Office 365-portalen: innehåll och koppling till intranätet
Från kommunikation till automatisering av interna processer är de möjligheter som en Office 365-portal erbjuder företag ovärderliga för att öka produktiviteten och förbättra medarbetarupplevelsen.
I den här artikeln kommer du att se de viktigaste funktionerna som kännetecknar Office 365-portalen (nu Microsoft 365) och hur företagsintranätet i SharePoint Online är den bästa lösningen för att samla dem, vilket leder till skapandet av en modern digital arbetsplats.
Vad är Office 365-portalen?
Office 365-portalen, som nu är en del av Microsoft 365-sviten, är en av de mest använda digitala arbetsplattformarna i världen. Genom portalen kan du få tillgång till ett brett utbud av molnlösningar som Outlook, Kalender, Excel, Word, PowerPoint och OneDrive, vilket ger dig möjlighet att arbeta var som helst, från vilken enhet som helst och när som helst.
Men Office 365-portalen begränsar sig inte till att tillhandahålla applikationer för individuell produktivitet: den erbjuder också avancerade verktyg för samarbete, såsom Microsoft Teams och SharePoint Online, genom vilka du kan förbättra intern kommunikation och kunskapshantering.
Office 365-portalen: översikt över mobilappen
Hur du får åtkomst till Office 365-portalen
Office 365-portalen är den huvudsakliga åtkomstpunkten för att använda de appar och tjänster som ingår i Microsoft 365-ekosystemet och dess olika abonnemangsplaner.
För att få åtkomst till portalen behöver du följa dessa steg:
- Gå till webbplatsen www.office.com.
- Välj "Logga in" och ange din Microsoft-adress med tillhörande lösenord.
- Välj en av de tillgängliga apparna för att börja använda den.
När du har loggat in kommer du att se att portalen har ett mycket intuitivt gränssnitt där du direkt kan utföra åtgärder som att hantera dina dokument i Word, samarbeta med kollegor i Teams, uppdatera data i ett Excel-ark, skapa en presentation i PowerPoint eller skicka ett meddelande via Outlook.
Nya användare har även tillgång till en period med gratis provversion i upp till 30 dagar för att utforska funktionerna i Office utan några initiala ekonomiska åtaganden. När provperioden är slut kan de välja en av Microsoft-planerna som inkluderar Office-apparna.
För företag kan några intressanta abonnemang vara:
- Microsoft 365 Business Basic, som inkluderar webb- och mobilversioner av Word, Excel, PowerPoint och Outlook, samt tjänster som Teams, Exchange, OneDrive och SharePoint.
- Microsoft 365 Business Standard, som utöver funktionerna i Business Basic erbjuder skrivbordsversioner av Office-apparna.
- Microsoft 365 Business Premium, som omfattar alla funktioner i Business Standard tillsammans med ytterligare funktioner för säkerhet och hantering av företagsenheter.
Office 365 Portal: appar i fokus
När du loggar in på Office 365-portalen visas de appar du använder mest i fokus tillsammans med de senaste dokumenten som har skapats i dem. Förutom att underlätta samarbetet i realtid med ditt team gör portalen det möjligt för dig att arbeta självständigt, dela filer på ett säkert sätt och lagra data i Microsofts moln, vilket eliminerar riskerna för informationsförlust.
Låt oss nu titta på de viktigaste apparna i Office 365 (nu en del av Microsoft 365) som stöder dig i ditt arbete och som du kan komma åt direkt från portalens startsida.
Microsoft Outlook
Outlook är den ledande programvaran i Office 365-sviten för att hantera e-post och kalender. Det är viktigt att säga att integritet och skydd av data som delas via e-post är högsta prioritet, därför innehåller verktyget särskilda säkerhetssystem för att skydda kommunikationen mot nätfiske, virus och skadlig kod.
Sökfunktionerna gör det möjligt att snabbt hitta meddelanden, kontakter och dokument, medan den integrerade kalendern underlättar planeringen av företagsmöten och låter dig se kollegornas tillgänglighet i realtid.
Exempel på kalender i Office 365 Outlook
Tack vare introduktionen av Copilot kan du hantera e-post mer effektivt med stöd av artificiell intelligens för att skriva, redigera och sammanfatta meddelanden i din personliga inkorg.
