Digital transformation

Digital transformation av arbetsplatsen: Vad är det?

Vad är digital transformation? Det är en mångfacetterad process som verkligen inte bara handlar om att införa ny teknik, utan som medför en djupgående förändring av hur organisationer fungerar, interagerar och utvecklas som svar på dynamiken på en marknad som aldrig står stilla.

I den här artikeln kommer vi att utforska de olika aspekterna av digital omvandling som rör den egna arbetsmiljön, analysera deras viktigaste komponenter, de fördelar de medför, de smärtpunkter som företag kan stöta på - och som de uppmanas att ta itu med i tid - och strategierna för att genomföra dem.

Genom att analysera exempel och integrera lösningar som SharePoint Online och alla verktyg i Microsoft 365-sviten kommer vi att skissera en tydlig väg för företag som avser att fullt ut anamma denna (r)evolution.

Digital transformation är som sagt ett komplext projekt som bygger på olika aspekter av affärsorganisationen, som vi kan sammanfatta som:

1. Strategi
2. Teknik
3. Kultur
4. Människor

En strategi för digitalisering börjar med en tydlig definition av företagets uppdrag och de mål som är avsedda att uppnås i slutet av processen, vilka måste vara specifika, mätbara, realistiska, relevanta och kännetecknas av exakta tidslinjer.

Ett företag kan till exempel ha som mål att förbättra den operativa effektiviteten med 20 procent under de kommande två åren genom automatisering av sina nyckelprocesser.

När strategin som ska implementeras har definierats måste digitaliseringsprocessen anpassas: detta innebär att målen som är nära relaterade till denna omvandling integreras med affärsmålen och att man ser till att varje digitalt initiativ stöder organisationens övergripande prioriteringar.

Ett praktiskt exempel skulle kunna vara digitalisering av försäljningskanaler genom utveckling av en e-handelsplattform, med målet att utöka varumärkets närvaro på nätet och därmed nå ut till ett större antal marknader.

Den här diskussionen leder oss in på det andra nyckelbegreppet: teknik.

Cloud computing utgör idag en av grundpelarna i den digitala omvandlingen av arbetsplatsen eftersom det erbjuder skalbarhet, flexibilitet och minskade infrastrukturkostnader.

Därav den växande användningen bland företag, enligt Statista-data som uppdaterats till 2024. Förutom de skäl till denna tillväxt som nämndes för en stund sedan är det värt att nämna att molnlösningar gör det möjligt för företag att komma åt data och applikationer var som helst, vilket underlättar distansarbete och samarbete mellan olika platser.

Vi kan inte heller underskatta den revolution som initierats av verktyg som artificiell intelligens och maskininlärning, två "utvecklingar" som radikalt förändrar hur affärsinformation analyseras och formas (tänk Copilot från Microsoft 365).

Dessutom gör dessa tekniker det möjligt att automatisera interna processer, förutse marknadstrender och anpassa upplevelsen för alla som är involverade i en organisations aktiviteter, från medarbetare till kunder.

Allt detta görs genom studier och analys av en av vår tids största tillgångar: data. Förmågan att samla in, hantera och analysera stora mängder information är avgörande för den digitala omvandlingen.

Big data- och analyslösningar möjliggör djupgående insikter i verksamheten, kunderna och marknaden, medan verktyg som Microsofts Power BI möjliggör interaktiva instrumentpaneler för att visualisera data på ett intuitivt sätt, vilket underlättar beslutsfattandet, för att inte tala om de senaste inbyggda AI-funktionerna (som Quick Insights).

För att få mer data att analysera behöver du mer tillgänglighet, så vårt samtal går direkt till mobila enheter.

I takt med att hybrid- och distansarbete blir allt vanligare blir hanteringen av mobila enheter en prioritet eftersom den säkerställer att de enheter som används av medarbetarna är säkra och följer företagets policyer. Till exempel kan Microsoft Intune, en molnlösning från Microsoft Endpoint Manager, användas just för att centralt hantera mobila enheter och skydda känsliga data.

Från tekniken går vi vidare till företagskulturen, som måste omvandlas till ett verktyg för att främja en arbetsmiljö där människor uppmuntras att experimentera och komma med nya idéer, så att de kan stödja företaget med kontinuerlig innovation.

