SharePoint en Teams: alle mogelijke integraties

Je weet ongetwijfeld dat alle tools in de Microsoft 365 suite nu onmisbaar zijn voor elke zichzelf respecterende digitale werkomgeving. Maar weet je ook hoe je ze kunt integreren om je productiviteit nog meer te verbeteren?

In dit artikel bekijken we hoe je SharePoint kunt integreren met Microsoft Teams. We bekijken hoe je een SharePoint-site integreert met een Teams-groep, hoe je een SharePoint-lijst integreert in de Teams-app en hoe je de integratie tussen SharePoint en Teams soepeler laat verlopen met de aangepaste automatiseringen.

SharePoint vs Teams: kanten van dezelfde medaille?

Microsoft biedt een reeks tools die ontworpen zijn om de dagelijkse activiteiten binnen een organisatie te vereenvoudigen. Binnen de Microsoft 365-suite spelen SharePoint Online en Microsoft Teams een centrale rol om betere communicatie en samenwerking tussen collega's mogelijk te maken.

SharePoint maakt het mogelijk om moderne websites te maken, inhoud en documenten te beheren en bedrijfsarchieven te digitaliseren met specifieke functionaliteit voor elke fase van de levenscyclus van een document (opstellen, bewerken, goedkeuren, verspreiden en archiveren).

Microsoft Teams behoeft geen introductie: je hebt vast wel eens de gelegenheid gehad om deze vlaggenschip-app voor zakelijke communicatie te gebruiken. Met zijn vergaderingen, videogesprekken en chat is het onmogelijk om niet die twee kleine blauwe mannetjes met hun onmiskenbare vierkantje met een witte T voor je ogen te hebben.

Er zijn echter maar weinig mensen die de use cases van deze twee platformen door elkaar halen, juist vanwege de functies die ze bieden om real-time communicatie en samenwerking te vereenvoudigen. Daarom is hier een tabel die kort samenvat wanneer je SharePoint en Microsoft Teams moet gebruiken.

Dus aan de ene kant hebben we een platform dat ons in staat stelt om gerichte content te creëren voor een zakelijk publiek; aan de andere kant hebben we de ideale app voor real-time samenwerking met collega's.

Aan de ene kant stelt Teams ons in staat om dynamische werkgroepen te creëren; aan de andere kant is SharePoint het beheercentrum van waaruit we toegangsrechten beheren en gedeelde documenten veilig, eenvoudig en overzichtelijk opslaan.

Maar wat gebeurt er als deze twee toepassingen worden geïntegreerd?

Laten we daar samen achter komen.

Een SharePoint-site maken met Microsoft Teams

Het eerste type integratie tussen SharePoint en Teams heeft betrekking op groepen en teamsites.

Een Microsoft Teams-groep is een samenwerkingsruimte die in feite verbinding maakt met een of meer SharePoint-sites. Specifiek hebben we het over teamsites.

Dit betekent dat wanneer een Teams-groep wordt aangemaakt, er automatisch een teamsite wordt aangemaakt op SharePoint. Hier worden alle gedeelde bestanden in de gekoppelde Teams groep opgeslagen en bewaard.

Maar dat is nog niet alles.

Elke Microsoft Teams-groep kan worden onderverdeeld in kanalen, die niets meer zijn dan kleinere groepen binnen een hoofdgroep. De marketinggroep kan bijvoorbeeld kanalen nodig hebben die gewijd zijn aan specifieke producten of evenementen om de activiteiten van de leden beter te coördineren.

Er is echter niet slechts één type kanaal in Microsoft Teams, maar drie. En elk van deze types komt overeen met een andere verbinding met SharePoint:

• Standaardkanaal = er wordt een map met gedeelde bestanden aangemaakt in de SharePoint-site die is gekoppeld aan de hoofdgroep.
• Privékanaal = er wordt een nieuwe SharePoint-site gemaakt, volledig autonoom van de site die aan de hoofdgroep is gekoppeld.
• Gedeeld kanaal = er wordt een op zichzelf staande SharePoint-site gemaakt, net als bij privé chatrooms.

Op deze manier heeft elke groep en elk kanaal zijn eigen samenwerkingsruimte binnen SharePoint Online om projectdocumenten op te slaan, te bewaren en eraan samen te werken zonder dat ze verloren gaan in de algemene communicatiestroom.

Je vraagt je misschien af of het mogelijk is om in de omgekeerde richting te werken, dat wil zeggen, of er een mogelijkheid is om een groep aan te maken op Teams vanuit SharePoint. Het antwoord is ja, MAAR.

Het is eenvoudig. Maar niet automatisch.

