Employee engagement: vad det är och 6 strategier att använda
Med "employee engagement" menas den tillhörighetskänsla du har gentemot din organisation. Det handlar alltså inte bara om din tillfredsställelse i att utföra din roll, utan om styrkan i relationen som binder en person till ett företag.
Det är därför employee engagement är viktigt, eftersom det ger fördelar i form av produktivitet och talangretention.
I den här artikeln kommer vi att titta närmare på de strategier som varje företag bör anta för att stärka relationen med sina medarbetare och se hur intraneten i SharePoint Online gör det möjligt att omsätta dem i praktiken.
Vad du kommer att hitta i den här artikeln
Employee Engagement: vad är det och varför är det viktigt?
Många företag pratar idag om employee engagement, men vad betyder egentligen denna term? I allmänhet syftar "employee engagement" på nivån av engagemang som människor har i sitt företags liv, strategier och initiativ.
Att förstå och stärka detta engagemang är nödvändigt för att skapa en mer stimulerande arbetsmiljö som kan värdesätta idéerna och kompetenserna hos de personer som är en del av organisationen.
Det är alltså en grundläggande faktor för en organisations framgång, som till stor del beror på kvaliteten på de strategier som företagsledarna genomför. Dessa strategier bör ha som mål att:
- stimulera medarbetarnas aktiva deltagande
- omvandla kollegornas feedback till konkreta åtgärder
- erkänna varje persons bidrag till företagets tillväxt
Bra strategier för medarbetarengagemang leder till betydande fördelar i termer av produktivitet, talangretention, innovation och kundrelationer. Flera studier har faktiskt visat att mer engagerad personal kan leverera service av högre kvalitet, vilket i sin tur leder till högre konverterings- och lojalitetsnivåer.
Men även när du har bra strategier tillgängliga krävs rätt verktyg för att kunna genomföra dem.
Under de senaste åren har employee engagement fått en tydlig skjuts tack vare användningen av teknologier som kan skapa en digital arbetsmiljö som är anpassad till människor. Ett exempel är den företagsintranätet baserat på SharePoint Online, som vi kommer att prata mer om senare.
SharePoint-intranätet - särskilt inom den färdiga lösningen från intranet.ai - är utformat för att hjälpa företag att digitalisera sina interna processer, sin kommunikation och sitt samarbete genom integration med alla Microsoft 365-applikationer.
På detta sätt kan det tillhandahålla de verktyg som behövs inte bara för att utföra de dagliga uppgifterna, utan också för att öka användarnas engagemang genom:
- Nyhetsinlägg med modern design
- Områden för att dela åsikter och känslor
- Undersökningar och quiz som du kan publicera på några sekunder
Du kan också skapa bloggar, nyhetsbrev, forum, diskussionskanaler och informationsanslag för att berika intranätet och ge användarna ännu mer utrymme att uttrycka sig och bygga en riktig företagscommunity tillsammans med sina kollegor.
Genom att erbjuda arbetstagare ett digitalt arbetsutrymme baserat på interaktion och kunskapsutbyte kan du uppnå ytterligare en fördel som inte bör underskattas.
Vi pratar om employee branding, det vill säga förmågan att attrahera och behålla nya talanger.
Employee Engagement: hur SharePoint-intranätet stöttar alla i organisationen
Vad är intranet.ai?
intranet.ai är ett färdigt intranät för företag som är utformat för att minska kostnaderna och tiden för implementering och skapa en samarbetsinriktad och modern digital arbetsmiljö:
- Från 3 950 €/år för ett komplett intranät
- 50+ applikationer, inklusive avancerad sökning, dokumenthanteringssystem, push-notiser via Teams, organisationsschema, personalprofil och FAQ-sidor
- Integrerat med SharePoint Online och Microsoft 365
Medarbetarengagemang: intranätets roll i SharePoint
Ett intranät är en webbportal som endast kan nås av personer som tillhör en organisation. Inuti hittar du vanligtvis alla de innehåll och resurser som behövs för att utföra ditt arbete, förstå företaget bättre, samarbeta med kollegor och planera nya initiativ.
