Digital Workplace: vad är det och varför behövs det i företaget?
Vad är digital arbetsplats? Mer än bara en enkel teknik, det är den virtuella arbetsmiljön som integrerar verktyg, processer och personer som utgör en organisation, vilket underlättar samarbetet och åtkomsten till information oavsett var du befinner dig.
I centrum av denna digitala miljö finns företagsintranätet, plattformen som kopplar samman medarbetarna och centraliserar kommunikationen, vilket förändrar hur företaget arbetar och relaterar.
I den här artikeln kommer vi att se i detalj hur en digital workplace gör det möjligt för vilket företag som helst att bli mer flexibelt och effektivt, tack vare digitaliseringen av alla aktiviteter. Vi kommer också att fördjupa oss i de 9 egenskaperna, utvalda av våra experter, som kännetecknar en modern digital arbetsplats, tillsammans med den bästa lösningen för att implementera dem: SharePoint Online från Microsoft 365.
Vad du kommer att hitta i den här artikeln
Vad är en digital workplace
I dag har den digitala transformationen blivit en konkret verklighet i varje organisation, oavsett bransch. Det är inte längre en fråga om ifall den ska genomföras, utan om hur den ska implementeras.
De företag som lyckas är de som kan integrera tekniken med affärskomponenterna och skapa ett system av digitala verktyg som kan arbeta tillsammans för att stödja de dagliga aktiviteterna.
Digital workplace är just detta: en miljö som gör det möjligt för arbetstagare att samarbeta och få tillgång till all nödvändig information, från vilken plats och enhet som helst. En fördel som blir ännu mer central med den ökande spridningen av flexibelt arbete eller distansarbete.
Med uppkoppling som nu finns tillgänglig överallt orienterar sig företagen mot avancerade samarbetsverktyg, som Microsoft Teams, Google Workspace och Slack, som går utöver det traditionella konceptet med e-post och fysiska möten.
Dessa verktyg erbjuder ett mer dynamiskt sätt att koppla samman team, vilket gör det möjligt med virtuella möten, realtidschattar och funktioner, genom specifika integrationer, för hantering av aktiviteter och komplexa projekt. På så sätt stödjer de en verklig digital transformation.
Men vad är egentligen en digital arbetsplats? Kort sagt kan vi definiera den som en uppsättning verktyg och teknologier som är utformade för att underlätta kommunikation, samarbete och affärsprocesser.
Även om det finns olika plattformar för detta ändamål är den främsta digital workplace företagsintranätet, alltså plattformen som kan centralisera och digitalisera kommunikations-, samarbets- och dokumentflöden, och bygga en sammanlänkad företagscommunity.
Intranätet, som under tidigare år var en enkel intern webbplats för att dela företagsnyheter, är idag en komplett plattform. Genom att integrera wikis, bloggar, organisationsscheman, kataloger och även sociala utrymmen, som de för kommentarer och feedback, syftar den till att underlätta kommunikationen på alla nivåer i organisationen och att stödja dig i dina dagliga aktiviteter. Moderna intranät, baserade på SharePoint Online, kan kopplas till verktyg för lärande och knowledge management, som Microsoft Viva, vilket tillför värde till digital arbetsplats genom att erbjuda en unik plats för samarbete och kompetensutveckling.
Så här kan en väl implementerad digital workplace hjälpa ett företag: med plattformar som kan anpassa sig till förändringar utan att kräva kontinuerliga tekniska ingrepp, och med verktyg som möjliggör operativ kontinuitet, digitalisering av aktiviteter, tjänster och information samt automatisering av processer.
Men det finns mer: en väl utformad digital arbetsplats kan stärka känslan av tillhörighet till organisationen genom att koppla varje person till kollegorna och till företagets mission. Det är bevisat att engagemanget hos arbetstagare ökar när värdet av resurserna som tillhandahålls av företaget upplevs. I digital workplace görs dessa resurser lättillgängliga och kan användas inte bara för att utföra dagliga aktiviteter, utan också för att ge dig möjlighet att uttrycka dina idéer, åsikter och preferenser.
För företag innebär investeringar i en digital arbetsplats att skapa en flexibel miljö som kan anpassa sig till förändringar och ge arbetstagare allt de behöver för att arbeta på bästa sätt, idag och i framtiden.
Digital Workplace: vad är det och varför behövs det i företaget?
Vad är intranet.ai?
intranet.ai är ett färdigt intranät för företag som är utformat för att minska kostnaderna och tiden för implementering och skapa en samarbetsinriktad och modern digital arbetsmiljö:
- Från 3 650 €/år för ett komplett intranät
- 50+ applikationer, inklusive avancerad sökning, dokumenthanteringssystem, push-notiser via Teams, organisationsschema, personalprofil och FAQ-sidor
- Integrerat med SharePoint Online och Microsoft 365
Digital Workplace: vilka fördelar erbjuder det?
