OneDrive: wat het is en hoe de cloudopslag van Microsoft werkt

Wat is OneDrive van Microsoft 365

Waar je je ook bevindt, je kunt bronnen delen met je werkteams. Dat is het principe waarop OneDrive van Microsoft 365 is gebaseerd, de cloudopslagservice die is ontworpen om mensen en organisaties een continue en veilige toegang te geven tot hun belangrijkste documenten. Met OneDrive kun je je bestanden niet alleen bewaren in de Microsoft-cloud, die wordt beschermd door de hoogste beveiligingsstandaarden, maar ook openen en bewerken, al dan niet samen met je collega’s, in realtime en vanaf elke locatie en elk apparaat.

Voordat we dieper ingaan op de functies van dit geavanceerde platform voor het opslaan van bedrijfsinformatie, is het nodig om een vraag te beantwoorden die ons vaak wordt gesteld: wat is een cloudarchief?

Kort gezegd is het een digitale opslagruimte waarmee je bestanden, content en documenten op het web kunt bewaren, zodat ze toegankelijk zijn zonder dat je afhankelijk bent van één fysiek apparaat. Door het gebruik van de cloud zijn gegevens overal en op elk moment beschikbaar, wat de dagelijkse workflows binnen een organisatie aanzienlijk vereenvoudigt.

Het belangrijkste doel van OneDrive is daarom om het delen en openen van bestanden te vergemakkelijken en ze automatisch te synchroniseren op elk apparaat met de juiste apps. Dankzij deze synchronisatie kun je beginnen met het schrijven van een document op je computer op kantoor, doorgaan op je tablet of smartphone wanneer je onderweg bent en het werk thuis afronden op je bedrijfscomputer, zonder ooit wijzigingen te verliezen en zonder de privacy van de content in gevaar te brengen.

Bovendien integreert OneDrive op een native manier met alle applicaties van Microsoft 365, waaronder vooral Teams en SharePoint Online. Elk document dat je deelt in een chat van Microsoft Teams of in een SharePoint-site wordt daarom automatisch opgeslagen in OneDrive. Daardoor kunnen gebruikers de bestanden waarop ze rechten hebben bekijken, becommentariëren en bewerken, zonder dat er bijlagen via e-mail hoeven te worden uitgewisseld.

Als het om toegangsrechten gaat, biedt OneDrive ook een granulaire controle op machtigingen, zodat je kunt bepalen wie de gedeelde content mag bekijken of bewerken. Deze aangepaste beveiliging wordt ondersteund door een aantal belangrijke functies die kenmerkend zijn voor Microsoft-producten, zoals gegevensversleuteling en versiebeheer. Met versiebeheer kun je de bestaande versies van een bepaald bestand vergelijken en indien nodig elke eerdere versie herstellen.

Dankzij de functie voor offline synchronisatie van OneDrive zijn bestanden ook toegankelijk zonder internetverbinding, al worden wijzigingen dan alleen lokaal opgeslagen. Zodra de verbinding is hersteld, worden de documenten automatisch bijgewerkt, zodat elke wijziging wordt gesynchroniseerd met de cloud en alle teamleden toegang hebben tot de meest recente versie.

Wat zijn de sterke punten van OneDrive

De belangrijkste sterke punten van OneDrive liggen in de geavanceerde synchronisatie en in de multiplatformcompatibiliteit. Het opslagsysteem van Microsoft 365 maakt het namelijk mogelijk om bestanden op je pc te maken en ze eenvoudig bij te werken op een tablet of smartphone, zoals Android, iOS, Windows Phone en zelfs Xbox, in de zekerheid dat elke wijziging automatisch in de cloud wordt opgeslagen.

Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om vanaf elk apparaat toegang te krijgen tot hetzelfde bestand, zonder dat je het hoeft te delen via e-mail of een usb-stick. In plaats daarvan kunnen geautoriseerde gebruikers in realtime elke aangebrachte wijziging bekijken, waar ze zich ook bevinden en vanaf welk apparaat dan ook.