Kort sagt är det plattformen som gör det möjligt att digitalisera interna processer och stödja människor i deras arbete, oavsett var de befinner sig.
I ett intranät kan du därför hitta:
- nyheter, meddelanden och aviseringar;
- dokumentarkiv där du kan samarbeta i realtid;
- organisationsschema med indexerade profilsidor;
- arbetsgrupper för att förenkla projektledning;
- appar som rekommenderas av företaget eller sparas som favoriter;
- etc.
Det är alltså tydligt att ett intranät gör det möjligt för vilket företag som helst att ge sina medarbetare snabb åtkomst till allt de behöver, inklusive områden som lönespecifikationer, semestrar, ledigheter, distansarbete och tjänsteresor.
Men det slutar inte där. Ett intranät kan utökas genom integrationen av system som tillsammans erbjuder användarna ytterligare funktioner för att utföra specifika uppgifter.
Detta är en egenskap som särskilt uppskattas i SharePoint Online-intranätet, tack vare dess inbyggda integration med alla applikationer som ingår i Microsofts ekosystem.
Integrationen med Microsoft 365- och Viva-appar gör det till exempel möjligt att utöka intranätet med funktioner som främjar employee engagement, som möjligheten att delta i samtal från Viva Engage-communities eller att dela formulär och enkäter skapade med Microsoft Forms.
Få åtkomst till Viva Engage-konversationer i SharePoint-intranätet
Om den är välstrukturerad kan företagsintranätet som bygger på SharePoint Online inte bara bli en referenspunkt för att organisera ditt arbete, utan också förvandlas till en verklig motor som håller kollegor engagerade, inspirerar dem och stärker deras band till företaget.
Som vi kort nämnde går intranätets potential bortom hantering av dokument eller kommunikation och syftar till att skapa ett digitalt utrymme där människor arbetar, interagerar, kopplar upp sig och känner sig motiverade att deltaga aktivt.
Det finns flera strategier som kan genomföras inom ett intranät för att främja en mer engagerande företagskultur. I nästa kapitel kommer vi att utforska i detalj hur sex av dessa strategier kan integreras i intranätet för att förvandla det till kärnan i organisationens verksamhet, med fokus på de människor som gör det möjligt.
Employee Engagement: 6 strategier för att hålla kollegor engagerade
Från socialt nätverkande till tävlingar, via appar utformade för att förenkla användarnas arbete, till temabloggar, utbildningsvägar och personliga profiler, varje strategi du kommer att se kan användas för att öka delaktigheten bland alla i företaget och samtidigt säkerställa en högre användningsgrad av intranätet.
1) Internt socialt nätverkande
Att förenkla informationsutbytet är det första steget mot att skapa mer engagerande intern kommunikation.
För att göra detta erbjuder SharePoint-intranätet flera funktioner, inklusive gilla-markeringar och kommentarer som kan aktiveras i nyhetsinlägg. Dessutom kan du starta mer strukturerade diskussioner genom att integrera Yammer (nu Viva Engage) i den digitala arbetsmiljön.
Dessa plattformar är en naturlig förlängning av intranätet och utökar dess möjligheter så att användare kan dela nyheter, uppdateringar, frågor och multimedia inom communities som är dedikerade till företagets globala kommunikation eller till specifika ämnen.
Särskilt integrationen med SharePoint gör att användare kan visa och delta i konversationerna i de communities som företaget gör tillgängliga på intranätets sidor.
Åtkomsten blir ännu enklare tack vare integrationen med Microsoft Teams, vilket gör att du kan interagera med publicerat innehåll utan att behöva avbryta ditt arbete i appen.
