Företagsintranät: vad det är och 20 idéer för att förbättra det

Företagsintranät: vad är det?

Intranät är en privat webbportal, som är tillgänglig enbart för personer som arbetar inom ett företag.

Det är vanligtvis den första sidan som öppnas när arbetsdagen börjar och, i praktiken, representerar det ingången till det digitala arbetsmiljön inom ett företag. Här kan användare hitta information, verktyg och tjänster som är användbara för deras arbete.

Till exempel, ett företagsintranät ger tillgång till:

• nyheter och servicemeddelanden
• dokument, policyer, procedurer och arkiv
• utbildningsinnehåll och informationssidor
• tjänster för anställda (åtkomst till lönebesked, beräkning av återstående semester, etc.)
  
• verktyg för vardagen (bokning av mötesrum, helpdesk, etc.)
• sidor dedikerade till välfärd och företagsförmåner
• delade arbetsutrymmen för projektledning
  
• diskussionsområden, brainstorming och knowledge sharing

Företaget som väljer att tillhandahålla sådan information och tjänster digitalt kan inte annat än att använda intranätet för att centralisera de resurser som erbjuds till de anställda, vilket gör det möjligt att snabbt få åtkomst från alla arbetsplatser.

Genom intranätet kan ett företag förlita sig på ett effektivt verktyg som kan öka engagemanget hos medarbetarna, samordna avdelningar, hantera interna processer från en enda plattform och därmed öka produktiviteten.

I den här artikeln kommer vi att gå igenom detaljerna om vad ett företagsintranät är, varför det är oumbärligt för alla typer av organisationer och vad det kan erbjuda i termer av tjänster, informationsutbyte och stärkande av företagsgemenskapen.

 

Företagsintranät: varför ha ett?

1 - Digitalisera interna processer

Idag är digitaliseringen en oavbruten resa som företag, om de vill förbli konkurrenskraftiga, inte kan undvika.

Digitaliseringen gör det möjligt att automatisera repetitiva och byråkratiska processer, vilket frigör resurser för mer strategiska aktiviteter. Till exempel, genom att digitalisera begäran och godkännande av förfrågningar, kan man minska papperförbrukningen på företagskontoren, tillsammans med antalet onödiga telefonsamtal och e-postmeddelanden.

Digitaliseringens oundviklighet kan för många verka avskräckande, men tvärtom är det en språngbräda för att uppnå det som alla företag, oavsett bransch och storlek, strävar efter: tillväxt.

Tillväxt som dock bara blir möjlig och hållbar om de viktigaste affärsprocesserna:

• har standardiserats
  
• är lättillgängliga för alla
  
• är alltid tillgängliga

Enkelt uttryckt kan ett företag verkligen växa om dess processer har digitaliserats korrekt och informationen kan flöda på ett tvärgående och samarbetsinriktat sätt mellan de personer som behöver den för sitt dagliga arbete.

Företagsintranät spelar en central roll i detta uppdrag.

Tänk dig en arbetare som, när han eller hon slår på datorn, oavsett var hen befinner sig, enkelt kan komma åt kommunikation, tjänster, sitt arbetsutrymme och sitt samarbetsutrymme som hen delar med kollegor, i realtid.

Dessutom gör användningen av verktyg som integrerade chatbotar eller automatiserade formulär för hantering av förfrågningar att man kan lösa dagliga problem snabbare och mer organiserat.

Ett företag som investerar i denna typ av plattformar, som syftar till att förenkla kommunikationen, får i gengäld:

• ökad produktivitet i företagsgrupperna
• mindre tidsförlust, orsakad av föråldrade processer eller bristande tillgång till information

I detta sammanhang har IDCs whitepaper lyft fram hur organisationer förlorar nästan 2,5 miljoner dollar per år på grund av svårigheter att hitta kritisk information.

2 - Ge röst åt människorna

Vem vet bättre än de som arbetar varje dag i företaget vad som fungerar bra eller mindre bra i deras arbete?