Många företag begränsar sig inte längre till att ha ett traditionellt fysiskt kontor utan investerar i skapandet av ett virtuellt utrymme som kan utföra samma funktioner, men bättre.
Som vi har sett är detta utrymme digital arbetsplats, vilket gör det möjligt för alla medlemmar i en organisation att arbeta, kommunicera och hitta den information de behöver snabbt och direkt från en dator, en surfplatta eller en telefon, utan att behöva gå till kontoret.
Det handlar om ett nytt sätt att arbeta som innebär flera fördelar: företagen kan spara kostnader, arbetstagarna kan arbeta från olika platser utan att behöva oroa sig för dagliga resor till kontoret, och båda parter känner sig ofta mer nöjda.
I praktiken fungerar en digital workplace som ett sätt att göra företag mer organiserade och effektiva samtidigt som du får en modern och flexibel miljö där du kan göra allt du skulle göra på kontoret men med större bekvämlighet och tillgänglighet.
Centraliserad hantering
Genom att centralisera information, processer och behörigheter kan en digital arbetsplats göra de interna processerna smidigare och redo att snabbt anpassa sig till förändringar i organisationen eller på marknaden. En centraliserad hantering förbättrar också datasäkerheten och datakontrollen som sker varje dag mellan kollegor, team och avdelningar. Faktum är att denna centralisering skapar en enda åtkomstpunkt för alla medlemmar i organisationen, vilket förenklar kommunikationen och minskar risken för fel eller duplicering av information.
Dessutom stöder en centraliserad hantering företagets efterlevnad genom att säkerställa att säkerhetspolicyer och behörigheter tillämpas enhetligt på alla processer och system. Detta hjälper inte bara till att skydda känsliga data utan gör det också möjligt för IT-ansvariga att övervaka och hantera åtkomst mer effektivt, så att endast behöriga personer kan se eller ändra den information som finns i företagets digital workplace.
Minskning av IT-kostnader
En digital workplace baserad på molntjänster i SaaS-läge, såsom SharePoint Online, eller pay-per-use gör det möjligt för företag att undvika dyra investeringar i fysisk hårdvara och att avsevärt minska drifts- och underhållskostnaderna. Tack vare molnets skalbarhet är det möjligt att anpassa resurserna till de faktiska behoven, betala endast för det som används och därmed behålla en mer effektiv kostnadshantering.
Avancerade lösningar för artificiell intelligens och automatisering som kan integreras i den digitala arbetsplatsen bidrar ytterligare till att minska driftskostnaderna genom att optimera de IT-resurser som är involverade och begränsa det manuella arbetet från interna team eller externa samarbetspartners. Till exempel kan prediktiva övervakningsverktyg baserade på AI lösa problem innan de uppstår eller informera IT-avdelningen om möjliga hot mot företagets infrastruktur.
På så sätt sänker digital workplace inte bara kostnaderna för infrastrukturen utan gör det också möjligt för IT-avdelningen att ägna sig åt strategiska initiativ, såsom innovation och kontinuerlig förbättring av processerna, vilket ökar det totala värdet för företaget.
Rationalisering av fastighetskostnader
Med etableringen av hybrida och helt distansbaserade arbetsmodeller finns det ett minskat behov av stora fysiska utrymmen, särskilt i de dyraste urbana områdena. Digital arbetsplats hjälper också till att möta detta behov genom att låta arbetstagarna utföra sina uppgifter från vilken plats som helst och stödja företagen i att anpassa kontorsytorna efter deras verkliga operativa behov.
Detta tillvägagångssätt minskar därför fastighetskostnaderna men gör också företaget mer konkurrenskraftigt på arbetsmarknaden. Möjligheten att arbeta på distans gör det nämligen möjligt att attrahera och behålla kvalificerade talanger var de än befinner sig, utan de geografiska begränsningar som traditionella kontor innebär.
Större produktivitet
Den digital workplace erbjuder en omedelbar åtkomst och centraliserad tillgång till all information, alla dokument, kontakter och resurser som behövs för att utföra ett företags dagliga aktiviteter. Här kan arbetstagare hitta, dela och uppdatera data och kommunikation på ett smidigt sätt, vilket minskar den tid som vanligtvis ägnas åt att leta efter den information du behöver, kanske genom att fråga kollegor via e-post.
Tillgängligheten som kännetecknar en digital arbetsplats, och den företagsintranätet i synnerhet, är det som gör det möjligt att öka produktiviteten både individuellt och i team, underlätta samarbetet och förbättra företagets förmåga att snabbt svara på de vanligaste problemen.
Innovationens acceleration
Med en digital workplace kan företag lita på plattformar som integrerar virtuella samarbetsverktyg och interaktiva sessioner, vilket underlättar utvecklingen och utbytet av idéer. Tack vare dessa verktyg kan team som inte arbetar på samma plats delta i brainstorming, kreativa workshops och designmöten på distans, vilket mångdubblar möjligheterna till utbyte.
