OneDrive: näin Microsoftin pilvitallennus toimii

Mikä OneDrive on? Se on Microsoft 365:n tärkein tallennusjärjestelmä, jonka avulla yrityksen asiakirjat siirtyvät pilveen: se pitää sekä omat asiakirjasi että kollegoiden jakaman sisällön aina käden ulottuvilla, ja tiedostoihin pääsee käsiksi milloin tahansa ja miltä tahansa laitteelta.

Täydellisesti integroituna SharePoint Onlineen, Microsoft 365:n alustaan modernien yrityssivustojen (kuten intranetin, extranetin ja tiimisivustojen) luomiseen, OneDriven tavoitteena on yksinkertaistaa asiakirjahallintaa ja sisäistä yhteistyötä, mutta se myös auttaa tekemään organisaation ulkopuolisten kanssa tapahtuvasta jakamisesta turvallisempaa, jotta voit ottaa heidät mukaan yrityksen projekteihin vaarantamatta tietosuojaa.

Tässä artikkelissa tarkastelemme yksityiskohtaisesti, mikä Microsoft OneDrive on ja mitä ominaisuuksia sinun tulee tuntea, jotta voit käyttää sitä tehokkaasti.

Mikä on Microsoft 365 OneDrive

Missä tahansa oletkin, voit jakaa resursseja työtiimiesi kanssa: tämä on Microsoft 365 OneDriven perusperiaate, pilvitallennuspalvelu, joka on suunniteltu varmistamaan jatkuva ja turvallinen pääsy henkilöille ja yrityksille tärkeimpiin asiakirjoihin. OneDriven avulla voit paitsi tallentaa tiedostosi Microsoftin pilveen, jota suojaavat huippuluokan tietoturvastandardit, myös käyttää ja muokata sisältöä (yhdessä kollegoiden kanssa tai ilman) reaaliajassa, mistä tahansa ja miltä tahansa laitteelta.

Ennen kuin sukellamme tämän hienostuneen yritystiedon tallennusalustan ominaisuuksiin, meidän on vastattava usein kysyttyyn kysymykseen: mikä on pilviarkisto?

Yksinkertaisesti sanottuna kyse on digitaalisesta tallennustilasta, jonka avulla voit tallentaa tiedostoja, sisältöä ja asiakirjoja verkkoon, jolloin ne ovat käytettävissä ilman riippuvuutta yhdestä fyysisestä laitteesta. Pilven ansiosta tieto on saatavilla missä ja milloin tahansa, mikä yksinkertaistaa huomattavasti yrityksen päivittäistä työnkulkua.

OneDriven päätavoite on siis helpottaa tiedostojen jakamista ja käyttöä synkronoimalla ne automaattisesti kaikkiin laitteisiin, joissa on asianmukaiset sovellukset. Tämän synkronoinnin ansiosta voit aloittaa asiakirjan laatimisen toimiston tietokoneella, jatkaa sitä tabletilla tai älypuhelimella liikkeellä ollessasi ja viimeistellä työn kotona yrityksen kannettavalla, menettämättä koskaan muutoksia ja vaarantamatta sisältösi yksityisyyttä.

Lisäksi OneDrive on natiivisti integroitu kaikkiin Microsoft 365 -sovelluksiin, mukaan lukien Teams ja SharePoint Online. Jokainen Microsoft Teams -keskustelussa tai SharePoint-sivustolla jaettu asiakirja tallentuu automaattisesti OneDriveen, jolloin käyttäjät voivat katsella, kommentoida ja muokata tiedostoja, joihin heillä on oikeudet, ilman tarvetta lähettää liitteitä sähköpostitse.

Käyttöoikeuksien osalta OneDrive tarjoaa myös tarkan hallinnan siitä, kuka voi katsella tai muokata jaettua sisältöä. Tätä tietoturvan mukauttamista tukevat eräät Microsoftin keskeiset ominaisuudet, kuten tietojen salaus ja versionhallinta. Jälkimmäisen avulla voit vertailla tietyn tiedoston olemassa olevia versioita ja palauttaa minkä tahansa aiemman version muutoksen jälkeen.