Een bijkomend voordeel van OneDrive is dat je documenten in Word, Excel, PowerPoint en OneNote kunt maken en bewerken in de online versies van deze apps, die via de browser toegankelijk zijn. Je hebt alleen een internetverbinding nodig om dit te doen. De bestanden kunnen later echter ook offline worden geraadpleegd en bewerkt, mits ze vooraf zijn gesynchroniseerd met het bureaublad van je computer.

Voor de gegevensbeveiliging gebruikt OneDrive versleuteling zowel tijdens de overdracht als in rust. Gebruikers kunnen bovendien de activiteiten op gedeelde bestanden volgen en zien wie er toegang toe heeft gehad, welke wijzigingen zijn aangebracht en wanneer dat is gebeurd. Dit is een bijzonder handige functie om samen te werken met zowel collega’s als mensen buiten de organisatie.

OneDrive integreert perfect met andere Microsoft 365-apps, zoals Teams en SharePoint Online, zodat je bedrijfsdocumenten kunt beheren zonder steeds van platform te hoeven wisselen. Bestanden die in Teams-chats worden gedeeld, worden bijvoorbeeld automatisch opgeslagen in OneDrive, dat zich bezighoudt met het centraliseren van de inhoud en het verbeteren van de vindbaarheid ervan in de hele Microsoft 365-omgeving.

Ook de mobiele versie blijkt nuttig voor het beheer van documenten: met een simpele tik kun je papieren documenten rechtstreeks met je smartphone scannen en ze als pdf in de Microsoft-cloud opslaan. Het resultaat is een eenvoudigere digitalisering van de bedrijfsarchieven, die tegelijkertijd veiliger en geschikter voor samenwerking worden gemaakt.

Wat is het verschil tussen Google Drive en OneDrive

OneDrive en Google Drive zijn twee van de populairste cloudopslagdiensten, beide ontworpen om het opslaan, delen en samen bewerken van bestanden eenvoudiger te maken. Toch hebben ze benaderingen en kenmerken die van deze twee oplossingen iets heel verschillends maken, ondanks de eerste gelijkenis.

De keuze tussen deze twee tools hangt daarom af van de specifieke behoeften van gebruikers en bedrijven, van het ecosysteem waarop je digital workplace is gebaseerd en van de functies waarop je niet wilt inleveren. Laten we de details beter bekijken.

OneDrive is de oplossing die door Microsoft is ontwikkeld voor de Microsoft 365 suite om bedrijven een gecentraliseerde omgeving te bieden waar je Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden kunt maken, opslaan, delen en er samen aan kunt werken.

Voor gebruikers die vooral met Microsoft 365-applicaties werken, biedt OneDrive dus een soepele overgang naar de Microsoft-cloud: documenten kunnen direct in de cloud worden gemaakt, opgeslagen en bewerkt, terwijl alle updates en toegangsgegevens in de versiegeschiedenis worden bijgehouden. Bovendien wordt de dienst, dankzij de integratie van OneDrive in Windows, vrijwel onzichtbaar: het is genoeg dat je een bestand opslaat zodat het automatisch wordt gesynchroniseerd met de cloud van Microsoft, die vanaf elk apparaat toegankelijk is.

Het moederbedrijf heeft ten slotte sterk ingezet op veiligheid en biedt functies zoals multifactorauthenticatie, gegevensversleuteling en de Personal Vault om de meest gevoelige bestanden te beschermen.

Google Drive daarentegen maakt integraal deel uit van het Google-ecosysteem en is geïntegreerd met de Google Workspace-suite, die Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties omvat. Voor gebruikers die regelmatig met Google-producten werken, zoals Gmail en Google Agenda, is Drive de beste oplossing voor opslag.

Ook bij Google Drive vormen de mogelijkheden voor samenwerking in realtime een van de belangrijkste voordelen en een van de redenen waarom nog steeds verschillende bedrijven Google Documenten gebruiken om hun documenten te beheren. Het gemak waarmee je bestanden kunt delen met andere gebruikers en hen kunt laten weergeven, opmerkingen laten plaatsen of inhoud laten bewerken zonder extra licenties, is een extra voordeel voor bedrijven die veel externe medewerkers bij hun projecten betrekken.

