Paranna yrityksesi viestintää ulkoisten sidosryhmien kanssa extranetin avulla
Tässä artikkelissa saat lisätietoja ekstraneteistä ja niiden merkityksestä yrityksille.
Perehdymme intranetin ja ekstranetin määritelmään ja eroihin. Tarkastelemme myös, mitä etuja ekstranet-portaalit voivat tarjota yrityksille. Lopuksi kerromme vaihe vaiheelta, miten voit luoda ilmaisen ekstranet-portaalin Microsoft 365 -lisenssien avulla.
Jatka lukemista saadaksesi lisätietoja.
Mitä löydät tästä artikkelista
- Mikä on extranet-portaali ja mihin sitä käytetään yrityksissä?
- Mitä eroa on intranetillä ja ekstranetillä?
- Miksi intranet ja ekstranet tulisi integroida yrityksissä
- Miten voit luoda ilmaisen ekstranet-portaalin Microsoft 365 -lisensseilläsi?
Extranet: lyhyt esittely
Extranet on yksityinen verkko, jossa yrityksen sisäiset ihmiset voivat muodostaa yhteyden ulkoisiin resursseihin varatussa digitaalisessa työtilassa.
Kuten nimikin jo kertoo, "extranet" tarkoittaa kaikenlaista yhteydenpitoa, joka on suunnattu yrityksen ulkopuolisille valituille käyttäjille. Näitä voivat olla asiakkaat, toimittajat, jakelijat, myyjät ja liikekumppanit.
Kuten olet ehkä arvannutkin, sen rooli on erittäin tärkeä yhteistyön mahdollistamisessa. Se helpottaa viestintää, tietojen ja asiakirjojen jakamista sekä suurtenkin tietomäärien siirtämistä kumppaneiden ja organisaatioiden välillä.
Koska alusta on yksityisessä verkossa, sisällön turvallisuus on taattu, koska se ei ole julkisesti saatavilla.
Intranet VS Extranet: mikä on ero?
Intranet on yksityinen yritysalusta, joka on varattu vain yrityksen sisäisille henkilöille. Se on virtuaalinen paikka, josta työntekijät voivat löytää tarvitsemansa. Se sisältää asiakirjoja, ajantasaista viestintää, palveluja, koulutussisältöä ja muita kehittyneitä työkaluja, joiden avulla voit jäsentää ja keskittää työnkulkuja. Tulos? Ajan ja rahan säästö. Yritys onnistuu vahvistamaan sisäisiä liiketoimintaprosesseja lisäämällä työntekijöiden tuottavuutta.
Kaikki osastot voivat intranetissä kommunikoida keskenään ja synnyttää keskusteluja. Yrityksen sisäiset vertailut kannustavat kasvuun ja lisäävät tunnetta kuulumisesta organisaatioon, jonka osa olet.
Digitaalinen työpaikka kuvastaa yritystä ja antaa selkeän yleiskuvan sen suorituskyvystä.
Jos haluat lisätietoja, lue artikkelimme yrityksen intranetistä.
Ekstranetissä työntekijät voivat olla yhteydessä organisaation ulkopuolisiin yrityksiin. Se on työtila, jossa voi tehdä kauppoja jakelijoiden tai liikekumppaneiden kanssa ja automatisoida toistuvia prosesseja. Esimerkkinä on tilausten ja toimitusten hallinta.
Yrityksiä viehättää eniten juuri se, että alustan voi mallintaa oman liiketoiminnan tarpeiden mukaan.
Kuvaajassa näkyvät kaikki mahdolliset vuorovaikutussuhteet, jotka työkalu mahdollistaa kaikkien organisaation elämään vaikuttavien ulkoisten lähteiden kanssa.
Extranetin monet toiminnot
Se täyttää monia toimintoja, ja se on erityisen hyödyllinen silloin, kun yrityksen on oltava vuorovaikutuksessa asiakkaiden, toimittajien tai kumppaneiden kanssa.
- Tietämyksen hallinta: yritykset ovat helpommin vuorovaikutuksessa ja tekevät yhteistyötä tätä tarkoitusta varten luotujen ohjelmien tai sovellusten yleisen käytön ansiosta.
- Tietojen kierto: ekstranet mahdollistaa suuren tietomäärän vaihdon liikekumppaneiden välillä. Se vastaa tarpeeseen vaihtaa asiakirjoja, kuten tilauslomakkeita, lähetysluetteloita ja lastiluetteloita. Yritys voi helposti avata ja sulkea rajojaan tiedonvaihdon tarpeen mukaan. Digitaalinen tiedonsiirto mahdollistaa myös tarkan ja organisoidun tallennusprosessin.
