Employee onboarding: checklista och exempel för implementering

Onboarding företagsdefinition

Onboarding är processen som följer anställningen av ny personal och är starkt kopplad till fasen av attraction av kandidater. Därför hanteras det ofta av personalavdelningen, som ansvarar för att definiera och övervaka införandet av en ny kollega i företaget för att uppnå två huvudsakliga mål:

1. Presentera organisationen och förmedla dess värderingar.
2. Stödja integrationen av nyanställda i företagscommunities.

Som man kan förstå, är detta en känslig period eftersom de aktiviteter som ingår i onboarding-processen kommer att påverka de förväntningar och den inledande känslan som den nya medarbetaren har gentemot företaget.

HR-teamet måste därför kunna förlita sig på rätt verktyg för att lyckas förmedla de beteenden, kunskaper och färdigheter som den nya personalen behöver för att bli en integrerad del av organisationen. I denna artikel kommer vi att se hur ett av de modernaste och mest effektiva verktygen för att garantera onboardingens framgång är företagsintranätet.

Till skillnad från utbildnings- och orienteringsprocesser är det viktigt att betona att onboarding kan pågå i upp till 12 månader, en period under vilken relationen mellan nyanställda, kollegor och ledning bör konsolideras.

Varför är onboarding så viktigt på företaget?

Onboarding är starkt kopplat till grundläggande begrepp för hållbar tillväxt i alla organisationer, som lojalitet, engagemang, retention och prestanda.

En strukturerad välkomstprocess, enligt forskning från Wynhurst Group, gör till exempel att chansen ökar med 58% att den nya medarbetaren stannar på företaget i minst 3 år.

Andra intressanta insikter från Academy of Management Journal avslöjar att de första 90 arbetsdagarna är avgörande för att etablera ett ömsesidigt förtroende med företaget, cheferna och seniora kollegor. Om nyanställda inte får rätt stöd under hela onboarding-processen ökar risken för att motivationen och engagemanget för deras nya arbetsuppgifter snabbt minskar.

Omvänt, när ledare och seniora kollegor kan ge ett tillräckligt stöd för att integrera de nya medarbetarna, utvecklas en positiv attityd till arbetet, vilket i sin tur stimulerar prestanda på kort och medellång sikt.

Hur man gör en bra onboarding: exempel

Hur bygger man ett effektivt onboardingprojekt? Det första steget är att definiera aktiviteterna och metoderna för att integrera den nya kollegan i företaget.

I denna fas är det bra att ställa några strategiska frågor:

• När börjar onboardingprocessen?
• Hur länge kommer varje fas av processen att vara?
• Vilket intryck vill företaget ge?
• Vilka är de viktigaste aspekterna av företagets kultur?
  
• Vilken roll kommer Human Resources att spela?
  
• Vilken roll kommer seniora kollegor att spela?
  
• Vilka mätvärden bör beaktas för att utvärdera processens effektivitet?

När du har svarat på var och en av dessa frågor, kan du börja tänka på de åtgärder och metoder som ska vidtas för att hantera företagsomboardingen.

Låt oss ge ett exempel på några åtgärder som kan vidtas:

• möten för att välkomna de nya kollegorna
• överföring av praktisk och organisatorisk information
• presentation av företaget och organisationsschemat
• presentation av arbetsagendor
• utbildning om procedurer och policyer

För att bekräfta att de planerade åtgärderna har en positiv inverkan på de nya medarbetarna är insamling av feedback avgörande. Denna feedback kan handla om olika aspekter av onboardingprocessen, från hur anställningsfasen upplevdes till intrycken under de första arbetsdagarna. Företaget kan också fråga nyanställda om de verktyg som tillhandahållits för att utföra sina arbetsuppgifter är tillräckliga, eller om de skulle föredra mer stöd för att bättre anpassa sig till förväntningarna på sin prestation.

Digital företagsomboarding och SharePoint Intranet som HR onboarding software

Hela onboardingprocessen kan bli mycket mer effektiv om procedurerna digitaliseras med hjälp av verktyg som företagsintranätet. Intranätet är företagets digitala spegelbild: att ge nyanställda tillgång betyder att ge dem möjlighet att utforska intresseområden och komma i kontakt med de som är en del av företagets nätverk.

Under vår tioåriga erfarenhet av att bygga intranätportaler baserade på SharePoint Online, har vi noterat att de största framgångarna under onboardingprocessen har uppnåtts tack vare användningen av intranätet.