OneDrive biedt dus een sterkere integratie met het Windows-besturingssysteem en met Microsoft-apps, terwijl Google Drive uitblinkt in web- en mobiele integraties.

Daarnaast kun je met OneDrive bestanden en mappen selectief synchroniseren, waardoor je meer controle hebt over de inhoud die lokaal wordt opgeslagen, terwijl Google Drive zich onderscheidt door de mogelijkheid om een brede reeks bestandsformaten te ondersteunen zonder apps van derden. Op het gebied van beveiliging kan OneDrive echter een completere oplossing blijken.

Hoe werkt de opslagruimte van Microsoft 365

OneDrive is de cloudopslagservice van Microsoft 365 waarmee je bestanden kunt opslaan, synchroniseren en openen vanaf elk apparaat. Om OneDrive te gebruiken heb je een Microsoft-account nodig, zoals Outlook.com voor persoonlijk gebruik of een zakelijk Microsoft 365-account.

Als je een besturingssysteem gebruikt met Windows 10 of hoger, is OneDrive vooraf geïnstalleerd en direct klaar voor gebruik. Om je aan te melden klik je op het witte wolkpictogram (voor persoonlijke accounts) of het blauwe pictogram (voor zakelijke accounts) in de taakbalk van je bureaublad, naast datum en tijd, of typ je "OneDrive" in de zoekbalk van Windows. Zodra de toepassing is geopend, voer je de gegevens van je Microsoft-account in (e-mail en wachtwoord).

Nadat je je hebt aangemeld, worden de bestanden die in de OneDrive-map op je computer zijn opgeslagen automatisch met de cloud gesynchroniseerd, zodat je er zowel offline als online toegang toe hebt. Je kunt zelf kiezen welke bestanden of mappen je offline beschikbaar wilt houden door de optie "Offline beschikbaar" voor die specifieke bestanden in te schakelen.

Alle documenten, foto’s en mediabestanden die je op OneDrive opslaat, zijn toegankelijk vanaf elk apparaat dat aan hetzelfde account is gekoppeld, zoals tablets, smartphones of andere computers.

OneDrive for Business

OneDrive for Business is de versie van OneDrive voor professioneel gebruik, ontwikkeld om veilige opslag, samenwerking en het delen van bestanden te garanderen binnen de Microsoft 365-omgeving van het bedrijf. Nauw geïntegreerd met SharePoint Online en Microsoft Teams stelt OneDrive for Business de leden van een organisatie in staat om overal en in realtime toegang te krijgen tot documenten en er samen aan te werken, wat asynchroon en werken op afstand ondersteunt.

Elke gebruiker in Microsoft 365 krijgt een persoonlijke opslagruimte van 1 TB (uitbreidbaar tot onbeperkte opslagruimte voor Enterprise-licenties), waarin je privébedrijfsbestanden of bestanden die je met het team deelt kunt bewaren. Dankzij SharePoint kan elk bestand bovendien worden gedeeld met de mogelijkheid om specifieke machtigingen in te stellen om gegevens te beschermen.

OneDrive for Business onderscheidt zich ook door de synchronisatie op meerdere apparaten, die ervoor zorgt dat je altijd toegang hebt tot bijgewerkte documenten en bestanden op desktop, laptop, tablet en mobiele apparaten. Deze bidirectionele synchronisatie maakt het mogelijk om offline te werken en je wijzigingen automatisch naar de cloud te uploaden zodra je opnieuw verbinding maakt met internet.

De OneDrive-app voor mobiele apparaten

OneDrive is ook beschikbaar als mobiele app (beschikbaar voor Android en iOS) waarmee je toegang hebt tot alle bestanden die zijn opgeslagen in de cloud van Microsoft 365. Concreet kun je:

• nieuwe mappen maken
• documenten uploaden naar de opslag
• bestanden bewerken vanaf je smartphone of tablet
• de wijzigingen van je collega's in realtime bekijken

Voor gebruikers van OneDrive for Business biedt de app ook functies voor het veilig delen van bestanden met collega's en samenwerkingspartners, met de mogelijkheid om machtigingen voor alleen-lezen of bewerken in te stellen. Bovendien kun je dankzij meldingen op de hoogte blijven van wijzigingen aan gedeelde bestanden en toegang krijgen tot de recente activiteiten op documenten.