Att ge dessa personer möjlighet att dela sina kunskaper, interagera och förena sina krafter för att förbättra varandra gör det möjligt för företaget att inte bara öka produktiviteten utan också och framförallt förbättra kvaliteten på de resultat som uppnås.

Att ge röst åt dem som arbetar varje dag i företaget och börja lyssna på vad dessa människor har att säga gör det möjligt, till exempel, att lösa problem i tid, öka talangernas retention eller kanske bättre förstå kundernas behov för att exakt bestämma vilket produkt man ska släppa på marknaden före konkurrenterna.

Faktum är att på intranätet ses inte längre arbetaren enbart som en passiv mottagare av företagsinformation, utan hen betraktas som en aktör som aktivt bidrar till organisationens tillväxt. Denna typ av engagemang främjar inte bara innovation utan gör det möjligt att skapa en mer dynamisk miljö, där varje individs bidrag värderas och erkänns​.

Det här är möjligheter som varje företag kan ta tillvara, tack vare användningen av verktyg som intranätet. Verktyg som i fallet med intranet.ais lösning kan aktiveras på några dagar och utan behov av tekniska färdigheter tack vare konstant stöd från experter.

​

Företagsintranät komplett och anpassningsbart från intranet.ai

Hur skapar man ett intranät för företag?

Vilken intranets mjukvara ska man använda?

När det gäller att välja mjukvara för att skapa ett intranät, som det ofta är fallet, finns det alltid många faktorer att ta hänsyn till som gör denna uppgift lite komplex.

Om ett företag skulle ställa frågan till en mjukvaruleverantör eller en systemintegratör, skulle de sistnämnda rekommendera att köpa deras produkt eller använda den lösning som gör att leverantören kan maximera sin egen vinst baserat på de kompetenser de redan har.

Därför är det mer användbart att förklara de överväganden som gjordes på intranet.ai för att skapa vår färdiga lösning.

 

Ett standardekosystem för företagsintranät

Microsoft har positionerat sig som den absoluta ledaren i sitt erbjudande för företagsamarbete med Microsoft 365 och, i praktiken, har denna svit blivit ett oumbärligt verktyg för de flesta företag.

"Over 200 million users rely on SharePoint as Microsoft is again recognized as a Leader in the 2020 Gartner Content Services Platforms Magic Quadrant Report"

För att förstå varför SharePoint är det idealiska verktyget för att skapa ett företagsintranät,
läs vår artikel om SharePoint Online och dess huvudsakliga funktioner.

 

Företag som har adopterat Microsoft 365 får dagliga produktivitetsapplikationer som är perfekt integrerade, en enhetlig hantering av behörigheter och säkra plattformar för samarbete med externa partners.

Vår lösning erbjuder en åtkomstportal för alla på företaget, samtidigt som den behåller den ursprungliga integrationen med Microsoft-verktygen.

 

En alltid uppdaterad intranetlösning

Alla funktioner som introduceras månadsvis av Microsoft testas omedelbart av våra experter och inkluderas i intranet.ai:s lösning, så att värdet av Microsoft 365-företagsabonnemanget snabbt implementeras även inom intranätet.

 

Utan underhållskostnader

Ett effektivt intranät, som det vi har utvecklat, kan användas i SaaS-läge, på samma sätt som Microsoft 365-abonnemanget för ditt företag. På så sätt genereras inga ytterligare kostnader för din digitala arbetsplats, som alltid är online och fungerande.

 

Med Microsofts säkerhetsstandarder

Organisationens data lagras och kommer alltid att lagras inom det företagsabonnemang som Microsoft tillhandahåller. Vad betyder detta? Det innebär helt enkelt att intranet.ai har utformats för att hålla företagets data inom Microsofts säkerhetsram, vilket garanterar maximal sekretess.

 

20 idéer för företagsintranät

Låt oss nu titta på 20 idéer som våra experter har föreslagit för att förbättra medarbetarupplevelsen på företaget och i intranätet, uppdelat i:

• Tjänster för arbetstagare
• Personligt område
• Användarengagemang

Dessa idéer är utformade för att göra arbetslivet enklare, mer produktivt och mer tillfredsställande. Genom att digitalisera företagets tjänster kan arbetstagare till exempel lättare få tillgång till resurser som semesteransökningsformulär, projektdokument eller företagsapplikationer som används för att utföra sina arbetsuppgifter.