En organisations kultur är därför kopplad till den mänskliga aspekten av den digitala omvandlingen, eftersom dess framgång till stor del beror på de färdigheter som personalen förvärvar genom att använda de system som företaget tillhandahåller.

Utbildning spelar en central roll när det gäller att hjälpa medarbetarna att använda den nya teknik som företaget har investerat i på rätt sätt och på daglig basis.

Genom att kombinera dessa fyra begrepp i hjärtat av digitaliseringsprocessen kan man uppnå fördelar som t.ex:

• Förbättrad effektivitet: Digital transformation optimerar affärsprocesser och minskar tidsåtgång och kostnader, bland annat genom automatisering.
  
  
• Förbättrad kommunikation: Lösningar som Microsoft Teams och SharePoint Online hjälper affärsteam att samordna sina aktiviteter och samtidigt upprätthålla ett kontinuerligt och organiserat informationsflöde.
  
  
• Tillgång till information: Digitalisering gör att data kan centraliseras i skalbara och intelligenta digitala arkiv, vilket säkerställer snabb åtkomst och säker delning för alla behöriga personer.
  
  
• Besparingar i driftskostnader: Införande av ny teknik kan leda till betydande kostnadsminskningar i samband med fysisk infrastruktur, underhåll av hårdvara och manuell processhantering.
  
  

Det är naturligtvis inte lätt att hantera den digitala omvandlingen på operativ, teknisk och mänsklig nivå.

Det finns många frågor som måste beaktas när man definierar sin strategi för digitalisering om man inte vill riskera att slösa bort sin investering.

De viktigaste av dessa kritiska frågor kan sammanfattas enligt följande:

• Finansiella hinder: Kostnaderna för teknik, utbildning och infrastruktur kan vara höga, särskilt för små och medelstora företag. Noggrann planering och användning av skalbara lösningar gör dock att investeringen kan spridas ut över tiden, vilket maximerar de långsiktiga fördelarna.
  
  
• Datasäkerhet och integritet: Skyddet av affärsdata är mycket viktigt i en alltmer digital och hyperuppkopplad miljö. Avancerade verktyg som Microsoft Purview säkerställer efterlevnad av regelverk och skydd av känsliga data från interna och externa hot.
  
  
• Brist på tekniska färdigheter: Brist på lämpliga tekniska färdigheter kan bromsa den digitala omvandlingen. Förutom att investera i utbildning av de anställda kan det därför vara bra att samarbeta med externa partners eller utnyttja utbildningsplattformar som erbjuder mikrolärande lösningar eller skräddarsydda kurser.
  
  
• Teknikintegration: Kompatibiliteten mellan nya verktyg och befintliga system underlättas genom att använda integrerade plattformar som Microsoft 365, som underlättar interoperabilitet, förenklar implementeringen och minskar de operativa riskerna.
  
  

Kort sagt, som ett gammalt talesätt säger, det finns inga problem, bara lösningar. Och ibland kan lösningar sökas externt.

Om den interna expertisen inte räcker till för att hantera och övervinna dessa hinder kan det vara värt att överväga stöd från expertkonsulter, som intranet.ai-teamet, med mer än ett decennium av erfarenhet av att vägleda teknikintegration och omvandla komplexitet till skalbara lösningar för företag av alla storlekar.

Digital transformation: Hur man uppnår det med SharePoint och Microsoft 365

Digitaliseringsprocessen sker i allt högre grad via företagets intranät, den plattform som gör det möjligt att hantera kommunikationsflöden och alla interna processer centralt.

Från webbplatser där endast meddelanden och nyheter publicerades har dagens intranät blivit omfattande samarbetsplattformar som kan förse medarbetarna med de verktyg de behöver för att utföra sina aktiviteter, från chattar till sociala kanaler, från dokumentarkiv till de sidor som utgör organisationens kunskapsbas.

Inom den ram som just beskrivits är SharePoint Online och de återstående verktygen i Microsoft 365-sviten en idealisk lösning för företag som söker ett ekosystem som är optimerat i alla avseenden, eftersom de tillhandahåller en integrerad plattform som inte bara stöder samarbete utan också informationshantering och processautomation.

Det första man måste göra innan man påbörjar en resa mot en digital arbetsplats är att förstå organisationens nuvarande tillstånd och bedöma dess digitala mognadsnivå.

I det här skedet är det nödvändigt att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Kort sagt: Du måste planera för digitaliseringen av företaget genom en grundlig SWOT-analys.