OneDriven offline-synkronointi-ominaisuus tekee tiedostoista käytettäviä myös ilman internetyhteyttä, vaikka muutokset tallentuvatkin tällöin vain paikallisesti. Kun yhteys palautuu, asiakirjat kuitenkin päivittyvät automaattisesti ja kaikki muutokset yhdistyvät pilveen, mikä varmistaa, että koko tiimi pääsee käsiksi viimeisimpään saatavilla olevaan versioon.

Mitkä ovat OneDriven vahvuudet

OneDrive on suunniteltu vastaamaan nykyaikaisten työympäristöjen tarpeisiin, ja sen tärkeimmät vahvuudet ovat kehittynyt synkronointi ja alustariippumaton yhteensopivuus. Microsoft 365:n tallennusjärjestelmän avulla käyttäjät voivat luoda tiedostoja tietokoneella ja päivittää niitä helposti tabletilla tai älypuhelimella (Android, iOS, Windows Phone ja jopa Xbox), luottaen siihen, että jokainen muutos tallentuu automaattisesti pilveen.

Tämä joustavuus mahdollistaa saman tiedoston käytön miltä tahansa laitteelta ilman tarvetta jakaa sitä sähköpostitse tai USB-tikulla. Sen sijaan valtuutetut käyttäjät voivat nähdä jokaisen tehdyn muutoksen reaaliajassa, missä tahansa he ovatkin ja millä tahansa laitteella.

Toinen OneDriven etu on mahdollisuus luoda ja muokata Word-, Excel-, PowerPoint- ja OneNote-asiakirjoja näiden sovellusten verkkoversioilla, joita käytetään selaimen kautta. Tähän riittää pelkkä internetyhteys; tiedostoja voi kuitenkin myöhemmin käyttää ja muokata myös offline-tilassa, jos ne on aiemmin synkronoitu tietokoneen työpöydälle.

Tietoturvan osalta OneDrive käyttää salausta sekä siirron aikana että levossa. Käyttäjät voivat myös seurata jaettujen tiedostojen toimintaa: kuka niitä on käyttänyt, mitä muutoksia on tehty ja milloin. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen tehtäessä yhteistyötä kollegoiden tai organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa.

OneDrive integroituu saumattomasti muihin Microsoft 365 -sovelluksiin, kuten Teamsiin ja SharePoint Onlineen, jolloin yrityksen asiakirjoja voi hallita vaihtamatta alustaa. Esimerkiksi Teams-keskusteluissa jaetut tiedostot tallentuvat automaattisesti OneDriveen, mikä keskittää sisällön ja parantaa sen löydettävyyttä koko Microsoft 365 -ympäristössä.

Myös mobiiliversiosta on hyötyä asiakirjahallinnassa: yhdellä napautuksella voit skannata paperiasiakirjoja suoraan älypuhelimellasi ja tallentaa ne Microsoftin pilveen PDF-tiedostoina. Lopputulos? Yrityksen arkistojen digitalisointi helpottuu, ja niistä tulee samalla turvallisempia ja yhteistyöhön soveltuvampia.

Mikä on ero Google Driven ja OneDriven välillä

OneDrive ja Google Drive ovat kaksi suosituinta pilvitallennuspalvelua, jotka molemmat on suunniteltu helpottamaan tiedostojen tallentamista, jakamista ja niiden parissa tehtävää yhteistyötä. Ne kuitenkin lähestyvät asiaa eri tavoin ja tarjoavat ainutlaatuisia ominaisuuksia, jotka tekevät niistä varsin erilaisia ratkaisuja samankaltaisesta käyttötarkoituksesta huolimatta.

Valinta näiden kahden työkalun välillä riippuu käyttäjien ja yritysten erityistarpeista, siitä ekosysteemistä, johon niiden digitaalinen työympäristö perustuu, sekä ominaisuuksista, joista ne eivät halua luopua. Tarkastellaan yksityiskohtia.

OneDrive on Microsoftin kehittämä ratkaisu Microsoft 365 -sarjaan, ja se tarjoaa yrityksille keskitetyn ympäristön, jossa voi luoda, tallentaa, jakaa ja tehdä yhteistyötä Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostojen parissa. Käyttäjille, jotka työskentelevät pääasiassa Microsoft 365 -sovellusten kanssa, OneDrive tarjoaa sujuvan siirtymän Microsoftin pilveen: asiakirjoja voidaan luoda, tallentaa ja muokata suoraan pilvessä, ja kaikki päivitykset ja käyttötiedot säilyvät versiohistoriassa. Lisäksi kun OneDrive on integroitu Windowsiin, palvelusta tulee lähes huomaamaton: pelkkä tiedoston tallentaminen varmistaa, että se synkronoituu automaattisesti Microsoftin pilveen ja on käytettävissä miltä tahansa laitteelta.

