Extranet: Mikä se on ja miten se luodaan Microsoft 365:llä?

Extranet: Mikä se on ja miten se luodaan Microsoft 365:llä?

Paranna yrityksesi viestintää ulkoisten sidosryhmien kanssa extranetin avulla

Tässä artikkelissa saat lisätietoja ekstraneteistä ja niiden merkityksestä yrityksille.

Perehdymme intranetin ja ekstranetin määritelmään ja eroihin. Tarkastelemme myös, mitä etuja ekstranet-portaalit voivat tarjota yrityksille. Lopuksi kerromme vaihe vaiheelta, miten voit luoda ilmaisen ekstranet-portaalin Microsoft 365 -lisenssien avulla.

Jatka lukemista saadaksesi lisätietoja.

Mitä löydät tästä artikkelista

• Mikä on extranet-portaali ja mihin sitä käytetään yrityksissä?

• Mitä eroa on intranetillä ja ekstranetillä?

• Miksi intranet ja ekstranet tulisi integroida yrityksissä

• Miten voit luoda ilmaisen ekstranet-portaalin Microsoft 365 -lisensseilläsi?

Extranet: lyhyt esittely

Extranet on yksityinen verkko, jossa yrityksen sisäiset ihmiset voivat muodostaa yhteyden ulkoisiin resursseihin varatussa digitaalisessa työtilassa.

Kuten nimikin jo kertoo, “extranet” tarkoittaa kaikenlaista yhteydenpitoa, joka on suunnattu yrityksen ulkopuolisille valituille käyttäjille. Näitä voivat olla asiakkaat, toimittajat, jakelijat, myyjät ja liikekumppanit.

Kuten olet ehkä arvannutkin, sen rooli on erittäin tärkeä yhteistyön mahdollistamisessa. Se helpottaa viestintää, tietojen ja asiakirjojen jakamista sekä suurtenkin tietomäärien siirtämistä kumppaneiden ja organisaatioiden välillä.

Koska alusta on yksityisessä verkossa, sisällön turvallisuus on taattu, koska se ei ole julkisesti saatavilla.

Intranet VS Extranet: mikä on ero?

Intranet on yksityinen yritysalusta, joka on varattu vain yrityksen sisäisille henkilöille. Se on virtuaalinen paikka, josta työntekijät voivat löytää tarvitsemansa. Se sisältää asiakirjoja, ajantasaista viestintää, palveluja, koulutussisältöä ja muita kehittyneitä työkaluja, joiden avulla voit jäsentää ja keskittää työnkulkuja. Tulos? Ajan ja rahan säästö. Yritys onnistuu vahvistamaan sisäisiä liiketoimintaprosesseja lisäämällä työntekijöiden tuottavuutta.

Kaikki osastot voivat intranetissä kommunikoida keskenään ja synnyttää keskusteluja. Yrityksen sisäiset vertailut kannustavat kasvuun ja lisäävät tunnetta kuulumisesta organisaatioon, jonka osa olet.

Digitaalinen työpaikka kuvastaa yritystä ja antaa selkeän yleiskuvan sen suorituskyvystä.

Jos haluat lisätietoja, lue artikkelimme yrityksen intranetistä.

Ekstranetissä työntekijät voivat olla yhteydessä organisaation ulkopuolisiin yrityksiin. Se on työtila, jossa voi tehdä kauppoja jakelijoiden tai liikekumppaneiden kanssa ja automatisoida toistuvia prosesseja. Esimerkkinä on tilausten ja toimitusten hallinta.

Yrityksiä viehättää eniten juuri se, että alustan voi mallintaa oman liiketoiminnan tarpeiden mukaan.

Kuvaajassa näkyvät kaikki mahdolliset vuorovaikutussuhteet, jotka työkalu mahdollistaa kaikkien organisaation elämään vaikuttavien ulkoisten lähteiden kanssa.

Extranetin monet toiminnot

Se täyttää monia toimintoja, ja se on erityisen hyödyllinen silloin, kun yrityksen on oltava vuorovaikutuksessa asiakkaiden, toimittajien tai kumppaneiden kanssa.

• Tietämyksen hallinta: yritykset ovat helpommin vuorovaikutuksessa ja tekevät yhteistyötä tätä tarkoitusta varten luotujen ohjelmien tai sovellusten yleisen käytön ansiosta.

• Tietojen kierto: ekstranet mahdollistaa suuren tietomäärän vaihdon liikekumppaneiden välillä. Se vastaa tarpeeseen vaihtaa asiakirjoja, kuten tilauslomakkeita, lähetysluetteloita ja lastiluetteloita. Yritys voi helposti avata ja sulkea rajojaan tiedonvaihdon tarpeen mukaan. Digitaalinen tiedonsiirto mahdollistaa myös tarkan ja organisoidun tallennusprosessin.

