SaaS-intranet: wat is het en wat zijn de verschillen met on-prem

Wat is de SaaS-intranet

De SaaS-dienst is een cloudcomputingdienst waarbij diensten via internet worden geleverd. Met een intranet SaaS (Software as a Service) wordt de software niet lokaal geïnstalleerd op het interne netwerk van het bedrijf, maar geleverd door een provider.

Voordat we in de details duiken, doen we een stapje terug om te begrijpen hoe het concept van de bedrijfsintranet zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld en wat daardoor het belang is van de SaaS-aanpak.

De term "intranet" heeft zich gevestigd vanaf de jaren negentig, toen bedrijven interne netwerken begonnen te introduceren om de uitwisseling van informatie en documenten te vergemakkelijken.

In het begin waren deze systemen opgezet als eenvoudige bestandsrepositories en verzamelingen statische pagina's, uitsluitend toegankelijk voor personeel op kantoor, vaak met een weinig intuïtieve interface zonder interactieve functionaliteiten.

In de loop van de tijd heeft de behoefte aan meer samenwerking geleid tot de integratie van dynamischere tools, zoals bijvoorbeeld discussieforums, afgeschermde ruimtes voor verschillende afdelingen en functionaliteiten voor delen, ook met externe gebruikers.

Geleidelijk is het intranet verrijkt met applicaties, waardoor complete HR-platforms of documentbeheersystemen beschikbaar zijn gekomen, tot het uitgroeide tot een compleet ecosysteem om dagelijkse activiteiten te beheren.

De uitdaging was vervolgens om snelle toegang tot content te garanderen zonder de veiligheid van informatie of het gebruiksgemak voor alle medewerkers in gevaar te brengen, inclusief degenen die op afstand of mobiel werken.

Dit moderniseringsproces heeft een bondgenoot gevonden in het cloudcomputing, dat schaalbare infrastructuren en diensten via internet biedt. Binnen dit domein bevindt zich het model Software as a Service (SaaS), waarbij de infrastructuur zich op de servers van de provider bevindt en beschikbaar wordt gesteld aan het personeel van een bedrijf via het netwerk.

Er zijn verschillende redenen waarom steeds meer organisaties kiezen voor de SaaS-aanpak.

Allereerst is het niet langer nodig om fysieke servers op locatie in te richten of traditionele licenties aan te schaffen, wat leidt tot een verlaging van de kosten en de doorlooptijd voor de setup.

Bovendien zorgt de voortdurende levering van verbeteringen door providers ervoor dat je altijd een bijgewerkte en veilige dienst hebt, zonder dat dit ten koste gaat van interne IT-teams. Zij kunnen op deze manier vermijden hun tijd en energie te moeten investeren in het onderhoud van verouderde systemen.

Veel samenwerkingsplatformen, waaronder die van het ecosysteem van Microsoft 365, tonen de waarde van deze methode aan: het bedrijf hoeft niet langer elke component lokaal te installeren en te beheren, maar krijgt toegang tot een uniforme omgeving met applicaties en diensten die klaar voor gebruik zijn.

De SaaS-intranet combineert daarom de logica van de cloud met de behoefte om te beschikken over een interne hub waarin je bedrijfsresources kunt verzamelen, organiseren en delen. Het gaat om een portaal dat toegankelijk is via het web of via speciale apps en dat informatie, documenten, communicatie en bedrijfsprocessen centraliseert zonder dat er dure on-premise installaties nodig zijn.

Tot de belangrijkste kenmerken van deze oplossing behoren de flexibiliteit en de schaalbaarheid, omdat je resources en functionaliteiten kunt aanpassen op basis van de ontwikkeling van de organisatie.

Daarnaast is er de toegankelijkheid, aangezien het platform in de cloud staat en overal bereikbaar is zolang je een internetverbinding hebt. Tot slot is het belangrijk om de component van automatische updates te benadrukken: het is namelijk de serviceprovider die de beveiligingspatches en de noodzakelijke verbeteringen uitbrengt om de oplossing regelmatig up-to-date te houden.

SaaS-intranet vs Intranet on-premise

Bedrijven die hun werkomgeving willen moderniseren en kosten en beheer­tijd willen optimaliseren, staan vaak voor het dilemma tussen het adopteren van een SaaS-intranet en het behouden of configureren van een on-premise oplossing.