Emoyhtiö on myös panostanut voimakkaasti tietoturvaan tarjoamalla ominaisuuksia, kuten kaksivaiheisen tunnistautumisen, tietojen salauksen ja Personal Vaultin, jolla suojataan arkaluontoisimmat tiedostot.

Google Drive puolestaan on olennainen osa Googlen ekosysteemiä ja integroituu Google Workspace -sarjaan, johon kuuluvat Google Docs, Sheets ja Slides. Käyttäjille, jotka käyttävät säännöllisesti Googlen tuotteita, kuten Gmailia ja Google Kalenteria, Drive on paras tallennusratkaisu.

Reaaliaikaiset yhteistyömahdollisuudet ovat myös yksi Google Driven tärkeimmistä eduista ja yksi syy, miksi monet yritykset käyttävät edelleen Google Docsia asiakirjojensa hallintaan. Helppous, jolla tiedostoja voi jakaa muille antaen heille mahdollisuuden katsella, kommentoida tai muokata sisältöä ilman lisälisenssejä, on lisäetu yrityksille, jotka ottavat projekteihinsa mukaan paljon ulkopuolisia yhteistyökumppaneita.

OneDrive tarjoaa siis vahvemman integraation Windows-käyttöjärjestelmän ja Microsoftin sovellusten kanssa, kun taas Google Drive erottuu web- ja mobiili-integraatioissa.

Lisäksi, kun OneDrive mahdollistaa tiedostojen ja kansioiden valikoivan synkronoinnin ja siten paremman hallinnan paikallisesti tallennetusta sisällöstä, Google Drive erottuu kyvyllään tukea laajaa muotovalikoimaa ilman kolmannen osapuolen sovelluksia. Tietoturvan osalta OneDrive voi kuitenkin olla kattavampi ratkaisu.

Erot Microsoft OneDriven ja Google Driven välillä

Miten Microsoft 365 OneDrive toimii

OneDrive on Microsoft 365:n pilvitallennuspalvelu, jonka avulla voit tallentaa, synkronoida ja käyttää tiedostoja miltä tahansa laitteelta. OneDriven käyttöä varten tarvitset Microsoft-tilin, kuten Outlook.com-tilin henkilökohtaiseen käyttöön tai Microsoft 365 -yritystilin.

Jos käytät Windows 10 -käyttöjärjestelmää tai uudempaa, OneDrive on esiasennettuna ja valmiina käytettäväksi. Pääset siihen napsauttamalla pilvikuvaketta (valkoinen henkilökohtaisille tileille tai sininen yritystileille) tehtäväpalkissa päivämäärän ja kellonajan lähellä, tai kirjoittamalla “OneDrive” Windowsin hakupalkkiin. Kun sovellus on avattu, sinun tulee syöttää Microsoft-tilisi tiedot (sähköposti ja salasana).

Kun olet kirjautunut sisään, kaikki tietokoneesi OneDrive-kansioon tallentamasi tiedostot synkronoituvat automaattisesti pilveen, jolloin voit käyttää niitä sekä offline- että online-tilassa. Voit valita, mitkä tiedostot tai kansiot haluat pitää saatavilla offline-tilassa, ottamalla käyttöön “Käytettävissä offline-tilassa” -asetuksen kyseisille tiedostoille.

Kaikki OneDriveen tallennetut asiakirjat, valokuvat ja mediatiedostot ovat käytettävissä miltä tahansa samaan tiliin yhdistetyltä laitteelta, kuten tableteilta, älypuhelimista tai muilta tietokoneilta.

OneDrive for Business

OneDrive for Business on OneDriven ammattikäyttöön tarkoitettu versio, joka on suunniteltu varmistamaan turvallinen tiedostojen tallennus, yhteistyö ja jakaminen yrityksen Microsoft 365 -ympäristössä. Tiiviisti integroituna SharePoint Onlinen ja Microsoft Teamsin kanssa, OneDrive for Business mahdollistaa organisaation jäsenille pääsyn asiakirjoihin ja niiden parissa työskentelyn yhdessä, missä tahansa he ovatkin ja reaaliajassa, mikä helpottaa asynkronista ja etätyötä.