Undersökningar, Q&A-inlägg och kommunikationskampanjer är andra verktyg som SharePoint-intranätet och den integrerade Microsoft 365-miljön gör det möjligt att publicera och dela snabbt för att samla in feedback, ge synlighet åt företagsinitiativ och hålla användarna engagerade även genom målgruppsstyrt innehåll.
Slutligen har administratörerna tillgång till data om engagemanget som genereras i företagets communities, så att de kan identifiera de mest relevanta ämnena för kollegorna och optimera sina strategier för intern kommunikation därefter.
Företagscommunities skapade i Viva Engage
2) Tävling
Som vi har sagt är intranätet en av de bästa lösningarna för att digitalisera företagsprocesser, inklusive de som syftar till att underlätta skapandet av nya idéer.
Ett sätt att stimulera denna ständiga innovationsprocess är genom tävlingar, det vill säga gamification-upplevelser som hjälper både till att identifiera nya tillväxtmöjligheter och till att förbättra välbefinnande, hållbarhet och inkludering inom organisationen.
Hur går en tävling till?
Människor samlas i grupper och arbetar tillsammans för att föreslå lösningar som ligger i linje med de mål som företaget har satt upp för initiativet. Temat kan variera och fokusera på förbättringar i relationen mellan företaget och personalen eller mellan företaget och kunderna. För att ytterligare stödja processen använder vissa företag artificiell intelligens för att analysera och klassificera de föreslagna idéerna enligt definierade kriterier.
När idéerna är färdiga publiceras de, efter godkännande, direkt i intranätet, där kollegor kan rösta på dem. På så sätt kan företaget inte bara engagera sina medarbetare mer i sina strategier, utan också säkerställa ett större antal besök på portalen.
I slutet av tävlingen kan de mest röstade idéerna gå vidare till genomförandefasen, och de som föreslog dem kan få symboliska erkännanden, såsom märken att visa på sin profil, eller konkreta belöningar som företagspresenter eller särskilda förmåner.
Samlarmärken i Viva Engage
3) Killer app
Låt oss nu prata om ren strategi för att öka employee engagement i intranätet. Låt oss prata om killer appen.
Killer appen är den applikation som kan generera kontinuerliga besök till intranätet och bli användarnas favoritåtkomstpunkt tack vare sin användbarhet. Varje intranät bör ha minst en killer app för att möta konkreta behov hos medarbetarna och samtidigt uppmuntra utforskning av nyheter, initiativ och resurser som företaget främjar i det digitala arbetsområdet.
Ett klassiskt exempel på en killer app är åtkomst till lönebesked, vilket garanterar minst ett besök i månaden från alla kollegor.
Moderna intranät kan dock erbjuda ett brett utbud av upplevelser, inklusive hantering av semesterdagar, visning av dashboards eller åtkomst till utbildningsinnehåll integrerat med plattformar som Microsoft Viva Learning.
För att säkerställa maximalt engagemang är det avgörande att killer appen är tillgänglig överallt, när som helst. Därför bör du också lägga vikt vid att skapa en mobilvänlig upplevelse, så att användarna kan interagera med tjänster, dokument och intern kommunikation även när de är på språng.
Dessutom kan personliga aviseringar integreras för att hålla företagets publik ständigt uppdaterad.
Killer appen bör också kunna anpassa sig till varje användares roll och behov genom att erbjuda verktyg och innehåll som är relevanta för deras arbete. Till exempel kan en projektledare använda intranätet via killer appen för att se dashboards relaterade till projektstatus, kommande deadlines och uppgifter som tilldelats sitt team, med direkta länkar till delade dokument på SharePoint.
Samtidigt kan en HR-medarbetare besöka intranätet för att komma åt avsnittet för semesteransökningar, rapporter över genomförda utbildningar eller resurser för att organisera nya initiativ.
För att optimera allt är det nödvändigt att övervaka interaktionerna med hjälp av analysverktyg. Genom att analysera vilka funktioner som väcker mest intresse kan du kontinuerligt förbättra användarupplevelsen och anpassa intranätets utbud till de faktiska behoven.
