SharePoint vs Confluence: Welche soll man wählen?

Die Wahl der richtigen Plattform für Zusammenarbeit und Wissensmanagement kann entscheidend sein für Produktivität und Return on Investment. SharePoint Online und Confluence sind zwei führende Lösungen in dieser Entscheidung und bieten beliebte Funktionen zur Inhaltsverwaltung und Informationsfreigabe.

Die Entscheidung für ein System bedeutet jedoch nicht nur, die verfügbaren Funktionen zu bewerten, sondern auch zu prüfen, wie gut diese den tatsächlichen Anforderungen an Skalierbarkeit, Integration und Flexibilität gerecht werden.

In diesem Artikel führen wir daher einen umfassenden Vergleich zwischen SharePoint von Microsoft 365 und Confluence von Atlassian durch, analysieren ihre Stärken und Schwächen und zeigen, wie man eine Migration verwalten kann – hin zur Plattform, die am besten zum eigenen Unternehmen passt. Dabei greifen wir auf die Empfehlungen der Expertinnen und Experten des Teams von intranet.ai zurück.

Was Sie in diesem Artikel finden

• Unterschiede und Gemeinsamkeiten

• Leitfaden zur besten Wahl

• Von Confluence zu SharePoint: Wie Sie die Migration sicher gestalten

• Open-Source-Alternativen zu SharePoint: Lohnt es sich?

Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Plattformen für Zusammenarbeit und Wissensmanagement helfen dabei, die Dokumentenfragmentierung zu verringern, die Kommunikation zwischen Abteilungen zu fördern und die Arbeitsqualität im Unternehmen insgesamt zu verbessern. Unabhängig von der Unternehmensgröße sehen sich Organisationen dabei mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert, darunter die Skalierbarkeit.

Wenn Dokumente und Informationen weiter zunehmen, besteht ohne ein geeignetes Katalogisierungssystem das Risiko, diese Daten zu duplizieren oder zu verlieren, was sich erheblich auf Effizienz und Compliance auswirken kann.

Aus diesem Grund ist es notwendig, eine zentralisierte Plattform einzuführen, die es ermöglicht,

• interne Prozesse zu standardisieren,

• die Aktualisierung von Informationen zu vereinfachen,

• und zu überwachen, wie Daten gespeichert, bearbeitet und geteilt werden.

SharePoint Online und Confluence zählen zu den beliebtesten Lösungen, um diese Ziele zu erreichen.

Confluence ist ein Produkt von Atlassian, das 2004 auf den Markt kam, mit dem Ziel, ein kollaboratives Wiki bereitzustellen, in dem Dokumente, Verfahren und Inhaltsseiten gesammelt und Informationen in leicht verwaltbaren und zugänglichen Bereichen organisiert werden können.

Die Plattform basiert auf dem Konzept einer Wissensdatenbank, in der jede Abteilung Seiten und Unterseiten mit Text, Bildern oder Anhängen erstellen kann – ergänzt durch Kommentarfunktionen und gleichzeitige Bearbeitung. Die Informationen sind durch eine recht intuitive Hierarchie strukturiert, und die interne Suchfunktion schlägt verwandte Inhalte vor.

Zu den Stärken zählt die Integration mit Jira, einem weiteren Atlassian-Tool für Projekt- und Ticketmanagement.

Besonders in Softwareentwicklungsumgebungen wird geschätzt, dass man spezifische Tickets verlinken, Backlogs erstellen und jede Phase des Projektlebenszyklus zentral dokumentieren kann.

Was die erforderlichen Kompetenzen betrifft, so gilt Confluence im Allgemeinen als einfacher zu implementieren als SharePoint Online – insbesondere, wenn der Hauptbedarf im Aufbau eines internen Repositories liegt.

Neben Jira kann Confluence auch mit Trello und Bitbucket integriert werden.

Das bedeutet, dass Confluence für ein Softwareentwicklungsteam, das Jira zur Fehlerverwaltung und Trello zur Aufgabenplanung nutzt, als Dokumentenarchiv und „Wissens-Hub“ dienen kann, der mit den Produktzielen verknüpft ist.