Jokainen Microsoft 365 -käyttäjä saa 1 Tt henkilökohtaista tallennustilaa (laajennettavissa rajattomaksi Enterprise-lisensseillä), johon he voivat tallentaa yksityisiä yritystiedostoja tai jakaa niitä tiiminsä kanssa. SharePointin ansiosta jokainen tiedosto voidaan myös jakaa tietyillä käyttöoikeusasetuksilla tietojen suojaamiseksi.

OneDrive for Business erottuu myös monilaitesynkronoinnistaan, joka varmistaa pääsyn ajantasaisiin asiakirjoihin ja tiedostoihin työpöytätietokoneilla, kannettavilla, tableteilla ja mobiililaitteilla. Tämä kaksisuuntainen synkronointi mahdollistaa offline-työskentelyn ja muutosten automaattisen lataamisen pilveen heti, kun internetyhteys palautuu.

OneDriven mobiilisovellus

OneDrive on saatavilla myös mobiilisovelluksena (Android- ja iOS-laitteille), jonka avulla käyttäjät pääsevät käsiksi kaikkiin Microsoft 365 -pilveen tallennettuihin tiedostoihin. Käyttäjät voivat muun muassa:

• luoda uusia kansioita
• ladata asiakirjoja tallennustilaan
• muokata tiedostoja älypuhelimista tai tableteista
• seurata kollegoiden tekemiä muutoksia reaaliajassa

OneDrive for Business -käyttäjille sovellus sisältää myös työkaluja tiedostojen turvalliseen jakamiseen kollegoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa, mahdollisuudella asettaa luku- tai muokkausoikeudet.

Lisäksi ilmoitusten avulla käyttäjät voivat pysyä ajan tasalla jaettuihin tiedostoihin tehdyistä muutoksista ja tarkastella asiakirjojen viimeaikaista toimintaa.

OneDriven 7 tärkeintä ominaisuutta

Kuten olemme nähneet, OneDrive on poikkeuksellisen hyödyllinen palvelu sekä yksittäisille käyttäjille että kaikille yrityksen toimintaan osallistuville. Se erottuu edukseen esimerkiksi Google Drivesta ja jopa SharePointista itsestään (lisätietoja artikkelissamme “OneDrive vs SharePoint”), sillä Microsoft OneDrive on yksi parhaista ratkaisuista tuoda tietosi, asiakirjasi ja sisältösi pilveen.

Alla olemme listanneet ominaisuudet, jotka sinun kannattaa tuntea saadaksesi kaiken hyödyn irti tästä tehokkaasta Microsoft 365 -työkalusta.

1. Linkin luominen tiedostoihin

OneDriven avulla asiakirjan jakaminen kenen tahansa kanssa on helppoa: riittää, että lähetät linkin. Näin yksinkertaista, ettet enää joudu tekemisiin kollegoiden valitusten kanssa, kuten sen tunnetun “en saa avattua asiakirjaa” -viestin kanssa.

Voit lähettää asiakirjoja myös Microsoft Teamsin kautta, mutta siellä ei sinänsä ole varsinaista jakamisominaisuutta. Sinun täytyy kopioida tiedoston linkki ja liittää se keskusteluun, mutta varmista ensin, että vastaanottajalla on oikea käyttöoikeus asiakirjan tarkasteluun Teamsin kirjastossa.

OneDrivessa puolestaan on “Jaa”-ominaisuus, jonka avulla voit lähettää linkin, joka antaa kenelle tahansa sen saavalle pääsyn ilman erityisiä käyttöoikeuksia. Sinun tarvitsee vain valita käytettävissä olevista asetuksista vaihtoehto “Kuka tahansa, jolla on linkki”.

2. Lisää tallennustilaa

Useimmat Microsoft 365 -yrityssuunnitelmat tarjoavat 1 Tt tallennustilaa käyttäjää kohden OneDrivessa, ja tallennustilaa on mahdollista lisätä organisaation tarpeiden mukaan. Jos suunnitelmassa on yli 5 käyttäjää, järjestelmänvalvoja voi kasvattaa tallennustilaa jopa 5 Tt:iin käyttäjää kohden hallintakeskuksen tallennusasetuksista.

