Yrityksen intranet: mitä se on ja 20 ideaa sen kasvattamiseksi

Tähän artikkeliin on koottu kaikki olennainen tieto, jota tarvitset ensimmäisen yrityksesi intranetin luomiseen (tai jo käytössä olevan parantamiseen). Käytännön esimerkkien avulla näemme, miten intranetiä voidaan käyttää palvelujen tarjoamiseen työntekijöille, jokaiselle käyttäjälle räätälöitävän tilan tarjoamiseen sekä pelikokemusten luomiseen sitoutumisen lisäämiseksi yrityksen aloitteisiin.

Lisäksi artikkelin lopussa jaamme ilmaisen oppaamme, jossa on yli 100 ideaa ja käyttötapausta, joita voit käyttää lähtökohtana rakentaessasi yrityksellesi parhaan mahdollisen intranetin.

Mikä on yrityksen intranet?

Yrityksen intranet on yksityinen verkkoportaali, joka on käytettävissä vain yrityksessä työskenteleville ihmisille.

Se on yleensä ensimmäinen sivu, joka avautuu työpäivän alussa, ja se toimii käytännössä porttina yrityksen digitaaliseen työtilaan. Täältä käyttäjät löytävät työhönsä tarvittavat tiedot, työkalut ja palvelut.

Yrityksen intranet tarjoaa esimerkiksi pääsyn:

• uutisiin ja palveluviestintään
• dokumentteihin, käytäntöihin, prosesseihin ja arkistoihin
• koulutusmateriaaleihin ja tietosivuihin
• työntekijäpalveluihin (palkkalaskelmien tarkastelu, jäljellä olevien lomien laskenta jne.)
• päivittäisiin työkaluihin (huonevaraukset, help desk jne.)
• hyvinvointiin ja työehtosopimuksiin liittyville sivuille
• yhteisiin työtiloihin projektinhallintaa varten
• keskustelu-, ideointi- ja tiedonjakoalueisiin

Yritys, joka päättää tarjota näitä tietoja ja palveluita digitaalisesti, voi käyttää intranetiä keskittääkseen työntekijöille tarjottavat resurssit yhteen paikkaan, jolloin ne ovat nopeasti käytettävissä mistä tahansa työpisteestä.

Intranetin avulla yritys voi hyödyntää tehokasta työkalua, joka lisää työntekijöiden sitoutumista, koordinoi osastoja, hallinnoi sisäisiä prosesseja yhdeltä alustalta ja tämän seurauksena parantaa tuottavuutta.

Yrityksen intranet: miksi?

1. Sisäisten prosessien digitalisointi

Nykyään digitalisaatio on pysäyttämätön kilpajuoksu, jota yritykset eivät voi välttää, jos ne haluavat pysyä kilpailukykyisinä.

Digitalisaatio mahdollistaa toistuvien ja byrokraattisten prosessien automatisoinnin, mikä vapauttaa resursseja strategisempaan toimintaan. Hakemusten lähettämisen ja hyväksymisen digitalisoimalla voidaan esimerkiksi vähentää paperinkulutusta toimistoissa sekä tarpeettomia puheluita ja sähköposteja.

Digitalisaation väistämättömyys voi tuntua monista pelottavalta, mutta päinvastoin se on ponnahduslauta, jonka avulla jokainen yritys, toimialasta ja koosta riippumatta, voi saavuttaa tavoitteensa: kasvun.

Kasvu on kuitenkin mahdollista ja kestävää vain, jos keskeiset liiketoimintaprosessit:

• on standardoitu

• ovat helposti kaikkien saatavilla

• ovat aina käytettävissä

Yksinkertaisesti sanottuna yritys voi todella kasvaa vain, jos sen prosessit on digitalisoitu asianmukaisesti ja tieto voi kulkea poikkileikkaavasti ja yhteistyössä niiden ihmisten välillä, jotka tarvitsevat sitä päivittäisessä työssään.

Intranetillä on tässä keskeinen rooli.