• Tiedonvaihto: valituille käyttäjille merkityksellisten tietojen levittäminen tapahtuu reaaliajassa. Päivitetty ja merkitty viestintä voidaan asettaa saataville yhdellä klikkauksella.

• Yhteistyö: se on epäsuora mutta tärkeä käsite. Mahdollisuus yritysten väliseen yhteistyöhön lisää ja kannustaa yrityksiä yhteistyöhön.

• Tiedonhallinta ja organisointi: tiedot voidaan päivittää ja asettaa kiinnostuneiden käyttäjien saataville hyvin lyhyessä ajassa, jolloin varmistetaan johdonmukaisuus, avoimuus ja turvallisuus.

Tuloksena on ajansäästöä - joka muuten hukattaisiin sähköpostin ja puheluiden kautta - ja helpompaa hallinnointia.

Järjestelmän etuna on myös se, että se suorittaa eräänlaista tuotteiden ja palvelujen laadunvalvontaa yritykselle ja korjaa mahdolliset poikkeamat.

Jotain meni pieleen lomakkeen lähettämisen yhteydessä.

Nimi ***

Nimi vaaditaan

Sukunimi ***

Sukunimi vaaditaan

Email ***

Sähköposti vaaditaan

Yritys

intranet.ai tarvitsee antamasi yhteystiedot ottaakseen sinuun yhteyttä tuotteistamme ja palveluistamme. Voit peruuttaa näiden viestien tilauksen milloin tahansa. Tietoja siitä, kuinka peruutat tilauksen, sekä tietoja tietosuojakäytännöistämme ja sitoutumisestamme yksityisyytesi suojaamiseen, löydät tietosuojakäytännöstämme.

Lähetä

Extranet: edut yrityksille

Extranet-portaalit tarjoavat yrityksille merkittäviä etuja, sillä ne yksinkertaistavat toistuvia liiketoimintaprosesseja ja vähentävät esimerkiksi toimittajien tilaamiseen käytettävää aikaa ja vaivaa.

Nämä portaalit mahdollistavat turvallisen reaaliaikaisen vuorovaikutuksen, keskittävät tietoja ja edistävät B2B-yhteistyötä pitämällä kirjaa kaikista sisäisten ja ulkoisten käyttäjien välisistä vuorovaikutustapahtumista.

Seuraavassa selvitämme, mitä etuja extranet-portaali tarjoaa yrityksille.

Liiketoimintaprosessien yksinkertaistaminen

Yksi ekstranetin eduista on usein toistuvien liiketoimintaprosessien yksinkertaistaminen. Yrityksen on ehkä tehtävä säännöllisesti tilauksia tietylle toimittajalle, ja sen on turvauduttava sähköpostiin ja puhelinsoittoihin. Extranetin ansiosta nämä vaiheet kuitenkin puolittuvat ajallisesti ja toiminnallisesti.

Kaikki tilaukset voidaan tehdä yksityisen verkon kautta turvallisessa digitaalisessa tilassa. Vuorovaikutus tapahtuu turvallisesti ja reaaliajassa. Laskut tallennetaan yhdessä muiden tietojen kanssa yhteen keskitettyyn paikkaan.

Ekstranetissä tapahtuva vuorovaikutus tapahtuu reaaliajassa ja turvallisesti. Kaikki tiedot on linkitetty esim:

• Prosessiin osallistuva ulkoinen käyttäjä

• Prosessia hallinnoivaan sisäiseen käyttäjään

Sen lisäksi, että kaikki on tallennettu yhteiseen virtuaaliseen tilaan, voit seurata kaikkia eri yritysten välisiä B2B-vuorovaikutuksia.

Asiakkaan käyttökokemus

B2B-suhteissa on tärkeää keskittyä asiakkaiden ja kumppaneiden tyytyväisyyteen. Tällaisten ohjelmistojen käyttö auttaa vaalimaan suhteita tehokkaammin ja vähemmän esteitä sisältäen.

Yksi tärkeimmistä digitalisoinnin eduista on käytettävyys 24/7, joka mahdollistaa täydellisen synkronoinnin asiakkaiden kanssa.

Asiamiehet, joiden kanssa yritys on vuorovaikutuksessa, voivat milloin tahansa esittää kysymyksiä, ladata tietoja ja hyväksyä ideoita tai projekteja. Tämä murtaa ajan ja paikan asettamat esteet.

Turvallinen työkalu

Oikein suunniteltuna ekstranetissä on tarvittavat välineet maksimaalisen turvallisuuden varmistamiseksi.