Suurempiin tallennustarpeisiin, kuten multimediasisällön hallintaan, on mahdollista pyytää lisälaajennusta jopa 25 Tt:iin käyttäjää kohden avaamalla tukipyyntö Microsoftille. Nämä tallennustilan lisäykset ovat saatavilla ilman lisäkustannuksia, kunhan nykyinen Microsoft 365 -suunnitelma täyttää tarvittavat vaatimukset.

3. Asiakirjan pyytäminen

Joissakin tapauksissa saatat tarvita asiakirjoja toiselta käyttäjältä. “Pyydä tiedostoja” -komennolla tilanne ratkeaa helposti, kun kollegoille tai yhteistyökumppaneille lähetetään pyyntö ladata sisältöä tiettyyn kansioon.

Näin ominaisuutta käytetään: valitse ensin kansio OneDriven päänäytöllä ja napsauta kolmea pistettä kansion nimen oikealla puolella. Valitse sitten vaihtoehto “Pyydä tiedostoja”.

Kun napsautat “Seuraava” ikkunassa, näyttöön avautuu tietty näkymä pyynnön lähettämistä varten. Tämä lähettää sähköpostiviestin, joka sisältää linkin sisällön lataamiseksi valittuun OneDrive-kansioon.

4. Synkronointi

OneDriven synkronoinnin avulla voit työskennellä tiedostojen parissa paikallisesti, ja jokainen muutos päivittyy automaattisesti pilveen.

Tähän ominaisuuteen kuuluu Files on-demand -vaihtoehto, joka säästää laitteesi tallennustilaa antamalla sinun valita, mitkä tiedostot tai kansiot pidetään vain pilvessä, samalla kun kaikki OneDriveen tallennetut tiedostot näkyvät Windowsin Resurssienhallinnassa.

Voit myös synkronoida sijainteja, kuten “Asiakirjat”-kansion, jolloin tärkein sisältösi on aina käytettävissä sekä paikallisesti että pilvessä. Lisäksi suurten tiedostojen tuen ansiosta OneDrive pystyy nykyään käsittelemään sisältöä, joka on kooltaan jopa 250 Gt.

Synkronointiominaisuuteen kuuluu myös kehittynyt versiohallinta, jonka avulla pääset käsiksi kaikkiin asiakirjan versioihin jopa 30 päivän ajan viimeisimmästä muokkauksesta.

Synkronointi on sisäänrakennettu Windows 10:een ja sitä uudempiin versioihin, joten sitä ei tarvitse asentaa erikseen. Käynnistä vain OneDrive “Käynnistä”-valikosta tai vaihtoehtoisesti siirry osoitteeseen onedrive.microsoft.com ja valitse “Synkronoi”-komento.

5. Files on-demand

Kuvitellaan tämä tilanne: teemme tärkeää projektia muiden ihmisten kanssa. Kollega jakaa joitakin tiedostoja työryhmässä Teams-sovelluksessa. Olemme asentaneet OneDriven synkronointiasiakkaan ja ajattelemme: “Ei hätää, synkronoin ne kannettavalle tietokoneelleni, jotta voin katsella uusia asiakirjoja poissa ollessani”.

Avaamme kannettavan ja huomaamme pilvikuvakkeen juuri kollegan jakamien tiedostojen vieressä. Kun napsautamme jotakin niistä, näyttöön ilmestyy varoitus, että tiedosto ei ole käytettävissä. Mitä tapahtui? Onko OneDrive sekaisin? Itse asiassa ei: kyseessä on Files on-demand -ominaisuus.

Tämä ominaisuus on oletusarvoisesti käytössä, joten pilvessä näkyvä sisältö on merkitty saatavilla olevaksi vain verkossa. Lopputulos? Tämä sisältö, vaikka se olisikin jaettu, ei ole käytettävissä ilman internetyhteyttä.

Jotta tärkeä tiedosto tai kansio pysyy aina saatavilla laitteellasi, napsauta haluttua sisältöä hiiren kakkospainikkeella ja valitse “Säilytä aina tässä laitteessa”.

Vaihtoehtoisesti voit poistaa “Files on-demand” -ominaisuuden kokonaan käytöstä avaamalla OneDrive-asiakasohjelman ja siirtymällä kohtaan “Ohje ja asetukset”, sitten “Asetukset”, ja poistamalla valinnan “Files on-demand” -valintaruudusta.