Å andra sidan gör det personliga området det möjligt för varje användare att ha anpassade verktyg till hands för att dela med företaget användbar information för att bli känd av sina kollegor, genom att framhäva sina kompetenser, eller för att accedera till nya utbildnings- och karriärmöjligheter.

Genom att införa funktioner för användarengagemang kan företaget skapa en miljö som inte bara stimulerar deltagande och samarbete, utan också omvandlar intranätet till en verklig strategisk tillgång. Det handlar inte längre bara om att förbättra produktiviteten, utan om att erbjuda arbetstagare möjligheten att aktivt bidra till företags ekosystemets tillväxt, vilket gör dem till protagonister av förändringen.

Varje funktion i intranätet syftar till att förbättra arbetsupplevelsen, och erbjuder praktiska lösningar som gör det möjligt för människor på företaget att vara mer anslutna, organiserade och motiverade. På detta sätt blir intranätet en daglig referenspunkt, som kan främja ett mer positivt företagsklimat där varje individs bidrag är värderat.

Kom ihåg att för att läsa fler idéer om hur man förbättrar företagsintranätet, har vi delat vår kostnadsfria guide i slutet av denna artikel.

Exempel på intranät för företag för att erbjuda tjänster till anställda

I detta kapitel kommer vi att titta på några exempel på tjänster som kan erbjudas kollegor från alla kontor via företagsintranätet.

• Bokning av mötesrum
• Bokning av företagsbilar
• Begäran om semester och ledighet
• Godkännande av ledigheter
• Lönebesked
• Publicering av interna jobbannonser

Bokning av mötesrum

Med ett företagsintranät kan du boka det perfekta mötesrummet på några sekunder baserat på dag, tid och utrustning, med möjlighet att bjuda in kollegor och sätta upp mötet i deras kalender.

Möten kan därmed hållas när och var du vill, utan väntetider.

Detaljer om Reservation av resurser på intranet.ai

Resurs- och utrymmesbokning för företag

Genom intranätet kan du alltid boka:

• parkeringsplatsen
• arbetsstationen
• företagsenheterna

På intranätets startsida, när du gör ditt första inloggning för dagen, kan systemet anpassas för att automatiskt visa de senaste bokade resurserna för användaren och lyfta fram tillgängligheten i realtid.

Semesteransökningar, ledighet, sjukdomar

Företagsintranät kan även vara det centraliserade systemet för att göra ansökningar och få godkännande från den ansvariga chefen, vilket optimerar hela processen.

Om företaget redan har externa applikationer för dessa åtgärder, är då intranätet för företag den perfekta plattformen för integration. Det möjliggör nämligen ifyllning av ansökningsformuläret direkt från portalen och visar status för alla tidigare ansökningar.

Snabb förfrågan och semesterräkning

Användaren kan få tillgång till sittpersonliga område, där det går att göra förfrågningar om semester och visa kvarvarande timmar och dagar jämfört med det årliga semestertilldelningen.

När den ansvariga chefen går in på intranätet för företag, kan hen öppna en widget för godkännande av semester och ta emot notifikationer i realtid som signalerar förfrågningar från teammedlemmar.

Om förfrågan inte godkänns, bör det vara möjligt att lägga till en motivering.

Lönebesked online

Genom företagsintranätet kan företaget ge personalen möjlighet att accedera till lönebeskeden med den tillhörande historiken.

Innan denna möjlighet ges, bör man dock vara uppmärksam på säkerheten i processen. Med vår intranätlösning kan företaget till exempel tillåta åtkomst till lönebeskeden först efter att användaren har angett sina uppgifter eller en engångskod som mottagits via e-post eller aktiverad telefon.

På så sätt undviks oönskad åtkomst till känslig information.

Bokning av företagsbil

Om företaget har en tjänst som tillhandahåller en bilflotta för affärsresor, kan intranätet underlätta delningsmekanismerna.