- Tiedonvaihto: valituille käyttäjille merkityksellisten tietojen levittäminen tapahtuu reaaliajassa. Päivitetty ja merkitty viestintä voidaan asettaa saataville yhdellä klikkauksella.
- Yhteistyö: se on epäsuora mutta tärkeä käsite. Mahdollisuus yritysten väliseen yhteistyöhön lisää ja kannustaa yrityksiä yhteistyöhön.
- Tiedonhallinta ja organisointi: tiedot voidaan päivittää ja asettaa kiinnostuneiden käyttäjien saataville hyvin lyhyessä ajassa, jolloin varmistetaan johdonmukaisuus, avoimuus ja turvallisuus.
Tuloksena on ajansäästöä - joka muuten hukattaisiin sähköpostin ja puheluiden kautta - ja helpompaa hallinnointia.
Järjestelmän etuna on myös se, että se suorittaa eräänlaista tuotteiden ja palvelujen laadunvalvontaa yritykselle ja korjaa mahdolliset poikkeamat.
Extranet: edut yrityksille
Extranet-portaalit tarjoavat yrityksille merkittäviä etuja, sillä ne yksinkertaistavat toistuvia liiketoimintaprosesseja ja vähentävät esimerkiksi toimittajien tilaamiseen käytettävää aikaa ja vaivaa.
Nämä portaalit mahdollistavat turvallisen reaaliaikaisen vuorovaikutuksen, keskittävät tietoja ja edistävät B2B-yhteistyötä pitämällä kirjaa kaikista sisäisten ja ulkoisten käyttäjien välisistä vuorovaikutustapahtumista.
Seuraavassa selvitämme, mitä etuja extranet-portaali tarjoaa yrityksille.
Liiketoimintaprosessien yksinkertaistaminen
Yksi ekstranetin eduista on usein toistuvien liiketoimintaprosessien yksinkertaistaminen. Yrityksen on ehkä tehtävä säännöllisesti tilauksia tietylle toimittajalle, ja sen on turvauduttava sähköpostiin ja puhelinsoittoihin. Extranetin ansiosta nämä vaiheet kuitenkin puolittuvat ajallisesti ja toiminnallisesti.
Kaikki tilaukset voidaan tehdä yksityisen verkon kautta turvallisessa digitaalisessa tilassa. Vuorovaikutus tapahtuu turvallisesti ja reaaliajassa. Laskut tallennetaan yhdessä muiden tietojen kanssa yhteen keskitettyyn paikkaan.
Ekstranetissä tapahtuva vuorovaikutus tapahtuu reaaliajassa ja turvallisesti. Kaikki tiedot on linkitetty esim:
- Prosessiin osallistuva ulkoinen käyttäjä
- Prosessia hallinnoivaan sisäiseen käyttäjään
Sen lisäksi, että kaikki on tallennettu yhteiseen virtuaaliseen tilaan, voit seurata kaikkia eri yritysten välisiä B2B-vuorovaikutuksia.
Asiakkaan käyttökokemus
B2B-suhteissa on tärkeää keskittyä asiakkaiden ja kumppaneiden tyytyväisyyteen. Tällaisten ohjelmistojen käyttö auttaa vaalimaan suhteita tehokkaammin ja vähemmän esteitä sisältäen.
Yksi tärkeimmistä digitalisoinnin eduista on käytettävyys 24/7, joka mahdollistaa täydellisen synkronoinnin asiakkaiden kanssa.
Asiamiehet, joiden kanssa yritys on vuorovaikutuksessa, voivat milloin tahansa esittää kysymyksiä, ladata tietoja ja hyväksyä ideoita tai projekteja. Tämä murtaa ajan ja paikan asettamat esteet.
Turvallinen työkalu
Oikein suunniteltuna ekstranetissä on tarvittavat välineet maksimaalisen turvallisuuden varmistamiseksi.
Sähköpostit ja muut työkalut, joita käytetään yleensä asiakirjojen lähettämiseen, eivät tarjoa riittävää suojaa mahdollisten katastrofaalisten tietoturvaloukkausten estämiseksi.
Yksi tavoite on käsitellä näitä huolenaiheita ja varmistaa, että arkaluonteiset tiedot pysyvät suojatussa ympäristössä.
Microsoft 365 -ratkaisut ekstranetin luomiseen
Jos etsit ohjelmistoa, joka takaa laadun ja turvallisuuden, markkinajohtaja Microsoft 365 ei varmasti voi pettää yrityksesi odotuksia.