Allt fler organisationer experimenterar med immersiva miljöer där arbetstagare kan interagera och bidra till gemensamma projekt i realistiska virtuella utrymmen, till exempel ett kontor i sin enklaste form. Dessa miljöer gynnar kreativt tänkande och stimulerar samarbete, även i hybrid- eller distansarbetskontexter.
Attraktivitet för nya talanger
En välstrukturerad digital arbetsplats gör företag mer intressanta för nya generationer, som Millennials och Gen Z, vilka utgör en betydande del av dagens arbetskraft.
Unga talanger är ofta intresserade av företagsmiljöer som kännetecknas av hög digitalisering och som därför kan främja arbetsmodeller inriktade på flexibilitet, hållbarhet och inkludering.
Företag som investerar i digital transformation och som främjar hybrid- eller distansarbetsmodeller visar att de håller jämna steg med det moderna arbetsmarknadens krav. Varför då inte börja med att skapa en digital workplace som är anpassad efter dina aktiviteter och, framför allt, dina människor?
Lösningar för att skapa digital arbetsplats
Utan att gå in på för många tekniska detaljer kan lösningarna, eller snarare de verktyg som utgör begreppet digital arbetsplats, grupperas i två huvudsakliga områden:
-
Den teknologiska miljön i digital workplace. Detta kan inkludera molnapplikationer, som idag är det vanligaste valet tack vare flexibilitet och minskade driftskostnader, men även lokala on-premise-lösningar för företag som kräver mer kontroll över specifika infrastrukturer. Arbetsmiljöer kan nås via webbapplikationer, mobila lösningar eller virtuella skrivbord, som Windows Virtual Desktop, som gör det möjligt att komma åt arbetsmiljön från vilken ansluten enhet som helst.
-
Samarbetsverktyg. Dessa verktyg möjliggör kommunikation och interaktion i realtid mellan medlemmar i organisationen. Bland samarbetslösningarna finns företagsinterna sociala nätverk, meddelande- och videokonferensplattformar som Microsoft Teams och Slack, samt verktyg för kunskapshantering och knowledge management-plattformar (till exempel Microsoft Viva). Till detta område hör även wikis för att centralisera företagsinformation och resurser, samt projekt- och aktivitetsstyrningsverktyg som Microsoft Planner, som förbättrar samarbetet mellan team.
SharePoint Online är den idealiska lösningen för att integrera båda områdena.
Å ena sidan erbjuder SharePoint Online en teknologisk miljö i framkant. Eftersom det är en molnplattform är den tillgänglig var som helst och när som helst, med fördelen att företagen inte behöver investera i komplexa eller dyra IT-infrastrukturer. Microsoft hanterar säkerhetsuppdateringar och administration, vilket gör att du kan fokusera på kärnverksamheten.
Å andra sidan tillhandahåller SharePoint Online samarbetsverktyg som förenklar interaktionen mellan medlemmar i ett team eller en avdelning. Plattformen centraliserar dokument, resurser och innehåll i en enda anpassningsbar intranät, där alla i en organisation snabbt kan hitta det de behöver för att utföra sina uppgifter. På så sätt får du en komplett digital arbetsplats som kan integreras naturligt med alla Microsoft 365-applikationer för att tillgodose alla behov, från samarbete till kunskapshantering, projektledning och internutbildning.
Exempel på en SharePoint-intranät byggd med intranet.ai
3 nya trender för digital arbetsplats
Den digitala transformationen utvecklas och introducerar nya funktioner som digitala arbetsplatser måste kunna integrera för att förbli konkurrenskraftiga och fortsätta förenkla användarnas arbete. Det finns tre huvudfunktioner som håller på att växa fram:
-
Dataanalys: dataanalys är idag avgörande för systemadministratörer eftersom det gör det möjligt att förstå hur digital workplace används och därmed hur det kan förbättras för att bättre stödja arbetstagarna. Analysverktyg som Intranet Analytics från intranet.ai ger insikter om företagens informationsarkitektur och om användningen av innehåll i digital workplace. Förutom att övervaka de mest besökta sidorna och de mest eftersökta dokumenten hjälper de till att anpassa användarupplevelsen baserat på dina vanor och behov, vilket säkerställer en hög nivå av adoption.
-
Artificiell intelligens: AI-algoritmer stöder inte bara dig i sökningar utan går längre, genom att automatisera repetitiva uppgifter och ge proaktiva förslag baserade på beteende och kontext. Till exempel kan plattformen förutse varje arbetares behov genom att föreslå relevanta dokument, kollegor att samarbeta med eller utbildningsinnehåll av intresse för din roll.