Kuvittele työntekijä, joka tietokoneen käynnistettyään pääsee missä tahansa helposti käsiksi viestintään, palveluihin sekä omaan jaettuun työtilaansa ja yhteistyöhön kollegoiden kanssa reaaliajassa.

Lisäksi esimerkiksi integroitujen chatbottien tai automatisoitujen pyyntöjenhallintamoduulien käyttö mahdollistaa arjen ongelmien nopeamman ja tehokkaamman ratkaisemisen.

Yritys, joka investoi tällaiseen alustaan viestinnän yksinkertaistamiseksi, saa vastineeksi:

• suurempaa tuottavuutta yrityksen tiimeille

• vähemmän hukkaan heitettyä aikaa vanhentuneiden prosessien tai rajallisen tiedon saatavuuden vuoksi

Tässä yhteydessä IDC:n valkoisessa kirjassa nostettiin esiin, että organisaatiot menettävät vuosittain lähes 2,5 miljoonaa dollaria kriittisen tiedon löytämisen vaikeuksien vuoksi.

2. Äänen antaminen ihmisille

Kuka tietäisi paremmin kuin ne, jotka työskentelevät yrityksessä päivittäin, mikä toimii hyvin ja mikä huonosti heidän työssään?

Antamalla näille ihmisille mahdollisuuden jakaa osaamistaan, olla vuorovaikutuksessa ja yhdistää voimansa toistensa auttamiseksi, yritys voi lisätä paitsi tuottavuutta myös ennen kaikkea saavutettujen tulosten laatua.

Äänen antaminen niille, jotka työskentelevät yrityksessä joka päivä, ja heidän kuuntelemisensa mahdollistaa esimerkiksi ongelmien ratkaisemisen ajoissa, parantaa talenttien pysyvyyttä tai auttaa ymmärtämään paremmin asiakkaiden tarpeita, jotta osataan päättää, mikä tuote kannattaa tuoda markkinoille ennen kilpailijoita.

Intranetissä työntekijää ei nähdä enää pelkästään yritystiedon passiivisena käyttäjänä, vaan toimijana, joka voi aktiivisesti osallistua organisaation kasvuun. Tällainen osallistuminen ei ainoastaan edistä innovaatiota, vaan auttaa myös luomaan dynaamisemman ympäristön, jossa jokaisen panos tunnustetaan ja sitä arvostetaan.

Nämä ovat mahdollisuuksia, joita jokainen yritys voi hyödyntää intranetin kaltaisten työkalujen avulla. Työkaluja, jotka intranet.ai-ratkaisun tapauksessa voidaan ottaa käyttöön muutamassa päivässä ilman teknistä osaamista, kiitos asiantuntijoiden jatkuvan tuen.

Miten luoda yrityksen intranet työntekijöitäsi varten?

Kun luot työntekijöiden intranet-portaalia, muista, että sitä käyttävät kaikki yrityksen työntekijät. Sen vuoksi se on räätälöitävä tarjoamaan heille päivittäisissä tehtävissä tarvittavat työkalut aiheuttamatta kitkaa työprosesseihin.

Jo ennen kuin pohditaan, mitä ohjelmistoa yrityksen intranetin rakentamiseen käytetään, on tärkeää muistaa, että intranet on suunniteltu työntekijöitä varten. He ovat minkä tahansa organisaation todellinen arvo, ja siksi heidät on otettava mukaan suunnitteluvaiheeseen.

Kuten aiemmin totesimme: vain ne, jotka työskentelevät yrityksessä päivittäin, tietävät todella, mitä he tarvitsevat parantaakseen omaa ja tiiminsä tuottavuutta.

Intranet on rakennettava työntekijöiden ympärille: sen on oltava helppokäyttöinen, kaikkien saatavilla mistä tahansa, ja siinä on oltava kaikki tarvittavat työkalut tukemaan kollegoiden välistä viestintää ja yksittäisten käyttäjien toimintaa.

Suunnitteluvaiheessa hyvä tapa kerätä palautetta yrityksen sisällä on kyselylomakkeiden käyttö.