Generera en sammanfattning av e-post i Outlook med Copilot
Outlook integreras sömlöst med de andra apparna i Microsoft 365. Till exempel kan du tilldela uppgifter med Microsoft To Do, samarbeta om delade dokument med Word, nämna kontakter som finns i adressboken direkt i e-postmeddelanden eller hantera projekt med Planner, allt inom samma plattform.
Användarupplevelsen förbättras ytterligare av dynamiska teman, en ny funktion som drivs av artificiell intelligens och låter dig anpassa appens gränssnitt i detalj.
Integration av Office 365 Outlook med Word
Microsoft Word
Alla känner till Word som den perfekta programvaran för att skriva. Även i detta fall finns det dock mycket mer att veta. Tack vare dess avancerade funktioner är det inte bara ett verktyg för att skapa dokument utan erbjuder också ett komplett stöd för din produktivitet.
Med Copilot i Word kan du till exempel förbättra dokument genom att omvandla idéer till välstrukturerat innehåll, med utgångspunkt från en enkel prompt som delas med Microsofts AI.
Skapa ett utkast till ett dokument med Copilot i Word
För dig som söker stöd i skrivandet tar Microsoft Editor hand om att kontrollera stavning, grammatik, stil och skiljetecken och säkerställer att dina texter är felfria och professionella.
Redigerarens poäng i ett Office 365 Word-dokument
Att skapa dokument i Microsoft Word förenklas också genom användningen av anpassningsbara mallar: CV, brev och rapporter, för att nämna några, kan snabbt utformas med en layout som är utformad för att strukturera information, texter och grafik på det sätt som bäst passar målet du vill uppnå.
Sök efter mallar i Office 365 Word
Med funktionen för samarbete i realtid kan flera användare redigera, kommentera och föreslå ändringar i innehållet i ett dokument, samtidigt som du alltid håller teamet uppdaterat om författare, datum och information som rör varje bidrag.
Samarbeta med kollegor på ett Word-dokument
Microsoft PowerPoint
PowerPoint är den välkända designern i Office 365-sviten, utformad för att på ett enkelt sätt skapa engagerande presentationer. Allt börjar med en idé och PowerPoint hjälper dig att ge den form.
Tack vare den senaste integrationen av Copilot kan du omvandla små idéer till kompletta presentationer: texter och grafik som väljs av artificiell intelligens för att bygga upp ditt framförande, med bilder som är utformade för att hålla publikens uppmärksamhet under hela tiden.
Och glöm inte Designer, PowerPoints traditionella assistent som fortsätter att föreslå de mest originella och eleganta layouterna för att framhäva innehållet i varje enskild bild.
Skapa en presentation med Copilot i Office 365 PowerPoint
PowerPoint erbjuder också ett brett utbud av anpassningsbara mallar, utformade för att passa alla sammanhang: företagsmässiga, akademiska eller kreativa. Det digitala bläcket gör det dessutom möjligt för dig att lägga till en personlig touch med ritningar och anteckningar direkt på bilderna.
Sök eller skapa mallar i PowerPoint
Men det räcker inte att bara skapa en presentation, du måste fånga publikens uppmärksamhet. Här kommer därför funktionen Cameo in i bilden, som låter dig lägga till förinspelade videor där presentatören förklarar innehållet på varje enskild bild. Dessutom ger Coach för presentatören värdefulla tips för att finslipa ditt tal, förbättra tempot och välja rätt ord för att skapa en koppling till publiken från första bilden.
Mått och tips från PowerPoint Coach
Microsoft Excel
Microsoft Excel är ett oumbärligt verktyg för dig som arbetar med data. Dess förmåga att hantera stora datamängder och omvandla dem till visuella analyser som hjälper dig att fatta välgrundade beslut på kort tid är det som särskiljer det.
Bland dess styrkor utmärker sig diagrammen som gör det möjligt att presentera data på ett tydligt och tilltalande sätt. Funktionen för prognoser lägger till ytterligare en nivå av analys och gör det möjligt att identifiera framtida trender baserade på historiska data.