En styrka kan t.ex. vara att man redan har kommit långt med att använda samarbetsverktyg som Microsoft Teams, medan en sårbarhet kan vara bristen på integration mellan olika informationssystem.

Med en SWOT-analys kan man dessutom identifiera möjligheter som att implementera artificiell intelligens för att förbättra dataanalysen, eller hot som ökad konkurrens online, vilket kan förändra den strategi man vill anta.

Ramverk för digital mognad, som Gartners Digital Workplace Maturity Model, erbjuder ett användbart ramverk för att bedöma en organisations väg mot full digitalisering.

I själva verket analyserar dessa modeller flera dimensioner, inklusive de fyra nyckelbegrepp som vi nämnde tidigare (strategi, teknik, kultur och människor), vilket gör det möjligt att identifiera eventuella områden som behöver förbättras.

Genom en strukturerad bedömning kan ett företag upptäcka att det visserligen har avancerad teknik, men saknar en innovationsorienterad kultur. Som ett resultat kan det finnas ett betydande motstånd mot förändring.

Planering kan bara ske genom att man skapar en färdplan, som bör innehålla följande

• Kort- och långsiktiga mål: Tydliga mål bör sättas upp, t.ex. att Microsoft 365 ska vara fullt infört inom ett år eller att administrativa processer ska vara automatiserade inom två år.
  
  
• Prioriteringar: En färdplan hjälper till att identifiera de digitala initiativ som har störst inverkan och som därför bör genomföras först. Ett exempel skulle kunna vara att konfigurera SharePoint för att förbättra dokumenthantering och samarbete.
  
  
• Tidslinje och resurser: Detta innebär att man sätter en realistisk tidslinje och avsätter nödvändiga resurser, både mänskliga och ekonomiska, för varje fas av den digitala omvandlingen.
  
  

När färdplanen har planerats måste vi gå vidare till praktiken: implementeringen av de lösningar som organisationen har valt.

SharePoints roll i digitaliseringen av arbetsmiljön

SharePoint Online spelar en nyckelroll i den digitala omvandlingen av organisationer genom att fungera som en central plattform för innehållshantering, samarbete och automatisering.

Genom sin inbyggda integration med andra verktyg i Microsoft 365-sviten gör SharePoint det möjligt för organisationer att skapa en enhetlig och effektiv digital arbetsmiljö. Hur gör vi det? Låt oss titta på det kortfattat.

SharePoint Online erbjuder avancerade funktioner för dokumenthantering, vilket gör det möjligt för organisationer att lagra, organisera och dela information på ett säkert och strukturerat sätt.

Dokumentsamlingar gör det möjligt att skapa anpassade arbetsflöden för godkännande och granskning, vilket minskar den tid som krävs för manuell hantering och minimerar risken för fel. Dessutom säkerställer det inbyggda versionshanteringssystemet att varje förändring spåras, vilket gör det enkelt att hämta tidigare versioner av en fil om det skulle behövas.

En annan viktig aspekt är integrationen med Microsoft 365 och verktyg från tredje part. Genom att integrera med Microsoft Teams underlättar SharePoint till exempel samarbetet mellan affärsteam, oavsett deras geografiska läge. Team kan komma åt delade dokument i ett SharePoint-bibliotek direkt i Teams eller få tillgång till de senaste nyheterna genom ett anpassat meddelande som delas mellan grupper och kanaler.

Tidigare talade vi om automatisering av interna processer, och det är användbart här att påpeka att med SharePoint Online kan företag automatisera många repetitiva uppgifter genom att utnyttja integrationen med Power Automate. En användare kan sedan skapa anpassade flöden för att hantera semesterförfrågningar, godkänna dokument och budgetar, arkivera mottagna e-postbilagor eller samla in feedback från kollegor, för att bara nämna några användningsfall.

SharePoint-integrationerna tar inte slut där: med Power BI, Power Apps och OneDrive blir det möjligt att visa interaktiva instrumentpaneler för dataanalys på sidor på en webbplats, utveckla applikationer baserade på data i listor och bibliotek och synkronisera personliga filer med företagsarkiv.

Det råder inte heller någon brist på säkerhetsöverväganden. Faktum är att SharePoint Online erbjuder robusta efterlevnadsfunktioner, vilket gör det möjligt för företag att implementera detaljerade åtkomstkontroller som ger åtkomst till innehåll endast till vissa grupper av användare.