Darüber hinaus ist es üblich, Slack als Messaging-Plattform einzusetzen. Dank spezieller Konnektoren lassen sich Benachrichtigungen über Seitenaktualisierungen in Confluence empfangen oder Schnelllinks zu archivierten Dokumenten während der Konversationen erstellen.

Für die Konfiguration von Confluence – etwa die Erstellung benutzerdefinierter Vorlagen oder den Einsatz von Plugins zur Steuerung spezifischer Workflows – sind technische Kenntnisse erforderlich, auch wenn sie nicht unbedingt Programmierkenntnisse auf fortgeschrittenem Niveau voraussetzen.

SharePoint wurde Anfang der 2000er Jahre als Teil des Microsoft-365-Ökosystems eingeführt. Ziel war es zunächst, ein System für die Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit bereitzustellen, das sich mit Word, Excel, PowerPoint und allen anderen in der Suite verfügbaren Microsoft-Anwendungen integrieren lässt.

Im Laufe der Zeit hat die Plattform jedoch eine umfassendere Rolle übernommen und sich zu einem echten Framework für den Aufbau von dem Intranet, von gemeinsamen Dateiarchiven und Kommunikationsportalen entwickelt.

Aus funktionaler Sicht ermöglicht SharePoint unter anderem:

• Websites und Dokumentbibliotheken zu erstellen, in denen Inhalte granular hochgeladen, durchsucht und versioniert abgerufen werden können.

• Benutzerberechtigungen zu verwalten, um festzulegen, welche Teams Materialien bearbeiten, anzeigen oder freigeben dürfen.

• Webparts von Microsoft 365 zu integrieren (zum Beispiel einen Gruppenkalender aus Outlook, einen Feed mit Beiträgen aus Viva Engage, ein Power-BI-Dashboard oder einen Projektplan aus Planner).

• Unternehmenswebseiten wie das Intranet und die Extranet-Seiten zu gestalten, die Nachrichten, Hinweise, Schulungsmaterialien und Daten aus externen Quellen enthalten, um interne und externe Personen miteinander zu verbinden.

Viele Unternehmen, die SharePoint einsetzen, profitieren von der engen Verbindung mit Teams und OneDrive, da dadurch Kommunikations- und Kollaborationsprozesse im Arbeitsalltag zentralisiert werden können.

Was ist SharePoint Online und wozu wird es verwendet?

Leitfaden zur besten Wahl

Nach unserer kurzen Einführung zu SharePoint Online und Confluence setzen wir den Vergleich dieser beiden Tools fort und beleuchten, wie jede Lösung den Anforderungen an das Intranet, Wissensdatenbanken und Zusammenarbeit gerecht wird. Außerdem gehen wir auf die Kriterien ein, die bei der Bewertung eines möglichen Migrationsszenarios berücksichtigt werden sollten.

Wissensmanagement und Dokumentenverwaltung

Wenn wir über Wissensmanagement sprechen, meinen wir die Fähigkeit eines Unternehmens, sein Informationsvermögen zu organisieren, zu teilen und aktuell zu halten. In diesem Zusammenhang reagieren SharePoint und Confluence unterschiedlich auf die Bedürfnisse von Organisationen.

Beginnen wir mit SharePoint: Aufgrund der engen Integration mit Microsoft 365 unterstützen seine Funktionen die Verwaltung strukturierter Dokumente, mit einem stabilen System für Versionierung und granulare Berechtigungen.

Dies ermöglicht es, Inhalte in Websites, Bibliotheken und benutzerdefinierte Listen zu unterteilen – mit der Möglichkeit, festzulegen, wer bearbeiten oder nur lesen darf. Die Indizierungsprozesse und die auf Microsoft Search basierende Suche erleichtern zudem das schnelle Auffinden von Dateien, während Metadaten die Katalogisierung und den Zugriff auf Informationen vereinfachen.

Confluence hingegen ist als Wiki-Plattform konzipiert und legt den Schwerpunkt auf den Aufbau von Bereichen, in denen Textseiten zu einem dynamischen Asset werden. Die Zusammenarbeit erfolgt über gleichzeitiges Bearbeiten, ergänzt durch Kommentare und eine hierarchische Themenstruktur.

