Företagsappar och distansarbete

Allt fler organisationer strävar efter att optimera sina interna processer genom digital transformation och genom att använda företagsappar och programvara som är utformade för att förbättra kommunikationen, samarbetet, upplevelsen och produktiviteten på arbetsplatsen.

Distansarbete är ett begrepp som inte begränsas till det enkla distansarbetet. Det handlar i själva verket om en radikal förändring som bygger på att du använder rätt teknik för att stödja det dagliga arbetet, när som helst och var du än befinner dig.

Av denna anledning ökar antalet företagsappar som utvecklats för att stödja det nya paradigmatiska sättet att arbeta agilt snabbt. Appar som främst fokuserar på två huvudområden: samarbete i realtid och groupware, det vill säga att underlätta gemensamma aktiviteter. I den här artikeln kommer du att se de 10 mest använda business apps (företagsappar) och vi fördjupar oss i hur du kan integrera dem för att skapa ditt eget digital workplace.

Hemligheten? Att ha en intelligent företagsintranät.

 

1. Slack

Slack är en av de mest spridda företagsapparna och erbjuder en plattform för direktmeddelanden som är specifikt utformad för att underlätta kommunikationen inom arbetsmiljöer eller communities. Det intuitiva och lättanvända gränssnittet gör att du kan hantera konversationer smidigt, anpassa dig till olika arbetsstilar och främja samarbetet mellan team.

Dessutom utmärker sig plattformen genom sin inbyggda integration med olika produktivitetsverktyg, som Skype för röst- och videosamtal, Google Drive för fildelning och Twitter för att följa interaktioner på sociala medier.

Slack begränsar sig inte till textmeddelanden: den stöder även videosamtal, tillgängliga både på Mac- och Windows-enheter samt via webbläsaren Chrome.

Kostnader?

• 6,67 dollar per användare/månad för Standard-versionen.
• 12,50 dollar per användare/månad för Plus-versionen.

Det är viktigt att betona att det även finns en gratisversion, som dock inte inkluderar viktiga funktioner som obegränsad lagring för samtal och meddelanden.

 

2. Facebook Workplace (avslutning)

Meta Workplace, eller Facebook Workplace, är en plattform som är utformad för att förbättra den interna kommunikationen, genom att använda funktioner som liknar de i det sociala nätverket som den har fått sitt namn från.

Det var Metas första steg in på marknaden för företagsappar, med målet att konkurrera med lösningar från Microsoft och Slack. Bland de mest uppskattade funktionerna finns chatten, videosamtalen, grupperna och till och med möjligheten att skapa ett enkelt företagsintranät.

Trots att plattformen lyckades engagera cirka 7 miljoner användare, nådde Workplace aldrig den synlighet som krävdes för att verkligen konkurrera med sina främsta rivaler. Denna svårighet ledde till att Meta riktade sin uppmärksamhet mot mer lovande projekt (som metaversum och artificiell intelligens), och övergav därmed investeringen i Workplace.

Plattformen kommer att fortsätta vara tillgänglig fram till den 31 augusti 2025. Efter det datumet blir det inte längre möjligt att skicka nya meddelanden, utan endast att komma åt och ladda ner tidigare meddelanden. Från den 1 juni 2026 kommer all data att raderas, vilket markerar den definitiva slutet för tjänsten.

Som en följd av detta har de företag som för närvarande använder Meta Workplace ett år på sig att hitta en alternativ lösning för att hantera den interna kommunikationen.

Intressant nog har många av dessa företag redan valt att migrera till Microsoft 365 och särskilt till Microsoft Viva. Den sistnämnda har på kort tid erövrat en stor del av den marknad som Meta Workplace försökte nå i flera år, genom att erbjuda inte bara specifika verktyg för kommunikation utan också avancerade lösningar för att förbättra medarbetarupplevelsen.

 

3. Cisco Spark

Cisco Spark erbjuder en komplett meddelandetjänst som gör att du kan kommunicera via olika kanaler: video, röst och text. En av de viktigaste funktionerna i Spark är möjligheten att dela innehåll under konversationer, organiserade i virtuella rum dedikerade till specifika projekt eller team.

I gratisversionen erbjuder Spark funktioner som samtal i appen. Du har upp till 5 GB utrymme för att dela filer, med det extra alternativet att integrera upp till tio tredjepartsappar för att förbättra informations- och dokumentutbytet med kollegor.

Premiumversionen, å andra sidan, är tillgänglig från 12 dollar per användare/månad och erbjuder ytterligare funktioner samt större flexibilitet för samarbetet mellan företags team.