Voit järjestää tapaamisia, työpajoja tai monia muita aloitteita, mutta yksi kyselylomake mahdollistaa nopean mielipiteiden keräämisen laajalta joukolta, kattaen näin organisaation yleisimmät tarpeet.

Kyselyn avulla on helpompi selvittää:

• miten yrityksen ihmiset kommunikoivat keskenään

• miten tiimin jäsenet tekevät yhteistyötä

• mikä on yleinen tuottavuuden taso

• mitkä prosessit toimivat hyvin

• mitkä prosessit kaipaavat parannusta

Auttaaksemme yrityksiä keräämään näitä tietoja olemme laatineet yksinkertaisen kyselylomakkeen, joka voidaan lähettää työntekijöille intranetin analyysi- ja suunnitteluvaiheessa.

Tunnistamamme kysymykset ovat hyödyllisiä perusrakenteen luomiseksi: sinun tarvitsee vain lisätä muutama osio mukauttaaksesi kyselymme yrityksesi todellisuuteen.

Lataa kyselylomakkeemme saadaksesi selville, miten rakentaa tai parantaa intranetiäsi kaikkien yrityksesi tarpeiden ja kiinnostuksen kohteiden pohjalta. Siitä tulee yrityksesi intranetin lähtökohta.

Mitä intranet-ohjelmistoa sinun pitäisi käyttää?

Kun valitaan ohjelmistoa yrityksen intranetin rakentamiseen, huomioon otettavia tekijöitä on usein paljon, mikä tekee tehtävästä hieman monimutkaisen.

Jos yritys kysyisi tätä ohjelmistotoimittajalta tai järjestelmäintegraattorilta, he todennäköisesti suosittelisivat oman tuotteensa ostamista tai ratkaisua, joka maksimoi toimittajan voiton heidän olemassa olevan osaamisensa perusteella.

Siksi on hyödyllisempää kertoa, mitä intranet.ai on ottanut huomioon kehittäessään omaa käyttövalmista ratkaisuaan.

Vakiomuotoinen ekosysteemi yrityksen intranetin ytimessä

Microsoft on asemoitunut kiistattomaksi johtajaksi yritysyhteistyössä Microsoft 365:n ansiosta, ja tästä paketista on käytännössä tullut välttämätön työkalu useimmille yrityksille.

“Yli 200 miljoonaa käyttäjää luottaa SharePointiin, kun Microsoft tunnustetaan jälleen johtavaksi yritykseksi Gartnerin 2020 Content Services Platforms Magic Quadrant -raportissa”

Ymmärtääksesi, miksi SharePoint on ihanteellinen työkalu yrityksen intranetin rakentamiseen, lue artikkelimme SharePoint Onlinesta ja sen tärkeimmistä ominaisuuksista.

Yritykset, jotka ovat ottaneet käyttöön Microsoft 365:n, saavat käyttöönsä täysin integroidut päivittäiset tuottavuussovellukset, yhtenäisen oikeuksienhallinnan sekä turvalliset alustat yhteistyöhön ulkopuolisten kumppaneiden kanssa.

Ratkaisumme tarjoaa pääsyportin kaikille yrityksen työntekijöille säilyttäen samalla natiivin integroinnin Microsoftin työkaluihin.

Intranet-ratkaisu, joka on aina ajan tasalla

Kaikki Microsoftin kuukausittain julkaisemat uudet ominaisuudet testataan viipymättä asiantuntijoidemme toimesta ja sisällytetään intranet.ai-ratkaisuun, jotta yrityksen Microsoft 365 -tilauksen arvo laajenee nopeasti myös intranetiin.

Ei ylläpitokustannuksia

Kehittämämme kaltaista tehokasta intranetiä voidaan käyttää SaaS-mallissa, aivan kuten yrityksesi Microsoft 365 -tilausta. Tämä tarkoittaa, ettei digitaalisesta työtilastasi aiheudu lisäkustannuksia, ja se on aina verkossa ja toimintakunnossa.