Vergelijking tussen een SaaS-oplossing en een on-premise oplossing voor het intranet van het bedrijf

Het begrijpen van de verschillen in architectuur, kosten, schaalbaarheid en update­methoden is wat je nodig hebt om een geïnformeerde keuze te maken. Daarom hebben we in de volgende tabel samengevat hoe deze twee typen bedrijfsintranet zich gedragen afhankelijk van de specifieke behoefte die je wilt vervullen.

SaaS-intranet: richtlijnen voor de beoordeling

De overstap naar een intranet SaaS-model is een belangrijke verandering die zowel de technologische als de organisatorische kant raakt. Voor je dit traject ingaat, is het daarom noodzakelijk om zorgvuldig de voordelen en mogelijke aandachtspunten te beoordelen en duidelijke criteria vast te leggen voor de selectie van de provider.

Zeker een van de aantrekkelijkste aspecten van een SaaS-oplossing is de mogelijkheid om een nieuw intranet te activeren in veel kortere tijd dan bij on-premise oplossingen. Dit komt doordat je geen dedicated servers hoeft in te richten of traditionele softwarelicenties hoeft aan te schaffen. Het platform bevindt zich in de cloud en is al klaar voor gebruik.

Deze snelheid vertaalt zich in een kortere adoptietijd, omdat werknemers vanaf het begin kunnen profiteren van de samenwerkings- en deelmogelijkheden die het intranet biedt.

Deze vorm van distributie heeft ook een positief effect op economisch vlak.

De kosten voor het beheer van lokale infrastructuur verdwijnen en worden vervangen door een periodieke vergoeding die wordt berekend op basis van het aantal gebruikers en de functionaliteiten. Het ontbreken van investeringen in eeuwigdurende licenties en hardwareapparatuur maakt een nauwkeurigere planning van de operationele uitgaven mogelijk.

Cloudplatforms bieden bovendien een hoge beschikbaarheid op elk apparaat dat met internet is verbonden. Dit is vooral relevant voor organisaties met verspreide vestigingen of die werken met hybride werkvormen. Het intranet wordt zo een digitale hub altijd binnen handbereik, waar je documenten kunt vinden, updates kunt volgen en met collega’s kunt communiceren, waar je je ook bevindt.

Zoals al aangegeven, geven providers bij een SaaS-intranet regelmatig patches en nieuwe functionaliteiten uit zonder dat hierbij directe interventies van de interne IT-afdeling nodig zijn.

Deze "continue release" zorgt ervoor dat het systeem up-to-date blijft en in lijn met de best practices in de sector. Organisaties hoeven geen interne releasecycli meer te beheren en kunnen daardoor het risico vermijden om vast te zitten aan verouderde en kwetsbare versies.

Uiteraard zou onze analyse niet compleet zijn zonder ook de mogelijke nadelen te noemen die elke organisatie zou moeten overwegen.

Allereerst vindt de toegang tot het SaaS-intranet volledig online plaats, dus de continuïteit van de dienst hangt af van de beschikbaarheid van een stabiele internetverbinding.

Bij storingen of bandbreedtebeperkingen kunnen werknemers moeite ondervinden om content te gebruiken en hun activiteiten uit te voeren.

Sommige providers bieden offline functionaliteiten om dit risico te beperken. Toch is het raadzaam om de kwaliteit en robuustheid van de netwerk­infrastructuur te beoordelen voordat je kiest voor een volledig cloudgebaseerde oplossing.

Wat veiligheid betreft, ook al ligt een groot deel van de infrastructuurbeveiliging bij de provider, blijft het essentieel om de toegangs­niveaus correct in te stellen, het gebruik te monitoren en ervoor te zorgen dat het platform voldoet aan de geldende regelgeving.

In veel gevallen is het verstandig om specifieke overeenkomsten met de provider te sluiten om de procedures voor gegevensbeheer en meldingen in geval van datalekken vast te leggen.

Het is ook nuttig om periodieke controles uit te voeren op het gebied van data governance om te garanderen dat er geen kwetsbaarheden ontstaan door fouten in de configuratie van accounts of in de classificatie van informatie.

Tot slot moet je actief handelen op het gebied van training van het personeel.