 

4. Confluence

Bland de mest populära business apps för intern samarbete utmärker sig Confluence från Atlassian som en kraftfull plattform för dokumenthantering och kunskapsdelning. Confluence gör det möjligt för team att skapa, organisera och samarbeta på dokumentationssidor i realtid och integrerar även andra verktyg från Atlassian, som Jira för att förbättra projektledning.

Den erbjuder ett brett utbud av funktioner, inklusive möjligheten att kommentera direkt på sidorna, spåra ändringar genom versionshantering och hantera innehållsstrukturen med arbetsytor dedikerade till team eller projekt. Tack vare fördefinierade mallar kan team snabbt skapa nya sidor och utkast till dokument.

Dessutom stöder Confluence möjligheten att skicka anpassade aviseringar och skapa dynamiska tabeller för att förbättra organiseringen och distributionen av information inom organisationen.

Tillgänglig i en gratisversion och betalversion är Confluence ett mångsidigt verktyg för att centralisera företagsresurser på ett samarbetsinriktat sätt. Många företag överväger dock att migrera till SharePoint för att dra nytta av integrationen med Microsoft 365-ekosystemet.

SharePoint erbjuder en plattform inte bara för dokumenthantering utan också för att skapa företagsintranätet, realtidssamarbete genom verktyg som Microsoft Teams och en detaljerad hantering av åtkomst till innehåll för att säkerställa högsta säkerhet.

Dessutom, tack vare integrationen med Power Automate och Power Apps, gör SharePoint det möjligt att automatisera arbetsflöden och skapa skräddarsydda lösningar för att uppfylla mer komplexa behov än Confluence.

 

5. Asana

För uppgiftshantering är en av de mest använda företagsapparna Asana. Denna plattform gör det möjligt att skapa dynamiska och samarbetsinriktade listor, genom vilka du kan organisera och följa teamets uppgifter.

Utöver att hantera uppgifter och påminnelser låter Asana dig integrera mål, idéworkshops och direkta kommentarer för att underlätta samarbetet. De visuella planeringsverktygen, som tidslinjer och Gantt-scheman, ger dig en helhetsbild av hur de enskilda projekten fortskrider.

Delning mellan teammedlemmar är enkelt och kan även utvidgas till externa samarbetspartner. Tack vare integrationer med andra appar, bland annat Slack och Microsoft Teams, kan Asana enkelt anpassa sig till en organisations specifika behov för att hantera kommunikation och samarbete mellan team och avdelningar.

Den kostnadsfria versionen erbjuder grundläggande funktioner som är tillräckliga för att stödja arbetet i små team, medan betalda planer börjar på 10,99 € per månad och erbjuder avancerade verktyg som anpassade rapporter, automatiserade arbetsflöden och extra säkerhet för större företag.

 

6. Astrid

Astrid är en digital assistent baserad på artificiell intelligens, utformad för att förbättra användarnas kommunikationsförmåga.

Plattformen erbjuder en tjänst för personlig coaching med särskilt fokus på att utveckla de kommunikativa färdigheterna hos företagsgrupper som arbetar nära kunderna. Genom funktioner som röstigenkänning kan Astrid ge feedback i realtid på uttal, ton och tydlighet i talet, vilket hjälper till exempel medlemmar i Sales-teamet att förmedla större säkerhet och förtroende.

Förutom att vara ett lärandeverktyg för att förbättra engelskan används Astrid av företag för att också genomföra en bedömning av kandidater till lediga tjänster och för att erbjuda personliga coachingsessioner till personer inom organisationen.

 

7. Dropbox for Teams

Dropbox for Teams är utformat för att ge dig möjlighet att komma åt och dela filer från vilken enhet som helst och därmed underlätta samarbetet. Applikationen säkerställer att alla alltid kan arbeta med de senaste och synkroniserade versionerna av dokumenten, vilket minimerar risken att arbeta med föråldrade data.

Affärsversionen, jämfört med den kostnadsfria, erbjuder ett större lagringsutrymme tillsammans med bättre säkerhetssystem som end-to-end-kryptering och avancerad hantering av åtkomstnycklar till företagsinformation. Det är viktigt att understryka att Dropbox for Teams integreras med externa lösningar för samarbete och dokumenthantering, bland vilka Microsoft 365 självklart utmärker sig.

 

De bästa företagsapparna är Microsoft 365

75% av organisationerna internationellt förbättrar produktivitet och medarbetarupplevelse tack vare att de inför ett digitalt arbetsområde baserat på Microsoft 365-företagsappar och i synnerhet på företagsintranätet i SharePoint Online.