Voit aloittaa intranet-palvelusta SharePoint Online ja käyttää osaa siitä ekstranetinä.
Tämä lähestymistapa mahdollistaa yhden keskitetyn järjestelmän, jossa intranet- ja intranet-prosessit voidaan yhdistää ilman, että erillisiä sovelluksia tarvitsee ylläpitää ja hallita.
SharePoint Online voi määrittää käyttöoikeuksien avulla, mikä portaali on yksityinen ja mikä voidaan avata ulkopuolisille käyttäjille todennuksen jälkeen.
Lue lisää artikkelistamme SharePoint ja sen 7 keskeistä ominaisuutta.
Erstelle yrityksesi extranet Microsoft 365 -lisenssien avulla
intranet.ai voi auttaa sinua luomaan yrityksen extranet-portaalin lyhyessä ajassa.
Ratkaisumme mukautuu täysin etäportaalin luomiseen käyttäen SharePoint Onlinea ja kaikkia Microsoft 365:n yhteistyövälineitä.
Intranet ja ekstranet yhdessä paikassa
Aiemmin intranet ja extranet nähtiin aina erillisinä kokonaisuuksina ja sovelluksina.
Niiden käyttö vaati erityisohjelmia, ja niiden saaminen kommunikoimaan ja integroitumaan vaati lisäkustannuksia, joita ei juurikaan tunnistettu hankeanalyysin aikana.
Nykyään intranet ja ekstranet toimivat kuitenkin harmonisesti rinnakkain upeissa nykyaikaisissa intranet-ohjelmistoissa, jotka ovat yksi suurimmista kehitysaskelista ammattialalla.
Intranet sisältää nyt myös ekstranetin kokonaisuutena yhdessä digitaalisessa paketissa, jolloin eri ohjelmistojen väliset viestintä- tai integrointiongelmat poistuvat.
Tavoitteena on varmistaa yhteistyö yrityksen sisäisten työntekijöiden ja ulkoisten sidosryhmien välillä.
Siitä, mihin intranet ei pääse, alkaa extranet.
Näin voit kommunikoida työntekijöiden, toimittajien, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa yhdessä digitaalisessa paikassa, mikä säästää aikaa ja rahaa.
Siihen upotetaan ja optimoidaan kaikenlaisetdigitalisoidut prosessit. Ne voivat vaihdella markkinointiprosesseista HR-prosesseihin. Tavoitteena on luoda digitaalinen työpaikka, jossa yritys voi vastata erilaisiin tarpeisiin.
Siksisekä intranetistä että ekstranetistä on paljon hyötyä, jos ne toteutetaan oikein. Voit hallita sekä sisäisiä että ulkoisia ongelmia ja löytää nykyaikaisimmat keinot niiden ratkaisemiseksi.
Yhteenvetona esitämme alla yhteenvetotaulukon yhdessä käsittelemistämme yrityksen ekstranetin tärkeimmistä eduista:
| Extranetin edut | Hyödyn kuvaus |
| Liiketoimintaprosessien yksinkertaistaminen | Toistuviin liiketoimintoihin, kuten toimittajilta tilaamiseen, tarvittavan ajan ja toimien vähentäminen. |
| Asiakaskokemuksen parantaminen | Ympärivuorokautinen saavutettavuus tehokasta ja sujuvaa vuorovaikutusta varten asiakkaiden ja liikekumppaneiden kanssa, jolloin he voivat esittää kysymyksiä, ladata tietoja ja hyväksyä projekteja. |
| Tietoturva | Tarjoaa työkaluja, joilla varmistetaan maksimaalinen tietoturva suojaamalla arkaluonteiset tiedot turvallisessa ympäristössä. |
| Integrointi Microsoft 365:n kanssa | Käytä Microsoft 365 -lisenssejä ekstranet-portaalin luomiseen ja keskitetyn alustan luomiseen sisäistä ja ulkoista yhteistyötä varten. |
| Toiminnallinen tehokkuus | Digitalisoitujen prosessien optimointi poistamalla sähköpostien ja puhelinsoittojen tarve asiakirjojen siirtämiseksi, mikä säästää aikaa ja yksinkertaistaa raportointia. |
| Liiketoimintasuhteiden parantaminen | Vahvempien suhteiden edistäminen asiakkaisiin ja liikekumppaneihin tehokkaan viestinnän ja reaaliaikaisen tiedonvaihdon avulla. |
Extranet? Helppo ja turvallinen käyttöönotto intranet.ai:n avulla
Jos epäilet, että uuden, innovatiivisen yhteistyöohjelmiston käyttöönotto voisi aiheuttaa tietoturvaongelmia ja työntekijöiden hämmennystä, älä ole huolissasi.