Obwohl das Hochladen von Dokumenten möglich ist, konzentriert sich Confluence stärker auf gemeinsam erstellte Texte, Dokumentationsseiten und Projektnotizen. Die Tätigkeit des Wissensmanagements richtet sich daher auf die Erstellung von Repositories für Artikel, Leitfäden und Verfahren, die stets durch kontextbezogene Diskussionen ergänzt werden.

Aus Nutzungssicht gilt: Während SharePoint ideal ist, um Dokumente, Unternehmenskommunikation und Services zu zentralisieren und dabei hohe Compliance-Standards und strenge Zugriffskontrollen einzuhalten, ist Confluence schlanker, wenn es um die Erstellung von Textinhalten und das informelle Teilen von Ideen geht – besonders im Kontext von Softwareentwicklungszyklen.

Erstellung von Unternehmenswebsites

Bei der Umsetzung interner Portale bietet SharePoint eine Struktur, mit der sich folgende Elemente erstellen lassen:

• Kommunikationswebsites zur Verbreitung von Nachrichten und Ressourcen;

• Teamwebsites zur Unterstützung der Arbeit von Projektgruppen;

• Hub-Sites zur Bündelung mehrerer Unternehmensbereiche mit einer einheitlichen Navigation.

Das Layout kann vom Nutzer mithilfe von Webparts individuell angepasst werden – mit Funktionen wie Gruppenkalendern, Aufgabenlisten und Dokumentbibliotheken, stets im Rahmen der Integration in das Microsoft-Ökosystem. Viele Unternehmen nutzen diese Flexibilität, um das Intranet mit Newsfeeds, abteilungsspezifischen Bereichen und Links zu den am häufigsten verwendeten Anwendungen anzureichern.

Confluence hingegen bevorzugt die Erstellung thematischer Bereiche anstelle klassischer Websites. Es bietet daher nicht die gleiche Bandbreite an Werkzeugen wie SharePoint zur Erstellung unternehmensweiter Portale, obwohl Startseiten für jeden Arbeitsbereich eingerichtet werden können.

Dieser Ansatz eignet sich gut zur Erstellung von Wikis und Wissensdatenbanken; er kann jedoch mehr Aufwand erfordern, wenn das Ziel darin besteht, eine vollständige Website mit Navigationselementen und strukturierten Inhalten aufzubauen.

Versionierung, Anpassung und Integration mit externen Umgebungen

In Bezug auf die Versionierung von Inhalten verfolgen SharePoint und Confluence recht unterschiedliche Ansätze. Ersteres ermöglicht die Verwaltung mehrerer Versionen desselben Dokuments mit Check-in- und Check-out-Optionen sowie einer granularen Zugriffskontrolle für Benutzer. Letzteres speichert die Seitenhistorie und erlaubt es, jederzeit frühere Versionen anzuzeigen und Unterschiede zu vergleichen – wobei der Fokus klar auf textuellen Aktualisierungen liegt.

Was die Anpassung betrifft, bietet SharePoint eine gewisse Flexibilität – von der Änderung von Themes über die Integration benutzerdefinierter Webparts bis hin zur Entwicklung komplexerer Komponenten mithilfe des SharePoint Framework oder Plattformen wie Power Apps.

Confluence geht in dieser Hinsicht nicht so weit – es sei denn, das Unternehmen entscheidet sich für den Einsatz von Plugins aus dem Atlassian Marketplace.

Bezüglich der Integration mit externen Umgebungen profitiert SharePoint in erster Linie von der nativen Kompatibilität mit dem Microsoft-Ökosystem.

Wie zu Beginn des Artikels erwähnt, lässt sich Confluence problemlos mit Jira, Trello und Bitbucket integrieren und bietet zahlreiche Plugins zur Anbindung an Slack und andere Tools von Drittanbietern.

Kosten und Lizenzen

Das Lizenzmodell von SharePoint ist in der Regel in den Microsoft 365 Business-Plänen (Standard oder Premium) sowie in den Enterprise-Plänen (E3 oder E5) enthalten. Das bedeutet, dass die monatliche Investition nicht nur die Nutzung von SharePoint abdeckt, sondern auch verschiedene Dienste wie Office, Teams, Exchange und OneDrive.