SharePoint är i praktiken startpunkten och gör det möjligt att utveckla intranätet som samlar allt du i företaget behöver: arbetsappar, kommunikation, dokument, tjänster, formulär, utbildningsinnehåll, nyheter och uppdateringar.

Innehållet och funktionerna i intranätet kan utökas genom integration med de viktigaste Microsoft-plattformarna, från Teams för att förenkla samarbetet, till Planner för projektledning och Yammer (nu Viva Engage) för att skapa företagscommunities dedikerade till initiativ, avdelningar, projekt och branschämnen.

Nedan ser du tre av de mest använda Microsoft 365-apparna som du kan integrera i SharePoint-intranätet för att berika företagets digitala arbetsområde.

 

8. Microsoft Teams

Teams är företagsappen drottningen av kommunikation. Genom dedikerade kanaler, chattar och samarbetsytor hjälper Teams kollegor att samarbeta i projekt, dela idéer, samordna teamets arbete och hålla företags­publiken uppdaterad med personliga aviseringar och direktsända evenemang som kan ta emot upp till 10 000 deltagare.

Banbrytande funktioner som Breakout Rooms och Together simulerar rum där du kan hålla möten, brainstorming­sessioner och utbildningstillfällen som om ni vore på kontoret.

SharePoint Online-intranätet integreras naturligt med Microsoft Teams-appen för att erbjuda ett centraliserat nav där alla i företaget kan komma åt dokument, resurser och delad information utan att lämna Teams-ekosystemet. Denna synergi gör det möjligt att kombinera SharePoints dokumenthanteringsfunktioner med Microsoft Teams funktioner för realtidssamarbete, vilket förenklar arbetet och samordningen i alla företagets avdelningar.

Dessutom kan du med intranet.ai-lösningen dra nytta av integrationen mellan Teams och SharePoint-intranätet för att främja de senaste nyheterna, uppdateringarna och företags­initiativen genom ett automatiskt system för skickande av personliga pushnotiser.

Användare kan på så sätt få en avisering i Teams varje gång nytt innehåll publiceras i intranätet, med en länk för att komma direkt till inlägget.

 

Pushnotiser via Teams för SharePoint-intranätet från intranet.ai

9. Yammer (nu Viva Engage)

Yammer, idag en del av Microsoft Viva-sviten under namnet Viva Engage, är plattformen för social networking framför allt inom Microsoft 365-ekosystemet. Företag använder Yammer för att underlätta intern kommunikation, främja idéutbyte och stödja samarbete mellan team och avdelningar, oavsett deras plats.

Yammer gör det möjligt att skapa företagscommunities där du kan hantera global eller riktad kommunikation baserat på roller, kontor, avdelningar, gemensamma intressen och branschämnen. De olika kommunikationsflödena berikas av funktioner som anpassningsbara aviseringar, reaktioner, enkäter, Q&A och live-evenemang.

Varje användare har därmed möjlighet att göra sin röst hörd och delta aktivt i diskussioner med kollegor, kanske genom att kommentera de senaste nyheterna som publicerats i intranätet.

SharePoint Online-intranätet integreras med Yammer för att visa samtal från communities på valfri sida där du lägger in den dedikerade webbdelen. Men inte bara det: genom webbdelen Communities kan inlägg som publiceras i Yammer (som, kom ihåg, har utvecklats till Viva Engage) visas i specifika sektioner av intranätet, vilket gör att användare kan interagera direkt utan att lämna SharePoint-miljön.

 

10. Microsoft Planner

Microsoft Planner är verktyget för projektledning i Microsoft 365, utformat för att hjälpa team att organisera, tilldela och följa upp sina aktiviteter. Med ett intuitivt gränssnitt som du kan nå via Microsoft Teams gör Planner det möjligt att dela upp projekt i specifika aktiviteter, tilldela dem till teammedlemmar och hålla koll på deras status med hjälp av indikatorer och detaljerade diagram.

Bland de viktigaste funktionerna i Planner kan vi framhäva:

• Tavlor: varje projekt representeras som en tavla med aktiviteter organiserade i anpassningsbara buckets, vilket gör det möjligt att dela upp arbetet efter fas, kategori eller prioritet.
  
  
• Tilldelning: varje aktivitet kan tilldelas en eller flera teammedlemmar, med möjlighet att lägga till anteckningar, bilagor och kommentarer.
  
  
• Förfallodatum: du kan ställa in deadlines och påminnelser för att alltid ha en tydlig översikt över tidsramar och de aktiviteter som måste slutföras med högre prioritet.
  
  
• Rapportering: Gantt-diagram och statusdiagram ger en överblick över aktiviteter som är slutförda, pågående eller försenade och hjälper team att följa projektens framsteg i realtid.
  