Tack vare intranätet och, särskilt, SharePoint Intranätet, kan företag skapa ett dedikerat onboardingutrymme där de kan ge snabb och centraliserad tillgång till:

• regler och arbetsbeteenden
• riktlinjer, dokument och procedurer
• information om företagets historia och kultur
• organisationsschema med kontaktuppgifter till kollegor
• områden för kommunikation, aktiviteter och nyheter från avdelningen
• verktyg och applikationer för att utföra sina arbetsuppgifter

På så sätt har nya resurser möjlighet att navigera och snabbt hitta all information de behöver för att utföra sina uppgifter på bästa sätt från första dagen.

Den centraliserade informationen är också en stor fördel för företaget, eftersom det sparar mycket tid som Human Resources (eller andra aktörer i denna process) vanligtvis spenderar på att alltid förklara samma saker.

Det är dock viktigt att i onboardingprocessen inte bara de nyanställda får stöd, utan också de redan anställda. Faktum är att de senare måste uppdateras om de nya medarbetarna i företaget, så att man kan förbereda grunden för att bygga ett starkt samarbete.

Ledningens roll i onboardingprocessen

En grundläggande roll spelas av ledningen och företagsledare under alla faser av onboarding av en ny kollega. Varje medlem av ledningen har en viktig funktion i att förmedla inte bara målen för organisationens tillväxt, utan också de värderingar och den mission som utgör dess identitet.

Inom ledningen spelar avdelningschefen en ännu viktigare roll. Det är faktiskt personen som har uttryckt behovet av att ha en extra resurs i sitt team och som vet exakt vilka arbetsuppgifter den nya resursen kommer att utföra dagligen.

Målet för avdelningsledaren är därför att aktivt delta i onboardingprocessen, eftersom han eller hon kommer vara referenspersonen för den nya resursen.

3 sätt att presentera en ny kollega

Under åren har vi identifierat tre huvudsakliga sätt att framgångsrikt genomföra företagets onboarding-process och som gör det möjligt att introducera de nyanställda för de personer som redan arbetar inom organisationen.

Målet med var och en av dessa tre sätt är att ge den person som börjar på företaget möjlighet att känna sig välkommen och få stöd under sina första arbetsdagar. Å andra sidan hjälper en korrekt presentation av de nya resurserna den redan befintliga personalen att bli bekanta med erfarenheterna, rollerna och aktiviteterna hos var och en av de nya kollegorna.

1. Publicera en nyhet på företagsintranätet

Det första sättet är det mest klassiska och innebär publicering av en presentationsnyhet på företagsintranätet. Med SharePoint Online-intranätet som referens kan du inkludera följande i ett nyhetsinlägg:

• foto på den nya kollegan
• information om tidigare erfarenheter
• beskrivning av den roll som kollegan ska ha
• huvudsakliga sätt att komma i kontakt
• länkar till externa resurser, som LinkedIn-profilen

Ett mer kreativt och direkt alternativ kan vara att i inlägget inkludera en intervju med den nya kollegan, antingen i textformat eller, ännu bättre, via videoinnehåll. Chefer, HR och kollegor från avdelningen kan leda intervjun genom att ställa frågor som hjälper till att lära känna den nya resursen bättre, som hennes intressen, kunskaper och förväntningar inför starten på detta nya kapitel i hennes yrkesliv.

SharePoint gör det också möjligt att aktivera kommentarsektionen, så att hela företagspubliken kan välkomna den nya kollegan och ställa frågor som kollegan kan svara på personligen.

Exempel på nyheter i intranätet SharePoint från intranet.ai

2. Fortsätt samtalet i det interna företagsnätverket

Den andra metoden innebär att använda det interna företagsnätverket för att fortsätta samtalet som inleddes på intranätet.

Detta är möjligt tack vare verktyg som Microsoft Yammer (nu Viva Engage), som erbjuder möjlighet att skapa communities för onboarding och andra aspekter av företagslivet (projekt, branschrelaterade ämnen, initiativ, etc.).

Varje användare kan skapa och delta i en företagscommunity, där kollegor kan bjudas in att dela innehåll, idéer och feedback. Det behöver knappast sägas att, tack vare den inbyggda integrationen mellan Microsoft 365-applikationerna, kan samtal i det interna företagsnätverket visas i SharePoint-intranätet i realtid.