6. Latausnopeuden asettaminen

Kun aloitat Microsoft 365 OneDriven käytön, saatat joutua hallitsemaan latauksen tiedonsiirtoa, jotta vältetään hidastumiset yrityksen palveluissa. Useampikin yritys on kohdannut ongelmia, kun sadat tai tuhannet käyttäjät aloittavat sisällön synkronoinnin ja lataamisen samanaikaisesti.

Juuri mainittu “Files on-demand” -ominaisuus on suunniteltu vähentämään vaikutusta verkkoon: OneDriven pilvessä olevia tiedostoja ei ladata automaattisesti asiakaslaitteille, vaan ainoastaan käyttäjän pyynnöstä.

Verkon hallinnan parantamiseksi OneDriven synkronointiasiakas tarjoaa myös kaistanleveyden hallintaa. Voit asettaa nämä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella OneDrive for Business -asiakasta ja valitsemalla Asetukset > Verkko, josta löydät vaihtoehdot lataus- ja latausnopeuden rajoittamiseen, mikä optimoi kaistanleveyden käytön synkronoinnin aikana.

7. Mobiililaitteiden tietoturva

OneDrive mahdollistaa tiedostojen suojaamisen ilman kolmannen osapuolen sovelluksia. Laitteen salasanan asettamisen lisäksi voit ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen ja käyttää biometristä tunnistusta, kuten sormenjälkeä tai kasvojentunnistusta, OneDrive-sovelluksen avaamiseen.

Käytössä on myös Personal Vault -ominaisuus, ylimääräisellä tunnistautumiskerroksella suojattu kansio, johon voit tallentaa arkaluontoisia asiakirjoja.

Yrityksille Microsoft OneDrive tukee myös integraatiota Microsoft Intunen kanssa, jonka avulla IT-järjestelmänvalvojat voivat valvoa tietoturvakäytäntöjä yrityksen mobiililaitteissa ja hallita pääsyä resursseihin.

Microsoft OneDrive: tulevaisuus tekoälyn kanssa

Viime vuosina Microsoft OneDrive on kehittynyt yksinkertaisen pilvitallennuksen käsitteen ohitse ja siitä on tullut täydellinen alusta sisällön hallintaan ja jakamiseen.

Microsoft jatkaa panostamista OneDriveen laajentaakseen sen ominaisuuksia ja parantaakseen käyttäjäkokemusta, erityisesti tietoturvan ja yhteistyön osalta, ja tämän kehityksen ytimessä on Copilotin integraatio, tekoäly, joka muuttaa tapaa, jolla työskentelemme Microsoft 365:n digitaalisessa työympäristössä.

Copilotin ja OneDriven integraatiosta syntyvät ominaisuudet lupaavat parempaa yrityksen arkistojen hallintaa Microsoftin pilvessä ja sen ulkopuolella.

Katsotaanpa alla joitakin tärkeimmistä uusista ominaisuuksista:

• Älykkäät yhteenvedot ja analyysit: Copilotin avulla esimerkiksi raportit ja sopimukset voidaan tiivistää sekunneissa suoraan OneDrivessa, mikä antaa yleiskuvan tärkeimmästä sisällöstä avaamatta jokaista arkiston tiedostoa erikseen.

• Asiakirjojen vertailu: Copilot auttaa vertailemaan yksittäisen OneDriveen tallennetun asiakirjan eri versioita ja tiivistää keskeiset erot taulukkomuotoon.

• Tiedon haku keskustelun kautta: Copilot vastaa kaikkiin kysymyksiin OneDriveen tallennetuista tiedostoista ja auttaa käyttäjiä hyödyntämään arkistoitujen asiakirjojen sisältämää tietoa ilman, että niitä tarvitsee avata ja lukea yksitellen.

• Hälytykset tärkeistä muutoksista: Copilot pystyy analysoimaan ja priorisoimaan tiedostopäivityksiä niiden merkityksen perusteella. Se voi esimerkiksi nostaa esiin esihenkilöiden lisäämät kommentit tai kollegan tekemät päivitykset asiakirjaan, jonka määräaika lähestyy tai joka on merkitty korkean prioriteetin sisällöksi.