  

Ett sista viktigt inslag: precis som alla företagsappar i Microsoft 365 integreras Planner smidigt med SharePoint-intranätet. Med den specifika webbdelen kan tavlorna för de enskilda projekten visas direkt i SharePoint för att hålla koll på status för aktiviteter inom till exempel området för kommunikation, dokument och, tack vare denna integration, projekten i din avdelning.

 

Bonus: Microsoft To Do

Microsoft To Do är företagsappen som hjälper dig att hantera uppgifter på ett enkelt, snabbt och intuitivt sätt. Till skillnad från Microsoft Planner, som vi har sett är avsedd för hantering av teamprojekt och tilldelning av samarbetsuppgifter, fokuserar Microsoft To Do på att hantera personliga uppgifter. Det utgör en idealisk lösning för att organisera dina arbetsdagar och förbättra dina färdigheter i time, task och priority management.

Det som skiljer To Do åt är dess förmåga att ge en centraliserad vy över alla uppgifter, vilket gör att du kan samla uppgifter från olika källor som Outlook, Planner och OneNote. Inom ett enda gränssnitt kan du skapa aktivitetslistor, dela upp mer komplexa uppgifter i deluppgifter och lägga till anteckningar för varje element. Funktionen My Day hjälper dig dessutom att organisera dagens uppgifter genom att planera dem efter prioritet.

Företagsappar för interna processer

Vi har sett hur det räcker med 10 företagsappar för att digitalisera processerna i en organisation, från hantering av aktiviteter och dokument till kommunikationen mellan team och kollegor.

Den påverkan som teknologier, mer eller mindre nya, har på produktiviteten och de anställdas välbefinnande är sådan att antalet appar som finns tillgängliga inom digital transformation fortsätter att öka, som svar på den ännu större efterfrågan från företagen.

Trots att det finns plattformar med imponerande funktioner, varav några visas i den här artikeln, kan vi inte låta bli att betona den enorma potential som gör applikationerna i ekosystemet Microsoft 365 unika jämfört med sina konkurrenter.

En potential som kommer till full uttryck i de otaliga möjliga integrationerna mellan apparna i sviten, genom vilka du kan uppnå den synergi som behövs för att digitalisera, optimera och automatisera det komplexa nätverket av affärsprocesser.

För att ge större tydlighet och avsluta vår översikt listar vi nedan de business apps som Microsoft har utvecklat för att stödja en organisations tillväxt.

 

Microsoft företagsappar för interna processer

 

Förbättringsområde	Microsoft företagsapp	Beskrivning
Hantering av interna processer	SharePoint	Plattformen i centrum av Microsoft 365 digital workplace, utformad för avancerad dokumenthantering, teamkoordinering genom samarbetswebbplatser och skapande av intranät för att hantera intern kommunikation och centralisera resurser, tjänster och dokument som behövs för det dagliga arbetet.
	Microsoft Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI)	En svit av appar som kan integreras med Microsoft 365 för att automatisera arbetsflöden, skapa anpassade appar utan kodning och analysera företagsdata via interaktiva dashboards.
	Dynamics 365	ERP- och CRM-lösning för hantering av affärsverksamhet, resurser och kundrelationer.
	Microsoft Viva Goals	Ett verktyg för att samordna strategiska mål som hjälper team att planera och spåra sina resultat med hjälp av OKR-metodiken.
Kommunikation	Microsoft Teams	En kommunikations- och samarbetsnav som integrerar chatt, videosamtal, planner för teamaktiviteter och filhantering synkroniserad med OneDrive och SharePoint-webbplatser kopplade till Teams-grupper eller kanaler.
	Yammer (nu Viva Engage)	Ett socialt nätverksverktyg för att stärka relationerna mellan kollegor samt mellan team och ledning, genom att skapa företagscommunities dedikerade till gemensamma ämnen och intressen.
	Microsoft Viva Connections	Centraliserar internkommunikationen och ger snabb åtkomst till SharePoint-intranätet och företagsresurser direkt i Microsoft Teams.
Personalhantering	Microsoft Viva Learning	Låter dig skapa anpassade utbildningsvägar för professionell utveckling för team och enskilda användare, ger självständighet i att hantera utbildningstillfällen och erbjuder verktyg för att följa framstegen.
	Microsoft Viva Insights	Ger data och rekommendationer om produktivitet, välbefinnande och engagemang hos företagets personal och hjälper dig även att förbättra dina personliga färdigheter inom tids- och stresshantering.
	Microsoft Planner och To Do	Verktyg för att hantera och organisera team- och personliga aktiviteter, med integrationer mellan Teams och Outlook för en mer effektiv tidsplanering.