Analys baserad på diagram i Office 365 Excel
Tack vare integrationen med OneDrive och SharePoint kan flera användare arbeta samtidigt på samma fil, med uppdateringar som syns i realtid. Detta eliminerar långa kedjor av e-postmeddelanden som skickas mellan kollegor och säkerställer att alla har tillgång till den senaste versionen av dokumentet.
Även datainmatning har fått en viktig innovation: Excel låter dig importera information direkt från ett foto och omvandla en bild till en tabell. En funktion, baserad på OCR-teknik, som är särskilt användbar för dig som fortfarande ofta arbetar med pappersdokument.
Importera data i Office 365 Excel via kamera
För dig som behöver organisera företagsprojekt erbjuder Excel verktyg som pivottabeller och Power Query, som hjälper dig att analysera stora datamängder och därmed skapa detaljerade rapporter.
I kombination med funktioner som SUMMA, OM och LETARAD gör dessa verktyg det möjligt att hantera information på ett mer anpassat sätt. Dessutom kan du med Power Pivot skapa komplexa datamodeller och analysera relationer mellan tabeller från olika källor.
Skapa en pivottabell med Copilot i Excel
Microsoft OneDrive
Var lagras de data som cirkulerar i Office 365-portalen?
Svaret är OneDrive, Microsoft 365s tjänst för personlig molnlagring. Det är dock viktigt att notera att data som finns i Office 365-portalen även kan lagras i andra tjänster, som SharePoint för delade dokument eller Exchange för e-post.
OneDrive gör det möjligt för dig att dela filer, foton och dokumentmappar, vilket eliminerar behovet av att använda stora e-postbilagor eller externa enheter. Dessutom erbjuder det möjlighet att:
- komma åt filer utan att uppta utrymme på enheten tack vare funktionen "Filer på begäran";
- skanna och lagra dokument, anteckningar, kvitton och mycket mer direkt från din smartphone;
- redigera och dela filer från vilken enhet som helst, var som helst;
- säkerställa datasäkerhet genom avancerad kryptering och multifaktorautentisering;
- övervaka ändringar som görs i dokument i realtid, med fortsatt åtkomst till tidigare versioner för framtida referens.
Arkivera och synkronisera filer med Office 365 OneDrive
Utvecklingen av Office 365-portalen: intranätet
Organisationer behöver i allt högre grad en digital miljö som kan integrera verktyg, kommunikation och resurser i en enda plattform och som stödjer dig i dina dagliga aktiviteter, oavsett var du befinner dig. Företagsintranätet i SharePoint Online svarar just mot detta behov och omvandlar den traditionella Office 365-portalen till en dynamisk och interaktiv plats.
Det handlar inte bara om att samla Microsofts applikationer utan om att skapa ett ekosystem som kan stödja samarbete, förenkla åtkomst till information och koppla samman människor.
Med en smart lösning kontextualiseras allt innehåll i organisationen i en unik miljö som är utformad för att optimera interna processer och främja engagemanget hos varje användare.
Låt oss se varför denna smarta lösning är intranätet.
Office 365-portalen: varför gå över till ett företagsintranät?
Vad är intranet.ai?
intranet.ai är ett färdigt intranät för företag som är utformat för att minska kostnaderna och tiden för implementering och skapa en samarbetsinriktad och modern digital arbetsmiljö:
- Från 3 650 €/år för ett komplett intranät
- 50+ applikationer, inklusive avancerad sökning, dokumenthanteringssystem, push-notiser via Teams, organisationsschema, personalprofil och FAQ-sidor
- Integrerat med SharePoint Online och Microsoft 365
Vad erbjuder SharePoint Online-intranätet
Företagsintranätet är ett privat nätverk som endast är tillgängligt för personer inom en organisation. Denna plattform kan centralisera kommunikation, nyheter, dokument och viktiga tjänster för arbetstagarna.
Intranätet, jämfört med portalen för Office 365 (numera Microsoft 365), har fördelen att erbjuda en mer strukturerad och personlig arbetsupplevelse tack vare integrationen av alla applikationer som ingår i sviten.
Kort sagt, när du loggar in på intranätet går du in i ett digitalt ekosystem fullt av information, dokument och verktyg som är utformat för att förenkla dina dagliga arbetsuppgifter och samarbetet med kollegorna.