-
Virtuella assistenter: virtuella assistenter, drivna av AI, kan integreras i den digitala arbetsplatsen för att hantera komplexa förfrågningar. Till exempel kan de svara på frågor om dokument eller procedurer, eller automatisera bokningen av mötesrum eller analysen av detaljerade rapporter. När det gäller SharePoint-intranätet är ett bra exempel den senaste introduktionen av Copilot, som integreras i applikationerna inom Microsoft 365-miljön för att stödja användare i att utföra en mängd olika uppgifter.
Digital Workplace: 9 egenskaper för en bättre användarupplevelse
När du introducerar ett digital workplace i företaget är det avgörande att noggrant överväga de faktorer som påverkar employee experience. Bara på det sättet är det möjligt att anta ett verktyg som inte bara underlättar arbetsuppgifter utan också är intuitivt och trevligt att använda.
Låt oss därför titta på de 9 egenskaper som måste utvärderas för att säkerställa en optimal användarupplevelse och se till att digital arbetsplats verkligen är utformad för arbetstagaren.
1. Intuitivt användargränssnitt
Ett enkelt gränssnitt är avgörande för att du snabbt ska kunna komma åt innehåll och data i digital workplace. Förutom enkelhet bör gränssnittet återspegla företagets varumärke och lyfta fram kulturen och identiteten hos varumärket.
Att investera i en alltför omfattande grafisk anpassning är inte nödvändigt. Målet är att hålla gränssnittet smidigt och funktionellt och minska tiden det tar att navigera på plattformen.
Användargränssnittet bör inkludera:
- Relevanta och attraktiva startsidor med personliga nyheter och konfigurerbara widgetar för att göra upplevelsen mer interaktiv.
- Snabbåtkomst till alla funktioner i digital arbetsplats med menyer eller sidopaneler som kan anpassas efter roll eller dina navigerings- och sökvanor.
- Avancerad sökfunktion, helst baserad på artificiell intelligens, för att ge förslag och hjälpa dig att enkelt hitta relevant innehåll.
- Åtkomst till funktioner för att publicera, dela och skapa nytt innehåll, med direkta integrationer med samarbetsverktyg som Microsoft 365.
- Modern design som kan balansera enkelhet och kreativitet.
Förenklad gränssnitt för SharePoint-intranätet från intranet.ai
2. Stöd för informationssökning
En av de största fördelarna med en digital workplace, som företagsintranätet, är möjligheten att lagra all information på en centraliserad plattform.
Utan en bra sökmotor kan dock denna mängd information gå förlorad. För att undvika detta, här är vad sökfunktionen i din digital arbetsplats bör kunna erbjuda:
-
Semantisk sökning: moderna sökmotorer kan tolka naturligt språk, vilket gör att du kan använda vanliga fraser istället för specifika termer för att hitta det du behöver.
-
Sökning med kategorier och taggar: innehållet i digital workplace bör kategoriseras enligt anpassade etiketter för att bättre kunna styra sökningar i systemet.
-
Sökning efter kompetenser: förutom att navigera bland dokument och filer bör sökmotorn göra det möjligt att hitta kollegor med specifika kompetenser, en viss roll i företaget eller gemensamma projekt, vilket främjar nätverkande och samarbete.
-
Utökad sökning i hela miljön: en bra sökmotor kan täcka hela den digitala arbetsplatsen och hämta alla typer av innehåll som användare har delat där, så att all relevant information alltid är tillgänglig.
-
Maskininlärning: de senaste generationens sökmotorer använder artificiell intelligens för att lära sig av användarnas aktiviteter och förbättrar gradvis kvaliteten på resultaten som levereras.
Avancerad sökning i intranet.ais SharePoint-intranät
3. Enkel skapande och hantering av innehåll
Ett effektivt digital workplace är användarcentrerat och främjar samarbetsinriktade arbetsmetoder. Ett av de bästa sätten att engagera medlemmarna i organisationen är att ge dem friheten och utrymmet som behövs för att skapa användbart innehåll i den digitala arbetsplatsen, så att du kan deltaga aktivt i dess utveckling till ett verktyg som är användbart för dig själv och alla kollegor.
Förutom att erbjuda möjligheter till skapande av innehåll är det avgörande att stötta medarbetarna med en kontinuerlig utbildning som hjälper dem att använda plattformens funktioner. Det kan därför integreras verktyg för att förenkla formatering, föreslå nyckelord och upprätthålla konsekvens med företagets identitet.
Dessutom är det bra att utse teammedlemmar som ansvarar för moderering och hantering av feedback. I en miljö som intranätet i SharePoint Online är det nämligen möjligt att aktivera eller inaktivera kommentarer på enskilda sidor eller hela sektioner av portalen. Även när kommentarer är aktiverade har moderatorerna möjlighet att ta bort olämplig feedback.
Skapa moderna kommunikationer i sharepoint-intraneten för intranet.ai
4. Personalisering
Den digital workplace som används bör anpassa sig efter de enskilda användarnas behov och preferenser och utvecklas utifrån deras beteenden och interaktioner med kollegor och själva portalen.