Het adopteren van een SaaS-intranet beperkt zich niet tot het introduceren van nieuwe software, maar impliceert vaak ook een herziening van interne processen en gevestigde samenwerkingsmethoden.

Sommige collega’s geven mogelijk de voorkeur aan meer traditionele tools en kunnen weerstand tonen tegen werken binnen een ruimte zoals het intranet. Daarom is het noodzakelijk om een opleidingsplan en communicatieplan op te stellen dat duidelijk de voordelen van het nieuwe platform uitlegt en praktische instructies biedt over hoe je de functionaliteiten optimaal benut.

Nu we de voor- en nadelen van de adoptie van een SaaS-intranet hebben bekeken, gaan we dieper in op de criteria die aan de basis van deze keuze liggen.

Het eerste hiervan is de analyse van de vereisten, van omvang tot budget en prioriteiten.

In feite moet je begrijpen hoeveel gebruikers het intranet zullen gebruiken, welk datavolume het platform moet verwerken en welke functionaliteiten absoluut noodzakelijk zijn.

Tegelijkertijd moet je een budget en een prioriteitenschaal vaststellen. Als databeveiliging een centrale rol speelt, kan het verstandig zijn om te kiezen voor een provider die specifieke certificeringen of aanvullende auditdiensten biedt.

Op de SaaS-markt bestaan er talrijke intranetplatforms die verschillen qua design, aanbod van applicaties, integratieniveau met suites zoals Microsoft 365 en prijsmodellen.

We moeten daarom zorgvuldig de gebruiksvriendelijkheid van de interface beoordelen, de aanwezigheid van een geavanceerde zoekmachine en de beschikbaarheid van integraties met tools die al in de organisatie aanwezig zijn.

Tot slot moet je rekening houden met het migratieproces en dit zorgvuldig plannen om de hinder en onderbrekingen tot een minimum te beperken.

Voor je gegevens naar de cloud verplaatst, is het zinvol om de content te categoriseren (openbaar, vertrouwelijk, historisch) en duidelijke procedures vast te stellen voor het opschonen of archiveren van informatie die niet langer nodig is.

Parallel hieraan is het belangrijk een strategie te definiëren voor authenticatie en profilering van gebruikers, waarbij je het nieuwe systeem koppelt aan de eventuele bedrijfsdirectory.

Vanuit procesperspectief kunnen sommige handmatige operaties of op verouderde tools gebaseerde werkwijzen worden omgezet in geautomatiseerde workflows, waarbij je indien mogelijk de kenmerken van het SaaS-platform benut.

Tot nu toe hebben we het gehad over oplossingen die ingewikkeld kunnen zijn, vooral als het bedrijf dat dit migratieproces wil uitvoeren of een goed gestructureerde SaaS-intranet wil adopteren niet over voldoende technische middelen beschikt.

Als dat het geval is, kan elk bedrijf altijd gebruikmaken van de diensten die worden aangeboden door ervaren consultants zoals degenen die deel uitmaken van het team van intranet.ai, dat tientallen jaren ervaring heeft in de ontwikkeling, implementatie en het beheer van digitale werkplekken en intranet omgevingen op basis van Microsoft 365 en SharePoint Online.

Dit brengt ons bij de grote familie van Microsoft 365, die enkele van de beste producten op de markt bevat om een moderne en gepersonaliseerde SaaS-intranet te adopteren.

SaaS-intranet: de rol van de technologie van Microsoft 365

Microsoft 365 presenteert zich als een suite van clouddiensten die zijn ontworpen om samenwerking en productiviteit te ondersteunen. Binnen deze omgeving staan applicaties zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint naast geavanceerdere communicatie- en samenwerkingsplatformen die zijn ontwikkeld om het uitwisselen van informatie en het beheren van taken tussen teams en verspreide locaties te vergemakkelijken.

In tegenstelling tot traditionele softwarepakketten die lokaal worden geïnstalleerd, volgt Microsoft 365 het Software as a Service-model, waarbij de voortdurende updates en het beheer van de infrastructuur rechtstreeks door Microsoft worden uitgevoerd.

Op deze manier hebben bedrijven toegang tot een set altijd actuele tools zonder dat er complexe technische ingrepen nodig zijn. Het resultaat is een geïntegreerde omgeving waar e-mail, agenda en gedeelde bestanden samenkomen met realtime communicatiekanalen en documentbeheersystemen.