Om een groep aan te maken in Microsoft Teams met dezelfde mensen waarmee u een teamsite deelt op SharePoint, moet u de opdracht "Microsoft Teams toevoegen" links onderaan op de startpagina van de SharePoint-site gebruiken.

Als het onmiskenbare Teams-pictogram in de navigatiebalk van uw SharePoint-site verschijnt, dan is dat het: dat pictogram is snelle toegang tot de relevante groep in de Microsoft Teams-app.

SharePoint integreren met Teams:
Hoe SharePoint-lijsten toevoegen in de Teams-app

In het Microsoft-universum is een lijst een verzameling gegevens die helpt om een breed scala aan informatie op een flexibele manier te organiseren. Een lijst bestaat altijd uit twee elementen:

1. Kolommen, die metadata bevatten.
2. Rijen, die de waarden bevatten die gerelateerd zijn aan de ingevoerde metagegevens.

Metagegevens worden gebruikt om informatie die voor ons van belang is te groeperen, te categoriseren en bij te houden.

Laten we als voorbeeld een lijst met contactpersonen nemen.

In elke rij vinden we de namen van mensen die voor ons van belang zijn, zoals degenen die betrokken zijn bij een initiatief of project. In elke kolom vinden we echter metadata zoals het bedrijf waar de contacten die aan de lijst zijn toegevoegd werken of de rol die ze spelen.

Bovendien is het mogelijk om bestanden zoals spreadsheets of documenten te koppelen aan elk item in een lijst om meer details te geven.

SharePoint van Microsoft 365 heeft specifieke functies die het tot het ideale platform maken voor het verzamelen en catalogiseren van elk type gegevens. Onder deze functies vinden we de mogelijkheid om lijsten en documentbibliotheken te maken.

SharePoint webonderdelen kunnen worden geconfigureerd om lijsten zoals contactpersonen, maar ook aankondigingen, projecttaken, snelkoppelingen en meer toe te voegen aan intranetpagina's of aan een bepaalde teamsite.

Maar waar we vandaag in geïnteresseerd zijn, is de mogelijkheid om lijsten in te voegen als tabbladen binnen Microsoft Teams. In feite kunnen we een lijst, een documentbibliotheek en zelfs een SharePoint-sitepagina als snelkoppeling toevoegen in de Teams-app.

Om dit te doen, klik je gewoon op de "+" in de bovenste navigatietab, selecteer je SharePoint en kies je het item dat je wilt invoegen.

Voeg een nieuw tabblad toe aan een Teams-groep

Een SharePoint-lijst of documentbibliotheek als een tabblad toevoegen in Teams

Belangrijk is dat we een lijst kunnen integreren van de teamsite die gekoppeld is aan onze Teams-groep of een lijst van een andere SharePoint-site waartoe we toegang hebben.

Zo kunnen we snel naar nuttige inhoud zoals intranetpagina's (de SharePoint-communicatiesite voor de hele organisatie).

Tot slot kunnen we dankzij de integratie tussen Microsoft 365-tools SharePoint-lijsten en -pagina's rechtstreeks vanuit Teams bewerken. Hier komen dus de realtime communicatiefuncties bij die typisch zijn voor SharePoint Online content management.

Niet slecht voor teamwerk, toch?

Om dit hoofdstuk af te sluiten, raden we aan om ons artikel over Microsoft Lists te lezen.

Dit is een Microsoft 365-toepassing die de functionaliteit voor het maken van SharePoint-lijsten uitbreidt en de integratie met Microsoft Teams versterkt. Bekijk het artikel om te ontdekken hoe SharePoint Online-lijsten zijn geëvolueerd en hoe je deze nieuwe oplossing kunt gebruiken om de samenwerking met collega's nog te verbeteren.

SharePoint integreren met Teams:
Hoe processen automatiseren

Power Automate. Een van de populairste tools voor bedrijven over de hele wereld, samen met Microsoft Excel. Maar wat doet het?

In een notendop probeert het hetzelfde doel te bereiken als alle Microsoft-toepassingen, namelijk ons werk vereenvoudigen, en het doet dit door het creëren van workflows in low-code modus. Dit betekent dat elke gebruiker de mogelijkheid heeft om automatisering te bouwen en te implementeren, zonder vaardigheden in het schrijven van code.

Power Automate workflows zijn handig voor het stroomlijnen van processen met een lage waarde, zoals het sturen van een e-mail naar een collega telkens een document wordt goedgekeurd.

De derde integratie tussen SharePoint en Teams betreft Power Automate automatiseringen.