Därför kan användarupplevelsen (nära kopplad till employee experience) förbättras avsevärt tack vare förekomsten av:
- Möjlighet att anpassa startsidan: du bör kunna samla på din huvudsida i digital arbetsplats snabblänkar till dina favoritappar, de mest besökta innehållen eller resurser som är relevanta för ditt arbete.
- Funktioner för lokalisering av innehåll: moderna digital workplace kan presentera för dig information, kommunikationer och till och med portalområden som är relevanta för din plats eller ditt navigeringsspråk.
Samla dina favoritresurser i SharePoint-intranätet från intranet.ai
5. Interaktion inspirerad av social media
Inom en modern digital workplace, förvandlas kommunikationen också tack vare införandet av funktioner från social media. Målet är att hjälpa kollegor att interagera med större spontanitet och att ge företag beprövade verktyg för att stimulera deltagande, uppmuntra dialog och möjliggöra en kontinuerlig kunskapsdelning.
Här är några exempel på dessa nya funktioner:
-
Kommentarer och reaktioner: användbara för att uttrycka din uppskattning för företagsinnehåll, delta i diskussioner och ge omedelbar feedback på inlägg som publiceras av kollegor.
-
Utmärkelser och badges: gör det möjligt att offentligt belöna de framgångar som uppnås av kollegor, för att motivera dem att fortsätta ge sitt bästa och för att bygga en företagskultur där framgångar värderas.
- Forum och temagrupper: gör det möjligt att fördjupa sig i gemensamma intresseområden, diskutera idéer och dela erfarenheter, vilket skapar en verklig intern community där det blir enklare att knyta kontakter med kollegor och hitta stöd för att hantera utmaningar och problem.
Interaktioner med nyheterna i SharePoint-intranätet för intranet.ai
6. Stöd till HR
HR spelar en central roll i att främja en positiv företagskultur och i att säkerställa att kollegor har tillgång till de verktyg och den information de behöver för att utföra sina uppgifter på bästa sätt.
Tack vare specifika funktioner erbjuder digital workplace ett värdefullt stöd till HR-teamet genom att optimera processerna. Här är några exempel:
-
Område dedikerat till interna jobberbjudanden: digital workplace kan innehålla en anslagstavla för interna karriärmöjligheter, där HR kan publicera jobberbjudanden som endast är öppna för personer som redan arbetar i företaget. På detta sätt förenklas rekryteringsprocessen: å ena sidan undviks behovet av att hitta kandidater utanför organisationen, å andra sidan får alla kollegor möjlighet att få tillgång till nya karriärmöjligheter eller byta till en roll som är mer tillfredsställande.
-
Snabba undersökningar för att mäta tillfredsställelse: dessa gör det möjligt för HR att snabbt samla in feedback från kollegor om olika aspekter av arbetsmiljön, såsom företagsklimat, arbetsförhållanden eller effektiviteten i interna processer. Dessa undersökningar är värdefulla för att identifiera förbättringsområden, där HR-teamet kan agera proaktivt.
-
Område för utbildning och utveckling: i digital arbetsplats kan du integrera en sektion för intern utbildning, där du samlar onlinekurser, utbildningsmaterial och webbinarier. I kombination med plattformar som Microsoft Viva Learning eller Microlearning från intranet.ai kan detta område kontinuerligt berikas med originalresurser som är utformade för att förbättra organisationens kompetenser.
Mäta kollegornas mood i SharePoint-intranätet från intranet.ai
7. Delegerad hantering
Den digitala arbetsytan bör ge dig möjlighet att på en grundläggande nivå bli administratör för specifika avsnitt eller innehåll. Detta tillvägagångssätt, även känt som "self-service", minskar arbetsbördan för IT-avdelningen och fördelar ansvaret för att hantera miljöer som den företagsintranätet, vilket bidrar aktivt till dess utveckling.
Delegering av enkla administrativa uppgifter, hanterbara via behörigheter i plattformar som Azure AD eller SharePoint Online, förbättrar användningen av den nya digitala arbetsplatsen och möjliggör regelbundet underhåll. Förutom den administrativa hanteringen bör användarna ha dedikerade utrymmen för att samordna aktiviteterna i olika projekt.
Aktivitetsområdena i digital workplace bör därför:
-
Underlätta kontrollerad åtkomst till resurser och dokument som är specifika för varje avdelning, genom att ställa in behörighetsnivåer som gör det möjligt för ansvariga att uppdatera eller ändra innehåll som är relevanta för deras arbete.
-
Inkorporera automatiserade godkännandeverktyg för dokument och intern kommunikation, vilket gör det möjligt för avdelningsansvariga att publicera innehåll efter en definierad granskningsprocess utan att kräva direkt ingripande från IT.