Genom Microsoft Entra ID kan användarautentisering hanteras med villkorad åtkomst och flerfaktorslägen; medan med Microsoft Purview kan dokument klassificeras och skyddas genom att tillämpa sekretessetiketter som begränsar åtgärder som utskrift och delning.

Data skyddas både under transport och i vila, och dokumentändringar spåras, tillsammans med användaråtkomst och åtgärder, genom det versioneringssystem som vi redan har nämnt och revisionsloggar.

Sist, men absolut inte minst, är anpassningsmöjligheterna och skalbarheten hos SharePoint Online. Det är i själva verket en mycket anpassningsbar plattform när det gäller design, navigering och funktionalitet, som kan utökas ytterligare med utvecklingen av anpassade webbdelar.

Detta kommer att resultera i webbplatser som kan följa med användarna i deras dagliga aktiviteter, återspegla företagets varumärkesidentitet och utan att kompromissa med dess prestanda med ökad datalagring. Tvärtom kan SharePoint växa med företaget och bättre hantera informationsflödet och den kommunikation som ligger till grund för verksamheten.

Digital transformation av arbetsplatsen: Hur man mäter dess framgång

För att få en klar uppfattning om huruvida den digitala omvandlingen av arbetsplatsen är framgångsrik eller om man är på rätt väg krävs kontinuerlig övervakning av resultaten.

Därför är det bra att definiera KPI:er som kan användas för att mäta effektiviteten i de initiativ som tas. Som en illustration kan några KPI:er inkludera:

• användningsfrekvens för antagna lösningar, t.ex. det företagsintranät som är baserat på SharePoint;
• antal visningar av kommunikation som lagts upp på företagets webbplatser;
• antal innehåll som arkiverats i listor och bibliotek;
• etc.

Mätetal relaterade till ökad produktivitet och användarengagemang äralltid relevanta. Mätetal som dessutom är nära relaterade till varandra. Men även om det är lätt att mäta produktivitetsförbättringar, hur mäter vi hur nöjda medarbetarna är?

Ett svar är enkäter skapade med Microsoft Forms, som kan delas på SharePoint-webbplatser och i Teams-appen för att samla in feedback på ett strukturerat sätt och analysera resultaten, bland annat genom att exportera data till Power BI.

Förutom Microsoft Forms erbjuder den digitala arbetsplatsen Microsoft 365 fler interaktiva kanaler för att övervaka och öka engagemanget. Bland dessa lyfter vi fram Viva Engage, plattformen som gör att du kan skapa företagets sociala nätverk för att publicera inlägg, videor, frågesporter och undersökningar inom anpassade communities.

Exempel på digital transformation i företaget

Vi har använt många ord hittills, men digital omvandling av en arbetsplats är inte ett abstrakt begrepp: det översätts till konkreta åtgärder varje dag, vilket man kan se genom att titta sig omkring.

Genom att analysera realistiska fallstudier och identifiera bästa praxis är det möjligt att förstå hur flera företag framgångsrikt har implementerat en digital transformationsväg och utnyttjat verktyg som SharePoint Online för att få större konkurrensfördelar.

Digital transformation i finansiella företag

Inom finanssektorn har digitaliseringen revolutionerat bankernas och finansinstitutens sätt att arbeta. Ett viktigt exempel är införandet av plattformar för hantering av kundrelationer (CRM-system).

Låt oss ta ett exempel på en bank som implementerade Microsoft Dynamics 365, integrerat med SharePoint Online, för att förbättra informationshanteringen och automatisera arbetsflöden. I det här exemplet kan de uppnådda fördelarna sammanfattas som:

• Centralisering av kunddata: All information finns nu tillgänglig på en enda plattform, vilket förbättrar synligheten och enhetligheten i de data som finns i arkivet.
  
  
• Automatisera godkännandeflöden: Genom att använda Power Automate kunde banken minska den tid som krävs för att godkänna låneansökningar med upp till 30 procent.
  
  
• Förbättra den interna kommunikationen: Microsoft Teams användes för att underlätta samarbetet mellan avdelningarna, vilket minskade ineffektiviteten och felaktigheterna i informationshanteringen.

Digital transformation inom sjukvården

Tack vare digitaliseringen av medicinska journaler har sjukvårdssektorn minskat den tid det tar för läkare och patienter att få tillgång till data, samtidigt som det också möjliggör snabbare diagnoser genom användning av lösningar som Azure AI, som möjliggör prediktiv analys av kliniska data.