De 7 belangrijkste functies van OneDrive

Zoals we hebben gezien, is OneDrive een uitzonderlijk nuttige service voor zowel particulieren als iedereen die betrokken is bij de activiteiten van een organisatie. Omdat het zich onderscheidt van producten zoals Google Drive en SharePoint zelf (voor meer informatie verwijzen we je naar ons artikel "OneDrive vs SharePoint") is Microsoft OneDrive een van de beste oplossingen om je gegevens, documenten en content naar de cloud te brengen.

Hieronder hebben we de functies op een rij gezet die je moet kennen om dit krachtige Microsoft 365 hulpmiddel optimaal te gebruiken.

1. Een koppeling naar bestanden maken

Met OneDrive is het heel eenvoudig om een document met iedereen te delen: je hoeft alleen maar een link te versturen. Zo eenvoudig dat je nooit meer te maken hebt met problemen en klachten van collega’s zoals de beruchte "ik kan het document niet openen".

Ook in Microsoft Teams kun je documenten versturen, maar op zich is er geen echte functie voor delen. Je moet de link naar het bestand kopiëren en in de chat plakken, en je moet eerst controleren of de geadresseerde gebruiker de juiste machtigingen heeft om het document in de Teams-bibliotheek te bekijken.

In OneDrive zelf is er daarentegen de functie "Delen" waarmee je een link kunt versturen die iedereen die deze ontvangt toegang geeft, zonder speciale machtigingen. Je hoeft alleen "Iedereen met de koppeling" te selecteren uit de beschikbare opties.

2. Meer opslagruimte krijgen

De meeste zakelijke Microsoft 365-abonnementen bieden 1 TB opslagruimte per gebruiker in OneDrive, met de mogelijkheid om de opslagruimte te vergroten op basis van de behoeften van de organisatie. Als het abonnement meer dan 5 gebruikers heeft, kan de beheerder de opslagruimte via de opslaginstellingen in het beheercentrum verhogen tot 5 TB per gebruiker.

Voor grotere opslagbehoeften, bijvoorbeeld bij het beheren van multimedia-inhoud, kun je een verdere uitbreiding tot 25 TB per gebruiker aanvragen door een supportticket bij Microsoft te openen. Deze verhogingen van de opslagruimte zijn beschikbaar zonder extra kosten, op voorwaarde dat het gebruikte Microsoft 365-abonnement aan de vereiste voorwaarden voldoet.

3. Een document opvragen

In sommige gevallen heb je documenten van een andere gebruiker nodig. Met de opdracht "Request files" los je dit snel op dankzij het versturen van een verzoek aan collega’s of samenwerkers om inhoud te uploaden in een specifieke map.

Zo gebruik je deze functie: selecteer eerst een map in het hoofdscherm van OneDrive en klik op de drie puntjes rechts van de naam. Selecteer daarna de optie "Request files".

Nadat je op "Next" in het scherm hebt geklikt, verschijnt het venster voor het verzenden van het verzoek. Er wordt dan een e-mail verzonden met een link waarmee de inhoud kan worden geüpload naar de gekozen OneDrive-map.

4. Synchronisatie

Met de synchronisatie van OneDrive kun je lokaal aan bestanden werken, terwijl elke wijziging automatisch in de cloud wordt bijgewerkt.

Deze functie omvat de optie Files On-Demand, waarmee je opslagruimte op het apparaat bespaart door te kiezen welke bestanden of mappen alleen in de cloud blijven, terwijl je in "Verkenner" van Windows toch alle in je OneDrive opgeslagen bestanden ziet.

Je kunt ook locaties zoals de map "Documenten" synchroniseren, zodat de belangrijkste inhoud voor je werk altijd zowel lokaal als in de cloud beschikbaar is. Bovendien kan OneDrive dankzij ondersteuning voor grote bestanden nu inhoud verwerken tot 250 GB.

