassende Plattform und Teil von Microsoft 365. Sie wurde entwickelt, um Kommunikation, Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement zu unterstützen. Damit lässt sich ein sicheres, skalierbares Intranet erstellen, das mit allen gängigen Unternehmenswerkzeugen integriert ist.

Worin ist SharePoint besser als WordPress zur Erstellung eines Intranets?

WordPress benötigt externe Plugins zur Verwaltung von Dokumenten und Berechtigungen und bietet keine native Integration mit Microsoft 365. SharePoint stellt diese Funktionen standardmäßig bereit, reduziert technische Komplexität und erhöht die Effizienz.

Ist SharePoint eine umfassendere Lösung als Intranet Connections?

Ja. Intranet Connections konzentriert sich auf die interne Kommunikation, verwaltet jedoch Dokumente nicht strukturiert. SharePoint unterstützt Versionierung, Co-Authoring, Workflows und erweiterte Sicherheitsfunktionen und ist daher für komplexere Szenarien geeignet.

Was bietet SharePoint, das Drupal nicht hat?

Drupal ist flexibel, erfordert jedoch maßgeschneiderte Entwicklungen und manuelle Infrastrukturverwaltung. Als SaaS-Lösung bietet SharePoint eine sofort einsatzbereite Umgebung mit Sicherheit, Automatisierung und vollständiger Integration in Microsoft 365.

Wann sollte man SharePoint statt Confluence wählen?

Confluence eignet sich für Dokumentation, bietet aber keine erweiterten Funktionen für das Dokumentenmanagement oder eine Integration mit Teams, Outlook und Power BI. SharePoint hingegen ermöglicht die Verwaltung von Inhalten, Kommunikation und Zusammenarbeit in einer einzigen Umgebung.

Ist SharePoint leistungsfähiger als Happeo?

Happeo ist auf Kommunikation ausgerichtet und in Google Workspace integriert, verfügt jedoch nicht über ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem. SharePoint vereint Kommunikation, Automatisierung, Sicherheit und Anpassung in einer einzigen Unternehmensplattform.

Warum sollte man SharePoint Jive vorziehen?

Jive konzentriert sich auf soziale Interaktion, bietet jedoch keine erweiterten Funktionen für das Dokumentenmanagement und keine native Integration mit anderen Unternehmenswerkzeugen. SharePoint ermöglicht den Aufbau eines integrierten, strukturierten und sicheren digitalen Arbeitsplatzes.

Ist SharePoint nur für große Unternehmen geeignet?

Nein. SharePoint ist eine skalierbare Plattform, die sich auch für kleine und mittlere Unternehmen eignet. Sie kann schrittweise eingeführt und mit der Organisation weiterentwickelt werden, wobei vorhandene Microsoft-365-Lizenzen genutzt werden – ganz ohne zusätzliche Kosten für das Intranet.

Wie anpassbar ist ein Intranet auf SharePoint?

Sehr. Mit SharePoint lassen sich Layout, Branding, Inhalte und Funktionen individuell gestalten. Unternehmen können abteilungsbezogene Bereiche erstellen, spezielle Webparts verwenden und benutzerdefinierte Anwendungen über die Power Platform integrieren.

Ist es sicher, SharePoint als Unternehmensintranet zu nutzen?

Ja. SharePoint nutzt alle Sicherheitsmechanismen von Microsoft 365, einschließlich Zugriffskontrolle, Protokollierung, Vertraulichkeitskennzeichnungen und Data Loss Prevention. Die Plattform ist darauf ausgelegt, sensible Daten zu schützen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.