-
Möjliggöra skapandet av dedikerade områden för team och avdelningar på plattformar som SharePoint, där de kan hantera och uppdatera sitt eget innehåll.
Område dedikerat till enskilda avdelningar i SharePoint-intranätet av intranet.ai
8. Smidig delning av dokument och innehåll
För att underlätta samarbetet är det avgörande att skapa en centraliserad digital arbetsplats som gör det möjligt för användare att enkelt dela dokument och innehåll.
En bra praxis är att skapa områden som är strukturerade efter avdelningar, projekt eller initiativ där team har möjlighet att distribuera relevant innehåll och därmed underlätta åtkomst till den viktigaste informationen för att utföra sina aktiviteter.
Digital workplace bör inkludera:
- Snabb åtkomst till de mest använda filerna för att minska tiden det tar att hitta den information, de dokument och de resurser som teammedlemmar behöver.
- Delningsverktyg för enskilda projekt som gör det enkelt att definiera vem som kan visa, redigera eller kommentera innehållet vilket förbättrar det interna samarbetet.
- Uppdateringsaviseringar som informerar kollegor när nytt innehåll laddas upp eller när befintliga dokument ändras och håller alla uppdaterade om de senaste utvecklingarna.
Skapa diskussionsgrupper och projekt i sharepoint-intranätet från intranet.ai
9. Mobilvänlig
Det är onödigt att säga att detta är ett måste.
Lösningen som används som digital arbetsplats i företaget måste sätta i kontakt arbetare över hela världen, var de än befinner sig, och potentiellt när som helst. Bara på det sättet kan du alltid förbli uppkopplad med företagets aktiviteter och konversationer.
Moderna lösningar, som intranätet i SharePoint Online, stöder utskick av pushnotiser för att säkerställa att användarna alltid är informerade om de senaste uppdateringarna i realtid.
Här är vad en reaktiv digital workplace bör erbjuda:
- Säker åtkomst från mobil enhet genom multifaktorautentisering och sessionshantering, för att skydda företagsdata.
- Offline-stöd, med möjlighet att spara innehåll för att arbeta utan uppkoppling och optimerad åtkomst även för användare med funktionsnedsättningar.
- Intuitivt och lättnavigerat gränssnitt för små skärmar, som garanterar en användarvänlig upplevelse.
- Målinriktade pushnotiser för att hålla företagsanvändarna alltid informerade.
Pushaviseringar via Teams för intranätet SharePoint av intranet.ai
Hur du skapar digital workplace med Microsoft 365
I dag är avstånd inte längre en begränsning för arbetet tack vare verktyg som gör det möjligt att främja kommunikation och samarbete som går bortom den fysiska närvaron. Microsoft 365, en global marknadsledare, är en molnplattform som erbjuds som SaaS med kostnader baserade på antalet användarlicenser som köps och tillhandahåller en komplett svit av applikationer utformade för att öka produktiviteten och välbefinnandet på arbetsplatsen.
Tidigare känd som Office 365 erbjuder Microsoft 365 inte bara de mest välkända arbetsapplikationerna, som Excel, Word och Teams, utan ger dig också en säker miljö där du kan lagra företagsdata genom att centralisera dem i molnet och göra dem tillgängliga endast med rätt behörigheter.
Låt oss utforska de lösningar som finns tillgängliga i sviten för att bygga din egen digital arbetsplats.
SharePoint Online
Idag mer än någonsin representerar SharePoint Online en av de bästa lösningarna för att skapa en digital arbetsplats. Det handlar inte bara om en plattform för dokumentlagring eller intern kommunikation: SharePoint är hjärtat i den moderna digital workplace, som gör det möjligt för företag att skapa interna webbplatser anpassade till varumärkets stil och som effektivt kan förmedla organisationens värderingar, information och nyheter.
Med SharePoint kan du centralisera och hantera din kommunikationsportal, men också skapa avdelningswebbplatser eller dedikerade teamwebbplatser som svarar mot varje avdelnings specifika behov. Resultatet är en plattform som fungerar som en referenspunkt där varje användare kan hitta det som behövs för att utföra sitt arbete, hålla sig uppdaterad om de senaste nyheterna och delta i företagslivet.
Föreställ dig en miljö där allt relevant innehåll, som nyheter, evenemang, tjänster och användbara resurser, alltid är lättillgängligt. Detta är vad SharePoint erbjuder, genom att ge varje användare möjlighet att enkelt navigera mellan olika informationskällor, komma åt de digitala tjänster som organisationen tillhandahåller och snabbt hitta de dokument och den information som behövs utan att gå vilse i sökningar och förfrågningar.
Styrkan med SharePoint ligger också i dess förmåga att stimulera teamwork. Plattformen gör det möjligt att samarbeta på ett säkert sätt, dela filer inte bara inom företaget utan även med externa partners. Allt med maximal flexibilitet, vilket också återspeglas i den kontrollerade åtkomsten till information från vilken enhet som helst, eftersom modernt arbete kräver kontinuitet när som helst och var du än befinner dig.