In mittelgroßen oder großen Unternehmen wird Microsoft 365 häufig ohnehin erworben, sodass SharePoint eher einen Mehrwert als eine zusätzliche Ausgabe darstellt. In Organisationen, die das gesamte Microsoft-Ökosystem nicht benötigen, kann es jedoch erforderlich sein, die zusätzlichen Kosten und die Komplexität zu rechtfertigen.

Confluence verwendet ein Preismodell, das auf der Anzahl der Nutzer und dem gewählten Tarif (Standard, Premium, Enterprise) basiert und teilweise Einschränkungen hinsichtlich Speicherplatz und Funktionen beinhaltet. Wer die Plattform auf Hunderte oder Tausende von Nutzern ausweiten möchte, muss daher mit deutlich steigenden Kosten rechnen.

Im Detail sind die aktuellen Kosten für den Zugriff auf SharePoint und Confluence in der folgenden Tabelle zusammengefasst.

Preisvergleich

Lizenztyp Produkt Preis

Microsoft 365 Business Basic SharePoint 5,60 € pro Benutzer und Monat

Microsoft 365 Business Standard SharePoint 11,70 € pro Benutzer und Monat

Microsoft 365 Business Premium SharePoint 20,60 € pro Benutzer und Monat

Microsoft 365 E1 SharePoint 7,40 € pro Benutzer und Monat

Microsoft 365 E3 SharePoint 23,10 € pro Benutzer und Monat

Microsoft 365 E5 SharePoint 39,50 € pro Benutzer und Monat

Free Confluence Kostenlos für bis zu 10 Nutzer mit Basisfunktionen.

Standard Confluence 5,75 € pro Benutzer und Monat mit zusätzlichen Funktionen gegenüber dem Free-Plan.

Premium Confluence 11 € pro Benutzer und Monat mit erweiterten Funktionen, 24/7-Support und unbegrenztem Speicherplatz.

Enterprise Confluence Nur mit Jahresabonnement verfügbar, mit Funktionen für große Unternehmen. Der Preis richtet sich nach dem Bedarf.

Welche soll man wählen?

Zum Abschluss des Vergleichs zwischen SharePoint Online und Confluence fassen wir in der folgenden Tabelle die wichtigsten Vorteile und Einschränkungen der beiden Plattformen zusammen, um jedes Unternehmen bei der Wahl der besten Lösung zu unterstützen.

Vor- und Nachteile von SharePoint und Confluence

Einsatzbereich Funktionen von SharePoint Funktionen von Confluence

Dokumentenmanagement

• Ausgezeichnet für die Verwaltung strukturierter Dokumente mit Echtzeit-Zusammenarbeit, Versionierung und granularen Berechtigungen.

• ABER weniger intuitiv bei der Erstellung unstrukturierter Inhalte.

• Ideal zum Aufbau von Wissensdatenbanken und für kollaborativen Informationsaustausch.

• ABER Versionierung beschränkt sich auf Textinhalte.

• ABER weniger geeignet für das Management komplexer Dokumente.

Unternehmenswebsites

• Hohe Flexibilität beim Erstellen von Websites mit individuellen Layouts.

• ABER kann technische Kenntnisse für komplexe Anpassungen erfordern.

• Ideal zum Erstellen von Wikis und kollaborativen Bereichen.

• ABER eingeschränkt bei der Erstellung komplexer Websites mit Navigation und strukturierten Inhalten.

Integrationen

• Native Integration mit Microsoft-Produkten (Teams, Outlook, OneDrive, Viva und Power Platform).

• ABER benutzerdefinierte Erweiterungen können nötig sein, um externe Produkte zu integrieren.

• Native Integration mit Jira, Trello, Slack und anderen Atlassian-Apps.

• ABER benutzerdefinierte Erweiterungen können nötig sein, um Microsoft- und Drittanbieterprodukte zu integrieren.

Zusammenarbeit

• Zuverlässig für die kollaborative Verwaltung von Unternehmensinhalten und Dokumenten.