Föreställ dig nu ett sjukhus som har infört SharePoint Online för elektronisk dokumenthantering och samarbete mellan de inblandade yrkesgrupperna. Viktiga fördelar kan vara

• Digitalisering av medicinska journaler: All patientinformation är nu organiserad i skalbara digitala arkiv, vilket underlättar snabb och säker åtkomst för läkare.
  
  
• Förbättrat samarbete mellan avdelningar: Med hjälp av Microsoft Teams, integrerat med SharePoint, kan läkare samarbeta i realtid om komplexa behandlingsplaner.
  
  
• Telemedicin: Videokonferensfunktionerna i Microsoft Teams har möjliggjort telemedicinska tjänster, vilket förbättrar tillgången till vård för patienter i avlägsna områden.

Digital transformation inom utbildning

Utbildningsinstitutioner kan genom att använda plattformar för mikrolärande och rätt teknik för samarbete göra tillgången till utbildning mer inkluderande och flexibel.

Ta som exempel ett universitet som har implementerat Microsoft 365 och SharePoint Online. Det här är vad det skulle kunna skapa:

• Onlineplattformar för lärande: Med hjälp av SharePoint kan universitetet skapa portaler som är dedikerade till varje kurs, vilket underlättar distributionen av läromedel och kommunikationen mellan studenter och lärare.
  
  
• Samarbetsgrupper för projekt: Microsoft Teams kan användas för att underlätta samarbetet kring forskningsprojekt och för att organisera fokuserade studiegrupper.
  
  
• Teknisk-administrativ helpdesk: SharePoint Online kan användas för att automatisera processer som registrering av nya studenter, spårning av stipendier och hantering av supportförfrågningar.

Digital transformation inom tillverkningsindustrin

Inom tillverkningssektorn har digitaliseringen gjort det möjligt att förbättra produktionscyklerna och därmed effektiviteten i en organisations leveranskedja.

Om vi tänker på införandet av Microsoft 365 och SharePoint är det här de områden där den största inverkan skulle ske:

• Hantering av leveranskedjan: SharePoint kan användas för att skapa en centraliserad plattform för spårning av leverantörer och order, vilket förbättrar lager-, frakt- och inventariehanteringen.
  
  
• Förutseende underhåll: Med hjälp av Power BI kan företaget utveckla interaktiva instrumentpaneler för att övervaka anläggningarnas status och förutse underhållsbehov.
  
  
• Samordning: Microsoft Teams kan underlätta kommunikationen mellan produktions-, teknik- och underhållsteam, vilket förbättrar reaktionsförmågan och problemlösningen.

Vad är digital transformation?

Digital transformation är en strategisk process som innebär att nya teknologier införs och att en organisations arbetssätt förändras i grunden för att anpassa sig till behoven på en ständigt föränderlig marknad.

Vilka är de viktigaste elementen i digital transformation för ett företag?

De viktigaste elementen inkluderar en tydlig strategi med mätbara mål, användning av avancerade teknologier, en kultur som främjar innovation samt medarbetarnas engagemang för att stödja förändringen.

Hur kan Microsoft 365 stödja digital transformation?

Microsoft 365 erbjuder integrerade verktyg som förenklar samarbete, kommunikation och automatisering, vilket hjälper organisationer att hantera och påskynda sin digitaliseringsresa.

Vilka är fördelarna med digital transformation för företag?

Digital transformation förbättrar operativ effektivitet, stärker innovation, förstärker den digitala närvaron och möjliggör snabba svar på marknadsförändringar.

Vilka utmaningar kan företag stöta på under digital transformation?

De största utmaningarna inkluderar motstånd mot förändring, svårigheter att integrera teknologier, brist på digitala färdigheter samt behovet av att anpassa digitala mål till affärsstrategin.

Hur kan framgången med digital transformation mätas?

Framgång mäts genom KPI:er som ökad operativ effektivitet, kundnöjdhet, tillväxt i digitala intäkter och medarbetarengagemang.

Vilka är några exempel på digital transformation i ett företag?

Exempel inkluderar att använda e-handelsplattformar för att expandera den digitala närvaron, använda digitala verktyg för att förbättra intern kommunikation och automatisera produktionsprocesser för att öka effektiviteten.