De synchronisatiefunctie gaat samen met geavanceerd versiebeheer, waarmee je tot 30 dagen na de laatste wijziging toegang hebt tot alle versies van een document.

Synchronisatie is bovendien geïntegreerd in Windows 10 en latere versies, dus je hoeft deze niet handmatig te installeren. Start gewoon OneDrive vanuit het menu "Start" of ga naar onedrive.microsoft.com en selecteer de opdracht "Synchroniseren".

5. Bestanden op aanvraag

Stel je dit scenario voor: je werkt aan een belangrijk project met andere mensen. Een collega publiceert een aantal bestanden in de werkgroep in de Teams-app. Je hebt de OneDrive-synchronisatieclient geïnstalleerd en je denkt: "Geen probleem, ik heb ze gesynchroniseerd met mijn laptop, dus ik kan de nieuwe documenten bekijken terwijl ik onderweg ben".

Je zet je pc aan en je ziet het wolkpictogram naast de bestanden die je collega zojuist heeft gedeeld. Wanneer je op een van deze bestanden klikt, verschijnt er een melding dat het bestand niet toegankelijk is. Wat is er gebeurd? Is OneDrive soms gek geworden? Eigenlijk niet: dit is de functie Bestanden op aanvraag.

Deze functie is standaard ingeschakeld, waardoor de inhoud die je in de cloud ziet is gemarkeerd als alleen online beschikbaar. Het resultaat? Deze inhoud is, ook als die gedeeld is, niet toegankelijk wanneer je geen internetverbinding hebt.

Als je een belangrijk bestand of een belangrijke map altijd op je apparaat beschikbaar wilt houden, hoef je alleen maar met de rechtermuisknop op de gewenste inhoud te klikken en "Altijd op dit apparaat bewaren" te selecteren.

Als alternatief kun je de functie "Bestanden op aanvraag" volledig uitschakelen door de OneDrive-client te openen en naar "Help en instellingen" te gaan, vervolgens naar "Instellingen" en het selectievakje "Bestanden op aanvraag" uit te schakelen.

6. De downloadsnelheid instellen

Wanneer je OneDrive begint te gebruiken, kan het nodig zijn de stroom aan downloadgegevens te regelen om vertragingen te voorkomen bij bedrijfsdiensten. Meer dan één bedrijf heeft namelijk problemen ondervonden wanneer honderden of duizenden gebruikers gelijktijdig inhoud beginnen te synchroniseren en te downloaden.

De functie "Bestanden op aanvraag", die je zojuist hebt gezien, is er juist om de impact op het netwerk te verminderen: de bestanden in de OneDrive-cloud worden niet automatisch naar de clients gedownload, maar alleen wanneer de gebruiker erom vraagt.

Om het netwerk zo goed mogelijk te beheren, biedt de OneDrive-synchronisatieclient echter ook bandbreedtebeheer. Je kunt dit instellen door met de rechtermuisknop op de OneDrive for Business-client te klikken en Instellingen > Netwerk te selecteren. Daar vind je opties om de upload- en downloadsnelheid te beperken, zodat je het gebruik van de bandbreedte tijdens de synchronisatie kunt optimaliseren.

7. Beveiliging op mobiele apparaten

Met OneDrive kun je je bestanden beveiligen zonder apps van derden te gebruiken. Naast het instellen van een wachtwoord voor je apparaat kun je ook multifactorauthenticatie inschakelen en biometrische toegang gebruiken, zoals een vingerafdruk of gezichtsherkenning, om de OneDrive-app te openen.

Daarnaast is er de functie Personal Vault, een map die is beveiligd met een extra authenticatielaag waarin je gevoelige documenten kunt opslaan.

Voor organisaties ondersteunt Microsoft OneDrive ook de integratie met Microsoft Intune, waarmee IT-beheerders beveiligingsbeleid kunnen toepassen op de verstrekte mobiele apparaten en zo de toegang tot resources kunnen beheren.