Vårt tips är att publicera ett introduktionsinlägg om de nya resurserna även i de företagscommunities på Yammer (nu Viva Engage), för att komplettera uppdateringen som delas på intranätet och leda samtalet mellan företagspublik och nya kollegor till en dedikerad kanal.

3. Organisera ett välkomstevenemang

Den tredje metoden innebär att organisera ett live-streaming-evenemang för att ge de nyanställda möjlighet att presentera sig för företaget och svara på alla frågor från kollegorna.

intranet.ai använde denna metod genom att använda Microsoft 365 live-evenemang och tillämpade en regi som gjorde evenemanget mycket mer interaktivt.

Vi skapade en intranätsida i SharePoint för vår kund, designad för att vara värd för evenemanget. Sidan gav företagspubliken möjlighet att följa presentationen live, med en kort beskrivning av de nya kollegorna och deras foto bredvid spelaren för att underlätta deras igenkänning och memorering.

Självklart fanns en Q&A-sektion, som vi berikade genom att integrera den dedikerade chatten i företagscommunities på Yammer.

Onboardingmetoder i företaget: några förtydliganden

Vi påminner om att för att göra alla tre de beskrivna metoderna funktionella är det nödvändigt att publicera presentationinnehåll i god tid. Det är inte lämpligt att presentera en person som har varit på företaget i mer än en månad.

8 tips för en effektiv företagsintroduktion

Till stöd för de 3 metoderna som beskrevs tidigare, här är några tips för att hantera introduktionsprocessen på bästa sätt:

1. Skicka ett välkomst-e-postmeddelande med åtkomst till intranätområdet där du hittar:
   • dagens schema
   • information om platsen för kontoret, parkering och nyckelpersoner
   • företagspolicys (t.ex. semester, ledighet, supportförfrågningar, etc.)
   • utbildningsplan för de kommande veckorna
     
     
2. Organisera en rundtur i kontoret (även virtuell) för att visa de nyanställda var de ska utföra sina aktiviteter och möten.
   
   
3. Förbered i god tid företagsbrickor och enheter. Oavsett om det är ett ID-kort, en nyckelring eller en digital procedur, måste allt vara klart för den första dagen på jobbet.
   
   
4. Organisera ett möte med en IT-ansvarig som hjälper den nya medarbetaren att använda de digitala enheter som företaget tillhandahåller. Här är det viktigt att särskilt uppmärksamma säker leverans av de inloggningsuppgifter som behövs för att få åtkomst till olika system.
   
   
5. Planera för att slutföra utestående administration. I 99 % av fallen finns det fortfarande papper som måste undertecknas och administrativt arbete att göra på den första arbetsdagen. Det rekommenderas att avsätta en tidslucka för att gå igenom de viktigaste dokumenten med de nyanställda och visa dem kontaktpersoner för eventuella frågor.
   
   
6. Tilldela en mentor som stöd för de nya kollegorna i deras inträde på företaget. Mentorn behöver inte följa de nya medarbetarnas aktiviteter i detalj, men det är viktigt att det finns minst en kontaktperson i de avdelningar där de nya medarbetarna är placerade, för att hjälpa dem att orientera sig inom organisationen.
   
   
7. Dela utbildningsplanen. De nyanställda kan behöva specifik utbildning för att utföra sina uppgifter. Företaget och särskilt avdelningschefen bör bedöma behovet av utbildning för den nya medarbetaren redan under rekryteringsfasen. På så sätt kan de noggrant definiera de områden och tidpunkter för utbildning som ska genomföras under de första månaderna på jobbet, för att hjälpa den nya medarbetaren att utveckla de färdigheter som krävs för att utföra sitt arbete på bästa sätt.
   
   
8. Skapa informella stunder med teamet är nästan ett måste: ett kaffepaus, en gemensam lunch eller en enkel välkomstskål på kontoret kan göra skillnaden mellan en rent formell introduktion och en välkomnande atmosfär i företagscommunityn. Även om det kan verka påtvingat, är det det bästa sättet att lägga grunden för en starkare och mer transparent relation.

Onboarding av anställda: en kort checklista

För att sammanfatta har vi skapat en checklista som sammanfattar de viktigaste aktiviteterna och strategierna att följa för att säkerställa ett bra välkomnande för nya kollegor.

Innan den första dagen

Redan innan de nya kollegorna faktiskt börjar på företaget, finns det några viktiga punkter att tänka på direkt efter att kandidaturvalet har avslutats.