Dessutom har SharePoints funktioner under de senaste åren ytterligare utökats tack vare artificiell intelligens (vi minns den senaste lanseringen av SharePoint Premium) och integrationen av Microsoft 365 Copilot. Förbättringar som gör plattformen kapabel att förstå och förutse användarnas behov.
SharePoint Premium introducerar en rad funktioner som är dedikerade till dokumenthantering och samarbetsupplevelse. Tack vare dessa nya funktioner kan användarna dra nytta av smartare sökverktyg som gör det möjligt att snabbt och exakt hitta information och dokument, även i omfattande företagsarkiv.
Integration av Microsoft 365 Copilot å andra sidan placerar artificiell intelligens i centrum för företagens produktivitet, genom att stödja varje användare med en virtuell assistent som hjälper till att sammanfatta innehåll, generera idéer och organisera komplex information. Till exempel kan du med Copilot få sammanfattningar av dokument, förslag för innehållsoptimering och till och med riktlinjer för bästa praxis för samarbete, allt på några sekunder och direkt från SharePoints gränssnitt.
Introduktion till Microsoft 365 SharePoint
Microsoft Teams
Microsoft Teams är idag ett av de mest kraftfulla och mångsidiga verktygen för företagssamverkan. I en tid då kommunikation och flexibilitet har blivit avgörande delar av arbetslivet gör Teams det möjligt för företag att övervinna fysiska och organisatoriska hinder för att erbjuda ett digitalt utrymme där distanssamarbete blir enklare och mer naturligt.
Tack vare Teams sträcker sig lagarbete bortom gränserna för din egen avdelning och inkluderar kollegor från andra områden och till och med externa användare när de är auktoriserade. Föreställ dig att kunna samla konversationer, filer och applikationer för ett projekt i ett enda utrymme: Teams gör det möjligt och gör det på ett säkert och synkroniserat sätt så att alla alltid har tillgång till den senaste informationen utan att kompromissa med integriteten.
En av de stora fördelarna med Teams är den sömlösa integrationen med Microsoft 365. Det betyder att du kan använda verktyg som Planner för uppgiftshantering, OneNote för delade anteckningar, SharePoint Online för dokumentlagring och även avancerade lösningar som Power Automate, Power Apps och Power BI från Microsoft Power Platform för att anpassa interna processer efter dina behov och inte tvärtom.
Varje användare kan chatta eller videosamtala med kollegor både inom och utanför företaget, delta i kanaler som är dedikerade till de projekt som man arbetar med och enkelt få åtkomst till nödvändiga dokument. Allt detta sker i en synkron miljö där fildelning sker i realtid vilket gör det möjligt med ett arbetsflöde utan avbrott.
Och när det gäller evenemang och webbinarier är Teams utformat för att vara värd för direktsändningar med imponerande siffror: upp till 20 000 deltagare med en maximal varaktighet på 16 timmar. Viktiga funktioner för att engagera hela företaget och säkerställa att varje medlem i organisationen känner sig som en del av en aktiv community.
Introduktion till Microsoft 365 Teams
Yammer (nu Viva Engage)
Låt oss nu gå vidare till skapandet av det företagets sociala nätverk med Viva Engage, utvecklingen av den välkända Microsoft 365-applikationen Yammer.
Utformad för att samla människor, särskilt om de arbetar på olika platser eller vid olika tider, gör Viva Engage det enkelt för dig att ta emot information, hjälpa kollegor och dela kunskap inom organisationen genom att skapa dedikerade communities för projekt, avdelningar eller tvärgående ämnen som företagsvälmående och teknik.
Medlemmar i en community kan dela meddelanden eller frågor för att lära sig av mer erfarna kollegor och få en bättre förståelse för företagslivet.
Viva Engage introducerar avancerade funktioner för att främja interaktion och tvåvägskommunikation, såsom Stories, Leadership Corner och Q&A-sessioner: nya verktyg för att engagera kollegor och underlätta dialogen med ledare.
Introduktion till Viva Engage
OneDrive
När vi pratar om hantering och bevarande av data i digital workplace i Microsoft 365 behöver vi stanna upp vid OneDrive for Business som inte bara är ett kraftfullt verktyg för molnlagring utan också fungerar som en åtkomstpunkt för modernt samarbete.
OneDrive erbjuder ett system för felfri synkronisering som gör det möjligt för dig att skapa en fil på din PC och återuppta den från surfplatta eller smartphone, med alla ändringar synkroniserade. Det är kompatibelt med alla de största plattformarna, inklusive Windows Phone, Android, iOS och till och med Xbox. Men det är inte allt: OneDrive integreras idag också med många tredjepartsappar och webbplattformar och ger användarna en flexibilitet utan motstycke.