Det är möjligt att boka bilen genom att definiera tidsramar och orsaker för begäran via ett bokningsformulär som eventuellt kan föregås av ett godkännandeflöde.

Detaljer om företagsfordon i Reservation av resurser på intranet.ai

Job posting

Inom företagsintranätet kan lediga tjänster publiceras.

Detta är en mycket användbar praxis i stora företag, eftersom det gör det möjligt att kontrollera interna tillgängligheter innan en rekrytering utanför organisationen påbörjas.

Varje användare har därmed ett klick bort en lista över möjligheter till jobbbyte, tillsammans med de relevanta tidsfristerna för ansökan och de krav som krävs för att ta den nya rollen.

Personalavdelningen kan i sin tur ha tillgång till ett ansökningshanteringsområde, där de kan ta emot profiler från kollegor som har valt att ansöka om de specifika lediga tjänsterna.

Företaget kan också säkerställa att personalavdelningen direkt får tillgång till kollegornas personliga profiler, så att de kan bedöma ansökan genom den digitala CV:n som finns tillgänglig i intranät för företag.

Exempel på intranät för företag för att ge användarna deras personliga utrymme

Inom företagsintranätet kan varje användare hitta det anpassade området för att hantera sina aktiviteter och den information som delas med kollegorna.

Till exempel, "Min profil" är en komponent som vi har utvecklat för att möjliggöra för varje användare att skapa en personlig sida och därmed bli hittad av sina kollegor baserat på kompetens, erfarenhet, roll, certifikat och till och med intressen.

Dessutom hjälper denna anpassade webbdelslösning för SharePoint till att hålla användardata uppdaterade i intranätet genom ett digitalt CV, vilket gör det till ett mycket användbart verktyg för personalavdelningen och för alla i företaget.

Min profil, ditt personliga område

I detta område kan alla de uppgifter som användaren väljer att dela med sitt företag lagras, såsom:

• anställningsdatum
• roll, arbetsuppgifter och ansvar
• avdelning och arbetsplats
• kompetenser, intressen, erfarenheter och utbildning

Dessa uppgifter, om de uttryckligen delas av användaren, kan hjälpa till att bli mer känd inom företaget och öka möjligheterna till nätverksbyggande genom företagsintranätet.

Resultatet blir att bygga en riktig databas baserad på företagsprofiler, vilket är särskilt användbart för personalavdelningen för att lära känna kollegorna bättre och underlätta arbetet vid sökning efter kandidater för lediga tjänster.

Dessutom kan det finnas snabb åtkomst till tjänster som rör den anställde, såsom tillgång till egna lönebesked, en lista över utbildningar, egna semestrar och ledighetsansökningar, egna mål och mycket mer.

Översikt av webbdel Min profil på intranet.ai

Uppdatering av personuppgifter

Varje gång en anställds personuppgifter ändras kan ett formulär tillhandahållas på företagsintranätet för att uppdatera all delad information med företaget.

En viktig funktion är därför att ha en direktkanal mellan personalavdelningen och kollegor från olika avdelningar, särskilt när en person ändrar adress, bankuppgifter och antalet kollegor som är beroende av dem i teamet, för att nämna några exempel.

Rubrik och Min profil

Om du vill göra dig känd och samtidigt lära känna andra personer på företaget bättre, kan du välja att lägga till ny information i telefonkatalogen på ditt företagsintranät som dina kollegor kan se genom att klicka på din profilkort.

Företagsutbildning

Inom ditt personliga område kan du få möjlighet att visa de kurser som du har slutfört och som är planerade för framtiden.

Även om företaget redan har externa LMS-plattformar kan dessa integreras med intranätet för företag för att ge arbetstagaren enkel åtkomst till innehåll och interna utbildningsmöjligheter.

Begäran om ny utbildning

I företagsintranätet kan användaren begära från personalavdelningen eller sin chef möjlighet att delta i nya utbildningar.

Företaget kan använda intranät för företag för att presentera de utbildningar som finns tillgängliga för de anställda eller lägga till formulär för att samla in feedback om de kompetenser som varje person eller team vill förbättra.