Microsoftin turvallisuusstandardien mukaisesti

Organisaatiosi tiedot sijaitsevat ja pysyvät aina yrityksesi Microsoft-tilauksen sisällä. Mitä tämä tarkalleen tarkoittaa? Se tarkoittaa yksinkertaisesti, että intranet.ai on suunniteltu pitämään yrityksen tiedot Microsoftin turvallisuuden piirissä, mikä varmistaa maksimaalisen yksityisyyden.

20 esimerkkiä intranet-sovelluksista

Tässä on 20 asiantuntijoidemme ehdottamaa ideaa työntekijäkokemuksen parantamiseksi yrityksessä ja intranetissä, jaoteltuna seuraavasti:

• Työntekijäpalvelut

• Henkilökohtainen alue

• Käyttäjien sitouttaminen

Nämä ideat on suunniteltu tekemään työelämästä yksinkertaisempaa, tuottavampaa ja palkitsevampaa. Digitalisoimalla yrityksen palveluita työntekijät pääsevät esimerkiksi helpommin käsiksi resursseihin, kuten lomahakemuslomakkeisiin, projektidokumentteihin tai liiketoimintasovelluksiin, joita he tarvitsevat työtehtävissään.

Henkilökohtainen alue puolestaan antaa jokaiselle käyttäjälle henkilökohtaiset työkalut jakaa hyödyllistä tietoa yrityksen kanssa, tutustua kollegoihin, tuoda esiin omaa osaamistaan tai päästä käsiksi uusiin mahdollisuuksiin koulutuksessa ja urakehityksessä.

Ottamalla käyttöön käyttäjien sitouttamiseen tähtääviä ominaisuuksia yritys voi luoda ympäristön, joka ei ainoastaan kannusta osallistumiseen ja yhteistyöhön, vaan muuttaa intranetin todelliseksi strategiseksi voimavaraksi. Kyse ei ole enää pelkästään tuottavuuden parantamisesta, vaan mahdollisuuden antamisesta työntekijöille osallistua aktiivisesti yrityksen ekosysteemin kasvuun ja olla keskeisiä toimijoita muutoksessa.

Jokainen intranet-ominaisuus pyrkii parantamaan työkokemusta tarjoamalla käytännön ratkaisuja, jotka auttavat yrityksen ihmisiä pysymään paremmin yhteydessä toisiinsa, järjestäytyneempinä ja motivoituneempina. Näin intranetistä tulee päivittäinen kiintopiste, joka edistää proaktiivisempaa yrityskulttuuria, jossa jokaisen panosta arvostetaan.

Muistutamme, että lisää ideoita yrityksesi intranetin parantamiseksi löydät ilmaisesta oppaastamme, jonka jaamme tämän artikkelin lopussa.

Esimerkkejä intranetistä palvelujen tarjoamiseksi työntekijöille

Tässä luvussa tarkastelemme yhdessä esimerkkejä palveluista, joita kollegoille kaikissa toimipisteissä voidaan tarjota yrityksen intranetin kautta.

• Kokoustilan varaaminen

• Yrityksen auton varaaminen

• Yrityksen resurssien ja tilojen varaaminen

• Loma- ja vapaahakemukset

• Lomien hyväksyntä

• Palkkalaskelmat

• Sisäiset työpaikkailmoitukset

Varaa kokoustila

Yrityksen intranetin avulla voit varata sopivan kokoustilan sekunneissa päivän, ajan ja tarvittavien laitteiden perusteella, ja voit myös kutsua kollegoita ja lukita ajan heidän kalenteriinsa.

Kokoukset voidaan pitää milloin ja missä tahansa, ilman odotusaikoja.

Yrityksen resurssien ja tilojen varaaminen

Intranetin kautta voit varata:

• pysäköintipaikan

• työpisteen

• yrityksen laitteita

Kun käyttäjä kirjautuu intranetin etusivulle ensimmäistä kertaa päivän aikana, järjestelmä voidaan mukauttaa ehdottamaan automaattisesti hänen viimeksi varaamiaan resursseja, tuoden esiin niiden reaaliaikaisen saatavuuden.