• Kann durch benutzerdefinierte Webparts (z. B. von dem Intranet.ai) erweitert werden, um das Engagement zu steigern und den Ideenaustausch zu vereinfachen.

• Gleichzeitiges, kollaboratives Bearbeiten mit Kommentaren und @Erwähnungen.

• ABER weniger geeignet für die kollaborative Verwaltung strukturierter Inhalte.

Von Confluence zu SharePoint: Wie Sie die Migration sicher gestalten

Die Entscheidung, von Confluence zu SharePoint Online zu migrieren, kann aus verschiedenen Gründen erfolgen – insbesondere, wenn das Ziel darin besteht, die interne Zusammenarbeit stärker an das Microsoft-365-Ökosystem anzupassen.

Diese Entscheidung wird häufig notwendig, wenn die auf Wikis ausgerichteten Funktionen von Confluence den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens nicht mehr gerecht werden oder wenn eine einheitliche Plattform zur Verwaltung von dem Intranet, den Dokumentenarchiven und der internen Prozessautomatisierung gewünscht ist.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Compliance.

SharePoint bietet fortschrittliche Sicherheitsmechanismen mit granularen Berechtigungen und Aufbewahrungsrichtlinien. In streng regulierten Bereichen – etwa in der Finanzabteilung oder im Gesundheitswesen – ist der Wechsel zu einer Umgebung, in der der Dokumentenlebenszyklus durch einheitliche Richtlinien gesteuert wird, ein triftiger Grund für die Migration.

Natürlich ist ein Migrationsprozess nicht frei von Herausforderungen.

Beim Übertragen der in Confluence erstellten Seiten – inklusive Texten, Bildern, Anhängen, Kommentaren und Links – muss sichergestellt werden, dass interne Verlinkungen und die Bereichshierarchien in der neuen SharePoint-Struktur konsistent bleiben. Dabei ist insbesondere zwischen Wiki-Seiten und Dokumentbibliotheken zu unterscheiden, da sich die Ablagelogik unterscheidet.

Ein Beispiel: Anhänge werden in der Atlassian-Plattform direkt auf Seiten abgelegt, während sie in SharePoint häufig besser in spezifischen Dokumentbibliotheken aufgehoben sind.

Von zentraler Bedeutung ist außerdem die Berechtigungsverwaltung.

Confluence verwaltet Zugriffsrechte über Atlassian-Gruppen, während SharePoint auf Berechtigungslisten basiert, die sich auf Websites und zugehörige Bibliotheken beziehen.

Daher empfiehlt es sich, vorab eine Zuordnung zwischen den Gruppen in Confluence und den Gruppen oder Rollen in Microsoft 365 vorzunehmen, um zu vermeiden, dass ganze Abteilungen den Zugriff auf ihre Inhalte verlieren oder ungewollt zu weitreichende Rechte erhalten.

Kommen wir nun zum technischen Teil.

Für die Migration kann man entweder einen manuellen Ansatz wählen oder auf Drittanbieter-Lösungen zurückgreifen, die speziell entwickelt wurden, um Confluence mit SharePoint zu verbinden.

Der manuelle Ansatz basiert häufig auf dem Export der Inhalte in Zwischenformate (wie HTML- oder XML-Dateien) und dem anschließenden Import in SharePoint – verbunden mit erheblichem Aufwand, insbesondere zur Korrektur der internen Links.

Diese Methode ist in Bezug auf Lizenzkosten günstig, kann jedoch für die zuständigen Teams sehr aufwändig sein und birgt ein hohes Risiko von Duplikaten oder Datenverlust während der Migration.

Deshalb wird häufig der Einsatz von Drittanbieter-Tools bevorzugt, die über ausgefeiltere Funktionen zum Datenimport verfügen. Diese Tools können die Seitenstruktur erhalten und Elemente wie Kommentare, Tags und Anhänge mit geringerer Fehlerquote migrieren.

Einige dieser Lösungen bieten sogar eine Benutzeroberfläche zur Zuordnung von Berechtigungsgruppen.