Microsoft OneDrive: de toekomst met kunstmatige intelligentie

In de afgelopen jaren is Microsoft OneDrive uitgegroeid tot meer dan alleen een cloudopslagconcept en is het een compleet platform geworden voor het beheren en delen van content.

Microsoft blijft namelijk investeren in OneDrive om de functionaliteiten uit te breiden en de gebruikerservaring te verbeteren, vooral op het gebied van beveiliging en samenwerking.

In het hart van de evolutie van OneDrive staat zeker de integratie van Copilot, de kunstmatige intelligentie die ons werk in de digitale werkplek van Microsoft 365 verandert.

De functies die voortkomen uit de integratie tussen Copilot en OneDrive beloven een beter beheer van de bedrijfsarchieven in de Microsoft-cloud, maar bieden nog meer voordelen.

Hieronder zie je enkele van de belangrijkste vernieuwingen:

1. Samenvattingen en slimme analyses: met Copilot kunnen documenten zoals rapporten en contracten binnen enkele seconden in OneDrive worden samengevat, zodat je een overzicht krijgt van de belangrijkste inhoud zonder de afzonderlijke bestanden in het archief te hoeven openen.
   
   

2. Vergelijking van documenten: Copilot ondersteunt het vergelijken van de versies die beschikbaar zijn voor één enkel document in OneDrive en vat de belangrijkste verschillen samen in tabellen.
   
   

3. Toegang tot informatie via chat: Copilot beantwoordt al je vragen over de bestanden in OneDrive en helpt je te werken met de informatie in de documenten in het archief, zonder dat je deze één voor één hoeft te openen en te lezen.
   
   

4. Meldingen voor prioritaire wijzigingen: Copilot kan bestandsupdates analyseren en prioriteren op basis van hun relevantie. Zo worden bijvoorbeeld opmerkingen van leidinggevenden of wijzigingen die een collega heeft aangebracht aan een document met een naderende deadline of hoge prioriteit extra onder de aandacht gebracht.

Wat is OneDrive van Microsoft 365?

OneDrive is een cloudopslagdienst van Microsoft waarmee je bestanden kunt opslaan, synchroniseren en openen vanaf elk apparaat, met beveiliging en continue toegang tot persoonlijke en zakelijke documenten.

Hoe werkt de synchronisatie van bestanden in OneDrive?

OneDrive synchroniseert bestanden automatisch op alle verbonden apparaten. Met de functie 'Bestanden op aanvraag' kun je opslagruimte besparen door te kiezen welke bestanden je alleen in de cloud bewaart.

Wat zijn de voordelen van OneDrive ten opzichte van Google Drive?

OneDrive integreert naadloos met het Microsoft-ecosysteem, met geavanceerd rechtenbeheer en sterke beveiliging. Google Drive biedt daarentegen een betere integratie met Google-producten en meer gratis opslagruimte.

Hoe kan ik bestanden en mappen delen in OneDrive?

Om bestanden in OneDrive te delen, kun je een link genereren via de functie 'Delen' en toegangsrechten instellen zodat ontvangers de juiste rechten hebben om het document te bekijken of te bewerken.

Wat is OneDrive for Business?

OneDrive for Business is de zakelijke versie van OneDrive, ontworpen voor samenwerking aan bestanden binnen Microsoft 365. Het biedt elke gebruiker 1 TB persoonlijke opslagruimte en een directe integratie met SharePoint en Teams.

Wat is de relatie tussen OneDrive en SharePoint-sites, in het bijzonder het intranet?

OneDrive en SharePoint zijn nauw met elkaar verbonden, OneDrive beheert persoonlijke en gedeelde opslag, terwijl SharePoint de intranetsites voor samenwerking ondersteunt. Documenten die je in SharePoint deelt, kun je synchroniseren met OneDrive voor eenvoudigere toegang.

Hoe werkt de interactie tussen OneDrive en Copilot van Microsoft 365?

Copilot gebruikt de gegevens die in OneDrive zijn opgeslagen om gepersonaliseerde suggesties, samenvattingen en inzichten te genereren. Hierdoor kan Copilot reageren op je vragen op basis van de inhoud die beschikbaar is in je account.