Det vi gör här på intranet.ai är att tillhandahålla en modul där den som hanterat rekryteringen kan ange all information om de valda kandidaterna.

Det handlar inte bara om personlig information, utan också och framförallt om information om rollen och arbetsuppgifter som förväntas hanteras av den nya medarbetaren. Här definieras bland annat vem som är deras chef, vilken avdelning de ska arbeta för och vilka resurser de behöver för att kunna göra sitt jobb på bästa sätt, från datorer till åtkomst till specifik mjukvara eller anläggningar.

När denna modul är ifylld, även via företagsintranätet, kan den första serien av aktiviteter på vår checklista startas. Här är några exempel:

• skicka ett sammanfattande e-postmeddelande till de involverade, som till exempel avdelningschefen;
• skicka ett e-postmeddelande till de nyanställda med inloggningslänk till intranätets onboardingområde.

I detta område kan de nya medarbetarna få möjlighet att:

• ladda upp de dokument som krävs för att skriva under kontraktet
• komma åt och bekräfta läsning av företagets policyer

Här kan man även lägga till information om företaget. Till exempel, en video som förklarar företagets historia, mission och de senaste framstegen.

Naturligtvis, innan den första dagen, kommer de nya kollegorna inte att ha tillgång till alla sidor på intranätet. Genom att ge åtkomst till onboardingområdet, ger företaget dem dock möjlighet att bekanta sig med ett verktyg som kommer att vara en del av deras vardag på jobbet.

Första arbetsdagen

Nu är vi framme vid den första arbetsdagen på företaget. I detta andra steg kan HR använda den typ av mottagning som anses mest lämplig: det viktiga är att onboardingupplevelsen är väl genomtänkt.

Det får inte saknas en presentation av ledningen och den direkta chefen, som även kan fungera som handledare för den nya medarbetaren.

Ur ett digitalt perspektiv är det första som kan göras att dela ett välkomstmeddelande på intranätet, där man:

• pekar på listan över aktiviteter som ska utföras under de första arbetsdagarna
• delar länkar till de mest användbara resurserna och verktygen

Här kan du även lägga till länkar till:

• referenskontakter
• företagsorganigram
• de senaste nyheterna och relevanta uppdateringarna
• möten för att träffa kollegor och presentera sig
• möten med handledare och avdelningskollegor för att stämma av mål

Första arbetsveckan

Onboarding-processen slutar inte första dagen: den har just börjat. Det är därför viktigt att definiera de aktiviteter som de nyanställda ska utföra under sina första veckor på företaget.

En annan viktig aspekt: under första veckan är det viktigt att börja samla feedback från de nya kollegorna.

Även här hjälper företagsintranettet genom möjligheten att publicera och distribuera anpassade formulär för varje grupp av aktörer som är involverade i onboarding-processen. Feedbackinsamlingen gäller alltså inte bara de nya kollegorna: formulären kan till exempel användas för att mäta teamets känsla för den nyanställde.

Första arbetsmånaderna

Vi närmar oss slutet av onboarding-processen. Om processen har hanterats korrekt kommer de nya resurserna nu kunna:

• utföra sina arbetsuppgifter självständigt
• samarbeta proaktivt med kollegor
• använda verktyg som företagsintranettet

Hur kan vi engagera de nyanställda ännu mer vid den här tidpunkten?

En idé är att tilldela nya mål (men hålla dem realistiska) som gör att de nya kollegorna känner sig erkända som värdefulla resurser för organisationens tillväxt. Dessa mål bör inte påtvingas, utan ge utrymme för idéer, kanske de nyare och mer innovativa idéerna från de nyanställda.

Vad är företags onboarding?

Företags onboarding är processen för att integrera nya medarbetare, med målet att ge verktyg och färdigheter för rollen och underlätta deras inträde i företaget.

Varför är företags onboarding viktig?

En bra företags onboarding ökar produktiviteten och retentionen av medarbetare, minskar personalomsättningen och förbättrar engagemanget.

Vilka är fördelarna med intranätet för företags onboarding?

Intranätet centraliserar företagsresurser, vilket gör det lättare att komma åt information och verktyg som krävs för en snabb och effektiv onboarding.

Vilka är de bästa exemplen på företags onboarding?

Bland de bästa exemplen finns välkomnandet från kollegor, företagsrundtur och digitala plattformar för utbildning och socialisering.

Hur lång tid bör företags onboarding ta?

Processen kan pågå upp till 12 månader, beroende på rollen och företagets komplexitet.