Lomia, lupia ja sairauslomia koskevat hakemukset

Yrityksen intranet voi toimia myös keskitettynä järjestelmänä hakemusten lähettämiseen ja hyväksynnän saamiseen vastaavalta esimieheltä, mikä sujuvoittaa koko prosessia.

Jos yritys käyttää jo ulkoisia sovelluksia näitä toimintoja varten, intranet on täydellinen alusta integrointiin. Se mahdollistaa hakemuslomakkeen täyttämisen suoraan portaalista ja näyttää kaikkien aiempien hakemusten tilan.

Pyydä ja laske lomat nopeasti

Käyttäjä voi kirjautua henkilökohtaiselle alueelleen, jossa hän voi lähettää lomapyyntöjä ja myös tarkastella jäljellä olevia tunteja ja päiviä suhteessa vuosittaiseen saldoon.

Kun vastaava esimies kirjautuu intranetiin, hän voi avata widgetin lomien hyväksymistä varten ja saada reaaliaikaisia ilmoituksia tiimin jäsenten pyynnöistä.

Jos pyyntöä ei hyväksytä, siihen tulisi voida lisätä hylkäyksen syy.

Online-palkkalaskelmat

Intranetin kautta yritys voi antaa henkilöstölle mahdollisuuden tarkastella palkkalaskelmiaan sekä niihin liittyvää historiaa. Ennen tämän ominaisuuden käyttöönottoa on kuitenkin kiinnitettävä huomiota prosessin tietoturvaan: esimerkiksi meidän intranet-ratkaisumme avulla yritys voi sallia pääsyn palkkalaskelmiin vasta sen jälkeen, kun käyttäjä on syöttänyt tunnuksensa uudelleen tai antanut sähköpostitse tai valtuutettuun puhelimeen saapuneen väliaikaisen koodin, mikä estää luvattoman pääsyn arkaluontoisiin tietoihin.

Yrityksen autojen varaaminen

Jos yrityksellä on autokanta liikematkoja varten, intranet voi tukea jakamismekanismeja: auton voi varata ilmoittamalla ajan ja pyynnön syyn varauslomakkeella, jota voi tarvittaessa edeltää hyväksymisprosessi.

Avoimien työpaikkojen ilmoittaminen

Intranetissä voidaan julkaista avoimia työpaikkoja: erittäin hyödyllinen käytäntö suurissa yrityksissä, sillä sen avulla voidaan tarkistaa sisäinen saatavuus ennen uusien ehdokkaiden etsimistä organisaation ulkopuolelta. Jokaisella käyttäjällä on käytössään lista työtehtävän vaihtomahdollisuuksista yhdessä hakuaikojen ja uuden tehtävän vaatimusten kanssa.

Henkilöstöhallinto puolestaan pääsee käsiksi hakijoiden hallinta-alueeseen, jossa se saa profiilit kollegoilta, jotka ovat päättäneet hakea tiettyihin avoimiin tehtäviin.

Yritys voi myös antaa henkilöstöhallinnolle suoran pääsyn kollegoiden henkilökohtaiseen profiiliin, jotta he voivat arvioida hakemusta intranetissä saatavilla olevan digitaalisen ansioluettelon avulla.

Esimerkkejä intranetistä, joka antaa työntekijöille oman tilan

Yrityksen intranetissä jokainen käyttäjä löytää henkilökohtaisen alueen omien tehtäviensä ja kollegoiden kanssa jaettujen tietojen hallintaan.

Esimerkiksi “Oma profiili” on komponentti, jonka kehitimme, jotta jokainen käyttäjä voi luoda henkilökohtaisen sivun ja jotta kollegat löytävät hänet taitojen, kokemuksen, roolin, sertifikaattien ja jopa kiinnostuksen kohteiden perusteella.

Lisäksi tämä räätälöity SharePoint-web-osa auttaa pitämään käyttäjätiedot ajan tasalla intranetissä digitaalisen ansioluettelon avulla, mikä tekee siitä erittäin hyödyllisen työkalun henkilöstöhallinnolle ja koko yritykselle.