Exempel på en SharePoint-intranät skapad med intranet.ai
SharePoint: kommunikationsportalen
SharePoint Online, som är en del av Microsoft 365-sviten, skapades för att koppla samman människor och förbättra de samarbetande processerna. Tillgänglig i molnläge är den den grundläggande plattformen för att bygga moderna företagsintranät.
Dess huvudsakliga funktioner inkluderar att:
- Skapa intuitiva, flexibla och dynamiska företagswebbplatser.
- Möjliggöra att skicka riktad kommunikation till specifika grupper.
- Lagra och organisera information i smarta digitala arkiv.
- Erbjuda vertikala webbplatser som är dedikerade till team, avdelningar eller företagsinitiativ.
- Hantera behörigheter och förenkla hanteringen av förfrågningar som semester och teknisk support.
- Integrera appar från Microsoft 365, tredjepartsappar eller företagets egna appar för att berika kommunikationen och optimera interna processer.
Office 365-portalen: behöver du verkligen SharePoint?
Dokumenthantering
Den verkliga styrkan med SharePoint ligger i den centraliserade och samarbetsinriktade hanteringen av dokument. Tack vare listor och bibliotek kan du ersätta traditionella filsystem med en modern plattform som:
- Gör det möjligt att använda realtidsmedförfattande.
- Underlättar klassificering av filer med intelligenta metadata.
- Automatiserar organiseringen och extraheringen av data med Microsoft Syntex.
- Erbjuder funktioner för automatisk versionshantering för att följa varje ändring.
- Tillåter detaljerad hantering av åtkomst till enskilda filer eller hela samlingar.
Dokumenthantering i SharePoint-intranätet från intranet.ai
Företagets digitala spegelbild
Inuti intranätet kan varje avdelning hitta en yta som är dedikerad till sina egna meddelanden, resurser, nyheter och fördjupningssidor.
I dessa områden kan det ingå verktyg för att skapa:
- Bloggar, nyhetsbrev och anpassade meddelanden.
- Interaktiva instrumentpaneler för att övervaka avdelningens utveckling.
- Sidor som förenklar åtkomsten till information och kontakter som är relevanta.
Avdelningsområden i intranätet SharePoint av intranet.ai
Integration med Microsoft Teams
Teams är kärnan i modern företagssamverkan eftersom det erbjuder en enhetlig plattform för att hantera uppgifter, dela innehåll och lagra information, med följande fördelar:
- Integration med Planner och Loop för uppgiftshantering.
- Delade kanaler för att enkelt samarbeta med externa team.
- Smarta aviseringar för att sprida nyheterna från intranätet.
- Centraliserad dokumentlagring med ändringar som registreras i realtid och är tillgängliga för alla teammedlemmar.
Tack vare integrationen med Viva Engage kan Teams dessutom utöka sina funktioner med nya verktyg för att främja engagemang, med början i de företagscommunities som ger dig möjlighet att dela idéer, åsikter, frågor och erfarenheter om ämnen som är intressanta för kollegor och hela organisationen.
Sprid nyheterna från intranätet på Teams med pushnotiser från intranet.ai
Integration med Yammer (nu Viva Engage)
Idag känt som Viva Engage, denna app:
- Fungerar som ett internt socialt nätverk där du kan ställa frågor, dela kunskap och starta diskussioner om ämnen av gemensamt intresse.
- Inkluderar nya funktioner som Storylines och Leadership Corner, utformade för att koppla samman företagets publik med ledningen.
- Stödjer kampanjer för intern kommunikation för att främja företagsinitiativ och uppmuntra aktivt deltagande från hela personalen.
- Ersätter e-post med ett kommunikationssystem som liknar de mest kända sociala medierna, baserat på publicering av inlägg, gilla-markeringar och kommentarer.
Integration av Yammer (nu Viva Engage) i SharePoint Online
Vill du ha ett komplett intranät?
intranet.ai är den SharePoint Online-baserade lösningen för att förenkla intern kommunikation och digitalisera affärsprocesser med minimal investering av tid och pengar.