Näitä työkaluja käyttävät nyt sadat pk-yritykset ja suuryritykset, jotka luottavat Microsoft 365:een ottaessaan käyttöön turvallisia sovelluksia, jotka voi laittaa internetiin.
intranet.ai on Microsoft Gold Partner, jolla on yli 10 vuoden kokemus tämän alan verkkosovellusten kehittämisestä.
Mikä on intranet.ai?
intranet.ai on käyttövalmis yritysintranet, joka on suunniteltu vähentämään kustannuksia ja toteuttamisaikaa ja luomaan siten yhteistoiminnallinen ja moderni digitaalinen työympäristö:
- Alustava hinta 3 650 €/vuosi täydellisestä intranetistä
- yli 50 sovellusta, mukaan lukien kehittynyt haku, asiakirjojen hallintajärjestelmä ja FAQ-sivut
- 100-prosenttisesti integroitu SharePoint Onlineen ja Microsoft 365:een
Giuseppe Marchi
Giuseppe on ollut SharePointin ja Microsoft 365:n Microsoft MVP vuodesta 2010 lähtien. Hän perusti Dev4Siden ja intranet.ai:n tavoitteenaan auttaa yrityksiä luomaan yksinkertaisempi ja tehokkaampi työympäristö.
Hän toimii konsulttina kaikessa, mikä liittyy digitaaliseen yhteistyöhön, intranet-portaaleihin ja Microsoftin pilvialustoihin.
UKK Extranetistä yrityksissä
Mikä on Extranet-portaali ja mitä yrityksissä sillä tehdään?
Extranet-portaali on yksityisverkko, jossa yrityksen henkilöt voivat kommunikoida ulkoisten lähteiden kanssa varatulla digitaalisella työtilalla. Se mahdollistaa yhteistyön, tietojen vaihdon, tiedon ja asiakirjojen jakamisen sekä suurten tietomäärien siirtämisen kumppaneiden ja yrityksen ulkopuolisten organisaatioiden välillä.
Mikä on ero intranetin ja Extranetin välillä?
Intranet on yksityisverkko, joka on vain yrityksen työntekijöiden käytössä ja jota käytetään sisäisesti. Extranet puolestaan mahdollistaa viestinnän ja yhteistyön yrityksen työntekijöiden ja ulkoisten kumppanien, kuten asiakkaiden, toimittajien ja liikekumppaneiden, välillä.
Miksi intranet ja Extranet tulisi integroida yrityksissä?
Intranetin ja Extranetin integrointi yrityksissä mahdollistaa saumattoman viestinnän ja yhteistyön sekä sisäisesti että ulkoisten kumppaneiden kanssa. Tämä lisää yritysprosessien tehokkuutta ja vahvistaa suhteita asiakkaisiin ja kumppaneihin.
Kuinka luot ilmaisen Extranetin käyttämällä Microsoft 365 -lisenssejäsi?
Luodaksesi ilmaisen Extranet-portaalin Microsoft 365 -lisensseilläsi, voit käyttää SharePoint Onlinea. Luo sivustokokoelma ulkoisille kumppaneille ja määritä ulkoinen jakaminen mahdollistaaksesi yhteistyön kumppaneiden kanssa. Voit sitten antaa käyttäjille pääsyn Extranet-portaaliin ja varmistaa tietojesi turvallisuuden.
Mitä ovat Extranet-ohjelmiston hyödyt yrityksessä?
Extranet-portaalit tarjoavat yrityksille merkittäviä etuja, kuten liiketoimintaprosessien yksinkertaistaminen, asiakaskokemuksen parantaminen, tietoturva, integraatio Microsoft 365:een, operatiivinen tehokkuus sekä yrityssuhteiden parantaminen tehokkaan viestinnän ja reaaliaikaisen tiedonvaihdon avulla.
Jatka lukemista
Yrityksen intranet: mitä se on ja 20 ideaa sen kasvattamiseksi
Selvitä, mitä yrityksen intranet on ja millaisia mahdollisuuksia se tarjoaa yrityksellesi.
Mikä on SharePoint ja sen 7 keskeistä ominaisuutta
Lue, mikä SharePoint on ja miten se voi auttaa sinua digitalisoimaan yrityksesi.