Binnen de Microsoft 365-familie zijn er twee producten die een sleutelrol spelen bij het opbouwen van een SaaS-intranet: SharePoint Online en Microsoft Teams.

SharePoint Online is de oplossing om bedrijfswebsites (zoals het intranet en het extranet), contentpagina’s en documentenbibliotheken te creëren, zodat elke afdeling kan beschikken over eigen ruimtes om informatie te delen en te organiseren. Dit platform beheert bestandsversies, volgt wijzigingen en automatiseert workflows en integreert daarbij naadloos met applicaties zoals OneDrive en Power Automate.

Als referentiepunt voor contentbeheer en zakelijke samenwerking, vooral in de Online-versie in vergelijking met de On-Premise-versie om de redenen die we hebben genoemd, biedt SharePoint een aangepaste en schaalbare infrastructuur voor het creëren van een SaaS-intranet.

Een van de meest gewaardeerde kenmerken van SharePoint Online is de mogelijkheid om moderne bedrijfswebsites te creëren waar elk team of elke afdeling kan beschikken over een eigen ruimte die onder andere het volgende kan bevatten:

• Informatieve pagina’s om nieuws, interne aankondigingen of updates over projecten te delen.
• Documentbibliotheken die per categorie zijn georganiseerd, met intuïtieve structuren die de navigatie en toegang tot bestanden vergemakkelijken.
• Interactieve webparts, zoals gedeelde agenda’s, takenlijsten en dynamische grafieken, die de gebruikerservaring verbeteren en de belangrijkste informatie centraliseren.

SharePoint Online is een van de meest geavanceerde platformen voor het beheren van content en documenten en biedt functies die zijn ontwikkeld om workflows te optimaliseren, zoals de automatische versiebeheerfunctie, waarmee je toegang krijgt tot een voortdurend bijgewerkte geschiedenis met alle versies van de bestanden waar je samen met collega’s aan werkt, of de autorisatiecontrole via gedetailleerde machtigingen.

Op dit punt is het belangrijk om te benadrukken dat SharePoint Online en SharePoint On-Premise verschillende methoden bieden voor contentbeheer en bedrijfsgerichte samenwerking.

De onlineversie, gebaseerd op de cloud, onderscheidt zich door schaalbaarheid, gebruiksgemak en automatische updates die rechtstreeks door Microsoft worden geleverd. Aan de andere kant is er SharePoint On-Premise, dat volledige controle biedt over de infrastructuur en de gegevens.

Wat personalisatie betreft, biedt de On-Premise omgeving meer flexibiliteit dan de cloudversie. Deze versie vereist echter aanzienlijke middelen voor serverbeheer, het toepassen van handmatige updates en het bewaken van de beveiliging.

Laten we de verschillen tussen deze twee versies van het product in detail bekijken in de volgende tabel.

De native integratie van de SharePoint Online intranet met de rest van de Microsoft cloudapplicaties stelt bedrijven in staat om een complete SaaS-oplossing te verkrijgen voor het digitaliseren van alle interne processen, zonder dat, zoals je hebt gezien, deze belangrijke werklast op de schouders van het interne IT-team hoeft te rusten en zonder dat er grote hoeveelheden tijd, middelen en energie moeten worden geïnvesteerd in het creëren en beheren van de onderliggende infrastructuur.

Daarom is het goed om te onthouden dat de SharePoint Online intranet zich op native wijze integreert met oplossingen zoals:

• Planner, om projectmanagementprocessen te beheren, gedeelde activiteiten te organiseren, taken toe te wijzen en deadlines te volgen. Kan worden geïntegreerd in Microsoft Teams.
  
  
• Power Automate, voor het automatiseren van workflows. Binnen de SharePoint intranet kan het processen automatiseren zoals documentgoedkeuring, het verzenden van meldingen en het beheren van interne verzoeken.
  
  
• Power BI, om gegevens te verzamelen en te analyseren over het gebruik van de intranet en dynamische dashboards in de portaalpagina's op te nemen.
  
  
• Viva Engage, om het sociale netwerk van je bedrijf te creëren of te verrijken en de meest interessante gesprekken en berichten uit de interne community's naar de intranet te brengen.
  
  
• Copilot, de virtuele assistent voor productiviteit die verbeteringen kan voorstellen, repetitieve activiteiten kan automatiseren en het beheer van content, documenten en processen binnen de intranet eenvoudiger maakt.
  