Profiilini, henkilökohtainen alueesi

Tällä alueella käyttäjät voivat tallentaa kaiken tiedon, jonka he haluavat jakaa yrityksen kanssa, kuten:

• palkkaamispäivämäärä

• rooli, tehtävät ja vastuut

• osasto ja toimipiste

• taidot, kiinnostuksen kohteet, kokemus ja koulutus

Näitä tietoja, jos käyttäjä jakaa ne nimenomaisesti, voidaan käyttää tulemaan tunnetuksi yrityksessä ja lisäämään verkostoitumismahdollisuuksia intranetin kautta.

Tuloksena syntyy todellinen tietokanta yrityksen profiileista, mikä on erityisen hyödyllistä henkilöstöhallinnolle kollegoiden paremman tuntemisen ja hakijoiden etsimisen tukemisessa avoimiin tehtäviin.

Lisäksi työntekijään liittyviin palveluihin, kuten palkkalaskelmiin, koulutuslistaan, loma- ja vapaahakemuksiin, henkilökohtaisiin tavoitteisiin ja moneen muuhun, voidaan päästä nopeasti käsiksi.

Tietojen päivityslomake

Aina kun työntekijän henkilötiedot muuttuvat, intranetissä voidaan tarjota lomake, jonka avulla voidaan päivittää kaikki yrityksen kanssa jaetut tiedot.

Tämä on siis keskeinen ominaisuus, joka varmistaa suoran kanavan henkilöstöhallinnon ja eri osastojen kollegoiden välillä, erityisesti silloin kun henkilö vaihtaa asuinpaikkaa, pankkitietoja tai vastuulleen kuuluvien tiimin jäsenten määrää, muutamia esimerkkejä mainitakseni.

Osoitekirja ja Oma profiili

Jos käyttäjä haluaa esitellä itsensä ja tutustua paremmin kollegoihinsa, hän voi lisätä uusia tietoja intranetin osoitekirjaan. Nämä tiedot näkyvät kollegoille, kun he klikkaavat hänen profiilikorttiaan.

Yrityksen koulutus

Henkilökohtaisella alueellaan käyttäjä voi tarkastella suorittamiaan kursseja sekä lähitulevaisuudessa suunniteltuja koulutuksia. Vaikka yritys käyttäisi jo ulkoisia LMS-alustoja, ne voidaan integroida intranetiin, jotta työntekijälle tarjotaan yksi pääsypiste sisältöön ja sisäisiin koulutusmahdollisuuksiin.

Pyydä uuden yrityksen koulutusta

Yrityksen intranetissä käyttäjä voi pyytää henkilöstöhallinnolta tai vastaavalta esimieheltä mahdollisuutta osallistua uusiin koulutuksiin. Yritys voi käyttää intranetiä esitelläkseen työntekijöille saatavilla olevat koulutukset tai sisällyttää lomakkeita palautteen keräämiseksi taidoista, joita kukin henkilö tai yrityksen tiimi haluaa kehittää.

Koulutusportaali

Yrityksen intranet voi toimia yhtenä pääsypisteenä kaikkeen tietoon ja kaikkiin palveluihin, joita yritys tarjoaa työntekijöiden koulutukseen.

Kuten oikea arkisto, intranet voi siis esitellä yrityksessä saatavilla olevia webinaareja, kursseja, koulutusmateriaaleja ja videoluentoja.

Jokainen koulutusresurssi on näin saatavilla yrityksen intranetin omistetulla alueella. Loppukäyttäjät voivat arvioida jokaisen koulutuksen, ja yrityksen esimiehet voivat seurata edistymistä.

Mukaansatempaava intranet-koulutus

Koulutuksesta intranetissä voidaan tehdä houkuttelevampaa: uusien koulutussisältöjen pyytäminen, sertifikaattien saavuttaminen ja tiettyihin koulutuksiin osallistuminen voidaan palkita yrityksen toimesta ottamalla käyttöön pistejärjestelmä tavoitteiden saavuttamiseksi, kuten virtuaalisten merkkien ansaitseminen. Jokainen saavutus voidaan tuoda esiin henkilökohtaisessa profiilissa tai julkaista yrityksen intranetissä.