De use cases kunnen eindeloos zijn, maar laten we terugdenken aan het voorbeeld van daarnet: het goedkeuringsproces van een document. Dit is hoe het goedkeuringsproces evolueert wanneer het wordt afgehandeld door een Power Automate flow, die SharePoint bibliotheken verbindt met Teams groepen:

1. Selecteer een bestand van een SharePoint-site.
2. Start de goedkeuring met de Approvalsapp. In het ingediende formulier kunnen we alle relevante gegevens over het bestand invoeren en de lijst van personen aangeven van wie de goedkeuring vereist is. Daarna stuurtPower Automate een notificatiebericht naar de Teams-groepen die betrokken zijn bij hetproces.
3. Als het bestand met succes is goedgekeurd, wordt de status "Goedgekeurd"automatisch ingesteld in de SharePoint-bibliotheek waarhet document is opgeslagen.

Met de integratie tussen SharePoint en Teams via Power Automate worden talloze handmatige acties vervangen door een snel proces. De bespaarde tijd kan besteed worden aan veel strategischere activiteiten.

Hoe SharePoint-sites openen vanuit de Teams-app

We zijn aanbeland bij de laatste vorm van integratie tussen SharePoint Online en Microsoft Teams. We hebben het over de mogelijkheid om snel toegang te krijgen tot een SharePoint-site in de Teams-app, met behoud van de navigatiecontext van de Teams-app.

In feite kun je een pictogram toevoegen in de zijbalk van de Microsoft Teams app om de verbonden SharePoint site te bereiken zonder de SharePoint Online omgeving binnen te gaan.

Dit wordt mogelijk gemaakt door Viva Connections, de module in de Microsoft Viva suite die het mogelijk maakt om intranet of andere SharePoint site content te benaderen vanuit Microsoft Teams.

Gebruikers met een beheerder hebben de mogelijkheid om de Viva Connections-toepassing vast te pinnen aan de linkerzijbalk en zo collega's toegang te geven tot een aanpasbaar dashboard dat bronnen van de geïntegreerde SharePoint-site samenbrengt.

Snelle toegang tot het SharePoint-intranet vanuit Microsoft Teams

Naast het intranet, de SharePoint-site die het meest interessant is voor het bedrijfspubliek, kunnen we besluiten om de toegang tot het trainingsportaal te integreren.

Op deze manier kunnen gebruikers Microsoft Teams gebruiken als een uniform platform om te communiceren, samen te werken, op de hoogte te blijven en nieuwe vaardigheden te leren.

Hoe integreert een SharePoint-site met een Teams-groep?

Elke keer dat er een Teams-groep wordt aangemaakt, wordt er automatisch een teamsite gemaakt op SharePoint. Deze site slaat alle bestanden op die gedeeld worden in de verbonden Teams-groep en archiveert deze. Elke Teams-groep kan verschillende kanalen hebben (standaard, privé, gedeeld) die overeenkomen met verschillende manieren van het maken en beheren van de bijbehorende SharePoint-sites.

Hoe voegt u een SharePoint-lijst toe aan de Teams-app?

Om een SharePoint-lijst toe te voegen aan de Teams-app, klikt u op het “+” in de bovenste navigatietab, selecteert u SharePoint en kiest u het element om in te voegen. U kunt een lijst van de teamsite die is gekoppeld aan de Teams-groep integreren of een lijst van een andere SharePoint-site waartoe u toegang hebt.

Hoe automatiseert u processen tussen SharePoint en Teams?

Met Power Automate kunt u geautomatiseerde stromen maken om processen te optimaliseren. Bijvoorbeeld, voor het goedkeuringsproces van documenten, kunt u een bestand selecteren van een SharePoint-site, de goedkeuring starten met de Approvals-app, en Power Automate zal een melding sturen naar de betrokken Teams-groepen. Zodra goedgekeurd, wordt de status van het document in de SharePoint-bibliotheek automatisch bijgewerkt.

Hoe krijgt u toegang tot SharePoint-sites vanuit de Teams-app?

Het is mogelijk om snelle toegang te creëren tot een SharePoint-site in de Teams-app met behulp van Viva Connections. Beheerders kunnen de Viva Connections-app vastzetten in de linkerzijbalk van Teams, zodat gebruikers toegang hebben tot een aanpasbaar dashboard met middelen van de geïntegreerde SharePoint-site.

Wat is het verschil tussen SharePoint en Teams?

SharePoint is ideaal voor het maken van websites, het beheren van inhoud en documenten, en het digitaliseren van bedrijfsarchieven met gedetailleerde controles. Teams is het communicatieplatform voor chat, videogesprekken en vergaderingen. SharePoint is beter geschikt voor gestructureerde opslag en documentbeheer, terwijl Teams perfect is voor samenwerking in real-time.