  

Microsoft 365 kiezen als basis voor een SaaS-intranet levert je bedrijf dus talloze voordelen op.

Allereerst wordt de operationele continuïteit ondersteund door wereldwijd verspreide datacenters met hoge beveiligings- en beschikbaarheidsnormen. Daar komt nog bij dat je altijd kunt profiteren van nieuwe functies die worden uitgerold door Microsoft, zonder dat de IT-afdelingen migraties hoeven te plannen.

Een ander belangrijk aspect betreft de consistentie van de gebruikerservaring: alle applicaties, van SharePoint tot Teams, delen een uniforme interface en een centraal authenticatiesysteem. Dit draagt bij aan een snelle leercurve voor het personeel dat al in het bedrijf werkt en aan een eenvoudiger onboardingproces voor nieuwe collega's.

Tot slot maakt Microsoft 365 het mogelijk om derdepartijoplossingen te integreren of custom componenten te creëren in low-code modus, dankzij de integratie met Power Apps en Power Automate.

Op deze manier verandert de intranet in één digitaal loket waar gebruikers alle tools kunnen vinden die ze nodig hebben om hun taken optimaal uit te voeren, dankzij een uniforme interface waarmee ze meteen toegang hebben tot hun favoriete werkapps.

Wat is een SaaS-intranet?

Een SaaS-intranet is een cloudgebaseerd bedrijfsplatform dat je via internet kunt openen en waarmee je informatie kunt delen, kunt samenwerken en documenten kunt beheren zonder dat je fysieke servers hoeft te installeren en te onderhouden.

Wat zijn de voordelen van een SaaS-intranet ten opzichte van een on-premiseomgeving?

Een SaaS-intranet verlaagt de IT-beheerkosten, zorgt voor automatische updates, biedt directe schaalbaarheid en maakt toegang mogelijk vanaf elk apparaat dat met internet is verbonden.

Welke organisaties zouden voor een SaaS-intranet moeten kiezen?

Organisaties met meerdere vestigingen, verspreide teams, groeiende structuren en realiteiten die hybride of op afstand werken toepassen, profiteren het meest van een SaaS-intranet.

Wat zijn de nadelen van een SaaS-intranet?

Een SaaS-intranet is afhankelijk van de internetverbinding, biedt beperkte controle over de infrastructuur in vergelijking met een on-premiseomgeving en vereist een correcte beheersing van de beveiligingspolicy's.

Is het mogelijk om een SaaS-intranet te integreren met Microsoft 365?

Ja, een SaaS-intranet kan worden geïntegreerd met Microsoft 365 en maakt gebruik van tools zoals SharePoint Online, Teams, OneDrive, Planner en Power Automate om de samenwerking en documentbeheer te verbeteren.

Is een SaaS-intranet veilig?

De beveiliging hangt af van de gekozen provider. De beste providers bieden geavanceerde encryptie, multifactor-authenticatie en compliancecertificeringen, terwijl de organisatie zelf machtigingen en toegang op een effectieve manier moet beheren.

Welke kosten brengt een SaaS-intranet met zich mee?

Een SaaS-intranet werkt met een maand- of jaarabonnement dat gebaseerd is op het aantal gebruikers en de gewenste functionaliteiten en voorkomt initiële investeringen in hardware en licenties.

Hoe verloopt de migratie van een on-premise-intranet naar een SaaS-intranet?

De migratie begint met de analyse van de bedrijfsbehoeften, de keuze van de provider, het opschonen van gegevens, de integratie met bestaande systemen en de training van gebruikers om een effectieve adoptie te garanderen.

Welke Microsoft-tools kunnen worden gebruikt om een SaaS-intranet te maken?

Microsoft 365 biedt tools zoals SharePoint Online voor documentbeheer, Teams voor samenwerking, OneDrive voor opslag, Power Automate voor automatisering en Power BI voor data-analyse.

Wat zijn de criteria om de beste provider van SaaS-intranets te kiezen?

Een goede provider moet hoge beveiligingsstandaarden garanderen, integratie met bestaande bedrijfsinstrumenten bieden, schaalbaarheid ondersteunen, concurrerende kosten hanteren en betrouwbare technische ondersteuning leveren.