Precis som i de bästa marknadsföringsteknikerna förvandlar killer appen ett enkelt besök till ett ögonblick av utforskning och engagemang.
Åtkomst till SharePoint-intranätet från intranet.ai för att boka företagsresurser
4) Temabloggar
Företagsbloggar är inte längre begränsade till webben utan har blivit alltmer inriktade på att skapa engagemang inom företaget. Till exempel kan intranätet innehålla bloggar som är tillägnade de olika avdelningarna där medlemmar kan dela sina erfarenheter samt uppdateringar om projekt och uppnådda mål.
Detta är ett initiativ som syftar till att lyfta fram berättelserna om de personer som utgör företaget och bidra till skapandet av en mer inkluderande community.
En annan särskilt uppskattad lösning är en blogg som drivs av vd:n och som består av multimedialt innehåll som videor och podcaster. Syftet är att göra kommunikationen uppifrån och ner mer transparent. Om kommentarer och reaktioner är aktiverade kan de dessutom främja dialogen mellan teamen och företagets ledning.
Det som utmärker dessa bloggar är deras förmåga att avvika från det traditionella nyhetsformatet och i stället välja en mer användarvänlig stil som fokuserar på storytelling. En egenskap som kan lyftas fram ytterligare genom att publicera nyhetsbrev där du kan fördjupa dig i de olika ämnen som tas upp i bloggen.
Avsnitt dedikerat till avdelningarna i SharePoint-intranätet från intranet.ai
5) Utbildning
Utbildning är en av pelarna för att upprätthålla en hög nivå av employee engagement, och ett modernt intranät baserat på SharePoint kan bli en central plats för att hantera den på ett effektivt sätt. Först och främst, genom integrationen med Microsoft Viva Learning, kan intranätet användas för att distribuera utbildningsinnehåll som är relevant för roll och avdelning.
Du kan enkelt få tillgång till kurser och resurser som företaget rekommenderar för att utveckla dina färdigheter. Varje innehåll kan användas direkt i intranätet eller inom de integrerade LMS-systemen. Bland dessa, förutom Viva Learning, finns plattformen Microlearning som utvecklats av vårt team för att skapa en flexibel, personlig och lättillgänglig utbildningsupplevelse under hektiska arbetsdagar.
Dessa verktyg erbjuder dessutom fördelen att kunna skicka automatiska aviseringar som påminner dig om att slutföra tilldelade kurser innan fastställda tidsfrister, vilket hjälper dig att hantera prioriteringar och den tid du ägnar åt din professionella utveckling.
Men utbildning behöver inte vara en isolerad upplevelse. Genom verktyg som Viva Engage och Microsoft Teams kan SharePoint Online-intranätet främja större samarbete under lärandet. Du kan till exempel skapa communities, grupper och forum för att diskutera kurser, utbyta idéer om ämnen och dela erfarenheter med kollegor.
För att göra upplevelsen ännu mer engagerande kan utbildning uppmuntras genom initiativ inom gamification. Digitala märken, certifikat och erkännanden kan tilldelas när du slutför specifika kurser eller utbildningsvägar, med möjlighet att visa dem i din personliga profil i intranätet.
Exempel på utbildningshub i SharePoint-intranätet
6) Personliga profiler
Personliga profiler är ett utmärkt verktyg för att koppla samman personer som är en del av samma organisation, vilket gör det enklare att hitta kontakter, dela information och självklart öka nivån av engagement, eftersom varje användare kommer att känna sig motiverad att visa vem de är och lära känna sina kollegor bättre.
Med en lösning som den från intranet.ai kan du skapa kompletta profiler där du kan lyfta fram färdigheter, erfarenheter och personliga intressen. Dessa profiler indexeras sedan i sökningen för att göra det enklare för kollegor att hitta dem, och används för att berika organisationsschemat och företagskatalogen.