Sähköpostit ja muut työkalut, joita käytetään yleensä asiakirjojen lähettämiseen, eivät tarjoa riittävää suojaa mahdollisten katastrofaalisten tietoturvaloukkausten estämiseksi.

Yksi tavoite on käsitellä näitä huolenaiheita ja varmistaa, että arkaluonteiset tiedot pysyvät suojatussa ympäristössä.

Microsoft 365 -ratkaisut ekstranetin luomiseen

Jos etsit ohjelmistoa, joka takaa laadun ja turvallisuuden, markkinajohtaja Microsoft 365 ei varmasti voi pettää yrityksesi odotuksia.

Voit aloittaa intranet-palvelusta SharePoint Online ja käyttää osaa siitä ekstranetinä.

Tämä lähestymistapa mahdollistaa yhden keskitetyn järjestelmän, jossa intranet- ja intranet-prosessit voidaan yhdistää ilman, että erillisiä sovelluksia tarvitsee ylläpitää ja hallita.

SharePoint Online voi määrittää käyttöoikeuksien avulla, mikä portaali on yksityinen ja mikä voidaan avata ulkopuolisille käyttäjille todennuksen jälkeen.

Lue lisää artikkelistamme SharePoint ja sen 7 keskeistä ominaisuutta.

Miten luodaan ilmainen Extranet-portaali Microsoft 365 -yritystoimintalisensseillä?

Jos yrityksesi on ostanut Microsoft 365 -lisenssin, joka sisältää SharePoint Online -käyttöoikeuden, voit käyttää sitä ilmaiseksi oman Extranet-portaalin luomiseen.

SharePoint Extranet-portaali edustaa kokoelmaa verkkosivustoja, jotka on määritetty ulkoista jakamista varten.

Tässä yhteydessä keskustelemme Microsoft 365:een lisäämäsi alatoimialueen yrityskumppaneille tarkoitetun verkkosivustokokoelman luomisesta.

Ensimmäinen vaihe on verkkosivustokokoelman luominen:

• Siirry SharePointin hallintakeskuksessa verkkosivustokokoelmat-sivulle, valitse “Uusi” ja valitse “Yksityinen verkkosivustokokoelma”.

• Kirjoita verkkosivustokokoelmalle otsikko sille varattuun kenttään.

• Kirjoita verkkosivustokokoelman URL-osoite “Verkkosivuston osoite” -kenttään.

• Valitse haluamasi mallimalli.

• Kirjoita tämän verkkosivustokokoelman ylläpitäjä asianmukaiseen kenttään.

• Napsauta “OK”.

Verkkosivustokokoelman luominen voi kestää jonkin aikaa.

Kun se on käytettävissä verkkosivustokokoelmien luettelossa, seuraava vaihe on ulkoisen jakamisen määrittäminen. Varmista, että asiakastason ulkoinen jakaminen on käytössä tai että jakamisvaihtoehdot ovat harmaina.

Ulkoisen jakamisen määrittäminen Extranet-sivustokokoelmaa varten:

• Siirry SharePoint-hallintakeskuksessa verkkosivustokokoelmat-sivulle ja valitse Extranetille luodun verkkosivustokokoelman valintaruutu.

• Napsauta “Jaa”.

• Valitse vaihtoehto “Jaa vain organisaatiosi hakemistossa jo oleville ulkoisille käyttäjille”.

• Napsauta “Tallenna”.

Extranet-sivustosi on nyt määritetty siten, että se mahdollistaa jakamisen Active Directory -toimialueen palveluista (AD FS) synkronoitujen kumppanikäyttäjien kanssa.

Jaa Extranet-sivustosi kumppanikäyttäjien kanssa seuraavalla menetelmällä:

• Napsauta luodun Extranet-sivuston “Jaa” -painiketta.

• Syötä luomaasi ja Microsoft 365:n kanssa synkronoimaasi suojausryhmää ja napsauta sitten “Jaa”.

• Lähetä linkki verkkosivustoon kumppanisi käyttäjille.

Voit hallita tämän verkkosivuston käyttäjiä Active Directory -toimialueen palvelujen (AD FS) kautta hallinnoimalla sekä itse käyttäjiä että vastaavaa suojausryhmää. Päivitykset synkronoidaan Azure Active Directory Connectin kautta Microsoft 365:n kanssa.

Microsoft 365:n käyttäminen B2B-extranetissä tarjoaa monia etuja, kuten kustannussäästöjä, parempaa turvallisuutta, saumatonta yhteistyötä sekä seuranta- ja raportointimahdollisuuksia.