Dabei handelt es sich um Software, die sich über die APIs von Confluence und SharePoint integriert, um einen Großteil des Migrationsprozesses zu automatisieren und das Risiko beschädigter Dateien zu minimieren. Zu den meistgenutzten Tools zählen ShareGate, AvePoint Fly und Xillio.

Als Best Practice empfehlen wir, im Vorfeld die Zielstruktur in SharePoint zu definieren – also zu entscheiden, welche Sites und Bibliotheken den jeweiligen Bereichen in Confluence entsprechen. Danach sollte ein Testlauf mit einer Auswahl an Inhalten durchgeführt und Überprüfungsphasen geplant werden, um bei möglichen technischen Unstimmigkeiten vorbereitet zu sein.

Um den Verlust wichtiger Informationen zu vermeiden, empfehlen wir außerdem ein vorheriges Backup des gesamten Archivs in Confluence – inklusive älterer Seitenversionen und zugehöriger Anhänge.

Nicht zu vergessen sind Schulung und interne Kommunikation.

Beim Wechsel von Confluence zu SharePoint ändern sich Zugriffswege und Navigationslogik. Alle Mitarbeitenden im Unternehmen sollten wissen, wie sie im neuen System Dokumente finden – mit klaren Anleitungen und dem nötigen Wissen, um Inhalte eigenständig aufzurufen, ohne ständig Kolleginnen und Kollegen fragen zu müssen.

Daher empfehlen wir, kurze Schulungssessions zur Nutzung der neuen SharePoint-Umgebung anzubieten sowie Abteilungs- und rollenspezifische Updates und Leitfäden bereitzustellen.

Falls das Unternehmen nicht über die nötige Expertise verfügt – weder technisch noch didaktisch – kann es sich jederzeit an externe Berater wenden.

Besonders hervorheben möchten wir das Team von intranet.ai.

Mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung begleiten wir Unternehmen bei der Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes. Die Migration ist Teil unseres Leistungsangebots – ebenso wie unser Support bei der Schulung der Nutzerinnen und Nutzer und bei der richtigen Umsetzung der internen Kommunikation mithilfe der Funktionen unseres auf SharePoint basierenden Intranets.

Fehlen intern die richtigen Kompetenzen, entscheiden sich manche Unternehmen (fälschlicherweise) dafür, die Migration eigenständig durchzuführen – und müssen später erheblich Zeit, Energie und Geld investieren, um die Schäden zu beheben, die ihrer Infrastruktur zugefügt wurden.

Andere wiederum setzen Tools ein, die nicht zu den tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeitenden passen – und tätigen somit eine Investition ohne Renditechance.

Welche Lösungen sind das?

Das sehen wir in der nächsten Sektion genauer.

Open-Source-Alternativen zu SharePoint: Lohnt es sich?

Wir haben gesehen, dass SharePoint Online eine umfassende Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement ist, die perfekt in das Microsoft-365-Ökosystem integriert ist.

Sie bietet eine stabile, sichere und regelmäßig von Microsoft aktualisierte Umgebung, die die Gesamtproduktivität eines Unternehmens durch verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Kolleginnen und Kollegen sowie Abteilungen steigert.

Dennoch kann es in bestimmten Fällen sinnvoll sein, Open-Source-Alternativen zu SharePoint in Betracht zu ziehen. Gründe dafür können – neben einer fehlerhaften Bewertung der eigenen digitalen Infrastruktur – zum Beispiel sein:

• Geringere Bindung an Microsoft: Wer mit anderen Technologien arbeitet, bevorzugt womöglich Plattformen, die mit anderen Standards kompatibel sind.

• Sehr begrenztes Budget: Wenn nur spezifische Funktionen wie das Dokumentenmanagement benötigt werden, könnten Alternativen infrage kommen – auch wenn es Microsoft-Lizenzmodelle gibt, die für Unternehmen mit eingeschränkten Ressourcen ausgelegt sind.

Gleichzeitig ist es wichtig zu betonen, dass die Vollständigkeit und Zuverlässigkeit von SharePoint mehr Sicherheit und Effizienz gewährleistet – insbesondere wenn das Ziel ist, alle Arbeitsmittel in einem einzigen Ökosystem zu bündeln.