- 50+ funktioner för kommunikation och medarbetarupplevelse
- Varumärkesdesign, anpassningsbar in i minsta detalj
- Fullständig integration med Microsoft 365 och Viva
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP för SharePoint och Microsoft 365 sedan 2010.
Giuseppe är grundare av intranet.ai och en av de främsta experterna i Italien på allt som rör Microsoft 365. I flera år har han hjälpt företag att bygga upp sin digitala arbetsyta i Microsofts moln och ta hand om människors upplevelse.
Han anordnar månatliga online-evenemang för att uppdatera kunderna om vad som är nytt i Microsoft 365 och hjälpa dem att få ut mesta möjliga av sin digitala arbetsplats.
FAQ om Office 365-portalen
Vad är Office 365-portalen?
Office 365-portalen, som nu är en del av Microsoft 365, är en digital plattform som erbjuder molnapplikationer som Outlook, Kalender, Excel, Word, PowerPoint och OneDrive och gör det möjligt för dig att komma åt dina data och arbetsverktyg var du än är och när som helst.
Hur kan du komma åt Office 365-portalen?
För att komma åt portalen, besök www.office.com och välj "Logga in". Ange din Microsoft-e-postadress och det tillhörande lösenordet. När du har loggat in kan du använda de tillgängliga applikationerna.
Vilka applikationer är tillgängliga i Office 365-portalen?
De tillgängliga applikationerna inkluderar Outlook för hantering av e-post och kalender, Word för dokument, Excel för kalkylblad, PowerPoint för presentationer och OneDrive för molnlagring, alla integrerade för att förbättra produktivitet och samarbete.
Vad är SharePoint-intranätet och hur integreras det med Office 365?
SharePoint-intranätet är ett privat företagsnätverk för att dela information, samarbeta och hantera dokument. Det integreras med Office 365 för att centralisera applikationer och funktioner, vilket förbättrar intern kommunikation och effektivitet.
Vilka är fördelarna med att använda ett intranät baserat på SharePoint?
Ett intranät baserat på SharePoint förbättrar organisationen av information, underlättar samarbetet mellan anställda och centraliserar företagets resurser. Det erbjuder också en enhetlig arbetsmiljö genom att integrera Office 365-applikationerna.
Kan du prova Office 365-portalen gratis?
Ja, Microsoft erbjuder en gratis provperiod på 30 dagar för Office 365-portalen. Därefter finns det prenumerationer från 7 euro per månad.
Hur kan du anpassa ditt SharePoint-intranät?
Anpassning av SharePoint-intranätet inkluderar att skapa egna webbplatser och sidor, lägga till specifika webbdelskomponenter och använda företagets teman och layouter. Du kan också integrera tredjepartsapplikationer för att utöka funktionaliteten.
Vilka är skillnaderna mellan Office 365 och Microsoft 365?
Microsoft 365 inkluderar alla applikationer från Office 365 och lägger till avancerad teknik baserad på artificiell intelligens, samarbetsverktyg och plattformar för automatisering av interna processer.
Hur kan du integrera Outlook med SharePoint?
Outlook integreras med SharePoint genom att koppla dokumentbibliotek, synkronisera kalendrar och spara e-post direkt i SharePoint, vilket förbättrar dokumenthantering och samarbete mellan team.
Vilka är kraven för att implementera ett intranät med intranet.ai?
För att implementera ett intranät med intranet.ai behöver du en Microsoft 365-prenumeration med licenser som SharePoint Online, Microsoft Teams, Power Apps och Power Automate. Du behöver också ett globalt appkatalog i SharePoint Online eller en Azure-prenumeration för självhostad installation.
Fortsätt läsa
Microsoft 365: vad är det och vad skiljer det från Office 365
Microsoft 365 är sviten som utökar funktionerna i Office för att stödja migrering av data och affärsverksamhet till molnet. Här är hur.
SharePoint: vad är det och 7 nyckelfunktioner
SharePoint är Microsoft 365-plattformen för dokumenthantering och skapande av företagswebbplatser. Här är dess 7 huvudsakliga funktioner.
Digital Workplace: vad är det och varför behövs det i företaget?
Vi utforskar vad en modern digital arbetsplats är, vilka fördelar den erbjuder och hur du bygger den genom att använda rätt strategi och Microsofts teknik.