Som nämnts tidigare innehåller profilerna, utöver information som roll, avdelning och kontaktuppgifter, även möjligheten att dela erfarenheter, tvärfunktionella kompetenser och intressen som kan förena kollegor. Resultatet är att dessa profiler inte bara ger en mer komplett bild av personerna i organisationen, utan också främjar skapandet av mer genuina kontakter.
Dessutom är profiler särskilt användbara för att underlätta tvärvetenskapligt samarbete. När en kollega letar efter vissa färdigheter för ett projekt kan hen använda katalogen för att snabbt hitta vem inom organisationen som har de nödvändiga kompetenserna.
Ur HR-teamets perspektiv är företagskatalogen också användbar för att identifiera interna talanger, upptäcka kompetensluckor och planera personliga utvecklingsvägar.
Personliga profiler i SharePoint-intraneten av intranet.ai
Vill du ha ett komplett intranät?
intranet.ai är den SharePoint Online-baserade lösningen för att förenkla intern kommunikation och digitalisera affärsprocesser med minimal investering av tid och pengar.
- 50+ funktioner för kommunikation och medarbetarupplevelse
- Varumärkesdesign, anpassningsbar in i minsta detalj
- Fullständig integration med Microsoft 365 och Viva
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP för SharePoint och Microsoft 365 sedan 2010.
Giuseppe är grundare av intranet.ai och en av de främsta experterna i Italien på allt som rör Microsoft 365. I flera år har han hjälpt företag att bygga upp sin digitala arbetsyta i Microsofts moln och ta hand om människors upplevelse.
Han anordnar månatliga online-evenemang för att uppdatera kunderna om vad som är nytt i Microsoft 365 och hjälpa dem att få ut mesta möjliga av sin digitala arbetsplats.
FAQ om employee engagement
Vad är employee engagement?
Employee engagement representerar graden av engagemang och motivation som medarbetare känner gentemot företaget de arbetar för. En hög nivå av engagemang leder till mer produktiva, motiverade medarbetare som är villiga att bidra till företagets framgång.
Varför är employee engagement viktigt för företag?
En hög nivå av engagemang förbättrar arbetsmiljön, ökar produktiviteten och främjar innovation. Engagerade medarbetare tenderar att utveckla fler kompetenser och bidrar positivt till kundnöjdheten.
Vilka digitala lösningar kan öka medarbetarengagemanget?
Att anta teknologier som företagsintranät skapar en innovativ digital arbetsplats som främjar samarbete och individuellt inflytande. Dessa plattformar erbjuder resurser som stödjer dig i det dagliga arbetet, erkänner prestationer och underlättar intern kommunikation.
Hur kan ett intranät förbättra medarbetarengagemanget?
Ett väl utformat intranät sätter användaren i centrum, möjliggör informationsdelning, samarbete mellan team och tillgång till användbara resurser. Det bidrar till en positiv arbetsmiljö, stimulerar professionell utveckling och ökar medarbetarnas engagemang.
Vilka är resultaten av en hög nivå av employee engagement?
En hög nivå av employee engagement leder till mer motiverade och produktiva medarbetare, förbättrar företagsklimatet och stärker innovationsförmågan. Dessutom påverkar det kundnöjdheten och företagets övergripande framgång på ett positivt sätt.
Fortsätt läsa
Employee experience: exempel och strategier för att förbättra den
Medarbetarupplevelse definierar kvaliteten på relationen mellan dig och företaget: låt oss se hur du kan förbättra den digitalt, med praktiska exempel.
Digital Workplace: vad är det och varför behövs det i företaget?
Vi utforskar vad en modern digital arbetsplats är, vilka fördelar den erbjuder och hur du bygger den genom att använda rätt strategi och Microsofts teknik.
Microsoft Viva: hur du förbättrar medarbetarupplevelsen
Vi ser på vad Microsoft Viva är och hur dess applikationer förbättrar kommunikation, utbildning och informationshantering i företaget.