Utbildningsportal

Företagsintranät kan utgöra en enkel åtkomstpunkt till all information och alla tjänster som företaget erbjuder för personalutbildning.

Som ett riktigt arkiv kan intranätet därför presentera webbinarier, kurser, utbildningsmaterial och videolektioner som finns tillgängliga på företaget.

Varje utbildningsresurs görs på så sätt tillgänglig i ett specifikt område på företagsintranätet. Varje utbildningskurs kan också utvärderas av slutanvändarna och framstegen kan övervakas av ansvariga inom företaget.

Engagerande utbildning på företagsintranät

Utbildning på intranät för företag är mer engagerande.

Efterfrågan på nytt utbildningsinnehåll, att uppnå certifieringar och deltagande i vissa utbildningar kan belönas av företaget genom att starta ett poängsystem för att uppnå mål, såsom att erövra virtuella badges.

Varje framgång kan lyftas fram i din personliga profil eller göras offentlig även i företagsintranätets sektion.

Exempel på intranät för företag för att skapa gamificationupplevelser

Med begreppet “Gamification” menar vi det sätt på vilket man kan förenkla processen för adoption av intranät för företag genom interaktivitet, vänskapliga tävlingar och erkännande av de mål som kollegor har uppnått.

Betydelsen av gamification

Från ordet "game", är gamification en teknik som återskapar procedurer och strukturer som är typiska för spel för att uppnå specifika mål, i det här fallet företagsmål.

Detta verktyg drar nytta av den digitala interaktiviteten och kan förmedla budskap genom att skapa ett starkt aktivt engagemang hos de berörda.

Gamification på företaget

Tänk på hur svårt det kan vara att få folk att gå från att använda e-post till att använda moderna konversationssystem som Microsoft Teams.

Det är en riktig utmaning.

Tänk nu på hur enkelt detta kan bli om användarna, när de loggar in på företagsintranätet, stöter på ett spel som på ett indirekt sätt förklarar hur man använder de olika funktionerna i Teams.

Tänk nu på nivån av engagemang du kan uppnå om du bestämmer dig för att publicera erkännandemärken eller en topplista över de användare som har antagit den nya plattformen mest.

Tänk på hur du kan förbättra engagemanget hos företagsgrupperna, om du låter folk skapa sina egna grupper och samarbeta med kollegor för att vinna tävlingarna.

Till och med företagets värderingar kan kommuniceras mer effektivt tack vare engagemanget och det roliga som gamification garanterar.

“Ge mig fem”

I företagsintranät kan offentliga endorsements delas, som representerar tecken på uppskattning för nya kompetenser eller det arbete som utförts av en kollega.

Tänk dig därför ett område på startsidan där varje person i företaget kan "ge fem" virtuellt för att erkänna de framsteg som kollegorna har uppnått.

På så sätt, på ett lättsamt och lekfullt sätt, kan intranät för företag bidra till att stärka företagsgemenskapen.

Generering av idéer

Företagsintranät är rätt verktyg för att underlätta generationen av nya idéer inom företaget.

En metod, som har använts flera gånger i de intranät för företag vi har hanterat, är brainstorming-tävlingar för att identifiera nya tjänster eller produkter för att växa affärsverksamheten och förbättra välmåendet för de personer som finns i organisationen.

Personerna har fått arbeta i grupp, vilket ökat interaktionen och samarbetet mellan kollegor, och de har kunnat tänka tillsammans på hur de ska uppnå de mål som företaget har definierat.

Idéerna publicerades sedan, efter godkännande, direkt i företagsintranätet och alla fick möjlighet att rösta på dem, vilket ökade besök på portalen och engagemanget.

Vem bättre än de som arbetar varje dag inom företaget kan föreslå hur man kan förbättra saker?

Den killer app

En "killer app" är applikationen som genererar besök på portaler som företagsintranätet.