Se tekee ekstranetin konfiguroinnista helpommin lähestyttävää ja tehokkaampaa yrityksille, takaa tietoturvan ja parantaa jakamiskokemusta kumppaneiden kanssa.

Erstelle yrityksesi extranet Microsoft 365 -lisenssien avulla

intranet.ai voi auttaa sinua luomaan yrityksen extranet-portaalin lyhyessä ajassa.

Ratkaisumme mukautuu täysin etäportaalin luomiseen käyttäen SharePoint Onlinea ja kaikkia Microsoft 365:n yhteistyövälineitä.

Pyydä demo

Intranet ja ekstranet yhdessä paikassa

Aiemmin intranet ja extranet nähtiin aina erillisinä kokonaisuuksina ja sovelluksina.

Niiden käyttö vaati erityisohjelmia, ja niiden saaminen kommunikoimaan ja integroitumaan vaati lisäkustannuksia, joita ei juurikaan tunnistettu hankeanalyysin aikana.

Nykyään intranet ja ekstranet toimivat kuitenkin harmonisesti rinnakkain upeissa nykyaikaisissa intranet-ohjelmistoissa, jotka ovat yksi suurimmista kehitysaskelista ammattialalla.

Intranet sisältää nyt myös ekstranetin kokonaisuutena yhdessä digitaalisessa paketissa, jolloin eri ohjelmistojen väliset viestintä- tai integrointiongelmat poistuvat.

Tavoitteena on varmistaa yhteistyö yrityksen sisäisten työntekijöiden ja ulkoisten sidosryhmien välillä.

Siitä, mihin intranet ei pääse, alkaa extranet.

Näin voit kommunikoida työntekijöiden, toimittajien, yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden kanssa yhdessä digitaalisessa paikassa, mikä säästää aikaa ja rahaa.

Siihen upotetaan ja optimoidaan kaikenlaisetdigitalisoidut prosessit. Ne voivat vaihdella markkinointiprosesseista HR-prosesseihin. Tavoitteena on luoda digitaalinen työpaikka, jossa yritys voi vastata erilaisiin tarpeisiin.

Siksisekä intranetistä että ekstranetistä on paljon hyötyä, jos ne toteutetaan oikein. Voit hallita sekä sisäisiä että ulkoisia ongelmia ja löytää nykyaikaisimmat keinot niiden ratkaisemiseksi.

Yhteenvetona esitämme alla yhteenvetotaulukon yhdessä käsittelemistämme yrityksen ekstranetin tärkeimmistä eduista:

Extranet ja tärkeimmät edut yrityksille

Extranetin edut Hyödyn kuvaus

Liiketoimintaprosessien yksinkertaistaminen Toistuviin liiketoimintoihin, kuten toimittajilta tilaamiseen, tarvittavan ajan ja toimien vähentäminen.

Asiakaskokemuksen parantaminen Ympärivuorokautinen saavutettavuus tehokasta ja sujuvaa vuorovaikutusta varten asiakkaiden ja liikekumppaneiden kanssa, jolloin he voivat esittää kysymyksiä, ladata tietoja ja hyväksyä projekteja.

Tietoturva Tarjoaa työkaluja, joilla varmistetaan maksimaalinen tietoturva suojaamalla arkaluonteiset tiedot turvallisessa ympäristössä.

Integrointi Microsoft 365:n kanssa Käytä Microsoft 365 -lisenssejä ekstranet-portaalin luomiseen ja keskitetyn alustan luomiseen sisäistä ja ulkoista yhteistyötä varten.

Toiminnallinen tehokkuus Digitalisoitujen prosessien optimointi poistamalla sähköpostien ja puhelinsoittojen tarve asiakirjojen siirtämiseksi, mikä säästää aikaa ja yksinkertaistaa raportointia.

Liiketoimintasuhteiden parantaminen Vahvempien suhteiden edistäminen asiakkaisiin ja liikekumppaneihin tehokkaan viestinnän ja reaaliaikaisen tiedonvaihdon avulla.

Extranet? Helppo ja turvallinen käyttöönotto intranet.ai:n avulla

Jos epäilet, että uuden, innovatiivisen yhteistyöohjelmiston käyttöönotto voisi aiheuttaa tietoturvaongelmia ja työntekijöiden hämmennystä, älä ole huolissasi.

Näitä työkaluja käyttävät nyt sadat pk-yritykset ja suuryritykset, jotka luottavat Microsoft 365:een ottaessaan käyttöön turvallisia sovelluksia, jotka voi laittaa internetiin.

intranet.ai on Microsoft Gold Partner, jolla on yli 10 vuoden kokemus tämän alan verkkosovellusten kehittämisestä.