Intranetens roll i att förbättra affärsprocesser

Den digitala transformationen handlar inte bara om att införa en rad teknologier i organisationer. För att verkligen vara effektiv krävs det att du använder en integrerad plattform som gör det möjligt att dra full nytta av dessa nya teknologier. Det är här som företagsintraneten spelar en avgörande roll.

En modern intranetlösning, som den som bygger på SharePoint Online, fungerar som navet för hantering av processer, kommunikation och resurser.

Tack vare dess förmåga att samla verktyg som Microsoft Teams, Planner, Yammer (nu Viva Engage) och Power Platform i ett och samma digitala utrymme underlättar intraneten samarbetet mellan team, automatiserar arbetsflöden och ger omedelbar tillgång till dokument och information utan att du behöver slösa tid på sökningar eller skicka e-post till kollegor.

Intraneten förvandlar en samling företagsappar till ett perfekt orkestrerat ekosystem, vilket optimerar inte bara de dagliga verksamheterna utan även sättet människor kommunicerar, samarbetar och utvecklas inom företaget.

 

Snabb åtkomst till företagsappar i SharePoint-intranätet från intranet.ai

 

En intranets förmåga att integrera verktyg för projektledning, intern kommunikation och övervakning av företagsresultat, för att nämna några exempel, gör det möjligt för organisationer att öka produktiviteten samtidigt som ineffektivitet och risker för datasäkerhet minskar.

Dessutom förbättrar en välstrukturerad intranet engagemanget i kommunikationen och de företagsinitiativ tack vare:

• Nyheter och kommunikationer med modern design som fångar uppmärksamheten och gör informationen mer tillgänglig.
  
  
• Forum och interaktiva diskussionsutrymmen som uppmuntrar till idéutbyte och gemensam problemlösning.
  
  
• Interna evenemang och undersökningar som gör det möjligt att samla in feedback i realtid och engagera kollegor i företagsbeslut.
  
  

Och mycket mer, inklusive web parts utvecklade av våra experter i SharePoint och Microsoft för att skapa ständigt nya gamification-upplevelser i intraneten.

 

Moderna kommunikationer och snabba undersökningar i SharePoint-intranätet från intranet.ai

 

Alltför många företag underskattar fortfarande värdet av gamification, men vår erfarenhet bekräftar att det är avgörande att du får tillgång till även mer "roliga" funktioner. Genom dem kan du testa dina kunskaper, dela en idé för ett framtida initiativ eller bara uttrycka dagens humör.

 

Kommunicera ditt sinnestillstånd i SharePoint-intranätet av intranet.ai

 

De funktioner som är utformade för gamification och därmed för employee engagement är just de som gör det möjligt att förvandla intranätet (redan en central hubb för digitaliseringen av interna processer) till ett av de mest effektiva och verkningsfulla verktygen för att stärka företagets community, vilket i sin tur leder till en högre grad av adoption bland alla kollegor.

FAQ om företagsappar

Vad är företagsappar?

Företagsappar är programvara utformad för att förbättra effektiviteten, samarbetet och hanteringen av processer inom ett företag.

Vilka är de mest använda företagsapparna?

De mest använda inkluderar Slack, Microsoft Teams, Yammer, Asana och Dropbox for Teams.

Hur förbättrar företagsappar produktiviteten?

De erbjuder verktyg för samarbete i realtid, underlättar kommunikationen och optimerar arbetsprocesserna.

Vilken roll har företagsappar i den digitala transformationen?

Företagsappar är avgörande för att införa en digital arbetsplats, förbättra den operativa effektiviteten och underlätta distansarbete.

Hur integreras företagsappar med ett intranät?

De kan integreras för att centralisera funktionerna och förbättra samarbetet mellan anställda.

Vilka fördelar erbjuder Microsoft 365s företagsappar?

De erbjuder kraftfulla och sammankopplade verktyg för samarbete, projektledning och förbättring av den organisatoriska effektiviteten.

Vilka är kostnaderna för de viktigaste företagsapparna?

Kostnaderna varierar: Slack från 6,67$/månad, Microsoft 365 från 4,20€/månad, med andra appar som Asana och Dropbox som erbjuder både gratis- och betalda versioner.

Stöder företagsappar distansarbete?

Ja, appar som Microsoft Teams och Slack är avgörande för distansarbete, de förbättrar kommunikationen och projektledningen.

Vilken roll har företagsappar i den digitala arbetsplatsen?

De utgör kärnan i den digitala arbetsplatsen, förbättrar samarbetet, kunskapsdelningen och hanteringen av arbetsuppgifter på ett digitalt sätt.