Wenn ein Unternehmen dennoch verschiedene Optionen für die Migration von Confluence-Daten evaluieren möchte, sollte es den Markt gut kennen.

Zu den wichtigsten Open-Source-Alternativen zu SharePoint zählen:

• Alfresco: Bekannt für Enterprise Content Management und großflächiges Dokumentenmanagement. Bietet eine modulare Architektur und erweiterte Auditfunktionen, erfordert jedoch technisches Know-how für eine optimale Konfiguration.

• Nuxeo: Verbindet ECM mit Digital Asset Management. Integriert KI-Funktionen für die Analyse großer Dokumentenmengen, kann aber ohne erfahrenen Support komplex in der Einführung sein.

• Liferay: Konzipiert als Digital-Experience-Plattform und Unternehmensportal. Geeignet zur Erstellung von Intranets mit Social-Funktionen, jedoch mit potenziellem technischem Aufwand, um das Integrationsniveau von SharePoint mit Microsoft 365 und Viva Engage zu erreichen.

Diese Open-Source-Lösungen sind attraktiv für Unternehmen, die maximale Entwicklungsspielräume und potenziell geringere (oder keine) Lizenzkosten in der Community-Variante wünschen. Der Aufwand für Konfiguration und Wartung liegt jedoch vollständig beim Unternehmen – inklusive Updates, Sicherheit und Fehlerbehebung –, im Gegensatz zu einem verwalteten Cloud-Dienst wie Microsoft 365.

Auch deshalb bevorzugen viele Unternehmen SharePoint.

Wie bereits erwähnt, stellt Microsoft kontinuierlich Sicherheitsupdates und Patches bereit, was das Risiko von Schwachstellen deutlich reduziert. Außerdem fügt sich SharePoint nahtlos in die Microsoft-Suite ein und schafft so eine einheitliche und benutzerfreundliche Umgebung für die tägliche Zusammenarbeit.

Auch wenn Open-Source-Lösungen oft stark anpassbar sind, bleibt SharePoint als Enterprise-Lösung äußerst flexibel – nicht zuletzt dank Konnektoren und APIs, die Integrationen mit Drittanbieter-Tools ermöglichen.

Im Gegensatz zu vielen Open-Source-Plattformen bieten Microsoft und sein Partnernetzwerk (wie intranet.ai) einen professionellen Support – mit spezialisierten Ressourcen, die in jeder Phase der Migration und beim Aufbau des digitalen Arbeitsplatzes zur Verfügung stehen.

Insbesondere für Unternehmen ohne internes IT-Team oder ohne SharePoint-Know-how ist es sinnvoll (und empfehlenswert), sich an einen Microsoft-Partner wie intranet.ai zu wenden, der Unterstützung bei folgenden Aufgaben bietet:

• Migration verwalten – von Open-Source-Plattformen (oder anderen Systemen) zu SharePoint, mit minimalem Risiko von Datenverlusten und einem reibungslosen Übergang.

• Die neue SharePoint-Umgebung anpassen – entsprechend den spezifischen Anforderungen der Organisation, gestützt durch fundiertes Microsoft-Know-how und bewährte Best Practices.

• Benutzer schulen – im Umgang mit SharePoint und dem integrierten digitalen Arbeitsplatz, damit Teams ihre Aufgaben eigenständig und effizient bewältigen können.

• Die Integration mit Microsoft 365 maximieren – durch individuelle Automatisierungen sowie Inhalte und Funktionen, die den Nutzen, das Engagement und die Akzeptanz der neuen Plattform fördern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Open-Source-Lösungen und andere kommerzielle Plattformen wie Confluence nur in bestimmten Fällen eine echte Alternative darstellen – etwa bei sehr spezifischen Anforderungen oder wenn ein Unternehmen stark am Quellcode eingreifen möchte.

In allen anderen Fällen bleibt SharePoint die zuverlässigste Wahl für ein integriertes, aktuelles und sicheres System für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit.

Und mit der Unterstützung des Teams von intranet.ai können auch Unternehmen ohne eigene Fachkompetenz diese leistungsstarke Plattform erfolgreich einführen und ihre Funktionen voll ausschöpfen.

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