Esimerkkejä intranetistä pelikokemusten luomiseksi

“Pelillistämisellä” tarkoitamme tapaa, jolla intranetin käyttöönottoa voidaan yksinkertaistaa vuorovaikutteisuuden, ystävällisen kilpailun ja kollegoiden saavutusten tunnustamisen avulla.

Tätä varten tarjoamme ideoita työntekijöiden sitoutumisen lisäämiseksi intranetin kautta, helpottaen uuden tiedon omaksumista ja soveltaen peleille tyypillisiä oppimisstrategioita.

Pelillistäminen: määritelmä

Sanasta “peli” johdettu pelillistäminen on tekniikka, joka hyödyntää peleille tyypillisiä menettelyjä ja rakenteita tiettyjen tavoitteiden, tässä tapauksessa liiketoimintatavoitteiden, saavuttamiseksi.

Tämä työkalu hyödyntää digitaalisen median vuorovaikutteisuutta ja pystyy välittämään viestejä samalla kun se synnyttää vahvaa aktiivista sitoutumista kohdeyleisössä.

Pelillistäminen liiketoiminnassa

Ajattele, kuinka vaikeaa on saada ihmiset siirtymään sähköpostin käytöstä nykyaikaisiin keskustelujärjestelmiin, kuten Microsoft Teamsiin: se on todellinen kamppailu. Mieti nyt, kuinka paljon helpompaa tämä muutos voisi olla, jos käyttäjät intranettiin kirjautuessaan tapaavat pelin, joka epäsuorasti selittää, miten Teamsin eri ominaisuuksia käytetään.

Mieti nyt, kuinka paljon sitoutumista voit saavuttaa, jos päätät julkaista tunnustusmerkkejä tai tulostaulun käyttäjistä, jotka ottavat uuden alustan käyttöön muita enemmän, tai kuinka voit parantaa tiimin sitoutumista antamalla ihmisten perustaa oman ryhmänsä ja tehdä yhteistyötä kollegoiden kanssa kilpailujen voittamiseksi. Jopa yrityksen arvoja voidaan välittää tehokkaammin pelillistämisen tarjoaman sitoutumisen ja hauskuuden ansiosta.

“Anna high five”

Yrityksen intranetissä voidaan jakaa julkisia tunnustuksia uusien taitojen tai kollegan työn arvostamiseksi.

Kuvittele sitten etusivulla osio, jossa kuka tahansa yrityksessä voi virtuaalisesti “antaa high fiven” tunnustaakseen kollegoiden saavutuksia. Näin intranet voi kevyellä ja leikkisällä tavalla auttaa vahvistamaan yrityksen yhteisöä.

Ideoiden synnyttäminen

Intranet on oikea työkalu uusien ideoiden synnyttämisen helpottamiseksi yrityksessä.

Yksi menetelmä, jota on toteutettu useita kertoja hallinnoimissamme intraneteissa, koostuu aivoriihikilpailuista, joiden tarkoituksena on tunnistaa uusia palveluita tai tuotteita yrityksen liiketoiminnan kasvattamiseksi ja organisaation ihmisten hyvinvoinnin parantamiseksi.

Ihmisten piti työskennellä tiimeissä, mikä lisäsi vuorovaikutusta ja yhteistyötä kollegoiden välillä, ja he pystyivät yhdessä pohtimaan, miten yrityksen asettamat tavoitteet voitaisiin saavuttaa.

Ideat julkaistiin sitten, hyväksynnän jälkeen, suoraan intranetissä, ja kaikille annettiin mahdollisuus äänestää niitä, mikä lisäsi käyntejä portaaliin ja sitoutumista.

Kuka olisi parempi kuin ne, jotka työskentelevät yrityksessä joka päivä, ehdottamaan, miten asioita voidaan parantaa?

Tappajasovellus

“Tappajasovellus” on sovellus, joka ohjaa liikennettä sellaisille portaaleille kuin yrityksen intranet.