En av de verkliga styrkorna med OneDrive är dock just den centraliserade åtkomsten till filer från vilken enhet som helst, vilket eliminerar behovet av att skicka dokument via e-post eller spara kopior på externa lagringsenheter. Föreställ dig bekvämligheten att kunna se ändringar i realtid eller lägga till kommentarer och anteckningar samtidigt som du samarbetar i samma fil med kollegor, oavsett var de befinner sig.
Vi måste också nämna integrationen av artificiell intelligens som hjälper dig att snabbt hitta det innehåll du behöver genom att föreslå relevanta filer och förbättra sökningen i arkiven.
Slutligen säkerheten: en oumbärlig aspekt där OneDrive har gjort betydande framsteg. Tack vare tvåfaktorsautentisering, avancerade åtkomstkontroller, efterlevnadsetiketter och aktivitetsövervakning är både personliga och företagsdata alltid skyddade och uppfyller de strängaste kraven på efterlevnad.
Introduktion till Microsoft 365 OneDrive
Vill du ha ett komplett intranät?
intranet.ai är den SharePoint Online-baserade lösningen för att förenkla intern kommunikation och digitalisera affärsprocesser med minimal investering av tid och pengar.
- 50+ funktioner för kommunikation och medarbetarupplevelse
- Varumärkesdesign, anpassningsbar in i minsta detalj
- Fullständig integration med Microsoft 365 och Viva
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP för SharePoint och Microsoft 365 sedan 2010.
Giuseppe är grundare av intranet.ai och en av de främsta experterna i Italien på allt som rör Microsoft 365. I flera år har han hjälpt företag att bygga upp sin digitala arbetsyta i Microsofts moln och ta hand om människors upplevelse.
Han anordnar månatliga online-evenemang för att uppdatera kunderna om vad som är nytt i Microsoft 365 och hjälpa dem att få ut mesta möjliga av sin digitala arbetsplats.
FAQ om digital workplace
Vad är en digital arbetsplats?
En digital arbetsplats är en virtuell miljö som kombinerar verktyg, processer och människor inom en organisation. Den förbättrar samarbetet och tillgängligheten till information från vilken plats som helst och gör den avgörande för dagens flexibla arbetsmiljöer.
Vilka är fördelarna med en digital workplace?
Fördelarna inkluderar bättre samarbete, förenklad åtkomst till information, stöd för distansarbete, ökad agilitet och ett högre engagemang från medarbetare genom bättre kommunikation och åtkomst till resurser.
Vilka verktyg används vanligtvis i en digital arbetsplats?
Verktyg som Microsoft Teams och SharePoint Online är populära eftersom de stödjer kommunikation i realtid, virtuella möten, aktivitetshantering och dokumentdelning, vilket skapar en integrerad digital upplevelse.
Hur bidrar ett intranät till en digital workplace?
Ett intranät fungerar som en centraliserad plattform för kommunikation, samarbete och dokumenthantering. Moderna intranät integrerar sociala funktioner, kunskapshantering och lärandeverktyg för att främja en sammanhållen företagskultur.
Vilka trender påverkar den digitala arbetsplatsen?
De viktigaste trenderna inkluderar lösningar för distansarbete, avancerade samarbetsverktyg och ett ökat fokus på medarbetarnas välbefinnande genom integrerade stödsystem som Microsoft Viva.
Varför rekommenderas Microsoft 365 för att integrera en digital workplace?
Microsoft 365, särskilt med SharePoint Online och Microsoft Viva, erbjuder robusta verktyg för samarbete, dokumenthantering och medarbetarengagemang och utgör en komplett lösning för behoven i en digital arbetsplats.
Hur förbättrar en digital arbetsplats medarbetarnas engagemang?
Genom att underlätta enkel åtkomst till resurser och kommunikationskanaler stärker en väl utformad digital workplace känslan av tillhörighet och gör det möjligt för medarbetare att aktivt bidra till företagets mål.
Vilka är de viktigaste funktionerna i ett modernt intranät?
Funktionerna inkluderar wiki, bloggar, organisationsscheman, sociala utrymmen för feedback, integrationer för lärande och verktyg för kunskapsdelning, vilket bidrar till en smidig användarupplevelse.
Fortsätt läsa
Företagsintranät: vad det är och 20 idéer för att förbättra det
Här är vad ett intranät för företag är och 20 idéer från våra experter för att förbättra det, optimera processer och kommunikationen mellan kollegor.
Microsoft Planner: guide till användning och integration
Planner är appen för projektledning. Här är funktioner, skillnader och integrationer med SharePoint, Teams, Trello och mycket mer.
Företagsappar: de 10 mest använda och intranätets roll
Vilka appar används mest i företaget? Varför? Låt oss titta på de 10 bästa för att förstå fördelarna med en digital arbetsplats.