Varje intranät för företag måste därför kunna förlita sig på en killer app, för att få så många kollegor som möjligt att besöka portalen och så att dessa personer, tillsammans med användningen av den specifika applikationen, även kan:

• känna till de viktigaste företagsnyheterna
• delta i evenemang och initiativ
• accedera till intranätets tjänster
• upptäcka nytt innehåll
  

Exempel på killer apps kan vara:

• Min profil på intranet.ai
• Reservation av resurser på intranet.ai
• Område för att ta del av innehåll och utbildningskurser
• Område med quiz, enkäter och andra gamification-upplevelser

 

Användning av enkäter

Enkäter är ett mycket användbart verktyg för att engagera medarbetare och därmed öka engagemanget bland människor i företaget. Å ena sidan ger du människor möjlighet att göra sin röst hörd, att deltaga i företagets beslut eller ge feedback på specifika initiativ.

Å andra sidan kan du ge alla möjlighet, genom att publicera resultaten, att få veta vad kollegorna tycker om vissa ämnen som inte alltid kan diskuteras öppet och som kan orsaka viktiga kommunikationsproblem.

För att alltid hålla engagemanget högt, tänk på dessa två saker: gör alltid enkäter med slutna frågor för att underlätta ifyllandet och publicera resultaten snabbt.

Företagsintranät: slutsatser och andra idéer

Vi har sett några exempel på hur företagsintranät kan hjälpa företag att förbättra interna processer och kommunikationen mellan kollegor.

Nedan presenterar vi en sammanfattning av de viktigaste exemplen som behandlas i denna artikel, och visar hur intranät för företag är ett verktyg som kan möta behoven hos alla företag när det gäller kommunikation, produktivitet och engagemang.

 

Exempel på företagsintranät för att förbättra
kommunikation och interna processer

 

Exempel på företagsintranät	Beskrivning
Möten och förflyttningar	Underlättar bokning av mötesrum, utrymmen, resurser och företagsfordon för att förbättra hanteringen av möten, interna förflyttningar och affärsresor.
Semester	Möjliggör för användare att skicka semesteransökningar, som sedan kan hanteras via automatiserade godkännandeflöden.
Lönespecifikationer	Ger enkel åtkomst till personliga lönespecifikationer och betalningshistorik från företaget.
Jobberbjudanden	Möjliggör visning av lediga tjänster på företaget, uppmuntrar intern mobilitet och förenklar rekryteringsprocessen genom funktioner som den personliga profilen.
Utbildningsportal	Centraliserar aktiviteter och resurser för intern utbildning, inklusive anpassade kurser och live-evenemang organiserade av företaget.
Erkännanden	Möjliggör för användare att fira kollegors prestationer, vilket stärker företagsgemenskapen.
Uppmuntra nya idéer	Ger utrymme för kreativitet bland företagets anställda, genom att ge dem verktyg för att uttrycka sina åsikter och lyfta fram vanliga problem för alla kollegor.
Engagemang	Företaget kan organisera, publicera och hantera gamification-erfarenheter som inkluderar quiz, enkäter och belöningsutmaningar, vilket förenklar informationsupptagning och ökar de dagliga besöken på intranätet.

 

Företagsintranät erbjuder oändliga möjligheter för att uppnå konkreta resultat. De tips som presenteras i denna artikel representerar bara ett litet urval av de många alternativ som finns tillgängliga för företag som väljer att implementera intranät.

För att upptäcka fler, delar vi nedan vår gratis guide.

FAQ om företagsintranät

Vad är ett intranät?

Ett intranät är en privat webbportal för företag som ger anställda tillgång till verktyg, tjänster och information som är nödvändiga för det dagliga arbetet.

Varför bör ett företag använda ett intranät?

Företagsintranät förbättrar engagemanget hos de anställda, förenklar kommunikationen och centraliserar resurser, vilket ökar produktiviteten och samarbetet.

Vilka funktioner kan ett intranät erbjuda de anställda?

Ett intranät kan inkludera dokumenthantering, åtkomst till företagspolicyer, utbildningsområden, utrymmen för projekt och tjänster som lönehantering.

Hur kan ett intranät förbättras?

Ett intranät kan förbättras genom att samla in feedback, skapa en intuitiv design, integrera samarbetsverktyg och säkerställa att informationen är uppdaterad.