Jokaisen intranetin tulisi siis tukeutua tappajasovellukseen tuodakseen mahdollisimman monta kollegaa portaaliin ja varmistaakseen, että kyseisen sovelluksen käytön ohella nämä ihmiset voivat myös:

• tutustua tärkeimpiin yritysuutisiin

• osallistua tapahtumiin ja aloitteisiin

• käyttää intranetin palveluita

• löytää uutta sisältöä

Esimerkkejä tappajasovelluksista voisivat olla:

• Oma profiili, intranet.ai:lta

• Tilojen ja resurssien varaaminen, intranet.ai:lta

• Alue koulutussisältöjen ja kurssien käyttöön

• Alue tietovisoille, kyselyille ja muille pelikokemuksille

Kyselyjen käyttö

Kyselyt ovat erittäin hyödyllinen työkalu työntekijöiden sitouttamiseksi ja siten ihmisten osallistumisen lisäämiseksi yrityksessä. Toisaalta annat ihmisille mahdollisuuden tulla kuulluksi, osallistua yrityksen päätöksentekoon tai antaa palautetta tietyistä aloitteista. Toisaalta julkaisemalla tulokset annat kaikkien tietää, mitä kollegat ajattelevat tietyistä aiheista, joista ei aina puhuta avoimesti ja jotka voivat lopulta johtaa suuriin viestintäongelmiin.

Pidä sitoutuminen jatkuvasti korkealla käyttämällä kyselyissä aina suljettuja kysymyksiä, jotta niihin on helpompi vastata, ja julkaisemalla tulokset viipymättä.

“Viikon asiantuntija”

Yrityksen intranetissä voidaan käynnistää viikoittainen haaste kannustamaan itseopiskeluun ja tiedon jakamiseen.

Joka viikko julkaistaan lyhyt tietovisa liiketoimintaan liittyvästä aiheesta (tietoturva, HR-menettelyt, uudet tuotteet, yrityskulttuuri…). Osallistujat keräävät pisteitä oikeiden vastausten ja tietovisan suoritusnopeuden perusteella.

Viikon lopussa “Viikon asiantuntija” nostetaan esiin kaikille näkyvässä omistetussa osiossa, mahdollisesti yhdessä merkin tai pienen symbolisen palkinnon (kuten brändätyn mukin tai aamiaislahjakortin) kanssa. Tämä dynamiikka kannustaa jatkuvaan osallistumiseen, palkitsee oppimiseen sitoutuneita ja tekee kokemuksesta miellyttävämmän ja mukaansatempaavamman.

Oikealla räätälöinnillä haasteesta voi tulla myös osastojen tai toimipisteiden välinen kilpailu, mikä vahvistaa tiimihenkeä ja parantaa tietoisuutta yrityksen toimintatavoista.

Päätelmä ja muita ideoita

Olemme nähneet esimerkkejä siitä, miten yrityksen intranet voi auttaa yrityksiä parantamaan sisäisiä prosesseja ja kollegoiden välistä viestintää.

Alla esitämme yhteenvedon tässä artikkelissa käsitellyistä tärkeimmistä esimerkeistä, jotka osoittavat, että intranet on väline, joka sopii minkä tahansa yrityksen tarpeisiin viestinnän, tuottavuuden ja sitoutumisen osalta.

Yrityksen intranet tarjoaa rajattomat mahdollisuudet konkreettisten tulosten saavuttamiseen. Tässä artikkelissa esitetyt ehdotukset ovat vain pieni näyte siitä laajasta valikoimasta vaihtoehtoja, joita yrityksillä on käytettävissään, kun ne päättävät ottaa intranetin käyttöön.

Lataa ilmainen oppaamme ja saat välittömästi yli 100 ideaa intranetisi kehittämiseen.

Tästä oppaasta löydät:

• Uudet ominaisuudet sisäisen viestinnän parantamiseksi.
• Olennaiset palvelut kollegojesi tukemiseksi.
• Vinkkejä sitoutumisen lisäämiseen aloitteissasi.
• Tekoälyominaisuudet, jotka automatisoivat hakua, käännöstä, koulutusta ja paljon muuta.